KERTAS KERJA BAGI PENAMBAHBAIKAN PENGURUSAN PELAJAR DI MRSM LANGKAWI

Pendahuluan

K- economy di negara kita Malaysia bermula setelah dilancarkan Pelan Induk K- Ekonomi / K-Economy Master Plan pada tahun 2002. Ia memakan masa selama 10 tahun untuk dilaksanakan Terdapat 136 cadangan di dalam Pelan Induk K-Ekonomi di mana terdapat 7 cabaran utama di mana 64 daripada melibatkan pemupukan sumber tenaga manusia dan 13 cadangan menumpukan kepada membangunkan sektor awam kepada K-based sector awam.

K- economy adalah suatu bentuk ekonomi yang menumpukan kepada pengetahuan untuk aktivitinya dan oleh itu organisasi yang beroperasi menggunakan K-economy sebaiknya melaksanakan amalan KM. Laporan Pembanggunan Dunia 1999 telah merumuskan bahawa pengetahuan/ knowledge adalah faktor utama yang menentukan cara hidup rakyat sesuatu negara itu bukannya tanah, peralatan atau tenaga buroh.Kini negara yang maju dengan teknologi seperti jepun adalah sebenarnya berasaskan pengetahuan/ knowledge-based. Jadi Knowledge Economy adalah penggunaan pengetahuan yang yang khas bagi memperkuatkan sesuatu negara ke arah berupaya untuk menghasilkan inovasi, mengadaptasi dan merekacipta. Dalam erti kata lain pengetahuan membangunkan ekonomi. Sekiranya sesuatu negara itu memberi penekanan kepada ekonomi untuk membangunkan ekonominya maka organisasi atau pun syarikat juga mesti menggunakan pengetahuan untuk terus bersaing dan berkembang. Dengan itu organisasi perlu mengamalkan Knowledge Management bagi mengekalkan kecemerlangannya kerana K-economy sebenarnya menyokong Knowledge Mangement.

Kita di MRSM yang terlibat serta berpengalaman di dalam ekonomi pengeluaran ( industrial economy) memerlukan kepada amalan pengurusan manausia. MRSM Langkawi sebagai suatu institusi memerlukan KM untuk menyediakan pelajar-pelajar untuk menghadapi K-economy. Sebelum guru atau kakitangan bersedia untuk membentuk pelajar ke arah amalan KM maka mereka mestilah sudah biasa dan berupaya melaksanakan amalan KM.

MRSM/ Kolej MARA sudah wujud sejak seawal tahun 70 an dan telah melaksanakan pelajaran di peringkat primer dan sekunder. Sistem pembelajaran ini telah menghasilkan lebih 60,000 pelajar yang kebanyakannya profesional yang bekerja di sektor swasta. Jadi apakah kita sudah berpuas hati ? Di dalam dunia pendidikan kini jika kita tiada pendekatan terkini maka kita tidak akan mampu bersaing dan akan ditewaskan. Oleh itu langkah bijak untuk kejayaan yang berterusan dan mampu bersaing adalah dengan menggunakan segala pengalaman kita, pengetahuan dan kemahiran yang kita sejak 33 tahun yang lalu. Amalan KM di MRSM/ Kolej MARA akan menjadikan kita akan mengekalkan prestasi kita dan mampu bersaing di peringkat pendidikan Menengah Rendah dan Atas di negara kita Malaysia.

1

Dalam usaha menjadikan MRSM/ Kolej MARA mampu bersaing dan mengekalkan prestasi sebagai organisasi yang bertaraf dunia dalam dunia pendidikan di Malaysia maka amalan KM akan dilaksanakan. Amalan KM akan menghasilkan perkara berikut:

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT ?

KM adalah budaya dan ia bukan teknologi. Ia merupakan pengurusan minda atau cara berfikir. Ia juga merupakan pendekatan pengurusan dan falsafah organisasi yang dibantu oleh teknologi. Mengurus pengetahuan adalah cara berkerja professional di dalam K-based organisasi. KM adalah satu operasi protokol yang piawai , pengurusan cara berfikir, habit dan amalan dalam K-organisasi. Amalan KM akan mengujudkan satu iklim baru kepada organisasi yang menumpukan kepada kopetensi dan inovasi. KM adalah berkaitan pencapaian pengekalan prestasi dengan mengumpil pengetahuan tacit sumber manusia dan pengetahuan eksplicit organisasi. ( Dr Frankie Ow Chee Keong Jt Frank Management Center)

LAPAN TABIAT DALAM USAHA MENGUASAI PENGETAHUAN

Amalan KM melibatkan lapan ( 8 ) habit iaitu:

Knowledge Identification ( K-Identification/ Pengenalpastian Pengetahuan) Knowledge Acquisition ( K-acqusition / Pemerolehan Pengetahuan) Knowledge Application ( K-application / Aplikasi Pengetahuan ) Knowledge Sharing ( K-sharing / Perkongsian Pengetahuan) Knowlegde Development ( K- development / Pembanggunan Pengetahuan) Knowlwdge Creation ( K-Creation / Penciptaan Pengetahuan) Knowledege Preservation ( K- preservation / Pendokumentasian Pengetahuan) Knowledege Measurement ( K- measurement / Pengukuran Pengetahuan)

Terdapat enam ( 6 ) pengupaya dalam menyokong KM iaitu :

Physical Architecture / Structural Design / Struktur Organisasi Living K-Policy/ Polisi Organisasi K-Tools / Alatan Human Capital/ Sumber Manusia Techonology / teknologi alatan

TUJUAN

Tujuan kertas kerja ini adalah bagi memperkenalkan amalan KM di dalam pengurusan pelajar di MRSM Langkawi. Unit yang bertanggungjawab di MRSM Langkawi adalah yang diketuai oleh Penolong Pengetua HEP yang merangkumi perkara-perkara berikut:

2

a. Bimbingan dan kaunseling termasuk panduan kerjayab. Bantuan kewangan pelajarc. Pengurusan disiplin pelajard. Pengurusan asramae. Pengurusan homeroomf. Badan Kepimpinan pelajarg. Pengurusan Ko-Kurikulum pelajarh. Pengurusan kaunter

APA ITU KNOWLEDGE MANAGEMENT FUNCTION TEAM ( KMFT)

KMFT akan dapat dilaksanakan dengan mengujudkan pasukan petugas KM yang terdiri dari guru-guru dan kaitangan. Pasukan ini akan memberi laporan dan bertanggungjawab terus dengan Pengetua. Pasukan petugas di MRSM Langkawi seharusnya terdiri dari ahli-ahli berikut:

a. Penolong Pengetua HEP – Ketua Pasukan Petugasb. Penolong Pegawai tadbir kananc. Wardend. Guru Komputer/ Mahir ITe. Guru Mediaf. Guru Disipling. Guru Akademikh. Kaunselor

Apakah tugas-tugas KMFT ? Berikut adalah sedikit sebanyak tugas-tugas yang perlu dilaksanakan.

1. Menyelaras tumpuan KMFT dengan maktab dengan :

a. menghasilkan suatu misi KMFT yang akan memandu KMFTb. Membangunkan falsafah KMFT iaitu

- Buat K- policy yang akan memandu KM Function- Wujudkan K-culture untuk menyokong tumpuan KM

function

2. Membuat suatu objektif dan matlamat yang jelas bagi KMFT ini.3. Mantapkan lagi Pasukan petugas ini dengan perancangan latihan untuk

staf4. Memulakan perbncangan dengan mana-mana jabatan / unit yang

berminat melaksanakan KM di dalam jabatan/ unit mereka.

3

5. Kenalpasti unit, kumpulan atau lokasi-lokasi yang sesuai bagi perlaksaan KM ini.Tiga perkara harus diambil kira iaitu:

a. Tanggungjawab kepada Pelanggan/ Consumer Responsiveness – FAQs

b. Rate of Inovations/ Kadar Inovasi yang terhasil- COPs, K. Creation Board

c. Operasi yang cemerlang/ Operational Exellence- L. History

6. Menyediakan perancangan KM yang strategik bagi jabatan, unit, kumpulan bagi mereka menyatakan keperluan mereka.

7. Menperkenalkan amalan/ tabiat KM bagi meransang perjalanan KM ( KM Journey) dan bagi mencapai kejayaan bagi jabatan, unit dan kumpulan

8. Mengenalpasti teknik dan specific culture driven tools untuk memudahkan perlaksanaan KM di dalam jabatan, unit dan kumpulan.

9. Permudahkan perlaksanaan KM journey di jabatan, unit dan kumpulan dengan :

a. secara konstan adunkan amalan KM ini dengan aktiviti di maktab dan juga dengan kemampuan teknologi cth KM sokong ISO, Benchmark, TQM sebab ia adalah falsafah..

b. Buat penyelarasan bagi penumpuan KM dengan perubahan sekitar matlamat organisasi

c. Wujudkan satu sistem penghargaan bagi membantu mengekalkan amalan KM di maktab ( enterprise Recognition)

JUSTIFIKASI PERLAKSANAAN KM DI MRSM LANGKAWI

a) Berupaya Mengelakkan Melakukan Kesalahan Yang Berulang

MARA/ MRSM adalah suatu organisasi yang besar dan perlaksanaan KM adalah kunci kejayaannya. Contohnya penggunaan Learning History yang akan berupaya membantu kita tidak melakukan kesalahan yang sama. Ia adalah sama seperti post mortem.

b) Penghasilan Idea Yang Baik

Melalui perkongsian ilmu Communities of Practice ( CoPs) boleh menjana idea dalam usaha meningkatkan prestasi kerja di dalam sistem MRSM. CoPs adalah himpunan K- Profesional ( Specialists) yang mempunyai minat yang sama. Contoh Kakitangan makmal berbincang isu di dalam kesalamatan di makmal. Pertemuan ini seperti usrah dan punyai tajuk serta berkaitan dengan kerja. Nyatakan tajuk, bincang dan rekodkan hasil perbincangan samada ada penyelesaian atau tidak. Ia akan menggalakkan penghasilan idea-idea yang

4

inovatif di MRSM Langkawi. Contohnya buat COPs English untuk memantapkan penggunaan B. Inggeris di kalangan guru dan kakitangan sebab kebanyakanm artikel KM di dalam B, Inggeris. ( sudah dilaksanakan di HCME anak syarikat PROTASCO)

c) Berkongsi Amalan Terbaik Pengamalan Knowledge Management akan memberi satu batu loncatan yang baik dalam melaksanakan Amalan terbaik ( Best Practices) di dalam sistem MRSM dan dengan organisasi di luar MRSM. Sistem ini akan berjaya melalui pembentukan polisi dan pendokumenan. Contohnya Kita menjemput Koperasi MRSM Kuala Terengganu untuk menerangkan amalan terbaiknya sehingga Koperasi MRSM kuala Terengganu muncul sebagai Koperasi yang terbaik di seluruh negara. Kita boleh mengadakan polisi contonya setiap staf dan guru yang berkursus perlu membuat perkongsiaan ilmu di unit, jabatan atau untuk semua guru.

d) Pengumpulan Pengetahuan Yang Khas/ Khusus Segala pengalaman selama 33 tahun sejak MRSM wujud boleh dijadikan asas untuk didokumenkan dan dimasukkan di dalam pangkalan data ( Database). Data-data ini boleh diakses dari server dan boleh digunakan bagi membantu permasalahan yang timbul. Contohnya juruteknik komputer selama beberapa tahun telah mengumpulkan 5000 panduan bagaimana untuk memperbaiki mesin Photostat. Apabila juruteknik menghadapi masalah apabila mesin Photostat rosak maka dia akan mula-mula akses pangkalan data berkaitan pembaikan kerosakan mesin Photostat. Jika terdapat penyelesaian dia akan menggunakannya dan masa akan dapat dijimatkan. Jika tiada, juruteknik akan menyelesaikannya dan memasukkan ke dalam pangkalan data masalah serta penyelesaian untuk faedah orang lain mengaksesnya. ( LOCAL MISTAKE GLOBAL LEARNING)

FAQs – Frequently Asked Question and answers diujudkan bagi mengendalikan aktiviti seperti pengambilan pelajar, permohonan biasiswa, kaunseling dan juga penghidupan di asrama. Ia akan membantu pelanggan kita dalam menyelesaikan persoalan yang berkaitan perkara di atas. FAQs adalah satu latihan bagi kakitangan dan guru yang baru bertugas di dalam sistem MRSM.

e) Pengetahuan Berkekalan/ Higher Knowledge Retention

Pengalaman di MRSM di kongsi bersama guru dan kakitangan serta di dokumenkan. Pengalaman ini adalah tacit knowledge yang ada pada guru/ kakitangan yang berpengalan yang boleh memanfaatkan organisasi. Perlaksanaan KM akan dapat mengatasi kehilangan pengetahuan apabila kakitangan/ guru pencen atau bertukar ke organisasi lain. Cth ramai pengetua

5

akan pencen, jadi tacit knowledge mereka jika tidak diambil akan merugikan organisasi.

f) Memberi penumpuan kepada R & D

Amalan KM akan mencetuskan budaya R & D di MRSM dimana warga MRSM akan menggunakan pengetahuan terbaru bagi menangani masalah terkini bagi memastikan sistem MRSM bersedia untuk menghadapai sebarang cabaran. ( SOLID KNOWLWDGE BREAKTHROUGH INNOVATION)

g) Budaya Innovasi

Amalan KM akan menghidupkan budaya innovasi melalui perkongsian ilmu ( K-sharing, pembangunan ilmu( k-develepment) dan pendokumenan ( K- documentation) pengetahuan dimana ilmu itu diperolehi, diguna, dibaiki serta digunakan semula.

h) Pelanggan Tidak Hilang

Pelanggan tidak akan lari kerana percaya dengan servis kita. MRSM pada setiap tahun berjaya mengekalkan kecemerlangan dan pengekalan prestasi ini adalah dari satu perancangan akademik yang kita laksanakan. Budaya KM secara tidak langsung telah diamalkan tanpa sedar dan hasilnya pelanggan kita berebut-rebut ingin memasuki pusat pengajian kita.

i)Prestasi Yang Berkekalan

Akibat wujudnya budaya KM, kita di MRSM akan dapat mengekalkan prestasi kita setiap tahun. Budaya perkongsian pengetahuan serta K-partner dengan institusi lain telah berjaya mengekalkan prestasi kita

j) Organisasi Yang Berpandangan Jauh

Amalan KM akan mengujudkan satu organisasi yang berpandangan jauh dalam emua aspek contohnya jika kita hendak membuka lebih banyak lagi MRSM maka ia memerlukan lebih banyak guiru dan staf. Oleh itu MARA patut mencari guru-guru lebih awal seperti guru tindikan MARA atau menaja guru-guru yang ada di maktab –makatab atau universiti supaya mereka akan bertugas dengan MRSM bila tamat pengajian nanti. Contoh Kelab bahasa mandarin yand diarahkan penubohannya. Ini sesuai dengan slogan Future Knowledge Today Application.

6

BAGAIMANA KMFT BOLEH DI LAKSANAKAN ?

Pasukan petugas KM akan berbincang dengan kakitangan dan guru-guru melalui jabatan atau unit bagi mencari ruang untuk penambahbaikan. Sebgai contohnya jika berkaitan maklumbalas pelanggan ( Customer Responsivesness) maka dicadangkan mengamalkan FOID ( Frequently Occurring Issues Directory) . FOID adalah himpunan dari FAQs. Pasukan petugas KM akan terlebih dahulu memberi memberi pendedahan kepada warga kerja MRSM langkawi apa dia KM sebelum membantu membina FOID.

Apabila seorang pelajar terdapat satu masalah dan ingin berjumpa kaunselor maka perkara pertama yang seharusnya dilakukannya adalah mengakses atau melihat FOID yang disediakan oleh Unit Kaunseking & Bimbingan. Pelajar kan berjumpa dengan kaunselor seandainya apa yang ingin ditanyanya tiada di dalam FOID itu. Seandainya tiada maka pelajar boleh berjumpa kaunselor dan persoalan serta jawapannya di dokumentasikan ke dalam FOID. Jawapan yang diberi harus piawai agar dapat dirujuk oleh pelajar lain. Ini akan menjimatkan masa kaunselor.

FOID juga boleh dilaksanakan di dalam pengurusan asrama seperti petempatan pelajar yang dilaksanakan .Bagi Pengurusan Biasiswa Pelajar FAQs yang menyediakan soalan dan jawapan sesuai dilaksanakan bagi kemudahan pelajar-pelajar baru yang baru mendaftar.

Bagi mengelakkan berlaku kesalahan berulang dalam sesuatu tindakan Pasukan Petugas KM di makatab boleh mencadandkan penggunaan LH ( Learning History). KESIMPULANPasukan petugas KM boleh dibentuk di MRSM Langkawi dan tugasnya adalah sama seperti tugas yang dipikul oleh KMFT diperingkat Ibu pejabat yang akan memantau perjalanan perlaksannaan KM di sembilan buah maktab sebagai perintisnya.

Rujukan

Bahan-bahan dari kertas Kerja Encik Leong Goon Hong Penolong Pengetua Kolej MARA Kulim

Sekian Terima Kasih

Disediakan oleh

Mohamad Anuar Mohamad YusofPenolong Pengetua HEP MRSM Langkawi7 Disember 2004

7