Membuat laporan Kesekretariatan dengan Ms ExcelBy Evada El Ummah Khoiro, M.ABAplikasi Kesekretariatan Smt 2
Pokok Bahasan
• Membuat Laporan Penggajian
• Membuat Absensi Karyawan
• Membuat Grafik Penjualan
• Mencetak Dokumen
1. Buka program Microsoft Excel
2. Buat Tabel sbb:
3. Tekan tombol Ctrl+1 atau Home>Alignment> Dialog Box Launcher
4. Pada kotak Format Cells, pada combo box Horizontal pilih Center, combo box Vertical pilih Center, centang Wrap Text, tekan OK
No. Nomor Pegawai Nama Jabatan Jumlah Anak Gaji Pokok Target Pencapaian Tunjangan Bonus Total Gaji
1 A-135 Siti
2 A-154 Fajar
3 C-456 Bambang
4 B-565 Rina
5 C-234 Rangga
Penggajian dan Perhitungan Bonus
PT. Desain Utama Jaya
5. Kecilkan ukuran kolom “Nomor Pegawai” & “Jumlah anak”
6. Isi kolom jumlah anak , “1, 0, 2, 4, 2”
7. Dengan rumus IF, kolom jabatan harus dibuat agar hasilnya A=supervisor, B=Sales, C=Asisten.
pada sel D5 ketik=IF(LEFT(B5;1)="A";"Supervisor";IF(LEFT(B5;1)="B";"Sales";"Asisten"),
Atau
=IF(LEFT(B5;1)="A";"Supervisor";IF(LEFT(B5;1)="B";"Sales";IF(LEFT(B5;1)="C";"Asisten")))
ENTER, DRAG
8. Pada kolom Gaji Pokok jika Spv (Rp 2jt), Sales (Rp1,3jt), Asisten (Rp950rb)
9. =IF(D5="Supervisor";2000000;IF(D5="Sales";1300000;950000))
Atau
=IF(D5="Supervisor";2000000;IF(D5="Sales";1300000;IF(D5="Asisten";950000))), ENTER, DRAG
10.Tambah simbol “Rp”
11. Isi kolom “Target” & “Pencapaian” sbb:
Target Pencapaian
Rp50.000.000 Rp125.000.000
Rp6.500.000 Rp35.000.000
Rp25.000.000 Rp30.000.000
Rp45.000.000 Rp47.000.000
Rp30.000.000 Rp31.000.000
12.Untuk “Tunjangan” isi berdasarkan jumlah anak. Jika 1=Rp300rb, ≥2=Rp750rb, 0=tidak dapat tunjangan.
13.Rumusnya:
=IF(E5>=2;750000;IF(E5=1;300000;0))
14.Bonus diambil dari pencapaian target. Bonus=(Pencapaian-Target)x15%. Jika tidak mencapai target maka tidak dapat bonus.
15.Rumusnya:
=IF((H5-G5)>0;(H5-G5)*15%;IF((H5-G5)<=0;0))
16.“Total gaji” yaitu Gaji pokok+Tunjangan+Bonus
1. Buka Ms Excel
2. Buat kolom sbb:
3. Klik tab Home>Alignment>Format Cells: Alignment atau Ctrl+1
4. Centang Merge Cells
5. Pilih Center pada Vertical & Horizontal combo box, OK
6. Lakukan perintah yang sama dengan perintah sebelumnya pada kolom Tanggal, Jam masuk, jam keluar dengan F4
7. Isi kolom tanggal 1-31 dengan pengaturan otomatis.
8. Home>Editing>Fill>Series
9. Pada kotak dialod Series, box Series In, pilih Columns
10.Stop Value at 31, OK
11.Atur judul formulir absensi dengan sorot judul, lalu tab Home>Alignment>Dialog Box Launcher, atau Ctrl+1
12.Tab Alignment>Horizontal>Center Across Selection, Bold Judul
13.Beri border Inside lalu Thick Outline
14.Beri warna judul kolom, Home>Font>Fill Color
15.Bila garis dan tulisan tak terlihat, beri warna putih.
16.Beri warna terang pada row genap dg Fill Color
17.Hasilnya sbb:
Karyawan Supervisor
1 7:30 17:11
2 7:31 17:10
3 7:25 18:00
4 8:00 20:00
5 8:05 17:01
6 8:15 17:02
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
ParafTanggal Jam Masuk Jam Keluar
Absensi Karyawan
PT. Desain Utama Jaya
Excel memiliki kualitas grafik yang baik & profesional. Dengan grafik data dapat
dipresentasikan lebih cepat & mudah dipahami.
1. Buka Ms Excel
2. Buat tabel sbb:
No Produk Jumlah Harga Total Harga
1 Desain Kategori Ringan 200 1,5 300
2 Desain Kategori Kompleks 150 4 600
3 Rumah T45 60 75 4.500
4 Rumah T60 75 135 10.125
5 Rumah T150 25 430 10.750
6 Apartemen 2 kamar 33 450 14.850
7 Apartemen 4 kamar 49 750 36.750
Catt:harga dalam jutaan
Tabel Penjualan
PT. Desain Utama Jaya
3. Buat grafik untuk kolom “Produk” & “Total Harga”
4. Insert>Chart>Create Chart
5. Pada dialog Insert Chart, plih Column, atau pilih yang disukai di Design>Type>Chart type
6. Atau ubah ke bentuk Pie
7. Tambah judul grafik pada Layout>Chart Layout>Chart Title, pilih peletakan judulnya.
8. Untuk ubah lokasi grafik, Design>Location>Move Chart
9. Pada dialog Move Chart, pilih New Sheet, beri nama “Grafik Penjualan”, OK
Buka dokumen sebelumnya.Pilih File>Print
• Print Active Sheet: untuk sheet yang aktif saja
• Print Entire Workbook: untuk semua sheet dalam workbook/file
• Print Selection: untuk area yang diseleksi saja.
1. Bisa diatur Pages yang dicetak
2. Collated atau Uncollated, bila lebih dari 1 copy
3. Atur orientasi, Vertical atau Horizontal