kementerian kesihatan malaysia institut · pdf filekerajaan melalui sistem espkb dan...

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

NO. DOKUMEN: IPK-PK-A02

KELUARAN: 03

PINDAAN: 00

TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012

PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN

DISEDIAKAN OLEH

DILULUSKAN OLEH

TANDATANGAN

NAMA

AHMAD IDRIS BIN MOHAMED NORAZNI BTE MUSTAFA

DR NOR FILZATUN BT BORHAN

JAWATAN

PEMBANTU TADBIR KANAN KEWANGAN

WAKIL PENGURUSAN

TARIKH

23 OKTOBER 2012 24 OKTOBER 2012

IPK-PK-A02 PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN

KELUARAN: 03 PINDAAN: 00 TARIKH KUATKUASA: 05 NOVEMBER 2012

Mukasurat 2 / 17

Tarikh Pindaan No. Pindaan /No.

Keluaran

Rujukan Pindaan

/Muka Surat

Terlibat

Butir-Butir Pindaan Diluluskan Oleh

5 Sept 2007 00/01 M/s 7,11,14

Muka depan

Borang Kew

312 tukar kepada Kew.Pa-

2

Borang Kew 313 tukar

kepada Kew.Pa-3

Carta Alir Tukar

Kew312/313 kepada Kew.Pa-

2/Kew.pa-3

7.0 (Rekod

Kualiti)

Tambahan No.12 & 13

untuk Kew Pa-2 & Kew Pa-3

Penolong Pegawai Tadbir

dipinda kepada

wakil pengurusan

WP

28 Feb 2008 01/02

M/s 2 hingga 15. Pinda

keseluruhan prosedur

pengurusan perolehan

AK01 Arahan kerja

penentuan

spesikasi Teknikal untuk

tender dan AK02 Arahan

kerja penilaian

spesikasi teknikal untuk

tender dikemaskini dan

digabungkan menjadi AK01

arahan kerja



Mukasurat 3 / 17

perolehan melalui tender.

AK03 Arahan

kerja Buku Vot digugurkan

AK04 Arahan kerja

Sebutharga

dipinda kepada AK02.

AK05 Arahan Kerja

Pengurusan Rekod Harta

Modal Inventori

dipinda kepada AK03

Borang L6/A02 dipinda kepada

L4/A02.

2 FEBRUARI 2010 00/02 KESELURUHAN PROSEDUR

Pemurnian prosedur MS

ISO 9001:2000 ke versi MS ISO

9001:2008

WP

23 Okt 2012 03/00 Semua m/surat Pindaan secara menyeluruh

WP



Mukasurat 4 / 17

1.0 OBJEKTIF Prosedur ini menggariskan langkah-langkah perolehan oleh Institut Pengurusan

Kesihatan bagi memastikan bekalan, perkhidmatan dan kerja dapat diperolehi dengan cara yang paling menguntungkan Kerajaan dan memastikan perolehan tersebut menepati spesifikasi yang diperlukan.

2.0 SKOP Prosedur ini digunapakai oleh pegawai pengawal dan pegawai yang terlibat bagi

mengelola perolehan bekalan dan perkhidmatan di Institut Pengurusan Kesihatan. 3.0 RUJUKAN

3.1. Manual Kualiti Institut Pengurusan Kesihatan IPK-MK-01

3.2. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2009 : Perolehan Had Nilai dan Tatacara Pengurusan Perolehan Secara Sebutharga

Sila rujuk: http://www.treasury.gov.my/ 3.3. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007 : Had Nilai dan Syarat-Syarat Pembelian Terus Bagi Bekalan dan Perkhidmatan 3.4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2004 : Tatacara Perolehan Berkaitan Latihan 3.5. Arahan Perbendaharaan, Kerajaan Malaysia 3.6. Manual Pengguna eSPKB (Jabatan Akauntan Negara, Malaysia) 3.7. Arahan Kerja berkaitan: 3.7.1. IPK-AK-02 Kerja Perolehan Melalui Sebutharga

3.7.3. IPK-AK-03 Arahan Kerja Pengurusan Rekod Harta Modal/Inventori/Bekalan Pejabat

IPK-MK-01-Senarai-Kandungan.pdf

http://www.treasury.gov.my/

IPK-AK-02-Arahan-Kerja-Perolehan-Melalui-Sebutharga.pdf

IPK-AK-03-Arahan-Kerja-Pengurusan-Rekod-Harta-Modal-Inventori.pdf



Mukasurat 5 / 17

4.0 TERMINOLOGI 4.1 Bekalan Bekalan di sini bermaksud peralatan pejabat

(seperti alat tulis, buku bercetak jabatan) dan bekalan am (seperti barangan makanan dll)

4.2 Perkhidmatan Perkhidmatan di sini bermaksud sebarang kerja

seperti penyediaan makanan, pencetakan, pakej hotel, keraian, yuran pendaftaran dan bayaran gaji pekerja sambilan.

4.3 Kerja Kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak

mengubah struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam

4.4 Unit P/K Unit Pentadbiran / Kewangan IPK 4.5 Unit Kewangan Unit Kewangan Institut Pengurusan Kesihatan 4.6 KKM Kementerian Kesihatan Malaysia 4.7 IPK Institut Pengurusan Kesihatan 4.8 PPT Penolong Pegawai Tadbir 4.9 P Pengarah 4.10 KPP Ketua Penolong Pengarah 4.11 PP Penolong Pengarah 4.12 PPT Penolong Pegawai Tadbir 4.13 PTK Pembantu Tadbir Kanan 4.14 PT Pembantu Tadbir 4.15 PAR Pembantu Am Rendah 4.16 PKK Pusat Khidmat Kontraktor 4.17 PTS Pembantu Tadbir Stor



Mukasurat 6 / 17

5.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab

Tindakan

PPT/PTK/PT 1. Semak dan pastikan peruntukan telah diterima

KPP/PP/PPT/PTK/PT

2. Sediakan permohonan dan isikan borang permohonan Pesanan Kerajaan IPK/M/KEW/SB apabila membuat pembelian bekalan/perkhidmatan/kerja-kerja

2.1 Dapatkan pengesahan perolehan dibuat melalui ketua unit/bahagian 2.2 Dapatkan tandatangan daripada Pengarah untuk kelulusan perolehan 2.3 Terima semula borang permohonan selepas ditandatangani oleh pengarah

PPT/PTK/PT

3. Semak permohonan sama ada bekalan atau perkhidmatan tersebut terdapat di dalam Kontrak Pusat Perbendaharaan. Sila rujuk www.treasury.gov.my 3.1 Pembelian boleh dibuat dengan berpandukan kontrak pusat sekiranya tiada, perolehan boleh dibuat mana-mana luar kontrak pusat.

P/KPP/PP/PPT/PTK/PT

4. Pastikan jenis perolehan dibuat tatacara perolehan berpandukan Pekeliling Perbendaharaan Bil 12 Tahun 2007 & Bil 5 Tahun 2009. Sila rujuk www.treasury.gov.my 4.1 Pembelian Terus

a) Bekalan dan Perkhidmatan

Sehingga RM50,000.00 pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar dengan Kementerian Kewangan sama ada bertaraf Bumiputera atau Bukan Bumiputera.

Membuat kajian pasaran agar harga diperolehi





Mukasurat 7 / 17

Tanggungjawab

Tindakan

KPP/PP/PPT/PTK/PT

berpatutan dan menguntungkan kerajaan

Bagi bidang kusus yang memerlukan lessen/permit yang sah mengikut peruntukan undang-undang yang ditetapkan. 4.2 Sebutharga

a) Bekalan dan Perkhidmatan

Melebihi RM50,000.00 hingga RM100,000.00 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya 5 syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan.

Melebihi RM100,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya 5 syarikat tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang yang berkaitan. Sebutharga hendaklah terbuka kepada Syarikat Bumiputera dan Bukan Bumiputera.

b) Kerja-kerja

Kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah struktur asal dan tidak mempunyai Jadual Kadar Kejuruteraan Awam yang bernilai melebihi RM20,000.00 hingga RM200,000.00 hendaklah dipelwa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya 5 Kontraktor tempatan Kelas F yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan.

Kerja-kerja yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan di kalangan sekurang-kurangnya 5 Kontraktor tempatan Kelas E yang berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) di bawah kepala dan sub kepala yang berkaitan dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia



Mukasurat 8 / 17

Tanggungjawab

Tindakan

(LPIPM/CIDB) dalam gred dan kategori yang berkenaan.

Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000.00 hingga RM500,000.00 hendaklah dipelawa secara sebutharga di kalangan sekurang-kurangnya 5 kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar dengan PKK di bawah kelas elektrik yang berkaitan dan LPIPM/CIDB dalam gred dan kategori yang berkenaan.

5.Mohon pengeluaran pesanan kerajaan dengan Menggunakan: Borang ePerolehan Pembelian Terus - Atas Talian Borang ePerolehan Pembelian Terus - Luar Talian

6.Sediakan Nota Minta (eSPKB) dan Pesanan Kerajaan melalui sistem eSPKB dan ePerolehan

7.Serahkan Pesanan Kerajaan yang asal kepada Pembekal.

8.Terima Pesanan kerajaan , invoice dan nota Penghantaran(DO)

9.Semak sama ada bekalan/perkhidmatan/kerja mematuhi spesifikasi dan tiada penyelewengan.

9.1 Sekiranya tidak mematuhi spesifikasi dan ada penyelewengen

9.2 Maklumkan kepada pembekal dan jalankan siasatan

9.3 Sekiranya mematuhi spesifikasi dan tiada penyelewengan sahkan penerimaan dengan menandatangani Pesanan Kerajaan dan Nota Serahan



Mukasurat 9 / 17

Tanggungjawab

Tindakan

10. Sahkan penerimaan dengan menandatangani Pesanan Kerajaan dan Nota Serahan

11. Rekodkan bekalan yang diterima dalam Kew. PA-2/Kew.PA-3

12. Serah atau simpan barang-barang dalam stor

13. Semak Pesanan Tempatan, bil-bil dan dokumen

sokongan yang diterima:

13.1. Jika tidak lengkap, hantar semula kepada Pembekal untuk pindaan

13.2. Jika lengkap, Pesanan Kerajaan, Invois asal dan dokumen sokongan disahkan oleh pegawai

14. Sedia, sahkan dan luluskan Baucer Bayaran

15.Semak status bayaran 15.1.Sekiranya ada kuiri, sediakan semula Daftar dan Baucer Bayaran 15.2.Jika tiada kuiri, terus ke para 16.

16. Kemaskinikan dokumen, mencetak dan memfailkan Baucer Bayaran

Perolehan melalui Sistem secara Online

1.Pertanyaan pembelian kepada pihak pembekal memastikan permohanan diterima bagi pengesahan.



Mukasurat 10 / 17

Tanggungjawab

Tindakan

2.Pengesahan dari pihak pembekal bagi tujuan pembekalan/perkhidmatan akan dilaksanakan.

3.Menyediakan pesanan tempatan kepada pembekal untuk membuat bekalan/perkhidmatan.

4.Pembekal membuat pembekalan dan cipta pesanan penghantaran (DO).

5.Terimaan bekalan dan Jana nota penerimaan barangan.

6.Pembekal cipta invois tujuan pembayaran.

7.Padanan Bayaran dibuat setelah pihak pembekal jana invois.



Mukasurat 11 / 17

6.0 CARTA ALIR PROSEDUR PENGURUSAN PEROLEHAN

Pemohon – Sektor / Unit

mengemukakan permohonan

PT(KEW) – Terima dan semak peruntukan

PT(Kew) – Pengesahan Padanan Penbayaran

PT KEW- Terima untuk proses penyediaan Pesanan Kerajaan melalui e-Perolehan

PTK (Kew)– Jana padanan bayaran

PTS– Terima dan sah barang/perkhidmatan berdasarkan spesifikasi

Proses Tamat

Proses Mula

PTS-Terima Pesanan Kerajaan daripada PT(KEW)

Lulus

Tidak Lulus

Tidak Lulus

CARTA 1: PERMOHONAN PESANAN KERAJAAN SECARA PEMBELIAN TERUS



Mukasurat 12 / 17

URUSETIA – Sediakan dokumen tawaran

URUSETIA – Iklankan Tawaran sebutharga

JK PEMBUKA SEBUTHARGA - Buka peti sebutharga dan catat siri no. sebutharga

Taklimat untuk yang berjaya

URUSETIA - Keluarkan surat tawaran dan setuju terima kepada syarikat yang berjaya

Proses Tamat

Proses Mula

Surat makluman yang tidak berjaya

URUSETIA – Adakan mesyuarat bersama Jawatankuasa yang telah dilantik

URUSETIA - Taklimat dan lawatan tapak

CARTA 2: PERMOHONAN PESANAN KERAJAAN SECARA SEBUTHARGA

Lulus



Mukasurat 13 / 17

7.0 REKOD KUALITI

Bil

Rekod

Tempoh Penyimpanan

Lampiran

Lokasi

1. Rekod pindaan

Selagi prosedur

digunapakai

Bersama prosedur

2. Borang Permohonan Pesanan Kerajaan

7 tahun

IPK-PK-A02-L1/01

Unit Kewangan

3. Pesanan Kerajaan Manual

ESPKB

ePerolehan

7 tahun IPK-PK-A02-L2/01

IPK-PK-A02-

L3/01

Unit Kewangan

4. Baucar Bayaran

7 tahun IPK-PK-A02-L3/01

Unit Kewangan

5. Fail sebut harga

7 tahun - Unit Kewangan

Tandatangan

Tarikh

e-S

PK

B

Ta

ng

gu

ng

an

Tandatangan

Tarikh

e-S

PK

B

Lia

bil

iti

ePEROLEHAN Pembelian Terus - Atas Talian

e-Perolehan

1 Peminta Cipta Pertanyaan Pembelian

( Purchase Inquiry – PI ) P

2 Pembekal Mengesahkan Pertanyaan Pembelian

3 Peminta

Status :

1. Menunggu

Pengesahan Pertanyaan

Pembelian

2. Menunggu

Penyerahan Permintaan

Tindakan : 1. Sahkan. Permintaan

(Requisition) dicipta secara

automatik

2. Pilih Penerima Barangan dan

Pelulus. Serah kepada Pelulus

untuk Kelulusan Pesanan Kerajaan

R

4

Pelulus Status :

Menunggu

Kelulusan

Permintaan

Tindakan:

Lulus LO

Antaramuka dgn

e-SPKB berjaya

L

Giliran

5 Pembekal Cipta Nota Pesanan Penghantaran (NPP) dan Buat Pembekalan

– Jika Faktor, Syarikat Pemfaktoran akan dimaklumkan secara on-line

6

Pegawai

Penerimaan

Barangan

Status :

Menunggu Nota

Penerimaan Barangan

(GRN)

Terima GRN/Barang

Tindakan : Jana GRN

G

7 Pembekal Cipta Invois Elektronik dan Serah atas talian

– Jika Faktor, Invois akan disahkan dulu oleh Syarikat Pemfaktoran

8

Pegawai

Padanan

Bayaran

Status :

Menunggu Padanan

Bayaran

Tindakan :

1. Padankan LO, GRN & Invois

2. Cetak Invois

No. Invois :

Giliran

e-SPKB

Baucar

Bayaran

Penyedia No. Sementara :

Pelulus I

Pelulus II No. Baucar :

Nama Syarikat :

Jumlah (RM) :

Tandatangan

Tarikh

Tandatangan

Tarikh

e-S

PK

B

Ta

ng

gu

ng

an

e-S

PK

B

Lia

bil

iti

ePEROLEHAN Pembelian Terus - Luar Talian

e-Perolehan

1 Peminta

1. Cipta Permintaan

2. Pilih Penerima Barangan dan Pelulus. Serah kepada

Pelulus untuk Kelulusan Pesanan Kerajaan

R Tarikh:

2

Pelulus Status :

Menunggu

Kelulusan

Permintaan

Tindakan:

Lulus LO

Antaramuka dgn

e-SPKB berjaya

L

Giliran

3 Pembekal

(Luar Talian)

Bekalkan Barangan & serah Nota Penghantaran Barangan ke Bahagian

Berkaitan

4

Pegawai

Penerimaan

Barangan Status :

Menunggu Pembekalan

Terima GRN/Barang yang

Disahkan dari Bhg/Pembekal

Tindakan :

1. Masukkan No. GRN dan

serah dalam Sistem

2. Cetak GRN

G

5 Pembekal

(Luar Talian) Serah Invois ke Bahagian berkaitan dan disahkan oleh Bahagian tersebut

6

Pegawai

Padanan

Bayaran

Status :

1. Menunggu Invois

2. Menunggu Padanan

Bayaran

Tindakan :

1. Sahkan Invois

2. Padankan LO, GRN & Invois

(Masukkan Maklumat

Faktoring jika berkenaan)

3. Cetak Invois

No. Invois :

Giliran

e-SPKB

Baucar

Bayaran

Penyedia No. Sementara :

Pelulus I

Pelulus II No. Baucar :

Nama Syarikat :

Jumlah (RM) :

INSTITUT PENGURUSAN KESIHATAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

Jalan Rumah Sakit, Off Jalan Bangsar, 59000 Kuala Lumpur

BORANG PERMOHONAN PEMBELIAN LPO

(PESANAN TEMPATAN KERAJAAN)

*Perkara *Kuantiti Harga @ Jumlah (RM)

TOTAL :

Rujukan : Kontrak PERB / Jabatan / Sebutharga / KKM

Nama / Alamat Pembekal / Nombor Telefon

PERKAMA TRAINING & CONSULTANCY

**Dokumen yang diperlukan :

1. Sijil pendaftaran Taraf Bumiputra dan / atau Sijil Pendaftaran Kementerian Kewangan Malaysia

2. Nama, Cawangan dan No.Akaun Bank Syarikat-untuk urusan pembayaran 3. Quotation barang dari syarikat-syarikat: Justifikasi : MEMENUHI KEPERLUAN LATIHAN KAKITANGAN KERAJAAN

Nama Pemohon:

Jawatan:

Bahagian / Unit:

Tandatangan Pemohon:

Tarikh:

Tandatangan Ketua Bahagian:

Jawatan / Cop:

Tarikh:

Baki Semasa Peruntukan: Objek Sebagai - _________________________________

Baki Peruntukan - _________________________________

Disahkan Oleh - _________________________________

Bagi pembelian di atas maka kelulusan tuan adalah diperlukan selaras dengan peraturan yang berkuatkuasa.

Keputusan Ketua Jabatan

Permohonan pembelian di atas DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN

--------------------------------------------

( Dr. Roslinah binti Ali )

Pengarah,

Institut Pengurusan Kesihatan

Tarikh :

*Jika pembelian yang melebihi satu perkara, sila sertakan lampiran permohonan pembelian

*Pemohon diminta mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan untuk membuat sebarang pembelian

**Borang yang tidak lengkap tidak akan diproses

( ) IPK/M/KEW/SB/201

kementerian kesihatan malaysia institut · pdf filekerajaan melalui sistem espkb dan...

Documents