Bab 3 – Dokumen Perniagaan

Pengenalan• Dokumen perniagaan merupakan satu bahan bercetak atau bertulis yang menerangkan tentang urus niaga.• Terdapat tiga peringkat penggunaan dokumen dalam urus niaga, iaitu sebelum, semasa dan selepas.

Disediakan oleh: Ooi Chia P’ng

3.1 Kepentingan dokumen

• Dokumen perniagaan merupakan keterangan atau catatan bertulis yang sah tentang urus niaga yang berlaku.

Kepentingan dokumen:• Memberikan maklumat tentang barang yang diniagakan• Menjadi bukti setiap urus niaga yang dijalankan• Mengesahkan penghantaran, penerimaan dan pembayaran• Menjadi sumber maklumat kepada peniaga

3.1.1 Kepentingan menyimpan dokumen

• membolehkan rujukan dibuat dengan cepat dan mudah• menjamin keselamatan dokumen• mengelakkan risiko kerosakan dan kehilangan dokumen

3.1.2 Cara menyimpan dokumen

• Dokumen boleh disimpan secara manual atau elektronik• Penyimpanan secara manual adalah menggunakan fail dan buku rekod• Kaedah failan: (a) menegak (b) bersisi (c) melintang

• Penyimpanan secara elektronik disimpan di dalam komputer, cakera padat, cakera liut dan pendrive • Kelebihan menyimpan secara elektronik: (a) dapat menyimpan banyak maklumat (b) menjimatkan ruang (c) menjimatkan penggunaan kertas (d) maklumat dapat dirujuk dengan mudah dan cepat

3.2 Jenis Dokumen

Dokumen perniagaan dapat dibahagikan kepada tiga peringkat:

(a) Sebelum urus niaga (i) surat tanya (ii) katalog / senarai harga / sebut harga

(b) Semasa urus niaga (i) borang pesanan (ii) nota serahan (iii) invois (iv) nota debit (v) nota kredit

(c) Selepas urus niaga (i) resit (ii) penyata akaun

3.2.1 Surat tanya

• Surat tanya dikirimkan oleh peniaga kepada pembekal

• Peniaga akan bertanya tentang perkara-perkara tentang: (a) Jenis barang dan kuantiti barang yang dikehendaki (b) Harga barang dan syarat pembayaran (c) Syarat serahan dan pembayaran (d) Tarikh serahan

3.2.2 Katalog / Senarai harga / Sebut harga

• Katalog ialah dokumen bercetak yang mempunyai gambar dan maklumat barang• Katalog tidak menyatakan harga barang untuk mengelakkan percetakan semula katalog apabila harga barang berubah

• Sebut harga ialah dokumen yang menyenaraikan harga barang yang diminta oleh peniaga

• Kandungan sebut harga: (a) jenis barang (b) jenama barang (c) harga barang (d) kadar diskaun niaga dan diskaun tunai

3.2.3 Borang pesanan

• Setelah meneliti dengan sebut harga, pembeli boleh membuat pesanan melalui surat rasmi atau borang pesanan daripada pembekal yang terbaik• Borang pesanan merupakan dokumen yang merekod butir barang yang dipesan oleh pembeli

• Kandungan borang pesanan: (a) tarikh, nombor rujukan barang, sebut harga serta nombor pesanan (b) harga, jenis, jenama, dan kuantiti barang (c) syarat serahan dan pembayaran (d) kadar diskaun niaga dan diskaun tunai

3.2.4 Nota serahan

• Nota serahan dihantar oleh pembekal kepada peniaga bersama-sama barang yang dipesan• Tujuannya adalah untuk memudahkan peniaga memeriksa barang yang diterimanya• Harga barang tidak dicatatkan di dalam nota serahan • Setelah peniaga berpuas hati dan menyemak barang, peniaga akan menandatangani nota serahan tersebut sebagai akaun penerimaan.

3.2.5 Invois

• Invois dihantar oleh pembekal kepada peniaga menunjukkan barang-barang yang dibeli secara kredit dan jumlah yang perlu dibayar• Invois dikirim kepada peniaga selepas barang yang dipesan diterima• Invois disedia dalam tiga salinan. Satu salinan dihantar kepada peniaga dan dua lagi salinan disimpan oleh pembekal

• Kandungan invois: (a) nama dan alamat pembekal dan peniaga (b) nombor pesanan, nombor invois dan tarikh (c) keterangan jenis barang, kuantiti dan harga (d) syarat bayaran, syarat serahan dan diskaun (e) K. & K. di K.

bermaksud Kesilapan dan Ketinggalan, Dikecualikan bermakna penyedia invois berhak membetulkan kesalahan

atau kesilapan catatan yang terdapat dalam invois

3.2.6 Nota debit

• Nota debit dihantar oleh pembekal kepada peniaga untuk memberitahu bahawa akaunnya telah didebit bagi menambahkan hutangnya.

• Nota debit dikeluarkan apabila: (a) peniaga dikenakan caj untuk bekas-bekas kosong (b) peniaga dikenakan harga yang lebih rendah daripada yang sepatutnya. (c) bayaran pengangkutan tidak dicatatkan (d) barang dihantar tetapi tidak dicatatkan dalam invois

3.2.7 Nota kredit

• Nota kredit dihantar oleh pembekal kepada peniaga bagi menunjukkan jumlah yang belum dijelas oleh peniaga.

• Nota kredit dikeluarkan apabila: (a) pulangkan barang (b) diberi diskaun komisen atau elaun (c) kesilapan pengiraan (d) pulangkan bekas kosong yang telah dikenakan bayaran

3.2.8 Penyata akaun

• Penyata akaun dihantar oleh pembekal kepada peniaga pada akhir bulan dan merupakan ringkasan urus niaga pada bulan lepas• Penyata akaun penting kerana peniaga dapat menyemak urus niaga dalam bukunya dan sebagai ingatan jumlah yang sudah dibayar atau belum dibayar

• Maklumat yang terkandung:(a) Nama dan alamat pembekal dan peniaga(b) Nombor dan tarikh(c) Tarikh dan jumlah jualan, bayaran & pulangan dibuat(d) Baki hutang pada akhir bulan jika ada

3.2.9 Resit

• Resit dikeluarkan oleh pembekal untuk membuktikan penerimaan bayaran daripada pembeli

• Kandungan resit: (a) nama dan alamat peniaga dan nombor resit (b) nama pelanggan atau pembayar (c) jumlah, tarikh dan tujuan (d) nombor cek ( jika dibayar dengan cek ) (e) tandatangan penerima wang

3.2.10 Bil tunai

• Bil tunai digunakan dalam urus niaga tunai sahaja iaitu sebagai bukti pembayaran kepada pembeli

• Kandungan bil tunai: - nama penjual, jenis & kod barang, kuantiti & harga barang, jumlah bayaran dan tarikh belian

3.3 Maklumat penting dalam Dokumen

3.3.1 Mengenal pasti maklumat penting dalam dokumen

• Maklumat penting dalam dokumen terdiri daripada syarat serahan, syarat bayaran dan diskaun niaga

• Syarat serahan: (a) syarat masa serahan (b) syarat bayaran angkutan

Syarat masa serahan

(a) Serahan sedia Barang sedia di dalam stok pembekal & boleh diserah kepada pembeli apabila pesanan diterima

(b) Serahan segera Barang boleh diserah dalam beberapa hari

(c) Serahan hadapan / tertunda

Penyerahan akan dibuat pada suatu tarikh yg diberi atau ditetapkan

Syarat Bayaran Angkutan

(a) Angkutan Dibayar ( Ang. Dib. )

Kos angkutan termasuk dalam harga barang

(b) Angkutan hadapan ( Ang. Had. )

Kos angkutan tidak termasuk dalam harga barang

(c) Percuma ke dlm kapal ( P. ke D. K. )

Pembekal akan membayar semua perbelanjaan sehingga barang dimuatkan ke dlm kapal

(d) Percuma ke dlm gerabak ( P. ke D. G. )

Harga yang ditawarkan hanya termasuk kos angkutan dari kedai penjual ke stesen kereta api yang berhampiran

(e) Kos, Insurans & Tambang (K.I.T)

Harga yang ditawarkan termasuk kos, insurans dan tambang kapal

3.3.2 Kegunaan dokumen bagi penyediaan akaun

• Dokumen perlu disimpan baik di dalam dail dan menjadi dokumen asas untun direkodkan dalam buku akaun.• Dokumen yang diguna untuk menyedia akaun: invois, nota debit, nota kredit, resit & bil tunai

3.3.3 Diskaun

Diskaun tunai Diskaun Niaga

• potong dari hutang atau harga bersih dalam invois

• potong dari harga asal

• diberi pada masa bayaran • apabila barang dibeli atau dijual

• galak jelas hutang• mengurangkan hutang lapuk• galak beli secara tunai

• galak belian secara pukal• beri untung kepada peniaga• menyelaras harga

• lebih cepat pembayaran, lebih tinggi kadarnya

• lebih banyak belian, lebih tinggi kadarnya

3.3.4 Kira diskaun dan syarat pembayaran

Mengira DiskaunContoh pengiraan:Jumlah harga belian barang = RM 500Diberi diskaun niaga = 25%

(a) Formula untu mencari diskaun niaga: Kadar diskaun niaga X Harga X 25% X RM500 = RM125

(b) Harga yang patut dibayar selepas diskaun niaga: = RM 500 – RM125 = RM375

Peruncit diberi diskaun tunai sebanyak 10% dalam 14hariJumlah harga belian barang setelah ditolak diskaun niaga = RM375

10% X RM375 = RM37.50Harga bersih = RM375 – RM37.50 = RM 337.50

Syarat Pembayaran

Bayar Waktu Terima (B.W.T)

Pembeli mesti menjelaskan bayaran semasa menerima barang

Tunai Waktu Pesanan (T.W.P)

Bayaran mesti dikirim bersama pesanan

Tunai Segara / Bayaran Segera

Bayaran mesti dibuat dalam tempoh 2 / 3 hari selepas barang diterima

Tunai bersih / Bayaran Bersih

Jumlah amaun : jumlah bersih, setelah ditolak semua potongan dan diskaun yg diberikan

Dengan akaun yang diakui

Pembekal hanya beri kredit kepada peniaga yg mempunyai taraf kredit yg kukuh atau kedudukan kewangan yg stabil