POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH SABAK BERNAM JABATAN HOSPITALITI KURSUS PENGURUSAN MICE H 3026

KERTAS KERJA MALAM CITRA BUDAYA PERINGKAT POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH, SABAK BERNAM ANJURAN: SIJIL PENGURUSAN PELANCONGAN SEMESTER 4 SESI JANUARI 2008

1.0

PENGENALAN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 Nama Projek Tema Penganjur Kursus Tempat : Malam Citra Budaya Peringkat Politeknik Sultan Idris Shah, Sabak Bernam. : Budaya Kita Warisan Kita : Pelajar Sijil Pengurusan Pelancongan Semester 4 Sesi Januari 2008. : Pengurusan MICE H 3026 : Dataran Hospitaliti, PSIS.

Tarikh Tentatif : 27 April 2008 Hari Masa : Ahad : 8.30 pm 11.00 pm

2.0

OBJEKTIF 2.1 2.2 2.3 2.4 Untuk mendedahkan para pelajar kepada prosidur pengurusan MICE dan cara menguruskan sesebuah acara. Sebagai satu aktiviti untuk meningkat tahap kefahaman para pelajar di dalam proses pembelajaran dan pengajaran di peringkat Politeknik. Untuk meningkatkan tahap kemahiran dan minat para pelajar melalui penganjuran acara sebenar di luar kelas. Untuk mencapai objektif di dalam proses pengajaran dan pembelajaran Kursus Pengurusan MICE kepada para pelajar secara amnya.

3.0

TENTATIF ITINERARI / AKTIVITI 3.1 Tentatif itinerari untuk acara ini dirancang akan dijalankan pada waktu malam kerana ia difikirkan akan dapat membantu pihak penganjur menjalankan aktiviti ini secara lebih berkesan tanpa menganggu sesi kuliah pada waktu siang. Selain itu, ia juga akan memudahkan pelajarpelajar lain untuk datang menonton atau menyertai acara pada malam tersebut. Aktiviti yang dirancang juga melibatkan:

3.2

3.2.1 3.2.2

Pertunjukan pakaian tradisional semua negeri dan kaum di Malaysia oleh pelajar-pelajar yang terlibat. Pertandingan Dikir Barat Rakyat antara pelajar-pelajar PSIS.

Pertandingan ini juga dirancang akan dijalankan secara terbuka untuk semua pelajar di PSIS. 3.3 Tempat yang dipilih untuk menjalankan acara malam Citra Budaya ini dicadangkan di dataran Hospitaliti, PSIS kerana ia mempunyai ruang yang lebih luas dan selesa untuk acara ini. (sila rujuk lampiran I untuk aktiviti terperinci).

4.0

AHLI JAWATANKUASA PENGANJUR Ahli jawatankuasa untuk penganjuran acara ini akan melibatkan pelajar yang mengambil kursus Sijil Pengurusan Pelancongan semester 4 sesi januari 2008. Kumpulan pelajar ini akan diberi tanggungjawab dalam bentuk carta organisasi yang lengkap melibatkan semua tugasan utama yang diperlukan untuk penganjuran acara Malam Citra Budaya ini. (sila rujuk lampiran I & II untuk carta organisasi)

5.0

ANGGARAN KOS / BAJET AKTIVITI Secara umumnya anggaran kos yang dijangka untuk menganjurkan Malam Citra Budaya ini tidak akan melibatkan jumlah kos yang besar kerana kebanyakan peralatan utama yang diperlukan untuk penganjuran acara ini terdapat di Jabatan Hospitaliti dan Politeknik Sultan Idris Shah. Jumlah bajet yang diperlukan untuk penganjuran hanya melibatkan kos untuk logistik dan kos sampingan yang lain. (sila rujuk lampiran Iv untuk bajet terperinci)

6.0

LOGISTIK / PERALATAN Untuk menganjurkan acara ini, pihak penganjur telah menyenaraikan beberapa peralatan utama yang diperlukan untuk penganjuran acara. Kebanyakan peralatan akan diperolehi dari pihak Jabatan Hospitaliti dan terdapat beberapa peralatan lain yang perlu dipinjam dari unit unit yang terdapat di PSIS. Pihak penganjur akan memohon untuk peminjaman peralatan dari unit yang bersangkutan di PSIS bagi melicinkan lagi proses penganjuran acara ini. (sila rujuk lampiran V untuk senarai terperinci)

7.0

PESERTA ACARA Pihak penganjur telah mengenal pasti beberapa kumpulan peserta yang akan membantu menjayakan lagi acara ini. Antara peserta yang telah dikenal pasti seperti: 7.1 Peserta pertandingan Dikir Barat Rakyat 7.2 Peserta pertunjukan pakaian tradisional 7.3 Dif - dif kehormat (Pengarah, Timb. Pengarah dan semua Ketua Jabatan) 7.4 Barisan pensyarah PSIS 7.5 Pelajar (Sila rujuk lampiran VI untuk senarai terperinci nama penganjur)

7.0

SINOPSIS MALAM CITRA BUDAYA PERINGKAT PSIS Malam Citra Budaya ini dirancang akan berlangsung pada hari ahad malam isnin pada pukul 8.30 pm yang akan dirasmikan oleh Pengarah / Ketua Jabatan Hospitaliti. Hari ahad malam telah dipilih kerana ia difikirkan akan memudahkan para pelajar menyertai acara ini apabila mereka kembali ke asrama selepas cuti hujung minggu. Acara ini akan dimulakan dengan pengerusi majlis akan mengalu-alu kan kedatangan para semua jemputan dan peserta acara. Kemudian pengacara majlis akan menjemput Ketua Jabatan Hospitaliti dan Pengarah PSIS untuk memberi ucapan dan merasmikan majlis Malam Citra Budaya ini. Kemudian pengacara majlis akan memulakan majlis dengan pertunjukan pakaian tradisional negeri / kaum di malaysia. Setelah tamat pertunjukan pakaian tradisional, majlis akan diteruskan dengan pertandingan dikir barat sehingga tamat, sementara markah pertandingan dikira, majlis akan diteruskan dengan persembahan kumpulan dikir barat jemputan. Selepas itu, pengumuman keputusan pertandingan oleh pengacara majlis dan penyampaian hadiah kepada pemenang. Majlis akan berakhir selepas itu.

7.1

Syarat Syarat Pertandingan Dikir

7.1.1 7.1.2 7.1.3

Acara pertandingan adalah terbuka kepada semua pelajar pelajar di Politeknik Sultan Idris Shah. Setiap kumpulan dikir hanya dibenarkan menghantar peserta tidak melebihi 20 orang anggota untuk bertanding. Setiap kumpulan yang bertanding hanya perlu menyampaikan 1 lagu sahaja dan bebas memilh apa jua tajuk lagu untuk dibawa bertanding dengan syarat lagu tersebut adalah yang tidak berbaur penghinaan terhadap mana mana pihak atau menyentuh isu-isu sensitif masyarakat atau negara. Peserta dibenarkan memakai pakaian seragam yang tersendiri untuk pertandingan ini. Markah juga akan diberi kepada seragam kumpulan. Alat muzik adalah dibawah tanggungjawab kumpulan bertanding sendiri. Alat muzik tidak akan disediakan oleh pihak penganjur. Keputusan pertandingan adalah muktamad, sebarang bantahan tidak akan dilayan oleh pihak penganjur.

7.1.4

7.1.5

7.1.6

7.2

Skema pemarkahan dan pengadilan pertandingan 7.2.1 Pemarkahan akan dibahagikan kepada 5 bahagian iaitu: 20 m 20 m 20 m 20 m 20 m 100 m

7.2.1.1 Melodi lagu 7.2.1.2 Keseragaman pakaian 7.2.1.3 Gaya persembahan 7.2.1.4 Kreativiti kumpulan 7.2.1.5 Kandungan / mesej lagu yang disampaikan Jumlah (sila rujuk lampiran VII untuk borang borang pertandingan) 7.2.2 Pengadilan

Pertandingan ini akan diadili oleh pensyarah jemputan dari kalangan barisan pensyarah yang terdapat di PSIS untuk menunjukkan keadilan dari segi pemarkahan. Pengadilan pertandingan ini akan dijalankan serentak sehingga pertandingan tamat dan keputusan akan diumumkan oleh Ketua Pengadil. 7.3 Hadiah Jawatankuasa pertunjukan telah mencadangkan penganugerahan hadiah akan diberi dalam bentuk: 7.3.1 bahawa

7.3.27.3.3 8.0

Sijil Penyertaan untuk semua Hamper mengikut harga untuk semua kumpulan (RM 200.00, RM 150.00, RM 100.00 dan RM 50.00 seterusnya) Trofi / Piala

SAHSIAHRUPA DIRI DAN KESELAMATAN Pihak jawatankuasa akan mewujudkan 1 badan yang bertanggungjawab yang akan memantau dan menjaga keselamatan serta kebersihan kawasan di tempat acara. Antara tugasan yang akan dipertanggungjawabkan ialah: 8.1

8.28.3 8.4 8.5 8.0

pakaian pelajar Interaksi sosial kebersihan kawasan alatan dan barangan acara suasana di kawasan acara

RANCANGAN REKABENTUK TEMPAT ACARA Pihak jawatankuasa telah merancang lakaran bentuk susunan tempat yang akan diadakan acara ini. Rekabentuk yang dirancang adalah bersesuaian dengan keluasan tempat dan keselesaan untuk tetamu yang hadir. (sila lihat lampiran VIII untuk lakaran terperinci)

9.0

PENUTUP Malam Citra Budaya peringkat PSIS ini dirancang untuk membantu proses pengajaran dan pembelajaran para pelajar di peringkat Politeknik. Idea ini diharap akan membantu pelajar dalam membuat persiapan untuk memulakan kerjaya di dalam industri pelancongan secara amnya selain mewujudkan serta meningkatkan hubungan integrasi kaum antara sesame kakitangan dan para pelajar.

LAMPIRAN I : TENTATIF ITINERARI

Ahad, 27 / 4 / 2008

8. 00 pm : Ketibaan para pelajar dan peserta acara 8.15 pm : ketibaan para pensyarah dan dif dif jemputan 8.30 pm : Majlis bermula - pembukaan persembahan dari Kuda Kepang Sg. Hj Dorani. - ucapan dari Ketua Jabatan Hospitaliti - ucapan & perasmian dari Pengarah PSIS 9.00 pm : Pertunjukan Pakaian Tradisional negeri & kaumkaum di Malaysia 9.30 pm : Pertandingan Dikir Barat bermula 10.45 pm : Persembahan Dikir Barat dari Kumpulan Jemputan 11.00 pm : Penyampaian Hadiah kepada pemenang - penyampaian sijil kumpulan bertanding - penyampaian hadiah 11.30 pm : Majlis bersurai.

LAMPIRAN II : CARTA ORGANISASI UTAMA Penaung Cik Hjh Megawati Mohd Yassin (Ketua Jabatan Hospitaliti) Pengelola Projek Pn. Siti Zauyah Abu Bakar En. Mohd Rahimi Abdul Halim (Pensyarah)

Pengarah Projek

Timb. Peng. Projek Setiausaha Bendahari

Acara

Pemasaran & Promosi

Logistik

Perhubungan Awam

Pertandingan

Promosi

Barangan & kelengkapan

Jemputan / Media

Hadiah

Maklum Balas Pelanggan

Tugas Tugas Khas

Keselamatan & kebersihan

Makanan & Minuman

Pameran

Protokol

Photografi

LAMPIRAN III: SENARAI TUGAS AHLI JAWATANKUASA BIL 1. BIDANG TUGASAN PENGARAH PROJEK SENARAI TUGAS

- Memastikan perancangan program akan berjalan seperti yang dirancang. Memantau kerja yang dijalankan ahli jawatankuasa. Bertanggungjawab menyampaikan maklumat kepada pensyarah dari semasa ke semasa. Bertanggungjawab membuat keputusan yang dibenarkan oleh pensyarah. Membantu kerja-kerja yang diperlukan dari masa ke semasa.

2.

TIMB. PENGARAH PROJEK

- Membantu pengarah projek dalam memastikan projek berjalan seperti dirancang. - Memantau kerja pelaksanaan oleh bahagianbahagian dibawah. - Mengambil alih tugas pengarah semasa ketiadaannya. - Memastikan sepenuhnya tugasan di bahagian pertandingan dan acara berjalan lancar. - menerima arahan dari masa ke semasa - mencatit minit mesyuarat dari semasa ke semasa - menyediakan surat untuk bahagian yang memerlukan. - Bekerjasama dengan bendahari dalam bahagian akaun. - Menyimpan semua dokumen dan maklumat berkaitan acara dari mula hingga tamat. - menerima arahan dari masa ke semasa - mencatit semua aliran duit keluar masuk untuk acara ini. - Menyimpan semua resit pembelian untuk acara ini. - Bekerjasama dengan ketua projek, timb. Ketua projek dan setiausaha dalam urusan pengeluaran dan kemasukan duit. - menerima arahan dari masa ke semasa. - memastikan aturcara majlis berjalan lancar. - memastikan persiapan acara berjalan seperti yang dirancang. - Memastikan acara pertandingan dijalankan mengikut perancangan. - Membuat persiapan dari hiasan, dekorasi dan susun atur. - Memastikan semua keperluan berada di tempat yang sepatutnya. - Memastikan peserta dan AJK bertanggungjawab

3.

SETIAUSAHA

4.

BENDAHARI

5.

ACARA

berada di kawasan yang sepatutnya. - Menyediakan sijil penyertaan untuk peserta dan penganjur pada malam tersebut. - menerima arahan dari masa ke semasa. 6. PEMASARAN & PROMOSI - menyediakan serta mengedar brosur ke tempat yang sepatutnya. - Memastikan semua bahagian berkaitan mengetahui mengenai acara ini. - Menyediakan banner dan menggantung di tempat sepatutnya. - Bekerjasama dengan bahagian acara mengenai penyertaan pertandingan. - Memohon tajaan yang berkaitan. - Menjaga bahagian jemputan tajaan ketika acara. - Membuka booth sebelum acara berlangsung. - Bekerjasama dengan PR dan PROTOKOL dalam menyediakan goodies untuk VIP/VVIP. - Menyediakan kad jemputan untuk VIP/VVIP untuk malam tersebut. - menerima arahan dari masa ke semasa. - menyediakan peralatan dan barangan yang perlu untuk acara. - Bekerjasama dengan bahagian acara untuk penyedian barangan dan peralatan. - Menyediakan checklist untuk barangan yang dipinjam dari proses pinjaman hingga pemulangan. - Memastikan barangan dalam keadaan baik. - Menerima arahan dari masa ke semasa.

7.

LOGISTIK

8.

PERHUBUNGAN AWAM

- menjalinkan hubungan baik dengan pihak mediauntuk memastikan media datang ketika acara. Menyediakan write up untuk media mengenai acara tersebut. Memastikan maklumbalas jemputan untuk acara tersebut. Bekerjasama menyediakan goodiesuntuk jemputan. Memastikan kebajikan peserta jemputan pada malam tersebut. Menerima arahan dari masa ke semasa.

9. KESELAMATAN & KEBERSIHAN

- menyediakan pembahagian tempat duduk VIP/VVIP serta jemputan khas untuk acara tersebut. - Memastikan keadaan pengunjung terkawal ketika acara. - Membantu bahagian acara untuk memastikan acara berjalan lancar. - Memastikan keadaan tempat bersih untuk sebelum, semasa dan selepas acara. - Membantu bahagian logistik dalam penyediaan

peralatan dan barangan. - Menerima arahan dari masa ke semasa. 10. MAKANAN & MINUMAN - menyediakan makanan dan minuman untuk AJK pada hari tersebut. - Menyediakan snack dan minuman untuk VVIP dan VIP pada malam tersebut. - Bekerjasama dengan bahagian acara dan tugas2 khas untuk malam tersebut. - Menyediakan juga snack n drink untuk media pada malam tersebut. - Menerima arahan dari semasa ke semasa. - menyediakan bahan-bahan untuk pameran pada hari tersebut. - Menyediakan peralatan dengan keperluan untuk pameran. - Bekerjasama dengan bahagian acara untuk menjayakan acara pada malam tersebut. - Menerima arahan dari masa ke semasa. - menjaga protokol untuk VVIP/VIP serta jemputan khas pada malam tersebut. - Menyediakan tempat serta keperluan untuk VVIP/VIP. - Menyediakan buku acara untuk acara tersebut. - Bekerjasama dengan bahagian PR, acara dan Promosi untuk malam tersebut. - Menerima arahan dari masa ke semasa.

11.

PAMERAN

12.

TUGAS-TUGAS KHAS

LAMPIRAN IV; ANGGARAN PENDAPATAN DAN KOS ACARA

(i) Anggaran Pendapatan BIL 1 PERKARA PELAJAR (DUIT KELAS) PENGIRAAN RM 100.00 x 38 orang JUMLAH RM 3800.00

(ii) Anggaran Kos Acara BIL 1. PERKARA DEKORASI - Belon - Polisterin Backdrop - Cat Backdrop (Pelika) - Banner - Kertas berkilat MAKANAN DAN MINUMAN - makan malam dan minuman - mineral water HADIAH - Hamper RM 200.00 - Hamper RM 150.00 - Hamper RM 100.00 - Trofi Pertama SIJIL PENYERTAAN 5. PROMOSI - Kad jemputan - Kertas warna LAIN-LAIN KOS Cenderahati Pengarah Cenderahati Ketua Jabatan Cenderahati Pengadil Cenderahati Jemputan PENGIRAAN JUMLAH

RM 10.00 x 5 bungkus RM 5.00 x 5 keping RM 10.00 x 3 warna RM 150.00 x 2 bidang RM 1.00X 20 helai

RM 50.00 RM 25.00 RM 30.00 RM 300.00 RM 20.00

2.

RM 4.00 x 50 orang RM 15.00 x 4 kotak

RM 200.00 RM 60.00

4.

RM 200.00 x 1 RM 150.00 X 1 RM 100.00 x 1 RM 30.00 RM 1.00 x 100

RM 200.00 RM 150.00 RM 100.00 RM 30.00 RM 100.00

RM 5.00 x 26 keping RM 10.00 x 2 rim

RM 130.00 RM 20.00

6.

RM 30.00 x 1 orang RM 15.00 x 14 orang RM 5.00 x 5 orang RM 25.00 x 1

RM 30.00 RM 210.00 RM 25.00 RM 25.00

7.

SAGUHATI KUMPULAN JEMPUTAN KANOPI Kos Kecemasan Jumlah Kos

RM 300.00 x 1

RM 300.00

8. 9. 10.

RM 60.00 x 6 kanopi RM 300.00

RM 360.00 RM 300.00 RM 2665.00

LAMPIRAN V: SENARAI PERALATAN

BIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

PERKARA Pentas Mudah Alih dan Backdrop Lampu Kelip Spot Light PA Sistem dan 2 mikrofon Kerusi Meja (gerai) + pengadil Rostrum Cordless Mic. Extension wire Walkie-Talkie Sofa VIP (3+2+1)

JUMLAH 1 unit 4 unit 4 unit 2 set 300 unit 10 unit 2 unit 2 unit 4 unit 15 unit 1 set

LAMPIRAN VI : SENARAI NAMA PENGANJUR / PELAJAR PENSYARAH: 2 ORANG BIL 1. 2. NAMA Puan Siti Zauyah Binti Abu Bakar Mohd Rahimi Bin Abdul Halim NO. KAD PENGENALAN 801023-02-5842 820630-06-5225

PELAJAR: 38 ORANGBIL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 NO.PEND 17SUP06F001 17SUP06F002 17SUP06F003 17SUP06F004 17SUP06F005 17SUP06F006 17SUP06F007 17SUP06F008 17SUP06F009 17SUP06F010 17SUP06F011 17SUP06F012 17SUP06F013 17SUP06F014 17SUP06F015 17SUP06F016 17SUP06F017 17SUP06F018 17SUP06F019 17SUP06F020 17SUP06F021 17SUP06F022 17SUP06F023 17SUP06F025 17SUP06F026 NO.KP 881220355173 880822015550 880709085610 880111035352 880225085331 881109105432 880919565356 880212145382 881119565774 881215086722 881219045143 880610086111 880603085903 880210086366 880707565020 880608105600 880903085729 880504105024 880611085874 880710105244 880524105232 881226065839 880831085593 880507145988 880527565146 NAMA JASON TIMYRAJ A/L SUBRAMANIAM NOOR AZLINA BTE HASSAN NORHIDAYAH BINTI HANAFIAH HAMIZAH BINTI ZULKIFLI AZIZUL HAKIM BIN AHMAD AZIZI NOR IZAN IZUANI BT NORDIN NUR SHARMILA AIDA BINTI HARUN MASTURA BINTI ABDUL RAHIM HAZLIN ASYIKIN BINTI HALIM NURUL NADIA BINTI ROMAINI MUHAMMAD HAFIDZ BIN RAZALI AZHARUL AZWAN B. MAHD JAHARI MUHAMMAD HELMI B ABD SHUKOR NORWAHIDA BT ALANG SAMAD SITI SYAZANA BINTI AHMAD NORMIZA BT RUSLAN MOHAMAD IEZWAN FAHMY BIN MOHD NIZAR SITI NORMAL ASIAH BINTI KOHAR SAIDATUL NADIA BINTI AZIRI NUR MASHITAH BINTI MOHD YUSOF NUR SUHAILI BT RAZALI MUHAMAD HUSSAINI BIN RAZALI MUHAMAD HILMI BIN HASNAN NORIDAYU BT. ABD. RAHMAN ROHAYA BINTI ZULKEPLY

26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

17SUP06F027 17SUP06F028 17SUP06F029 17SUP06F030 17SUP06F031 17SUP06F032 17SUP06F033 17SUP06F034 17SUP06F036 17SUP06F037 17SUP06F038 17SUP06F039 17SUP06F040

880818235606 881219105302 881203086012 880625025530 881102016066 880223086568 880128086666 880921085888 880501086390 880415045234 881102435674 880122105563 881014565380

NURHAYATI BTE MOHAMAD ZIN SAFINA AIDA BINTI SAMINGAN NORSYARIFATUL HANANI BINTI OSMAN NUR AFIFA BT ABD. AZIZ CHONG SET YEE NUR FADZILAH BT MAHAMUD NOORSHAHIDA BINTI MAZAH NOR SHAHIDATUL ISLA AHMAD TARMIZI ASLINA BINTI AHMAD SITI NOOR BALQIS BINTI ANUAR SITI RAHIMAH BINTI AHMAD MOHD FEZRY BIN AYUB NOR ATIQAH BINTI MOHAND TERMIZI

LAMPIRAN VII: BORANG - BORANG (i) Borang Pemarkahan Pertandingan BIL 1 2 3 4 5 6 Melodi lagu Keseragaman pakaian Gaya persembahan Kreativiti kumpulan Kandungan / mesej lagu yang disampaikan Jumlah PERKARA MARKAH / 20 / 20 / 20 / 20 / 20 / 100

(ii) Borang Daftar Pertandingan Nama Kumpulan Jabatan Nama Peserta : : : 16. _________________________ 17. _________________________ 18. _________________________ 19. _________________________ 20. _________________________ 21. _________________________ 22. _________________________ 23. _________________________ 24. _________________________ 25. _________________________

1. __________________________ 2. __________________________ 3. __________________________ 4. __________________________ 5. __________________________ 6. __________________________ 7. __________________________ 8. __________________________ 9. __________________________ 10. _________________________ 11. _________________________ 12. _________________________ 13. _________________________ 14. _________________________ 15. _________________________

LAMPIRAN VIII : LAKARAN TEMPAT ACARA

PENTAS UTAMA

ROSTRUM KERUSI VIP MEJA PENGADIL

KERUSI PENONTON

GERAI 1 GERAI 2 GE RA I3RUANG PAMERAN

Kertas kerja ini dihasilkan untuk proses pengajaran dan pembelajaran di Jabatan Hospitaliti, Politeknik Sultan Idris Shah. Sabak Bernam.

Disediakan oleh:

Disemak oleh

.. (MOHD RAHIMI BIN ABDUL HALIM) PENSYARAH KURSUS

(SITI ZAUYAH BINTI ABU BAKAR) KETUA PROGRAM PELANCONGAN

Disahkan oleh

Diluluskan oleh

(HJH. MEGAWATI BINTI MOHD YASSIN) KETUA JABATAN HOSPITALITI

(DR. ARSHAD BIN KASSIM. BCM) PENGARAH, POLITEKNIK SULTAN IDRIS SHAH