kementerian sumber asli dan alam sekitar … dan... · 3.3 surat pekeliling perkhidmatan bil. 2...

No. Keluaran : 01 No. Pindaan: 01

Tarikh pinda: 02 Ogos 2010 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009

Muka Surat : 1 daripada 69

MANUAL KUALITI NRE

BAHAGIAN 1 : PENGENALAN

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR

PROSEDUR KUALITI

PK.NRE (PS) - 04

PENGURUSAN LATIHAN

NO KELUARAN:03 TARIKH: 25 JULAI 2012

No. Keluaran : 03 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009


PROSEDUR KUALITI NRE PK.NRE (PS) - 04

1

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1

02 1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1. Kemaskini objektif

2. Perluasan skop BPSM kepada

Kementerian

4. Definisi

- tambah perkataan ceramah

dalam definisi latihan

- Singkatan POL, JKDL, JKPL

dan PPSM kepada Pelan

Operasi Latihan (POL),

Jawatankuasa Dasar Latihan

(JKDL), Jawatankuasa

Pemantauan Latihan (JKPL)

dan Panel Pembangunan

Sumber Manusia (PPSM)

5. Singkatan

- tambahan perkataan PPT –

Penolong Pegawai Tadbir

6. Tanggungjawab dan tindakan

2.4 tambah perkataan

maklumbalas dan membuang

perkataan Analisa Keperluan

Latihan

3

3

5

5 & 6

7

8

REKOD PINDAAN PROSEDUR KUALITI

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009 Muka Surat : Lampiran I


I

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

2

03

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

1 Jun 2011

23 Julai 2012

2.6 perkataan Bahagian di tukar

kepada Kementerian dan dari

pelbaga pihak ditukar kepada

Jabatan

A1, B, C & D - Penambahbaikan

terhadap proses kerja pengurusan

latihan anjuran kementerian

A2. Perubahan perkataan Ketua

Jabatan kepada Setiausaha

Bahagian/Pengarah/Ketua Unit

A1 & A2. Perubahan terhadap carta

alir pengurusan latihan anjuran

kementerian dan anjuran agensi

luar

4. Definisi Jawatankuasa Dasar

Latihan (JKDL) :

Jawatankuasa Dasar Latihan

peringkat Kementerian yang

dipengerusikan oleh Ketua

Setiausaha/Setiausaha

Bahagian Kanan (Khidmat

Pengurusan) pada setiap

awal tahun. JDKL berperanan

untuk membentangkan laporan

8

10,11,12 & 14

13

17, 18,19,20,

21

3

Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009

Muka Surat : Lampiran II


II

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

pelaksanaan latihan pada tahun

sebelum dan mengesahkan Pelan

Operasi Latihan pada tahun semasa

serta menyelesaikan perkara-

perkara berbangkit mengenai

latihan.

4. Definisi Jawatankuasa

Pemantauan Latihan (JKPL) :

Jawatankuasa Pemantauan Latihan

peringkat Kementerian yang

diperngerusikan oleh Setiausaha

Bahagian Kanan (Khidmat

Pengurusan) / Setiausaha Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia pada

setiap suku tahun berkenaan. JKPL

berperanan untuk membentangkan

laporan pemantauan pelaksanaan

latihan meliputi prestasi berkursus

dan perbelanjaan peruntukan serta

perkara-perkara berbangkit

mengenai latihan bagi setiap

suku tahun.

3


Muka Surat : Lampiran III


III

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

Penambahbaikan Proses Kerja :

6. Tanggungjawab dan Tindakan

1.4 Maklum Balas TNA;

2. Menyediakan dan

membentangkan POL untuk

pengesahan JKDL dan PPSM

Kementerian

3. Menyediakan dan

memaklumkan perancangan

latihan tahunan kepada

Bahagian/Unit

A1. Latihan Anjuran Kementerian

1. Berdasarkan POL Tahunan,

kenalpasti tempat

latihan/peserta/penceramah/k

onsultan (mengikut

keperluan)

2. Mengemukakan Kertas

Cadangan kepada

Jawatankuasa Penilaian

untuk pertimbangan. Jika

tidak diluluskan, Kertas

Cadangan dipinda.

4. Membuat hebahan kepada

Bahagian/Jabatan/Agensi atau

calon yang telah dikenal pasti.

6. Memaklumkan status

permohonan kepada peserta.

5

6


Muka Surat : Lampiran IV


IV

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

B. Penilaian Pelaksanaan Latihan

15. Menyediakan laporan kursus

seperti format di Lampiran E untuk

makluman kepada Setiausaha

Bahagian/Pengarah/Ketua Unit.

C. Penilaian Keberkesanan Latihan

16. Mengedarkan Borang

Keberkesanan Latihan [NRE-

BKL(PL)-04] seperti di Lampiran F

kepada penyelia selepas tiga (3)

bulan pegawai menghadiri latihan

yang dianjurkan oleh

Bahagian/Unit di NRE.

17. Menganalisis Borang

Keberkesanan Latihan yang

diterima.

18. Menyediakan laporan

keberkesanan latihan seperti

format di Lampiran G.

A2. Latihan Anjuran Agensi Luar

1. Menerima, menyemak dan

membuat hebahan tawaran

latihan yang bersesuaian.

2. Memproses permohonan

menyertai kursus dari anggota

Kementerian atau melalui

pencalonan oleh Setiausaha

Bahagian/Pengarah/Ketua Unit

8

8

9


Muka Surat : Lampiran V


V

BIL.

KELUARAN/

PINDAAN

TARIKH

KETERANGAN PINDAAN

BAHAGIAN/

MUKA SURAT

1. Mengemukakan maklumat

permohonan kepada penganjur

latihan. (Mengikut Keperluan)

2. Menerima dan merekodkan

laporan latihan seperti di

Lampiran H yang dikemukakan

oleh pegawai.

D. Pemantauan Latihan Oleh

Urus setia NRE (BPSM)

1. Menyedia dan membentangkan

laporan status pelaksanaan

latihan dalam Mesyuarat JKPL.

2. Menyedia dan membentangkan

laporan status pelaksanaan

latihan dalam Mesyuarat JKDL.

3. Mengemukakan Laporan

Pelaksanaan Latihan DLSMSA

ke Jabatan Perkhidmatan

Awam (JPA) setiap

hujung tahun berkenaan

/awal tahun akan

datang.

9

9


Muka Surat : Lampiran VI


VI

1. OBJEKTIF

Prosedur ini digunapakai bagi tujuan membuat perancangan keperluan latihan dan

pelaksanaan latihan bagi meningkatkan kompetensi pegawai di Kementerian Sumber

Asli dan Alam Sekitar .

2. SKOP

Prosedur ini digunakan oleh Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar di dalam

merancang, melaksana serta menilai keberkesanan latihan yang dihadiri pegawai bagi

kursus-kursus penambahbaikan di Kementerian.

3. RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti

Seksyen 6.2.2 - Kompetensi, Latihan dan Kesedaran

3.2. Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6 Tahun 2005

- Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

3.3 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 2005

- Pelaksanaan Pelan Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

4. DEFINISI

Latihan

Proses pemindahan ilmu pengetahuan secara kemas dan

berdisiplin, bertujuan menambah pengetahuan dan kemahiran

untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam

organisasi. Ini dicapai melalui pembelajaran seperti ceramah,

kursus, latihan semasa bekerja dan program

mentoring/coaching atau yang seumpamanya yang

menyumbang kepada pembangunan individu dan

kecemerlangan organisasi.




2

Kompetensi

Kompetensi merujuk kepada pengetahuan, kemahiran dan ciri-ciri peribadi yang perlu bagi

melaksanakan sesuatu tugas dan tanggungjawab. Prinsip asas kompetensi adalah bahawa

prestasi seseorang anggota perkhidmatan awam akan meningkat jika ia mempunyai

semua kompetensi yang diperlukan bagi melaksanakan tugas atau tanggungjawab jawatan

yang disandangnya.

Pelan Operasi Latihan (POL)

Pelan Operasi Latihan adalah perancangan latihan yang merangkumi struktur dan

program-program latihan yang lebih sistematik dan komprehensif yang dirangka sebagai

garis panduan untuk memastikan anggota perkhidmatan awam dilengkapi dengan latihan

berasaskan kompetensi dan pembelajaran berterusan.

Jawantankuasa Dasar Latihan (JKDL)

Jawatankuasa Dasar Latihan peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh Setiausaha

Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan) pada setiap awal tahun. JKDL berperanan untuk

membentangkan laporan pelaksanaan latihan pada tahun sebelum dan mengesahkan

Pelan Operasi Latihan pada tahun semasa serta menyelesaikan perkara-perkara

berbangkit mengenai latihan.

Jawatankuasa Pemantauan Latihan (JKPL)

Jawatankuasa Pemantauan Latihan peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh

Setiausaha Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan) pada setiap suku tahun berkenaan.

JKPL berperanan untuk membentangkan laporan pemantauan pelaksanaan latihan meliputi

prestasi berkursus dan perbelanjaan peruntukan serta

perkara-perkara berbangkit mengenai latihan bagi setiap suku tahun.

Panel Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)

Panel Pembangunan Sumber Manusia yang dipengerusikan

oleh Ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab di

dalam mengenalpasti dan merancang keperluan latihan

pegawai serta memantau pelaksanaan latihan di peringkat Kementerian.




3

5. SINGKATAN

MKSP - Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

DLSMSA - Dasar Latihan Sumber Manusia Sektor Awam

JKDL - Jawatankuasa Dasar Latihan

JKPL - Jawatankuasa Pemantauan Latihan

PPSM - Panel Pembangunan Sumber Manusia

POL - Pelan Operasi Latihan

TNA - Training Need Analysis

LNPT - Laporan Nilaian Prestasi Tahunan

NRE - Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar

BPSM - Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

BPKN - Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

KSU - Ketua Setiausaha

SUBK (KP) - Setiausaha Bahagian Kanan (Khidmat Pengurusan)

SUB - Setiausaha Bahagian

KPSU - Ketua Penolong Setiausaha

PSU - Penolong Setiausaha

PPT - Penolong Pegawai Tadbir

PT(P/O) - Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)




4

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab Tindakan

SUB/KPSU/PSU

KPSU/PSU

KPSU/PSU

1. Mengenalpasti keperluan latihan bagi anggota Kementerian

berdasarkan:

1.1 Keperluan kompetensi pegawai;

1.2 Mesyuarat Jawatankuasa Dasar Latihan dan Mesyuarat

Jawatankuasa Pemantauan Latihan antara Bahagian/

Jabatan/Agensi;

1.3 Dasar-dasar / Arahan terbaru Agensi Pusat atau Pengurusan

Tertinggi Kementerian;

1.4 Maklum Balas TNA;

1.5 Keperluan latihan pegawai seperti mana yang dikemukakan

dalam Laporan Nilaian Prestasi Tahunan; dan

1.6 Cadangan–cadangan penambahbaikan dari Kementerian/

Jabatan/Agensi.

2. Menyedia dan membentangkan POL untuk pengesahan JKDL dan

PPSM Kementerian

3. Menyediakan dan memaklumkan perancangan latihan tahunan

kepada Bahagian/Unit




5




6


KPSU/PSU

PSU/PPT

PSU/PPT

PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

A. Menguruskan Pelaksanaan Latihan Seperti Berikut:

A1. Latihan Anjuran Kementerian; atau


A1. Latihan Anjuran Kementerian

1. Berdasarkan POL Tahunan, kenalpasti tempat

latihan/peserta/penceramah/konsultan (Mengikut keperluan)

2. Mengemukakan Kertas Cadangan kepada Jawatankuasa

Penilaian untuk pertimbangan. Jika tidak diluluskan, Kertas

Cadangan dipinda.

3. Mengemukakan Borang Permohonan Mengadakan

Kursus/Seminar/Bengkel (LDN/AS2) seperti di Lampiran A

kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan melalui BPKN.

Jika tidak diluluskan, pelaksanaan latihan tidak diteruskan.

4. Membuat hebahan kepada Bahagian/ Jabatan/ Agensi atau

calon yang telah dikenal pasti.

5. Menerima permohonan latihan daripada Bahagian/ Jabatan/

Agensi menggunakan Borang Permohonan Latihan-

NRE-BPL(PL)-01 seperti di Lampiran B.

6. Memaklumkan status permohonan

kepada peserta.




7


KPSU/PSU

PPT/PT(P/O)

PT(P/O)

PSU/PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PSU/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

PPT/PT(P/O)

7. Mengeluarkan surat tawaran kepada peserta.

8. Memohon Pesanan Kerajaan/ Local Order (LO) bagi bayaran pakej

latihan.

9. Menyedia kelengkapan latihan.

10. Menguruskan pelaksanaan latihan.

11. Melaksanakan Penilaian Kursus di akhir latihan kepada peserta

menggunakan borang seperti berikut:

Borang Penilaian Kursus [NRE-BPK(PL)-02] seperti di

Lampiran C

Borang Penilaian Penceramah [NRE-BPP(PL)-03] seperti di

Lampiran D.

12. Menguruskan pembayaran kos pelaksanaan pakej latihan.

13. Merekodkan maklumat peserta.

14. Merekodkan perbelanjaan sebenar kos

latihan.


PT(P/O)

PSU/PPT

PT(P/O)

PT(P/O)

PSU/PPT

B. Penilaian Pelaksanaan Latihan

15. Menganalisis Borang Penilaian Kursus dan Borang

Penilaian Penceramah selepas pelaksanaan latihan.

16. Menyediakan laporan kursus untuk makluman kepada

Setiausaha Bahagian/ Pengarah/ Ketua Unit.

C. Penilaian Keberkesanan Latihan

17. Mengedarkan Borang Keberkesanan Latihan [NRE-

BKL(PL)-04] seperti di Lampiran F kepada penyelia

selepas tiga (3) bulan pegawai menghadiri latihan

yang dianjurkan oleh Bahagian/Unit di NRE.

18. Menganalisis Borang Keberkesanan Latihan yang

diterima.

19. Menyediakan laporan keberkesanan latihan seperti

format di Lampiran G.




8


SUB/KPSU/PSU

PSU/PPT/PT

(P/O)

PSU/PPT/PT

(P/O)

PT(P/O)

PSU/PPT(P/O)

PSU/PPT(P/O)

KPSU/PSU/PPT


1. Menerima, menyemak dan membuat hebahan tawaran latihan

yang bersesuaian.

2. Memproses permohonan menyertai kursus dari anggota

Kementerian atau melalui pencalonan oleh Setiausaha

Bahagian/Pengarah/Ketua Unit.

3. Mengemukakan maklumat permohonan kepada penganjur latihan.

(Mengikut Keperluan)

4. Menerima dan merekodkan laporan latihan seperti di Lampiran H

yang dikemukakan oleh pegawai.

D. Pemantauan Latihan Oleh Urus setia NRE (BPSM)

1. Menyedia dan membentangkan laporan status

pelaksanaan latihan dalam Mesyuarat JKPL.

2. Menyedia dan membentangkan laporan status

pelaksanaan latihan dalam Mesyuarat JKDL.

3. Mengemukakan Laporan Pelaksanaan

Latihan DLSMSA ke Jabatan

Perkhidmatan Awam (JPA) setiap

hujung tahun berkenaan / awal

tahun akan datang.




No. Keluaran : 02 No. Pindaan: 02

Tarikh Pinda: 1 Jun 2011 Tarikh berkuatkuasa : 5 Ogos 2009



9




10

7. REKOD KUALITI

Bil Rekod Lokasi Tempoh

Penyimpanan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Dokumen TNA

POL

Minit Mesyuarat JKPL

Minit Mesyuarat JKDL

Laporan Pelaksanaan DLSMSA

Jadual Perancangan Latihan

Tahunan

Laporan Penilaian Latihan

Laporan TNA

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

BPSM

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 tahun




11

8. CARTA ALIRAN KERJA

Sedia dan bentangkan POL untuk pengesahan

JKDL dan PPSM Kementerian

Sedia dan maklumkan perancangan latihan tahunan

kepada Bahagian/Unit

Kenalpasti keperluan latihan pegawai

A

Mula




12

A1. Kursus Anjuran Kementerian

A1

Mengenal pasti tempat

latihan/peserta/penceramah/konsultan

Tidak Lulus Lulus

Mengemukakan Kertas Cadangan kepada

Jawatankuasa Penilaian melalui BPKN

Pinda Kertas

Cadangan

Membuat hebahan kepada

Bahagian/Jabatan/Agensi atau calon yang telah

dikenalpasti

Terima permohonan latihan menggunakan

Borang Permohonan Latihan – NRE-

BPL(PL)-01

Maklum status permohonan kepada peserta

Mengemukakan Borang Permohonan

Mengadakan Kursus/Seminar/Bengkel (LDN-AS2)

kepada Pegawai Pengawal melalui BPKN

Lulus

Tidak Lulus Batal

pelaksanaan




13

B

Memohon Pesanan Kerajaan (LO) Untuk Bayaran Pakej Latihan

Menyediakan Kelengkapan Latihan

Mengurus Pelaksanaan Latihan

Penilaian Latihan

Mengurus Pembayaran

Rekod Maklumat Peserta Kursus

Rekod Perbelanjaan




14

C

B

D

Sedia Laporan Keberkesanan Latihan

Terima Borang Keberkesanan Latihan

Edarkan Borang Keberkesanan Latihan

Sediakan Laporan Pelaksanaan Latihan

Analisa Borang Penilaian Kursus dan Penilaian Penceramah




15

A2. Anjuran Agensi Luar

Terima dan rekod laporan latihan yang dikemukakan anggota

Kemukakan maklumat permohonan kepada penganjur latihan. (jika perlu)

Proses permohonan dari anggota atau pencalonan dari Setiausaha Bahagian/Pengarah/Ketua Unit

Terima, semak dan buat hebahan tawaran latihan yang bersesuaian

A2

D1




16

D

Tamat

Rekod Laporan Pelaksanaan Latihan

Aturkan Mesyuarat JKPL Setiap Suku Tahun

Rekod Laporan Keseluruhan Pelaksanaan Latihan

Aturkan Mesyuarat JKDL Pada Awal Tahun

Kemukakan Laporan Pelaksanaan Latihan Tahunan Kepada JPA




17

FORMAT: LDN/AS2

PERMOHONAN MENGADAKAN KURSUS/SEMINAR/BENGKEL BAHAGIAN ...............................................................

KEMENTERIAN SUMBER ASLI DAN ALAM SEKITAR (NRE)

Sila tandakan ( √) dokumen yang disertakan :

Surat/memo permohonan dari Bahagian

Sebutharga penginapan/hotel (jika berkaitan)

Senarai nama peserta (jika berkaitan)

Anggaran kos/kadar kelayakan peserta (jika berkaitan)

Brosur/maklumat kursus/seminar/bengkel (jika ada)

BIL. PERKARA MAKLUMAT

1. Nama Program: Tarikh: Tempat: Anjuran:

2. Objektif/Justifikasi:

1)

2) 3)

3. Bilangan dan Gred Peserta/Urus Setia Lampirkan senarai peserta (Jika ada):

4. Kos yang terlibat:




18

BIL. PERKARA MAKLUMAT

5.

Ulasan Bahagian ........, NRE:

Tarikh : ............………………………. ( SETIAUSAHA BAHAGIAN/ KETUA UNIT) TANDATANGAN DAN COP

6.

Ulasan Bahagian Kewangan, NRE:

Tarikh : (TANDATANGAN DAN COP)

7.

Kelulusan Pegawai Pengawal:

Diluluskan / Tidak Lulus

……..………………………….……….……………………. Ketua Setiausaha

Kementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar MALAYSIA

Tarikh :




19




20




21




22




23




24

LAMPIRAN F




25

26




kementerian sumber asli dan alam sekitar … dan... · 3.3 surat pekeliling perkhidmatan bil. 2...

Documents