garis panduan pemantauan peperiksaan akhir

Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir

Univesiti Teknologi MARA Univesiti Teknologi MARAPB 1

G A R I S PA N D U A NPEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR

(PENGURUSAN, FASILITI DAN e-ExaTT)

UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

Bahagian Hal Ehwal Peper iksaan (BHEPep)

Universiti Teknologi MARA • SHAH ALAM • 2012

Edis i Pertama


Univesiti Teknologi MARA Univesiti Teknologi MARA2 3Univesiti Teknologi MARA Univesiti Teknologi MARA2 3

Univesiti Teknologi MARA Univesiti Teknologi MARA2 3



Pendahuluan : Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir

1.0 Pengenalan2.0 Disentralisasi Pengurusan Peperiksaan3.0 Matlamat dan Objektif 4.0 Pelan Transfromasi dan Inisiatif

Bab 1 : Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan

1.0 Pengenalan2.0 Punca Kuasa3.0 Skop4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan5.0 Definisi/Tafsiran 6.0 Keterangan/Aktiviti Utama7.0 Dokumen/Rujukan Utama8.0 Borang Yang Digunakan9.0 Carta Alir10.0 Lampiran

Bab 2 : Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti

1.0 Pengenalan2.0 Punca Kuasa3.0 Skop4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan5.0 Definisi/Tafsiran

ISI KANDUNGAN

5

7789

11

13131313141422222224

29

3131313232



6.0 Keterangan/Aktiviti Utama7.0 Dokumen/Rujukan Utama8.0 Borang Yang Digunakan9.0 Carta Alir10.0 Lampiran

Bab 3 : Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT)

1.0 Pengenalan2.0 Punca Kuasa3.0 Skop4.0 Jawatankuasa/Keanggotaan5.0 Definisi/Tafsiran6.0 Keterangan/Aktiviti Utama7.0 Dokumen/Rujukan Utama8.0 Borang Yang Digunakan9.0 Carta Alir10.0 Lampiran

Jawatankuasa

Penghargaan

3342424243

47

49494950505255566657

60

65




GARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR


PENDAHULUAN






1.0 PENGENALAN

Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir ini disediakan bagi memastikan pengurusan dan pengendalian peperiksaan dijalankan mengikut spesifikasi dan prosedur yang telah ditetapkan supaya kualiti, keselamatan dan kerahsiaan kertas soalan adalah terjamin. Pemantauan merangkumi pengurusan pemprosesan kertas soalan peperiksaan, pengurusan peperiksaan, fasiliti dan penggunaan Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT). Pemantauan juga merupakan inisiatif bagi memastikan proses pengurusan peperiksaan berkualiti, terjamin dan dilaksanakan dengan lancar bagi Universiti Teknologi MARA (UiTM).

Garis Panduan Pemantauan akan digunapakai di seluruh sistem UiTM selari dengan disentralisasi pengurusan peperiksaan. Penggunaan garis panduan ini merangkumi Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep), Fakulti, Pusat Pengajian, UiTM Negeri, UiTM Cawangan dan Kolej-Kolej Bersekutu (KKB).

2.0 DISENTRALISASI PENGURUSAN PEPERIKSAAN

Disentralisasi peperiksaan ke UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dilaksanakan secara berperingkat. Pelaksanaan disentralisasi ini adalah bersesuaian dengan Agenda Universiti menjadikan 12 Kampus Negeri sebagai Universiti Negeri Berautonomi, Transformasi Akademik (ACT 2012) dan pertambahan bilangan program serta kod baru yang memerlukan UiTM merekayasa pengurusan peperiksaannya.



Perutusan Tahun Baharu Naib Canselor UiTM 2012 telah meletakkan asas pelaksanaan disentralisasi peperiksaan Universiti seperti berikut :

“Dalam mana-mana institusi pendidikan, peperiksaan merupakan salah

satu kegiatan yang wajib. Dengan bilangan enrolmen pelajar UiTM yang semakin meningkat, proses-proses peperiksaan kini menjadi lebih mencabar, terutamanya dengan kepesatan penubuhan kampus-kampus dan program-program baru. Oleh itu, pelaksanaan disentralisasi peperiksaan akhir telah diberikan pertimbangan serius. Maka, mulai Mac 2012 ini, beberapa program di Perlis dan Perak akan menyediakan soalan peperiksaan dan menjadualkan tarikh peperiksaan di kampus masing-masing. Semua kampus yang menawarkan program diploma akan menguruskan peperiksaan di kampus masing-masing, dan disentralisasi peperiksaan dijangka lengkap menjelang Mac 2013, apabila kegiatan peperiksaan akan diuruskan sepenuhnya di kampus masing-masing. Saya pasti pihak HEA dan InQKA akan mengambil langkah-langkah tertentu untuk memastikan semua proses peperiksaan terjamin mutu dan integritinya”

Y Bhg. Dato’ Prof. Ir. Dr. Sahol Hamid Abu Bakar, FAScNaib Canselor UiTM

31 Januari 2012

Mesyuarat Senat Bil. 164 bertarikh 8 Mac 2012 telah meluluskan disentralisasi peperiksaan akhir bermula Jun 2012 sehingga Januari 2014.

3.0 MATLAMAT DAN OBJEKTIF

Tujuan utama Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir adalah untuk memastikan pengurusan dan pengendalian peperiksaan dijalankan mengikut spesifikasi dan prosedur yang telah ditetapkan.

Objektif-objektif utama pemantauan peperiksaan akhir seperti berikut :




3.1 Memastikan kawalan kualiti, keselamatan dan kerahsiaan hal ehwal berkaitan pengurusan peperiksaan dan kertas soalan adalah terjamin di seluruh sistem universiti.

3.2 Memantau pengurusan peperiksaan yang merangkumi aktiviti-aktiviti pemprosesan kertas soalan peperiksaan akhir bagi memastikan ianya mengikut spesifikasi dan garis panduan yang telah ditetapkan dan diselaraskan bagi seluruh sistem universiti.

3.3 Memastikan jadual waktu peperiksaan (JWP) adalah dioptimumkan penggunaannya menggunakan Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT).

4.0 PELAN TRANSFORMASI DAN INISIATIF

Susulan daripada perletakan asas Perutusan Tahun Baharu 2012 Naib Canselor UiTM dan kelulusan Senat Bil. 164 bertarikh 8 Mac 2012, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan telah menyediakan Pelan Transformasi Disentralisasi Peperiksaan Akhir UiTM dan inisiatif untuk panduan bersama (rujuk Rajah 1).

BHEPep dengan kerjasama InQKA dan kumpulan pelaksana pemantauan peperiksaan yang terdiri daripada Ketua Unit Pengurusan Kualiti Kampus Negeri, Ketua Sistem Audit, Juruaudit Kualiti, Pensyarah, Penolong Pendaftar (HEA) dan Pegawai Eksekutif dari beberapa Fakulti, Pusat, UiTM Negeri, UiTM Cawangan, Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) dan Unit Sistem Maklumat Bersepadu (USMB) telah berjaya menyediakan Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir UiTM.

Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir ini merupakan rujukan bagi Pegawai Pemantau di Fakulti, Pusat, UiTM Negeri dan UiTM Cawangan untuk menjalankan pemantauan peperiksaan iaitu pemantauan pengurusan, fasiliti dan sistem e-ExaTT dengan mengambil kira proses sedia ada dan proses setelah disentralisasi dilaksanakan.



Beberapa siri latihan kepada Ketua Unit Kualiti, Ketua Sistem Audit dan Pegawai Pemantau yang dilantik akan diadakan bagi memastikan pengurusan dan disentralisasi peperiksaan dapat dilaksanakan dengan jayanya.

Rajah 1




BAB 1 :

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN

BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/UNIT PEPERIKSAANUNIVERSITI TEKNOLOGI MARA




PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN


1.0 PENGENALAN Garis panduan ini memperjelaskan skop dan panduan pemantauan

peperiksaan yang dijalankan di BHEPep, Fakulti UiTM Shah Alam dan Unit Peperiksaan UiTM Kampus Negeri.

2.0 PUNCA KUASA Manual Pengurusan Peperiksaan UiTM 2012 yang diluluskan oleh

Mesyuarat Senat 164 bertarikh 8 Mac 2012. 3.0 SKOP Prosedur ini merangkumi aktiviti-aktiviti pemprosesan kertas soalan

peperiksaan BHEPep dan Unit Peperiksaan Kampus.

4.0 JAWATANKUASA/ KEANGGOTAAN

PPm : Pegawai Pemantau yang dilantik (BHEPep/UiTM Negeri/UiTM Cawangan)



5.0 DEFINISI/TAFSIRAN

BHEPep : Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan

PPm : Pegawai Pemantau

UPep : Unit Peperiksaan Kampus

KKB : Kolej-Kolej Bersekutu

PP : Penolong Pendaftar

R : Rektor (Kampus Negeri)

TR(A) : Timbalan Rektor (Akademik)

PPt : Pembantu Penerbitan

PBJ : Pegawai Bertanggungjawab (Penolong Pendaftar/Pegawai Eksekutif)

PTMS : Produk Tidak Mengikut Spesifikasi

PgP : Pengarah Peperiksaan

MSP : Mesyuarat Semakan Pengurusan




6.0 KETERANGAN/AKTIVITI UTAMA

6.1 MELAKSANAKAN PEMANTAUAN (PENGURUSAN)

6.1.1 HEA Kampus melantik PPm untuk melaksanakan Pemantauan Pengurusan Peperiksaan di UiTM Negeri/UiTM Cawangan.

6.1.2 PPm menjalankan pemantauan dengan membuat semakan ke atas Dokumen Rekod Kualiti dan Proses aktiviti sebenar. PPm hendaklah melaporkan penemuan pemantauan dan sebarang cadangan serta pemerhatian dalam Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan. (BHEPep/PP/01/02-1)

6.1.3 Prosedur Pemantauan Pemantauan Pengurusan Peperiksaan adalah seperti

berikut :

i. Prosedur Penyediaan Surat Pengumuman Kertas Soalan

Membuat semakan surat arahan dari UPep

kepada fakulti untuk menyerahkan kertas soalan peperiksaan.

ii. Prosedur Penerimaan Kertas Soalan

a. Membuat semakan rekod penerimaan kertas soalan daripada fakulti.

• Borang Penerimaan Kertas Soalan telah ditandatangani oleh Fakulti dan UPep.

BHEPep(KS) DS Akt.03-02-04 (Semakan D)



• Borang Penyerahan Kertas Soalan (Produk

Pelanggan) BHEPep(KS) DS Akt.03-02-03 (Semakan E)

• Borang Pengakuan Staf BHEPep(KS) DS Akt.03-07-01 (Semakan E)

b. Membuat semakan kertas soalan bersama

Borang ii dan iii di atas dalam Sampul D. c. Membuat semakan rekod laporan keseluruhan

penerimaan kertas soalan dan skima jawapan.

d. Membuat semakan rekod kertas soalan yang tidak mengikut prosedur dan mengandungi kesilapan.

e. Membuat semakan rekod kertas soalan yang

disimpan di dalam Bilik Kebal. f. Membuat semakan Buku Rekod Penerimaan

Kertas Soalan. BHEpep (KS) DS Akt. 03-02-07 (Semakan A)

iii. Prosedur Menentukan Keperluan Kertas Soalan Membuat semakan Borang Keperluan Kertas

Soalan mengikut Fakulti/Cawangan. BHEPep (KS) DS Akt. 03-03-06 (Semakan D) iv. Prosedur Pengagihan Kertas Soalan Membuat semakan agihan tugas mencetak kertas

soalan kepada PPt berdasarkan :




a. Buku Rekod Pengagihan Kertas Soalan BHEPep (KS) DS Akt. 03-04-01 (Semakan D)

b. Sampul D ditandatangani oleh PBJ. BHEPep (KS) DS Akt. 03-02-05 (Semakan C)

v. Prosedur Mencetak Kertas Soalan

a. Membuat semakan Rekod Mengeluarkan dan

Menyimpan Kertas Soalan Dari Bilik Kebal bagi tujuan pencetakan.

BHEPep (KS) DS Am. 04-10-02 (Semakan A) b. Membuat semakan Borang Percetakan Kertas

Soalan BHEPep (KS) DS Akt.03-05-01 (Semakan C) c. Percetakan Kertas Soalan

• Membuat semakan senarai kod kursus yang berkategori kod merah

• Membuat semakan bilangan kertas soalan di Sampul A dan bandingkan dengan Borang Keperluan Kertas Soalan mengikut Fakulti/Cawangan di belakang Sampul D.

BHEPep (KS) DS Akt.03-03-06 (Semakan D)

d. Produk Tidak Mengikut Spesifikasi (PTMS)

• Membuat semakan Laporan Analisa Produk Tidak Mengikut Spesifikasi.

BHEPep (KS) DS Akt.03-06-04

• Membuat semakan Rekod Merincih Halaman PTMS.

BHEPep (KS) DS Akt.03-06-02



e. Catatan Jumlah Kertas Soalan

Membuat semakan jumlah kertas soalan dan pengesahan pegawai pada Sampul D dan Borang Percetakan Kertas Soalan.

BHEPep (KS) DS Akt.03-05-01 (Semakan C)

vi. Prosedur Memproses Kertas Soalan Selepas Dicetak

a. Penyediaan Sampul A

• Membuat semakan catatan bilangan kertas soalan di Sampul A dan dibandingkan dengan Sampul D.

• Membuat semakan butiran pada Sampul A:- Fakulti/UiTM Negeri/KKB- Kod kursus- Jumlah set kertas soalan- Tarikh- Tempoh masa peperiksaan- Tempat peperiksaan- Jumlah bungkusan

b. Pemeterian Bungkusan Sampul A

• Membuat semakan sampel bungkusan Sampul A yang telah dimeteri.

• Membuat semakan Rekod Memproses Kertas Soalan Selepas Cetak.





c. Menyimpan Bungkusan Sampul A

Membuat semakan bungkusan Sampul A di bilik kebal bagi memastikan bungkusan untuk kampus ke 2/KKB disusun mengikut tarikh dan sesi peperiksaan di dalam bilik kebal.

vii. Prosedur Penyerahan Kertas Soalan

Menyerahkan Bungkusan Kertas Soalan Kepada Kampus ke 2 dan KKB.

a. Membuat semakan surat kebenaran pegawai

yang ditugaskan mengambil kertas soalan. b. Membuat semakan salinan Senarai Penyerahan

Kertas Soalan dan Skima Jawapan Mengikut Kod Kursus.

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-06 (Semakan A)

c. Membuat semakan borang :

• Senarai Penyerahan Kertas Soalan dan Skima Jawapan Mengikut Kod Kursus

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-06 (Semakan A)

• Borang Kebenaran Membawa Kertas Soalan Peperiksaan Bagi Pelajar-Pelajar UiTM.

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-02 (Semakan E)

• Borang Pengesahan Kertas Soalan Setelah Tiba Ke UiTM Negeri dan KKB

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-05 (Semakan C)



viii. Aduan Dan Maklumbalas Pelanggan

a. Membuat semakan aduan pelanggan :

• Daftar aduan pelanggan berkaitan kertas soalan (Log)

BHEPep (KS) DS Am 04-13-02

• Aduan berkaitan jadual pengawasan peperiksaan

• Laporan Ketua Pengawas BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-04 (Semakan H)

• Lain-lain aduan berkaitan BHEPep/UPep

b. Membuat Semakan Tindakan Pembetulan :

• Borang Pengendalian Aduan Pelanggan BHEPep (KS) DS Am 04-13-01 (Semakan D)

• Borang Tindakan Pembetulan Aduan Pelanggan


c. Maklumbalas :

Membuat semakan respon atau maklumbalas kepada pelanggan/pengadu.

ix. Penjadualan Pengawasan Peperiksaan

a. Membuat semakan tarikh edaran jadual waktu

pengawasan peperiksaan kepada pengawas.




b. Membuat semakan pengagihan/kekerapan/

keseimbangan tugas pengawasan bagi setiap pengawas.

c. Membuat semakan pengendalian dewan

peperiksaan (nisbah bilangan pengawas berbanding pelajar bagi setiap bilik peperiksaan) berasaskan panduan UPep.

Nota : Rujuk Peraturan dan Tatacara Pengendalian dan Pengawasan Peperiksaan UiTM dalam Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM (Terkini).

d. Membuat semakan rekod bilangan permintaan

pertukaran tugasan mengawas. e. Membuat semakan rekod bilangan pengawas

“standby” setiap sesi peperiksaan.

6.2 MEREKOD DAN MEMBUAT LAPORAN PEMANTAUAN PPm perlu merekod laporan pemantauan dalam Borang

Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-1) untuk dimajukan kepada PgP BHEPep dan TR(A)

6.3 MENGHANTAR LAPORAN PEMANTAUAN

TR(A) menghantar laporan pemantauan kepada PgP BHEPep untuk tindakan selanjutnya.



6.4 MEREKOD BHEPep akan merekod laporan yang diterima dari UiTM

Negeri/UiTM Cawangan hasil dari laporan pemantauan tersebut.

6.5 SEMAKAN LAPORAN DALAM MESYUARAT SEMAKAN PENGURUSAN (MSP)

Laporan Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan

yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dibawa ke MSP BHEPep untuk dibincangkan. Sekiranya terdapat kesilapan dan ketidakpatuhan, UiTM Negeri/UiTM Cawangan perlu mengemukakan semula laporan pemantauan dan tindakan pembetulan/pencegahan tersebut kepada PgP BHEPep dan perlu mengambil tindakan di atas ketidakpatuhan tersebut.

7.0 DOKUMEN/RUJUKAN UTAMA

7.1 Manual Pengurusan Peperiksaan Akhir UiTM.

7.2 Prosedur Audit Kualiti Dalaman BHEPep (KS) As 02-03

8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN

8.1 Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan.

(BHEPep/PP/01/02-1)




9.0 CARTA ALIR

Lampiran 1A : Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal

Peperiksaan/Unit Peperiksaan

10.0 LAMPIRAN Lampiran 1B : Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian

Hal Ehwal Peperiksaan. (BHEPep/PP/01/02-1)



Tanggungjawab

PPm

PPm

TR(A)

BHEPep

BHEPep

Proses Kerja

Melaksanakan Pemantauan

Merekod dan Membuat Laporan Pemantauan

Menghantar Laporan Pemantauan

Rekod

Laporan dalam MSP

Rekod Kualiti

Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-1)

Ketidakpatuhan

Tiada Ketidakpatuhan

Aliran Kerja

MULA

TAMAT

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSANBAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN

Lampiran 1A : CARTA ALIR

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN

Lampiran 1B : SENARAI SEMAK




BHEPep/PP/01/02-1

BIL PERKARA P O ULASAN

1 PROSEDUR PENYEDIAAN SURAT PENGUMUMAN KERTAS SOALAN Surat arahan Unit Peperiksaan kepada fakulti untuk menyerahkan kertas soalan.

2. PROSEDUR PENERIMAAN KERTAS SOALANa. Rekod penerimaan kertas soalan daripada

fakulti.i. Borang Penerimaan Kertas Soalan BHEPep (KS) DS Akt. 03-02-04 (Semakan D)

telah ditandatangani oleh fakulti dan Unit Peperiksaan.

ii. Borang Penyerahan Kertas Soalan (Produk Pelanggan)


iii. Borang Pengakuan Staf BHEPep (KS) DS Akt. 03-07-01 (Semakan E)

b. Kertas soalan bersama borang ii dan iii dalam Sampul D.

c. Rekod laporan keseluruhan penerimaan kertas soalan dan skima jawapan.

d. Rekod kertas soalan yang tidak mengikut prosedur dan mengandungi kesilapan.

e. Rekod kertas soalan yang disimpan di dalam Bilik Kebal.

f. Buku Rekod Penerimaan Kertas Soalan. BHEpep (KS) DS Akt. 03-02-07 (Semakan A)

3 PROSEDUR MENENTUKAN KEPERLUAN KERTAS SOALANBorang Keperluan Kertas Soalan mengikut Fakulti/Cawangan. BHEPep (KS) DS Akt. 03-03-06 (Semakan D)

4 PROSEDUR PENGAGIHAN KERTAS SOALANAgihan tugas mencetak kertas soalan kepada Pembantu Penerbitan berdasarkan :

a. Buku Rekod Pengagihan Kertas Soalan BHEPep (KS) DS Akt. 03-04-01 (Semakan D)

b. Sampul D ditandatangani oleh PBJ. BHEPep (KS) DS Akt. 03-02-05 (Semakan C)

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSANBAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN


PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - PENGURUSAN BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN





5 PROSEDUR MENCETAK KERTAS SOALANa. Rekod Mengeluarkan dan Menyimpan Kertas

Soalan dari Bilik Kebal BHEPep (KS) DS Am. 04-10-02 (Semakan A)

b. Borang Percetakan Kertas Soalan. BHEPep (KS) DS Akt.03-05-01 (Semakan C)

c. Percetakan Kertas Soalan i. senarai kod kursus yang berkategori kod

merahii. Bilangan kertas soalan di Sampul A dan

bandingkan dengan Borang Keperluan Kertas Soalan di belakang Sampul D.

BHEPep (KS) DS Akt. 03-03-06 (Semakan D)

d. Produktidakmengikutspesifikasi(PTMS)i. Laporan Analisa Produk Tidak Mengikut

Spesifikasi BHEPep (KS) DS Akt.03-06-04

ii. Rekod Merincih Halaman PTMS BHEPep (KS) DS Akt.03-06-02

e. Catatan Jumlah Kertas Soalan Jumlah kertas soalan dan pengesahan pegawai

pada Sampul D dan Borang Percetakan Kertas Soalan.


6 PROSEDUR MEMPROSES KERTAS SOALAN SELEPAS DICETAK

a. Penyediaan Sampul Ai. Catatan bilangan kertas soalan di Sampul

A berbanding dengan Sampul D.ii. Butiran pada Sampul A:

• Fakulti/UiTMNegeri/KKB• Kodkursus• Jumlahsetkertassoalan• Tarikh• Tempohmasapeperiksaan• Tempatpeperiksaan• Jumlahbungkusan

b. Pemeterian Bungkusan Sampul Ai. Sampel bungkusan Sampul A yang telah

dimeteri. ii. Rekod Memproses Kertas Soalan

Selepas Cetak. BHEPep (KS) DS Akt. 03-06-01 (Semakan C)





c. Menyimpan Bungkusan Sampul A Bungkusan Sampul A di bilik kebal bagi

memastikan bungkusan untuk kampus ke 2/KKB disusun mengikut tarikh dan sesi peperiksaan dalam bilik kebal.

7 PROSEDUR PENYERAHAN KERTAS SOALANMenyerahkan Bungkusan Kertas Soalan Kepada Kampus ke 2 dan KKB

a. Surat kebenaran pegawai yang ditugaskan mengambil kertas soalan.

b. Salinan senarai keperluan kertas soalan diisi dan difailkan.

BHEPep(KS)DS Akt. 03-08-06 (Semakan A)

c. Borang-borang : i. Senarai Penyerahan Kertas Soalan dan

Skima Jawapan Mengikut Kod Kursus BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-06 (Semakan A)

ii. Borang Kebenaran Membawa Kertas Soalan Peperiksaan bagi Pelajar-Pelajar UiTM.


iii. Borang Pengesahan Kertas Soalan Setelah Tiba ke UiTM Negeri dan KKB

BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-05 (Semakan C)

8 ADUAN DAN MAKLUMBALAS PELANGGANa. Aduan pelanggan :

i. Daftar aduan pelanggan berkaitan kertas soalan (Log)


ii. Aduan berkaitan jadual pengawasan peperiksaan

iii. Laporan Ketua Pengawas BHEPep (KS) DS Akt. 03-08-04 (Semakan H)

iv. Lain-lain aduan berkaitan BHEPep/ UPep

b. Tindakan Pembetulan :i. Borang Pengendalian Aduan Pelanggan BHEPep (KS) DS Am 04-13-01 (Semakan D)

ii. Borang Tindakan Pembetulan Aduan Pelanggan





c. Maklumbalas : Respon atau maklumbalas kepada pelanggan/

pengadu.9 PENJADUALAN PENGAWASAN PEPERIKSAAN

a. Tarikh edaran jadual waktu pengawasan peperiksaan kepada pengawas.

b. Pengagihan/kekerapan/keseimbangan tugas pengawasan bagi setiap pengawas.

c. Pengendalian dewan peperiksaan (nisbah bilangan pengawas berbanding pelajar bagi setiap bilik peperiksaan) berasaskan panduan Unit Peperiksaan.

d. Rekod bilangan permintaan pertukaran tugasan mengawas.

e. Rekod bilangan pengawas “standby” setiap sesi peperiksaan.

MAKLUMAT PEMANTAUANTARIKH PEMANTAUANPASUKAN PEMANTAU 1.

2.LAPORAN OLEH

PEMANTAUWAKIL YANG

DIPANTAU DISAHKAN OLEH

TANDATANGAN

NAMA

JAWATAN

FAKULTI/UiTM NEGERI/ UiTM CAWANGAN

TARIKH




BAB 2 :

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITI





PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITI BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/UNIT PEPERIKSAAN


1.0 PENGENALAN Garis panduan ini memperjelaskan proses Pemantauan

Peperiksaan - Fasiliti di Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep) dan Unit Peperiksaan (UPep) UiTM Negeri/UiTM Cawangan.

2.0 PUNCA KUASA

2.1 Buku Arahan Keselamatan Kerajaan - Arahan Keselamatan Lampiran ‘F’ muka surat 37 Perkara Peti Keselamatan - Bilik Kebal.

2.2 Prosedur Keselamatan [BHEPep(KS) Am 04-09] 2.3 Prosedur Kawalan Bilik Kebal [BHEPep (KS) Am 04-10]

3.0 SKOP Prosedur pemantauan ini merangkumi :

3.1 Lokasi Strategik (Pejabat) 3.2 Bilik Kebal 3.3 Bilik Cetak



3.4 Ruang Kerja Pemprosesan Kertas Soalan 3.5 Mesin Cetak 3.6 Kaunter Penyerahan Kertas Soalan 3.7 Stor/Ruang Penyimpanan Kertas Cetak 3.8 Bilik Gerakan 3.9 Dewan/Bilik-Bilik Peperiksaan

4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN

PPm : Pegawai Pemantau yang dilantik (UiTM Negeri/UiTM Cawangan)



PPm : Pegawai Pemantau


BK : Bilik Kebal

BC : Bilik Cetak

RK : Ruang Kerja

PB : Polis Bantuan




PK : Pengawal Keselamatan

BGP : Bilik Gerakan Peperiksaan

DP : Dewan Peperiksaan

BP : Bilik Peperiksaan




PP : Penolong Pendaftar/Kanan

PE : Pegawai Eksekutif/Tertinggi/Kanan


6.1 MELAKSANAKAN PEMANTAUAN (FASILITI)

6.1.1 HEA kampus perlu melantik PPm untuk melaksanakan pemantauan - Fasiliti di UiTM Negeri/UiTM Cawangan.

6.1.2 PPm akan menjalankan pemantauan dengan membuat

semakan pemantauan (Fasiliti) dan membuat ulasan atau cadangan diatas pemerhatian yang telah dijalankan di UiTM Negeri/UiTM Cawangan dalam Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan.

(BHEPep/PP/01/02-2).



6.1.3 Pemantauan Pengurusan Peperiksaan (Fasiliti) adalah seperti berikut :

i. Lokasi Strategik (Pejabat)

a. Lokasi pejabat BHEPep/UPep hendaklah dibina di kawasan yang strategik

b. Setiap pejabat BHEPep/UPep dibina di kawasan

yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut :

• Berada di aras lantai (tingkat bawah)

• Mempunyai ruang parkir kenderaan yang luas untuk proses penyerahan dan pengambilan kertas soalan peperiksaan

• Mempunyai ruang/tempat untuk PB/PK (membuka dan menutup pejabat)

• Mempunyai 2 pintu (pintu utama pejabat dan pintu kecemasan)

• Tidak mempunyai tingkap (jika tidak dapat dielakkan, tingkap hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan palang besi jenis m.s setebal 1 cm dengan jarak 7 cm di antara palang-palang).

• Pejabat BHEPep/UPep merupakan kawasan larangan pelajar.

ii. Bilik Kebal

a. BHEPep/UPep perlu melantik Pegawai yang

bertanggungjawab untuk membuka pintu BK (Kod Akses/Kunci BK)




b. BK perlu berada di lokasi yang strategik

iaitu berdekatan dengan BC dan RK untuk penyimpanan kertas soalan peperiksaan

c. Setiap BK perlu mempunyai ciri-ciri berikut :

• Mempunyai Combination Number/Kod

Akses/Kunci Tatakira

• Dinding, lantai dan bumbung BK sebaik-baiknya hendaklah dibina daripada konkrit bertetulang besi setebal 23 cm.

• Tidak boleh mempunyai tingkap atau lubang-lubang angin tetapi jika tidak dapat dielakkan, tingkap atau lubang-lubang angin hendaklah dihadkan kepada minimum dan dipasang dengan palang besi jenis m.s setebal 1 cm dengan jarak 7 cm di antara palang-palang.

• Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan)

• Pintu BK hendaklah dihadkan kepada satu sahaja dan diperbuat daripada jenis pintu BK keluli kalis api yang dilengkapkan dengan kunci dan kunci tatakira.

• Hujung dan pangkal palang-palang besi hendaklah ditanam ke dalam konkrit sekelilingnya dan lagi dilindungi dengan dawai mata punai XPM berukuran 2 cm.

• Grill besi berkunci



• Rak Besi.

• Kabinet besi kalis api.

• CCTV.

• Penghawa Dingin.

• Fire Extinguisher (FE 13)/Alat pemadam api.

• Loceng/penggera/alarm kecemasan.

• Alat pengesan asap.

• Lampu Kecemasan.

• Papan tanda larangan membawa telefon.

• Rekod penyelenggaraan peralatan kecemasan di Bilik Kebal.

iii. Bilik Cetak

a. BC perlu berada di lokasi yang strategik iaitu

berdekatan dengan BK dan RK. b. BC perlu mempunyai keluasan saiz/ruang

yang bersesuaian mengikut kapasiti pelajar bagi UiTM Negeri/UiTM Cawangan untuk pencetakan kertas soalan peperiksaan.

c. Setiap BC perlu mempunyai ciri-ciri berikut :

• CCTV.

• Kekemasan/kebersihan.




• Bilangan Pembantu Penerbitan.

• Tiada tingkap.

• Lampu Kecemasan.

• Exhaust Fan.

• Papan tanda larangan membawa telefon.

iv. Ruang Kerja Pemprosesan Kertas Soalan.

a. RK perlu berada di lokasi yang strategik iaitu berdekatan dengan BC dan BK.

b. RK perlu mempunyai keluasan saiz/ruang

yang bersesuaian mengikut kapasiti pelajar bagi UiTM Negeri/UiTM Cawangan untuk pemprosesan kertas soalan peperiksaan.

c. Setiap RK perlu mempunyai ciri-ciri berikut:

• CCTV

• Tiada tingkap

• Mesin Perincih

• Lampu Kecemasan

• Exhaust Fan

• Papan tanda larangan membawa telefon



v. Mesin Cetak

a. UPep perlu memilih Mesin Cetak yang “Heavy Duty” dan mempunyai ketahanan mencetak bagi kuantiti yang banyak.

b. UPep perlu memastikan setiap mesin

mempunyai :

• Jenama mesin cetak yang bersesuaian (Contoh yang digunakan di UiTM seperti mesin OCE’/XEROX/RICOH/CANON).

• Jumlah/Bilangan Mesin yang mencukupi.

• Keupayaan bilangan cetakan bagi seminit (minimum 100 helai per minit).

• Jadual, tarikh dan rekod penyelenggaraan berkala.

vi. Kaunter Penyerahan Kertas Soalan

a. Setiap kaunter perlu mempunyai PB/PK yang

bertugas dihadapan Kaunter Penyerahan Kertas Soalan.

b. Berada di lokasi yang strategik dan

bersesuaian.

c. Dilengkapi CCTV.

vii. Stor/Ruang Penyimpanan Kertas Cetak

a. Lokasi yang strategik iaitu berdekatan dengan BC untuk memudahkan proses pencetakan kertas soalan.




b. Kertas cetak perlu disusun mengikut warna dan berada dalam keadaan yang kemas

viii. Bilik Gerakan

a. BGP perlu berada pada lokasi yang strategik

bagi memudahkan urusan pengambilan kertas soalan dan pemulangan/penyerahan skrip jawapan peperiksaan

b. UPep perlu memastikan Bilik Gerakan

mempunyai ciri-ciri berikut :

• Talian telefon

• Mesin faks

• Komputer/talian internet/printer

• Kabinet penyimpanan skrip jawapan

ix. Dewan Peperiksaan/Bilik Peperiksaan

a. UPep perlu menyenaraikan nama dan kapasiti dewan/bilik-bilik peperiksaan yang terdapat di UiTM Negeri/UiTM Cawangan

b. PB/PK perlu merekod setiap rondaan yang

dilakukan c. UPep perlu memastikan DP/BP mempunyai

ciri-ciri berikut :

• Ruang untuk meletakkan barang-barang pelajar



• Susunan meja peperiksaan (jarak minimum 1 meter)

• Nombor meja

• Pelan susun atur DP/BK

• Notis/papan tanda mengenai maklumat peperiksaan

• Sistem Audio (PA System)

• Jam Dinding

• Pencahayaan

• Penghawa Dingin/Kipas

• Kesesuaian bilik peperiksaan (elakkan dari silau, bising dan lain-lain)

• Tandas yang berhampiran dengan dewan/bilik peperiksaan


Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02–2) untuk dimajukan kepada PgP BHEPep dan TR(A).




6.3 MENGHANTAR LAPORAN PEMANTAUAN TR(A) menghantar laporan pemantauan kepada PgP

BHEPep untuk tindakan selanjutnya.

6.4 MEREKOD BHEPep akan merekod laporan yang diterima dari UiTM

Negeri/UiTM Cawangan hasil dari laporan pemantauan tersebut.


Laporan Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti yang diterima

dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dibawa ke MSP BHEPep untuk dibincangkan. Sekiranya terdapat kesilapan dan ketidakpatuhan, UiTM Negeri/UiTM Cawangan perlu mengemukakan semula laporan pemantauan dan tindakan pembetulan/pencegahan tersebut kepada PgP BHEPep dan perlu mengambil tindakan di atas ketidakpatuhan tersebut.


7.1 Buku Arahan Keselamatan Kerajaan - Arahan Keselamatan Lampiran ‘F’ muka surat 37 Perkara Peti Keselamatan - Bilik Kebal

7.2 Prosedur Kawalan Bilik Kebal [BHEPep (KS) Am 04-10] 7.3 Prosedur Keselamatan [BHEPep(KS) Am 04-09]



8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal

Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-2)

9.0 CARTA ALIR

Lampiran 2A : Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal Ehwal

Peperiksaan

10.0 LAMPIRAN Lampiran 2B : Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti, Bahagian Hal

Ehwal Peperiksaan (BHEPep/PP/01/02-2)




Tanggungjawab

PPm

PPm

TR(A)

BHEPep

BHEPep

Proses Kerja




Rekod

Semakan laporan dalam MSP

Rekod Kualiti

Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti (BHEPep/PP/01/02-2)

Ketidakpatuhan


Aliran Kerja

MULA

TAMAT

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITIBAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN




BHEPep/PP/01/02-2


1 LOKASI STRATEGIK (PEJABAT)a. Berada di aras lantai (tingkat bawah)b. Mempunyai ruang parkir kenderaan yang luas

(proses penyerahan dan pengambilan kertas soalan peperiksaan)

c. Mempunyai Polis Bantuan/Pengawal Keselamatan (membuka dan menutup pejabat)

d. Mempunyai dua pintu (pintu utama pejabat dan pintu kecemasan)

e. Tidak mempunyai tingkapf. Pejabat BHEPep/UPep merupakan kawasan

larangan pelajar.

2 BILIK KEBALa. Pegawai yang bertanggungjawab (Kod Akses/kunci bilik kebal)b. Lokasi strategik (berdekatan dengan Bilik Cetak dan

Ruang Kerja)c. Combination Number/Kod Akses/Kunci Tatakirad. Dinding, lantai dan bumbung Konkrit bertetulang besi

setebal 23cme. Tiada tingkap/lubang anginf. Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan)g. Satu Pintu Besi (berkeluli kalis api)h. Hujung dan pangkal palang besi ditanam dalam

konkrit dan dilindungi dengan dawai mata punai XPM (2 cm)

i. Grill besi berkuncij. Rak Besik. Kabinet besi kalis apil. CCTVm. Penghawa Dinginn. Fire Extinguisher (FE 13)/Alat pemadam apio. Loceng/pengera/alarm kecemasanp. Alat pengesan asapq. Lampu Kecemasanr. Papan tanda larangan membawa telefons. Rekod Penyelenggaraan

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - FASILITI BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN






3 BILIK CETAKa. Lokasi/kesesuaian (berdekatan dengan Bilik Kebal

dan Ruang Kerja)b. Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan) mengikut kapasiti

pelajarc. CCTVd. Kekemasan/kebersihane. Bilangan Pembantu Penerbitanf. Tiada tingkapg. Lampu Kecemasanh. Exhaust Fan

i. Papan tanda larangan membawa telefon4 RUANG KERJA PEMPROSESAN KERTAS SOALAN

a. Lokasi/kesesuaian (berdekatan dengan Bilik Cetak dan Bilik Kebal)

b. Kesesuaian saiz/ruang (Keluasan)c. CCTVd. Tiada tingkape. Mesin Perincihf. Lampu Kecemasang. Exhaust Fan

h. Papan tanda larangan membawa telefon5 MESIN CETAK

a. Jenama (Heavy Duty)

b. Jumlah/ Bilangan Mesin

c. Keupayaan (Bilangan Cetakan Seminit)

d. Jadual/ Tarikh/ Rekod Selenggara berkala

6 KAUNTER PENYERAHAN KERTAS SOALANa. Polis Bantuan/Pengawal Keselamatanb. Kesesuaian lokasi/strategikc. CCTV

7 STOR/RUANG PENYIMPANAN KERTAS CETAKa. Lokasi (bersebelahan Bilik Cetak)b. Susunan warna kertas/kekemasan




8 BILIK GERAKANa. Lokasi (strategik)b. Talian telefon c. Mesin Faksd. Komputer/Talian Internet/Printer

e. Kabinet penyimpanan Skrip Jawapan9 DEWAN PEPERIKSAAN/BILIK PEPERIKSAAN

a. Senarai dan kapasiti dewan/bilik peperiksaanb. Rekod rondaan dewan oleh Polis Bantuan/Pengawal

Keselamatanc. Ruang barang-barang pelajard. Susunan meja peperiksaan (jarak minimum 1 meter)e. Nombor mejaf. Pelan susun atur dewan/bilik peperiksaang. Notis/papan tanda mengenai maklumat peperiksaanh. Sistem Audio (PA System)i. Jam Dindingj. Pencahayaank. Penghawa Dingin/Kipasl. Kesesuaian bilik peperiksaan (elakkan dari silau,

bising dan lain-lain)m. Tandas berhampiran dengan dewan/bilik peperiksaan


2.LAPORAN OLEH

PEMANTAUWAKIL YANG


TANDATANGAN

NAMA

JAWATAN


TARIKH




BAB 3 :

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - e-ExaTT(SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN)





PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - e-ExaTT (SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN)


1.0 PENGENALAN Garis panduan ini disediakan bertujuan untuk memperjelaskan

skop dan panduan pemantauan Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) yang digunapakai di seluruh sistem UiTM.

2.0 PUNCA KUASA Mesyuarat Senat Bil. 164 bertarikh 8 Mac 2012. 3.0 SKOP Garis panduan ini disediakan untuk memantau Sistem e-ExaTT

seperti berikut :

3.1 Melaksanakan Pemantauan. 3.2 Merekod dan Membuat Laporan Pemantauan. 3.3 Menghantar Laporan Pemantauan. 3.4 Mendapatkan Maklumbalas Pemantauan. 3.5 Merekod Maklumbalas.



4.0 JAWATANKUASA/KEANGGOTAAN

PPm : Pegawai Pemantau yang dilantik (BHEPep/UiTM Negeri/UiTM Cawangan)


e-ExaTT : Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (Electronic Examination Time Table)

JWP : Jadual Waktu Peperiksaan

JWP(M) : Jadual Waktu Peperiksaan Muktamad

SIMS : Sistem Maklumat Pelajar Bersepadu (Student Information Management System)






JK JWP : Jawatankuasa yang dianggotai oleh pensyarah FSKM yang dilantik oleh Rektor dan Pegawai Teknologi Maklumat, InfoTech

FSKM : Fakulti Sains Komputer dan Matematik




PPm : Pegawai Pemantau.

KPP : Ketua Pusat Pengajian.

PP (A) : Penolong Pendaftar (Akademik).

Ko : Koordinator.

Kod Kursus Tercicir

: Kod kursus yang ada peperiksaan akhir tetapi tidak disenaraikan dalam draf JWP.

Data Pendaftaran Kursus Pelajar Aktif

: Senarai kod kursus yang didaftarkan oleh pelajar dalam SIMS.

Parameter : Data dan maklumat penting untuk menjana JWP.

Kekangan : Parameter yang perlu dipatuhi untuk menjana JWP.

Senarai Kursus Peperiksaan Akhir

: Senarai kod kursus yang mempunyai peperiksaan akhir.

Kod Kursus Setara

: Kod kursus lain yang setara dengannya di mana terdapat pertindanan silibus sekurang-kurangnya 70%. Jam peperiksaan semua kursus yang disetarakan hendaklah sama, walaupun jam kredit tidak semestinya sama. Semua kursus yang disetarakan mempunyai satu kertas soalan peperiksaan akhir yang sama.



Kod Kursus Sama Periksa

: Kod kursus lain yang perlu dijadualkan peperiksaan pada hari dan masa yang sama dengannya, walaupun kandungan keseluruhan kursus tidak setara. Kertas soalan peperiksaan akhir adalah berbeza bagi setiap kursus, walaupun mungkin ada beberapa soalan yang sama.


6.1 MELAKSANAKAN PEMANTAUAN (e-ExaTT)

6.1.1 HEA kampus perlu melantik PPm untuk melaksanakan Pemantauan e-ExaTT di UiTM Negeri/UiTM Cawangan.

6.1.2 PPm menjalankan pemantauan dengan membuat

semakan ke atas Dokumen Rekod Kualiti dan proses aktiviti sebenar. PPm hendaklah melaporkan penemuan pemantauan dan sebarang cadangan serta pemerhatian dalam Borang Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) [BHEPep/PP/01/02-3].

6.1.3 Pemantauan e-ExaTT adalah seperti berikut :

i. Memantau Penyediaan Data Pendaftaran Untuk

Penjanaan JWP

a. Memastikan UPep mendapatkan data berikut daripada SIMS selepas tempoh validasi pendaftaran kursus berakhir :

• Data pendaftaran kursus pelajar aktif




• Senarai kursus peperiksaan akhir.

• Senarai kursus setara.

• Senarai kursus sama periksa.

b. Memastikan UPep mengenalpasti parameter dan kekangan yang dihadapi.

c. Memastikan TR(A) mengeluarkan surat

pemakluman kepada KPP/Ko untuk menyemak dan mengesahkan kod kursus yang ada peperiksaan akhir dikeluarkan.

d. Memastikan TR(A) mengeluarkan surat

pemakluman kepada JK JWP untuk proses penyediaan JWP.

e. Memastikan tempoh masa 3 hari bekerja untuk

menyemak dan mengesahkan kod kursus yang ada peperiksaan akhir dipatuhi.

ii. Memantau Proses Penjanaan JWP Menggunakan

e-ExaTT.

a. Memastikan JK JWP menjana JWP berdasarkan maklumat data pendaftaran, parameter dan kekangan dalam tempoh seminggu.

b. Memastikan tiada pertindihan (clash free)

iaitu pelajar dijadualkan untuk menduduki peperiksaan tidak lebih daripada satu peperiksaan di dalam slot masa yang sama.

c. Menyemak surat pemakluman draf JWP.



iii. Memantau Penyediaan JWP

a. Menyemak surat pemakluman draf JWP dan JWP(M).

b. Memantau JWP dari aspek berikut :

• Pertindihan slot peperiksaan

• Kod tercicir

• Tarikh penyediaan JWP(M)

iv. Memantau Hebahan JWP(M) kepada Pelajar

a. Memastikan JWP(M) dimuat naik ke laman web tidak lewat 4 minggu dari tarikh peperiksaan bermula dipatuhi.

b. Memastikan UPep mempamerkan JWP(M) di

papan notis untuk makluman pelajar.


Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) (BHEPep/PP/01/02-3) untuk dimajukan kepada PgP BHEPep dan TR(A).

6.3 MENGHANTAR LAPORAN PEMANTAUAN TR(A) menghantar laporan pemantauan kepada PgP

BHEPep untuk tindakan selanjutnya.




6.4 MEREKOD

BHEPep akan merekod laporan yang diterima dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan hasil dari laporan pemantauan tersebut.


Laporan Pemantauan Peperiksaan - e-ExaTT yang diterima

dari UiTM Negeri/UiTM Cawangan akan dibawa ke MSP BHEPep untuk dibincangkan. Sekiranya terdapat kesilapan dan ketidakpatuhan, UiTM Negeri/UiTM Cawangan perlu mengemukakan semula laporan pemantauan dan tindakan pembetulan/pencegahan tersebut kepada PgP BHEPep dan perlu mengambil tindakan di atas ketidakpatuhan tersebut.


7.1 Manual Pengguna Electronic Examination Time Table (e-ExaTT).

8.0 BORANG YANG DIGUNAKAN

8.1 Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT), Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan [BHEPep/PP/01/02-3].



9.0 CARTA ALIR

Lampiran 3A Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu

Peperiksaan (e-ExaTT), Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan

10.0 LAMPIRAN Lampiran 3B Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik

Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT), Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan [BHEPep/PP/01/02-3].




Tanggungjawab

PPm

PPm

TR(A)

BHEPep

BHEPep

Proses Kerja




Rekod

Semakan laporan dalam MSP

Rekod Kualiti

Senarai Semak Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT) [BHEPep/PP/01/02-3].

Ketidakpatuhan


Aliran Kerja

MULA

TAMAT

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (e-ExaTT)BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN




BHEPep/PP/01/02-3


1 Memantau Penyediaan Data Pendaftaran Untuk Penjanaan JWPa. Pastikan UPep mendapatkan data berikut

daripada SIMS selepas tempoh validasi pendaftaran kursus berakhir:i. Data pendaftaran kursus pelajar aktifii. Senarai kursus peperiksaan akhiriii. Senarai kursus setaraiv. Senarai kursus sama periksa

b. Pastikan UPep mengenalpasti parameter dan kekangan yang dihadapi.

c. Pastikan UPep menghantar fail yang mengandungi kod kursus yang ada peperiksaan akhir kepada KPP/Ko untuk semakan kod kursus tercicir.

d. Pastikan tempoh masa 3 hari bekerja untuk menyemak kod kursus tercicir dipatuhi.

2 Memantau Proses Penjanaan JWP Menggunakan e-ExaTTa. Pastikan JK JWP menjana JWP berdasarkan

perkara berikut : i. Terima pemakluman daripada UPepii. Terima 3 fail utama daripada UPep iii. Mula penjanaan menggunakan sistem

e-ExaTTiv. Pastikan tiada pertembungan masa

dalam JWP yang dijanav. Pastikan semua kekangan yang telah

ditetapkan dipatuhi

vi. Hantar draf kepada UPep dalam tempoh seminggu dari tarikh pemakluman.

b. Semak surat pemakluman draf JWP.

PEMANTAUAN PEPERIKSAAN - SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (e-ExaTT)BAHAGIAN HAL EHWAL PEPERIKSAAN/

UNIT PEPERIKSAAN






3 Memantau Penyediaan JWPa. Menyemak surat pemakluman draf JWP dan

JWP(M).b. Memantau JWP dari aspek berikut:i. Pertindihan Slot Peperiksaanii. Kod tercicir iii. Tarikh penyediaan JWP(M)

4 Memantau Hebahan JWP(M) kepada Pelajara. Pastikan JWP(M) dimuatnaik ke laman web

tidak lewat 4 minggu dari tarikh peperiksaan bermula dipatuhi.

b. Pastikan UPep mempamerkan JWP(M) di papan notis untuk makluman pelajar.


2.LAPORAN OLEH

PEMANTAUWAKIL YANG


TANDATANGAN

NAMA

JAWATAN


TARIKH




JAWATANKUASA DAN PENGHARGAAN :





JAWATANKUASA PENYUNTING GARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR


PENASIHAT :

Prof Dr. Azni Zain AhmedTimbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa) Bahagian Hal Ehwal Akademik, Universiti Teknologi MARA PENGERUSI :

Puan Azida AzmiPengarah Peperiksaan Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam AHLI JAWATANKUASA :

1. Puan Hairani Wahab Ketua Penilaian Kecemerlangan dan Amalan Terbaik Institut Kualiti & Pengembangan Ilmu (InQKA), UiTM Shah Alam

2. Prof. Madya Dr. Naimah Mohd. Hussin Pensyarah, UiTM Perlis

3. Puan Noor Asyikin Mohd NorPenolong Pendaftar KananBahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam

4. Encik Ak Ashaari Ak Yussof Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam 5. Encik Mohd. Hizam Mohd Nor Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam 6. Cik Noraisah Abdul Mutalib Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam

7. Encik Mohd. Roslan Pungut Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan, UiTM Shah Alam




JAWATANKUASA PENYEDIAAN DOKUMENGARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR


PENGURUSAN PEPERIKSAAN

Bab 1 : Pemantauan Peperiksaan - Pengurusan

Bab 2 : Pemantauan Peperiksaan - Fasiliti

PENGERUSI : Puan Hairani WahabKetua Penilaian Kecemerlangan dan Amalan TerbaikInstitut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA)UiTM Shah Alam

AHLI :

1. Prof Madya Dr. Ashaari Abd. Jalil Ketua Pencapaian dan Penarafan Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) UiTM Shah Alam 2. Puan Rosmawati Abd. Halim Ketua Penilaian Kendiri/Audit Institut Kualiti dan Pengembangan Ilmu (InQKA) UiTM Shah Alam 3. Puan Ismalaili Ismail Koordinator Unit Kualiti UiTM Perlis

4. Puan Khalipah Ibrahim Ketua Unit Kualiti UiTM Terengganu 5. Encik Mhd Zaki Tawang Ketua Unit Pengurusan Kualiti UiTM Perak

6. Dr. Kuldip Singh Penyelaras Jawatankuasa Pengukuran Kualiti UiTM Sarawak



7. Encik Abdul Rahim Ramli Ketua Sistem Audit UiTM Terengganu 8. Encik Nero Madi Ketua Sistem Audit UiTM Sarawak 9. Encik Wan Abdullah Wan Alwi Ketua Sistem Audit UiTM Perak 10. Encik Mohd Izwan Osman Juruaudit UiTM Perlis 11. Encik Mohd Hizam Mohd Nor Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam 12. Cik Noraisah Abdul Mutalib Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam




SISTEM ELEKTRONIK JADUAL WAKTU PEPERIKSAAN (e-ExaTT) UiTM

Bab 3 : Pemantauan Peperiksaan - Sistem Elektronik Jadual Waktu Peperiksaan (e-ExaTT)

PENGERUSI BERSAMA :

1. Prof. Madya Dr. Naimah Mohd. Hussin Pensyarah UiTM Perlis 2. Prof. Madya Azizi Ngah Tasir Timbalan Pengarah Pejabat Teknologi Maklumat (InfoTech) UiTM Shah Alam

AHLI :

1. Encik Saiful Nizam Warris Pensyarah Kanan UiTM Terengganu

2. Puan Nura Mohd. Thalha Pegawai Teknologi Maklumat InfoTech, UiTM Shah Alam 3. Encik Mohd. Khanafi Haron Pegawai Teknologi Maklumat InfoTech, UiTM Shah Alam 4. Encik Mohamad Rosli Abdul Ghani Pegawai Teknologi Maklumat UiTM Perak 5. Puan Siti Rozanae Ismail Ketua Unit USMB UiTM Perak 6. Puan Sarah Syazwani Shah Kamarrudin Pegawai Teknologi Maklumat UiTM Terengganu



7. Encik Ak Ashaari Ak Yussof Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam 8. Puan Noor Sharulniza Sau Hamid Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Terengganu

9. Encik Hisyammudin Mohamad Twontawi Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Kelantan 10. Puan Norita Sapien Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik Institut Perkembangan Pendidikan (InED) 11. Cik Adlin Na’Qiah Sabal@Sabar Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik Pusat Pemikiran Dan Kefahaman Islam (CITU) 12. Puan Nur Fadhlina Misni Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Melaka 13. Puan Nurul Liyana Mohd. Kamil Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik UiTM Pulau Pinang 14. Encik Rahim Sajari Penolong Pendaftar Bahagian Hal Ehwal Akademik Akademi Pengajian Bahasa (APB) 15. Encik Mohd Hizam Mohd Nor Pegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan UiTM Shah Alam




JAWATANKUASA PENYEDIAAN DOKUMENGARIS PANDUAN PEMANTAUAN PEPERIKSAAN AKHIR


REKALETAK DAN GRAFIK :

Encik Rosman YahyaPegawai Eksekutif Bahagian Hal Ehwal Pelajar, UiTM Shah Alam

DICETAK OLEH :

Pusat PercetakanFakulti Seni Lukis dan Seni Reka (FSSR)UiTM Shah Alam


Univesiti Teknologi MARA Univesiti Teknologi MARA68 PB

Bahagian Hal Ehwal Peperiksaan (BHEPep) merakamkan Penghargaan dan Terima Kasih kepada semua pihak yang terlibat

sama ada secara langusung atau tidak langsung dalam menerbitkan Garis Panduan Pemantauan Peperiksaan Akhir, Edisi Pertama.

Semoga inisiatif ini akan mengefisyenkan lagi Pengurusan Peperiksaan di Universiti Teknologi MARA.

Penghargaan

garis panduan pemantauan peperiksaan akhir

Documents