BAB 4

PERAKAUNAN

Perakaunan merupakan satu proses bagi megenalpasti,merekod ,mengelaskan dan

meringkaskan data-data megenai peristiwa ekonomi dan urusniaga secara sisitematik dan beerti

bagi nilai wang serta menafsirkan maklumat-maklumat perakaunan yang dihasil

darinya .Selain itu ,ia juga dapat ditakrifkan sebagai suatu penyata rumusan kewangan

megenai hasil segala urusan perniagaan yang melibatkan pembayaran dan penerimaan wang.

Ianya meliputi proses simpan kira dan penyediaan maklumat perakaunan bagi kegunaan

pihak yang berkepentingan seperti pemiutang,penghutang ,Lembaga Hasil Dalam

Negeri,pemilik,jurubank dan lain-lain lagi.Piawai perakaunan bertujuan untuk meyeragamkan

semua amalan perakaunan dalam sesebuah negara. Di Malaysia, piawai perakaunan yang

diguna ialah “International Accounting Standard”(IAS) yang mengandungi panduan

penyedian penyata kewangan. Antara ciri-ciri maklumat

perakaunan ialah data mestilah relevan iaitu maklumat tersebut mempengaruhi sesuatu

keputusan yang hendak dibuat dan kebolehpercayaan iaitu maklumat tersebut mestilah

benar,boleh dibuktikan bebas atau tidak berat sebelah.

4.1 TUJUAN PERAKAUNAN

Pnyediaan perakaunan adalah bertujuan untuk :

Mengumpulkan maklumat supaya laporan kewangan dapat dibuat berdasarkan etika

yang ditetapkan.

Menganalisis dan mentafsir maklumat.

Menyediakan laporan kewangan bagi membantu pihak pengurusan dan pihak -pihak

yang lain untuk mengetahui samada suatu perniagaan itu memperoleh untung ataupun

rugi.

Membantu pihak pengurusan membuat belanjawan ataupun sasaran mereka di masa

hadapan untuk meningkatkan hasil yang maksimum.

Membolehkan empunya kepada perniagaan tersebut mengetahui jumlah modal, aset

dan liabiliti perniagaan pada suatu tempoh perakaunan.

Memberikan suatu gambaran yang jelas dan terjamin bagi bakal pelabur untuk

mengetahui kedudukan kewangan sesuatu perniagaan sekali gus dalam memilih

syarikat yang terbaik dan yang berkemampuan tinggi untuk melabur.

Laporan kewangan yang lengkap membolehkan empunnya kepada perniagaan tersebut

atau pihak pengurusannya mengetahui tahap perbelanjaan dan penerimannya bagi

tempoh ini.

Memudahkan pentafsiran jumlah cukai pendapatan yang perlu dibayar oleh sesuatu

entity atau individu kepada kerajaan.

4.2 DOKUMEN-DOKUMEN PERNIAGAAN

Dokumen-dokumen perniagaan amat penting kepada penyediaan sebuah laporan

kewangan yang lengkap.Tanpa sebarang dokumen perniagaan ,akaun bagi firma tersebut

adalah tidak lengkap dan tidak sah.Ini kerana ,dokumen tersebut meringkaskan urusniaga

antara penjual dan pembeli dan sebagai satu bukti yang nyata bahawa urusniaga tersebut telah

berlaku dan dilaksanakan.

Selain itu ,ia juga dijadikan sebagai suatu sumber rujukan kepada juruaudit dalam

penyediaan akaunnya di mana mereka perlu membuat pertikaian samada belanja yang di buat

adalah belanja perniagaan ,belanja untuk penambahan asset,belanja untuk persendirian dan

sebagainya.

Antara jenis dokumen yang biasa dijumpa atau digunakan dalam penyediaan akaun

sesebuah organisasi telah diringkaskandalam jadual dibawah seperti berikut :

JENIS DOKUMEN URUSNIAGA

1.Invois jualan Berlaku apabila penjual membuat jualan secara kredit

kepada pelanggannya.

2.Invois belian Berlaku apabila penjual membeli barang niaga secara

kredit daripada pembekal.

3.Nota debitDiterima (asal)

Berlaku apabila :

Bayaran tambahan yang dikenakan kerana invois

terkurang caj oleh pemiutang.

Bayaran angkutan yang dikenakan untuk barang

yang dibeli.

4.Nota kreditDiterima (asal)

Berlaku apabila pemulangan barang kepada pembekal dan

penjual dengan sejumlah elaun yang diterima.

5. Nota kreditdikirim (salinan)

Berlaku apabila pemulangan barang oleh pelanggan

dengan sejumlah elaun yang diberi.

6.Salinan nota

debit

Merupakan bayaran tambahan yang dikenakan kerana

invois telah terkurang caj kepada penghutang (pelanggan).

7.Memo Merupakan sejenis dokumen yang merekodkan

pengeluaran barang untuk kegunaan peribadi atau

kegunaan perniagaan dan merekod aset yang dibawa

masuk sebagai modal.

8. Resit Merupakan sejenis dokumen yang digunakan untuk

membuat bayaran kepada pembekal atau bagi bayaran lain.

9. Keratan cek Merupakan bayaran bagi segala jenis perbelanjaan melalui

cek.

10.Bil tunai Merupakan bayaran bagi segala jenis perbelanjaan melalui

tunai.

11.Baucar

pembayaran

Merupakan belanja kecil yang dibayar dengan wang ikut

sistem panjar dan bayaran bagi belanja lain seperti gaji

pekerja ,sewa dan sebagainaya

12. Salinan resit Merupakan sejenis dokumen yang merekodkan penerimaan

bayaran dari pelanggan atau penerimaan lain.

13. Salinan bil

tunai

Merupakan sejenis dokumen yang merekodkan penjualan

barang atau perkhidmatan secara tunai

4.3 KAEDAH PERAKAUNAN

Terdapat dua kaedah dalam penyediaan akaun iaitu :

Kaedah manual

Kaedah elektronik

4.3.1 KAEDAH MANUAL

Di antara salah satu daripada kaedah perakaunan yang disyorkan dan disediakan ialah

kaedah manual.Kaedah manual merupakan kaedah yang menggunakan tenaga manusia dengan

sepenuhnya untuk melaksanakan atau melakukan kerja-kerja perakaunan.

Antara proses-proses yang terlibat dalam pentediaan akaun menggunakan kaedah

manual ialah :

Dokumen Mentah

Pemfailan

Analisa Dokumen

Penyelarasan

Stok dan kerja dalam proses (KDP)

Pengeposan

Akaun penamat

Kelulusan

Rajah 1.1.1 : Proses penyediaan akaun menggunakan kaedah manual.

Dokumen mentah

Pada tahap ini ,pelanggan akan menghantar segala jenis dokumen yang diperlukan

dalam penyediaan suatu set akaun yang lengkap.Setelah mendapatkannya ,saya perlu

memastikan bahawa setiap dokumen yangdiberi adalah mencukupi atau tidak.Ini kerana

,kerja atau proses perakaunan akan menimbulkan halangan ke peringkat yang

seterusnya jika salah satu daripada dokumen tersebut tidak ada atau tidak

mencukupi.Sekiranya terdapat keadaan di mana salah satudaripada dokumen tersebut

tidak mencukupi, maka

saya terpaksa mencatit untuk ditanya kepada empunnya perniagaan tersebut.

Di antara dokumen-dokumen mentah yang paling atau biasa digunakan dalam

penyediaan perakaunan ialah:

Buku cek

Resti rasmi

Slip bank wang masuk

Penyata bank dan penyata pinjaman

Baucar pembayaran dan penerimaan

Dokumen berkaitan perjanjian sewa beli

Invois jualan ,invois belian,nota debit dan nota kredit.

Pemfailan (filing)

Kebiasannya,dokumen-dokumen yang dihantar oleh pelanggan telah siap difail dan

disusun.Walaubagaimanapun,adakalanya pihak pelanggan tidak melakukan sebarang

kerja penyusunan dan pemfailan.Jika hal ini berlaku,maka adalah menjadi tugasan saya

untuk melaksanakan kerja pemfailan itu.

Analisa dokumen

Semasa kerja penfailan dokeman dibuat, saya perlu menganalisa setiap dokeman

perniagaan pada masa yang sama.Ini untuk mengelakkan sebarang dokeman yang tiada

ada kaitan dengan tempoh kewangan diambil kira. Selain itu,ia merupakan salah satu

cara digunakan untuk mengelakkan perekodan yang sama untuk dua kali bagi

pembayaran dan pendapatan.

Di antara perkara yang selalu dipertimbangan atau diambil kira dalam penganalisaan

sesuatu dokumen adalah :

Nombor rujukan

Tarikh

Perkara atau tujuan

Rujukan tunai atau bank

Dalam penganalisaan sesuatu dokumen itu, saya perlu menganalisa perbelanjaan dan

penerimaan untuk memudah lagi kerja perakaunan saya.

(a) Analisa perbelanjaan

Dalam penyendian analisa perbelanjaan, segala jenis pembayaran yang dibuat akan

dikelaskan kepada kategori- kategori yang tertentu berdasarkan cara pembayaran

tersebut dibuat. Jika brlanja tersebut dibayar menggunakan tunai, maka ia akan

direkodkan di bahagian tunai dalam Buku Tunai bersamaan dengan tarikh, jenis

pembayaran dan amuannya. Jika belanja tersebut dibayar menggunakan cek, maka ia

akan direkodkan di ruangan bank dalam Buku Tunai.Bukan itu sahaja, penyemakan

melalui penyata bank dan keratan cek dibuat bagi memastikan bahawa belanja tersebut

dibayar menggunakan cek. Dokumen- dokumen yang digunakan sebagai bahan rujukan

adalah resit, invois- invois yang berkaitan, keratin cek,penyata bank dan lain-lain

lagi.

(b)Analisa pendapatan

Bagi penyedian analisa pendapatan, cara yang sama digunakan. Dokumen-dokumen

yang digunakan seagai bahan rujukan adalah invois jualan, resit jualan,slip bank masuk

dan lain-lain lagi.

Penyelarasan

Pada tahap ini, sekiranya terdapat sebarang perbezaan pada jumlah penerimaan atau

pembayaran bank dengan jumlah yang tercacatdalam penyata buku bank,maka

peyelerasan akan dibuat.Penyelesaian bagi masalahut tersebut ialah dengan

menyediakan Penyata Penyelesaian Bank.

Stok dan kerja dalam proses (KPD)

Kebiasaannya, maklumat atau nilai untuk stok akhir dan kerja dalam proses diberikan

oleh pelanggan. Nilai ini diambil kira oleh pelanggan tersebut setelah membuat

pemeriksaan fizikal, stok akhir serta melakukankiraan-kiraan penkosan yang

diperlukan.

Pengeposan

Langkah perakaunan yang seterusnya ialah pengeposan. Pengeposan merupakan

pemindahan sejumlah wang yang diperoleh dari setiap jenis analisa dalam Buku Tunai

ke dalam akuan- akuan lejar yang berkanaan dengannya berdasarkan kepada prinsip

perakaunan. Contohnya, jumlah setiap pebelanjaan yang diperolehi daripada analisa

pembayaran secara bulanan dalam Buku Tunai akuan belian, akuan ambilan dan lain-

lain lagi.Begitulah bagi-bagi pendapatan di mana ia akan di kreditnya ke akuan-akuan

berkenaan seperti jualan, sewa diterima dan lain-lain lagi.

Penyediaan akuan penamat

Akuan- akuan penamat terdiri daripada imbangan duga, akuan untung rugi dan kunci

kira-kira. Setelah akuan-akuan atau lejar-lejar berkenaan diimbangi dan ditutup, jumlah

amuannya dan bakinya akan dimasukkan ke dalam imbangan duga untuk diimbagi.

Seturusnya, akuan untung rugi dan kunci kira-kira disediakan.

Kelulusan

Langkah terakhir setelah penyediaan laporan ialah laporan tersebut perlu di hantar

kepada pengurus untuk tujuan penyemakan.Sekiranya terdapat sebarang ketidakpuasan

dengan hasil kerja yang dibuat,penjelasan berserta bukti yang relevan ditunjukkan bagi

sebarang pertanyaan kepada ketidakpuasan itu. Sekiranyakelulusan untuk laporan

diberi,suatu draf akaun laporan akaun itu akan ditunjukkan kepada pelanggan untuk

mendapat persetujuan mereka.Penjelasan berserta bukti yang kukuh juga perlu

diterangkan bagi sebarang pertanyaan untuk ketidakpuasan tersebut.Setelah

dipersetujui,maka suatu laporan kewangan yang lengkap dapat dihasil dan disediakan.

4.3.2 KAEDAH ELEKTRONIK

Penyediaan akaun dengan menggunakan program computer juga melibatkan prosedur

yang lebih kurang sama dengan penyediaan akaun secara manual .Hanya terdapat sedikit

perbezaan pada cara penyediaan pengeposan dan penyediaan penyata kewangannya.

Dalam kaedah manual ,sesuatu akaun perlu memastikan bahawa catatan bergunya

dibuat.Jika terdapat kesilapan dalam membuat catatan bergu,maka akaun itu tidak akan

imbang.Dalam kaedah elektronik iaitu dengan penggunaan perisian “UBS”,catatan bagi

sesuatu akaunakan di ‘key-in’ secara automatik.

Salah satu daripada kebaikan menggunakan kaedah elektronik ialah ,jika terdapat

sebarang kesilapan pun dalam penyediaan lejar berkenaan ,komputer akan beritahu bahawa

terdapat kesilapan dalam lejar,komputer akan beritahu kita bahawa terdapat kesilapan

dalam lejarnya.Ini memudahkan kita untuk menyemak,Bukan itu sahaja ,penggunaan

kaedah elektronik ini menjimatkan masa dalam penyediaan laporan kewangan yang

lengkap bagi sesuatu firma.

4.4 PENYATA PENYESUAIAN AKUAN BANK

Penyata penyesuaian Bank disediakan dengan melakukan penyemakan di antara

penyata bank dengan segala urusniaga yang dibuat secara bank dalam Buku Tunai.

Penyata bank merupakan ringkasan urusniaga antara pihak bank dengan pelanggannya. Jika

semua urusniaga yang tercatit dalam penyata bank sama dengan semua urusniaga yang

direkodkan dalam Buku Tunai, maka Buku Tunai mestilah sama dengan baki dalam

penyata bank. Kebiasaannya, baki yang terdapat dalam Buku Tunai tidak sama dengan

penyata bank disebabkan oleh:

(a) Cek belum dikemukan

Cek yang belum dikeluarkan oleh pelanggan untuk bayaran akan

dikreditkan dalam Buku Tunai untuk menjukkan keluaran wang

daripada akuannya bagi bulan tersebut,tetapi bank belum mendebitkan

akuan semasa pelanggannya kerana cek itu belum dikemukakan

kepada pihak bank untuk bayaran. Dengan itu, urusniaga tersebut

tiada. Urusniaga tersebut hanya akan ditunjukkan dalam penyata bank

di waktu atau bulan bila ia dikemukakan

(b) Deposit belum dikreditkan

Deposit belum dikreditkan bermaksud wang atau cek yang telah dimaksudkkan

dalam bank dan telah didebitkan dalam Buku Tunai tetapi bank belum

mengkreditkan akuan pelanggannya. Dengan itu, deposit itu tidak akan di

tunjukkan dalam penyata bank ia hanya diterima oleh bank

selepas penyata tersebut disediakan. Maka, wujud perbezaan baki dalam penyata

bank. Begitulah keadaan bagi sebaliknya. Di antara butir-butir yang menyebabkan

bank merekodkan sesuatu urusniaga tersebut dalam penyata bank tetapi urusniaga

tersebut tidak atau belum direkodkan dalam Buku Tunai adalah disebabkan oleh:

Penerimaan oleh bank bagi pihak pelnggan seperti:

Faedah dari simpanan bank yang dibayar atau dikredit terus dalam

akaun semasa bank,

pindahan kreedit daripada penghutang yang dibayar terus ke dalam

bank,

dividen yang diterima oleh bank bagi pihak pelanggan

Ini menyebabkan baki dalam Buku Tunai adalah kurang daripada

penyata bank.

.

Pembayaran oleh bank bagi pihak pelnggan seperti:

Bayaran buku cek

Cek tak layan

Faedah atas overdraf

Bayaran yang dibuat oleh bank bagi pihak pelanggan atas perintah

bayar terus seperti bayaran premium insurans dan lain-lain lagi.

Keadaan ini akan menyebabkan baki dalam Buku Tunai adalah lebih

daripada baki dalam penyata bank.

4.5 IMBANGAN DUGA

Imbangaan duga merupakan satu senarai baki- baki akuan yang diambil daripada akuan

dalam lejar dan Buku Tunai. Biasanya, imbangan duga disediakan pada akhir suatu tempoh

perakuanan.

Jika sesuatu imbangan duga bagi akuan tersebut tidak dapat diimbangi, maka sudah

tentu berlaku kesilapan dalam penyediannya. Antara langah penyemakan yang dibuat dalam

mengesan kesilapan tersebut ialah:-

Penyemakan semula pengiraan jumlah

Pada masa ini, kami akan menyemak semula pengiraan jumlah ruangan debit

dan jumlah ruangan kredit imbangan duga.

Penyemakan akuan

Sekiranya terdapat perbezaan antara ruangan debit dan kredit,, kami akan

menyemak semula akuan yang mempunyai baki perbezaan tersebut.

Penyemakan imbangan duga

Jika kesilapan masih tidak dapat dikesan, baki bagi perbezaan antara ruangan

debit dan kredit dicari jika terdapat dalam imbangan duga. Jika

amuan tersebut ada, kami perlu memastikan bahawa ia diccatatkan di sebelah yang betul.

Penyemakan semula baki akuan di lejar.

Pada masa ini pula, kami akan memastikan bahawa semua ruangan debit dalam

lejar disenaraikan di ruangan debit imbangan duga dengan amuan yang betul.

Begitulah sebaliknya bagi ruangan kredit.Selain itu, perhitungan dalam akuan

juga dipastikan agar amuaunnya dicatatkan dengan betul.

4.5.1 TUJUAN PENYEDIAAN IMBANGAN DUGA

Tujuan imbangan duga disediakan adalah untuk:-

Menguji atau menyemak ketepatan catatan bergu yang dibuat dalam akuan lejar

dan Buku Tunai.

Menyemak ketepatan pengiraan dalam Buku Tunai dan lejar

Menyemak ketepatan pengeposan dari Buku Tunai ke lejar.

Memudahkan penyediaan penyata kewangan dan kunci kira-kira.

Imbangan duga disediakan dalam dua bentuk

Bentuk lajur Bentuk lembaran kerja

4.6 AKAUN UNTUNG RUGI

Akaun untung rugi merupakan satu akaun yang meringkaskan kesan kegiatan perniagaan

dan melaporkan hasil kedalian bagi sesuatu tempoh perakaunan.Ia merekod segala butir yang

berkaitan secara lansung dan tidk langsung dengan pembelian dan penjualan barang

niaga.Tujuan utama penyediaan akaun untung rugi adalah untuk mengetahui prestasi kewangan

yang sebenar bagi sesebuah perniagaan ialah untung atau rugi bersih di akhir kewangan

tersebut.

4.7 KUNCI KIRA-KIRA

Kunci kira-kira ditakrif sebagai penyata kewangan yang meringkaskan kedudukan

asset ,liability dan modal yang dilaburkan oleh pemilik perniagaan pada suatu tempoh

tertentu,biasanya pada akhir tempoh perakaunan.Kunci kira-kira ini disediakan untuk tujuan

pengimbangan, di mana jumlah asset di bahagian kiri mestilah sama dengan jumlah liabiliti di

sebelah kanan

Kunci kira-kira boleh dipersembahkan :

Dalam bentuk ‘T’

Dalam bentuk penyata

4.7.1 TUJUAN PENYEDIAAN KUNCI KIRA-KIRA

Kunci Kira-Kira disediakan bertujuan untuk:

1. Menunjukkan kedudukan kewangan perniagaan

Hal ini dapat ditunjukkan atau ditafsir daripada jenis dan jumlah asset

dan liability yang di dalam kun ci kira – kira.

2.Menjukkan kedudukan kewangan adalah cair atau tidak.

Hal ini dapat dilihat atau ditafsir dengan melihat kemampuan perniagaan

untuk menjelaskan liabiliti jangka pendek dengan merujuk kepada

modal kerja dan semasa.

3. Menunjukkan baki asset dan liabiliti sesuatu perniagaan pada akhir suatu

tempoh kewangan.