garis panduan eksport data -...

NO. SEMAKAN : 00 NO. ISU : 02 TARIKH KUATKUASA: 03/01/2011 1 drp. 14

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

PEJABAT NAIB CANSELOR

Kod Dokumen: OPR/PNC-AD/GP04/EKSPORT DATA

GARIS PANDUAN EKSPORT DATA

1. Pindahkan 2 jenis laporan di bawah daripada sistem FAMS ke EXCEL.

a) verifikasi aset - untuk data am bagi senarai aset yang diperlukan b) verify preset - untuk pengguna dan lokasi sebenar

2. Selepas membuat carian data berdasarkan garis panduan membuat carian data

menggunakan sistem FAMS, Klik pada File – Export – Assets....seperti di skrin 1 di bawah:-

Skrin 1

2.1 Export Laporan Verifikasi Aset (Data Asas)

2.1.1 Klik ”verifikasi aset” dan result of last search di skrin Export Asset Information seperti di Skrin 2:-

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL






Skrin 2

2.1.2 Kemudian Klik pada ikon

2.1.3 Namakan data tersebut dan klik Save dalam bentuk Text Files seperti Skrin 3


AL






Skrin 3

2.1.4 Buka Microsoft Office Excel seperti di Skrin 4 Skrin 4


AL






2.1.5 Klik ikon open

2.1.6 Buka semula dokumen fail verifikasi aset (fail yang di simpan tadi) dan klik Open

2.1.7 Klik Delimited seperti contoh di Skrin 5 kemudian klik Next

Skrin 5

2.1.8 Pilih Tab dan Comma seperti di skrin 6 dan klik Next


AL






Skrin 6

2.1.9 Pilih Column data Format yang berkaitan mengikut kesesuaian data seperti di Skrin 7 dan klik Finish

Skrin 7


AL






Data Preview Column data format

PTJ Perolehan Text

Cost Center Code Text

Purchase order Text

Asset Code General

Barcode General

Asset Type Code General

Asset Name General

Location Name General

Person Name General

Purchase Price General

Purchase Date Date - YMD

2.1.10 Setting semula atau edit data seperti di Skrin 8 berikut :-

Skrin 8

Insert lokasi sebenar dan pengguna

sebenar DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL






2.1.11 Masukkan column Lokasi sebenar dan Pengguna sebenar seperti Skrin 9 di bawah :-

Skrin 9


AL






2.1.12 Save as fail verifikasi aset seperti skrin 10

2.2 Export laporan VERIFY PRESET

2.2.1 Klik verify asset pada skrin Export Asset Information dan ulang langkah 2.1.1 hingga 2.1.8 untuk laporan verify preset

2.2.2 Data yang telah di pindahkan ke Excel hendaklah di edit seperti Skrin 10 di bawah bagi memudahkan proses VLOOKUP

Skrin 10


AL






3 Highlight kesemua data dan Sort Data secara ascending bagi Column B. Ambil data Kod 000 dan 001 kemudian asingkan seperti di Skrin 11. Delete data yang tidak berkenaan.

Skrin 11

4 Buka semula fail yang telah di save seperti di skrin 10. 5 Klik cell di bawah lokasi sebenar dan klik ikon sum


AL






6 Klik Lookup & Reference – VLOOKUP dan klik OK seperti Skrin 12

Skrin 12

7 Skrin 13 di bawah hendaklah diisi seperti berikut :-


AL






Skrin 13

8 Cara untuk mengisi Table_array adalah highlight column A dan B yang terdiri daripada kod aset dan lokasi sebenar seperti Skrin 14 berikut :-

diisi dengan

kod aset

Rujuk

Skrin 14

Diisi dengan

FALSE

Mengikut bilangan

column yang highlight

seperti Skrin 14


AL






Skrin 14


AL






9 Skrin 15 iaitu memaparkan skrin Function Arguments perlu diisi seperti di bawah dan klik OK

Skrin 15

10 Nama lokasi sebenar akan berada di kotak J2 kemudian klik cursor pada hujung

kotak dan drag ke bawah seperti Skrin 16 berikut :-


AL






Skrin 16

11 Ulang langkah 19 untuk merge pengguna sebenar pula.


AL

garis panduan eksport data -...

Documents