ii -...
TRANSCRIPT
i
ii
ISI KANDUNGAN
RINGKASAN EKSEKUTIF ................................................................................................ 1
BAB 1 : SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK & PEMBUKTIAN ........................................... 3
1.1 Pengenalan ......................................................................................................................... 3
1.2 Pemilihan Projek ................................................................................................................. 4
BAB 2 : Tindakan Penyelesaian ........................................................................................ 6
2.1 Perlaksanaan Projek ................................................................................................................. 6
2.2 Sesi Perjumpaan dan Latihan : ................................................................................................ 6
2.3 Proses kerja dan perlaksanaan. ............................................................................................... 7
BAB 3 : Keberhasilan projek – outcome dan impak. .......................................................... 9
BAB 4 : Potensi Pengembangan Projek .......................................................................... 11
BAB 5 : Penutup .............................................................................................................. 12
1
RINGKASAN EKSEKUTIF
Keperluan dan kebergantungan sumber kertas sebagai medium dokumentasi telah
meningkatkan penggunaannya di dalam setiap urusan rasmi kerajaan. Penggunaan
kertas yang tinggi akan menyumbang kepada peningkatan kos pengurusan serta
memerlukan kecekapan menguruskannya.
Majlis Perbandaran Jasin juga tidak terlepas dari masalah tersebut. Penggunaan yang
tinggi di Majlis Perbandaran Jasin telah mendorong pihak pengurusan Majlis
Perbandaran Jasin mencari insiatif bagi masalah tersebut. Usaha kearah itu telah
digerakan bagi mencari kaedah yang terbaik mengurangkan penggunaan kertas.
Majlis Perbandaran Jasin melihat penggunaan teknologi ICT sebagai peyelesaian
tersebut. Merujuk kepada perkembangan teknologi ICT semasa di Malaysia, Majlis
perbandaran Jasin percaya dengan menerapkan elemen ICT dan sedikit kreativiti serta
tindakan yang komprehensif mampu memberi impak perubahan kepada gaya tadbir urus
yang efektif dan mampu memberi kesan langsung kepada masyarakat.
Jabatan Teknologi Maklumat Majlis Perbandaran Jasin telah di pertanggungjawabkan
untuk menyelaras inisiatif tersebut. Jabatan Teknologi Maklumat telah menilai kegunaan
teknologi mobile atau smartphone sebagai medium mengantikan penggunaan kertas.
Oleh itu perlaksanaannya telah di mulakan dengan pengunaan di mesyuarat Penuh Ahli
Malis Perbandaran Jasin. Inisiatif ini di mantapkan lagi dengan penggunaan QR code bagi
melancarkan sambungan ke dokumen terbabit. Melalui kaedah ini Majlis Perbandaran
Jasin berjaya mengurangkan penggunaan kertas sebanyak 1,560 keping kertas dengan
kos keseluruhan penjimatan sebanyak RM 70.00 bagi satu-satu mesyuarat. Selain itu
inisiatif ini juga memudahkan ahli mesyuarat mencapai dokumen di mana mereka berada.
Potensi pengembangan inisiatif ini mampu memberi impak yang lebih besar jika ia di
jadikan sebagai satu kaedah gaya kerja. Seperti yang di ketahui, ianya bukan hanya
mampu memberi penjimatan kertas tetapi ia amat signifikan kepada amalan hijau.
2
Gabungan dalam penggunaan teknologi ICT dan pengurusan tadbir urus yang baik
mampu menjana penjimatan dan gaya kerja moden, bagi memberi hasil yang lebih
produktif. Melalui penggunaan mobile phone dan QR code dalam capaian dokumen
digital, ianya adalah langkah yang baik bagi tujuan penjimatan seterusnya mencapai
kepada amalan hijau.
3
BAB 1 : SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK & PEMBUKTIAN
1.1 Pengenalan
1.1.1 Mesyuarat penuh .
Kehadiran bagi Mesyuarat Penuh Ahli Majlis adalah seramai dua puluh lima (25)
orang Ahli Majlis , seorang Setiausaha dan tiga belas (13) ketua jabatan yang turut
hadir di dalam mesyuarat tersebut. Jumlah kehadiran mesyuarat adalah seramai
tiga puluh Sembilan (39) orang. Kekerapan mesyuarat ini diadakan sekurang-
kurangnya dua belas (12) kali setahun. Oleh itu keperluan kepada penggunaan
dokumen bercetak amat tinggi dan dianggarkan seperti berikut :
Bil Ahli Mesyuarat 39 x 40 helai = 1,560 helai untuk setiap mesyuarat.
Pihak Pengurusan Majlis Perbandaran Jasin, melihat terdapatnya keperluan
penggunaan kertas serta kos cetakan agak tinggi setiap kali Mesyuarat Penuh
Ahli Majlis diadakan. Oleh itu cadangan dari pihak penggurusan untuk mencari
idea bagi mengurangkan penggunaan kertas serta dapat menyumbang kepada
penjimatan kos.
Maka tercetusnya idea dari Tuan Yang Dipertua Majlis Perbandaran Jasin bagi
menggunakan teknologi digital sebagai menggantikan pengunaan kertas dan
bahan cetak. Tanggung jawab ini telah diberikan kepada Jabatan Teknologi
Maklumat bagi mencari kaedah terbaik bagi melaksanakan idea tersebut.
Jabatan Teknologi Maklumat Majlis Perbadaran Jasin telah melihat kesesuian
penggunaan smart phone sebagai medium untuk mengantikan penggunaan
kertas. Selain itu teknologi kod QR juga mampu memberi kesan perlaksanaan
yang lebih efektif.
Penggunaan QR Code bagi capaian dokumen digital ini mampu menjimatkan kos
penggunaan kertas serta dapat meningkatkan kecekapan sektor awam. Dengan
pengunaan QR code secara komprhensif dan sistematik sebagai cara kerja, ia
mampu memberi pulangan penjimatan yang tinggi serta menyumbang kepada
amalan hijau.
4
1.1.2 Kod QR
Kod QR atau lebih dikenali QR Code(Quick Response) banyak didapati di barcode
yang boleh dilihat di dalam kebanyakan produk. Kod QR adalah cara yang baik
untuk berkongsi maklumat seperti website dan info kenalan. Ianya boleh diimbas
menggunakan kamera yang dilengkapi peranti dan kod aplikasi QR pemprosesan
yang tepat. Setelah kod diimbas dan diproses, ianya akan membawa terus ke URL
dalam peranti pengguna.
Kod QR boleh digunakan untuk berkongsi 4 jenis maklumat dengan efisien
1. Alamat laman web / URL
2. Kandungan Teks (250 aksara)
3. Nombor Telefon (dan boleh terus menelefon)
4. Kod SMS (dan boleh diletakkan maklumat berkaitan penerima dan mesej
sebanyak 150 aksara)
1.2 Pemilihan Projek
Dengan perkembangan teknologi mobile seperti telefon pintar yang dilengkapi dengan
sistem operasi google android , apple ios dan sebagainya telah menjadikan telefon pintar
(smart phone) bukan sekadar alat komunikasi tetapi untuk kegunaan yang pelbagai.
Perkembangan penggunaan telefon pintar (smart phone) juga di dorong dengan harga
jualan yang mampu milik, ini menjadikan Malaysia antara pengguna telefon pintar yang
besar iaitu sebanyak 11 juta pengguna (sumber utusan online 20 Jan 2016) dengan Kadar
penembusan jalur lebar di Malaysia pula mencapai 81.8 peratus penggunaannya (sumber
Berita Harian online 20 November 2017). Malaysia sedang dalam proses melaksanakan
peningkatkan keupayaan capaian tinggi jalur lebar. Menurut Laporan Mengenai Internet
Suku Pertama 2017 oleh Akamai, Malaysia mencatat purata kelajuan sambungan 8.9
Megabit per saat (Mbps), meningkat 9.1 peratus dari tahun lepas serta 40 peratus lebih
baik berbanding suku pertama 2016.( Sumber sinar online 1 jun 2017).
5
Jika dilihat ketersediaan Malaysia menyelusuri perkembangan teknologi komunikasi dan
kandungan , memang tidak dapat di nafikan keupayaan Malaysia mempunyai prasarana
yang baik bagi tujuan tersebut.
Oleh itu Majlis Perbandaran Jasin telah membuat tetapan kreteria pemilihan projek
adalah:
1.2.1 Selaras degan misi Majlis Perbadaran Jasin iaitu “Komited untuk
memberikan perkhidmatan perbandaran yang terbaik , berkualiti, telus
dan cekap melalui pengembelingan tenaga dan sumber secara optima”;
1.2.2 Mengunapakai teknologi dalam medium komunikasi dan penyebaran
maklumat dengan berkesan kepada tadbir urus yang cekap selari dengan
perkembangan teknologi komunikasi negara.
1.2.3 Melaksanakan penjimatan perbelanjaan dalam tadbir urus Majlis
Perbandaran Jasin dengan konsep perbelanjaan berhemah.
6
BAB 2 : Tindakan Penyelesaian
2.1 Perlaksanaan Projek
Jabatan Teknologi Maklumat Majlis Perbandaran Jasin melihat terdapatnya keperluan
penggunaan QR code bagi menyokong idea tersebut. Oleh itu perkara ini telah
dibincangkan dan diselaraskan di peringkat jabatan yang terlibat.
Beberapa langkah telah di susun bagi menjayakan perlaksanaannya.
Bil Mesyuarat / Latihan
1 Dibentangkan dalam mesyuarat pagi cadangan penggunaan QR Code bagi capaian
dokumen digital di Mesyuarat Penuh Ahli Majlis.
2 Mesyuarat khas perlaksanaan QR code bersama Jabatan terlibat.
3 Sesi Penerangan penggunaan cadangan perlaksanaan
4 Latihan kepada kakitangan terlibat dalam penyeragaman format dan pertukaran
format PDF.
5 Pengujian perlaksanaan QR code secara selari dengan penggunaan kertas.
6 Perasmian penggunaan QR code.
7 Penggunaan penuh QR code dalam mesyuarat Majlis Penuh.
2.2 Sesi Perjumpaan dan Latihan :
7
2.3 Proses kerja dan perlaksanaan.
Bagi memastikan perlaksanaannya berjalan lancar, sesi latihan dan pengenalan kepada
teknologi QR code telah dijalankan. Oleh itu, satu sistem kerja telah di rangka bagi
perlaksanakan tersebut.
Kaedah Kerja
Setiap Jabatan terlibat meyerahkan maklumat
mesyuarat ( digital) Pengumpulan Maklumat
Penyusunan Minit
Serah Ke Jabatan
Teknologi Malumat
Tukar Format Ke PDF
Upload Ke Google Drive
Cipta QR Code
Agih ke Setiap Ahli Majlis
Scan QR code
Lengkap
Ya
Tidak
Urusetia Mesyuarat Menyusun minit mengikut
urutan mesyuarat.
Minit yang telah lengkap disusun akan di serah ke
Jabatan Teknologi Maklumat
Jabatan Teknologi Maklumat Menukar ke format
Dokumen yang telah lengkap di upload ke Google
Drive untuk capaian internet.
Jabatan Teknologi Maklumat menyediakan QR
code URL capaian dokumen.
Urusetia akan memaklumkan kepada QR code
melalui surat jemputan.
Ahli Mesyuarat Scan QR code bagi capaian kepada
dokumen digital Mesyuarat Penuh.
8
Dokumen Di upload ke google Drive
https://drive.google.com/drive/u/1/my-drive
9
BAB 3 : Keberhasilan projek – outcome dan impak.
Penggunaan QR code telah disempurnakan oleh YB Datuk Setiausaha Kerajaan Negeri,
Datuk Roslan Ibrahim pada 14 Februari 2018 sempena Program Gerakan Revolusi Anti
Rasuah (GERAH) & Kempen Memerangi Rasuah (GEMPUR) Peringkat Negeri Melaka.
Program ini juga pertamakalinya digunakan QR Code sebagai capaian kepada buku
atucara dan program secara digital.
Selain itu penggunaan QR code juga telah digunakan bagi program Majlis Perasmian
Heritage Hotel dimana buku program dan aturcara dicapai mengguna QR code.
10
Perkara
Perbandingan
Sebelum Pengunaan Selepas Pengunaan
Kemudah capaian Kertas Minit perlu dibawa Boleh dicapai di mana-
mana
Penggunaan kertas 40 muka surat x 39 ahli
mesyuarat = 1,560 kertas
Tiada
Masa Fotostat 1 jam Tiada
Implkasi kos Kertas
1,560 x 0.021 x 12 = RM
390.00
Tiada
Fotostat
1,560 x 0.02 x 12 = RM
374.40
Tiada
RM 764.00 Tiada
Dengan mengunakan capaian dokumen digital secara QR Code, ia mampu memberi
kesan penjimatan yang besar kepada penggunaan kertas serta meyumbang kepada
penjimatan keseluruhan kos sebanyak RM 764.00 . Penjimatan ini boleh memberi kesan
yang lebih besar, jika penggunaannya di perluaskan kepada mesyuarat-mesyuarat lain
dan program-program jabatan. Melalui penjimatan ini, ia telah meyumbang kepada
amalan hijau.
Dengan perluasan yang terancang dan komprehensif dari semua pihak ia boleh
menjadikan program capaian dokumen digital melalui QR Code ini sebagai satu kaedah
penyebaran maklumat perkhidmatan kerajaan kepada rakyat dengan lebih efektif.
11
BAB 4 : Potensi Pengembangan Projek
Seperti mana yang diterangkan di awal pengenalan , kaedah teknologi QR code dan
perkembangan teknologi mobile serta keupayaan capaian internet di Malaysia yang
sedang berkembang pesat, mampu menjana perubahan kepada corak perkongsian
maklumat antara masyarakat dan kerajaan dalam menjalinkan hubungan mesra rakyat.
Antara perkembangan yang boleh dilaksanakan ialah memperluaskan penggunaannya
kepada program-program mempromosi aktiviti dan perkhidmatan jabatan melalui capaian
dokumen digital QR Code.
Penggunaan QR code juga boleh digunapakai untuk setiap mesyuarat di Majlis
Perbandaran Jasin. Perluasan ini memberi kesan yang lebih besar kepada penjimatan
kertas dan kos.
Selain itu Majlis Perbandaran Jasin juga telah mengunapakai kaedah ini bagi program-
program anjuran Majlis Perbandaran Jasin. Seperti Program Gerakan Revolusi Anti
Rasuah (GERAH) & Kempen Memerangi Rasuah (GEMPUR) Peringkat Negeri Melaka
dan juga Majlis Perasmian Heritage Hotel.
Majlis Perbandaran Jasin juga sedang melihat untuk menggunakan kaedah ini di setiap
bil-bil cukai bagi menyebarluaskan maklumat perkhidmatan Majlis Perbandaran Jasin.
Sekiranya perluasan ini dilaksanakan secara menyeluruh, ia mampu memberi pulangan
penjimatan kos yang besar selain sebagai satu langkah amalan hijau yang cekap.
12
BAB 5 : Penutup
Majis Perbandaran Jasin amat komited dalam penggunaan teknologi secara invotif dalam
merangsang keberkesanan peranan PBT di kalangan masyarakat sekitar daerah Jasin.
Selain itu Majlis Perbandaran Jasin juga sentiasa memberi penekanan kepada
penggunaan teknologi ICT bagi tujuan penjimatan sekali gus menjadikan Majlis
Perbandaran Jasin antara PBT yang sentiasa memastikan amalan tadbir urus cekap
dilaksanakan.
Penggunaan QR Code adalah sebagai langkah bagi meningkatkan kecekapan Majlis
Perbandaran Jasin dalam sistem penyampaian perkhidmatan.
Majlis perbandaran Jasin akan sentiasa memberikan komitmen yang berterusan bagi
memastikan keberkesanan tadbir urus melalui pengurusan berbelanjaan yang berkemah
dan mesra rakyat.
13