KURSUS iGFMAS :

PENGURUSAN GAJI

OBJEKTIF

I. Memberi pendedahan kepada fungsi-fungsi

Sistem iGFMAS berkaitan Pengurusan Gaji

II. Meningkatkan pengetahuan dan kefahaman

penggunaan Modul Pengurusan Gaji di

Sistem iGFMAS

KANDUNGAN

I. Pengenalan Modul HCM dan

Penyelenggaraan Data Induk

II. Penyediaan SG20 dan proses kemaskini

Data

III.Proses Penjanaan Laporan Edit

IV.Proses Simulasi Gaji

V.Proses Penjanaan lain-lain laporan

VI.Pengenalan dan Latih amal iGFMAS

Service Desk

PROSES ALIRAN

KERJA

TERIMA Kew.8,

SEDIA Kew 320,

SEMAK DAN KUNCI

MASUK DATA KE

DALAM SISTEM HCM

(PC)

PROSES MUAT

NAIK ARAHAN

POTONGAN

(AO HQ)

PROSES 1

JANA

LAIN-LAIN

LAPORAN GAJI

(AO/PC)

PROSES 7

PROSES GAJI

(REGULAR /

LATE CYCLE/

DAILY RATED)

(AO)

JANA

LAPORAN

CUKAI/KWSP/

TABUNG HAJI

(AO)

MUAT TURUN

DATA

POTONGAN

GAJI

(AO)

PROSES 6 PROSES 5 PROSES 4

PROSES 2 PROSES 3

PROSES SIMULASI

LARIAN GAJI

(PC)

PEMPROSESAN GAJI BULANAN

PENGENALAN PADA

DATA INDUK HCM

STATUTORY DATA

PAY DATA

PERSONAL ADMIN DATA

PENGENALAN

INFOTYPES DAN

SUBINFOTYPES

Di iGFMAS, data induk pegawai seperti nama, tarikh lahir, nombor kadpengenalan/nombor passport/nombor tentera, gaji pokok, elaun danpotongan disimpan di fail sistem mengikut jenis data. Fail ini dikenalisebagai Infotype (IT).

Sebagai contoh, maklumat peribadi pegawai disimpan di IT0002, maklumatbank pegawai disimpan di IT0009, maklumat gaji pokok disimpan di IT0008.

Maklumat di sebahagian infotype seperti IT0006-Addresses, IT0014-Recurring Payments, IT0057-Recurring Deductions dan IT0199-Addl. Tax Deductions di sub kategorikan lagi ke Subtype.

Sebagai contoh, bagi IT0199- Addl.Tax Deduction di sub kategori ke:

• Subtype 01-Potongan Bulanan Cukai-CP38

• Subtype 03-Potongan Cukai Tambahan

Organizational

Assignment

(0001)

Address (0006)

Personal Data (0002)

Basic Pay

(0008)

Personal IDs (0185)

Planned Working Time

(0007)

EPF (0196)

Kakitangan

Diantara contoh Infotype mewakili secara spesifik folder data kakitangan.

iGFMAS HCM : Senarai InfotypesInfo

type

Perihal

InfotypeCatatan (Jika ada perubahan)

0000 Action Perubahan kepada jenis dan kod tindakan.

0001Organizationa

l Assignment

• Di iGFMAS - Medan Pers Area digunakan untuk kod Pegawai Pengawal. Di GFMAS -

Medan ini digunakan untuk kod Jabatan.

• Di iGFMAS – Perubahan pada Kod Kump Pekerja/Sub Kumpulan Pekerja

• Di iGFMAS - Medan Pers Subarea digunakan untuk kod kumpulan PTJ/Jabatan. Di

GFMAS - Medan ini hanyalah di isi ‘JANM’.

• Di iGFMAS - Medan Functional Area digunakan untuk kod PTJ Membayar yang akan di

kemaskini secara auto berdasarkan Pusat Pembayar. Di GFMAS – Medan ini di

gunakan untuk Kod Aktiviti/Amanah/Proj Setia.

• Di iGFMAS - Medan WBS di gunakan untuk Kod Aktiviti/Amanah/Proj Setia . Di

GFMAS - Medan ini hanya ada di IT0027 dan dikemaskini secara auto berdasarkan

Kod PTJ Membayar bagi Pusat Pembayar.

0002 Personal Data• Di iGFMAS - Medan Form of Address digantikan dengan medan Gender untuk di isi

jantina. Di GFMAS - Medan ini digunakan untuk Encik/Puan.

0006 Address• Di iGFMAS – Subtype pilihan adalah Alamat Pejabat / Alamat Rumah Kerajaan. Di

GFMAS – Subtype pilihan adalah Alamat Rumah / Alamat Rumah Kerajaan.

0008 Basic Pay

• Di iGFMAS – PS Type hanyalah 02-SSB, 03-SSM(T) & 90-Tiada Skala. Di GFMAS –

Medan ini adalah untuk 01-JKK, 02-SSB, 03-SSM 04-SSM(B), 05-SSM(T), 90-Tiada

Skala.

0009 Bank Details Tiada perubahan

0014Recurring

Allowance

• Di iGFMAS – Infotype ini adalah untuk semua pendapatan kekal selain daripada

Imbuhan yang di bayar secara Off-Cycle. Kod potongan tidak lagi menggunakan

Infotype ini. Di GFMAS – Infotype ini digunakan untuk pendapatan dan potongan

yang tidak dikemaskini di IT0057.

iGFMAS HCM : Senarai Infotypes

Infotype Perihal Infotype Catatan (Jika ada perubahan)

0015One Time

Payment/Deduction

• Di iGFMAS – Infotype ini adalah untuk pendapatan/potongan, termasuk

pinjaman yang di kemaskini setiap bulan secara automatic oleh program

di sistem LMS & Zakat (TP1).

0019 * Monitoring of Tasks • Di iGFMAS – Infotype baru untuk kemaskini Tarikh Tamat Kontrak.

0027 Cost DistributionTiada perubahan. Kod Pejabat Perakaunan, PTJ Dipertanggung, Vot, PTJ

Membayar, Kod Aktiviti/Amanah/Proj Setia adalah seperti di IT0001.

0041 Date Specification

• Di iGFMAS – Jenis tarikh adalah Tarikh Lantikan Pertama / Tarikh

Lantikan Sekarang / Tarikh Pencen-Bersara Awal. Di GFMAS – Jenis

tarikh adalah Tarikh Lantikan Pertama / Tarikh Lantikan Sekarang /

Tarikh Kiraan Bonus.

0057 Recurring deduction

• Di iGFMAS – Infotype ini adalah untuk semua potongan kekal selain

daripada potongan pinjaman LMS. Di GFMAS – Infotype ini di gunakan

untuk potongan yang terhad seperti Angkasan dan Saraan.

0077Additional Personal

Data

• Di iGFMAS - Medan Pension/EPF Eligible disediakan kod tambahan 5-

Pekerja asing dan ada caruman KWSP.

• Di iGFMAS - Medan Citizen menggunakan kod. Di GFMAS - Medan ini

menggunakan petak pilihan.

0105 * Communication• Di iGFMAS – Infotype baru untuk mengemaskini Emel / No Telefon

pegawai.

0185 Personal Id IC Lama tidak lagi digunakan.

* Infotype baru di iGFMAS

iGFMAS HCM : Senarai Infotypes

Infotype Perihal Infotype Catatan (Jika ada perubahan)

0196 EPF Tiada Perubahan

0197 SOCSO Tiada Perubahan

0198Schedular Tax Deduction

(PCB)

Di iGFMAS , kemaskini maklumat tuntutan potongan dan rebat

individu (TP1) melalui HRMIS

0199 Additional Tax Tiada Perubahan

0547 Benefit in Kind Tiada Perubahan

9000 *Employee Miscellaneous

Info

Di iGFMAS – Infotype baru untuk simpan Kategori Sub Kump Pekerja

, Nama Jawatan, Tempat Bertugas (BU) / Kod Negeri & Kod Daerah,

Kod Skim Perkhidmatan

9001 * Payment Voucher Details

Di iGFMAS – Infotype baru untuk simpan Butir-butir pembayaran

secara baucar manual yang mana pembayarannya dibuat di

iGFMAS-Kewangan & dimuat turun juga ke IT0547 bagi tujuan

borang EC.

9100 * Penerima Saraan

Di iGFMAS – Infotype baru untuk Kod Bank / No Akaun Bank / Cara

Bayaran Penerima Saraan. Di GFMAS – Maklumat ini disimpan di

Table Saraan/Payee

2010Employee Remuneration

InfoDi iGFMAS – Di tambah dengan kod wage type Kerja Lebih Masa

* Infotype baru di iGFMAS

IT0002

IT0007

IT0185

IT0000

IT0001

IT0077

IT0041

IT0006

INFOTYPES BARU

• IT0019

• IT0105

• IT9000

• IT9001

• IT9100

PERSONAL ADMIN DATA

Personnel Action merupakan satu siri infotypesyang berkaitan yang diproses secara berturutan

Tukar

Lantikan Baru Kenaikan PangkatPengesahan

Berhenti/Bersara/Dipecat

Personnel Action ( IT0000 )

iGFMAS HCM : Personnel Action

Kod Jenis Tindakan Kod Sebab Tindakan

01 Kemasukan Baru 01 Kakitangan Baru

05 Pindah(dr Agensi K'jaan Lain)

02 Perubahan (Aktif) 10 Perubahan Data Organisasi

12 Kembali dari Cuti Tanpa Gaji

14 Aktif Semula Selepas Thn Gaji

20 Pindah masuk (dr PTJ lain)

03 Perubahan (Tidak Aktif) 32 Cuti Tanpa Gaji

34 Keluar Sistem S'mtara(ThnGaji)

04 Penamatan 45 Pindah(ke Agensi K'jaan Lain)

49 Tamat Perkhidmatan

05 Kemasukan Semula 05 Pindah (dr Agensi K'jaan Lain)

06 Kemasukan Semula - Gaji Hari

07 Kemasukan Semula- Kontrak

iGFMAS HCM : IT0001 Organizational Assignment

IT0001 – Perubahan Pada Medan

1. Pers. Area > Kod Pegawai Pengawal

2. Subarea > Kod Kump PTJ

3. Business Area > Pertambahan dari

36 ke 49 AO

4. Func. Area > Kod PTJ Membayar

(berdasarkan Pusat Pembayar)

5. WBS Element >

Aktiviti/Amanah/P.Setia

6. Payroll Area >

• Regular Cycle

• Late Cycle

• Daily Cycle

7. Org key & Payr Admin > Medan baru

penentu kepada akses ke sistem

8. Transfer to Pay Center > Medan

baru dengan penggunaan kod Pusat

Pbyr

12

46

5

8

3

7

iGFMAS HCM : IT0077 & IT041

IT0077 – Perubahan Pada Medan

1. Pension/EPF Eligible > Tbhn Kod Baru

= 5-Pekerja asing dan ada caruman

KWSP

2. Citizen > Penggunaan Baru dgn kod

pilihan menggantikan kotak pilihan.

1

IT0041 – Perubahan Pada Medan

1. Date Type > 03 Pencen/Bersara

Awal (Baru) menggantikan 03-Tkh

Imbuhan.

1

2

iGFMAS HCM : IT0019 IT0019 – Infotype Baru

Bagi pemantauan tarikh tamat

kontrak untuk kakitangan

kontrak. 2

1

iGFMAS HCM : IT9000 Employee Miscellaneous Info

IT9000 – Infotype Baru

1. Emp Sub Category > khas

untuk Imam

2. Position > Gelaran Jawatan

3. Work Area > Tempat

Bertugas (BU)

4. State Code/ District Code >

Kod Negeri (Baru)/Kod

Daerah (Baru) – untuk

menentukan kelayakan

elaun sara diri.

5. Service Scheme (JPA) > Kod

Skim Perkhidmatan

(Berkomputer)

1

2

3

4

5

6

iGFMAS HCM : IT9001 Payment Voucher Details

IT9001 – Infotype Baru

Butir-butir pembayaran

secara baucar manual di

iGFMAS Kewangan untuk

tujuan semakan bagi data

yang dimasukkan ke IT0547

melalui program auto pick-up

iGFMAS HCM : IT9100 Penerima Saraan

IT9100 – Infotype Baru

(GFMAS: ZRPY013)

1. Wage Type > Kod Potongan

Saraan

2. Payee Name > Nama

Penerima Saraan

3. IC Number > No K/P

Penerima Saraan

4. Bank Country > MY Malaysia

5. Bank Key > Kod Bank

6. Bank Account > No Akaun

Bank

7. Payment Method > Cara

Bayaran

1

2

3

4

5

6

7

PAY DATA

IT0008

IT0009

IT0014

IT0057

IT0015

IT0196

IT0198 IT0198

(/438)

IT0547/SG50

STATUTORY DATA

IT0196

IT0198

IT0547/SG50

IT0198

(/438)

IT0197

PENGENALAN PADA

TRANSAKSI

PENYELENGGARAAN

DATA INDUK

ZIPY002 – EMPLOYEE DATA VALIDATION

• digunakan untuk menyemak datapegawai sama ada ia pernah diwujudkanatau belum bagi pegawai baruberdasarkan Nombor Kad Pengenalanatau Nombor Gaji sebelum melaksanakansebarang pengemaskinian.

• -

• -

Status Keterangan

0 Tamat(‘Withdrawn’)

untuk pegawai yang ditamatkan dari proses gaji di iGFMAS-Payroll atassebab berhenti kerja, bersara dan berpindah ke agensi kerajaan lain. Datainduk pegawai di status ini tidak akan termasuk ke dalam proses gaji.

1 Tidak Aktif(‘Inactive’)

bagi pegawai yang letakkan di dalam tempoh tidak aktif atas sebab cutitanpa gaji atau keluar sistem sementara kerana tahan gaji. Data indukpegawai di status ini tidak akan termasuk ke dalam proses gaji.

2 Persara (Retired) tidak digunakan di sistem iGFMAS.

3 Aktif (‘Active’) bagi pegawai yang perlu dimasukkan ke dalam proses gaji.

ZRPY042 – Validasi Datadigunakan untuk menyemak data di borangInput Data berkenaan dengan Pusat Pembayar, Kod Perakaunan, Struktur Gaji danSkim Gaji sebelum kunci masuk dilaksanakan.

PA20 Display

• Melalui transaksi ini, data

induk pegawai yang disimpan

di infotype boleh dipaparkan.

• Sistem tidak akan

membenarkan sebarang

pertukaran atau pemansuhan

data dilaksanakan melalui

transaksi ini.

PA30 Maintain

• Melalui transaksi ini, data induk

pegawai yang disimpan di

infotype boleh dipaparkan dan

dikemaskini atau diwujudkan

data baru.

• Jika transaksi ini digunakan

hanya untuk memaparkan data,

pengguna perlu berhati-hati

untuk tidak membuat sebarang

perubahan yang tidak perlu.

PA40 Personnel Actions

• Melalui transaksi ini, lebih dari satu

infotype dikaitkan di dalam satu-satu

proses tertentu.

• Sebagai contoh, melalui Personnel

Actions - Kemasukan Baru, IT0000-

Actions, IT0002-Personal data,

IT0001-Org Assignment, IT0185-

Personal IDs, IT0077-Add Personal

Data, IT0007-Planned Working Time,

IT0008-Basic Pay, IT0009-Bank

Details dan beberapa infotype lain

yang telah dikenal pasti sesuai untuk

tujuan ini diwujudkan hanya melalui

satu transaksi/proses.

JENIS-JENIS

DOKUMEN

• DISEDIA BAGI MENGUJUDKAN, MEMBATALKAN ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT PEMBAYARAN DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTERPEJABAT PERAKAUNAN MASING-MASING.

• DISEDIA SEKALI SAHAJA PADA BILA-BILA MASA BILA MANA SESUATUPUSAT PEMBAYAR DIUJUD / DIBATAL KE DALAM SISTEM GAJIBERKOMPUTER.

• DISEDIAKAN DALAM 2 SALINAN.

SG10

BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR PUSAT

PEMBAYARAN

BORANG – BORANG YANG

DIGUNAKAN

• BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK PENGUJUDAN, PEMBATALAN

ATAU PINDAAN KE ATAS BUTIR-BUTIR ELAUN/POTONGAN/

‘PAYEE GROUP’ DI DALAM SISTEM GAJI BERKOMPUTER PEJABAT

PERAKAUNAN

• HENDAKLAH DISEDIA SECARA BERASINGAN BAGI SETIAP

TUJUAN.

SG13

BORANG MENGUJUD, MEMBATAL ATAU MEMINDA BUTIR-BUTIR

ELAUN/POTONGAN/ ‘PAYEE GROUP’

BORANG – BORANG YANG

DIGUNAKAN

• BORANG YANG DIGUNAKAN UNTUK KEMASUKAN BUTIRAN

PERIBADI, PENDAPATAN, ELAUN-ELAUN DAN POTONGAN

KAKITANGAN BAGI KALI PERTAMA/ BERTUKAR/ BERHENTI YANG

MANA GAJINYA DIPROSES DALAM iGFMAS-HCM

• PERUBAHAN KEPADA BUTIRAN KAKITANGAN SEDIA ADA.

KEW. 320(SG20)

BORANG PERUBAHAN GAJI

BORANG – BORANG YANG

DIGUNAKAN

Borang Input Kew. 320 (SG20)

PENYEDIAAN SG 20

Borang Input Kew. 320

MEDAN-MEDAN DALAM

Kew.320

1

2

NO SIRI HRMIS

NO RUJUKAN

Diperolehi daripada Slip Transaksi HRMIS

dalam ruangan No.Siri HRMIS.

Kosongkan jika bukan HRMIS enable

- DIISI OLEH JABATAN MENGIKUT KESESUAIAN

- CTH: AO/Kump PTJ/PTJ/PC/Sequence No.

MEDAN-MEDAN DALAM

Kew.320

3

4

NO GAJI

SEBAB TINDAKAN (IT0000)IITIT0000 T0000

-8 DIGIT

-RUNNING NUMBER BAGI KEAMASUKAN BARU

5 TARIKH MULA TINDAKAN (IT0000)

Kod Jenis Tindakan Kod Sebab Tindakan

01 Kemasukan Baru01 Kakitangan Baru

05 Pindah(dr Agensi K'jaan Lain)

02 Perubahan (Aktif)

10 Perubahan Data Organisasi

12 Kembali dari Cuti Tanpa Gaji

14 Aktif Semula Selepas Thn Gaji

20 Pindah masuk (dr PTJ lain)

03 Perubahan (Tidak Aktif)32 Cuti Tanpa Gaji

34 Keluar Sistem S'mtara(ThnGaji)

04 Penamatan45 Pindah(ke Agensi K'jaan Lain)

49 Tamat Perkhidmatan

05 Kemasukan Semula

05 Pindah (dr Agensi K'jaan Lain)

06 Kemasukan Semula - Gaji Hari

07 Kemasukan Semula- Kontrak

MEDAN-MEDAN DALAM –

Kew.320-PERIBADI 6 NAMA (WAJIB) – (IT0002)

7 PERUBAHAN NAMA (IT0002)

8PEJABAT PERAKAUNAN (IT0001)

Cth - 1008

9MAKLUMAT PEJABAT PERAKAUNAN BARU (IT0001)

BAGI PEGAWAI YANG BERPINDAH KE PEJ.

PERAKAUNAN LAIN

CTH: BERPINDAH KE JAN MELAKA - 1004

MEDAN-MEDAN DALAM

Kew.320-PERIBADI

10

11

NO KAD PENGENALAN (IT0185)

JENIS KAD PENGENALAN (IT0185)

01 – IC kakitangan awam

02 - Passport

03 – Alternatif IC

04 – Tentera / Polis

MEDAN-MEDAN DALAM

Kew.320-TINDAKAN

13 KUMP PEKERJA ( Employee Group ) – (IT0000)

A - JAWATAN TETAP

B - JAWATAN BUKAN TETAP(BULANAN)

C - JAWATAN BUKAN TETAP (HARIAN)

D - LAIN-LAIN

PEGAWAI PENGAWAL (PERSONAL AREA)

Cth : D5 (IT0000)12

MEDAN-MEDAN DALAM

Kew.320-PERIBADISUB KUMP PEKERJA(Employee Subgroup) – (IT0000)

01 - K/TGN AWAM

02 - K/TGN AWAM-AMBILAN LUAR NEGERI

03 - YA HAKIM

10 - PASUKAN KESELAMATAN

20 - ANGGOTA PENTADBIRAN

21 - ANGGOTA PARLIMEN

30 - CONTRACT OF SERVICE (OS 29000)

31 - CONTRACT FOR SERVICE

34 - CONTRACT OF SERVICE (OS 11000)

14KUMP. PEKERJA ‘A’

KUMP. PEKERJA ‘B’

MEDAN-MEDAN DALAM

Kew.320-PERIBADI

40 - PKS/SAMBILAN/KONTRAK

41 - ARTIS BERJADUAL

42 - ARTIS PIECEMEAL R/NR

43 - LAIN-LAIN

60 - PELATIH

61 - KUMP. KHAS

- DYMM AGONG, PERMAISURI AGONG &

DATO PENGELOLA BIJAYA DI RAJA

62 - LAIN –LAIN (IMAM/GURU KEMAS)

KUMP. PEKERJA ‘C’

KUMP. PEKERJA ‘D’

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320-

PENEMPATAN ORGANISASI

15

16

KOD KUMP PTJ (Subarea) – 2 AKSARA Cth:-45

(IT0001)

KOD KUMP PTJ/– 8 AKSARA Cth:-45050100

PTJ DIPERTANGGUNGKAN – (IT0001)

(Cost Centre)

17 DANA (Fund) 5 AKSARA Cth:-B4345 – (IT0001)

18 KOD KUMP PTJ/ (Functional Area)Cth:-45050100

PTJ PEMBAYAR – (IT0001)

19 VOT/AKTIVITI (WBS) – (IT0001)

Cth:- B43 3 AKSARA 040200 6 AKSARA

PASTIKAN PENGAWAI PENGAWAL/ DANA

KOD KUMP PTJ/ PTJ DIPERTANGGUNGKAN

PROGRAM AKTIVITI

PUSAT PEMBAYARAN

PEJABAT PERAKAUNAN

BERDASARKAN

WARAN PERUNTUKAN

SAMB. PENEMPATAN ORGANISASI &

CARUMAN BERKANUN

20

21

PUSAT PEMBAYARAN (Pay Centre)4 AKSARA

(IT0001)

KWSP – PERATUS CARUMAN % (IT0196)

23

KWSP –TARIKH MULA KADAR SEPARUH (IT0196)

22 KWSP – PERATUS CARUMAN SEPARUH (IT0196)

- UMUR 60 TAHUN

24

KWSP - AMAUN CARUMAN (IT0196)

HANYA DIBENARKAN UNTUK

KAKITANGAN YANG PENCEN BERTARAF 4

ISIKAN 0.00 JIKA CARUMAN PERLU

DIHENTIKAN

SAMB. CARUMAN BERKANUN &

MAKLUMAT PEKERJA

25

26

SOCSO – MENCARUM YA

TIDAK MENCARUM TIDAK

SOCSO – PEGAWAI BERUMUR > 55 TAHUN DAN

KALI PERTAMA MENCARUM PERKESO

YA/TIDAK

-(IT0197)

27 - 35 MAKLUMAT MAJIKAN / JAWATAN /

TEMPAT BERKHIDMAT / MAKLUMAT SKIM

PERKHIDMATAN

27 & 28 (IT0006)

29 – 35 (IT9000)

ELAUN & TUNGGAKAN ELAUN

36TARIKH MULA - PENDAPATAN (HH.BB.TTTT)

(IT0014)

37 TARIKH AKHIR - PENDAPATAN (HH.BB.TTTT)

MENGIKUT KESESUAIAN KES (IT0014)

38 KOD – RUJUK KEPADA JADUAL KOD (IT0014)

39 AMAUN (IT0014)

WAGETYPE BARU HCM ZRPY054.txt

BAYARAN IMBUHAN

40TARIKH MULA – BYRN IMBUHAN (HH.BB.TTTT)

(IT0015)

41TARIKH AKHIR – BYRN IMBUHAN (HH.BB.TTTT)

(IT0015)

42KOD – RUJUK KEPADA JADUAL KOD (IT0015)

(KHAS UTK BAYARAN IMBUHAN)

43 AMAUN (IT0015)

WAGETYPE BARU HCM ZRPY054.txt

BAYARAN LEBIH MASA

44TARIKH MULA – BYRN LEBIH MASA (HH.BB.TTTT)

(IT2010)

45TARIKH AKHIR – BYRN LEBIH MASA (HH.BB.TTTT)

(IT2010)

46KOD – RUJUK KEPADA JADUAL KOD (IT2010)

(KOD KHAS UTK BAYARAN LEBIH MASA)

47 AMAUN (IT2010)

WAGETYPE BARU HCM ZRPY054.txt

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320 -POTONGAN

48TARIKH MULA - POTONGAN (HH.BB.TTTT)

(IT0057 / IT0199)

49 TARIKH AKHIR (HH.BB.TTTT)

MENGIKUT KESESUAIAN KES

(IT0057/IT0199)

50 KOD – RUJUK KEPADA JADUAL KOD

(IT0057/IT0199)

51 AMAUN (IT0057/IT0199)

52NO RUJUKAN (DI BERI OLEH AGENSI

PENERIMA POTONGAN)

(IT0057/IT0199)

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320 –POTONGAN SARAAN

53 TARIKH MULA - POTONGAN (HH.BB.TTTT)

(IT0057)

54 TARIKH AKHIR (HH.BB.TTTT) – (IT0057)

55

KOD & SUB JENIS SARAAN (IT0057)

– RUJUK KOD PENERIMA BYRN NAFKAH/

SARAAN YG DIBERI OLEH

PEJ. PERAKAUNAN UTK PENERIMA BERKENAAN

56

AMAUN (IT0057)

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320 –PENERIMA SARAAN

57 NAMA PENERIMA (IT9100)

58 NO. K/P (IT9100)

59

NO AKAUN BANK (IT9100)

- SILA DAPATKAN SALINAN BUKU BANK

UTK PENGESAHAN NO AKAUN BANK

60

KOD BANK (IT9100)

-RUJUK JADUAL KOD BANK

61CARA BAYARAN (IT9100)

P - CEK

S - EFT

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320-PENGESAHAN

PERLU DIISI DGN LENGKAP OLEH PEGAWAI

MENYEDIAKAN BORANG DI PUSAT PEMBAYAR

62 DISEDIAKAN OLEH

63DISAHKAN OLEH

PERLU DISAHKAN OLEH PEGAWAI KANAN

64DILULUSKAN OLEH

PERLU DIISI OLEH PEGAWAI DI PEJABAT

PERAKAUNAN

Kew.320- BORANG PERUBAHAN MAKLUMAT PERIBADI

65

66

JANTINA (IT0002)

TARIKH LAHIR (HH.BB.TTTT) – (IT0002)

L – LELAKI

P – PEREMPUAN

67 STATUS PERKAHWINAN / (IT0002)

B – BUJANG

K – KAHWIN

AGAMA (IT0002)

(RUJUK PANDUAN)

68

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320-PERIBADI

70 TARAF PENCEN (IT0077)

1 - TIDAK BERPENCEN & TIDAK MENCARUM KWSP

2 - BERPENCEN

3 - KWSP

4 - BERPENCEN & MENCARUM KWSP

5 - PEKERJA ASING DAN ADA CARUMAN KWSP

71

WARGANEGARA (IT0077)

01 – WARGANEGARA

02 – BUKAN WARGANEGARA

69 ETNIK ASAL – BANGSA (IT0077)

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320-PERIBADI

72

SEBAB PERUBAHAN GAJI (IT0008)

01 - KEMASUKAN BARU

02 - KENAIKAN GAJI

03 – PELARASAN GAJI

04 – CUTI SEPARUH GAJI

05 – TETAP KE KONTRAK

06 – KONTRAK KE TETAP

99 - LAIN-LAIN

73

BULAN KENAIKAN GAJI (HH.BB.TTTT)

(IT0008)

01- JANUARY

04-APRIL

07-JULY

10-OCTOBER

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320-PERIBADI

74 SKIM SARAAN (PS TYPE) – (IT0008)

02 - SSB

03 - SSM (T)

90 - TIADA SKALA

75 - 78SILA RUJUK BAHAGIAN SUMBER MANUSIA

(IT0008)

MEDAN-MEDAN DALAM Kew.320-PERIBADI

79 KOD BANK (RUJUK JADUAL) – (IT0009)

80

NO AKAUN – (IT0009)

SILA DAPATKAN SALINAN BUKU BANK

UTK PENGESAHAN NOMBOR AKAUN BANK

81 -92 SILA RUJUK PANDUAN MENGISI BORANG

PERUBAHAN GAJI

PENGESAHAN DATA INDUK -HCM1111

PENGENALAN DATA INDUK -HCM1OO1

LATIH AMAL

Kemasukan baru – HCM1112

Tukar rekod kemasukan baru pegawai– HCM1003

Kemasukan semula– HCM1113

Tukar status ke tidak aktif– HCM1114

Tukar status ke Aktif– HCM1115

KEMASUKAN BARU

HCM 1112

TUKAR REKOD KEMASUKAN BARU

HCM 1003

KEMASUKAN SEMULA

HCM 1113

TUKAR STATUS KE TIDAK AKTIF

HCM 1114

TUKAR STATUS KE AKTIF

HCM 1115

LATIH AMAL

• Perubahan data organisasi (Di PTJ sama) – HCM1116

• Pindah Pegawai antara PTJ– HCM1117

• Penamatan– HCM1118

• Late Cycle/Daily Rated/Alternatif IC(Mengikut Kesuaian)

PERUBAHAN DATA ORGANISASI

HCM 1116

PINDAH PEGAWAI ANTARA PTJ

HCM 1117

PENAMATAN

HCM 1118

PENDEDAHAN KEPADA

CONTOH KESILAPAN

SEMASA MENGUNCI

MASUK DATA

• KESILAPAN MENGUNCI DATA ORGANISASI

• KESILAPAN MENGUNCI MASUK DATA PERIBADI

• KESILAPAN MENGUNCI MASUK DATA BANK

• KESILAPAN MENGUNCI MASUK DATA GAJI DAN ELAUN

• KESILAPAN MENGUNCI MASUK KOD WAGETYPE

• KESILAPAN MENGUNCI MASUK TARIKH TINDAKAN

PENGENALAN KEPADA

LAPORAN

SENARAI PERBANDINGAN DATA KWSP DENGAN STATUS

PENCEN

• Laporan Perbandingan Data KWSP Dengan StatusPencen ini dijana untuk memaparkan status pencendi IT0077 bagi setiap pegawai yang tidak konsistendengan data caruman KWSP di IT0196.

• Data yang tidak konsisten perlu dibetulkan sebelumproses gaji.

• Data induk pegawai di kedua-dua infotype akan dipaparkan di senarai ini jika tidak menepatimaklumat berikut:

LAPORAN EDIT

Laporan Edit ini dijana bagi memaparkan perubahandata induk pegawai yang telah dikemaskini pada tarikhatau oleh pengguna sistem tertentu.

• Laporan Edit perlu dijana sebelum proses lariansimulasi bagi memastikan tiada kesilapan.

Capaian ke transaksi adalah melalui ZRPY043

LAPORAN EDIT• Larian secara foreground

ini adalah untuk nomborgaji yang terhad sahaja.

• Bagi tidak membebanisistem di iGFMAS, prosesini perlu dilaksanakansecara background

PENGENALAN KEPADA

PR0SES SIMULASI

GAJI

PROSES SIMULASI GAJI DI PTJ Proses Simulasi Gaji di Pejabat Perakaunan

dilaksanakan bagi tujuan memastikan tiada ralatpada data induk pegawai sebelum proses gajiRegular/Late Cycle dimulakan di PejabatPerakaunan.

Larian program ini menggunakan ciri-ciri Standardproses gaji dengan hasilnya hanya dipaparkandalam bentuk laporan tetapi tidak disimpan secarakekal di pengkalan data sistem iGFMAS.

Capaian ke transaksi adalah melalui ZRPY106

Larian secara foreground iniadalah untuk nombor gaji yangterhad sahaja. Bagi tidakmembebani sistem di iGFMAS,proses ini perlu dilaksanakansecara background

RALAT DAN TINDAKAN PENYELESAIAN

No Jenis Error Tindakan

Proses Ad-Hoc1 GON This error message is currently only

display in the old log.Please choose 'Old Log' and go to the end to display the error message

No Gaji diwujudkan dengan data yang tidak lengkap, semak1. IT0001 - Organization Assignment2. IT0002 - Personal Data3. IT0007 - Working Time4. IT0008 - Basic Pay

2 Z_GON This error message is currently only display in the old log.Please choose 'Old Log' and go to the end to display the error message

Untuk semakan Pej. Perakaunan sahajaPastikan IT0027 - Cost Distribution diwujudkan

Payroll not possible because data is missing: IT0027

Pastikan IT0027 - Cost Distribution diwujudkan ATAUSemak record diantara IT0001 dan IT0027 - Pastikan bilanganrecord bagi kedua- dua infotype (Start Date) adalah sama IT0027

3 Z_GO1 Retro-active not possible Semak IT0003 - Payroll Status, jika field Earliest MD Change < Accounted To - bermakna terdapat perubahan kepada data kakitangan (data payroll e.g IT0008) setelah proses gaji telahselesai dijalankan dan dokumen posting telah dihantar ke FICO

Cara Pembetulan, Di PA30, ke Utilities > Change Payroll Status, kosongkan field Earliest MD Change

No Jenis Error Tindakan

Proses Ad-Hoc4 Z_GO2 Check IT0006 Not Created Pastikan IT0006 (Stype 1) diwujudkan

5 Z_GO2 Check IT0006 Subty 1 Not CreatedPastikan IT0006 (Stype 1) diwujudkan

6 Z_GO3 Check IT0009 Not Created Pastikan IT0009 (Stype 0) diwujudkan

7 Z_GO4 Check IT0185: no record/s found Pastikan IT0185 (Stype 01, 02, 03 atau 90) diwujudkan

8 Z_GO5 Check IT0077: no record/s found Pastikan IT0077 - Additional Personal Data diwujudkan

Taraf Pencen (IT0077) Potongan EPF (IT0196)1-Tidak berpencen dan tiada caruman KWSP Tidak Betanda2-Berpencen dan tiada caruman KWSP Tidak Betanda3-Tidak berpencen dan ada caruman KWSP Bertanda4-Berpencen dan ada caruman KWSP Bertanda5-Pekerja asing dan ada caruman KWSP Bertanda

No Jenis Error Tindakan

Proses Ad-Hoc

9 Z_GO5 Check IT0196: no record/s found

Pastikan IT0196 - KWSP diwujudkan

Taraf Pencen (IT0077) Potongan EPF (IT0196)1-Tidak berpencen dan tiada caruman KWSP Tidak Betanda2-Berpencen dan tiada caruman KWSP Tidak Betanda3-Tidak berpencen dan ada caruman KWSP Bertanda4-Berpencen dan ada caruman KWSP Bertanda5-Pekerja asing dan ada caruman KWSP Bertanda

10 Z_GO5 Check IT0196: flag indicator is checked

Kakitangan ini berada di Taraf Pencen (IT0077) 1-Tidak berpencen dan tiada caruman KWSP ATAU2-Berpencen dan tiada caruman KWSP

Pastikan IT0196 - kotak 'Contributing to EPF' TIDAK ditandakan

11 Z_GO5 Check IT0196: flag indicator is not checked

Kakitangan ini berada di Taraf Pencen (IT0077) 3-Tidak berpencen dan ada caruman KWSP ATAU4-Berpencen dan ada caruman KWSP ATAU5-Pekerja asing dan ada caruman KWSP

Pastikan IT0196 - kotak 'Contributing to EPF' DITANDAKAN

No Jenis Error Tindakan

Proses Ad-Hoc

12 Z_GO5 Check IT0196: Employer Amount/Percentage not equal to zero

Kakitangan ini berada di taraf pencen = 4 (Berpencen dan ada caruman KWSP), caruman sukarela hanya utk bhgn 'Pekerja' shj.Pastikan IT0196 - Employer (Amount/Percentage' dikosongkan.

Taraf Pencen (IT0077) Potongan EPF (IT0196)4-Berpencen dan ada caruman KWSP Bertanda & Self Contrbr

13 Z_GO8 Check IT0198: no record/s found

Pastikan IT0198 Stype(01) diwujudkan

14 Z_GO9 Check IT0199 or IT0196: Statutory amount larger than Gross Pay

Jumlah Potongan (Statutori) melebihi Jumlah Pendapatan kakitangan. Sila semak1. IT0199 (01 atau 03) - Kurangkan atau hadkan (delimit) amaun 2. IT0196 (Eyee Amount) - Kurangkan amaun

15 Z_G11 Functional Area {e.g. 0024021601} belongs to B.Area {e.g 1003}

Catit functional area di IT0001 dan semak Business Area di tab Add. Fields adalahsama dengan Business Area di IT0001 (Transaksi: KS03)

PENGEMASKINIAN STATUS PROSES GAJI DI PTJ

Proses ini disediakan bagi memberi ruang komunikasi diantara Pejabat Perakaunan dengan PTJ di sistem iGFMAS. Iadiperlukan oleh Pejabat Perakaunan untuk mendapatmaklumat mengenai kesediaan PTJ (iaitu PTJ telahmenyelesaikan proses simulasi gaji dengan sempurna dantiada lagi ralat di data induk pegawai) bagi proses gajiditeruskan di Pejabat Perakaunan.

Proses ini membolehkan penukaran status kesediaan prosesgaji daripada status 'Open' atau 'Repeat' kepada status'Complete' setelah proses simulasi gaji di PTJ selesaidilaksanakan.

Capaian ke transaksi adalah melalui ZRPY101

Proses ini hanya boleh dilaksanakan setelah emel pemberitahuan bagi permulaan proses simulasi gaji diterima daripada Pejabat Perakaunan.

LATIH AMAL

• Proses Simulasi Gaji– HCM3006

• Kemaskini status proses gaji– HCM3007

PENGENALAN KEPADA SENARAI KOD PAYROLL DAN

BORANG

LAPORAN SENARAI KOD PAYROLL

Program Senarai Kod Payroll boleh dijana apabila perlumenyemak kod-kod berikut:

• Kod Pendapatan dan Potongan (Wage Type)

• Pusat Pembayar (Pay Center)

• Kod Bank (Bank Key)

• Kod Penerima Bayaran (Payee Key)

• Struktur Gaji (Salary Structure) • Kod Negeri/Kod Daerah

• Skim Gaji

Capaian ke transaksi Capaian ke transaksi adalah melaluiZRPY054 WAGETYPE BARU HCM ZRPY054.txt

TERIMA Kew.8,

SEDIA Kew 320,

SEMAK

KUNCI

MASUK DATA KE

DALAM SISTEM HCM

(PC) OLEH PTJ DAN

PROSES MUAT

NAIK ARAHAN

POTONGAN

(AO HQ)

PROSES 1

JANA

LAIN-LAIN

LAPORAN GAJI

(AO/PC)

PROSES 7

PROSES GAJI(REGULAR /

LATE CYCLE/

DAILY RATED)

(AO)

JANA

LAPORAN

CUKAI/KWSP/

TABUNG HAJI

(AO)

MUAT TURUN

DATA

POTONGAN

GAJI

(AO)

PROSES 6 PROSES 5 PROSES 4

PROSES 2 PROSES 3

JANA LAPORAN YANG

BERKAITAN

PROSES SIMULASI

LARIAN GAJI

(PC)

RINGKASAN PROSES GAJI

SEKIAN.