garis panduan prolehan - official portal of … kebangsaan malaysia 5 11.12. bon pelaksanaan bagi...

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

2

Isi Kandungan

SINGKATAN ............................................................................................................................. 6

BAB 1 - UMUM ........................................................................................................................ 7

1.1. TUJUAN .............................................................................................................................. 7

1.2. ANGGOTA YANG TERLIBAT ............................................................................................. 7

1.3. POLISI ................................................................................................................................. 7

1.4. DASAR PEROLEHAN ......................................................................................................... 8

1.5. JAWATANKUASA PEROLEHAN ...................................................................................... 10

1.6. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 11

1.7. HAD NILAI PEROLEHAN DAN KELULUSAN .................................................................. 12

1.8. PROSEDUR PEROLEHAN ............................................................................................... 12

1.9. KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN ....................................................................... 13

1.10. PEMANTAUAN PEROLEHAN .......................................................................................... 13

1.11. PEROLEHAN PERALATAN STRATEGIK ........................................................................ 14

1.12. KEUTAMAAN DALAM PROSES PEROLEHAN ............................................................... 14

1.13. ITEM KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK SISTEM PANEL ............................................ 15

1.14. ETIKA DAN INTERGRITI PELAKSANAAN PROSES PEROLEHAN ............................... 15

1.15. TARIKH KUATKUASA ...................................................................................................... 16

JADUAL 1: JAWATANKUASA PEROLEHAN UKM ............................................................................. 17

JADUAL 2: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN GERAN UKM/

SUMBER DALAMAN ......................................................................................................... 23

JADUAL 3: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN UKM

SEBAHAGIAN ATAU SEPENUHNYA GERAN KERAJAAN............................................. 24

BAB 2 - PEMBELIAN / LANTIKAN TERUS ................................................................................. 28

2.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 28

2.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 28

2.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 28

2.4. PROSEDUR ...................................................................................................................... 29


BAB 3 - SEBUT HARGA ........................................................................................................... 31

3.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 31

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

3

3.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 31

3.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 31

3.4. SYARAT-SYARAT............................................................................................................. 32

3.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 33


BAB 4 - TENDER ..................................................................................................................... 35

4.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 35

4.2. HAD NILAI ......................................................................................................................... 35

4.3. DOKUMEN RUJUKAN ...................................................................................................... 35

4.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 36

4.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 36


BAB 5 - RUNDINGAN TERUS ................................................................................................... 39

5.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 39

5.2. KRITERIA PEROLEHAN ................................................................................................... 39

5.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 40

5.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 41

5.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 42


BAB 6 - PERKHIDMATAN PERUNDING .................................................................................... 44

6.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 44


6.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 44

6.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 45

6.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 45


BAB 7 - JADUAL KADAR HARGA ............................................................................................. 47

7.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 47


7.3. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 47


BAB 8 - ARAHAN PERUBAHAN KERJA ..................................................................................... 49

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

4

8.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 49


8.3. HAD NILAI ......................................................................................................................... 50

8.4. PROSEDUR ...................................................................................................................... 50


BAB 9 - PEROLEHAN KECEMASAN .......................................................................................... 52

9.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 52

9.2. KEUTAMAAN .................................................................................................................... 52

9.3. PENGECUALIAN .............................................................................................................. 52

9.4. HAD NILAI ......................................................................................................................... 53

JADUAL 4: KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN KECEMASAN (KKPK) .................................. 53

9.5. PROSEDUR ...................................................................................................................... 53

9.6. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 54


BAB 10 - PROGRAM PENGURUSAN VENDOR .......................................................................... 55

10.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 55

10.2. KEUTAMAAN .................................................................................................................... 55

10.3. VENDOR ........................................................................................................................... 55

10.4. TANGGUNGJAWAB ......................................................................................................... 56


BAB 11 - PENTADBIRAN KONTRAK ......................................................................................... 59

11.1. TUJUAN ............................................................................................................................ 59

11.2. PENTADBIRAN KONTRAK .............................................................................................. 59

11.3. BON PELAKSANAAN SEBUT HARGA ............................................................................ 59

11.4. BAYARAN PENDAHULUAN SEBUT HARGA .................................................................. 60

11.5. BAYARAN INTERIM/KEMAJUAN BAGI SEBUT HARGA KONTRAK KERJA ................. 61

11.6. BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SEBUT HARGA ....................................................... 61

11.7. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK SEBUT HARGA

KONTRAK BELIAN DAN PERKHIDMATAN ..................................................................... 61

11.8. PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA UNTUK SEBUT HARGA

KONTRAK KERJA............................................................................................................. 62

11.9. BON PELAKSANAAN TENDER ....................................................................................... 62

11.10. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU PERKHIDMATAN . 63

11.11. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA ............................................... 64

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

5

11.12. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK ANTARABANGSA ............................ 65

11.13. MENGESAHKAN SURAT JAMINAN TENDER ................................................................ 65

11.14. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU

PERKHIDMATAN .............................................................................................................. 65

11.15. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA ........................ 66

11.16. BAYARAN PENDAHULUAN TENDER ............................................................................. 67

11.17. HAD NILAI, SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN

TENDER ............................................................................................................................ 67

11.18. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER .... 68

11.19. PENTADBIRAN KONTRAK DAN PEMANTAUAN PRESTASI PERKHIDMATAN

PERUNDING ..................................................................................................................... 69


UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

6

SINGKATAN

SINGKATAN PERIHAL

UKM Universiti Kebangsaan Malaysia

PTJ Pusat Tanggungjawab

JKH Jadual Kadar Harga

ICT Information and Communication Technology

SVU Senarai Vendor Universiti

PPV Program Pengurusan Vendor

KKPK Keperluan Kelulusan Perolehan Kecemasan

WJP Wang Jaminan Pelaksanaan

RFI Request for Information

RFP Request for Proposal

RFQ Request for Quotation

.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

7

BAB 1 - UMUM

1.1. TUJUAN

Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi umum dan prosedur

pengawalan dan pengurusan aktiviti perolehan di Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM)

Falsafah perolehan UKM adalah untuk membuat pembelian barangan,

perkhidmatan, dan kerja yang terbaik dari segi kualiti, harga, kuantiti,

penghantaran, pembekal dan teknologi.

1.2. ANGGOTA YANG TERLIBAT

Lembaga Pengarah Universiti, Lembaga Perolehan, Kementerian Kewangan,

Pengarah Eksekutif Kewangan, Pengurus Kewangan, Ketua PTJ, Ketua Jabatan,

Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan kakitangan yang terlibat dalam proses

perolehan.

1.3. POLISI

1.3.1 Polisi perolehan Universiti Kebangsaan Malaysia adalah seperti yang

berikut:

(a) Mencapai tahap profesional yang tinggi, telus dan berakauntabiliti

bagi memastikan kecekapan, keberkesanan dan wujudnya fleksibiliti

dalam proses perolehan;

(b) Mendapatkan harga yang paling menguntungkan bagi Universiti;

(c) Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan dan penggunaan

bahan, barangan atau perkhidmatan tempatan;

(d) Menggalakkan pemindahan teknologi yang bersesuaian dengan

kehendak semasa sektor industri negara;

(e) Sebagai suatu medium untuk mencapai dasar-dasar nasional, dan

(f) Memastikan semua urusan berkaitan dengan perolehan adalah

berdasarkan amalan tadbir urus terbaik (good governance practices)

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

8

1.3.2 Polisi ini boleh dicapai menerusi prinsip prinsip berikut:

(a) Akauntabiliti

Urusan perolehan hendaklah dilaksanakan mengikut dasar dan

peraturan yang ditetapkan.

(b) Ketelusan

Semua dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan

hendaklah diketahui dan difahami umum serta mematuhi dasar dan

peraturan yang ditetapkan.

(c) Nilai Faedah Yang Terbaik

Pengurusan perolehan hendaklah memberi pulangan yang terbaik

bagi setiap ringgit yang dibelanjakan.

(d) Saingan Terbuka

Proses perolehan hendaklah memberi peluang terbuka kepada

semua pihak yang layak bersaing.

(e) Adil dan Saksama

Layanan yang adil dan saksama berasaskan dasar dan peraturan yang

ditetapkan hendaklah diberikan kepada semua perolehan yang

dipelawa, diproses dan dipertimbangkan.

(f) Integriti

Memastikan urusan perolehan Universiti dilaksanakan dengan

mengelak pembaziran dan penyalahgunaan kuasa dengan

melaksanakan Integrity Pact untuk perolehan Universiti.

1.4. DASAR PEROLEHAN

Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk memastikan bahawa semua urusan

berkaitan dengan perolehan universiti juga mematuhi dasar-dasar yang berikut

tertakluk kepada dasar semasa Kerajaan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

9

1.4.1 Dasar Keutamaan Syarikat Bumiputera

Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah

memberikan keutamaan kepada syarikat bumiputera dalam perkara yang

berikut:

(a) Semua perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai kurang

daripada RM50,000.00 sehingga RM100,000.00 hendaklah dipelawa

dari kalangan syarikat bumiputera sahaja.

(b) Bagi semua perolehan yang melebihi RM100,000.00 keutamaan

harga kepada syarikat bumiputera hendaklah diberikan mengikut

peratusan yang berikut:

RM100,000 hingga RM500,000 10 %

RM500,000 hingga RM1.5 juta 7 %

RM1.5 juta hingga RM5 juta 5 %

RM5 juta hingga RM10 juta 3 %

RM10 juta hingga RM15 juta 2.5 %

Melebihi RM15 juta Tiada

1.4.2 Dasar Keutamaan Barangan Buatan Tempatan

Perancangan dan pelaksanaan perolehan Universiti hendaklah

memberikan keutamaan kepada barangan buatan tempatan walaupun

perbezaan kos keseluruhan ke atas barangan buatan tempatan berbanding

dengan barangan buatan asing yang serupa adalah lebih tinggi dengan

syarat kualiti barangan buatan tempatan itu adalah memuaskan. Bagi

memastikan dasar semasa Kerajaan untuk mengutamakan barangan

tempatan dalam setiap perolehan Kerajaan dapat dilaksanakan, Universiti

hendaklah memastikan perkara berikut dipatuhi:

(a) Mendapat kelulusan daripada Naib Canselor atau Jawatankuasa

Barangan Import Universiti sebelum melaksanakan perolehan

peralatan import bagi kegunaan penyelidikan, pengajaran dan

perkhidmatan perubatan.

(b) Jawatankuasa Barangan Import Universiti boleh ditubuhkan dengan

melibatkan wakil daripada MITI/ MIDA/ Pegawai lain yang

bersesuaian sebagai ahli.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

10

1.4.3 Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang Bumiputera

Bagi memastikan Dasar Keutamaan Pembuat atau Pengilang Bumiputera

dilaksanakan, perkara yang berikut hendaklah dipatuhi─

(c) jika terdapat lebih daripada satu (1) pembuat atau pengilang

bumiputera dalam sesuatu bekalan, Universiti hendaklah

mengadakan perolehan secara tender terhad dari kalangan pembuat

atau pengilang bumiputera tersebut;

(d) jika terdapat hanya satu (1) pembuat atau pengilang bumiputera,

Universiti boleh melaksanakan perolehan secara rundingan terus

dengan syarat bahawa kelulusan pihak berkuasa yang meluluskan

rundingan diperoleh terlebih dahulu;

(e) jika perolehan bekalan dilaksanakan secara tender terbuka dari

kalangan pembuat atau pengilang tempatan, keutamaan harga

kepada pembuat atau pengilang bumiputera adalah seperti yang

berikut:

Tidak melebihi RM10 juta 10%

RM10 juta hingga RM100 juta 5%

Melebihi RM100 juta 3%

1.4.4 Dasar Penggunaan Mata Wang

Bagi memastikan pelaksanaan perolehan universiti berjalan lancar,

tawaran harga dan bayaran perolehan yang dibuat adalah dalam mata

wang Ringgit Malaysia.

1.4.5 Dasar Kenaan GST

Akta Cukai Barang dan Perkhidmatan 2014 (Akta 762) berkuatkuasa mulai

1 April 2015. Sehubungan dengan itu, pengenaan Cukai Barang dan

Perkhidmatan (GST) ke atas kontrak perolehan perlu dilaksanakan.

Walaubagaimanapun penilaian harga yang ditawarkan bagi urusan

perolehan adalah tanpa GST

1.5. JAWATANKUASA PEROLEHAN

1.5.1 Senarai Jawatankuasa Perolehan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

11

(a) Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM)

(b) Jawatankuasa Untuk Menimbangkan Bantahan

(c) Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga & Tender

(d) Jawatankuasa Penilaian Pembelian Terus, Lantikan Terus, Runding

Terus, Sebut Harga & Tender Perolehan Bekalan, Perkhidmatan,

dan Kerja

(e) Jawatankuasa Rundingan Harga

(f) Jawatankuasa Perolehan PTJ

(g) Jawatankuasa Sebut Harga

(h) Jawatankuasa Jadual Kadar Harga

(i) Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja (V.O)

(j) Lembaga Perolehan A

(k) Lembaga Perolehan B

(l) Lembaga Perolehan C

(m) Lembaga Pengarah Universiti

(n) Jawatankuasa Barangan Import Universiti

(o) Jawatankuasa Rundingan Terus A

(p) Jawatankuasa Rundingan Terus B

1.5.2 Ahli Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1.

1.6. TANGGUNGJAWAB

1.6.1 PTJ

PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan

oleh Universiti. Bagi maksud ini, Universiti hendaklah merujuk kepada

semua peraturan kewangan termasuk Arahan Perbendaharaan, Surat

Pekeliling Perbendaharaan, Pekeliling Kontrak Perbendaharaan dan

sebagainya sebelum melaksanakan apa-apa jenis perolehan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

12

1.6.2 Pegawai Pengawal / Ketua Jabatan

Naib Canselor adalah bertanggungjawab dalam memastikan semua urusan

perolehan dilaksanakan mengikut peraturan dan prinsip-prinsip serta

dasar-dasar perolehan Universiti. Sebarang pelanggaran terhadap

peraturan yang ditetapkan hendaklah diambil tindakan sewajarnya

sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan kewangan.

1.6.3 Tanggungjawab Jawatankuasa Perolehan adalah sebagaimana Jadual 1

1.7. HAD NILAI PEROLEHAN DAN KELULUSAN

1.7.1 Had Nilai Perolehan dan Kelulusan terbahagi kepada 2;

(a) Geran Kerajaan

Ditakrifkan sebagai sumber yang disalurkan oleh Kerajaan dan

digunakan dalam konteks Mengurus dan Pembangunan. Sumber ini

juga termasuk geran penyelidikan yang diterima dari agensi kerajaan

seperti Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi (MOSTI), geran

Projek Universiti Penyelidikan (RU) dan Kementerian Pengajian

Tinggi (FRGS/ ERGS/ LRGS/ PRGS/ TRGS).

(b) Geran UKM/ Sumber Dalaman

Sumber pendapatan yang dijana sendiri oleh universiti. Ini

termasuklah hasil dari aktiviti tabung amanah, hasil yuran pelajar

dan sumber penyelidikan (Geran Luar) yang diterima dari Agensi

bukan kerajaan seperti dari Shell Malaysia Berhad, Sime Darby

Berhad dan lain-lain lagi.

1.7.2 Had Nilai Perolehan serta pihak berkuasa meluluskan adalah sebagaimana

di Jadual 2 dan Jadual 3.

1.8. PROSEDUR PEROLEHAN

Berikut adalah kaedah-kaedah yang digunakan untuk perolehan barangan

perkhidmatan, bekalan atau kerja dan aktiviti-aktiviti yang utama dengan

pengurusan perolehan:

(a) Pembelian Terus/Lantikan Terus (Bab 2)

(b) Sebut Harga (Bab 3)

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

13

(c) Tender Terbuka/Terhad (Bab 4)

(d) Rundingan Terus (Bab 5)

(e) Perkhidmatan Perunding (Bab 6)

(f) Jadual Kadar Harga (JKH) (Bab 7)

(g) Arahan Perubahan Kerja (Variation Order-VO) (Bab 8)

(h) Perolehan Kecemasan (Bab 9)

(i) Program Pengurusan Vendor (Bab 10)

(j) Pentadbiran Kontrak (Bab 11)

1.9. KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN

Semua perolehan mestilah mendapat Keperluan Kelulusan Perolehan.

Pegawai yang meluluskan hendaklah memastikan:

(a) Belanjawan kewangan yang mencukupi

(b) Selari dengan objektif UKM

(c) Memberi pulangan yang baik

(d) Perolehan mengikut keperluan

1.10. PEMANTAUAN PEROLEHAN

Universiti hendaklah mewujudkan dan melaksanakan kawalan dan pemantauan

melalui beberapa kaedah terutamanya melalui kaedah yang berikut:

(a) Universiti hendaklah merekodkan dan mengemaskinikan maklumat

perolehan mengikut mana-mana kaedah yang telah ditetapkan secara

berterusan serta memastikan maklumat adalah tepat dan terkini.

(b) Jabatan Bendahari dan PTJ hendaklah menyediakan laporan penilaian prestasi

bagi setiap bekalan, perkhidmatan dan kerja sebaik kerja-kerja pembekalan

disempurnakan dan dinilai dari segi prestasi pembekalan dan penyampaian

perkhidmatan sepanjang proses perolehan sehinggalah selesai sebagaimana

yang dinyatakan dalam kontrak;

(c) memantapkan garis panduan dan tatacara perolehan Universiti dari semasa

ke semasa;

(d) penilaian dan pemantapan proses kerja secara berkala dibuat melalui proses

penguatkuasaan dan pengauditan dalaman; dan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

14

(e) semakan berkala daripada pihak luar ke atas perolehan Universiti.

(f) merekod dan mengemaskini maklumat perolehan UKM ke dalam sistem

Government Procurement Information System (GPIS) bagi perolehan

menggunakan Geran Kerajaan untuk membolehkan Kementerian Kewangan

memantau perolehan yang telah dilaksanakan.

1.11. PEROLEHAN PERALATAN STRATEGIK

Perolehan Peralatan Strategik boleh dibuat melalui proses Runding Terus dengan

pembekal yang sedia ada, sekiranya perolehan tersebut memenuhi ciri-ciri berikut:

(i) Jenis peralatan

(ii) Pembekal tunggal

(iii) Alat khas atau spesifik

(iv) Alat yang diakreditasi

(v) Penyeragaman Peralatan

(vi) Melibatkan keselamatan

(vii) Keperluan mendesak

1.12. KEUTAMAAN DALAM PROSES PEROLEHAN

Keutamaan hendaklah diberi kepada barangan/ perkhidmatan/ kerja tempatan.

Pembekal/ Pembuat/ Kontraktor berstatus Bumiputra mestilah mempunyai sijil dari

Kementerian Kewangan yang memenuhi keperluan-keperluan seperti dibawah:

(i) Majoriti Bumiputra dalam bentuk ekuiti, Lembaga Pengarah, Pengurusan, Staf

dan penanda tangan tidak kurang dari 51%.

(ii) Bumiputra memegang jawatan utama.

(iii) Bumiputra mengawal pengurusan kewangan.

(iv) Pemegang saham Individu Bumiputra melebihi bukan Bumiputra.

(v) Carta organisasi dan fungsi pengurusan menunjukan dibawah kawalan

Bumiputra.

(vi) Syarikat beroperasi di bawah had tertentu yang jelas bersama syarikat bukan

Bumiputra.

(vii) Syarikat tidak beroperasi bersama syarikat bukan Bumiputra dalam industri/

bidang yang sama.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

15

(viii) Keadaan lain akan dikenakan dari masa ke semasa.

1.13. ITEM KONTRAK PUSAT DAN KONTRAK SISTEM PANEL

Perlaksanaan perolehan Universiti yang berkaitan dengan item kontrak pusat dan

kontrak sistem panel yang menggunakan Geran Kerajaan hendaklah dilaksanakan

berdasarkan perkara yang berikut:

(a) Bekalan dan perkhidmatan gunasama yang terdapat dalam kontrak pusat

atau kontrak sistem panel yang dikendalikan oleh Perbendaharaan hendaklah

diguna pakai oleh Universiti;

(b) Pembelian bekalan dan perkhidmatan gunasama di luar kontrak pusat atau

sistem panel adalah dilarang;

(c) Perolehan hendaklah dilaksanakan dengan kontraktor yang disenaraikan

dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan semasa;

(d) Sekiranya kontrak pusat bagi bekalan gunasama yang hendak diperoleh

tersebut telah tamat tempoh sah lakunya, perolehan bekalan gunasama

boleh dibuat mengikut tatacara perolehan biasa.

1.14. ETIKA DAN INTERGRITI PELAKSANAAN PROSES PEROLEHAN

1.14.1 Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Universiti hendaklah

mengamalkan etika yang telah ditetapkan serta mengekalkan integriti

dalam melaksanakan proses perolehan.

1.14.2 Semua dokumen berkaitan dengan perolehan hendaklah diklasifikasikan

sebagai “SULIT”.

1.14.3 Mengambil perhatian khusus terhadap perbuatan rasuah sebagaimana

yang diperuntukkan di bawah Akta Pencegahan Rasuah 1997.

1.14.4 Pelaksanaan Perjanjian Integriti (Integrity Pact)

(a) Perjanjian Integriti (Integrity Pact) merupakan proses pengisytiharan

oleh pembida atau orang awam untuk tidak menawar atau memberi

rasuah bagi mendapatkan kontrak atau sebagai ganjaran untuk

mendapatkan sesuatu kontrak dan bagi mempercepatkan sesuatu

urusan Perolehan Kerajaan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

16

(b) Setiap pembida atau orang awam dan pegawai Universiti hendaklah

menandatangani suatu ‘pact’ atau perjanjian untuk tidak melakukan

perbuatan rasuah dalam pelaksanaan sesuatu kontrak serta

menggariskan tindakan-tindakan yang boleh diambil sekiranya

berlaku pelanggaran ‘pact’ atau kontrak tersebut.

(c) Tujuan utama Integrity Pact dilaksanakan dalam perolehan universiti

adalah seperti yang berikut:

(i) Mengelak petender/ penyebut harga daripada menawar atau

memberi rasuah;

(ii) Menghendaki petender/ penyebut harga melaporkan sebarang

kesalahan rasuah kepada Pihak Berkuasa; dan

(iii) Memastikan Kerajaan tidak menanggung “unnecessary costs”

dalam pelaksanaan urusan perolehan.

1.14.5 Universiti hendaklah melaksanakan Integrity Pact bagi memastikan semua

perolehan universiti dilaksanakan dengan lebih telus dan bagi

mengelakkan pembaziran dan penyalahgunaan kuasa.

1.15. TARIKH KUATKUASA

Polisi ini berkuatkuasa mulai dari Jun 2017.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

17

JADUAL 1: JAWATANKUASA PEROLEHAN UKM

Bil. NAMA JAWATANKUASA KEAHLIAN TANGGUNGJAWAB

1. Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi

1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang Mengganti @ Pegawai Yang Dilantik oleh Ketua PTJ.

2. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dil antik oleh Ketua PTJ

3. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ

• Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi

untuk perolehan kerja, bekalan dan

perkhidmatan

• Menyediakan anggaran harga

2. Jawatankuasa Untuk

Menimbangkan Bantahan

1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor 2. Ahli : Wakil Jabatan Yang Membuat Tawaran 3. Ahli : Wakil Pengarah Eksekutif Kewangan 4. Ahli : Wakil dari Jabatan lain yang berpengetahuan

dan berpengalaman dalam bidang tersebut

• Membincang dan menimbangkan bantahan

yang diterima daripada pembekal

3. Jawatankuasa Pembuka Sebut

Harga & Tender

1. Pengerusi : Pegawai Kumpulan pengurusan & professional yang dilantik oleh Ketua Jabatan

2. Ahli : Wakil Yang Dilantik

(Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua

PTJ berkenaan)

3. Ahli : Wakil Yang Dilantik

(Dari bahagian/unit yang berkecuali yang dilantik oleh Ketua

PTJ berkenaan)

• Memeriksa setiap sebut harga dan tender

memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang

ditetapkan

• Menyediakan laporan pembukaan untuk

jawatankuasa penilai

4. Jawatankuasa Penilaian

Pembelian Terus, Lantikan

Terus, Runding Terus, Sebut

Harga & Tender Perolehan

Bekalan, Perkhidmatan, dan

Kerja

1. Pengerusi : Ketua PTJ @ Pegawai Yang Memangku @ Pegawai Yang Dilantik oleh Pengarah Eksekutif Kewangan

2. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ

3. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ

4. Ahli : Wakil dari bahagian/unit berkenaan yang

• Menilai dan mengesyorkan kepada

Jawatankuasa melulus

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

18


mahir/berpengalaman dalam bidang berkenaan yang dilantik oleh Ketua PTJ (mengikut keperluan jenis perolehan)

5. Jawatankuasa Rundingan

Harga

1. Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh Naib Canselor 2. Ahli – Wakil dari Jabatan Bendahari 3. Ahli – Pegawai mahir, berpengalaman dan berkelayakan

dalam bidang tersebut

Membuat rundingan harga dengan pihak pembekal

Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus

6. Jawatankuasa PTJ 1. Pengerusi : Ketua PTJ

2. Ahli – Ketua Pentadbiran PTJ

3. Ahli – Wakil Dari Bahagian/Unit Yang Memohon

Menilai dan meluluskan pembelian terus di dalam PTJ

7. Jawatankuasa Sebut Harga 1. Pengerusi : Pengarah EksekutifKewangan/Wakil 2. Ahli : Wakil yang dilantik. 3. Ahli : Wakil yang dilantik.

Perlu bersidang segera, ataupun dalam masa 14 hari setelah keputusan dibuat

Memilih sebutharga yang paling menguntungkan

Membuat keputusan sebulat suara

Mengemukakan kepada Lembaga Perolehan sekiranya tidak mencapai keputusan atau melebihi had nilai

8. Jawatankuasa Jadual Kadar

Harga

(Prasarana-UKM)

1. Pengerusi : Pegawai Yang Dilantik oleh Naib Canselor 2. Setiausaha : Ketua Unit Ukur Bahan Prasarana-UKM 3. Ahli : Pengarah Eksekutif Kewangan @ Wakil 4. Ahli : Pengarah Prasarana-UKM @ Wakil 5. Ahli : Wakil Dari Pihak Yang Berpengetahuan atau

Berpengalaman Didalam Bidang Berkenaan

Menilai dan menetapkan senarai item JKH yang bersesuaian dengan keperluan universiti

Menerima serta meluluskan penambahan item ke dalam senarai JKH

Mencadangkan dan mendapatkan kelulusan untuk kadar JKH yang terkini

Mencadangkan perubahan kepada JKH untuk kelulusan

Menilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke semasa

9. Jawatankuasa Arahan

Perubahan Kerja (V.O)

1. Pengerusi : Pegawai Penguasa

2. Ahli : Wakil Dari Jabatan Bendahari

3. Ahli : Pegawai Pakar

Menilai dan mengesyorkan permohonan Arahan Perubahan Kerja kepada Jawatankuasa melulus

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

19


(Prasarana-UKM)

10. Lembaga Perolehan A

(Bagi Perolehan yang

menggunakan sepenuhnya

atau sebahagian Geran

Kerajaan)

1. Pengerusi : Naib Canselor atau Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi

2. Anggota : (i) Dekan FKAB (ii) Wakil, Bahagian Perolehan Kerajaan, Kementerian

Kewangan (iii) Wakil Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi

Malaysia (iv) Pendaftar

3. Setiausaha : Pengarah Eksekutif Kewangan

Mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang melebihi RM20 juta

Memeriksa dan meneliti dokumen penender, iklan tender, spesifikasi tender, dokumen tender (jika perlu), jadual tender yang disediakan oleh Jawatankuasa Pembuka Tender, laporan penilaian teknikal dan laporan penilaian kewangan

Memastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa

Menyemak keupayaan teknikal dan kewangan petender

Memutuskan untuk menender semula atau mengesyorkan kaedah perolehan yang lain, jika mendapati tatacara perolehan tidak mengikut peraturan yang ditetapkan atau mengesyaki perkara luar aturan berlaku

11. Lembaga Perolehan B


menggunakan sepenuhnya

atau sebahagian Geran

Kerajaan)

1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi atau Timbalan Naib Canselor

2. Anggota : (i) Dekan FKAB (ii) Wakil Bahagian Kewangan Kementerian Pendidikan Tinggi

Malaysia (iii) Wakil Bahagian Perolehan dan Penswastaan Kementerian

Kesihatan (iv) Dekan atau Pengarah Pusat Perubatan UKM

Mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang bernilai sehingga RM20 juta


Memastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

20


3. Setiausaha : Pengarah Eksekutif Kewangan

berkuat kuasa



12. Lembaga Perolehan ‘C’


menggunakan Geran UKM)

1. Pengerusi : Ahli Lembaga Pengarah Bebas

2. Anggota : (i) Ahli : Wakil yang dilantik (ii) Ahli : Wakil yang dilantik (iii) Ahli : Wakil yang dilantik

3. Setiausaha : Pegawai yang dilantik

Mempertimbang dan menyetuju terima tender-tender yang bernilai sehingga RM100 juta


Memastikan semua pelawaan tender mematuhi tatacara pengurusan tender yang berkuat kuasa



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

21


13. Lembaga Pengarah Universiti Semua Ahli Yang Dilantik Menilai dan meluluskan permohonan pengecualian/ rundingan terus/ tender terhad perolehan UKM bernilai melebihi RM10 juta yang menggunakan Geran UKM

Menilai dan meluluskan tender yang bernilai melebihi RM 100 juta bagi perolehan menggunakan Geran UKM

Memastikan semua peraturan perolehan dipatuhi

14. Jawatankuasa Barangan

Import Universiti

1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi

2. Anggota : (i) Pengarah Eksekutif Kewangan (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan &

Instrumentasi UKM(CRIM) (iii) Wakil MITI /MIDA

Menilai dan melulus permohonan pembelian peralatan dan perkhidmatan luar negara


Terus A

(Penyelidikan sahaja)

1. Pengerusi: Naib Canselor

2. Anggota: (i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST) (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi

UKM(CRIM) (iii) Pengarah Eksekutif Kewangan

3. Setiausaha: (i) Ketua Bahagian Perolehan

Menimbang dan memutuskan permohonan perolehan dibuat secara rundingan terus


Terus B

1. Pengerusi : Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Penyelidikan & Inovasi

Menimbang dan memutuskan permohonan perolehan dibuat secara rundingan terus

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

22


(Penyelidikan sahaja) 2. Anggota: (i) Dekan Fakulti Sains Teknologi (FST) (ii) Pengarah Pusat Pengurusan Penyelidikan & Intrumentasi UKM(CRIM) (ii) Pengarah Eksekutif Kewangan

3. Setiausaha: (i) Ketua Bahagian Perolehan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

23

0 JADUAL 2: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN GERAN UKM/ SUMBER DALAMAN

Bil. Jenis Perolehan Had Nilai Jawatankuasa

Pembukaan Jawatankuasa Penilai Pihak Berkuasa Meluluskan

1.

Pembelian Terus / Lantikan

Terus / Perolehan Bekalan,

Perkhidmatan dan Kerja

Sehingga RM50,000 Tiada Tiada Naib Canselor/ Pegawai yang

diturunkan kuasa

2. Sebut Harga Bekalan,


Melebihi RM50,000 hingga

RM500,000 Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga

3. Tender Terbuka Bekalan,


Melebihi RM 500,000

hingga RM100 juta

Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian

Lembaga Perolehan C

Melebihi RM100 juta

Diperakukan oleh Lembaga

Perolehan C dan

dimuktamadkan di peringkat

LPU

4.

Permohonan pengecualian/

Rundingan Terus/ Tender

Terhad

Sehingga RM500,000


Naib Canselor atau

Jawatankuasa Sebut Harga

Melebihi RM 500,000

hingga RM 10 juta Lembaga Perolehan ‘C’

Melebihi RM 10 juta

Diperakukan oleh Lembaga

Perolehan ‘C’ dan

dimuktamadkan di peringkat

LPU

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

24

JADUAL 3: HAD NILAI DAN PIHAK BERKUASA MELULUSKAN PEROLEHAN UKM SEBAHAGIAN ATAU SEPENUHNYA GERAN KERAJAAN



1. Pembelian Terus / Perlantikan Terus Perolehan Bekalan, Perkhidmatan.

Sehingga RM20,000 Tiada Tiada Naib Canselor/ Pegawai yang diturunkan kuasa

Melebihi RM20,000 hingga RM50,000

Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga ‘B’

2. Sebut Harga Bekalan dan Perkhidmatan

RM50,000 hingga RM500,000

Jawatankuasa Pembuka

1. Jawatankuasa Penilaian Teknikal

2. Jawatankuasa Penilaian Harga

Jawatankuasa Sebut Harga ‘B’

3.

Pelantikan Terus Kerja Sehingga RM20,000 Tiada Tiada Naib Canselor/ Pegawai yang diturunkan kuasa

Sebut Harga Kerja

Melebihi RM 20,000 hingga RM500,000

Jawatankuasa Pembuka Jawatankuasa Penilaian Jawatankuasa Sebut Harga

4.

Tender Terbuka Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build”

Melebihi RM500,000 hingga RM20 juta




Lembaga Perolehan B

Melebihi RM20 juta hingga RM100 juta

Lembaga Perolehan A


Lembaga Pengarah Universiti

Melebihi RM300 juta Kementerian Kewangan

5.

Tender Terbuka Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja selain berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build” (Prasarana-UKM)

RM500,000 hingga RM20 juta


Lembaga Perolehan B

RM20 juta hingga RM100 juta

Lembaga Perolehan A

RM100 juta hingga RM300 juta


UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

25




6.

Tender Terhad Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build”

Tidak melebihi RM10 juta




Lembaga Perolehan A


7.

Tender Terhad Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja selain berasaskan “Turnkey” atau “Design and Build” (Prasarana-UKM)



Lembaga Perolehan A


8. Rundingan Terus Bekalan dan Perkhidmatan

Melebihi RM50,000 Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga

Kementerian Kewangan

9. Rundingan Terus Kerja Melebihi RM20,000 Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga

Kementerian Kewangan

10.

Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Penyelidikan

Tidak melebihi RM500,000

Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga

Jawatankuasa Rundingan Terus B

Melebihi RM500,000hingga RM1 juta

Jawatankuasa Rundingan Terus A


Lembaga Perolehan A




UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

26



11.

Rundingan Terus Peralatan dan Perkhidmatan Perubatan Hospital, Pengajaran atau Latihan

Sehingga RM 5 juta

Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga (PPUKM)


Melebihi RM 5 juta Kementerian Kewangan

12. Rundingan Terus Perisian Komputer Umum

Sehingga RM50,000 Pengarah Eksekutif Kewangan

Melebihi RM50,000 hingga RM 500,000

Tiada Jawatankuasa Rundingan Harga


RM500,000 hingga RM1 juta

Lembaga Perolehan B


13.

1. Rundingan Terus Perisian Komputer Khusus

2. Rundingan Terus Perolehan Pengkalan Data, Jurnal dan Maklumat

3. Rundingan Terus Perlanjutan Kontrak dan Menaik Taraf Perkhidmatan Rangkaian ICT dan Perkhidmatan Internet

Sehingga RM 50,000

Tiada Tiada

Pengarah Eksekutif Kewangan

Melebihi RM50,000 hingga RM 500,000


Melebihi RM500,000 hingga RM20 juta

Lembaga Perolehan B


Lembaga Perolehan A


14. Perkhidmatan Perunding Projek Pembangunan Fizikal


Tiada Jawatankuasa Penilaian Perunding


Tidak melebihi RM20 juta Jawatankuasa Perolehan B

Tidak melebihi RM200 juta Lembaga Perolehan A


UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

27



15. Perolehan Barangan Import (termasuk Penyelidikan)

Melebihi RM 50,000 Jawatankuasa Barangan Import Universiti

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

28

BAB 2 - PEMBELIAN / LANTIKAN TERUS

2.1. TUJUAN

Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan

dan pengurusan aktiviti pembelian terus atau lantikan terus di Universiti

Kebangsaan Malaysia (UKM).

2.2. HAD NILAI

Perolehan Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja yang melibatkan perbelanjaan tahunan

seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 1 dan Jadual 3, Bil. 1 hendaklah dilaksanakan secara

Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada.

2.3. TANGGUNGJAWAB

2.1.1 Ketua PTJ adalah bertanggungjawab untuk—

(a) merancang pembelian terus tahunan PTJ dan memastikan pembelian

terus tidak dipecah kecil untuk mengelak sebut harga atau tender;

dan

(b) memastikan pembelian terus bagi jenis item yang sama dalam

setahun yang melebihi had nilai pembelian terus dibuat mengikut

peraturan perolehan semasa yang ditetapkan.

2.1.2 Unit Audit Dalam Universiti bertanggungjawab memantau pelaksanaan

perolehan secara pembelian terus dan perolehan selanjutnya bagi jenis

item yang sama agar PTJ mematuhi peraturan ini.

2.1.3 Dokumen lengkap mengenai jenis item yang dibeli, nama pembekal dan

nilai perolehan hendaklah disimpan oleh PTJ untuk tujuan pengauditan.

2.1.4 Kerja yang bernilai tidak melebihi RM20,000 (Geran Kerajaan) dan

RM50,000 (Geran UKM/ Sumber Dalaman) boleh dibuat secara lantikan

terus oleh Universiti di kalangan kontraktor Gred G1 yang berdaftar

dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan

Industri Binaan Malaysia (CIDB) dalam gred, kategori dan pengkhususan

yang berkaitan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

29

2.4. PROSEDUR

Prosedur Pembelian Terus / Lantikan Terus

(a) Kajian pasaran

(b) Pelawaan Cadangan (Request for Proposal - RFP)

(c) Pelawaan Sebut Harga (Request for Quotation - RFQ)

(d) Kelulusan Ketua PTJ



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

30

Mula

Kajian Pasaran

Perolehan – Proses Pembelian / Lantikan terus

Pelawaan Cadangan

(Request for Proposal – RFP )

Pelawaan Sebut Harga

(Request for Quotation – RFQ )

Kelulusan Ketua PTJ

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

31

BAB 3 - SEBUT HARGA

3.1. TUJUAN

Tujuan dokumen ini adalah untuk menggariskan polisi dan prosedur pengawalan dan

pengurusan aktiviti perolehan secara sebut harga di Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM).

3.2. HAD NILAI


seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 2 dan Jadual 3 Bil. 2 dan 3 hendaklah dilaksanakan

secara Sebut Harga mengikut tatacara sedia ada.

3.3. TANGGUNGJAWAB

3.3.1 PTJ

PTJ dikehendaki mematuhi semua peraturan kewangan yang ditetapkan

oleh Universiti.

3.3.2 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM).

(a) Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja,

bekalan dan perkhidmatan.

(b) Menyediakan anggaran harga.

3.3.3 Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga

(a) Memeriksa setiap sebutharga memenuhi syarat-syarat wajib seperti

yang di tetapkan.

(b) Menyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai.

3.3.4 Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga

Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus.

3.3.5 Jawatankuasa Sebut Harga

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

32

(a) Bersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.

(b) Menimbang sebut harga dan memilih sebut harga yang paling

menguntungkan Universiti.

(c) Mencapai keputusan sebulat suara.

(d) Keputusan yang tidak sebulat suara atau melebihi had nilai hendaklah

dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Universiti yang berkenaan

untuk keputusan.

3.4. SYARAT-SYARAT

3.4.1 Had Nilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi Bekalan/

Perkhidmatan

(a) Perolehan yang melebihi RM50,000 sehingga RM100,000 hendaklah

dipelawa secara sebut harga di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

pembuat/ pembekal tempatan bertaraf Bumiputera yang berdaftar

dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang yang berkaitan.

(b) Perolehan melebihi RM100,000 hingga RM500,000 hendaklah

dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5) pembuat/

pembekal tempatan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di

bawah kod bidang yang berkaitan. Sebut harga hendaklah terbuka

kepada pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera dan bukan

Bumiputera. Syarikat pembuat/ pembekal bertaraf Bumputera

hendaklah diberi keutamaan harga berdasarkan 1PP/PK2.1 yang

berkuatkuasa.

3.4.2 Had Nilai dan Syarat bagi Perolehan secara Sebut Harga bagi Perolehan

Kerja

(a) Perolehan kerja-kerja kecil atau pembaikan yang tidak mengubah

struktur asal dan yang tidak mempunyai Jadual Jadar Kejuruteraan

Awam yang bernilai melebihi RM 20,000 hingga RM 200,000

hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor tempatan/ daerah Gred G1 yang berdaftar dengan CIDB

dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut

kategori dan pengkhususan yang berkenaan.

(b) Perolehan yang bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000

hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-kurangnya lima (5)

kontraktor tempatan Gred G2 yang berdaftar dengan CIDB dan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

33

mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK) mengikut kategori

dan pengkhususan yang berkenaan.

(c) Semua perolehan kerja elektrik yang bernilai melebihi RM50,000

hingga RM500,000 hendaklah dipelawa di kalangan sekurang-

kurangnya lima (5) kontraktor elektrik tempatan yang berdaftar

dengan CIDB dan mempunyai Sijil Perolehan Kerja Kerajaan (SPKK)

mengikut gred, kategori dan pengkhususan yang berkenaan.

3.5. PROSEDUR

Prosedur Sebut Harga

(a) Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu)

(b) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)

(c) Penjualan Dokumen Sebut Harga

(d) Pengurusan Peti Tawaran Penerimaan Sebut Harga

(e) Pembukaan Peti Tawaran

(f) Penilaian Sebut Harga

(g) Penyediaan Kertas Cadangan Sebut Harga

(h) Kelulusan Sebut Harga

(i) Pengurusan Dokumen



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

34

Mula

Perolehan – Proses Sebut Harga

Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/

Cadangan (RFP)

Pembukaan Sebut Harga

Terima Dokumen Permohonan dari

Jabatan

Pemohon melengkapkan dokumen

keperluan Perolehan Jabatan

Ketua Jabatan meluluskan

permohonan

Pelawaan Spesifikasi/

(RFI – jika perlu)

Penilaian Sebut Harga

Kelulusan Sebut Harga

Tawaran Sebut Harga

30 hari

7 hari

1 hari

30 hari

Skop kerja/ Perkhidmatan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

35

BAB 4 - TENDER

4.1. TUJUAN


pengurusan aktiviti tender di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).

Terdapat dua jenis tender iaitu Tender Terbuka dan Tender Terhad. Tender Terbuka

adalah perolehan ditawarkan kepada umum melalui pengiklanan tender. Tender

terhad adalah perolehan yang dipelawa kepada pembekal/pembuat/kontraktor yang

terpilih sahaja.

4.2. HAD NILAI


seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 3 dan Jadual 3 Bil. 4-7 hendaklah dilaksanakan secara

Tender mengikut tatacara sedia ada.

4.3. DOKUMEN RUJUKAN

Dokumen Tender merangkumi perkara-perkara berikut:

(a) Syarat-syarat Tender;

(b) Spesifikasi;

(c) Borang tender;

(d) Surat setuju terima tender;

(e) Syarat-syarat kontrak;

(f) Senarai kuantiti/ringkasan tender;

(g) Jadual kadar harga;

(h) Lukisan teknikal/pelan;

(i) Tempat penghantaran;

(j) Tempoh siap/penghantaran;

(k) Cadangan pemindahan teknologi;

(l) Syarat dua (2) tahun penyata kewangan yang telah diaudit;

(m) Prestasi/rekod pengalaman;

(n) Profil dan kedudukan kewangan Pertender;

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

36

(o) Senarai semak dokumen/perkara yang perlu dikemukakan oleh Pertender;

(p) Setiap dokumen tender hendaklah diberikan nombor siri; dan

(q) Tempoh sah laku tawaran.

4.4. TANGGUNGJAWAB

4.4.1 Urus Setia Tender

Urus Setia tender di Universiti bertanggungjawab untuk menguruskan

semua urusan tender dari mula sehingga proses tender selesai.

4.4.2 Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi (kecuali Prasarana-UKM).

(a) Menyediakan dan mengesahkan spesifikasi untuk perolehan kerja,

bekalan dan perkhidmatan.

(b) Menyediakan anggaran harga.

4.4.3 Jawatankuasa Pembuka Tender

(a) Memeriksa setiap tender memenuhi syarat-syarat wajib seperti yang

ditetapkan

(b) Menyediakan laporan pembukaan untuk jawatankuasa penilai

4.4.4 Jawatankuasa Penilaian Tender

Menilai dan mengesyorkan kepada Jawatankuasa melulus.

4.4.5 Jawatankuasa Perolehan Universiti

(a) Bersidang atau bermesyuarat untuk memutuskan tender.

(b) Menimbang memilih tender yang paling menguntungkan Universiti.

(c) Memberi kelulusan kepada penender yang berjaya.

4.5. PROSEDUR

Prosedur Tender

(a) Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ perkhidmatan (RFI jika perlu)

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

37

(b) Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)

(c) Pelawaan Tender

(d) Deposit Tender

(e) Bantahan oleh Petender

(f) Pengurusan Peti Tender

(g) Pembukaan Tender

(h) Penilaian Tender

(i) Kelulusan Tender

(j) Pengurusan Dokumen Kontrak



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

38

Terima Dokumen Permohonan dari Jabatan

Pemohon melengkapkan dokumen keperluan Perolehan Jabatan

Mula

Ketua Jabatan meluluskan permohonan

Pelawaan Tender

Pembukaan Tender

Penilaian Tender

Bantahan

Surat Anugerah Tender

Perolehan – Proses Tender

Kelulusan

Tender Terbuka

Tender Terhad

Keputusan

Tidak Lulus Lulus

Pertimbangan Semula

Keputusan

Bantahan Di Tolak

Rundingan Terus

Sila rujuk Proses Rundingan Terus

Penyediaan spesifikasi/ skop kerja/ Perkhidmatan (RFI jika perlu)

Pelawaan Sebut Harga (RFQ)/ Cadangan (RFP)

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

39

BAB 5 - RUNDINGAN TERUS

5.1. TUJUAN


pengurusan aktiviti secara rundingan terus di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).

5.2. KRITERIA PEROLEHAN

Kriteria bagi perolehan secara rundingan terus adalah seperti berikut:

(a) Jenis peralatan

Perolehan peralatan yang terlibat adalah bagi kegunaan penyelidikan,

pengajaran dan khidmat perubatan.

(b) Pembekal tunggal

Pembelian khusus yang hanya satu pembekal dapat membekalkan barangan

atau perkhidmatan yang dikehendaki seperti alat ganti tertentu dan

sebagainya.

(c) Alat khas atau spesifik

Hanya alat khas atau spesifik yang boleh diguna pakai bagi sesuatu

penyelidikan.

(d) Alat yang diakreditasi

Alat-alat tertentu yang diakreditasi sahaja boleh digunakan dalam sesuatu

penyelidikan bagi mempertahankan keputusan analisis.

(e) Bagi maksud penyeragaman

Bagi memastikan kesesuaian penggunaan antara barangan sedia ada dengan

barangan baru yang akan dibeli, permohonan untuk membeli barangan yang

sama dan daripada pembekal yang sama secara rundingan terus boleh

dipertimbangkan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

40

(f) Melibatkan keselamatan dan yang strategik

Perolehan yang melibatkan alat-alat keselamatan atau projek tertentu yang

strategik dan perlu dirahsiakan.

(g) Kontrak dengan syarikat bumiputera

(i) Tender yang khusus dibuka kepada pembuat yang berkenaan sahaja

dalam usaha untuk memupuk pertumbuhan syarikat bumiputera yang

bertaraf pembuat.

(ii) Bagi barangan tertentu yang mana terdapat satu atau dua pembuat

bumiputera sahaja, perolehan secara rundingan terus boleh

dipertimbangkan untuk membantu mewujudkan pembuat bumiputera

yang berdaya saing.

(h) Keperluan mendesak

(i) Perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja yang mendesak dan perlu

disegerakan.

(ii) Sekiranya perolehan tidak dibuat dengan segera, akan menjejaskan

perkhidmatan dan kepentingan awam.

(i) Perkhidmatan ICT

(i) Perolehan Perisian Komputer

(ii) Perolehan Pengkalan Data, Jurnal dan maklumat secara atas talian.

(iii) Perlanjutan Kontrak Penyelenggaraan dan menaik taraf perkhidmatan ICT

dan Internet.

5.3. HAD NILAI


seperti di Bab 1, Jadual 2, Bil. 1 - 5 dan Jadual 3, Bil. 8 – 13 hendaklah dilaksanakan

secara Rundingan Terus mengikut tatacara sedia ada.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

41

5.4. TANGGUNGJAWAB

5.4.1 PTJ bertanggungjawab dalam proses pengurusan Perolehan secara

Rundingan Terus.

5.4.2 Jawatankuasa Runding Harga

(a) Bagi memastikan harga yang dirundingkan adalah munasabah,

berpatutan dan mendapat best value for money, kajian pasaran

hendaklah dibuat bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan sebelum

sesuatu rundingan dijalankan.

(b) Trend harga pembelian dalam urusan perolehan hendaklah diambil

kira dan dijadikan sebagai panduan. Harga pembelian bagi perolehan

yang sama yang diuruskan oleh Universiti lain juga hendaklah diambil

kira.

(c) Bagi perolehan kerja, anggaran Jabatan hendaklah dijadikan asas

rundingan. Universiti perlu mengambil kira angka tunjuk harga atau

indeks kos bahan binaan bangunan yang diterbitkan oleh Jabatan

Perangkaan semasa menyediakan anggaran Jabatan.

(d) Minit mesyuarat hendaklah disediakan untuk setiap mesyuarat

rundingan harga dengan mempunyai maklumat kehadiran dan perkara

yang telah atau pun tidak dipersetujui dan seterusnya hendaklah

ditandatangani oleh Pengerusi dan wakil syarikat.

(e) Laporan hasil Rundingan Harga hendaklah disediakan dan

ditandatangani oleh Pengerusi dan Ahli-ahli Jawatankuasa Rundingan

Harga dalam tempoh tiga (3) hari selepas tamat rundingan harga dan

seterusnya dikemukakan oleh Kementerian Kewangan bagi

meluluskan harga tersebut.

5.4.3 Pihak Berkuasa Meluluskan

Pihak Berkuasa Meluluskan bertanggungjawab untuk meluluskan perolehan

secara rundingan terus perlu —

(a) meneliti permohonan PTJ yang lengkap, mengandungi justifikasi

mengenai keperluan perolehan bekalan, perkhidmatan atau kerja

dibuat secara runding harga dan disokong dengan dokumen

pengesahan seperti syarikat pembekal tunggal.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

42

(b) membuat penilaian sama ada justifikasi yang dikemukakan mengenai

pembelian secara runding harga memenuhi kriteria dan wajar

dipertimbangkan.

(c) membuat penilaian sama ada maklumat berkaitan dengan

perbandingan harga pasaran adalah munasabah dan menguntungkan

Universiti dan meluluskan permohonan PTJ untuk pembelian.

5.5. PROSEDUR

Prosedur Rundingan Terus

(a) Memohon untuk mendapat kelulusan awal

(b) Penilaian dan pemilihan Pembekal/Pembuat/Kontraktor

(c) Proses runding harga

(d) Kelulusan



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

43

Perolehan– Proses Rundingan Terus

Mula

PenilaianPembekal/Pembuat/

Kontraktor

Memohon Kelulusan Awal

RundinganHarga

Kelulusan RundinganHarga

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

44

BAB 6 - PERKHIDMATAN PERUNDING

6.1. TUJUAN


pengurusan perolehan perkhidmatan perunding di Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM)

Perolehan perkhidmatan perunding diperlukan bagi tujuan pelaksanaan kajian dan

projek pembangunan fizikal.


(a) Perkhidmatan perunding ialah perkhidmatan yang disediakan oleh firma

perunding yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan di bawah kod bidang

perkhidmatan perunding yang berkaitan dan dikategorikan sebagai perunding

fizikal dan perunding bukan fizikal.

(b) Bagi melaksanakan sesuatu projek pembangunan fizikal atau kajian, tetapi

tidak mempunyai keupayaan dari segi kepakaran atau kakitangan dalam

organisasi sendiri, boleh mendapatkan perkhidmatan perunding dan bercadang

untuk menggunakan perkhidmatan perunding,

(c) Bagi melaksanakan projek pembangunan fizikal perlulah merujuk kepada

Jabatan Teknik terlebih dahulu sebelum melaksanakan projek-projek

pembangunan fizikal.

(d) Bagi pelaksanaan projek Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT) yang

memerlukan perkhidmatan perunding, rujukan hendaklah dibuat terlebih

dahulu kepada Pusat Teknologi Maklumat UKM dengan mengemukakan

permohonan masing-masing.

(e) Pengecualian diberikan untuk perkhidmatan Juru Ukur – gunapakai kelulusan

baru had RM100,000.00.

6.3. HAD NILAI

Perolehan Perkhidmatan Perunding melibatkan kos seperti di Bab 1, Jadual 3, Bil. 14

– 16 hendaklah dilaksanakan mengikut tatacara sedia ada.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

45

6.4. TANGGUNGJAWAB

6.4.1 PTJ

Untuk mendapatkan perkhidmatan perunding, hendaklah terlebih dahulu

mendapatkan kebenaran rasmi daripada Naib Canselor atau pegawai yang

diturunkan kuasa.

6.4.2 Jawatankuasa Penilaian Perunding

(a) mempertimbangkan terma rujukan dan butiran anggaran kos yang

diperincikan bagi perolehan perkhidmatan perunding yang disediakan

oleh Universiti;

(b) menetapkan markah lulus bagi penilaian teknikal;

(c) melaksanakan penilaian terhadap cadangan teknikal dan cadangan kos

yang dikemukakan oleh perunding berdasarkan kriteria utama yang

ditetapkan oleh Kementerian Kewangan; dan

(d) memperakui perunding yang layak untuk pertimbangan Pihak

Berkuasa Meluluskan.

6.5. PROSEDUR

Prosedur Lantikan Perkhidmatan Perunding

(a) Mendapatkan kelulusan awal untuk membuat Lantikan Perunding

(b) Lantikan terus berserta kos siling/Tender Terhad/Tender Terbuka

(c) Penilaian Perunding

(d) Kelulusan Lantikan Perunding

(e) Pengurusan Dokumen Kontrak



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

46

Perolehan – Proses Perkhidmatan Perunding

Mula

Lantikan SecaraTender Terhad

Penilaian Perunding

Kelulusan Lantikan Perunding

Lantikan Terus Beserta Kos Siling

Lantikan SecaraTender Terbuka

SuratTawaran Lantikan

Perunding

KelulusanAwalUntuk

Lantikan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

47

BAB 7 - JADUAL KADAR HARGA

7.1. TUJUAN


pengurusan Jadual Kadar Harga (JKH) di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM)

JKH diwujudkan untuk memberi peluang kepada vendor yang didaftarkan di dalam

PPV untuk melaksanakan kerja/memberi perkhidmatan pada kadar yang telah

ditetapkan oleh pihak universiti.


(a) JKH ini hanya terpakai kepada vendor Bumiputera sahaja

(b) Jawatankuasa Jadual Kadar Harga perlu dilantik untuk mengawalselia aktiviti

serta kadar JKH dari semasa ke semasa

(c) Hanya JKH yang telah mendapat kelulusan sahaja yang boleh digunapakai di

dalam tawaran kepada vendor SVU di dalam program PPV.

(d) JKH perlu di nilai dari semasa ke semasa mengikut keperluan dan kesesuaian

7.3. TANGGUNGJAWAB

7.3.1 PTJ

Mencadangkan item-item perlu untuk dimasukkan ke dalam senarai JKH.

7.3.2 Jawatankuasa Jadual Kadar Harga

(a) Menilai dan menetapkan senarai item JKH yang bersesuaian dengan

keperluan universiti;

(b) Menerima serta meluluskan penambahan item ke dalam senarai JKH;

(c) Mencadangkan dan mendapatkan kelulusan untuk kadar JKH yang

terkini;

(d) Mencadangkan perubahan kepada JKH untuk kelulusan; dan

(e) Menilai kesesuaian kadar JKH dari semasa ke semasa.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

48

7.3.3 Bahagian Perolehan

Menggunapakai kadar JKH yang terkini.



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

49

BAB 8 - ARAHAN PERUBAHAN KERJA

8.1. TUJUAN


pengurusan Arahan Perubahan Kerja atau pun Variation Order (VO) di Universiti

Kebangsaan Malaysia (UKM).

Arahan Perubahan Kerja didefinisikan sebagai sebarang penyimpangan daripada

perjanjian kontrak berkaitan dengan pelan, spesifikasi dan/atau senarai kuantiti sama

ada dipinda, ditambah atau pun dikurangkan.


(a) Secara umumnya, Arahan Perubahan Kerja tidak digalakkan, tetapi sekiranya

terdapat rasional serta justifikasi yang wajar, polisi-polisi berikut perlu dipatuhi.

(b) Arahan Perubahan Kerja hanya dibenarkan dalam keadaan berikut:

(i) Keperluan statut, Pihak Berkuasa Tempatan (PBT), Jabatan Bomba dan

Penyelamat Malaysia, Pembekal Utiliti (seperti Tenaga Nasional Berhad,

Telekom Malaysia, Jabatan Bekalan Air dan Indah Water Konsortium);

(ii) Bertujuan mengelakkan ancaman nyawa, kerosakan harta benda awam

atau kerugian wang dan implikasi perundangan kepada Kerajaan; dan

(iii) Keperluan teknikal diperlukan untuk menyiapkan skop projek asal

tertakluk kepada had nilai maksimum RM 1 juta.

(c) Semua permohonan untuk Arahan Perubahan Kerja perlu disertakan dengan

justifikasi yang kukuh serta mendapat kelulusan sebelum ia dilaksanakan.

(d) Tempoh kontrak masih berjalan semasa Arahan Perubahan Kerja dikeluarkan,

kecuali dibenarkan di bawah syarat-syarat kontrak.

(e) Perubahan tidak menukar sebahagian besar skop kerja asal.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

50

8.3. HAD NILAI

Had nilai Arahan Perubahan Kerja:

Jenis Perolehan

Had Perubahan Kerja

Menggunakan Geran UKM

(Nilai)

Kuasa Melulus

Sebutharga &

Tender

10% atau sehingga RM1J Jawatankuasa Arahan Perubahan Harga:

Pengerusi : Pegawai Penguasa

Ahli : Wakli Dari Jabatan Bendahari

Ahli : Pegawai Pakar

<20% atau sehingga RM2J Jawatankuasa Perolehan

>20% atau melebihi RM2J Kementerian Kewangan (bagi projek

yang menggunakan dana Geran

Kerajaan)

8.4. PROSEDUR

8.4.1 Arahan Perubahan Kerja Untuk Kontrak Pusat

(a) Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan

kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut.

(b) Pengurus Kontrak perlu:

(iv) Memastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar.

(v) Mendapatkan kelulusan untuk Arahan Perubahan Kerja tersebut.

8.4.2 Arahan Perubahan Kerja untuk Bukan Kontrak Pusat

(a) Pemohon perlu menyediakan justifikasi yang lengkap untuk dimajukan

kepada pengurus kontrak utuk tindakan lanjut.

(b) Pengurus Kontrak perlu:

(i) Memastikan bahawa justifikasi yang diberi adalah wajar.

(ii) Mendapatkan kelulusan untuk Arahan Perubahan Kerja tersebut.

8.4.3 Arahan Perubahan Kerja untuk Perubahan Dan Perlanjutan Tempoh Kontrak

Untuk Bekalan, Perkhidmatan dan Kerja

Arahan Perubahan Kerja ini boleh diluluskan dengan syarat-syarat berikut:

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

51

(a) Bagi kontrak yang bernilai lebih daripada RM200,000.00 hingga

RM500,00.00.

(b) Kontrak masih berkuatkuasa semasa perlanjutan tempoh kontrak

dipertimbangkan.

(c) Tidak melibatkan perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain.

8.4.4 Kelulusan Arahan Perubahan Kerja

Kelulusan untuk semua permohonan Arahan Perubahan Kerja adalah di

bawah bidangkuasa jawatankuasa asal yang meluluskan kontrak berkaitan.



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

52

BAB 9 - PEROLEHAN KECEMASAN

9.1. TUJUAN


pengurusan Perolehan Kecemasan di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).

Perolehan kecemasan boleh dibuat apabila berlaku sesuatu situasi di luar kawalan

dan yang tidak diduga yang memerlukan tindakan segera untuk memastikan

kelangsungan operasi dan meminimumkan kesan kepada perkhidmatan pelanggan,

serta memastikan keselamatan anggota dan aset universiti. Ini termasuk situasi

sebagaimana berikut:

(a) Kerosakan sistem telekomunikasi, sistem yang kritikal kepada pengurusan UKM,

serta sistem dan peralatan eletrikal.

(b) Pembaikan sistem penyaman udara di bilik peralatan serta kawasan pejabat

yang tidak mempunyai kontrak.

(c) Pembaikan sistem paip serta pembentungan yang tidak mempunyai kontrak.

(d) Bencana alam seperti banjir, gempa bumi, peperangan, rusuhan, kebakaran,

tanah runtuh dan yang seumpamanya.

(e) Tindakan sabotaj dan vandalisma.

9.2. KEUTAMAAN

(a) Jika berlaku keadaan kecemasan sebagaimana dinyatakan di dalam Klausa 9.1

di atas, keutamaan harus diberikan kepada kerja-kerja pembaikan (restoration).

(b) Semua arahan lisan kepada pembekal mestilah diikuti arahan bertulis dalam

masa tidak lebih daripada 5 hari bekerja.

9.3. PENGECUALIAN

(a) Pembelian secara ‘ad-hoc’ akibat daripada kegagalan merancang dengan baik,

tidak boleh dianggap sebagai Pembelian Kecemasan.

(b) Potensi kehilangan pendapatan ataupun pelanggan akibat daripada kegagalan

merancang dan kegagalan mengambil tindakan yang proaktif untuk menukar

ataupun menaik taraf peralatan ataupun kegagalan memperbaharui kontrak;

adalah tidak termasuk di dalam definisi Pembelian Kecemasan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

53

9.4. HAD NILAI

Had Nilai Keperluan Kelulusan Perolehan Kecemasan (KKPK) adalah saperti jadual

dibawah:

JADUAL 4: KEPERLUAN KELULUSAN PEROLEHAN KECEMASAN (KKPK)

Nilai Perolehan (RM) Yang Melulus

Sehingga 10,000 Ketua PTJ

Sehingga 20,000 Pengarah Prasarana-UKM

Sehingga 50,000 Pengarah Eksekutif Kewangan

Melebihi 50,000 Naib Canselor

9.5. PROSEDUR

9.5.1 Pemilihan Pembekal dan Award

(a) Pemilihan pembekal adalah berasaskan kepada pengalaman,

kepakaran serta kebolehan yang telah dikenalpasti.

(b) Pembekal yang telah dikenalpasti perlu dihubungi dengan kadar

segera.

(c) Sekiranya skop perolehan meliputi aktiviti yang berkaitan dengan

kerja, hanya pembekal berdaftar sahaja yang harus ditawarkan kerja.

9.5.2 Kelulusan

(a) Semua arahan lisan kepada pembekal dan aktiviti berkaitan dengan

kerja kecemasan ini perlu direkodkan.

(b) Asas kepada cadangan tawaran kerja kepada pembekal mestilah

berpandukan kepada Jadual 4: ‘Keperluan Kelulusan Pembelian

Kecemasan’ (KKPK).

(c) Pihak yang meluluskan cadangan tawaran kerja mestilah berpandukan

kepada Jadual 4: Jawatankuasa Kelulusan Pembelian Kecemasan

(KKPK).

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

54

9.6. TANGGUNGJAWAB

9.6.1 Pegawai Yang Bertanggungjawab

(a) Memastikan Pembelian Kecemasan dibuat berpandukan kepada tadbir

urus yang wajar dan pematuhan kepada polisi yang telah digariskan.

(b) Perlu mendapatkan kebenaran lisan ataupun bertulis daripada pihak

yang berkuasa melulus.

(c) Perlu menghubungi pembekal yang berkelayakan untuk memulakan

kerja pembaikan seberapa segera setelah mendapat kelulusan.

(d) Mengemukakan dokumentasi yang lengkap daripada pembekal

setelah kerja siap dilaksanakan.

9.6.2 Pihak Berkuasa Melulus

(a) Had melulus Pembelian Kecemasan adalah sebagaimana Jadual 4.

(b) Dibenarkan membuat Pembelian Kecemasan tanpa perlu melalui

prosedur sebutharga ataupun tender.

(c) Memberi kelulusan yang segera kepada person in charge untuk

memulakan kerja pembaikan dan memastikan kelulusan lisan yang

diberikan itu diikuti dengan kelulusan bertulis.

(d) Memastikan Pembelian Kecemasan dibuat berpandukan tadbir urus

dan menepati polisi dan prosedur yang telah digariskan.

(e) Mengemukakan laporan bulanan Pembelian Kecemasan kepada

pegawai atasannya untuk tujuan pemantauan.



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

55

BAB 10 - PROGRAM PENGURUSAN VENDOR

10.1. TUJUAN


pengurusan Program Pengurusan Vendor (PPV) di Universiti Kebangsaan Malaysia

(UKM)

PPV adalah program untuk menjalin hubungan ‘menang-menang’ antara vendor dan

pihak universiti di dalam memastikan perkhidmatan serta barangan yang dibekalkan

adalah menepati kualiti serta spesifikasi yang telah ditetapkan. Program ini juga

memberi peluang kepada pihak kontraktor/pembekal/pengilang untuk terus

meningkatkan mutu barangan dan perkhidmatan masing-masing dalam usaha

mengembang perniagaan mereka.

10.2. KEUTAMAAN

(a) Pihak universiti perlu mewujudkan sebuah program PPV yang berbentuk

‘menang-menang’ dengan vendor yang berpotensi di samping mengekalkan

amalan dan prinsip persaingan yang adil dan terbuka.

(b) Matlamat utama program ini perlu menjurus kepada penambahbaikan

perkhidmatan yang di terima dari vendor-vendor yang terlibat.

10.3. VENDOR

10.3.1 Pendaftaran Vendor

(a) Pemilihan pembekal adalah berasaskan kepada pengalaman,

kepakaran serta kebolehan yang telah dikenalpasti.

(b) Pendaftaran vendor baharu perlu dibuat oleh Bahagian Perolehan

sahaja.

(c) Pihak universiti perlu mewujudkan Senarai Vendor Universiti (SVU)

yang mana diurus dan dikendalikan oleh Bahagian Perolehan.

10.3.2 Pengkelasan Dan Pengiktirafan

(a) Pengkelasan vendor akan ditentukan berdasarkan kepada penilaian

keatas tempoh beroperasi, pengalaman kerja, keupayaan modal,

pengalaman pengurusan termasuk membuat lawatan tapak atau lain-

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

56

lain aspek yang difikirkan perlu oleh Bahagian Perolehan dari masa

kesemasa.

(a) Bahagian Perolehan akan mengeluarkan Sijil Pengiktirafan kepada

semua vendor yang berdaftar.

10.3.3 Penilaian secara berkala akan dilakukan. Antara aspek-aspek yang akan

dinilai ialah:

(a) Harga yang kompetitif

(b) Produk/kerja yang berkualiti

(c) Rekod pelaksanaan kerja/projek yang baik

(d) Prestasi penghantaran yang baik

(e) Khidmat pelanggan

(f) Pengalaman dan kepakaran tempatan

(g) Kedudukan syarikat yang stabil

(h) Etika dan amalan kerja berintegriti

(i) Lain-lain kriteria yang difikirkan perlu

10.3.4 Pendaftaran vendor tanpa memenuhi mana-mana kriteria yang telah

ditetapkan perlu dinyatakan secara rasional dengan justifikasi yang jelas dan

didokumenkan. Ini terutamanya melibatkan vendor-vendor baharu.

10.3.5 Setiap kategori vendor yang didaftarkan wajib mempunyai lebih daripada

satu vendor untuk memastikan persaingan yang sihat di samping

mengurangkan pergantungan kepada satu-satu vendor tertentu sahaja.

10.4. TANGGUNGJAWAB

10.4.1 PTJ

(a) Mengikut ketetapan sasaran yang telah ditetapkan.

(b) Memantau prestasi vendor.

(c) Menilai prestasi vendor setelah kerja selesai ataupun di akhir kontrak.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

57

10.4.2 Bahagian Perolehan

(a) Menetapkan sasaran serta metriks yang jelas dengan vendor.

(b) Mengurus dan mengendalikan pendaftaran vendor berdasarkan

cadangan daripada PTJ dan rekod prestasi vendor.

(c) Mengurus dan mengemaskini Senarai Vendor Universiti (SVU).

(d) Menyediakan kriteria dan template untuk penilaian vendor.

(e) Memantau dan menilai prestasi vendor berpandukan laporan prestasi

vendor yang diperolehi daripada PTJ dan menganalisa data yang

berkaitan.

(f) Meningkatkan tahap kategori vendor perpandukan prestasi yang

ditunjukkan.

(g) Memberi maklum balas kepada vendor berkenaan prestasi mereka

untuk tujuan penambahbaikan.

(h) Mengurus dan memastikan komunikasi dalaman berkenaan dengan

SVU serta proses penilaian vendor dibuat dengan cara yang berkesan.

(i) Menyenarai hitamkan vendor yang tidak mencapai prestasi yang

ditetapkan.



UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

58

Perolehan – Proses Program Pengurusan Vendor

Mula

Mengeluarkan sijilPengiktirafan

Permohonan Pendaftaran Vendor

KelulusanPendaftaran

TidakLulus

Penilaian Vendor

Lulus

Pemantauan Prestasi

Penilaian Prestasi

Pengkelasan

KeputusanPenilaian

Tidak Memuaskan

PendaftaranDibatalkan

PenyertaanDilanjutkan

Memuaskan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

59

BAB 11 - PENTADBIRAN KONTRAK

11.1. TUJUAN


pengurusan Pentadbiran Kontrak di Universiti Kebangsaan Malaysia (UKM).

11.2. PENTADBIRAN KONTRAK

(a) Pihak Pengurusan Universiti memberikan perhatian yang serius kepada

pengurusan dan pentadbiran kontrak bagi menjaga kepentingan Universiti dan

melicinkan urusan yang berhubungan dengan pelaksanaan sesuatu perolehan.

(b) Pemantauan ke atas kontrak yang sedang berkuat kuasa hendaklah

dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari semasa ke semasa bagi mengesan

dan mengenal pasti masalah pelaksanaan kontrak dari peringkat awal.

11.3. BON PELAKSANAAN SEBUT HARGA

11.3.1 Bon Pelaksanaan hendaklah dikenakan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan

dan kerja seperti yang berikut:

(a) bagi perolehan bekalan, perkhidmatan dan kerja yang bernilai

melebihi RM200,000.00, mengikut peraturan yang berkuat kuasa;

(b) bagi perolehan yang bernilai sehingga RM200,000.00, Bon

Pelaksanaan adalah dikecualikan; dan

(c) bagi kontrak bekalan/perkhidmatan bermasa yang berkuat kuasa bagi

tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan amaun bon pelaksanaan

dikira mengikut anggaran nilai kontrak setahun sahaja. Walau

bagaimanapun, Bon Pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor

hendaklah meliputi keseluruhan tempoh kontrak bermasa.

11.3.2 Sekiranya kontraktor tidak mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi kontrak

kerja, kaedah Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) hendaklah diguna pakai

sebagaimana yang ditetapkan dalam peraturan mengenai tatacara

pengurusan tender yang berkuat kuasa.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

60

11.4. BAYARAN PENDAHULUAN SEBUT HARGA

Bayaran pendahuluan terbahagi kepada yang berikut:

11.4.1 Kontrak Bekalan dan Perkhidmatan

(a) Bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh

diberikan sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum

RM100,000.00 mengikut mana-mana yang lebih rendah; dan

(b) Bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberikan

sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM50,000.00

mengikut mana-mana yang lebih rendah.

11.4.2 Kontrak kerja

Bagi kontrak kerja, bayaran pendahuluan boleh diberikan sehingga 25%

daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau maksimum RM100,000.00

mengikut mana-mana yang lebih rendah.

11.4.3 Bagi mendapatkan kemudahan bayaran pendahuluan tersebut, syarat-

syarat yang berikut hendaklah dipatuhi:

(a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga

RM 1 juta;

(b) Pesanan Rasmi Universiti telah ditandatangani dan dikeluarkan;

(c) Polisi-polisi insurans seperti yang dinyatakan dalam syarat-syarat

kontrak telah dikemukakan;

(d) Jaminan bagi bayaran pendahuluan bagi bekalan, perkhidmatan dan

kerja hendaklah dikemukakan sebagaimana yang ditetapkan dalam AP

200.2(b). Jaminan hendaklah sama nilainya dengan bayaran

pendahuluan;

(e) Bayaran pendahuluan hendaklah dipohon pada peringkat awal kontrak

dan tidak melebihi satu (1) bulan dari tarikh Pesanan Rasmi Universiti

di mana berkaitan; dan

(f) pendahuluan tidak dibenarkan bagi perolehan bekalan, perkhidmatan

dan kerja jika tempoh penghantaran/perkhidmatan/siap kerja tidak

melebihi tiga (3) bulan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

61

11.5. BAYARAN INTERIM/KEMAJUAN BAGI SEBUT HARGA KONTRAK KERJA

Kontraktor yang melaksanakan kontrak kerja secara sebut harga boleh diberikan

bayaran interim atau kemajuan sehingga kerja-kerja siap dilaksanakan.

11.6. BAYARAN BALIK PENDAHULUAN SEBUT HARGA

Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran

kemajuan mengikut peringkat kerja atau mengikut peringkat bekalan yang telah

disempurnakan. Bagi kontrak kerja, potongan hendaklah selesai dibuat selewat-

lewatnya semasa projek siap pada tahap 75%. Manakala bagi kontrak bekalan atau

perkhidmatan juga, potongan hendaklah selesai pada tahap 75% bekalan atau

perkhidmatan disempurnakan.

11.7. PERUBAHAN DAN PELANJUTAN TEMPOH KONTRAK UNTUK SEBUT HARGA

KONTRAK BELIAN DAN PERKHIDMATAN

Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan dan perkhidmatan boleh

diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan sebut harga asal dengan syarat-

syarat yang berikut:

(a) Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200,000.00 hingga

RM500,000.00 ;

(b) Kontrak masih berkuat kuasa semasa pelanjutan tempoh kontrak

dipertimbangkan;

(c) Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak tidak melibatkan

perubahan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

(d) Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberikan sekali sahaja dan tempoh

maksimum adalah sehingga dua (2) tahun; dan

(e) Bagi kontrak bekalan, tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak

asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000.00 dengan syarat jumlah

keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.00;

atau

(f) Bagi kontrak perkhidmatan, nilai tambahan tidak melebihi 50% daripada

kontrak asal tertakluk kepada nilai maksimum RM250,000.00 dengan syarat

jumlah tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750,000.00.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

62

11.8. PERUBAHAN KERJA DAN PELANJUTAN MASA UNTUK SEBUT HARGA KONTRAK

KERJA

11.8.1 Perubahan kerja dibenarkan sekiranya perlu tertakluk kepada syarat-syarat

yang berikut:

(a) Peruntukan mencukupi;

(b) Kelulusan Jawatankuasa Sebut Harga diperoleh terlebih dahulu

sebelum perubahan kerja dilaksanakan. Seorang daripada anggota

Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah terdiri daripada Pegawai

Teknikal; dan

(c) Jumlah perubahan kerja terkumpul yang dicadangkan tidak melebihi

20% daripada nilai kontrak atau tidak melebihi RM100,000.00

mengikut mana-mana yang paling rendah. Cadangan perubahan kerja

terkumpul melebihi 20% daripada nilai kontrak atau RM100,000.00

hendaklah dirujuk untuk kelulusan Lembaga Perolehan terlebih

dahulu.

11.8.2 Pelanjutan masa bagi kontrak kerja bernilai melebihi RM200,000.00 hingga

RM500,000.00 dibenarkan tertakluk kepada kelulusan Jawankuasa Sebut

Harga terlebih dahulu.

11.9. BON PELAKSANAAN TENDER

11.9.1 Bon pelaksanaan merupakan suatu aku janji tak bersyarat (unconditional

undertaking) oleh sesuatu institusi kewangan untuk membayar suatu amaun

tertentu atas tuntutan sekiranya kontraktor tidak atau gagal mematuhi dan

melaksanakan obligasinya di bawah kontrak.

11.9.2 Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, kontraktor hendaklah

mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, bon

pelaksanaan yang nilainya adalah seperti yang berikut:

(a) Dua setengah peratus (2.5%) daripada jumlah harga kontrak bagi

kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai antara

RM200,000.00 hingga RM500,000.00;

(b) Lima peratus (5%) daripada jumlah harga kontrak bagi kontrak bekalan

atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM500,000.00; dan

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

63

(c) Bagi kontrak bermasa (periodic contract) yang berkuat kuasa dalam

tempoh dua (2) tahun atau lebih, peratus dan pengiraan nilai bon

pelaksanaan hendaklah dikira mengikut anggaran harga kontrak bagi

satu tahun sahaja. Walau bagaimanapun, bon pelaksanaan yang

dikemukakan oleh kontraktor hendaklah meliputi keseluruhan tempoh

kontrak bermasa.

11.9.3 Bagi kontrak kerja yang bernilai melebihi RM200,000.00, kontraktor

hendaklah mengemukakan bersama-sama dengan Surat Setuju Terima, bon

pelaksanaan sebanyak 5% daripada jumlah harga kontrak.

11.9.4 Bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam Ringgit Malaysia (RM) dari

bank atau institusi kewangan yang dibenarkan oleh Perbendaharaan sama

ada dalam bentuk—

(a) Jaminan Bank atau Syarikat Kewangan yang dikeluarkan oleh bank

atau syarikat kewangan berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi-

Institusi Kewangan 1989 [Akta 372] yang beroperasi di Malaysia;

(b) Jaminan Bank Islam yang dikeluarkan oleh bank-bank berlesen di

bawah Akta Bank Islam 1983 [Akta 276] yang beroperasi di Malaysia;

(c) Jaminan Insurans yang dikeluarkan oleh syarikat insurans yang

berlesen di bawah Akta Insurans 1996 [Akta 553] yang beroperasi di

Malaysia;

(d) Jaminan Takaful yang dikeluarkan oleh Syarikat Takaful yang berlesen

di bawah Akta Takaful 1984 [Akta 312] yang beroperasi di Malaysia;

atau

(e) Jaminan yang dikeluarkan oleh Bank Pembangunan Malaysia Berhad

(BPMB) dan Bank Perusahaan Kecil & Sederhana Malaysia (SME Bank).

11.10. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU PERKHIDMATAN

Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, tempoh sah laku bagi sesuatu jaminan

adalah dari tarikh jaminan itu dikeluarkan hingga dua belas (12) bulan selepas tarikh

tamat kontrak atau selepas obligasi terakhir, mengikut mana-mana yang lebih

kemudian.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

64

11.11. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA

(a) Bagi kontrak kerja, bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan dalam bentuk

seperti di perenggan 11.9.4 atau dalam bentuk Wang Jaminan Pelaksanaan

(WJP) yang merupakan suatu kemudahan bagi memenuhi keperluan bon

pelaksanaan.

(b) WJP bermaksud sejumlah wang yang dipegang oleh Kerajaan bagi memastikan

kontraktor mematuhi dan melaksanakan obligasinya di bawah kontrak yang

ditandatangani.

(c) Jumlah WJP ialah lima peratus (5%) daripada harga keseluruhan kontrak.

(d) Kemudahan WJP hanya dibenarkan untuk kontraktor kerja tempatan. Walau

bagaimanapun, WJP tidak dibenarkan bagi subkontraktor yang dinamakan bagi

kerja.

(e) Sekiranya kontraktor gagal untuk mengemukakan bon pelaksanaan

sebagaimana di perenggan 11.9.4 pada tarikh milik tapak, kaedah WJP akan

diguna pakai secara automatik.

(f) Kontraktor yang memilih atau dikenakan kaedah WJP akan dikenakan potongan

sebanyak sepuluh (10%) daripada bayaran kemajuan pertama dan selanjutnya

sehingga ia mencapai lima peratus (5%) daripada nilai keseluruhan kontrak.

(g) WJP yang dipotong daripada bayaran kemajuan hendaklah dimasukkan ke

dalam akaun deposit yang dinamakan “Wang Jaminan Pelaksanaan”.

(h) Suatu akaun subsidiari dan senarai lengkap kontraktor yang berkenaan yang

menunjukkan butir-butir terperinci setiap potongan WJP dan baki bulanan dan

tahunan hendaklah diselenggarakan secara teratur dan dikemaskinikan.

(i) Pada bila-bila masa sepanjang pelaksanaan projek, kontraktor boleh

mengemukakan bon pelaksanaan sebagaimana di perenggan 11.9.4 dan Agensi

yang berkenaan hendaklah memulangkan WJP yang ditahan.

(j) Tempoh sah laku bon pelaksanaan adalah dari tarikh kuat kuasa kontrak hingga

dua belas (12) bulan selepas tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan.

(k) Sekiranya berlaku kelewatan dalam menyiapkan projek, tindakan serta-merta

hendaklah diambil oleh agensi yang berkenaan untuk memastikan bahawa

tempoh sah laku bon pelaksanaan dilanjutkan, tanpa mengambil kira sama ada

Kerajaan mengenakan ganti rugi tertentu atau ganti rugi ditetapkan atau

pelanjutan masa diluluskan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

65

11.12. BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK ANTARABANGSA

(a) Kontraktor hendaklah mengemukakan bon pelaksanaan dalam bentuk Jaminan

Bank dan dalam mata wang yang ditetapkan bagi harga kontrak daripada bank

yang berlesen di bawah Akta Bank dan Institusi-Institusi Kewangan 1989 yang

beroperasi di Malaysia.

(b) Setelah segala obligasi kontrak selesai, surat pelepasan bagi Jaminan Bank

hendaklah dikemukakan kepada Bank. Salinan asal atau satu salinan yang telah

disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah disimpan oleh agensi yang berkenaan

sebagai rekod.

11.13. MENGESAHKAN SURAT JAMINAN TENDER

(a) Agensi hendaklah menyemak dengan Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam,

Syarikat Insurans atau Syarikat Takaful yang berkenaan tentang kesahihan bon

pelaksanaan yang dikemukakan oleh kontraktor.

(b) Sekiranya terdapat pemalsuan bon pelaksanaan, Ketua Agensi hendaklah

membuat laporan polis supaya tindakan dapat diambil kerana pemalsuan

sedemikian merupakan suatu kes jenayah.

(c) Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, Ketua Agensi hendaklah melaporkan

dengan segera tentang pemalsuan bon pelaksanaan kepada Perbendaharaan.

(d) Bagi kontrak kerja, Ketua Agensi hendaklah melaporkan dengan segera tentang

pemalsuan bon pelaksanaan kepada PKK atau CIDB.

11.14. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK BEKALAN ATAU

PERKHIDMATAN

(a) Bon pelaksanaan boleh dilepaskan setelah segala obligasi kontrak

disempurnakan.

(b) Surat Pelepasan (Letter of Discharge) bagi Jaminan Bank, Jaminan Syarikat

Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful

hendaklah dikemukakan kepada Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat

Insurans atau Syarikat Takaful.

(c) Salinan asal atau suatu salinan yang disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah

disimpan oleh Agensi sebagai rekod.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

66

(d) Bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item), bon pelaksanaan

boleh dilepaskan lebih awal jika Agensi berpuas hati bahawa segala obligasi

kontrak disempurnakan dan tiada apa-apa tuntutan yang dibuat.

11.15. PELEPASAN BON PELAKSANAAN BAGI TENDER KONTRAK KERJA

11.15.1 Berkenaan dengan Jaminan Bank, Jaminan Syarikat Kewangan, Jaminan

Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful,—

(a) sebaik Perakuan Siap Kerja dikeluarkan, Agensi boleh mengurangkan

nilai bon pelaksanaan yang asal sebanyak lima puluh peratus (50%);

(b) Agensi hendaklah memaklumkan secara bertulis tentang perkara ini

dan kontraktor yang berkenaan hendaklah menggantikan Jaminan

yang asal dengan Jaminan baru yang nilainya adalah bersamaan

dengan lima puluh peratus (50%) daripada Jaminan yang asal;

(c) setelah Jaminan baru diterima, Agensi hendaklah melepaskan bon

pelaksanaan yang asal kepada kontraktor yang berkenaan.

11.15.2 Berkenaan dengan Wang Jaminan Pelaksanaan,—

(a) Agensi boleh memulangkan sebanyak lima puluh peratus (50%)

daripada nilai Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan setelah Sijil

Perakuan Siap Kerja dikeluarkan;

(b) baki Wang Jaminan Pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%)

lagi boleh dipulangkan sekiranya kontraktor dapat mengemukakan

Jaminan sebagaimana di perenggan 11.15.1 yang sama nilai dengan

Wang Jaminan Pelaksanaan yang ditahan.

11.15.3 Baki bon pelaksanaan sebanyak lima puluh peratus (50%) lagi hendaklah

dilepaskan atau dipulangkan dalam tempoh dua belas (12) bulan selepas

tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan atau setelah Perakuan Siap

Memperbaiki Kecacatan dikeluarkan, mengikut mana-mana yang lebih

kemudian.

11.15.4 Setelah segala obligasi kontrak disempurnakan, Surat Pelepasan (Letter of

Discharge) bagi bon pelaksanaan hendaklah dikemukakan kepada Bank,

Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat Insurans atau Syarikat Takaful.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

67

11.15.5 Salinan asal atau suatu salinan yang disahkan oleh Ketua Jabatan hendaklah

disimpan oleh Agensi sebagai rekod.

11.16. BAYARAN PENDAHULUAN TENDER

(a) Bayaran pendahuluan hanya dibenarkan untuk kontraktor tempatan.

Kemudahan bayaran pendahuluan tidak terpakai bagi Kontrak Pusat, kontrak

yang dibuat secara berpusat oleh mana-mana agensi Kerajaan (Ministerial

Central Contract) dan perkhidmatan perunding.

(b) Semua bayaran pendahuluan hendaklah dicajkan terus kepada Vot projek yang

berkenaan.

(c) Akaun subsidiari pendahuluan kontraktor hendaklah diselenggarakan bagi

mengakaunkan bayaran pendahuluan yang telah diselaraskan melalui

pembayaran balik yang dibuat.

11.17. HAD NILAI, SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER

11.17.1 Bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan, had nilai, syarat dan peraturan bagi

bayaran pendahuluan adalah seperti yang berikut:

(a) bagi pembuat atau pembekal tempatan, bayaran pendahuluan boleh

diberikan sehingga 25% daripada nilai kontrak atau maksimum RM10

juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;

(b) bagi pembekal perkhidmatan, bayaran pendahuluan boleh diberikan

sehingga 15% daripada nilai kontrak atau maksimum RM5 juta,

mengikut mana-mana yang lebih rendah;

(c) bagi memperoleh kemudahan bayaran pendahuluan, syarat-syarat

yang berikut hendaklah dipatuhi:

(i) menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima;

(ii) mengemukakan bon pelaksanaan;

(iii) mengemukakan polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan

dalam syarat-syarat kontrak; dan

(iv) mengemukakan Jaminan bagi bayaran pendahuluan.

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

68

11.17.2 Bagi kontrak kerja, had nilai, syarat dan peraturan bagi bayaran

pendahuluan adalah seperti yang berikut:

(a) bagi kontraktor utama, bayaran pendahuluan boleh diberikan

sehingga 25% daripada nilai kerja pembina (builder’s work) atau

maksimum RM10 juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;

(b) bagi Subkontraktor Dinamakan, bayaran pendahuluan boleh diberikan

sehingga 20% daripada nilai kontrak Subkontraktor Dinamakan atau

maksimum RM5 juta, mengikut mana-mana yang lebih rendah;

(c) jaminan bagi kontraktor utama dan subkontraktor dinamakan

hendaklah dibuat secara berasingan dan mengikut nilai yang

ditetapkan;

(d) kontraktor hendaklah mengemukakan permohonan bagi kemudahan

bayaran pendahuluan berserta Jaminan bagi bayaran pendahuluan

dengan seberapa cepat yang mungkin tetapi tidak lewat daripada tiga

bulan selepas penyerahan tapak;

(e) bagi memperoleh kemudahan bayaran pendahuluan, syarat-syarat

yang berikut hendaklah dipatuhi:

(i) menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima;

(ii) mengemukakan bon pelaksanaan;

(iii) mengemukakan polisi insurans sebagaimana yang dinyatakan

dalam syarat-syarat kontrak; dan

(iv) mengemukakan Jaminan bagi bayaran pendahuluan.

11.18. SYARAT-SYARAT DAN PERATURAN BAGI BAYARAN PENDAHULUAN TENDER

Syarat-syarat yang berikut hendaklah dipatuhi:

(a) Jaminan bagi bayaran pendahuluan hendaklah dikemukakan, tidak boleh

dibatalkan (irrevocable) dan sama nilai dengan bayaran pendahuluan;

(b) Bayaran balik pendahuluan hendaklah dibuat melalui potongan ke atas bayaran

kemajuan mengikut peringkat kerja atau peringkat bekalan yang

disempurnakan;

(c) Bagi kontrak kerja, Pegawai Penguasa hendaklah memastikan bahawa

potongan bagi bayaran pendahuluan dapat disempurnakan selewat-lewatnya

semasa projek siap pada tahap 75%;

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

69

(d) Bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan, Pentadbir Kontrak hendaklah

memastikan bahawa potongan bagi bayaran pendahuluan dapat

disempurnakan selewat-lewatnya melalui bayaran terakhir setelah semua

bekalan atau perkhidmatan disempurnakan sepenuhnya;

(e) Tempoh pembayaran balik bayaran pendahuluan tidak boleh melebihi

keseluruhan tempoh kontrak;

(f) Tempoh sah laku Jaminan untuk bayaran pendahuluan bagi kontrak hendaklah

meliputi tempoh kontrak atau suatu tempoh lanjutan yang diluluskan dan akan

dilepaskan apabila segala potongan selesai dibuat, mengikut mana-mana yang

lebih dahulu;

(g) Agensi hendaklah menerima hanya format Jaminan Bank, Jaminan Syarikat

Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan Insurans atau Jaminan Takaful;

(h) Agensi dinasihatkan supaya berhati-hati dan mengawasi kemajuan pelaksanaan

sesuatu kontrak kerana jika kontraktor gagal, bayaran pendahuluan yang belum

dibayar balik dapat dituntut daripada bank, syarikat kewangan, syarikat

insurans atau syarikat takaful yang mengeluarkan Jaminan yang dikemukakan

oleh kontraktor dalam tempoh sah laku;

(i) Jaminan bank, Jaminan Syarikat Kewangan, Jaminan Bank Islam, Jaminan

Insurans atau Jaminan Takaful yang dikemukakan oleh kontraktor hendaklah

disahkan oleh Bank, Syarikat Kewangan, Bank Islam, Syarikat Insurans atau

Syarikat Takaful yang mengeluarkannya dan tidak boleh dibatalkan.

11.19. PENTADBIRAN KONTRAK DAN PEMANTAUAN PRESTASI PERKHIDMATAN

PERUNDING

(a) Jabatan Pengurusan Pembangunan hendaklah mengambil perhatian yang

serius berkenaan dengan pengurusan dan pentadbiran kontrak.

(b) Pentadbiran kontrak hendaklah dilaksanakan dengan teliti dan teratur dari

semasa ke semasa bagi mengesan dan mengenal pasti masalah dari peringkat

awal.

(c) Perunding yang dilantik dikehendaki supaya menyempurnakan obligasi yang

ditetapkan dalam perjanjian dan mematuhi peraturan Universiti yang berkuat

kuasa. Perkara ini hendaklah dinyatakan dengan jelas dalam perjanjian dengan

perunding.

(d) Sekiranya perunding gagal untuk mematuhi obligasi kontrak dan/atau

peraturan yang berkenaan, tindakan hendaklah diambil selaras dengan syarat-

UNIVERSITI K

EBANGSAAN M

ALAYSIA

70

syarat yang terkandung dalam kontrak dan kegagalan ini hendaklah dilaporkan

kepada Perbendaharaan untuk tindakan yang sewajarnya.

(e) Universiti hendaklah menetapkan syarat pengenaan Liquidated and

Ascertained Damages (LAD) ke atas perunding sekiranya terdapat kelewatan

daripada jadual pelaksanaan yang dipersetujui dalam perjanjian.

(f) Universiti hendaklah membuat pemantauan dan penilaian prestasi perunding

pada setiap bulan sehingga tempoh perkhidmatan perunding tersebut tamat

dan merekodkan penilaian itu dalam Sistem e-Perunding.

(g) Sekiranya terdapat kecuaian yang serius oleh pihak perunding, Universiti

hendaklah melaporkan kecuaian itu kepada Lembaga Profesional yang

berkenaan untuk tindakan yang sewajarnya.

(h) Bagi perunding pembangunan fizikal, sekiranya berlaku kegagalan selepas

projek disempurnakan, Jabatan Pengurusan Pembangunan hendaklah

mengeluarkan arahan secara bertulis kepada perunding yang terlibat supaya

menyediakan Laporan Tunjuk Sebab mengenai punca kegagalan dan kaedah

untuk mengatasinya kepada Kerajaan dengan segera selaras dengan syarat-

syarat perjanjian perkhidmatan perunding.



garis panduan prolehan - official portal of … kebangsaan malaysia 5 11.12. bon pelaksanaan bagi...

Documents