-

Tech Harvest. Isu 02

CONSIGNMENT NOTE POSLAJU

PERLU DIMILIKI

OLEH OLEH PEMILIK BISNES

7 TIPS HEBAT UNTUK

TEMUDUGA

TIPS 1

FUNGSI CONCATENATE :

MENGGABUNGKAN

PERKATAAN DARIPADA DUA

COLUMN BERBEZA

4

PENGETAHUAN AM

PANDUAN MEMULAKAN SIMPAN

KIRA DENGAN 3 LANGKAH MUDAH

SISTEM AKAUN YANG PERLU

DIMILIKI OLEH PEMILIK BISNES

KEPENTINGAN MEMANTAU

DUIT KELUAR MASUK BISNES

5 7

9

REVIEW MENCETAK CEK LEBIH MUDAH

DENGAN CHRYSANTH CHEQUE

WRITER

TEMPLATE CETAK CONSIGNMENT

NOTE ( POSLAJU )

10

13

1

Kebelakangan ini samada di

Media Sosial atau media arus perdana

sering memaparkan keluhan graduan

yang sukar mendapatkan peluang

pekerjaan atau menempatkan diri

mereka di syarikat-syarikat yang

mengiklankan kekosongan jawatan

mereka di Internet atau surat khabar.

Manakala di pihak majikan pula,

kebanyakan memberikan maklum

balas standard yang diberikan calon

tidak menepati kriteria yang

ditetapkan oleh mereka. Walaupun

kelulusan ada, tetapi standard yang

diberikan tidak menepati piawaian

yang ditetapkan.

Pengalaman saya menemuduga

ramai calon, melihat bukannya calon

yang hadir tidak mempunyai kualiti,

namun kurangnya persediaan baik

dari aspek fizikal dan mental.

Perkara yang paling penting sewaktu

ditemuduga adalah membuatkan

bakal majikan anda berasa selesa

dengan anda anda mereka akan

kerugian sekiranya mereka tidak

mengambil anda bekerja di syarikat

mereka.

Kadang-kala keputusan akademik

bukanlah hanya satu-satu faktor

penentu untuk melayakkan anda ke

jawatan tersebut. Tetapi bagaimana

sikap anda sewaktu menjalani

temuduga bersama mereka. Apa

yang paling penting and perlu

melihatkan diri anda sebagai aset

yang lebih penting. Memposisikan diri

anda sebagai aset penting majikan.

Saya kongsikan TUJUH (7) Tips yang

boleh anda praktik untuk membuatkan

bakal majikan berasa teruja untuk

anda bekerja bersama mereka:

1. Membuat Persediaan Yang Secukupnya

Buat persediaan yang rapi dengan menyediakan dokumen seperti Resume, Transkrip

Akademik dan dokumen-dokumen lain seperti yang diminta oleh pihak syarikat.

Pastikan anda menyemak berulangkali

senarai semak yang diberikan. Sekiranya

anda tidak pasti anda boleh

menghubungi kembali Bahagian Sumber

Manusia syarikat tersebut untuk

pengesahan.

2

2. Pemilihan Pakaian Yang Sesuai

Pilih pakaian yang sopan dan sesuai dengan jawatan yang anda pohon. Jika anda

datang temuduga untuk jawatan Eksekutif Jualan, jangalah pula anda hanya

berpakaian seluar jeans dan berselipar sahaja. Pastikan kod etika pakaian anda

sesuai dengan jawatan yang dipohon.

3. Buat Kajian Mengenai Jawatan dan Latar Belakang Syarikat

Buat sedikit kajian mengenai skop kerja yang ditawarkan kepada anda di internet.

Anda boleh layari laman sesawang seperti Jobstreet untuk melihat apakah skop kerja

untuk jawatan seperti yang ditawarkan. Walaupun syarikat yang berbeza, namun

skop kerja yang ditawarkan adalah lebih kurang sama.

Pastikan juga anda mengetahui serba sedikit latar belakang operasi syarikat tersebut

dan tahu jenis perniagaan yang dilakukan. Apa susah, Google kan ada.

4. Hadir Ke Tempat Temuduga Lebih Awal

Pastikan anda sampai ke tempat temuduga sekurang-kurangya setengah jam lebih

awal daripada masa yang dijadualkan. Ini membolehkan anda membuat

persediaan terakhir sebelum dipanggil ke bilik temuduga.

Jika anda mungkin terlewat, maklumkan kepada syarikat tersebut anda lebih awal

supaya anda tidak dilihat sebagai individu yang tidak menepati masa.

Jika temuduga dilakukan pada waktu pagi, jangan sesekali tidak mengambil

sarapan pagi. Manakala, jika temuduga dijalankan selepas waktu tengahari,

pastikan anda tidak makan terlalu banyak yang boleh menyebabkan anda

mengantuk dan kelihatan kurang bermaya.

5. Jawab Soalan-Soalan Hanya Apabila Ditanya Dan Elakkan Terperangkap Dengan

Provokasi

Majikan mencari calon yang boleh berkomunikasi dengan baik. Maksudnya, hanya

bercakap dan melontarkan idea jika diminta dan beradap jika tidak bersetuju dalam

sesuatu perkara.

Kadangkala, penemuduga sengaja mengajak anda kepada perbincangan yang

berbentuk provokasi. Sekadar untuk menguji bagaimana anda mengendalikan sesi

tersebut. Jadi, elakkan terperangkap dengan provokasi dan stay calm.

6. Bersikap Jujur

Tidak mengapa jika ada benda yang anda tidak mahir. Lebih baik mereka tahu apa

yang anda tidak mahir sebelum diambil bekerja daripada mereka tahu anda tidak

bersikap jujur sewaktu ditemuduga.

Mungkin jangka hayat anda di syarikat itu tidak lama jika keadaan ini berlaku.

7. Sikap Sewaktu Ditemuduga

Sekiranya penemuduga anda bertanya soalan yang senstitif dan anda berasa

kurang selesa untuk menjawabnya. Maklumkan kepada mereka. Anda berhak untuk

3

tidak menjawab sekiranya soalan tersebut dirasakan tidak relevan dengan jawatan

yang anda pohon.

Proses temuduga adalah proses yang tidaklah terlalu complicated, anda hanya

perlu bersedia mental dan fizikal untuk menghadapi proses temuduga. Jika ia

temuduga pertama anda, sudah pastinya anda akan berasa gemuruh dan

gementar. Tapi jangan jadikan ia halangan untuk anda bersikap tidak bersedia

dalam temuduga.

4

Fungsi Concatenate dalam

Microsoft Excel boleh

membantu anda untuk

menggabungkan

perkataan dari 2 columns

yang berbeza.

Gambarajah di sebelah

menerangkan kepada

anda bagaimana anda

boleh menggunakan

fungsi CONCATENATE di

MIcrosoft Excel.

5

Soalan ini banyak ditanya kepada saya bagaimana untuk memulakan rekod

perakaunan sesebuah syarikat. Jika syarikat yang baru beroperasi, caranya lebih

mudah dan lebih straight to the point. Untuk syarikat yang telahpun memulakan

operasi juga tidaklah sesukar mana, cuma perlu pastikan kesemua dokumen

perniagaan ada. Jika tiada, kita perlu membuat sedikit pelarasan terhadap

dokumen yang tidak lengkap.

Langkah Pertama:

Tentukan tempoh perakaunan (accounting period) syarikat anda.

Kumpulkan kesemua dokumen untuk semua transaksi syarikat anda.

Dokumen ini termasuklah invois, resit pembayaran, penyata bank, kaki buku

cek, baucer bayaran, baucer penerimaan dan dokumen-dokumen yang

berkaitan perniagaan.

Pastikan anda menyimpan semua Invois Belian dan Jualan, Resit Belian dan

Jualan serta dokumen-dokumen lain. Dokumen ini perlu disimpan selama 7

tahun untuk tujuan pemeriksaan sekiranya diperlukan.

Langkah Kedua:

Asingkan kesemua dokumen tersebut mengikut jenis dokumen, tarikh

transaksi. Apabila kesemua telah diasingkan. Simpan kesemua dokumen

tersebut di dalam fail dan labelkan fail tersebut.

Jika anda mempunyai masa yang lebih, boleh imbas (scan) dokumen

tersebut dan simpan di dalam cakera keras (hard disk drive).

Kemudian barulah anda boleh menentukan jenis transaksi untuk dokumen

tersebut samada ia Asset, Belanja, Liabiliti, Ekuiti, Pendapatan.

Langkah Ketiga

Mula membuat rekod transaksi. Untuk perniagaan yang kecil. Anda tidak

perlu membeli perisian yang mahal, cukup dengan menggunakan Microsoft

Excel. Tetapi sekiranya transaksi anda banyak, lebih mudah jika anda

menggunakan sistem Perakaunan. Cara manual mungkin akan mengambil

sedikit masa dan kadang-kala ada transaksi yang tertinggal yang boleh

menyebabkan akaun anda nanti tidak imbang.

6

Hanya dengan TIGA (3) langkah asas atas boleh memastikan anda mempunyai

simpan kira rekod transaksi anda yang berkesan walaupun anda tidak mempunyai

pengetahuan yang mendalam mengenai perakaunan.

7

Bila disebut CLOUD ACCOUNTING SYSTEM mungkin ramai yang masih tidak berapa

biasa dengan aplikasi ini. Rata-rata masih lagi menggunakan teknik perekodan

yang sedia ada seperti menggunakan perisian yang stand alone yang terdapat

banyak di pasaran.

Membuat rekod akaun sememangnya sangat membosankan. Ditambah pula jika

perisian dipasang pada komputer di pejabat. Terpaksa stay up di pejabat sehingga

larut malam hanya untuk menyiapkan rekod akaun jika sudah sampai tarikh closing.

Ada beberapa kelemahan yang anda perlu tahu dengan Traditional Accounting

Software yang mungkin membolehkan anda mempertimbangkan untuk bertukar

kepada cloud based accounting.

1. Data dalam sistem dan perisian tidak dikemaskini. Untuk mengemaskini anda

perlu langgan sistem baru yang akan menambahkan kos anda.

2. Ia hanya boleh berfungsi secara offline dengan menggunakan komputer.

Setiap data boleh terdedah kepada risiko keselamatan contohnya

menggunakan pemacu USB.

3. Hanya satu orang mempunyai akses terhadap sistem tersebut. Key

Person (top management) tidak mempunyai akses untuk melihat rekod

tersebut. Memudahkan terdedahnya kepada manipulasi.

4. Ia mahal, kadang-kala sukar dikendalikan dan memakan masa untuk

menaiktaraf perisian tersebut. Malahan khidmat pelanggan juga agak

perlahan.

Jadi bagaimana pula Cloud Based Accounting berfungsi?

Sebenarnya cloud based accounting ni sama seperti anda menggunakan

Perbankan Internet. Setiap kali anda mengakses data secara online maknanya

anda menggunakan cloud . Cloud merupakan platform yang membolehkan anda

mengakses data anda dimana-

mana, dan pada bila-bila

masa. Jadi hard diskanda

bukan lagi sebagai satu pusat

penyimpanan data yang

utama lagi. (sekiranya komputer

mengalami kerosakan, semua

data di hard drive anda akan

hilang).

8

CLOUD BASED ACCOUNTING

antara kelebihannya adalah:

1. Sistem boleh diakses secara

online melalui komputer, tablet,

ipad dan semua data disimpan

di dalam cloud yang

mempunyai ciri keselamatan

yang bagus.

2. Sistem sentiasa dikemaskini

mengikut keperluan terbaru

tanpa perlu berbelanja lebih. Biasanya cloud boleh disewa secara bulanan.

3. Data Kewangan syarikat mudah dipantau oleh akauntan dan pengurusan

syarikat. Akses setiap pengguna boleh dihadkan untuk sesetengah fungsi.

4. Tidak perlu risau jika komputer hilang atau rosak. Semua data disimpan

dalam server yang mempunyai ciri keselamatan yang bagus.

9

Untuk yang berniaga secara sambilan seperti freelance, peniaga online, atau

pemilik bisnes kecil. Yang baru berjinak-jinak dengan bisnes, pemantauan terhadap

duit keluar masuk bisnes adalah sangat-sangat penting.

Sebab apa sangat penting? Lazimnya perkara di bawah berlaku bila kita berniaga

secara sambilan. (dibaca jika kita ada kerja lain dan berniaga bukan pekerjaan

sepenuh masa kita)

1. Menggunakan akaun peribadi untuk segala transaksi bisnes

2. Tidak mendaftarkan bisnes dengan SSM

3. Tidak membuat rekod jualan dan pembelian. Pada tanggapan kita duit masuk

sama dengan jualan dan duit baki adalah untung.

4. Tidak membuat kawal selia yang baik untuk bisnes.

Katakan anda telah melakukan

bisnes secara sambilan selama 5

tahun, dan sepanjang tempoh

tersebut keempat-empat

perkara di atas tidak pernah

dilakukan.

Anda merasakan bisnes tersebut

sangat berpotensi dan anda

ingin meletakkan jawatan untuk

berniaga secara sepenuh masa.

Ini sangat bahaya kerana anda

tidak mengetahui secara terperinci mengenai kedudukan kewangan anda.

Berniaga tiada gaji bulanan yang tetap. Tidak seperti bekerja makan

gaji.Pendapatan anda tetap setiap bulan. Cukup bulan tahu-tahu gaji sudah

masuk.

Oleh kerana itu sebelum anda terjun ke dalam dunia bisnes anda perlu memastikan

anda membuat semua persediaan yang cukup. Rekod semua transaksi jualan dan

kos-kos yang terlibat. Dapatkan secara kasar berapa pendapatan bulanan anda.

Asingkan akaun peribadi dan akaun bisnes. Buat rekod kira-kira ringkas.

Bisnes perlu dilakukan secara professional walaupun bisnes kita masih kecil supaya

kita tidak terkena kejutan budaya bila bisnes berkembang dan terus berkembang.

10

Kebanyakan transaksi pada hari ini telah beralih kepada perbankan internet

termasuklah untuk Akaun Korporat. Walaubagaimanapun, pengunaan cek masih

lagi relevan untuk sesetengah bisnes. Kebanyakkan urus niaga yang

membabitkan Post Dated masih lagi menggunakan cek sebagai medium transaksi

utama.

Tetapi memang akan menjadi satu yang merumitkan apabila mahu menyediakan

cek dengan cara manual. Satu atau dua keping cek mungkin masih OK jika

menggunakan manual. Tetapi jika setiap bulan anda perlu menyediakan beratus-

ratus keping cek. Mungkin anda perlu mempertimbangkan untuk menggunakan

perisian atau sistem yang terdapat di pasaran.

Sebenarnya, terdapat banyak perisian mencetak cek di pasaran, tetapi kami

tertarik dengan sistem Chrysanth Cheque Writer kerana ia bukan sahaja Percuma,

malah ia menyokong hampir kesemua bank yang terdapat di Malaysia.

Penggunaannya juga mudah, hanya pasang perisian ini di komputer dan anda

boleh mula mencetak cek seperti yang anda mahukan.

Antara Ciri-Ciri yang terdapat dalam perisian Chrysanth Cheque Writer

1. Menyimpan database penerima untuk transaksi yang berulang-ulang

11

2. Pilih Bank anda mengikut pilihan yang diberikan. (Banyak tu)

3. Mengisi maklumat Penerima dan Amaun

12

4. Contoh Cek yang telah dicetak

13

Bagi bisnes yang dijalankan secara online, pastinya anda menggunakan

syarikat perkhidmatan kurier untuk tujuan penghantaran. Dan antara yang

paling popular pastilah Pos Laju. Untuk tujuan penghantaran pastinya anda akan

mengisi Consignment Note untuk pelanggan anda. Bayangkan jika terdapat 100

pesanan sehari. Memang boleh kebas tangan anda nak tulis satu persatu.

Laman web yang kami review ini bukan sahaja menyediakan tutorial

malahan memberikan template untuk mencetak Pos Laju secara PERCUMA (diulang

PERCUMA) sahaja. Selain memberikan panduan bagaimana untuk anda membuat

tetapan pada pencetak untuk mencetak Consignment Note tersebut.

Kebanyakan template yang disediakan adalah menggunkan Microsoft

Office Excel dan Word yang sememangnya kebanyakan daripada kita sudah

sebati dengan kedua-dua perisian tersebut.

Selain menjimatkan masa, anda boleh mengoptimumkan

pengunaan template ini untuk menyimpan dan

mengemaskini Database pelanggan anda sebagai rujukan di masa hadapan.

Untuk Usahawan Online. Ayuh anda boleh cuba ini. Macam-macam tips dan

teknik untuk borang Pos Laju dibongkarkan di sini.

14

l : 016-444 3014 l : www.techharvest.asia l : hi@techharvest.asia l