GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

1

HOSPITAL DUCHESS OF KENT SANDAKAN, SABAH

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA

1. TUJUAN

Garis Panduan ini disediakan sebagai rujukan mengenai peraturan yang berkaitan

dengan tuntutan elaun lebih masa kepada semua pegawai dan kakitangan Hospital

Duchess of Kent Sandakan, Sabah. Garis panduan ini adalah dirangka khas

mengikut kesesuaian di Hospital Duchess of Kent Sandakan, Sabah sebagai satu

bentuk kawalan dalaman bagi mengelakkan pembaziran serta meningkatkan

kecekapan dan produktiviti sumber manusia.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Peraturan-peraturan tuntutan elaun lebih masa adalah berasaskan Perintah

Am Bab ‘G’ 1974 (Waktu Bekerja dan Lebih Masa), Surat Pekeliling

Kewangan Kementerian Kesihatan Malaysia Bil. 1 Tahun 2018 (Garis

Panduan Mengenai Bayaran Lebih Masa bertarikh 12 Ogos 2008), Pekeliling

dan Arahan Kerajaan serta peraturan-peraturan lain yang masih

berkuatkuasa.

2.2 “Kerja lebih masa” adalah bermaksud kerja-kerja yang dijalankan di luar

waktu bekerja biasa yang ditetapkan kepada seseorang kakitangan iaitu

menjalankan tugas-tugas rasmi yang berkaitan dengan tugas rasmi jawatan

hakikinya atau tugas rasmi bagi jabatannya. Kerja-kerja yang berkaitan

dengan kerja-kerja peribadi adalah tidak dikira sebagai kerja lebih masa.

2.3 “Pegawai” bererti kakitangan yang dilantik ke jawatan tetap / sambilan /

kontrak. Semua anggota dalam kumpulan sokongan (Gred 40 dan ke

bawah) layak dibayar bayaran lebih masa.

2.4 “Kerja Kecemasan” bermakna sebarang tugas yang diisytiharkan oleh

Ketua Jabatan sebagai tugas kecemasan yang memerlukan tenaga kerja

lebih daripada biasa. Lazimnya kerja kecemasan ialah memulihkan semula

perhubungan atau perkhidmatan-perkhidmatan penting yang terputus

atau terganggu atau memelihara perhubungan-perhubungan atau

perkhidmatan tersebut daripada terganggu atau terancam. Ketua Jabatan

yang berhak dalam menentukan kerja kecemasan adalah merujuk kepada

Pengarah Hospital.

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

2

3. KEADAAN YANG MEMBOLEHKAN KERJA LEBIH MASA

3.1 Ketua Jabatan/ Unit adalah bertanggungjawab memastikan supaya sesuatu

tuntutan bayaran lebih masa itu hendaklah bagi kerja-kerja yang sangat

mustahak dan tidak boleh dibuat secara sewenang-wenangnya sahaja.

3.2 Corak kerja lebih masa juga adalah meliputi semua jenis tugas seperti

perkhidmatan kaunter, pemprosesan, penyeliaan dan pengawasan dengan

tertakluk kepada syarat-syarat kerja seperti berikut:

3.2.1 Kerja-kerja kecemasan;

3.2.2 Kerja mustahak dan tidak boleh ditangguhkan pada hari berikutnya

sebab penangguhan itu boleh memudaratkan perkhidmatan;

3.2.3 Kerja-kerja yang dikehendaki dibuat oleh anggota melebihi daripada

tugas biasanya; dan

3.2.4 Kerja-kerja yang perlu diuruskan dalam jangkamasa yang terhad.

4. PERATURAN DAN KELAYAKAN ELAUN LEBIH MASA

4.1 Perhatian hendaklah diberikan kepada had maksima kerja lebih masa yang

diluluskan oleh undang-undang:-

4.1.1 Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 21 Tahun 1977, menghadkan

bayaran tidak melebihi 1/3 gaji sebulan.

4.1.2 Akta Kerja 1955 (Akta 265) mengenai peraturan-peraturan kerja (had

kerja lebih masa) 1980, semakan 1983, menghadkan kepada tidak

melebihi 64 jam sebulan.

4.2 Bagi tuntutan yang melebihi 1/3 daripada gaji pokok pegawai, pengesahan

daripada Pengarah Hospital/ Timbalan Pengarah Hospital dalam borang

tuntutan perlu diperolehi.

4.3 Sebagai langkah penjimatan, tuntutan elaun lebih masa pegawai hanya

akan dibayar sehingga maksimum 2/3 daripada gaji pokok pegawai

sahaja. Ini adalah tertakluk kepada peruntukan semasa hospital.

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

3

4.4 Ketua Jabatan/Unit/ Pegawai Penyelia hendaklah menyusun atur jadual

kerja lebih masa pegawai-pegawai di bawah seliaan dengan lebih teratur

dan sistematik agar tuntutan kerja lebih masa seseorang pegawai tidak

melebihi amaun 2/3 daripada gaji pokok. Sekiranya tuntutan pegawai

melebihi daripada had tersebut, Ketua Jabatan/ Unit/ Pegawai Penyelia

hendaklah mengarahkan agar pegawai berkenaan mengambil cuti gantian

atau pelepasan jam (claim hours/ time-off) bagi menggantikan lebihan

tuntutan yang tidak layak dibayar.

4.5 Sekiranya kakitangan (kecuali pemandu) yang mengiringi pesakit diarahkan

untuk mengiringi pesakit di luar syif, kakitangan berkenaan hanya boleh

membuat salah satu tuntutan sahaja sama ada tuntutan perjalanan atau

bayaran elaun lebih masa maksimum sehingga 8 jam.

4.6 Bagi pemandu yang ditugaskan memandu di luar syif, maksimum tuntutan

elaun lebih masa pemanduan sehala adalah seperti berikut:-

4.7 Staf yang menjadi peserta kursus / seminar / bengkel dan seumpamanya

adalah tidak layak dibayar bayaran lebih masa kecuali dilantik menjadi

urusetia yang mengendalikan kursus/ seminar / bengkel tersebut. (Surat

lantikan urusetia hendaklah disertakan semasa mengemukakan tuntutan).

4.8 Bagi staf yang sedang menanggung kerja, tuntutan kerja lebih masa hanya

boleh dibayar selepas 2 jam 15 minit dari waktu kerja hakiki seperti

dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil.17 Tahun 2007. Penolakan ini mengambil

kira keadaan di mana pegawai tersebut telah dibayar Elaun Tanggung Kerja.

4.9 Pegawai yang sedang bercuti rehat adalah tidak layak dibayar elaun lebih

masa. Jika pegawai yang sedang bercuti itu dibatalkan cutinya dan diarah

bekerja seperti biasa, maka pegawai itu layak dibayar elaun lebih masa

mengikut kadar hari bekerja biasa. Cuti rehat yang sedang diambil oleh

pegawai berkenaan hanya dianggap batal, jika cuti tersebut telah dibatalkan

oleh Ketua Jabatan dan pegawai itu diarahkan bekerja mengikut waktu

bekerja biasa yang ditetapkan.

Lokasi Maksimum elaun lebih masa (jam)

Sandakan – Kota Kinabalu ( dan Sebaliknya) 8 Sandakan – Tawau ( dan Sebaliknya) 6

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

4

Contoh: Tuntutan elaun lebih masa bagi bulan April 2018, diterima pada 8 Mei 2018, tuntutan ini akan diproses pada bulan Jun 2018.

Contoh: Tuntutan elaun lebih masa bagi bulan April 2018, diterima pada 1 Jun 2018, tuntutan ini tidak akan dibayar.

4.10 Pegawai yang diberikan cuti sakit oleh pegawai perubatan adalah tidak

layak untuk membuat sebarang tuntutan elaun lebih masa kerana pegawai

secara amnya telah mengambil cuti dalam perkhidmatan dan tidak sihat

untuk menjalankan tugas dengan sempurna (unfit for work).

4.11 Elaun perjalanan Kenderaan (Mileage) bagi perjalanan dari rumah ke

pejabat atau sebaliknya bagi menjalankan kerja lebih masa adalah tidak

layak dituntut.

5. FORMAT BORANG TUNTUTAN PERJALANAN

5.1 Borang tuntutan elaun lebih masa hendaklah diisi menggunakan borang di

dalam sistem HRMIS (Sistem Pengurusan Maklumat Sumber Manusia);

Modul Pengurusan Saraan, Faedah dan Ganjaran > Pengurusan Tuntutan dan Pendahuluan Diri >Tuntutan > Selenggara Waktu Kerja Lebih Masa.

5.2 Manakala bagi pegawai lantikan baharu yang belum mempunyai capaian ke

dalam sistem HRMIS atau bagi pegawai yang mempunyai masalah sistem

HRMIS, adalah dibenarkan untuk menggunakan borang manual dalam

bentuk excel yang boleh dimuat turun daripada laman sesawang

http://hdok.moh.gov.my/v8/?q=muaturun.

5.3 Borang tuntutan hendaklah lengkap sebelum dihantar ke Unit Akaun.

Borang tuntutan juga perlu ditandatangani, dicop nama dan tarikh pegawai

yang menuntut, pegawai yang menyemak dan Ketua Jabatan/ Unit/

Pegawai Penyelia yang dilantik atas arahan Ketua Jabatan/ Unit.

5.4 Mulai tahun 2018, tuntutan elaun lebih masa pegawai akan dikreditkan ke

akaun bank gaji pegawai.

6. TARIKH PENGHANTARAN BORANG TUNTUTAN

Borang tuntutan yang telah lengkap berserta dokumen sokongan hendaklah dihantar ke Unit Akaun, Aras 3, Bangunan Klinik Pakar pada 5 haribulan pada bulan berikutnya.

Contoh: Tuntutan elaun lebih masa bagi bulan Mac 2018, hendaklah dihantar selewat-lewatnya pada 5hb April 2018.

6.1 Kelewatan Penghantaran Tuntutan Elaun Lebih Masa

6.1.1 Sekiranya tuntutan lewat diterima, tuntutan tersebut akan dibayar

pada bulan berikutnya.

6.1.2 Tuntutan yang dikemukakan melangkau bulan tidak akan

diproses.

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

5

6.1.3 Sebarang RAYUAN mengenai kelewatan penghantaran borang tidak

akan dipertimbangkan.

7. DOKUMEN SOKONGAN

Bagi tujuan tuntutan, dokumen-dokumen berikut hendaklah disertakan:-

BIL DOKUMEN PERIHAL

7.1 Borang Tuntutan

Borang tuntutan lengkap diisi dan ditandatangan oleh penuntut dan Ketua Jabatan/ Unit.

7.2

Salinan kad perakam waktu / jadual kedatangan

Pegawai perlu memastikan waktu masuk/ keluar termasuk waktu kerja hakiki hendaklah jelas diketik terutama bagi yang melakukan kerja lebih masa pada hari bekerja biasa. Sekiranya berlaku kerosakan pada mesin perakam waktu, pengesahan dan tandatangan Ketua Jabatan/ Unit perlu diperolehi. Pindaan terhadap kad perakam waktu adalah tidak dibenarkan sama sekali dan jika terbukti bersalah, pegawai boleh disurcaj atas kesalahan mengemukakan tuntutan palsu.

7.3

Surat arahan kerja lebih masa

Surat arahan kerja lebih masa mestilah lengkap menyatakan nama pegawai dan tarikh yang diarahkan bertugas lebih masa, tempoh, perihal tugasan dan tandatangan Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia.

7.4

Jadual kerja (roster)

Bayaran elaun lebih masa adalah berdasarkan roster yang ditetapkan. Jika terdapat tugasan menggantikan pegawai yang bercuti atau mengisi kekosongan, pindaan roster hendaklah disahkan oleh Ketua Jabatan/ Pegawai Penyelia. Hari Rehat (HR)/ Kelepasan Mingguan (HK)/ Hari Kelepasan AM (HKA) yang sebenar atau gantian perlu dinyatakan dengan jelas dalam roster. Sebarang tuntutan kerja lebih masa untuk hari tersebut hendaklah pada tarikh sebenar dan HR/HK/ HKA yang ditunda (owing) tidak akan dibayar.

7.5

Borang kenyataan tugas kerja lebih masa melebihi 8 Jam

Tuntutan elaun lebih masa 8 jam secara berterusan akan ditolak sejam sebagai waktu rehat, sembahyang dan makan kerana waktu ini tidak termasuk dalam tuntutan elaun lebih masa.

7.6

Lain-lain dokumen yang berkaitan

Borang kenyataan/ justifikasi kerja lebih masa, salinan penyata gaji terkini (mengikut bulan tuntutan), salinan penyata akaun bank (bagi tuntutan kali pertama) dan lain-lain dokumen yang berkaitan hendaklah disertakan semasa penghantaran borang tuntutan. Unit Akaun tidak akan membuat pembayaran sekiranya terdapat pindaan terhadap dokumen sokongan yang disertakan tanpa pengesahan Ketua Jabatan/ Unit/ Pegawai Penyelia. *Salinan dokumen hendaklah disahkan benar oleh Ketua Jabatan/ Unit/ Pegawai Penyelia.

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

6

8. KADAR TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA

8.1 Terdapat dua tempoh kerja lebih masa iaitu:-

Kerja Siang Kerja Malam Sebarang giliran bertugas tambahan yang dilakukan antara jam 6 pagi hingga 10 malam

Sebarang giliran bertugas tambahan yang dilakukan antara jam 10 malam hingga 6 pagi

8.2 Formula kadar sejam tuntutan lebih masa adalah seperti berikut:-

8.3 Formula kiraan bayaran elaun lebih masa adalah seperti berikut:-

Di mana ‘k’ bergantung pada faktor-faktor gandaan bayaran seperti

berikut:-

8.4 Pastikan Tuntutan diletak pada kolum yang betul pada borang tuntutan

Hari kerja biasa (kadar hari kerja biasa), Hari rehat mingguan/rehat malam

(kadar hari rehat biasa) dan Hari cuti am (kadar hari kelepasan am). Tiada

pelarasan akan dibuat oleh Unit Akaun sekiranya pegawai tersilap mengisi

borang tuntutan elaun lebih masa.

8.5 Tuntutan elaun lebih masa 8 jam secara berterusan akan ditolak sejam

sebagai waktu rehat, sembahyang dan makan kerana waktu ini tidak

termasuk dalam tuntutan elaun lebih masa.

8.6 Tempoh kerja lebih masa yang kurang dari 1 jam sehari tidak boleh

dituntut kerana mengambilkira waktu tersebut sebagai menyempurnakan

tugas yang tidak diselesaikan pada waktu kerja hakiki.

Lebih Masa = Kadar sejam x (k x Bilangan Jam)

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

7

Contoh: Kerja lebih masa yang dilakukan pada 6:00 petang sehingga 7:14 petang dikira sebagi 1 jam kerja lebih masa.

8.7 Tempoh kerja lebih masa hendaklah genap iaitu 0.15 minit, 0.30 minit dan

0.45 minit.

8.8 Tuntutan kerja lebih masa bagi pegawai yang bekerja pada waktu pejabat

adalah bermula 1 jam selepas tamat waktu berkerja hakiki pegawai tersebut

(kecuali staff klinikal yang terpaksa menyelesaikan prosedur rawatan

selepas waktu kerja hakiki yang tidak boleh ditunda atau diganti oleh staff

lain contohnya pembedahan).

8.9 Had masa maksima tuntutan kerja lebih masa bagi pegawai yang bekerja

pada waktu pejabat pada hari bekerja biasa adalah 3 jam dan pada hari

rehat/ hari kelepasan am adalah sebanyak 5 jam sahaja (tidak termasuk bagi

staff yang bertugas locum di jabatan lain. Manakala bagi kerja lebih masa

yang tidak bersambung sebelum dan selepas waktu kerja hakiki bagi

tempoh setiap gandaan 8 jam hendaklah ditolak 1 jam.

*Kerja bersambung lepas waktu hakiki tolak 1 jam, maksimum 3 jam pada HB

*Maksimum kerja lebih masa pada HR/HKA adalah 5 jam

✓ ✓ ✓ ✓

✓

✓ ✓

✓

✓

❌

❌ ❌

❌

❌ ❌

❌

❌

❌ ❌ ❌ ❌

❌

✓

✓

✓

6PM

5AM

2PM 5.00 5.00

5.00 5.00

17.00 5.00 3.00 7.00

3.00 3.00

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

8

8.10 Bagi pegawai yang bekerja pada waktu pejabat dan diarahkan untuk

bekerja pada waktu rehat tengah hari (Isnin – Khamis; 1pm-2pm dan Jumaat

11:30am-2pm), Ketua Jabatan/Unit hendaklah memastikan waktu rehat

pegawai bagi tempoh masa satu (1) jam diganti. Penggantian jam bekerja

tersebut sama ada pada hari yang sama iaitu sebelum atau selepas waktu

rehat tengah hari tersebut ataupun pegawai berkenaan dibenarkan

mengambil cuti gantian atau pelepasan jam (claim hours/ time-off).

8.11 Bagi pegawai bertugas secara giliran (syif), kerja lebih masa yang

bersambung sebelum dan selepas waktu kerja hakiki bagi tempoh 3 jam

atau lebih tetapi kurang daripada 7 jam hendaklah ditolak ½ jam. Manakala

bagi kerja lebih masa yang bersambung sebelum dan selepas waktu kerja

hakiki bagi tempoh setiap gandaan 7 jam hendaklah ditolak 1 jam.

8.12 Bagi pegawai bertugas secara giliran (syif), tidak digalakkan melakukan

kerja lebih masa pada hari pegawai dijadualkan kerja malam dan rehat

malam. Surat arahan kepada pegawai untuk bekerja pada hari tersebut

hendaklah dikeluarkan berasingan dan disertakan dengan justifikasi yang

kukuh (kekurangan staff berikutan pegawai lain berkursus/ bercuti

kecemasan).

Contoh: Penyata Tuntutan Elaun Lebih Masa Bulan Mac 2018 bagi pegawai

yang bekerja syif

❌

❌ ❌ ❌

❌ ❌ ❌

❌

✓

✓

✓

✓ ✓

✓ *Kerja bersambung 7 jam tolak 1 jam 6.00

5.50

15.50 29.50

5.50

6.00 1PM

2:30PM

*Kerja bersambung > 3 jam tetapi < 7 jam tolak ½ jam

✓

✓ ✓

✓ ✓ ✓ ✓

✓ ✓

GARIS PANDUAN TUNTUTAN ELAUN LEBIH MASA HDOK 2018

9

9. PERANAN KETUA JABATAN/ UNIT

9.1 Ketua Jabatan/ Unit adalah bertanggungjawab memastikan pegawai di

bawah seliaan masing-masing mematuhi garis panduan yang telah

ditetapkan.

9.2 Ketua Jabatan/ Unit/ Pegawai Penyelia perlu menyemak dengan teliti

tuntutan bayaran elaun lebih masa yang dikemukakan oleh pegawai

berasaskan dokumen sokongan yang telah ditetapkan sebelum dihantar

ke Unit Akaun khususnya bagi kad perakam waktu dan jadual kerja

(roster).

10. PERUNTUKAN

10.1 Semua tuntutan elaun lebih masa adalah tertakluk kepada peruntukan

semasa dan pegawai hanya layak menuntut cuti gantian sekiranya

perbelanjaan keseluruhan hospital telah melebihi peruntukan.

11. PEMAKAIAN DAN KUATKUASA

11.1 Garis panduan ini adalah rujukan dan kawalan dalaman yang ditetapkan oleh

Seksyen Kewangan dan Perakaunan Hospital Duchess of Kent Sandakan,

Sabah untuk memastikan tuntutan elaun lebih masa yang dikemukakan

oleh pegawai adalah teratur, munasabah dan berpatutan.

11.2 Garis panduan ini adalah selaras dengan peraturan-peraturan yang sedang

berkuatkuasa dan selari dengan hasrat kerajaan untuk mengelakkan

pembaziran serta mengoptimumkan perbelanjaan berikutan peruntukan

yang semakin terhad.

11.3 Pengecualian-pengecualian lain daripada perkara-perkara yang tersenarai di

dalam Garis Panduan ini adalah tertakluk kepada peraturan-peraturan

kewangan semasa serta adalah di atas pertimbangan Pengarah Hospital.

11.4 Peringatan kepada mana-mana pegawai yang mengemukakan tuntutan

palsu adalah melanggar tatakelakuan di bawah Peraturan 4(2)(f) dan (g)

[P.U.(A) 395/1993] iaitu seseorang pegawai tidak boleh tidak jujur atau tidak

amanah dan tidak bertanggungjawab. Pegawai yang disabitkan kesalahan

boleh dikenakan tindakan tatatertib sehingga dijatuhkan hukuman buang

kerja.

11.5 Arahan ini adalah berkuatkuasa mulai tuntutan elaun lebih masa bulan

APRIL 2018.