KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

NO. DOKUMEN: IPK-PK-S08

KELUARAN: 03

PINDAAN: 00

TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012

PROSEDUR

PENGURUSAN PENGINAPAN DI IPK

DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH

TANDATANGAN

NAMA MAZNIAH BT SHAHRZIMAN

DR NOR FILZATUN BT BORHAN

JAWATAN PENYELIA ASRAMA

WAKIL PENGURUSAN

TARIKH 23 OKTOBER 2012

24 OKTOBER 2012

REKOD PINDAAN

Tarikh Pindaan No. Pindaan/

No. Keluaran

Rujukan

Pindaan/

Mukasurat

Terlibat

Butir-Butir

Pindaan

Diluluskan Oleh

23 Okt 2012 03/00 Semua

mukasurat

Pindaan

secara

menyeluruh

WP

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menggariskan langkah langkah pengurusan penginapan di Institut

Pengurusan Kesihatan supaya peserta kursus berada dalam keadaan selesa.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh anggota bertanggungjawab yang menguruskan

penginapan dan penggunaan kemudahan di Institut Pengurusan Kesihatan

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Institut Pengurusan Kesihatan IPK-MK-01

3.2 Pekeliling Perbendaharaan Bil : Tahun 1991

: Pengurusan asrama, inventori dan bekalan pejabat

3.3 Pekeliling Perkhidmatan Bil 6 Tahun 1984 – Dasar Latihan dan Pelaksanannya

3.4 Pekeliling Perkhidmatan Bil 1 Tahun 1997 – Kuasa meluluskan kursus Jangka

Pendek Yang Tempohnya Tiga Bulan atau Kurang

4.0 TERMINOLOGI

4.1 PJ : Penyelia Jururawat

4.2 PA : Penyelia Asrama

4.3 URUSETIA : Urusetia

2.0TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PA 5.1 Urusetia kursus menyerahkan senarai nama peserta

kursus sekurang - kurangnya tiga hari sebelum kursus.

PA 5.2 Sediakan senarai nama peserta dan buat kad bilik.

(Senarai nama peserta untuk penginapan semasa berkursus. IPK-PK-S08-L1/01, IPK-PK-S08-L2/01)

PA 5.3 Hantar surat mohon staff standby (Radicare)

PA 5.4 Uruskan pendaftaran masuk bilik penginapan.

PA 5.5 Laporan harian penginapan

PA 5.6 Jika ada aduan (sepanjang tempoh penginapan), ambil tindakan yang sewajarnya .

PA 5.7 Pantau perkhidmatan “House Keeping”

Kerja kerja membersih bilik dan bilik air dijalan kan setiap hari.(Borang semakan harian bilik penginapan.IPK-PK-S08-L3/01)

Pertukaran linen ( cadar , tuala, alas kaki) dilakukan bila perlu (Borang pengeluaran linen.IPK-PK-S08-L4/01)

PA 5.8 Uruskan pendaftaran keluar.

Terima borang maklumbalas daripada peserta.(Borang maklumbalas penginapan.IPK-PK-S08-L5/01)

PA 5.9 Periksa peralatan mencukupi dan baik

5.9.1 Jika tidak, maklumkan kepada urusetia latihan untuk tindakan

PA 5.10 Kemaskini Rekod

3.0 CARTA ALIRAN PENGURUSAN PENGINAPAN TINDAKAN

Ambil

tindakan

Aduan

Pantau perkhidmatan house keeping

Uruskan pendaftaran keluar

Maklumkan

kepada

urusetia untuk

tindakan

PJ/URUSETIA/PA

PA

PA

PJ/PA

PA

PA

PA

PA

PA

PA

PA/URUSETIA

PJ/PA

Terima senarai nama peserta

Sediakan senarai nama dan nombor

bilik

Buat kad bilik

Mohon staff standby (Radicare)

sepanjang kursus

Urus pendaftaran masuk

Jika ada aduan( sepanjang tempoh

penginapan)

Laporan harian penginapan

Tamat

Alat

cukup

Tamat

TIDA

K

Y

A

Kemaskini

rekod

YA

TIDA

K

4.0 REKOD KUALITI

Bil Rekod Tempoh penyimpanan

Lampiran Lokasi

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Rekod pindaan IPK-PK-SO8 Surat panggilan kursus Senarai nama peserta untuk penginapan semasa latihan. Laporan Pengurusan Hotel Borang aduan kerosakan peralatan (Radicare) Borang Senarai Semakan Peralatan bilik penginapan

Selagi prosedur digunapakai 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun 3 tahun

Work Order Form: WO

Rev 2.1

Bersama prosedur Ruang Fail Ruang Fail Ruang Fail Ruang Fail Ruang Fail

UNIT PENGINAPAN

SENARAI NAMA PESERTA UNTUK PENGINAPAN SEMASA BERKURSUS

KURSUS :

TARIKH :

PENYELERAS :

BIL NAMA PESERTA NO BILIK

T/TANGAN CHEK IN

T/TANGAN CHEK OUT

NO TELEFON BIMBIT

NEGERI

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

IPK-PK-S08-L1/01

…………………………………………… …………………………………………… ………………………………………………..

Tandatangan Petugas Syarikat Tandatangan Penyelia Syarikat Tandatangan Penyelia Asrama

NO BILIK KERJA PEMBERSIHAN & PENGEMASAN

Kemas Bilik

Tukar Tuala

Tukar Alas Kaki

Tukar Cadar

Tukar Sarung Bantal

Tukar Blanket

Langsir

Lap Meja

Lap Almari

Lap Cermin Muka

Cuci Cermin Tingkap / pintu

Lap Bingkai Cermin

Lap Peti Sejuk

Bersih Bakul Sampah

Buang Sawang / Habuk

Sapu Dan Mop Lantai

Vakum karpet

Pewangi

Tutup suis alat Penghawa Dingin & Lampu

Buang Sampah KERJA PENGEMASAN DLM TANDAS

Cuci Mangkuk Tandas

Cuci Sinki

Memberus / cuci lantai

Lap Cermin Muka

Cuci Dinding

Cuci Kepala Paip

Bekas Sabun Dan Syampu

Bekal Tisu Tandas

Pewangi

BORANG SENARAI SEMAKAN HARIAN BILIK PENGINAPAN INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

NAMA PETUGAS : ………………………………………………………… TARIKH : …………………………………………………………

IPK-PK-S08-L3/01

UNIT PENGINAPAN INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA JALAN RUMAH SAKIT OFF JALAN BANGSAR

59000 KUALA LUMPUR TEL : 03-22962800 FAX : 03-22962838

NO BILIK

BORANG MAKLUM BALAS PENGINAPAN

Nama Kursus/ Latihan :…………………………………………………………………………………………………….

…………………………………………………………………………………………………….

Tarikh :…………………………………….. Tetamu dihormati, Sekiranya tuan / puan menghadapi masalah sila hubungi kami di talian 03-22962800 atau Penyelia Asrama bertugas :- Pn Mazniah 012-3117562// Pn Ramlah 013-3781031 / Pn Zawiah 017-2960757 KEMUDAHAN DAN KEBERSIHAN

Arahan: Sila tanda [√] pada ruang yang disediakan.

skala 1 2 3 4 5 Tidak memuaskan Amat memuaskan

PERKARA 1

2

3

4

5

KEBERSIHAN BILIK

KEBERSIHAN TANDAS

PERALATAN BILIK

KEKEMASAN KATIL

TOILETRIES

HIASAN BILIK

SIARAN T.V

CADANGAN / PANDANGAN

Cadangan dan pandangan anda amat kami hargai untuk meningkatkan lagi mutu perkhidmatan kami.

Terima kasih.

Nota : Sila serahkan borang ini di kaunter pertanyaan kami semasa mendaftar keluar.

IPK-PK-S08-L5/01

UNIT PENGINAPAN INSTITUT HEALTH OF MANAGEMENT

HEALTH MINISTRY OF MALAYSIA JALAN RUMAH SAKIT OFF JALAN BANGSAR

59000 KUALA LUMPUR TEL : 03-22962800 FAX : 03-22962838

ROOM NO

CLIENT SATISFACTION FORM

Name Of Course/ Training :………………………………………………………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………. Date :…………………………. Dear guest, If you encounter any problems , please contact us @ 03-22962800 or our warden on call :- Puan Mazniah 012-3117562 / Puan Ramlah 013-3781031 / Puan Zawiyah 017-2960757.

FACILITY AND CLEANLINESS

Directive : please mark [√] at the colum below.

Scale : 1 2 3 4 5 unsatisfactory Exellent

SUBJECT 1 2 3 4 5

ROOM CLEANLINESS

TOILET CLEANLINESS

ROOM EQUIPMENT

BED TIDYNESS

TOILETRIES

ROOM DECORATION

T.V

SUGGESTIONS/ COMMENTS We appreciate your comments or suggestions for our services improvement. Thank you. Notes : Please leave the form at the registration counter when checking out.

IPK-PK-S08-L5/01

NAMA PESERTA :

JAWATAN :

NAMA KURSUS :

TARIKH KURSUS :

Sila tanda ( √ ) untuk ada dan ( × ) untuk tiada.

PERALATAN DALAM BILIK

BIL PERALATAN KUANTITI MASUK KELUAR

1. T.V. Panasonic 21” 1

2. Panasonic mini bar 1

3. Seterika 1

4. Papan Seterika 1

5. Cawan 2

6. Piring 2

7. Sudu Teh 2

8. Gelas ‘ Tumbler ‘ 1

9. Gelas koktail 2

10. Dulang 1

11. Jug Elektrik 1

12. Lampu Meja 1

13. Lukisan Batik 1

14. Rak Kasut 1

15. Rak Ampaian Tuala 1

16. * Tuala Mandi *1

17. Alas Kaki ( Tuala kecil ) 1

18. Sejadah 1

19. Pewangi Bilik 1

20. Jam Dinding 1

21. Pasu & Bunga hiasan 1

22. Tilam Nipis ( Toto) 1

23. Blanket 1

24. Mattress Protector 1

25. Selipar bilik Sepasang

26 Selipar Jepun Sepasang

27. Bakul sampah 1

PERALATAN DALAM BILIK AIR

28. Mug Seramik 1

29. Pasu & Bunga Hiasan 1

30. Tong Sampah 1

31. Soap Dispenser 1

32. Floor Matt 1

Tandatangan Penyelia Asrama

*Jumlah tuala mandi berubah mengikut jumlah peserta kursus.

PERHATIAN

I. Setiap kehilangan dan kerosakan alat kelengkapan bilik adalah tanggungjawab peserta

II. Gunakan semua peralatan dengan cermat.

III. Jimatkan penggunaan air dan elektrik.

IPK-PK-S08-L6/01

No Bilik

SENARAI SEMAKAN PERALATAN (BILIK PENGINAPAN)

‘ UNIT PENGINAPAN ‘ INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

( Borang Akujanji Penginapan IPK )

Tarikh :…………………………

No Bilik :

Nama Peserta :…………………………………………………………………………

No Kad Pengenalan :…………………………… No HP :………………………………

Tempat Bertugas :…………………………………………………………………………

Nama Kursus/ Latihan :…………………………………………………………………

Tarikh Kursus/latihan :…………………………………………………………………

Saya akan sentiasa memastikan segala kemudahan / peralatan didalam keadaan

baik sepanjang masa penggunaan bilik hotel. Saya akan bertanggung jawab melaporkan

sebarang kerosakan atau kehilangan yang berlaku.

Sekiranya terbukti kerosakan/ kehilangan peralatan adalah disebabkan kecuaian

saya, saya bertanggung jawab untuk membayar gantirugi mengikut harga yang

disenaraikan. Ini termasuklah bayaran kehilangan kad pintar ( Rm 30.00 )

Tandatangan :………………………………..

IPK-PK-S08-L2/01

‘ UNIT PENGINAPAN ’ INSTITUTE HEALTH OF MANAGEMENT

MINISTRY OF HEALTH, MALAYSIA

( Agreement For Lodging in IHM )

Date :…………………

Room No :

Name of participant :………………………………………

Identity Card / Passport No :…………………………… HP No :…………………

Working Place :………………………………………………………………………

Name Of Course :…………………………………………………………………

Date Of Course :…………………………………………………………………

Hereby, I will make sure all the equipment/ facilities will be in good condition during

my stay in hotel. I will be responsible to report any damage/ loss according to the price

listed. This includes the payment for the ‘ smart card ‘ ( RM 30.00)

Signature :………………………………..

IPK-PK-S08-L2/01

IPK-PK-S08-L2/01

IPK- PK- S08-L7-01

SENARAI SEMAK PENILAIAN DAN PEMANTAUAN PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN DAN PENGEMASAN BILIK PENGINAPAN INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

Arahan : Sila tandakan ( √ ) di ruang yang berkaitan

Nama Penyelia :____________________ Tandatangan :_______________ Tarikh :______________

KRITERIA PENILAIAN DAN PEMANTAUAN KEKERAPAN CATATAN

1. Mengemas katil serta membersih bilik. Setiap hari

2. Menukar tuala mandi setiap hari. Setiap hari

3. Mengelap meja, kerusi, almari, cermin muka, laci, peti telivisyen, peti sejuk, telefon, lampu dan suis lampu, corong lampu dan sebagainya sehingga bersih.

Setiap hari

4. Mencuci gelas minuman, pinggan, cawan, piring, sudu dan sebagainya

Setiap hari

5. Mengelap tingkap, tepi tingkap, pintu serta lantai dengan bahan kimia yang dibenarkan oleh Kementerian Kesihatan Malaysia.

Setiap hari

6. Vacum habuk di dalam bilik penginapan

( Bila digunakan)

7. Mengambil dan membuang sampah dari bilik penginapan & menggantikan dengan plastik sampah baru.

Setiap hari

8. Mencuci dan membersih bilik air termasuk lantai, mangkuk tandas, jubin dinding, sinki dan cermin muka dengan bahan kimia yang dibenarkan oleh KKM

Setiap hari

9. Membekal syampu 2 dalam 1, sabun mandi, syampu badan, kertas tandas, kertas tisu, pewangi bilik dan spray pewangi disetiap bilik penginapan.

Setiap hari & setiap kali peserta mula

menginap.

10. Mengelap pemegang pintu hingga berkilat

Setiap hari

11. Melapor kerosakan dalam bilik dengan mengisi borang yang disediakan

Setiap hari

12. Merekod kerja kerja harian dalam borang semakan harian

Setiap hari

13. Menukar kain cadar dan sarung bantal 2 hari sekali (bila digunakan)

14. Menukar dan mencuci selimut

Satu minggu sekali

15. Mencuci dan menukar mattress protector

Satu minggu sekali

16. Menukar dan mencuci ‘conforter’

3 bulan sekali

17. Mencuci karpet di dalam bilik penginapan

6 bulan sekali

18. Menukar, mencuci dan memasang langsir

6 bulan sekali

19. Mencuci ‘dry cleaning ‘tilam dan katil jenis ‘ Divan’

12 bulan sekali

BAHAGIAN A : MAKLUMAT PERMOHONAN (diisi oleh Pemohon) Tajuk Kursus :

Tarikh Kursus :

Nama Urusetia : No. Telefon :

Nama Penyelaras : No. Telefon :

Penyelia Asrama Bertugas : No. Telefon :

Bilangan Mengikut :-

a. Jenis Bilik : Single Double

b. Jumlah Bilik : Peserta Penceramah

Urusetia Fasilitator

Tandatangan : ______________________________ Tarikh : _______________________ Nama Pemohon : BAHAGIAN B : STATUS PERMOHONAN (diisi oleh Penyelia Asrama) Bil. Bilik Dipohon : Single Double Bil. Bilik Diluluskan : Single Double

Catatan : _____________________________________________ ___________________

________________________________________________________________

Tandatangan : ______________________________ Tarikh : ________________________

Nama Pelulus & Cop : ______________________________

IPK-PK-S08-L8/01

Institut Pengurusan Kesihatan

BORANG PERMOHONAN TEMPAHAN BILIK PENGINAPAN

DI INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

IPK-PK-S08-L8/01