KAWALAN PERUNTUKAN VOT DAN LAPORAN

KAWALAN PERUNTUKAN VOT DAN LAPORANDisampaikan oleh:

Rusmawati bt SamsuriJANM Negeri Pulau Pinang5 Mei 2014

PENGENALAN PENGURUSAN BUKU VOT

KandunganPengenalanKawalan PeruntukanIstilah Kewangan Dan MaksudnyaKegunaan Buku VotTujuan Pelaksanaan AP59Buku VotKawalan Buku VotPindah PeruntukanPenyelenggaraan Buku VotKod PerbelanjaanKegunaanBuku VotPenyesuaian Buku VotApa itu FlimsiPerbandingan perbelanjaanMengurus dan Pembangunan

PENGENALANMerupakan satu rekod kewangan yang perlu disimpan oleh PTJ mengikut kehendak Arahan Perbendaharaan 95.Mencatat perbelanjaan, tanggungan dan perubahan-perubahan kepada peruntukan.Mengawal perbelanjaan supaya tidak melebihi peruntukan.Buku vot dapat menunjukkan: a) Peruntukan vot berkenaan. b) Tanggungan c) Perbelanjaan Bersih d) Baki peruntukan

4

BUDGETAKTA BEKALANWARAN AMWARAN TARIKBALIKWARAN PERUNTUKANWARAN PINDAHPERUNTUKAN

BUKU

VOTFLIMSI

KAWALAN PERUNTUKAN

ISTILAH KEWANGAN DAN MAKSUDNYA ISTILAH KEWANGANMAKSUDPeruntukan Had jumlah wang yang boleh dibelanjakan.Kawalan Peruntukan Mengawal dan memastikan perbelanjaaan supaya tidak melebihi dari had yang boleh dibelanjakan.VotPenjenisan kod akaun.Contohnya: 21000 Perbelanjaan Perjalanan & Sara Hidup 22000 Pengangkutan Barang-barangKawalan VotMengawal dan memastikan perbelanjaan yang dibuat dikenakan kepada vot-vot yang betul.Kawalan Perbelanjaan Mengawal dan memastikan setiap perbelanjaan yang dibuat adalah selaras dengan Peraturan Kewangan dan Pekeliling Pekeliling Perbendaharaan yang berkaitan.

6

Kegunaan Buku VotSebagai rekod urusniaga kewangan Jabatan. a) Merancang perbelanjaan. b) Merancang penambahan/pengurangan perbelanjaan. c) Asas penyediaan laporan-laporan.

Sebagai alat kawalan kewangan a) Menentukan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan mengikut sesuatu vot. b) Mengawal kemajuan pembayaran. c) Mengawal penyelewengan.

7

TUJUAN PELAKSANAAN AP 59Meningkatkan lagi kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan.Meningkatkan akauntabiliti pegawai-pegawai yang dibei tanggungjawab ke atas peruntukan-peruntukan yang telah diluluskan.Memastikan Peraturan Kewangan dan Prosedur perolehan dipatuhi dengan sepenuhnya.Memastikan pembekal yang telah membekalkan barangan atau perkhidmatan dengan memuaskan dapat dibayar dengan secepat mungkin dan tidak ditahan kerana masalah dalaman.

8

BUKU VOT

REKOD YANG DISELENGGARAKAN UNTUK MENCATAT SEGALA URUSNIAGA YANG BERKAITAN BAGI SESUATU MAKSUD PERBELANJAAN.

KAWALAN BUKU VOTAP-95 TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN PECAHAN KEPALA ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA

AMAUN YANG DIBENARKAN;SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN BERSIH;BAKI MASIH ADA; DANTANGGUNGAN MENGIKUT BILA IA DILAKUKAN.

PINDAH PERUNTUKANWARAN PERUNTUKAN KECILkawalan berpindah kepada pemegang waran tetapi perlu ada pemantauan.

KUASA BERTULISkawalan masih pada Pegawai Pengawal.

PINDAH PERUNTUKAN(MBS)

DARI SATU OBJEK AM KESATU OBJEK AM DALAM AKTIVITI YANG SAMA. P.PENGAWAL

DARI SATU AKTIVITI KE SATU AKTIVITI YANG P.PENGAWAL LAIN DALAM PROGRAM YANG SAMA

DI ANTARA PROGRAM

KELULUSANPERBENDAHARAAN

PENYELENGGARAAN BUKU VOTDISELENGGARAKAN UNTUK:VOT BEKALANVOT PEMBANGUNANVOT AMANAH-DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.-DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.

KOD PERBELANJAANOBJEK AM 10000 EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP).OBJEK SEBAGAI 11000 15000

OBJEK AM 20000 PERKHIDMATAN DAN BEKALAN (MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN).OBJEK SEBAGAI 21000 - 29000

OBJEK AM 30000 ASET (MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI).OBJEK SEBAGAI 31000 38000OBJEK AM 40000 PEMBERIAN DAN KENAAN BAYARAN TETAP.OBJEK SEBAGAI 41000 47000OBJEK AM 50000 PERBELANJAAN-PERBELANJAAN LAIN.

KEGUNAAN BUKU VOTSEBAGAI REKOD URUSNIAGAWARAN PERUNTUKANWARAN PERUNTUKAN KECILWARAN TAMBAHANWARAN VIREMENTANGGUNGANBAYARAN TANGGUNGANBAYARAN TERUSBATAL PESANANBATAL BAUCERKREDIT PERBELANJAAN; DLL

SEBAGAI ALAT PENGURUSAN - MERANCANG PERBELANJAAN- MERANCANG PENAMBAH / PENGURANGAN- PERUNTUKAN; ASAS PENYEDIAAN LAPORAN; ASAS PENYEDIAAN BUDGET

SEBAGAI ALAT KAWALAN

MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN;MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL;MENGAWAL KEMAJUAN PEMBAYARAN;MENGAWAL PENYELEWENGAN.

TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN PERBELANJAAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN. ARAHAN PERBENDAHARAAN 54

TANGGUNGJAWAB PEG. PENGAWAL

PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL;TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS DARI JAN./ BEN. NEG.TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN;

PASTIKAN BUKU VOT DISELANGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB;PASTIKAN BUKU VOT MANUAL DISELENGGARA IKUT P.P. 8/1987 ATAU MENGGUNAKAN KOMPUTER SEPERTIMANA SPP 11/1992

PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT TEMPOH YANG DIPERLUKAN.ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KESEMASA.PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL

PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIABAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARAKAN DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA;PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA.PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;

PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.SEMAK SAMADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA;PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN PENSIL

BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU;SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT;CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN;LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.

Penyesuaian Buku VotKaedah yang digunakan-buku vot disediakan atas tanggungan dan Laporan Terperinci Perbelanjaaan (C231) atas asas tunaiBuku Vot/BV381 mencatitkan perbelanjaan semasa baucer disediakan dan bayaran hanya akan wujud di C231 setelah pembayaran dilaksanakan/dijelaskanCatatan ketinggalan(cth: urusniaga manual tidak dibuat penyelarasan rekodBayaran yang tidak dibenarkan/disebabkan penipuan

Punca Tidak Dapat Disesuaikan Terdapat baucar yang belum dibayar oleh Pejabat Perakaunan

Transaksi di C231 tidak terdapat di BV 381

Transaksi di BV381 tidak terdapat di C231

Penyesuaian perlu disediakan apabila buku vot tidak dapat disesuaikan

29

Penyediaan Penyata Penyesuaian VotFormat-format yang digunakan :Sijil Pengesahan Baki Format A/ BV500 Format A1 / BV501 Format A2 / BV502 dan Format A3 / BV503-BV505

30

Format format Untuk Penyesuaian

Penyata Penyesuaian Format ASenarai Baucer Belum di bayar oleh Pejabat Pembayar Format A1Senarai Catatan di Buku Vot yang tidak terdapat di flimsi Format A2Senarai Catatan di flimsi yang tidak terdapat di Buku Vot Format A3

Tatacara Penyesuaian Buku Vot Di laksanakanMenyemak laporan Terperinci perbelanjaan dengan buku votMenyiasat catatan yang hanya terdapat di satu set rekodMelapor sebarang bayaran yang tidak di benarkanMenyedia penyata penyesuaian Merekod catatan pelarasan penyesuaian ke dalam buku vot

Kategori FlimsiC 230 Vot TertanggungC 231 - Vot MengurusC 232 - Vot PembangunanC 230 - Vot Amanah

Penyerahan Penyata PenyesuaianSemua Penyata Penyesuaian dan dokumen sokongan hendaklah di tandatangani oleh Pewagai yang bertanggungjawab dan di kemukakan kepada Akauntan Negara dalam masa 2 minggu dari tarikh Flimsi di terima.

35Apa itu flimsi?FlimsyA thin kind of paper, especially for use in making several copies at a time of an article, letter, telegraphic dispatch, or the like, as in newspaper work. Penyata berkomputer yang dicetak setiap bulan menyenaraikan semua butiran bayaran dan terimaan yang dibuat oleh Jabatan.

36ADALAH SATU BENTUK LAPORAN TERPERINCI BULANAN MENGIKUT PENJENISAN URUSNIAGA YANG DIKELUARKAN OLEH PEJABAT PERAKAUNAN.

MAKLUMAT TERPERINCI YANG MENYENARAIKAN SEGALA BUTIRAN BAYARAN DAN TERIMAAN YANG DIBUAT OLEH JABATAN/PTJ

APAKAH ITU FLIMSI?

37FlimsiFlimsi yang dikeluarkan oleh JANM;C231B - Laporan Terperinci Perbelanjaan Mengurus (Bekalan).C231T - Laporan Terperinci Perbelanjaan Mengurus (Tanggungan).C231P - Laporan Terperinci Perbelanjaan Pembangunan.C330 - Laporan Terperinci Hasil.C350 - Laporan Terperinci Amanah.

38C231B - Laporan Terperinci Perbelanjaan Mengurus (B/T)Laporan ini dikeluarkan berdasarkan;Waran Peruntukan yang diterima. PTJ Membayar.PTJ Dipertanggungkan danPTJ, Program/Aktiviti dan Objek.

39Kepentingan Laporan C231BMengandungi maklumat terperinci urusniaga peruntukan, perbelanjaan dan baki peruntukan.Menunjukkan urusniaga perbelanjaan mengurus yang benar-benar telah dilakukan oleh PTJ.Terdiri daripada urusniaga perbelanjaan dan perbelanjaan kredit bagi perbelanjaan mengurus.

39

40Maklumat di Laporan C231BJenis urus niaga :-Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.Siri F untuk Waran Peruntukan.Siri K untuk Baucar Bayaran.Siri R untuk Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan.Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.No. rujukan dokumen.Jumlah mengikut Objek Am, Objek Sebagai dan Objek Lanjut.Jumlah Semasa (bulan berkenaan).Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).

41

Objek AmObjek Kumpulan LanjutObjek SebagaiObjek Lanjut

PTJ DipertanggungkanPTJ Charge line di Waran PeruntukanPTJ MembayarPTJ Penerima Dalam Waran Peruntukan

41

42FLIMSI MENGURUS C231BMAKLUMAT YANG TERDAPAT DALAM LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN MENGURUS ADALAH SEPERTI BERIKUT:

Tajuk dan tempoh laporanJenis laporanKod TransaksiJabatan Membayar dan Pusat Tanggungjawab MembayarJabatan Dipertanggungkan dan Pusat Tanggungjawab DipertanggungkanVot Dipertanggungkan (B)Mengandungi 12 ruangan

1 234 5 6 7 8 9 10 11 12 Jenis No. Rujukan Tarikh No. Dokumen PTJ/PK Prog/Akt Objek Tempoh Semasa Kemaskini Baki Dokumen Dokumen Dokumen GFMAS Perubahan Perbelanjaan Peruntukan Perbelanjaan Peruntukan

Maklumat lain yang terdapat di dalam laporan terperinci perbelanjaanJumlah Objek Lanjut Jumlah K.Objek LanjutJumlah Objek SebagaiObjek Am

43sambunganJenis Dokumen - Rujuk muka surat akhir satu-satu laporan bagi PTJ berkenaan (Kunci Kod Jenis Dokumen)2. No. Rujukan Dokumen - No. Baucer, Waran, Jernal dan no. siri ujud dari SG203. Tarikh Dokumen- Dirujuk dari dokumen no.24. No. Dokumen GFMAS- Nombor yang dikeluarkan oleh sistem GFMAS5. PTJ/PK- Pusat Tanggungjawab / Pusat Kos6. Prog/Akt.- Caj Kod Program/Aktiviti yang dikenakan bayaran/terimaan7. Objek- Caj Kod objek yang dikenakan untuk bayaran/terimaanTempoh Semasa 8. Perubahan- Bermaksud adanya perubahan yang berlaku samada Peruntukan dari segi tambahan atau kurangan dalam bulan semasa.9. Perbelanjaan - Bermaksud semua jenis bayaran atau terimaan yang berlaku dalam tempoh bulan semasa.Kemaskini10. Peruntukan- Bermaksud kedudukan peruntukan sahaja selepas diambilkira tambahan atau kurangan 11. Perbelanjaan- Bermaksud kedudukan perbelanjaan terkini yang ditunjukkan dalam barisan jumlah objek sebagai12. Baki Peruntukan- Bermaksud baki yang masih ada bagi tempoh tertentu.

44

PTJ Membayar

PTJ Dipertanggungkan

45C231P - Laporan Terperinci Perbelanjaan PembangunanLaporan ini dikeluarkan berdasarkan;Waran Peruntukan yang diterima. PTJ Membayar.PTJ Dipertanggungkan.Mengikut PTJ, Projek dan Objek.

46Kepentingan Laporan C232PMengandungi maklumat terperinci urusniaga peruntukan, perbelanjaan dan baki peruntukan.Menunjukkan urusniaga perbelanjaan pembangunan yang benar-benar telah dilakukan oleh PTJ.Terdiri daripada urusniaga perbelanjaan dan perbelanjaan kredit bagi perbelanjaan pembangunan.

47Maklumat di Laporan C232PJenis urus niaga :-Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.Siri F untuk Waran Peruntukan.Siri K untuk Baucar Bayaran.Siri R untuk Baucar Bayaran Dengan Pesanan Tempatan.Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.No. rujukan dokumen.Jumlah mengikut Kod Projek.Jumlah mengikut Objek Am, Objek Sebagai dan Objek Lanjut.Jumlah Semasa (bulan berkenaan).Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).

48

PTJ MembayarPTJ Penerima Dalam Waran PeruntukanPTJ DipertanggungkanPTJ Charge line di Waran Peruntukan

Objek SebagaiObjek Lanjut

49FLIMSI PEMBANGUNAN C232PMAKLUMAT YANG TERDAPAT DALAM LAPORAN TERPERINCI PERBELANJAAN PEMBANGUNAN ADALAH SEPERTI BERIKUT:

Tajuk dan tempoh laporanJenis laporanKod TransaksiJabatan Membayar dan Pusat Tanggungjawab MembayarJabatan Dipertanggungkan dan Pusat Tanggungjawab DipertanggungkanVot Dipertanggungkan (P)Mengandungi 12 ruangan

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Jenis No. Rujukan Tarikh No. Dokumen PTJ/PK Projek Setia CP Objek Tempoh Semasa Kemaskini Baki Dokumen Dokumen Dokumen GFMAS Perubahan Perbelanjaan Peruntukan Perbelanjaan Peruntukan

Maklumat lain yang terdapat di dalam laporan terperinci perbelanjaanJumlah Objek Lanjut Jumlah K.Objek LanjutJumlah Objek SebagaiJumlah Projek

50sambunganJenis Dokumen - Rujuk muka surat akhir satu-satu laporan bagi PTJ berkenaan (Kunci Kod Jenis Dokumen)2. No. Rujukan Dokumen - No. Baucer, Waran dan Jernal3. Tarikh Dokumen- Dirujuk dari dokumen no.24. No. Dokumen GFMAS- Nombor yang dikeluarkan oleh sistem GFMAS5. PTJ/PK- Pusat Tanggungjawab / Pusat Kos6. Projek - Caj Kod Projek yang dikenakan bayaran/terimaan7. Setia- Objek setia8. CP - Caj Projek9. Objek- Caj Kod objek yang dikenakan untuk bayaran/terimaanTempoh Semasa 10. Perubahan- Bermaksud adanya perubahan yang berlaku samada Peruntukan dari segi tambahan atau kurangan dalam bulan semasa.11. Perbelanjaan - Bermaksud semua jenis bayaran atau terimaan yang berlaku dalam tempoh bulan semasa.Kemaskini12. Peruntukan- Bermaksud kedudukan peruntukan sahaja selepas diambilkira tambahan atau kurangan 13. Perbelanjaan- Bermaksud kedudukan perbelanjaan terkini yang ditunjukkan dalam barisan jumlah objek sebagai14. Baki Peruntukan- Bermaksud baki yang masih ada bagi tempoh tertentu.

51

Kod Projek/Setia

Tiada Kod ObjekDiperlukan di WP

PERBANDINGAN PERBELANJAANMENGURUS & PEMBANGUNANPERBELANJAAN MENGURUS1. Perbelanjaan berulang.2. Perbelanjaan bukan modal.3. Rekod di Penyata Pendapatandan Perbelanjaan.4. Jangka hayat pendek.5. Penyeliaan jangka pendek.6. Boleh buat viremen.7. Tidak boleh diperuntukansemula.PERBELANJAAN PEMBANGUNAN1. Perbelanjaan tidak berulang.2. Perbelanjaan modal.3. Rekod di Kunci Kira-Kira.4. Jangka hayat lama.5. Penyeliaan jangka panjang.6. Tidak boleh buat viremen7. Boleh diperuntukkan semula.

53C330 - Laporan Terperinci HasilLaporan ini dikeluarkan berdasarkan;PTJ Pemungut.Kod Hasil.PTJ Yang Empunya Hasil.

54Kepentingan Laporan C330Mengandungi maklumat terperinci urusniaga hasil.Menunjukkan urusniaga hasil yang benar-benar telah dikutip oleh PTJ Pemungut.Terdiri daripada urusniaga hasil.

55Maklumat di Laporan C330Jenis urus niaga :-Siri D untuk Penyata Pemungut.Siri S untuk Baucar Jurnal.No. rujukan dokumen.No. Resit Perbendaharaan.Jumlah Semasa (bulan berkenaan).Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).

56

PTJ Yang Membuat Kutipan

PTJ Yang Empunya Hasil

No. Rujukan

No. Resit Perbendaharaan

57C350 - Laporan Terperinci AmanahLaporan ini dikeluarkan berdasarkan;PTJ Membayar.Kod Amanah.PTJ Pengawal.

58Kepentingan Laporan C350Mengandungi maklumat terperinci urusniaga amanah.Menunjukkan transaksi amanah yang benar-benar telah dibuat oleh PTJ Membayar.Terdiri daripada urusniaga Amanah.

59Maklumat di Laporan C350Jenis urus niaga :-Siri A untuk Baucar Bayaran Payroll.Siri K untuk Baucar Bayaran.Siri S untuk Baucar Jurnal.Siri D untuk Penyata Pemungut.No. rujukan dokumen.Jumlah Semasa (bulan berkenaan).Jumlah Kemaskini (sehingga bulan berkenaan).

60

PTJ Yang MelakukanUrusniaga Amanah

PTJ Yang MengawalAkaun Amanah

Penyediaan Laporan Perbelanjaan

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

61

Kandungan

Peraturan

Laporan Harian

Laporan Bulanan

Laporan Pilihan:-

Laporan-laporan yang berkaitan perbelanjaan / bayaran

Kepentingan Laporan

PERATURAN

PeraturanArahan Perbendaharaan 92 (ii)

Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan laporan perbelanjaan berkala kepada Perbendaharaan mengikut format dan kekerapan yang ditentukan oleh Perbendaharaan

Laporan perbelanjaan hendaklah ditandatangan oleh Pegawai Pengawal sendiri atau wakilnya

PeraturanPekeliling Perbendaharaan Bil 7 Tahun 2008

Pegawai Pengawal dikehendaki memastikan:-

i)Pengurusan kewangan dikendalikan berdasarkan sistem kawalan dalaman yang kukuh dan mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan

ii)Pelaksanaan sesuatu program/aktiviti/projek adalah selaras dengan jumlah peruntukan yang telah diluluskan

iii)Semua peruntukan yang diluluskan mempunyai jadual pelan tindakan supaya dapat dibelanjakan mengikut perancangan sebelum akhir tahun

PeraturanPekeliling Perbendaharaan Bil 10 Tahun 2008

Tujuan:-

i)Menetapkan format penyediaan laporan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) yang seragam dan menyeluruh

ii) Laporan yang dikehendaki adalah:-a)Laporan Pengurusan Bajet/Prestasi Perbelanjaanb)Laporan Kedudukan Bil-Bil Tertunggak BV347/BV349

PeraturanPekeliling Perbendaharaan Bil 10 Tahun 2008 (Samb)

iii) Penghantaran laporan pada setiap suku tahun

LaporanTarikh Ahir PenghantaranKe Perbendaharaan (Peringkat Kementerian)Ke Kementerian(Peringkat PTJ/Jabatan)Suku Tahun Pertama (31/3)15/5Bergantung kepada arahan daripada Kementerian masing-masingSuku Tahun Kedua (30/6)15/8Suku Tahun Ketiga (30/9)15/11Suku Tahun Keempat (31/12)15/2

LAPORAN HARIAN

Laporan HarianLaporan harian adalah Buku Vot, yang menunjukkan:-

Jumlah Peruntukan

Jumlah Perbelanjaan

Jumlah Tanggungan; dan

Baki Peruntukan

Laporan Harian BV381 Laporan harian amanah/hasil/vot

Laporan ini dijana secara harian dan merupakan BUKU VOT BERKOMPUTER bagi PTJ

Memberi maklumat kewangan terperinci berkenaan dengan urusniaga amanah / hasil / vot

Tetap mematuhi kehendak AP95 yang mencatat segala perbelanjaan, tanggungan dan perubahan peruntukan

Laporan Harian BV381

Laporan Harian BV381TahunKod jab. bayarKod PTJ/PKTarikh laporan transaksi yang nak dijana

Laporan Harian BV381MAKLUMAT KEWANGAN URUSNIAGA DI PTJ

NOTA PENTING

Laporan BV381 hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sebulan sekali oleh penyelia dengan menurunkan tandatangan ringkas (Rujuk AP95(e))

Laporan BV381 hendaklah dicetak setiap hari (naziran esPKB)

Laporan Harian BV381

NOTA PENTING

Perbelanjaan pukal dan gaji yang dilakukan di Pejabat Perakaunan akan dikemaskini di BV381 secara elektronik

Tranksaksi di BV381 akan dikemaskini mengikut Logik Buku Vot (Rujuk Nota F) setelah dokumen diperaku II

Laporan Harian BV381

LAPORAN BULANAN

Penyesuaian Akaun Vot

Laporan Bulanan Mengurus / Pembangunan

Laporan Pengurusan Bajet / Prestasi Perbelanjaan Bulanan

Laporan Bulanan

Laporan Bulanan -Penyesuaian Akaun Vot (BV500 -BV505)

Laporan Bulanan BV500Laporan Penyesuaian Akaun Vot

Memaparkan perbandingan baki peruntukan (C230, C231, C232) di AO dengan baki buku vot BV381 di PTJ

Memaparkan jumlah BV501, BV502, BV503

Laporan Bulanan BV500Tahun Bulan dan tahun penyesuaian yang nak dijanaKod PTJ/PKKod jab. bayar

Laporan Bulanan BV500

Laporan Bulanan BV500

Laporan Bulanan BV501Laporan Baucar-Baucar Yang Belum Di Bayar Oleh Pejabat Pembayar

Memaparkan baucar bayaran yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

Laporan Bulanan BV501TahunKod jab. bayarKod PTJ/PKBulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV501

Laporan Bulanan BV502Laporan Urusniaga Di Akaun Vot Yang Tidak Terdapat Di Laporan Terperinci Perbelanjaan

Memaparkan dokumen kewangan selain baucar bayaran (PP,BJ,WP) yang belum dibayar oleh Pejabat Pembayar

Laporan Bulanan BV502Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKBulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV502

Laporan Bulanan BV503Laporan Urusniaga Di Laporan Terperinci Perbelanjaan Yang Tidak Terdapat Di Akaun Vot

Memaparkan semua dokumen kewangan (BB,PP,BJ,WP) yang telah diambilkira oleh AO tetapi belum diambilkira oleh PTJ

Laporan Bulanan BV503TahunKod jab. bayarKod PTJ/PKBulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV503

Laporan Bulanan BV504Laporan Perbezaan Amaun Di BP21 dan Akaun Vot Debit

Memaparkan perbezaan amaun debit (kod urusniaga 16011) di antara Laporan BV381 dan BP21 selepas pemadanan pukal bagi tempoh di parameter.

Laporan Bulanan BV504

Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKBulan dan tahun penyesuaian yang nak dijanaKod Agensi Pukal

Laporan Bulanan BV504

Laporan Bulanan BV505Laporan Perbezaan Amaun Di BP21 dan Akaun Vot Kredit

Memaparkan perbezaan amaun kredit (kod urusniaga 16012) di antara Laporan BV381 dan BP21 selepas pemadanan pukal bagi tempoh di parameter

Laporan Bulanan BV505

Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKKod Agensi PukalBulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV505

Laporan Bulanan BV551MLaporan Bulanan Vot Mengurus

Memaparkan laporan bulanan vot mengurus mengikut objek bagi PTJ yang dipilih di parameter.

Laporan Bulanan BV551MTahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKKod AOBulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV551M

Laporan Bulanan BV551PLaporan Bulanan Vot Pembangunan

Memaparkan laporan bulanan vot pembangunan mengikut projek dan cara pembiayaan bagi PTJ yang dipilih di parameter

Laporan Bulanan BV551P

TahunKod jab. bayarKod PTJ/PKBulan dan tahun penyesuaian yang nak dijana

Laporan Bulanan BV551P

Laporan Bulanan Laporan Pengurusan Bajet / Prestasi Perbelanjaan Bulanan

Memaparkan maklumat baki terkini vot/amanah/hasil

Laporan Bulanan Prestasi Perbelanjaan

Laporan Bulanan -NOTA PENTING

Laporan Bulanan membolehkan pengguna menjana dan memaparkan maklumat berkenaan dengan komponen penyesuaian, pemadanan pukal dan pengurusan (Rujuk Nota G)

Proses Penyesuaian Akaun Vot dilakukan secara auto (rujuk nota H).

Laporan Bulanan NOTA PENTING

Jika terdapat transaksi yang memerlukan pemadanan secara manual di Format A1 dan Format A2 pengguna boleh menggunakan modul penyesuaian manual (rujuk Panduan Pengguna PTJ eSPKB AK0112 dan AK0113)

Laporan Bulanan NOTA PENTING

Laporan Penyesuaian Bulanan (BV500 BV505) perlu dicetak dalam bulan berikutnya

Jika tidak PTJ perlu menyedia penyata penyesuaian secara manual kerana selepas tempoh tersebut sistem akan mengemaskini maklumat bagi Penyata Penyesuaian bulan berikutnya

Laporan Bulanan NOTA PENTING

Sekiranya terdapat kesilapan di Laporan Penyesuaian Bulanan (BV500 BV503) yang dicetak dan perlu dipinda:-

angka asal yang hendak dipinda hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja (menunjukkan dengan terang apakah angka yang dicatatkan pada asalnya

LAPORAN PILIHAN

Laporan PilihanLaporan Pilihan membolehkan pengguna menjana dan memaparkan maklumat berkenaan dengan komponen pengemaskinian status dan pemantauan bil

Laporan ini akan menyenaraikan segala kronologi, pemindahan individu daripada pelbagai modul di e-SPKB. (Rujuk Nota G)

Laporan Pilihan

Laporan pilihan ini secara umumnya boleh digunakan sebagai kawalan sumber dalam memastikan beberapa maklumat penting dalam setiap pemindahan disalin ke dalam modul-modul yang memerlukannya.

Laporan Pilihan

Lain-lain Laporan-laporanLaporan Bil/Invois

Laporan Liabiliti Belum Selesai Bil/Invois

Laporan Kelewatan Bayaran Bil

Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil Sempurna

Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil Belum Sempurna

Laporan Kelewatan Bayaran Bil Pembekal

Laporan Kedudukan Bil/Invois AP58(a) Yang belum Selesai

Laporan Pilihan BV340 Laporan Bil/Invois (AP103)

Memaparkan senarai invois/bil yang telah didaftarkan bagi tempoh di parameter

Laporan dijana mengikut objek dan status dokumen

STATUSKETERANGAN1Belum Perakuan I2Belum Perakuan II3Telah Perakuan II

4Telah Diterima oleh GFMAS

6Telah Ditolak oleh GFMAS7Dibatalkan

8Telah Dikemaskini di GFMAS

Status dokumen e-SPKB

Laporan Pilihan BV340

Status 8 pada peringkat cek/EFT dijana tidak akan memaparkan no rujukan Cek/ EFT

Status 8 pada peringkat cek dicetak/EFT dihantar ke bank akan memaparkan no rujukan Cek/EFT

Memaparkan Ringkasan Status Dokumen

Laporan Pilihan BV340Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKTempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV340

SENARAI BIL/INVOIS YANG DIDAFTARKAN

Laporan Pilihan BV340

RINGKASAN STATUS DOKUMEN

Laporan Pilihan BV340 NOTA PENTING

Daftar bil/invois hendaklah diperiksa tidak kurang daripada sekali sebulan oleh Ketua Jabatan atau wakilnya yang diberikuasa dan hendaklah ditandatangan ringkas

Laporan Pilihan BV341 Laporan Liabiliti Belum Selesai Bil/Invois

Memaparkan senarai liabiliti belum selesai yang telah dijana di bawah modul Baucar Bayaran bagi tempoh di parameter

Kemaskini setelah dokumen diperakui I

Laporan Pilihan BV341Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKTempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV341SENARAI LIABILITI BELUM SELESAI

Laporan Pilihan BV342 Laporan Kelewatan Bayaran Bil

Memudahkan pengguna mengesan dan mengenalpasti peringkat kelewatan sesuatu bil

Memaparkan ringkasan:-

i)bilangan dan jumlah bil sempurna dibayar

ii)bilangan dan jumlah bil belum sempurna dibayar yang tempoh pemprosesannya melebihi 14 hari

125

Laporan Pilihan BV342 Memaparkan maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan

Maklumat terperinci yang dipaparkan adalah:-

i)tempoh pemprosesan di PTJ/AO ii)peringkat tindakan bagi bil sempurna dibayar

iii)peringkat tindakan bagi bil belum sempurna dibayar yang melebihi 14 hari.

126

Laporan Pilihan BV342 Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:i)Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Tarikh Terima Bil; atauii)Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di AO:i)Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atauii) Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II

Laporan Pilihan BV342Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKTempoh bagi transaksi yang dikehendakiPilihan untuk jana laporan

Laporan Pilihan BV342

RINGKASAN BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR/BELUM SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV342

MAKLUMAT TERPERINCI KEPADA RINGKASAN

Laporan Pilihan BV342Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKPilihan untuk jana laporanTempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV342RINGKASAN BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR/BELUM SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV343 Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil Sempurna

Memudahkan pengguna memantau maklumat terperinci prestasi proses pembayaran bil-bil sempurna

Memaparkan ringkasan bilangan, jumlah serta tempoh pemprosesan bil-bil yang sempurna dibayar

Laporan Pilihan BV343 Memaparkan maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan

Maklumat terperinci yang dipaparkan adalah bilangan, jumlah serta tempoh pemprosesan bil yang sempurna dibayar.

Perkiraan tempoh pemprosesan adalah:-i)Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Terima Bil

Laporan Pilihan BV343Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKPilihan untuk jana laporanTempoh bagi transaksi yang dikehendaki

Laporan Pilihan BV343

RINGKASAN DAN MAKLUMAT TERPERINCI BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV343TahunKod jab. bayarKod PTJ/PKPilihan untuk jana laporanTempoh bagi transaksiyang dikehendaki

Laporan Pilihan BV343RINGKASAN DAN MAKLUMAT TERPERINCI BIL/INVOIS SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV344 Laporan Prestasi Proses Pembayaran Bil Belum Sempurna

Memudahkan pengguna memantau bil-bil yang belum selesai.

Memaparkan ringkasan bilangan dan jumlah bil belum sempurna dibayar di PTJ/AO

Laporan Pilihan BV344 Memaparkan maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan

Maklumat terperinci yang dipaparkan:-i)tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii)peringkat tindakan bagi bil sempurna dibayar

iii)peringkat tindakan bagi bil belum sempurna dibayar

Laporan Pilihan BV344 Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:i)Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Terima Bil; atauii)Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di AO:i)Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atauii)Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II

Laporan Pilihan BV344Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKTempoh bagi transaksiyang dikehendaki

Laporan Pilihan BV344RINGKASAN DAN MAKLUMAT TERPERINCI BIL/INVOIS BELUM SEMPURNA DIBAYAR

Laporan Pilihan BV347 Laporan Kelewatan Bayaran Bil Pembekal

Memudahkan pengguna memantau kelewatan bayaran bil-bil pembekal

Memaparkan ringkasan bilangan dan jumlah bil pembekal :-i)sempurna dibayar

ii)belum sempurna dibayar yang tempoh pemprosesannya melebihi 14 hari.

Laporan Pilihan BV347 Memaparkan maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan.

Maklumat terperinci yang dipaparkan:-i)tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii)peringkat tindakan bagi bil pembekal yang sempurna dibayar

ii)peringkat tindakan bagi bil pembekal belum sempurna dibayar yang melebihi 14 hari

Laporan Pilihan BV347 Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:i)Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Terima Bil; atauii)Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di AO:i)Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atauii)Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II

Laporan Pilihan BV347Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKPilihan untuk jana laporanTempoh bagi transaksiyang dikehendaki

Laporan Pilihan BV347

RINGKASAN KELEWATAN BAYARAN BIL PEMBEKAL

Laporan Pilihan BV347

MAKLUMAT TERPERINCI KEPADA RINGKASAN

Laporan Pilihan BV347Tahun semasaKod jab. bayarKod PTJ/PKPilihan untuk jana laporanTempoh bagi transaksiyang dikehendaki

Laporan Pilihan BV3437RINGKASAN KELEWATAN BAYARAN BIL PEMBEKAL

Laporan Pilihan BV349Laporan Kedudukan Bil/Invois AP58(a) Yang Belum Selesai

Memantau kedudukan bil-bil AP 58(a) yang belum selesai.

Memaparkan ringkasan bilangan dan jumlah bil AP58(a) belum sempurna dibayar .

Laporan Pilihan BV349Memaparkan maklumat terperinci sebagai sokongan kepada ringkasan

Maklumat terperinci yang dipaparkan:-i)tempoh pemprosesan di PTJ/AO

ii) peringkat tindakan bagi bil sempurna dibayar

iii)peringkat tindakan bagi bil belum sempurna dibayar.

Laporan Pilihan BV349Perkiraan tempoh pemprosesan di PTJ:i)Tarikh Baucar Diperakui II tolak (-) Tarikh Terima Bil; atauii)Tarikh Laporan Dijana tolak (-) Tarikh Terima Bil

Perkiraan tempoh pemprosesan di PP:i) Tarikh Cek telah Dicetak/EFT Dihantar ke Bank tolak (-) Tarikh Baucar Diperakui II; atauii)Tarikh Laporan Dijana tolak (-)Tarikh Baucar Diperakui II

Laporan Pilihan BV349Tahun Kod jab. bayarKod PTJ/PKTempoh bagi transaksiyang dikehendaki

Laporan Pilihan BV349

Laporan PilihanNOTA PENTING

Laporan Pilihan membolehkan pengguna menjana dan memaparkan maklumat berkenaan dengan komponen pengemaskinian status dan pemantauan bil

Laporan ini akan menyenaraikan segala kronologi, pemindahan individu daripada pelbagai modul di e-SPKB ( Rujuk Nota G)

Laporan PilihanNOTA PENTING

Laporan pilihan ini secara umumnya boleh digunakan sebagai kawalan sumber dalam memastikan beberapa maklumat penting dalam setiap pemindahan disalin ke dalam modul-modul yang memerlukannya.

KEPENTINGAN LAPORAN-LAPORAN

Kepentingan Laporan-laporan yang DikeluarkanSebagai alat pemantauan bagi Pegawai Pengawal:-

Kawalan peruntukan & perbelanjaan

Prestasi PTJ/Pusat Kos

Membantu di dalam penyediaan belanjawan

Sekian Terima Kasih