JABATAN PERKHIDMATAN AWAM

FREQUENTLY ASKED QUESTION (FAQ)

SISTEM OUTLOOK WEB ACCESS

1.0 Apa itu OWA?

Bil. Ciri- Ciri OWA Keterangan

a. Bersifat web-based OWA atau Outlook Web Access merupakan program e-mel yang bersifat web-based.

OWA boleh diakses dari mana-mana komputer yang mempunyai kemudahan capaian Internet.

b. Penggunaan pelayar web (web browser)

OWA adalah satu versi Microsoft Outlook yang menggunakan pelayar web. (Contoh pelayar web: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari dan sebagainya)

c. Persamaan dengan Microsoft Outlook

Ciri-ciri pada antara muka sistem OWA adalah sama dengan yang terdapat pada Microsoft Outlook.

Bagi pengguna yang pernah menggunakan Outlook, cara pengendalian e-mel menggunakan OWA adalah sama.

1

2.0 Keperluan semasa Proses Log In ke OWA

Sebelum seseorang pengguna mendaftar masuk atau log in sebagai pengguna OWA, pengguna perlu mengenalpasti dan memasukkan dua (2) jenis maklumat berkenaan e-mel pengguna iaitu:

Bil. Perkara Keterangan Contoh

a. User name Nama e-mel jabatan yang digunakan oleh pengguna.

Sekiranya e-mel jabatan pengguna adalah fahmi.iqbal@jpa.gov.my.

Maklumat user name yang perlu dimasukkan adalah fahmi.iqbal.

b. Password Kata laluan domain (Active Directory) yang digunakan oleh pengguna setiap kali pengguna log on komputer di pejabat.

Kata laluan ini tidak sama dengan kata laluan yang sering digunakan

Contoh: Password01

Langkah 3: Klik Log Langkah 2: Masukkan

Langkah 1: Masukkan user

2

3

pengguna untuk mengakses ke sistem e-mel yang lama.

3.0 Bagaimana sekiranya saya terlupa kata laluan domain saya?

Terdapat tiga (3) alternatif atau cara bagi mendapatkan bantuan sekiranya pengguna

menghadapi masalah semasa log in ke OWA.

a. Dapatkan bantuan pihak Juruteknik bahagian atau Penyelaras ICT bahagian

yang bertanggungjawab. (rujuk senarai – http://www.jpa.gov.my/info/intranet)

Pihak juruteknik atau penyelaras ICT bahagian akan menghubungi pihak Pentadbir E-mel

JPA untuk tindakan susulan.

ATAU

b. Hubungi pihak Helpdesk JPA di talian – 03-8885 3660

ATAU

c. Hubungi pihak Pentadbir E-mel JPA (BPM) di talian – 03-8885 3657 / 3647 / 3650

4.0 Bagaimana saya dapat mengakses semua e-mel lama?

Bil. Pengguna Outlook / Outlook Express

Pengguna Webmail

4.1 Akses E-mel Lama

a.

E-mel lama telah dimuat turun ke komputer pengguna. Oleh itu, pengguna boleh mengakses semula e-mel lama dengan menggunakan aplikasi Outlook (Microsoft Outlook atau Outlook Express) yang sedia ada.

Pengguna webmail boleh mengakses e-mel lama dengan melayari URL berikut:

http://oldmail.jpa.gov.my.

4.2 Balas (Reply) menggunakan E-mel Lama

a.

Untuk membalas e-mel tersebut, pengguna tetap perlu menggunakan OWA kerana

Untuk membalas e-mel tersebut, pengguna tetap perlu menggunakan OWA kerana

4

5

5.0 Bagaimana saya dapat memberi maklumbalas (reply) emel menggunakan e-mel lama?

Pengguna boleh menyalin kandungan e-mel lama dengan menggunakan kaedah salin (copy) dan tampal (paste) ke OWA secara manual.

aplikasi Outlook tidak lagi dapat digunakan untuk menghantar dan menerima e-mel.

aplikasi Webmail tidak lagi dapat digunakan untuk menghantar dan menerima e-mel.

5.1 Salin (Copy) E-mel Lama dari Aplikasi Outlook atau Webmail

a.

Langkah-langkah yang perlu diambil adalah seperti berikut:

Sila ‘highlight’kan kandungan e-mel lama dan klik kanan pada tetikus. Kemudian

klik pada butang ‘copy’.

5.2 Tampal (Paste) E-mel Lama untuk dibalas menggunakan OWA

a.

Pada OWA, klik kanan pada tetikus dan pilih butang ‘paste’.

6

6.0 Bagaimana saya dapat import contact list atau address book yang terdapat dalam sistem e-mel lama?

b.

Kandungan e-mel lama akan terpapar. Pengguna boleh memberi maklumbalas dengan menaip pada sebelah atas kandungan e-mel tersebut dan klik pada butang ‘send’ apabila selesai.

7

a. Tidak boleh. Pengguna perlu memasukkan semula senarai orang hubungan (contact list) atau address book secara manual ke dalam OWA.

b. Walau bagaimanapun, bagi senarai contact list yang terdiri daripada pegawai dari JPA, pengguna hanya perlu mengakses melalui butang Address Book yang terdapat di atas kanan OWA.

Butang Global Address List @ Adress

7.0 Bagaimana untuk membuat senarai baru contact list atau address book?

8

Langkah-langkah untuk menambah senarai contact list atau address book:

7.1 Menambah senarai baru orang hubungan (contact list) dalam OWA

a. Klik pada ikon New dan pilih Contact.

7.2 Memasukkan maklumat bagi senarai baru orang hubungan (contact list)

a.

b.

Masukkan segala maklumat yang diperlukan pada senarai baru contact list.

Apabila selesai, klik pada butang Save and Close. Senarai akan disimpan dan akan tersenarai di dalam senarai contact list di dalam OWA.

9

8.0 Bagaimana saya dapat import semua folder yang terdapat dalam sistem e-mel lama?

Tidak boleh. Pengguna perlu membuat semula (recreate) semua folder secara manual pada OWA.

9.0 Bagaimana untuk membuat folder dan tetapkan rules baru?

Langkah-langkah untuk membuat folder adalah seperti berikut:

9.1 Membuat Folder E-mel Baru

a.

b.

c.

Pada Navigation Pane, klik Mail untuk melihat senarai folder di dalam inbox. Klik kanan pada folder yang hendak dibuat subfolder dan klik Create New Folder.

Taip nama folder dan tekan enter untuk menyimpan data.

10

9.2 Menetapkan rules baru bagi Folder Baru

a.

b.

c.

Setelah selesai membuat folder, pengguna perlu membuat rules untuk membolehkan e-mel yang diterima akan secara automatik masuk ke dalam folder tersebut.

Langkah-langkah adalah seperti berikut:

Klik pada Options yang terdapat di sebelah atas kanan OWA.

Klik Rules pada option di sebelah kiri.

Klik pada new rules dan pilih move messages from someone to folder.

11

d.

e.

f.

g.

Rules description akan terpapar.

Klik pada people or distribution lists dan pilih nama pengguna untuk dimasukkan ke dalam folder tersebut. Klik OK apabila selesai.

Klik pada specified folder dan pilih folder yang baru tadi. (Eg: SRK)

Klik OK dan Save apabila selesai.

12

h.

E-mel yang masuk daripada pengguna yang telah dipilih secara automatik akan masuk ke folder tersebut.

13