Blueprint
Pengurusan Pengetahuan
Maktab Kerjasama Malaysia
Disediakan Oleh
WNA Systems Innovations Sdn. Bhd. Suite 9.17, Tingkat 9, Wisma Zelan, Jalan Tasik Permaisuri 2,
Bandar Tun Razak, 56000, Kuala Lumpur.
http://www.innovations.com.my
10 Jun 2010
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kandungan iii
KANDUNGAN
BIL PERKARA Muka
Surat
RINGKASAN EKSEKUTIF
i-ii
SENARAI-SENARAI JADUAL DAN RAJAH v-vi
1.0 Pengenalan
1
1.1 Tujuan 1
1.2 Latarbelakang MKM
2
1.2.1 Pengenalan
2
1.2.2 Visi, Misi dan Objektif MKM
2
1.2.3 Fungsi MKM 3
1.2.4 Kod Etika MKM 3
1.2.5 Sasaran dan Pelanggan 3
2.0 Persekitaran KM Semasa 5
2.1 Pendahuluan 5
2.2 Kepimpinan dan Warga Kerja
5
2.3 Kefahaman Warga Kerja MKM kepada Konsep KM dan
KMS
8
2.4 Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KMS di MKM
KMS MKM
9
2.5 Tahap Penerimaan/Persediaan Terhadap Projek KMS
10
2.6 Jurang dan Keperluan Pengurusan Proses Kerja
11
2.7 Jurang dan Keperluan Pengurusan Dokumen 14
2.8 Jurang dan Keperluan Pengurusan Pengajaran dan
Pembelajaran (P&P)
15
2.9 Jurang dan Keperluan Pengurusan Ilmu Tacit
16
2.10 Jurang dan Keperluan Pengurusan ICT 17
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kandungan iv
3.0
Kerangka KM 19
3.1 Pendahuluan
19
3.2 Kerangka KM
20
3.2.1 Visi dan Misi 20
3.2.2 Penggerak Inisiatif KM 21
3.2.3 Proses Pengetahuan 22
3.2.4 Hasil 24
4.0
Pelan Strategi KM 25
4.1 Rangka Kerja Pelan Strategi Km 25
4.2 Pernyataan Visi 26
4.3 Penyataan Misi 29
4.4 Analisa Kekuatan, Kelemahan, Peluang Dan
Ancaman
30
4.5 Teras Strategik 31
4.6 Peta Strategi
33
4.7 Scorecard Peringkat Korporat 34
• Perspektif Pemegang Taruh 35
• Perspektif Proses Dalaman 37
• Perspektif Teras Pemboleh Proses 42
• Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan 43
5.0
Program KM 45
5.0 Program-Program KM 45
5.1 Program Untuk Proses Sosialisasi 46
5.2 Program Untuk Proses Eksternalisasi 50
5.3 Program Untuk Proses Internalisasi 53
5.4 Sistem Untuk Proses Kombinasi 55
5.4.1 Aplikasi-aplikasi Sedia ada
56
5.4.2 Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru 57
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kandungan v
6.0
Pelan Pelaksanaan KM 59
6.1 Rangka Kerja Pelan Pelaksanaan 59
6.2 Peranan Penggerak Km 62
8.0
Kesimpulan 63
SENARAI LAMPIRAN
Lampiran 1: Laporan Kajian: Persepsi, Kefahaman Dan
Penerimaan Kakitangan Terhadap Budaya KM Di
MKM
Lampiran 1
Lampiran 2: Rujukan Model Program KM
Lampiran 2
SENARAI JADUAL
Jadual 1: Umur Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan 6
Jadual 2: Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan
Pegawai Latihan
7
Jadual 3: Prosedur yang didokumenkan 14
Jadual 4: Perspektif Pemegang Taruh 35
Jadual 5: Perspektif Proses Dalaman 37
Jadual 6: Perspektif Teras Pemboleh Ubah 42
Jadual 7: Perspektif Pembelajaran Dan Pertumbuhan 43
Jadual 8: Program Sosialisasi KM 47
Jadual 9: Program Eksternalisasi KM 50
Jadual 10: Program Internalisasi KM
53
Jadual 11: Aplikasi-aplikasi Sedia ada 56
Jadual 12: Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru
57
Jadual 13: Cadangan Pelaksanaan Inisiatif KM 60
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kandungan vi
SENARAI RAJAH
Rajah 1: Bilangan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan 6
Rajah 2: Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan
Pegawai Latihan
8
Rajah 3: Analisa KM Untuk Proses Kerja 11
Rajah 4: Kerangka KM untuk Pelaksanaan KM 20
Rajah 5: Proses Pengetahuan 23
Rajah 6: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi 27
Rajah 7: Peta Strategi KM 34
Rajah 8: Model Rekabentuk Program KM untuk MKM 46
Rajah 9: Model Integrasi Sistem Aplikasi MKM 56
Rajah 10: Proses Pelaksanaan KM 59
Rajah 11: Road Map Pelaksanaan KM 61
Rajah 12: Pengaruh Elemen Penggerak KM dalam Proses
Pengetahuan
62
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Ringkasan Eksekutif i
1.0 Blueprint Pengurusan Pengetahuan (Blueprint KM) adalah dokumen
panduan kepada Maktab Kerjasama Malaysia (MKM) membangun dan
melaksanakan inisiatif Pengurusan Pengetahuan (KM).
2.0 Dokumen ini menjelaskan visi, misi, objektif dan strategi melaksanakan
program, projek dan inisiatif KM untuk tempoh 5 tahun (2010 – 2015). Ia
bertujuan membantu MKM mencapai visinya menjadi institusi pendidikan
koperasi bertaraf dunia.
3.0 Visi KM adalah sejajar dengan visi MKM iaitu “Ke arah Kecemerlangan
Pengurusan Pengetahuan MKM”. Misi KM pula adalah “Mewujudkan
pengurusan pengetahuan yang efektif merangkumi aspek kepimpinan,
modal insan, proses dan teknologi melalui persekitaran yang kondusif”.
4.0 Blueprint ini menjelaskan kerangka yang digunakan untuk melaksanakan
KM di MKM. Ia menumpukan 4 elemen utama iaitu visi dan misi organisasi,
penggerak kepada kejayaan KM, proses pengetahuan dan hasil yang
dicapai selepas proses pengetahuan berlaku.
5.0 Dalam merangka pelan strategik KM, Blueprint ini mengupas pernyataan
visi dan misi bagi inisiatif KM. Pencapaian visi KM diukur berdasarkan 6
pengukur prestasi. Blueprint ini juga mengandungi analisa SWOT untuk
menilai kekuatan dan kelemahan dalaman MKM. Analisa ini turut
mengenal pasti peluang yang boleh menjadi pendorong inisiatif KM di
masa depan serta ancaman yang berpotensi untuk menggugat usaha
tersebut. Peluang dan ancaman ini dianalisa berdasarkan faktor luaran
seperti dasar kerajaan, kepentingan pemegang taruh, harapan ahli
koperasi dan pihak berkepentingan dengan gerakan koperasi.
RINGKASAN EKSEKUTIF
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Ringkasan Eksekutif ii
6.0 Blueprint ini menggariskan 4 perkara yang menjadi teras strategik bagi
merealisasikan agenda keseluruhan KM iaitu kepimpinan, modal insan,
proses dan teknologi. Kepimpinan berkualiti meningkatkan keberkesanan
inisiatif KM di semua peringkat organisasi. Modal insan berpengetahuan
akan mengamalkan budaya berkongsi dan mencipta pengetahuan
secara berterusan. Pengurusan proses aliran kerja yang berkesan akan
memudahkan operasi harian dan seterusnya meningkatkan kualiti
penyampaian perkhidmatan. Manakala perancangan strategik
memperkasa kapasiti teknologi ICT untuk memudahkan aliran
pengetahuan merentasi warga kerja, Pusat, Unit dan Pejabat Wilayah.
8.0 Di dalam Blueprint KM ini, kaedah ‘Scorecard’ telah digunakan untuk
menyenaraikan 25 objektif strategik, berserta cadangan ukuran prestasi,
sasaran dan inisiatif. Kesemua 25 objektif merangkumi perspektif
Pemegang Taruh, Proses Dalaman, Teras Pemboleh Proses serta
Pembelajaran dan Pertumbuhan.
9.0 Bagi menjayakan inisiatif KM, Blueprint KM telah merangka 13 program,
sebahagiannya berasaskan hubungan sesama manusia (fizikal) dan
sebahagiannya lagi berasaskan sistem ICT (virtual). Kesemua program ini
lahir dari analisa penciptaan yang melibatkan proses sosialisasi,
eksternalisasi, kombinasi dan internalisasi.
10.0 Di dalam Blueprint KM ini, turut dicadangkan rancangan 5 tahun (2010-
2015) untuk melaksanakan kesemua program KM. Ia terbahagi kepada 4
fasa pelaksanaan.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pengenalan 1
Pengenalan
1.1 TUJUAN
Pelan Strategi Pengurusan Pengetahuan (Blueprint KM) ini adalah satu
dokumen yang menjadi panduan kepada Maktab Kerjasama Malaysia
(MKM) membangun dan melaksanakan inisiatif Pengurusan Pengetahuan
(KM). Blueprint KM ini bertujuan membantu MKM mencapai visinya
sebagai institusi pendidikan koperasi bertaraf dunia melalui
kecemerlangan pengurusan pengetahuan.
Blueprint KM merangkumi panduan dan hala tuju kepada pengurusan
MKM supaya tujuan berikut dapat dicapai:
• Menetapkan halatuju pengurusan pengetahuan
• Membangunkan persekitaran yang kondusif bagi membolehkan
inisiatif pengurusan pengetahuan berjalan lancar
• Membangunkan modal insan berpengetahuan
• Menerapkan budaya berkongsi pengetahuan dan pengalaman
• Memaksima keupayaan teknologi bagi menyokong pengurusan
pengetahuan.
Blueprint KM ini adalah landasan melaksanakan program, projek dan
inisiatif pengurusan pengetahuan bagi mencapai visi pengurusan
pengetahuan untuk tempoh 5 tahun (2010 – 2015). Blueprint KM ini akan
dikaji semula setiap tahun bagi mengambil kira perubahan persekitaran
luar dan dalam MKM serta perubahan kepada kehendak pelanggan dan
pemegang taruh (stakeholder).
1
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pengenalan 2
1.2 LATARBELAKANG MKM
1.2.1 Pengenalan
MKM telah ditubuhkan pada tahun 1956 dan kemudian
diperbadankan pada tahun 1968 sebagai sebuah badan berkanun
melalui penguatkuasaan Akta Parlimen 1968. Pada masa ini, MKM
adalah di bawah Kementerian Perdagangan Dalam Negeri,
Koperasi dan Kepenggunaan.
1.2.2 Visi, Misi dan Objektif MKM
Berikut adalah visi, misi dan objektif MKM
• Visi
Menjadi institusi pendidikan koperasi yang bertaraf dunia.
• Misi
Menjadi pusat kecemerlangan untuk membangunkan modal insan
dalam gerakan koperasi menerusi latihan, pendidikan dan
perkhidmatan berteraskan ilmu yang inovatif, efektif dan
berorientasikan pelanggan dengan penerapan nilai-nilai dan
prinsip koperasi.
• Objektif
� Mewujudkan dan meningkatkan jaringan perhubungan
antarabangsa bagi melaksanakan latihan yang bersifat
global.
� Menyedia dan melaksanakan latihan dan pendidikan yang
relevan dan menepati keperluan semasa gerakan koperasi
� Meningkatkan penggunaan teknologi maklumat &
komunikasi dalam pengurusan koperasi.
� Meningkatkan kemahiran pengurusan pemimpin, usahawan
dan tenaga kerja koperasi melalui program latihan, khidmat
nasihat & konsultasi.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pengenalan 3
1.2.3 Fungsi MKM:
Akta Maktab Kerjasama Malaysia 1968 telah memperuntukkan MKM
sebagai sebuah institusi yang berfungsi untuk membangun dan
mengembangkan latihan dan pendidikan koperasi di negara ini.
Antara fungsi MKM ialah:
• Mengadakan kursus yang berhubung dengan koperasi.
• Mencetak atau menyiarkan buku-buku mengenai koperasi atau
perkara yang berhubung dengannya.
• Menjalankan penyelidikan dan memberi khidmat nasihat
koperasi.
• Menjalankan penyelidikan berkaitan koperasi.
1.2.4 Kod Etika MKM ialah:
• Mengamalkan nilai-nilai peribadi mulia sebagai budaya kerja.
• Mengamalkan nilai-nilai profesionalisme dalam perkhidmatan.
• Memegang teguh prinsip akauntabiliti dan kedaulatan undang-
undang dalam tugas yang diamanahkan.
• Mengutamakan kepentingan pelanggan.
• Meningkatkan ilmu pengetahuan dan kemahiran sepanjang
hayat.
1.2.5 Sasaran dan Pelanggan ialah:
• Anggota Lembaga, anggota Jawatankuasa Audit Dalaman,
anggota dan tenaga kerja koperasi di semua peringkat.
• Pegawai-pegawai dari Jabatan/Agensi Kerajaan yang
mengawasi koperasi di bawah penyeliaannya.
• Pegawai-pegawai kerajaan yang menyelia koperasi dari
Negara-negara Afrika dan Asia Pasifik.
• Para pelajar lepasan Sijil Pelajaran Malaysia boleh mengikuti
Diploma Pengurusan Koperasi dengan harapan menjadi sumber
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pengenalan 4
tenaga manusia terlatih bagi gerakan koperasi di masa akan
datang.
• Mereka yang terlibat secara langsung dan tidak langsung
dengan gerakan koperasi dalam dan luar Negara.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 5
Persekitaran KM Semasa
2.1 PENDAHULUAN
Persekitaran amalan KM semasa dinilai dari kepimpinan dan warga kerja
MKM serta merangkumi proses dan teknologi. Dari segi kepimpinan,
penilaian adalah kepada proses penurunan dan pengekalan
pengalaman, kepakaran dan kemahiran kakitangan senior di MKM.
Penilaian terhadap warga kerja tertumpu kepada kefahaman, persepsi
dan tahap penerimaan/ persediaan terhadap inisiatif KM di masa depan.
Penilaian terhadap amalan KM pada proses dan teknologi tertumpu
kepada jurang dan keperluan pengurusan proses kerja, pengurusan
dokumen, pengurusan pengajaran dan pembelajaran, pengurusan ilmu
tacit dan juga pengurusan ICT.
2.2 KEPIMPINAN DAN WARGA KERJA
Statistik pada Jadual 1 dan gambaran julat umur pada Rajah 1 adalah
merujuk kepada kepimpinan MKM dan pegawai latihan yang berjumlah
83 orang. Adalah didapati 57 orang daripada mereka (69%) terdiri dari
kumpulan pegawai muda dalam lingkungan umur kurang dari 40 tahun.
Dalam kumpulan pegawai berpengalaman (sebahagian besarnya
merupakan barisan kepimpinan MKM), 11 orang (13%) adalah pegawai
dalam lingkungan umur 41 tahun hingga 50 tahun. Manakala 15 orang
(18%) dalam lingkungan 51 tahun ke umur bersara wajib 58 tahun.
2
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 6
Jadual 1: Umur Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan
BIL JULAT
UMUR/TAHUN
BILANGAN
PEGAWAI LATIHAN
(ORANG) PERATUS
1 21 - 30 15 18.1
2 31 - 40 42 50.6
3 41 - 50 11 13.3
4 51 - 58 15 18.1
JUMLAH 83 100.0
Pengetahuan, kemahiran dan kepakaran yang di dimiliki oleh pegawai
dari kumpulan berpengalaman tidak ternilai. Dalam tempoh
pelaksanaan Pelan Strategik KM (2010 hingga 2015), sekurang-kurangnya
18% kepimpinan MKM dan pegawai latihan akan bersara wajib atau
bersara awal ataupun meninggalkan MKM atas sebab-sebab peribadi.
Sumber: Unit Sumber Manusia, MKM, 26 April 2010
Julat Umur
Rajah 1: Bilangan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 7
Pada masa kini, tiada program khusus untuk merekod dan
memperturunkan pengetahuan tacit dan explicit mereka. Pengaliran
keluar tanpa sebarang usaha mengekalkan kemahiran dan kepakaran
mereka adalah suatu kerugian yang perlu dielakkan.
Jadual 2:
Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan
BIL TEMPOH
PERKHIDMATAN(TAHUN)
BILANGAN
PEGAWAI LATIHAN
(ORANG)
PERATUS
1 0 - 5 48 57.9
2 6 - 10 15 18.1
3 11 - 15 1 1.2
4 16 - 20 3 3.6
5 21 - 25 4 4.8
6 26 - 30 10 12.0
7 31 - 35 2 2.4
JUMLAH 83 100.0
Dari segi pengalaman bekerja (Rujuk Jadual 2 dan Rajah 2), 19.2% dari
kepimpinan MKM dan pegawai latihan telah berkhidmat lebih dari 20
tahun di MKM. Pengalaman, kemahiran dan kepakaran mereka perlu
dikongsi dan dikekalkan kepada kumpulan pelapis iaitu kakitangan yang
telah berkhidmat di antara 11-20 tahun (4.8%), juga kepada kumpulan
muda yang dinamik yang sedang berkhidmat antara 1-10 tahun (76%).
Sumber: Unit Sumber Manusia, MKM, 26 April 2010
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 8
2.3 KEFAHAMAN WARGA KERJA MKM KEPADA KONSEP KM DAN KMS
Umumnya, warga MKM telah memahami konsep KM dengan agak baik.
Hampir 90% bersetuju perkongsian ilmu dapat membawa kecemerlangan
kepada organisasi. Manakala, 63% merasakan perkongsian pengetahuan
tidak akan menjadikan mereka kurang penting dalam organisasi.
Sungguh pun 53% berpendapat bahawa sesi perkongsian pengetahuan
tidak mengganggu kerja-kerja operasi yang perlu disiapkan segera, 39%
dari mereka bagaimana pun meraguinya.
Menyentuh kepentingan mengekal dan memperturunkan pengetahuan
tacit di kalangan warga MKM yang pakar dalam sesuatu bidang, 80%
kakitangan bersetuju setiap kakitangan perlu sentiasa merujuk kepada
pakar bagi mendapatkan ilmu baru dalam meningkatkan mutu kerja
masing-masing.
Rajah 2:
Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan
Tempoh
Perkhidmatan
Rajah 2:
Tempoh Perkhidmatan Kepimpinan MKM dan Pegawai Latihan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 9
Dari segi melaksanakan KM, khususnya Sistem Pengurusan Pengetahuan
(KMS), tahap keyakinan terhadap kegunaan KMS dalam mencapai
objektif organisasi agak rendah. Cuma 29% yakin KMS dapat membantu
MKM menyelesaikan masalah pengurusan dan operasi organisasi.
Manakala 47% bersetuju inisiatif KM perlu disokong dengan sistem KMS
bagi menguruskan ilmu pengetahuan. Sentimen ini dapat difahami
kerana mereka belum melihat ada sistem seumpamanya pada masa
kajian dijalankan.
Dari segi pemahaman kepada KMS, 50% kakitangan berpendapat
bahawa sistem-sistem ICT dan sistem pengurusan fail sedia ada
merupakan sistem KM.
2.4 TAHAP PERSEPSI KAKITANGAN TERHADAP PROJEK KMS DI MKM
Secara umumnya, lebih daripada 50% kakitangan memberikan persepsi
yang positif kepada pelaksanaan projek KMS di MKM. Namun, ramai
kakitangan kurang pasti sama ada KMS mampu membantu pihak
pengurusan atasan.
Warga MKM bersetuju bahawa sikap keterbukaan di kalangan
kakitangan MKM akan memudahkan pelaksanaan KMS. 63% dari mereka
merasakan KMS mampu meningkatkan mutu kerja. Manakala 76%
berpendapat budaya berkongsi ilmu pengetahuan, membaca dan
mengkaji akan memudahkan pelaksanaan KM. Ini menjadi faktor
penyumbang kejayaan projek KMS.
Satu dari elemen penting dalam pengurusan pengetahuan ialah
kepimpinan. Pemimpin adalah pemacu kepada kejayaan inisiatif KM
dalam mencapai objektif organisasi. Bagaimana pun, warga MKM
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 10
berbelah bahagi sama ada Sistem KMS berkemampuan menjadi alat
bantu kepada pihak pengurusan atasan membuat keputusan.
2.5 TAHAP PENERIMAAN/PERSEDIAAN TERHADAP PROJEK KMS
Umumnya, tahap penerimaan dan persediaan terhadap projek KMS
agak rendah. Pada masa kaji selidik ini dijalankan, cuma 46% warga MKM
mengetahui sepenuhnya tujuan dan perancangan projek KMS.
Manakala 40% tidak mendapat pengetahuan secukupnya tentang
projek ini.
Pendekatan dan konsep KMS cuma dipersetujui oleh 46% warga MKM
manakala selebihnya tidak pasti atau tidak bersetuju. 51% dari mereka
tidak pasti sama ada projek ini akan mendapat kerjasama yang baik
daripada semua warga MKM.
Berdasarkan suasana semasa, cuma 41% sahaja yakin projek KMS boleh
dilaksanakan dengan baik. Begitu juga cuma 39% yakin struktur organisasi
dan tenaga kerja di MKM sekarang dapat membantu pelaksanaan KMS
dengan berkesan.
Dalam soal kepimpinan, responden berbelah bahagi sama ada pihak
pengurusan atasan akan memberi galakan dan kerjasama kepada
projek KMS ini. 47% bersetuju manakala 47% tidak pasti.
Keseluruhannya, pada masa kajian dijalankan, ramai warga MKM belum
mendapat pendedahan secukupnya tentang pendekatan dan konsep
KMS serta hasrat sebenar KM dilaksanakan. Oleh itu, beberapa langkah
perlu diambil seperti pendedahan yang meluas dan berterusan tentang
projek KMS ini. Beberapa perubahan kepada organisasi dan elemen-
elemen KM juga perlu dikenal pasti bagi mewujudkan suasana yang
menyokong projek KMS di MKM.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 11
Nota: Rujuk Lampiran 1 untuk laporan lengkap mengenai dapatan
kefahaman warga kerja MKM kepada konsep KM dan KMS, tahap
persepsi kakitangan terhadap projek KM di MKM dan tahap
penerimaan/persediaan terhadap projek KMS
2.6 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN PROSES KERJA
Proses penciptaan, penyimpanan, perkongsian dan penggunaan
pengetahuan yang menjadi teras dalam pengurusan pengetahuan
sudah diamalkan oleh MKM dalam beberapa proses kerja harian. Proses
pengurusan kualiti ISO, pematuhan piawaian dan pengurusan Fail Meja
merupakan contoh tersebut iaitu:
• Pembinaan proses ISO dan Fail Meja merupakan proses
penciptaan ilmu pengetahuan;
• Mendokumenkan proses kerja merupakan proses penyimpanan
ilmu pengetahuan;
• Perkongsian akses kepada dokumen ISO dan Pekeliling
Perkhidmatan merupakan proses perkongsian ilmu;
• Melaksanakan proses kerja dalam operasi harian di MKM mengikut
proses dan piawaian yang ditetapkan dan pemantauan daripada
badan yang diiktiraf merupakan proses penggunaan ilmu
pengetahuan.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 12
Proses kerja utama pengajaran dan pembelajaran bagi kursus jangka
pendek dan kursus Diploma Pengurusan Koperasi telah di ISO kan.
Manakala kursus Diploma Pengurusan Koperasi telah mengikut piawaian
MQA.
Proses-proses lain seperti proses kerja Pengurusan Sumber Manusia dan
Kewangan juga telah mengikut piawaian yang ditetapkan oleh Jabatan
Perkhidmatan Awam dan Kementerian Kewangan Malaysia. Demikian
juga proses kerja kakitangan disandarkan kepada Fail Meja iaitu
dokumen proses kerja yang membantu setiap kakitangan melaksanakan
tugas masing-masing.
Audit KM yang telah dijalankan terhadap dokumen-dokumen proses
kerja mendapati sebahagian dokumen telah di ISO kan.
Polisi dan prosedur dalam bentuk pekeliling yang dikeluarkan oleh
Jabatan Perkhidmatan Awam dan Kementerian Kewangan yang berkait
dengan pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan telah disimpan,
Rajah 3: Analisa KM Untuk Proses Kerja
Knowledge
Creation -Pembinaan proses
ISO merupakan
proses penciptaan
ilmu pengetahuan.
Knowledge Storage -Mendokumen proses kerja
merupakan proses
penyimpanan ilmu
pengetahuan.
Knowledge Sharing -Berkongsi dan akses kepada
dokumen ISO merupakan
proses perkongsian ilmu.
Knowledge Application –
Melaksana proses kerja dalam operasi harian
di MKM.
Amalan KM
Dalam
Proses Kerja
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 13
dikongsi dan digunakan dengan baik. Walau bagaimanapun, pekeliling
dan polisi dalaman MKM belum lagi didokumenkan dalam bentuk
pekeliling rasmi. Kebanyakan polisi rasmi dalaman MKM hanya
diputuskan dalam mesyuarat dan di catit sebagai minit mesyuarat. Proses
penciptaan penyimpanan keputusan mesyuarat telah dilaksanakan
dengan baik. Bagaimanapun, perkongsian dan penggunaan/
pelaksanaan keputusan mesyuarat masih terhad dan perlu
penambahbaikan.
Kajian Audit KM menunjukkan terdapat beberapa proses kerja yang tidak
dapat dilaksanakan mengikut apa yang telah didokumenkan. Ini
disebabkan pendekatan ‘Multi Tasking’, masalah pengagihan kerja di
samping beberapa prosedur yang masih belum difahami oleh
kakitangan MKM.
Pengurusan penambahbaikan berterusan kepada proses kerja hanya
dilaksanakan berdasarkan kepada Laporan Audit ISO. Walau
bagaimanapun, bagi proses-proses kerja yang tidak di ISO, tiada
sebarang perubahan dalam proses pengurusan yang dikenal pasti.
Berdasarkan kepada proses di atas, secara umum proses kerja di MKM
diuruskan melalui program pengurusan kualiti ISO. Proses-proses baru
dibangunkan melalui bengkel ISO.
Pada keseluruhannya, semua pengurusan dijalankan secara manual.
Berdasarkan kajian dokumen, temu bual dan pemerhatian, didapati
terdapat proses-proses kerja yang di ISO tetapi tidak dapat di laksana
berdasarkan piawaian yang ditetapkan. Contoh proses-proses kerja yang
tidak patuh kepada ISO ialah proses logistik dan beberapa sub-proses
kewangan. Hal ini disebabkan oleh kekangan-kekangan yang tidak
dapat dielakkan dalam menjalankan proses kerja tersebut.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 14
2.7 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN DOKUMEN
Beberapa prosedur diguna pakai oleh MKM untuk mengurus dokumen
seperti ditunjukkan di dalam Jadual 1. Lain-lain dokumen masih belum
mempunyai prosedur dan polisi rasmi.
Jadual 3: Prosedur yang didokumenkan
Pusat/Unit Nama Dokumen Prosedur/Polisi
Unit Sumber Manusia
Surat Pek.Perkhidmatan
15/2008
Panduan Menguruskan Buku
Perkhidmatan Kerajaan
Unit Sumber Manusia Surat Pek.Perkhidmatan
8/2008
Pelaksanaan Modul Pengurusan
Rekod Peribadi – Submodul
Perisytiharan Harta
Unit Sumber Manusia Surat
Pek.Perkhidmatan
6/ 2008
Pelaksanaan Modul Data
Perjawatan Aplikasi HRMIS
Unit Kewangan &
Akaun
Pek.Perbendaharaan
4/2007
Garis Panduan Untuk
Penyediaan Dan
Pembentangan Laporan
Tahunan Dan Penyata
Kewangan Badan Berkanun
Persekutuan
Dari segi pembudayaan pengurusan dokumen didapati beberapa Unit
mengikut sistem-sistem penyimpanan seperti berikut:
Bil Sistem penyimpanan Dokumen
1. Sistem ILMU Dokumen dari Unit Perpustakaan
2. Sistem HRMIS & SAGA Dokumen yang berkaitan dengan pengurusan
kakitangan dan kewangan.
3. Sistem MIOS Dokumen berkaitan maklumat peserta kursus.
Manakala maklumat yang disimpan melalui sistem fail yang sistematik
hanya diamalkan di Pejabat Pengarah, Pejabat Timbalan-timbalan
Pengarah, Pendaftar serta Unit Sumber Manusia dan Tadbiran Am.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 15
Analisa Audit KM mendapati hanya Pusat Antarabangsa dan Pendidikan
Tinggi mempunyai inisiatif perkongsian ilmu melalui sistem penyimpanan
dan perkongsian dokumen. Dokumen-dokumen tersebut disimpan secara
manual dan diuruskan dengan baik bagi memudahkan pencarian.
Secara umumnya dokumen-dokumen di semua Pusat dan Unit diurus
secara manual. Tiada sistem penyimpanan dan pencarian yang
bersepadu dan berkesan untuk dokumen-dokumen tersebut.
Sebahagian besar dokumen disimpan oleh kakitangan secara peribadi.
Keadaan ini menyebabkan perkongsian dokumen menjadi sukar dan
pencarian mengambil masa. Dari sudut lain, ada sesetengah dokumen
telah di automasi dan sebahagian lagi masih dalam manual.
2.8 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN PENGAJARAN DAN
PEMBELAJARAN (P&P)
Secara umum, kesemua fail pengajaran, kursus dan khidmat runding
disimpan dalam simpanan pensyarah/pegawai yang terlibat.
Berdasarkan kepentingan dan hak milik dokumen-dokumen tersebut, satu
polisi penyimpanan dan capaian dokumen perlu dirangka. Perkara ini
amat penting untuk memenuhi keperluan perkongsian ilmu dan rujukan
di masa hadapan.
Kajian audit KM mendapati, pengurusan bahan P&P di MKM adalah
terlalu umum. Pengurusan bahan P&P tidak sepenuhnya mengikut arus
pendidikan terkini terutama dalam kaedah pendekatan seperti
“Objective Based Learning Approach” atau “Case Study Approach.”
MKM telah melaksanakan kaedah Sistem kualiti ISO bagi proses-proses
utama pengurusan kursus. Kaedah ini boleh diguna pakai sebagai
penanda aras kepada proses pengurusan bahan P&P.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 16
Pengurusan pengetahuan tenaga akademik MKM adalah di tahap
umum sahaja. Sedangkan pembinaan kurikulum secara berperingkat
adalah suatu bidang yang amat penting dan perlu didokumenkan. Bagi
mengatasi masalah ini, beberapa pendekatan latihan dalam bidang-
bidang seperti berikut adalah disarankan:
• Latihan Pembinaan Kurikulum
• Latihan Teknik Pembinaan Bahan Pengajaran dan Pembelajaran
• Latihan Kemahiran Asas Pengukuran Pencapaian Pelajar
• Latihan Kemahiran Psikologi Pengajaran dan Pengurusan Kelas
• Latihan Asas Penyelidikan Akademik
• Latihan Proses Khidmat runding
2.9 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN ILMU TACIT
Pengetahuan tacit yang berbentuk kepakaran diterjemahkan oleh
kakitangan akademik MKM melalui bahan-bahan pengajaran, laporan
hasil penyelidikan, laporan kajian kes, jurnal dan artikel Dimensi. Adalah
didapati pengetahuan tacit yang berbentuk pengalaman khusus
kakitangan masih belum didokumenkan dan belum menjadi budaya di
MKM.
Akan tetapi, di Unit-unit Pentadbiran, pengetahuan tacit banyak
diterjemahkan di dalam kertas kerja yang dihasilkan untuk mendapat
kelulusan sesuatu perkara. Secara umumnya, kebanyakan kepakaran
dan pengalaman kakitangan hanya dikongsi secara tidak rasmi semasa
pengajaran, mesyuarat dan perbincangan.
Kajian mendapati pengetahuan tacit tidak dibudayakan dengan
sistematik. Beberapa kakitangan akademik merasakan bahawa
pengetahuan tacit merupakan hak milik individu yang tidak perlu
dikongsi dengan orang luar kerana berpendapat mereka sering
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 17
menyalahgunakan perkongsian ilmu tersebut. Kebanyakan perkongsian
berlaku antara kakitangan akademik mengikut inisiatif masing-masing.
Namun begitu hasil kajian Najmah (2007) mendapati kebanyakan
pegawai latihan bersedia berkongsi pengetahuan sesama mereka.
Perkongsian ilmu berlaku melalui seminar, bicara eksekutif, bicara ilmu
dan latihan kakitangan.
Bagi kakitangan Pengurusan dan Pentadbiran, proses pembelajaran
secara formal berlaku melalui latihan kakitangan. Manakala
pembelajaran secara tidak formal berlaku melalui mesyuarat,
perbincangan, penyediaan kertas kerja dan operasi harian.
2.10 JURANG DAN KEPERLUAN PENGURUSAN ICT
Sistem-sistem aplikasi pada keseluruhannya dibangunkan di dalam
persekitaran ‘in isolation’. Aplikasi lebih fokus kepada memenuhi
keperluan operasi harian MKM sahaja. Kajian Najmah (2007) mendapati
terdapat beberapa aplikasi utama yang sedang digunakan seperti
Internet/ Intranet, Pangkalan Data Pelajar (MIOS), Pangkalan Data
Sumber Manusia (HRMIS), Pangkalan Data Pelajar (MIOS), Sistem
Kewangan (SAGA) dan Pangkalan Data Perpustakaan (ILMU) tidak
dibangunkan dan digunakan secara bersepadu.
Selain dari itu, perkhidmatan intranet yang membolehkan perkongsian
pendapat dan maklumat tidak begitu dimanfaatkan kerana tidak
dikuatkuasakan. Tambahan pula perkhidmatan intranet ini kurang
memuaskan. Pemerhatian mendapati pihak pengurusan tidak
menggunakan kemudahan intranet untuk menghantar memo, kertas
kerja atau pekeliling kepada pegawai dan kakitangan.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Persekitaran KM Semasa 18
Bagaimana pun, analisa mendapati sistem-sistem Aplikasi di MKM
sentiasa dikemas kini dan dipertingkatkan dari semasa ke semasa
mengikut keperluan pengguna.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kerangka KM 19
Kerangka KM
3.1 PENDAHULUAN
Kerangka pengurusan pengetahuan adalah satu pendekatan KM
memahami elemen-elemen utama yang diperlukan dalam melaksanakan
KM. Elemen-elemen ini dianggap kritikal dalam memastikan kejayaan
pelaksanaan KM di sesebuah organisasi.
Kerangka KM yang diguna pakai untuk MKM adalah kerangka APO KM
Framework. Kerangka ini dicipta oleh Asia Productivity Organization (APO)
selepas beberapa kajian di beberapa negara membangun, Eropah dan
Amerika Syarikat. APO adalah sebuah pertubuhan bukan kerajaan yang
mempromosi pengurusan terbaik dan berkualiti yang beribu pejabat di
Tokyo, Jepun. Ilustrasi APO KM Framework (Kerangka KM) adalah seperti
rajah 4. Kerangka KM ini akan diguna pakai sepanjang penyediaan
Blueprint KM ini.
3
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kerangka KM 20
3.2 KERANGKA KM
Elemen-elemen utama KM ialah visi dan misi organisasi, penggerak
kepada kejayaan KM, proses pengetahuan KM dan keberhasilan proses
KM kepada individu, kumpulan individu, organisasi dan masyarakat.
3.2.1 Visi dan Misi:
Inisiatif KM bermula dengan mengenal pasti visi dan misi MKM yang
menentukan arah tuju organisasi dan memberi petunjuk kecekapan
asas yang diperlukan untuk mencapai objektif MKM. Visi dan misi
khusus untuk KM perlu dirangka dan mestilah selaras dengan visi
dan misi MKM.
Rajah 4: Kerangka untuk Pelaksanaan KM
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kerangka KM 21
Inisiatif KM tidak akan berjaya jika objektif MKM tidak tercapai. Oleh
kerana itu, semua inisiatif KM di MKM hendaklah sejajar dengan
objektif organisasi.
3.2.2 Penggerak Inisiatif KM:
Inisiatif KM memerlukan penggerak; sama ada ia merupakan
pendorong atau/dan pemangkin kepada proses KM:
� Pimpinan: adalah pemacu inisiatif KM dan pendorong kepada
kejayaannya. Mereka memastikan strategi dan program KM
sejajar dengan visi dan misi MKM. Mereka juga memberikan
sokongan dan menyediakan sumber bagi pelaksanaan
sesuatu projek KM.
� Modal Insan: warga MKM sebagai modal insan MKM
mencipta dan menyimpan modal intelektual. Mereka adalah
pengguna dan dalam masa yang sama mencipta
pengetahuan. Mereka pembentuk pengetahuan explicit dan
penyimpan pengetahuan tacit yang menjadi aset penting
bagi MKM.
� Proses: merujuk kepada proses kitaran aliran kerja dan
bagaimana kerja dilaksanakan di MKM. Lebih cepat kitaran
aliran kerja, lebih cepat pengetahuan berkembang. Sama
ada proses didokumenkan (pengetahuan explicit) atau
diamalkan (pengetahuan tacit), proses kerja membantu
meningkatkan kualiti perkhidmatan, produktiviti dan
pertumbuhan MKM. Proses kerja yang berkesan memastikan
aliran pengetahuan yang berkesan juga.
� Teknologi: adalah pemangkin pelaksanaan KM. Teknologi
mempercepat proses pengetahuan. Ia adalah media yang
berkesan untuk proses penciptaan, penyimpanan,
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kerangka KM 22
perkongsian dan penggunaan pengetahuan. Teknologi
membantu mengurus pengetahuan melalui berbagai alat
seperti enjin carian, media penyimpanan, intranet dan
ekstranet.
3.2.3 Proses Pengetahuan
Proses Pengetahuan merujuk kepada proses penggunaan dan
pengubahan sumber pengetahuan (maklumat) kepada
pengetahuan. Proses ini ditunjukkan dalam rajah 5 dan melalui
langkah-langkah berikut:
• Kenal pasti:
Mengenal pasti pengetahuan kritikal perlu untuk membina
kompetensi utama. Menentukan pengetahuan yang diperlukan
adalah kritikal untuk mencapai matlamat yang hendak dicapai.
• Cipta:
Mencipta pengetahuan merujuk kepada pengubahan
pengetahuan sedia ada dan membina pengetahuan baru.
Penciptaan pengetahuan berlaku dengan berbagai cara
contohnya perbincangan, latihan, mesyuarat dan melalui
aktiviti-aktiviti ‘brainstorming’.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kerangka KM 23
• Simpan:
Pengetahuan boleh disimpan melalui proses mendokumenkan
proses kerja. Ia juga boleh tersimpan sebagai pengetahuan tacit
di dalam fikiran individu melalui pengalaman yang dilalui dan
kemahiran yang diperoleh.
• Kongsi:
Perkongsian pengetahuan menggalakkan pembelajaran secara
berterusan dan penciptaan pengetahuan baru. Perkongsian
berlaku dalam pelbagai cara seperti disimpan dalam
pangkalan data atau diedarkan melalui dokumen. Perkongsian
juga berlaku melalui perpindahan maklumat di antara individu
melalui perbincangan, bengkel, seminar dan juga melalui proses
pengajaran dan pembelajaran.
Rajah 5: Proses Pengetahuan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kerangka KM 24
• Guna:
Penggunaan pengetahuan berlaku semasa menjalankan kerja.
Pengetahuan mempunyai nilai tambah apabila ianya
digunakan secara bijak untuk meningkatkan kualiti
perkhidmatan.
3.2.4 Hasil
Proses pengetahuan meningkatkan keupayaan individu, kumpulan
dan organisasi MKM. Ia juga meningkatkan kualiti pengurusan dan
perkhidmatan. Penciptaan pengetahuan baru hasil dari proses dan
perkongsian pengetahuan mampu meningkatkan prestasi individu
serta keupayaan kumpulan.
Di peringkat organisasi, proses pengetahuan menghasilkan
keseimbangan dan proses pembelajaran berterusan. Ia
meningkatkan keupayaan individu dan kumpulan individu dalam
organisasi untuk memberi perkhidmatan berkualiti. Hasilnya ialah
keuntungan kepada organisasi kerana kualiti perkhidmatan dapat
ditingkatkan dan juga masyarakat mendapat faedah daripadanya.
Kejayaan MKM menguruskan pengetahuan secara langsung
memberi faedah kepada gerakan koperasi pada keseluruhannya.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 25
Pelan Strategik KM
4.1 RANGKA KERJA PELAN STRATEGIK KM
Dalam merangka draf Pelan Strategi KM ini, aktiviti kerja berikut telah
dilaksanakan:
• Menetapkan visi, misi dan nilai utama,
• Menganalisa persekitaran amalan KM;
• Menggubal matlamat-matlamat jangka panjang;
• Menjana strategi-strategi alternatif;
• Menilai dan memilih strategi-strategi dan inisiatifnya;
• Penyemakan semula organisasi dan sumber-sumber;
• Merangka program KM;
• Merangka strategik pelaksanaan inisiatif KM.
4
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 26
4.2 PERNYATAAN VISI
Pernyataan Visi MKM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:
Pernyataan visi adalah gambaran apa yang hendak dicapai oleh MKM
pada masa depan seperti yang diinginkan oleh Pemegang Taruh,
terutamanya pihak kerajaan dan koperasi.
Penyataan visi ini menerangkan hala tuju MKM dalam melaksanakan inisiatif
KM untuk tempoh masa 5 tahun dari sekarang. Visi MKM berkaitan dengan
KM adalah sejajar dengan cita-cita warga MKM pada masa ini supaya
kecemerlangan MKM sebagai institusi pendidikan koperasi bertaraf dunia di
masa depan akan berteraskan kepada KM.
Penyataan ini bermaksud, sebagai komponen utama dalam gerakan
koperasi di peringkat negara dan di peringkat global, MKM sentiasa
mengamalkan budaya mencipta, menyimpan, berkongsi dan menggunakan
pengetahuan dalam semua aktiviti pengurusan, promosi, pengajaran,
pembelajaran, penyelidikan, konsultasi dan aktiviti-aktiviti sokongan yang
lain.
Dengan latihan dan pendedahan yang berterusan dalam bidang KM, visi ini
akan menjadi satu realiti dan akan melonjakkan kredibiliti MKM di kalangan
sektor awam di Malaysia sebagai organisasi pelopor kepada pengurusan
berteraskan KM. Di peringkat global pula, MKM akan mempunyai kredibiliti
sebagai peneraju utama gerakan koperasi yang membudayakan KM dalam
operasi hariannya.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 27
Bagi menilai pencapaian terhadap visi ini, 6 pengukur prestasi digunakan
seperti ditunjukkan dalam rajah 6:
1. Diiktiraf Dalam Dan Luar Negara
Pengukur: Antara aras ukuran yang boleh digunakan adalah seperti
berikut:
i. menerima lawatan dari tetamu dari organisasi awam dan swasta
untuk membuat ‘benchmarking’ amalan terbaik KM,
ii. menjadi pakar rujuk proses pembudayaan KM,
iii. menerima jemputan membentangkan kertas kerja mengenai
proses pembudayaan KM atau menghadiri seminar antarabangsa,
serta mendapat anugerah dan pengiktirafan daripada organisasi
antarabangsa dalam bidang berkaitan KM.
Rajah 6: Pengukur Prestasi Pencapaian Visi
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 28
2. Warga MKM Yang Kompeten
Pengukur: Jumlah muat naik dan capaian sumber pengetahuan,
bilangan langganan terhadap bahan-bahan ilmu, bilangan latihan dan
kursus yang dihadiri dan kekerapan warga kerja dirujuk oleh orang lain
bagi kemahiran kerja yang dimiliki.
3. Menyediakan Perkhidmatan Berkualiti
Pengukur: Kekerapan Capaian Maklumat MKM oleh pelanggan, Bilangan
Pelajar yang mengakses sistem e-Learning, kecepatan sumber
pengetahuan dapat dicapai dan ketepatan sumber pengetahuan yang
diperoleh.
4. Kekayaan Pengetahuan Dan Taksonomi Korporat Yang Berkesan
Pengukur: Penggunaan taksonomi yang popular dan kerap digunakan.
5. Mempunyai Infrastruktur, Sistem, Dan Proses KM Yang Berkesan
Pengukur: Perkakasan dan peralatan yang terkini, sistem aplikasi
bersepadu berasaskan ‘data warehouse’, proses kerja yang telah
diautomasikan. Metodologi semua aliran proses kerja telah
didokumenkan.
6. Mempunyai ‘Communities of Practice’ (CoP) Yang Berkesan
Pengukur: Bilangan CoP yang dibentuk, bilangan CoP bertemu, bilangan
dokumen yang dihasilkan dan bilangan keputusan CoP yang
dilaksanakan.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 29
4.3 PENYATAAN MISI
Pernyataan Misi MKM terhadap pelaksanaan KM adalah seperti berikut:
MKM menetapkan misi untuk mewujudkan KM yang efektif melalui
persekitaran yang kondusif bagi menyokong proses pembudayaan KM
secara berterusan. Sejajar dengan fungsi MKM sebagai pusat latihan koperasi
yang menawarkan program-program khidmat runding, latihan dan
pendidikan koperasi, MKM berkeyakinan pembudayaan KM akan memberi
sumbangan yang relevan kepada kecemerlangan gerakan koperasi.
Persekitaran yang betul, sesuai dan selesa akan membantu pimpinan MKM
memacu kejayaan inisiatif KM dengan menentukan hala tuju KM yang jelas,
struktur pengurusan KM yang berkesan, mendapatkan sumber kewangan
yang mencukupi dan sokongan serta galakan yang berterusan terhadap
semua inisiatif KM.
Persekitaran yang kondusif memberi keyakinan dan semangat yang
diperlukan oleh warga kerja MKM untuk bersama-sama berkongsi
pengetahuan dan kemahiran yang dimiliki dan menggunakan pengetahuan
tersebut untuk memangkinkan penciptaan pengetahuan baru. Hasilnya,
persekitaran ini akan meningkatkan kualiti modal insan MKM itu sendiri. Modal
insan berpengetahuan akan meningkatkan kualiti perkhidmatan MKM secara
keseluruhan.
Pimpinan berwibawa dan warga kerja berpengetahuan akan melicinkan
operasi harian melalui proses kerja yang efisien dan sentiasa ditambah baik.
Kemudahan infrastruktur ICT yang menggunakan teknologi terkini serta
automasi proses kerja kepada sistem aplikasi yang bersepadu akan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 30
memudahkan pengaliran sumber pengetahuan merentasi warga kerja yang
berkhidmat di Pusat-pusat, Unit-unit dan Pejabat-pejabat Cawangan dalam
organisasi MKM.
4.4 ANALISA KEKUATAN, KELEMAHAN, PELUANG DAN ANCAMAN
Bagi merancang secara strategik aktiviti KM di masa depan, teknik analisis
SWOT telah digunakan. Teknik ini digunakan untuk mengenal pasti faktor-
faktor kekuatan dan kelemahan yang ada di dalam MKM yang akan
menjadi galakan atau halangan kepada proses melaksanakan KM. Analisa
SWOT juga dapat mengenal pasti peluang-peluang dan ancaman-
ancaman dari luar MKM yang boleh menyumbang kepada kesan positif dan
negatif kepada hasrat melaksanakan KM .
Berikut adalah senarai kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman utama
bagi MKM dalam perancangan strategik KM pada masa kini:
KEKUATAN KELEMAHAN
S1: Kesedaran dan sokongan padu pengurusan atasan terhadap kepentingan KM.
S2: Komposisi warga kerja muda yang
terbuka kepada perubahan, pembaharuan dan pengurusan berinovasi dan kreatif.
S3: Kompetensi asas dalam pengurusan
proses kerja, dokumen dan bahan pengajaran dan pembelajaran.
S4: Proses penciptaan nilai melalui KM dapat meningkatkan kualiti kerja dari segi pengisian pengetahuan.
S5: Infrastruktur asas ICT mencukupi untuk
menyokong proses penciptaan,
penyimpanan, pencapaian,
perkongsian dan penggunaan sumber
pengetahuan.
W1: Pengurusan berhierarki dalam
capaian dan perkongsian sumber pengetahuan.
W2: Keengganan berkongsi hasil kerja,
kemahiran dan kepakaran kerana usaha dan pencapaian individu dianggap sebagai hak peribadi.
W3: Output KM adalah ‘indirect’, tidak
nampak secara fizikal tetapi lebih kepada penambahbaikan proses.
W4: Pengurusan sistem ICT yang tidak bersepadu dan kekangan infrastruktur mengehadkan keberkesanan komunikasi.
W5: Pengguna sistem KM mengambil
masa untuk membudayakannya dalam tugas seharian.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 31
PELUANG ANCAMAN
O1: Dasar kerajaan yang menekankan
perlunya modal insan yang berasaskan warga kerja berpengetahuan.
O2: Perkongsian pengetahuan secara
global dengan adanya capaian mudah melalui ICT.
O3: Permintaan yang meningkat dari luar
untuk pengetahuan baru. O4: Keperluan akses kepada tenaga pakar
MKM dari kalangan ahli koperasi dan pelanggan luar yang lain.
T1: Pemegang Taruh meletakkan
harapan tinggi terhadap pulangan pelaburan dalam KM
4.5 TERAS STRATEGIK
Dapatan dari analisa SWOT digabungkan untuk menjana beberapa strategi
alternatif yang boleh digunakan untuk melaksanakan inisiatif KM. Teras
Strategik dikategorikan mengikut Kerangka Kerja KM yang membahagikan
strategi KM kepada kepimpinan, modal insan, proses dan teknologi.
1. Kepimpinan
Kejayaan Inisiatif KM bergantung penuh kepada ciri-ciri Kepimpinan
Transformasi. Kepimpinan Transformasi akan meningkatkan keberkesanan
pada semua peringkat organisasi dari pihak atasan kepada peringkat
yang lebih kecil seperti Pusat/Unit. Sokongan berterusan kepimpinan
organisasi adalah asas penting dalam mempelopori inisiatif KM dan
menentukan hala tuju serta memacu kepada kejayaan projek-projek KM.
Peranan kepimpinan di peringkat Pusat/Unit perlu dipertingkatkan
sehingga mereka menjadi pejuang kepada aktiviti-aktiviti KM di Pusat/Unit
masing-masing seperti menggalak, memantau dan menguatkuasakan
proses perkongsian, pemakaian dan penciptaan sumber ilmu.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 32
2. Modal Insan
Meningkatkan kemampuan modal insan dari aspek pengetahuan dan
kemahiran secara berterusan sehingga MKM melahirkan warga kerja
berpengetahuan (Knowledge Worker) dan menjadi pakar dalam bidang
masing-masing. Antara kualiti yang perlu ada pada warga kerja
berpengetahuan ialah menggunakan pengetahuan sedia ada dalam
proses kerja harian, mampu mencipta pengetahuan baru, sentiasa
bersedia untuk berkongsi maklumat dan pengetahuan dengan orang
lain, dan memastikan pengetahuan di’codify’ dalam bentuk yang
sistematik untuk membolehkan akses pada masa akan datang.
Latihan berterusan perlu dirancang dan dilaksanakan untuk
meningkatkan kualiti pengetahuan mereka. Pengukuran berterusan juga
perlu dibuat untuk memantau tahap kemahiran mereka dan impak
perkhidmatan yang diberi kepada pelanggan serta keseluruhan gerakan
koperasi.
3. Proses
Mewujudkan proses KM ‘holistik’ yang merangkumi penciptaan,
penyimpanan, perkongsian dan penggunaan pengetahuan sesama
warga kerja dan pihak berkepentingan dalam gerakan koperasi. Semua
proses ini akan disokong oleh struktur organisasi KM yang strategik dan
mantap.
Bagi memantapkan proses KM, semua proses aliran pengetahuan di MKM
perlu didokumenkan secara sistematik sehingga dokumen tersebut
menjadi rujukan semua warga kerja menjalankan kerja harian mereka.
Pemantauan, penguatkuasaan dan pengukuran perlu dilaksanakan
secara berterusan oleh Jawatankuasa KM.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 33
4. Teknologi
Mengoptimumkan keupayaan teknologi dalam menyokong proses
pengurusan pengetahuan dengan meningkatkan kemudahan
infrastruktur ICT, sistem aplikasi dan peralatan teknologi terkini seperti
sidang video, aplikasi ‘mobile’ dalam menyokong proses KM.
4.6 PETA STRATEGI
Peta Strategi adalah penerangan secara visual strategi sesebuah organisasi.
Bagi organisasi awam seperti MKM, Peta Strategi menerangkan rancangan
organisasi untuk meningkatkan prestasi mereka dalam mencapai misi yang
telah ditetapkan melalui hubungan sebab-akibat antara beberapa objektif.
Setiap objektif pula mempunyai pengukur, sasaran dan inisiatifnya yang
tersendiri termasuk pegawai yang bertanggungjawab melaksanakannya.
Perspektif Peta Strategi untuk MKM telah disesuaikan untuk memenuhi
keperluan strategik KM seperti digambarkan oleh rajah 7
1. Hasrat Pencapaian
2. Pemegang Taruh
3. Program-program KM
2. Proses Dalaman
5. Teras Pemboleh Proses
6. Pembelajaran dan Pertumbuhan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 34
4.7 SCORECARD PERINGKAT KORPORAT
Apabila organisasi telah menganalisis misinya, mengenal pasti Pemegang
Taruh dan menetapkan matlamat atau strateginya, organisasi tersebut
memerlukan satu cara untuk mengukur prestasinya ke arah pencapaian
matlamat-matlamat atau strategi-strategi yang telah ditetapkan. Kaedah
Scorecard adalah salah satu cara yang digunakan untuk mengukur
kemajuan tersebut. Scorecard menyenaraikan objektif-objektif strategik yang
di cungkil daripada Peta Strategi, bersama-sama pengukur dan inisiatifnya
yang tersendiri.
Dalam konteks Peta Strategi KM ini, terdapat 25 objektif strategik merangkumi
perspektif Pemegang Taruh, Proses-proses Dalaman, Teras Pemboleh Proses
dan Pembelajaran dan Pertumbuhan. Senarai di bawah menyenaraikan
objektif-objektif tersebut:
Rajah 7: Peta Strategi KM
Hasrat
Pencapaian
Teras Pemboleh
Proses
Proses-proses
Dalaman
Pemegang Tara
Pembelajaran &
Pertumbuhan
Sumber
Kewangan
Mencukupi
‘Good Governance’
Program KM Mentoring
& Coaching
Knowledge
Cafe
Shadowing
BenchmarkingKnowledge
Experts
Yellow
Pages of
Experts
Communities
of Practice
After-Action
Review
Peer
Assists
Story Telling
Knowledge
Bank
Pemantapan
Kepimpinan &
Struktur Organisasi
Pengurusan RisikoPengurusan Perubahan
Lahirkan
Champion
KM
Pengurusan
KM
Berstruktur
Kajian Aliran
Pengetahuan
Mendokumen
K-Explicit
Mendokumen
K-Tacit
Pengurusan
Kepakaran
Individu
Kajian
Meningkat
Kapasiti ICT
Penyelarasan
KM dengan
Pelan
Strategik ICT
Pemantauan &
Penguatkuasaan
Penghargaan
dan
Pengiktirafan
Komunikasi
Berkesan
Penilaian
Berkesan
Pengajaran
Pembelajaran
Berkesan
Latihan
Berterusan
Amalan
KM
Berterusan
Pembinaan
Taksonomi
Taksonomi
Koporat
Sistem
Aplikasi
Bersepadu
Portal KM
Pembangunan
K-Workers
Pusat
Kecemerlangan
KM
Aplikasi
K-Based
Enterprise
Wide
Kompetensi
Tinggi Mengurus
Pengetahuan
Pembangunan
Modal Insan
Berpengetahuan
Putaran Proses
Pengetahuan
Berterusan
Memperkasakan
Aplikasi Sistem &
Infrastruktur ICT
: VISI : Menjadi Institusi Pendidikan Koperasi Bertaraf Dunia Berteraskan Kecemerlangan Pengurusan Pengetahuan
Institusi
Bertaraf Dunia
Mengamalkan
KM
ISO semua
Aktiviti
Teras
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 35
1. PERSPEKTIF PEMEGANG TARUH
Jadual 4: Perspektif Pemegang Taruh
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
S1: MKM menjadi
institusi pendidikan
koperasi bertaraf
dunia berteraskan
KM
Ukuran 1: Bilangan anugerah peringkat kebangsaan
1 anugerah prestij
Pencalonan untuk Anugerah Kualiti/ Inovatif dan kreatif di peringkat negeri /kementerian
Ukuran 2: Bilangan pengiktirafan daripada organisasi antarabangsa.
1 pembentangan kertas kerja pembudayaan KM
menghadiri persidangan/ seminar
S2: MKM menjadi pusat
kecemerlangan
pengetahuan
gerakan koperasi
Ukuran 1:Bilangan lawatan dari organisasi awam dan swasta untuk membuat ‘benchmarking’ amalan terbaik KM.
Lawatan dari organisasi 3 kali setahun
membuat publisiti di media massa
S3: MKM beroperasi
berteraskan warga
kerja
berpengetahuan
Ukuran 1: Peratus capaian sumber dan bilangan pengetahuan di muat turun (download)
Peratusan capaian sumber meningkat pada kadar 10% setahun berbanding sedia ada
Insentif dan Pengiktirafan Warga kerja yang aktif menggunakan Taksonomi Korporat & Portal myKM
Ukuran 2: Peratus
pengguna Portal
myKM
Peratusan
penggunaan
meningkat pada
kadar 50% setahun
pengiktirafan warga kerja yang aktif menyumbang (upload)
ukuran 3: Peratus
pengguna memuat
naik (upload)
bahan
Peratusan capaian
sumber meningkat
pada kadar 10%
setahun
berbanding sedia
ada
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 36
S4: MKM mempunyai
Sistem Aplikasi
bersepadu
berasaskan
‘Knowledge Based
Enterprise Wide’
Ukuran 1: bilangan sistem aplikasi bersepadu
2 aplikasi setiap tahun
Memohon peruntukan pembangunan ICT untuk
meningkatkan infrastruktur dan sistem bersepadu
Menyediakan polisi ke arah ‘paperless’
Ukuran 2: Peratus
Infrastruktur dalam
Pelan Strategik ICT
telah disediakan
berbanding yang
dirancang.
100% keperluan
infrastruktur pelan
strategik ICT
S5: MKM mempunyai
kompetensi tinggi
mengurus sumber
pengetahuan
Ukuran 1: Jumlah
proses aliran
pengetahuan telah
didokumenkan
Semua Pusat dan Unit telah mendokumenkan semua proses aliran pengetahuan pada Disember
tahun 2011
Bengkel Analisa Proses Aliran Pengetahuan
Melantik jururunding untuk memberi
khidmat nasihat
Menyediakan polisi berkaitan Proses Aliran Pengetahuan
Ukuran 2: Jumlah
Kemahiran dan
Kepakaran Tacit
telah direkodkan
100% pegawai
yang akan bersara telah menjalani program kodifikasi kepakaran tacit
Melantik
jururunding untuk memberi khidmat nasihat
Mewujudkan polisi bagi mengekalkan aliran pengetahuan yang keluar.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 37
2. PERSPEKTIF PROSES DALAMAN
Jadual 5: Perspektif Proses Dalaman
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
P1: MKM mempunyai
struktur organisasi
KM
Ukuran 1: Penubuhan Pusat Pengurusan Pengetahuan (KMC)
Penubuhan pada 2011
Menaik taraf UPP kepada Pusat Pengurusan Pengetahuan (KMC)
Menaik taraf keupayaan dan kapasiti/ kemampuan UPP sedia ada
Ukuran 2: Bilangan Knowledge Café yang diwujudkan
Pembukaan 5 buah ‘Knowledge Café’ pada awal 2011
Mengenal pasti lokasi dan peruntukan bajet untuk kerja ubahsuai ruangan sedia
ada
Ukuran 3: Bilangan Penandaarasan Amalan Terbaik oleh pengamal KM yang berjaya
3 lawatan ke organisasi luar dilakukan pada tahun 2010
Lawatan berikutnya 2 kali setahun
Lawatan dalam atau luar negara ke organisasi yang berjaya dalam KM
P2: MKM dapat
melahirkan
Pejuang KM yang
berdedikasi dan
komited
Setiap Pusat/Unit mempunyai
sekurang-kurangnya seorang pejuang KM
Pelantikan dibuat selewat-lewatnya
Disember 2010
Latihan intensif program KM
secara berterusan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 38
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
P3: MKM mempunyai
sistem
pemantauan dan
penguatkuasaan
program KM
Skor kajian pelaksanaan program KM
Skor: 4 /5
Membangun dan Melaksanakan Kajian Keberkesanan
P4: MKM
melancarkan
program-program
KM secara
berterusan
Jumlah program KM yang berjaya dilancarkan
5 program KM setiap tahun
Mengatur program mengikut prioriti
P5: MKM mempunyai
sistem
pengiktirafan
Bilangan program penghargaan setiap tahun
5 penghargaan Menganjurkan Hari KM
P6: MKM
menjalankan
program latihan
berkaitan KM
secara berterusan
Ukuran 1: Setiap warga kerja menjalani latihan /kursus berkaitan KM
minima 2 kali setahun bagi setiap warga kerja
Menganjurkan latihan/Kursus
Ukuran 2: Warga kerja baru dilatih dalam masa induksi dijalankan
P7: MKM
mengendalikan
kajian aliran
pengetahuan
Ukuran 1: Semua proses aliran pengetahuan bagi aktiviti teras Pusat/ Unit telah dikenal pasti
Semua proses aliran pengetahuan bagi aktiviti teras didokumenkan dalam tahun 2010
Latihan ‘Train the trainers’
Mendokumenkan proses aliran pengetahuan
Ukuran 2: Semua
proses aliran pengetahuan selain aktiviti teras Pusat dan Unit telah dikenal pasti
Semua proses aliran
pengetahuan bukan aktiviti teras telah didokumenkan dalam tahun 2011
Pejuang KM
memantau aktiviti dokumentasi
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 39
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
P8: MKM mempunyai
sistem
pengajaran
pembelajaran
berasaskan KM
Ukuran 1: Kekerapan Pegawai Latihan muat naik dan capai bahan pengajaran pembelajaran
Semua Bahan Pengajaran di muat naik pada minggu pertama semester bagi kursus Jangka panjang dan dua hari bagi kursus Jangka pendek
serta memenuhi kriteria ‘Objective Learning’
Latihan kepada Pegawai Latihan tatacara muat naik dan menentukan ‘level of access’ dokumen
Skim galakan
menggunakan sistem-sistem KM diperkenalkan
P9: MKM
Mendokumenkan
Pengetahuan
Explicit dan
pengetahuan
Tacit
Ukuran 1: Bilangan proses kerja untuk didokumenkan telah dikenal pasti
Semua proses kerja telah didokumenkan pada akhir tahun 2010
Latihan mendokumenkan proses kerja
Ukuran 2: Bilangan kepakaran pegawai telah dikenal pasti
Semua kepakaran pegawai telah di kodifikasi
Menjalankan aktiviti kodifikasi kemahiran pegawai yang mempunyai kepakaran
Ukuran 3: pangkalan data ‘Yellow Pages of Expert’ telah siap
dibina
Semua maklumat pegawai dan kepakaran masing-masing telah
disimpan
Kemas kini maklumat pegawai dan kepakaran
secara berterusan
P10: MKM mempunyai
pengurusan
kepakaran
individu yang
sistematik
Ukuran 1: Jumlah Kemahiran dan Kepakaran Tacit pegawai telah direkodkan
Sistem ‘Knowledge Expert’ telah siap dibangunkan pada tahun 2010
Kajian tahunan persepsi keberkesanan
Ukuran 2: Program mentoring, coaching dan shadowing telah dimulakan
Pegawai yang akan bersara dilantik sebagai mentor
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 40
Ukuran 3: ‘Comunities of Practice’ telah ditubuhkan di
setiap Pusat dan Unit
Minima 4 aktiviti ‘Comunities of Practice’ dijalankan oleh setiap Pusat
dan Unit pada tahun pertama. Pertambahan 25% aktiviti tahun-tahun berikutnya.
Skim galakan peserta ‘Comunities of Practice’
diperkenalkan
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
P11: MKM mempunyai
pengurusan
kepakaran
individu yang
sistematik
Ukuran 4: Bilangan Program ‘After Action Review’ telah dimulakan
Minima 4 aktiviti ‘After Action Review’ dijalankan oleh setiap Pusat dan Unit pada tahun pertama. Pertambahan 25% aktiviti tahun-tahun
berikutnya.
Skim galakan peserta ‘After Action Review’ diperkenalkan
Ukuran 5: Bilangan Program ‘Peer Assists’ telah dimulakan
Minima 4 aktiviti ‘Peer Assists’ dijalankan oleh setiap Pusat dan Unit pada tahun pertama. Pertambahan 25%
aktiviti tahun-tahun berikutnya.
Skim galakan peserta ‘Peer Assists’ diperkenalkan
Ukuran 6: Bilangan Program ‘Story Telling’ telah dimulakan
Sekali setiap 2 bulan Peserta ‘Story Telling’ diperkenalkan dalam Perhimpunan Bulanan.
P11: MKM
memperluaskan
persijilan ISO bagi
semua aktiviti
teras
Ukuran 1: Proses Pengajaran dan Pembelajaran semua peringkat.
Sijil Pengurusan Koperasi
Mempercepat inisiatif kajian proses aliran pengetahuan dan mendokumen
prosedur pengendalian Sijil Pengurusan Koperasi.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 41
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
P12:
MKM mengendali
kajian keperluan
meningkat
kapasiti ICT
Ukuran 1: Pelan keberkesanan Kajian perlaksanaan Pelan Strategik ICT selaras dengan keperluan KM
Semua aplikasi Sistem Knowledge-Based Enterprise-wide telah dibangunkan pada tahun 2015
Kajian semula keberkesanan Plan Strategik ICT agar selaras dengan keperluan KM
Mendapatkan kelulusan bajet
P13: MKM memastikan
kewangan yang
mencukupi
Ukuran 1: Peratusan bajet yang diluluskan oleh KWAPK
Peningkatan 10% setiap tahun
Memohon peruntukan kepada Kerajaan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 42
3. PERSPEKTIF TERAS PEMBOLEH PROSES
Jadual 6: Perspektif Teras Pemboleh Ubah
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
T1: MKM menerap
‘Good Govenance’
dalam pengurusan
KM
Ukuran 1: Bilangan anugerah peringkat kebangsaan dari perspektif ‘Good
Govenance’
2 anugerah prestij
Pencalonan untuk Anugerah Inovatif dan Kreativiti peringkat negeri/kementerian
Ukuran 2: Laporan
audit berkaitan aktiviti KM
‘Clean’ Laporan
Audit.
Penilaian berkala
aktiviti KM yang dijalankan
Ukuran 3: Bilangan pengiktirafan daripada organisasi antarabangsa.
2 pembentangan kertas kerja pembudayaan KM.
MKM sendiri menjadi rujukan pihak luar.
T2: MKM mengurus
risiko secara
berhemah dalam
menguruskan KM
Ukuran 1: Tahap ukuran pematuhan kepada aktiviti KM
mencapai skor 4/5
Aduan berkurangan sebanyak 20% setahun daripada tahun sebelumnya.
Tindakan proaktif menangani risiko
Membina Skala bagi skor Tahap Pematuhan Aktiviti KM
T3: MKM
mempertingkat
pengurusan
perubahan untuk
melicinkan proses
pembudayaan KM
Ukuran 1: jumlah program ‘awareness’ KM yang berbentuk ‘action oriented’ telah dijalankan
Peratusan capaian sumber meningkat pada kadar 20% setahun.
Insentif dan Pengiktirafan Warga kerja yang aktif menggunakan Taksonomi Korporat & Portal myKM
Ukuran 2: Bilangan penggunaan Portal myKM oleh individu.
penggunaan meningkat 20% setahun berbanding tahun sebelum.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 43
4. PERSPEKTIF PEMBELAJARAN DAN PERTUMBUHAN
Jadual 7: Perspektif Pembelajaran Dan Pertumbuhan
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
L1: MKM memantapkan
kepimpinan dan
struktur pengurusan
KM
Ukuran 1: Peratusan mentor KM di tambah
5% setiap tahun daripada bilangan warga kerja menjadi mentor KM.
Mentor yang dilahirkan mengikut kepakaran bagi memantapkan
lagi bidang kepakaran
Melahirkan mentor mengikut kepakaran
Ukuran 2: Mendapat pengiktirafan muat
naik terbanyak.
1 pengiktirafan setahun
Mewujudkan Hari KM
L2: MKM
membangunkan
modal insan yang
mengamalkan
budaya
pengetahuan
Ukuran 1: Kekerapan menyertai program KM
Setiap pegawai kanan dan pegawai latihan menyertai
program KM seperti CoP, AAR, Story Telling sekurang-kurangnya sekali setahun bagi setiap program
Skim galakan Diperkenalkan
Ukuran 2: Bilangan muat naik bahan selepas menyertai kursus kemahiran KM
50% bahan di muat naik dalam Portal myKM
Menggalakkan aktiviti muat naik.
Mewujudkan polisi muat naik
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Strategik KM 44
Objektif Ukuran Sasaran Inisiatif
L3: MKM
mempergiatkan
proses pengetahuan
secara berterusan
termasuk dalam SKT
Ukuran 1: Peratusan proses kerja telah didokumenkan
20% proses kerja telah didokumenkan pada akhir tahun 2011
Bengkel Proses Kerja
Jadikan sebagai Sasaran Kerja Tahunan (SKT)
Ukuran 2: Peratusan kepakaran pegawai telah dikenal pasti
10% kepakaran pegawai telah di kodifikasi pada akhir tahun 2011
Yellow Pages of Expert
L4: MKM
memperkasakan
Aplikasi Sistem dan
Infrastruktur
Ukuran 1: Pelan keberkesanan Kajian perlaksanaan
Pelan Strategik ICT selaras dengan keperluan KM
Semua aplikasi Sistem Knowledge-Based Enterprise-wide telah
dibangunkan pada tahun 2015
Kajian semula keberkesanan Pelan Strategik ICT agar selaras dengan
keperluan KM
Mendapatkan kelulusan bajet
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 45
Program KM
5.0 PROGRAM-PROGRAM KM
Program-program KM yang dirangka untuk dilaksanakan di MKM bertujuan
menguruskan secara sistematik proses pemindahan, perkongsian dan
penggunaan dua jenis pengetahuan, iaitu pengetahuan tacit dan
pengetahuan explicit. Kedua-dua pengetahuan saling menyokong untuk
pemindahan dan penciptaan pengetahuan baru.
Program-program tersebut merangkumi program yang berasaskan
hubungan manusia (fizikal) dan program yang berasaskan ICT (virtual) dan
digambarkan dalam rajah 8.
Program ini telah dibina hasil kombinasi 3 model iaitu:
• Model Pengetahuan SECI oleh Nonaka, Toyama dan Konno yang
menjelaskan proses pemindahan dan penciptaan pengetahuan tacit
dan pengetahuan explicit.
• Model Alat-alat dan Teknik KM yang merupakan Sistem-sistem KM yang
digunakan untuk menguruskan pengetahuan explicit dan sistem-sistem
yang digunakan untuk menguruskan pengetahuan tacit.
• Model Sistem KM untuk Institusi Pengajian Tinggi oleh Dr Wan Maseri Wan
Mohd. Model ini berasaskan sistem e-Learning, ‘Aplikasi Knowledge Base
Enterprise’ , Pusat Sumber Dokumen dan Portal Pakar Pengetahuan.
(Rujuk Lampiran 3 untuk penerangan lanjut mengenai 3 model-model
tersebut).
5
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 46
5.1 PROGRAM UNTUK PROSES SOSIALISASI
Program untuk menyokong proses sosialisasi menekankan program berbentuk
fizikal. Pengetahuan dan pengalaman yang sangat unik, sukar untuk
didokumenkan. Perkongsian pengetahuan hanya boleh berlaku melalui
pertemuan secara fizikal di mana pengetahuan tercipta, tersimpan, dan
dikongsi bersama melalui perbincangan, penerangan dan tunjuk cara.
Di antara program yang dicadangkan untuk proses Sosialisasi ialah:
• ‘Knowledge Café’,
• ‘Mentoring’ dan ‘Coaching’
• ‘Shadowing’
• ‘Benchmarking’
• ‘Yellow Pages of Expert’
Rajah 8: Model Rekabentuk Program KM untuk MKM
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 47
Jadual 8: Program Sosialisasi KM
No Program Keterangan Faedah
1.
‘Knowledge Café’
Satu program menyediakan
ruangan kondusif untuk perbincangan bertukar maklumat dan berkongsi
pengetahuan. Untuk membolehkan Knowledge Café beroperasi, pengubahsuaian pada ruang kantin dan/atau perpustakaan sedia ada mungkin boleh dipertimbangkan.
Knowledge Cafe perlu menyediakan tempat untuk perbincangan ‘informal’ dan papan untuk menulis atau mencatat nota-nota dan lakaran-lakaran penting perbincangan. Ruangan ini boleh menyediakan hidangan air minuman seperti kopi percuma bagi menarik kakitangan untuk mengadakan perbincangan. Mengelakkan perbincangan negatif seperti perbincangan berunsur fitnah, penghinaan, gosip dan seumpamanya. Bagaimanapun, program Knowledge Cafe ini perlu
dipantau dari masa ke semasa dan kod etika penggunaannya
mesti disediakan dengan jelas.
• Merangsang perbincangan dan
perkongsian ilmu • Membolehkan perpindahan
pengetahuan berlaku dan memberi impak yang positif kepada warga MKM dan organisasi
2. ‘Mentoring’ dan ‘Coaching’
‘Mentoring’ adalah satu
program latihan secara perseorangan di mana mentor memberi tunjuk ajar dalam
bentuk ‘on-job training’ dari masa ke semasa.
Program ini membolehkan pengetahuan tacit individu yang memiliki kepakaran tertentu MKM dikekalkan dengan cara
‘diperturunkan’ kepada mereka yang dipilih untuk ‘mewarisi’ kepakaran tersebut.
Contoh Knowledge Cafe di Pusat
Pengurusan Ilmu (KMC) Bank Negara
Malaysia
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 48
‘Coaching’ pula merupakan
program memberi pandangan dan kritikan oleh mentor sekiranya mentee melakukan
sebarang kesilapan bagi memastikan kerja tersebut dilakukan mengikut apa yang sepatutnya.
Perlaksanaan mentoring dan coaching ini perlu dipantau oleh Jawatankuasa KM dari masa ke
semasa bagi memastikan perpindahan pengetahuan berlaku.
Pengukuran tahap pencapaian program perlu dibuat dari masa ke semasa.
3. ‘Shadowing’ ‘Shadowing’ merupakan satu program latihan secara
perseorangan di mana mentee akan mengikut semua aktiviti mentor bagi memastikan proses pembelajaran berlaku dengan berkesan.
Program ini sesuai bagi kakitangan yang akan berpencen.
Program Shadowing ini perlu dipantau oleh Jawatankuasa KM dari masa ke semasa bagi
memastikan perpindahan pengetahuan berlaku.
Pengukuran tahap pencapaian program perlu dibuat dari masa ke semasa.
Program ini membolehkan pengetahuan tacit kepakaran
individu ‘diperturunkan’ kepada mereka yang dipilih untuk ‘mewarisi’ kepakaran tersebut.
2. ‘Bench- marking’
Satu proses penciptaan pengajaran yang berlaku dengan merujuk kepada pengalaman organisasi lain. Benchmarking adalah untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman organisasi lain
Mendapat maklumat terkini faktor-faktor kejayaan atau kegagalan program-program yang telah dilaksanakan.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 49
dalam melaksanakan program-program tertentu.
Kebiasaannya benchmarking berlaku melalui lawatan sambil
belajar ke organisasi tertentu yang telah dan sedang melaksanakan program-program KM.
Menjadi penanda aras amalan KM terbaik yang boleh dijadikan contoh bagi melaksanakan program yang seumpama di
MKM kelak.
5. ‘Yellow Pages of Expert’
Mengesan kepakaran mengikut kategori tertentu seperti pengurusan koperasi, undang-undang koperasi, pengurusan kewangan, penyelidikan, teknik perundingan dan sebagainya.
Individu yang mempunyai kepakaran digalakkan mengemas kini profil mereka dari masa ke semasa ke dalam modul yang terdapat di dalam Portal KM.
Direktori ini sangat membantu dalam proses ‘Socialization’ bagi mengesan pakar dalam sesuatu bidang untuk pertukaran maklumat yang tidak boleh didokumenkan.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 50
5.2 PROGRAM UNTUK PROSES EKSTERNALISASI
Proses eksternalisasi melibatkan pengetahuan dipindah daripada tacit
kepada explicit. Program yang dicadangkan bagi menyokong aktiviti
eksternalisasi adalah:
• Perkongsian Kepakaran melalui K-Expert
• ‘Community of Practice’
• ‘Peer Assist’
• ‘After Action Review’
• ‘Story Telling’.
Pelaksanaan Program-program ini perlu dirancang, dibimbing dan dipantau
secara berterusan oleh Jawatankuasa KM bagi memastikan ianya berjalan
dengan baik dan memenuhi objektif KM.
Jadual 9: Program Eksternalisasi KM
No Program Keterangan Faedah
6.
K-Expert
Satu daripada modul yang terdapat di dalam Portal KM.
Modul ini membolehkan pakar bidang tertentu berkongsi pengetahuan dan pengalaman bidang kepakaran masing-masing. Perkongsian boleh dalam pelbagai bentuk seperti kertas kerja, jurnal, artikel, slide persembahan, video, gambar dan sebagainya.
Satu platform menzahirkan dengan lebih mudah
kepakaran tacit ke dalam bentuk explicit.
7. Community
of Practice
(CoP)
Satu program bagi menyokong pertukaran dan perkongsian pengetahuan di kalangan sekumpulan individu yang mempunyai bidang tugas, masalah atau minat yang sama.
Mereka berkumpul secara fizikal atau virtual untuk berbincang tentang penyelesaian masalah,
Mampu menyelesaikan masalah organisasi dengan lebih pantas, mengurangkan pertindihan kerja dan menyediakan akses kepada pakar-pakar dalam sesuatu bidang.
Bagi setiap perbincangan CoP, bahan-bahan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 51
mengembangkan lagi pengetahuan dalam bidang tertentu dan berkongsi amalan, idea atau strategi baru yang
mereka amalkan.
CoP seharusnya dibiarkan bercambah dengan sendirinya tanpa paksaan daripada pihak atasan. Mereka mesti selesa dan merasai ada keperluan dan kebaikan berada di dalam kumpulan CoP mereka. Melaluinya,
mereka boleh menyelesaikan masalah di samping meningkatkan produktiviti kerja.
Di peringkat awal pelaksanaan, CoP mesti dirangsang, disusun dan dibimbing oleh Jawatankuasa KM bagi memastikan program ini berjalan dengan baik serta mencapai objektif.
Dicadangkan pengenalan Sistem Penghargaan dan Pengiktirafan bagi menggalakkan penyertaan program CoP
perbincangan disimpan di dalam sistem CoP bagi membolehkan ianya diakses dengan mudah dan dapat
menjadi rujukan di masa depan.
8. ‘Peer Assist’
Program ini adalah satu program bantu-membantu antara individu dengan individu atau kumpulan individu yang sedang menjalankan sesuatu projek atau program.
Program Peer Assist melibatkan
pembentangan masalah atau perancangan projek. Individu lain yang berpengalaman akan memberi komen dan pandangan mereka.
Mengelakkan kesilapan berulang dalam sesuatu kerja, terutama apabila seseorang yang berpengalaman sudah pernah melakukan kesilapan tersebut.
Pengetahuan dan kepakaran melalui Peer Assist dapat
mengurangkan kos dan mempercepatkan kerja disalurkan oleh kakitangan yang berpengalaman.
Memperkayakan pengetahuan tacit dan explicit individu mahu pun kumpulan individu.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 52
9. ‘After-action Review’ (AAR)
Program yang membolehkan pengajaran atau ‘post mortem’ kepada sesuatu aktiviti di analisa, didokumenkan dan dikongsi untuk
digunakan pada masa akan datang.
Kebiasaannya, organisasi akan melakukan mesyuarat post-mortem selepas setiap program atau aktiviti, tetapi maklumat pengajaran tidak didokumenkan secara sistematik.
AAR merupakan program ringkas tanpa mengambil masa lama sama ada selepas akhir projek atau sepanjang projek berjalan.
AAR membolehkan individu
memberi maklum balas, membuat rumusan dan membuat keputusan untuk
sebarang masalah atau cabaran.
Pengajaran dan post-mortem yang didokumenkan menjadi pengetahuan explicit yang berguna untuk rujukan masa akan datang.
10. ‘Story Telling’
Program perkongsian ilmu yang disampaikan oleh seseorang kakitangan bagi menyampaikan ilmu dan pengalaman dalam
bentuk senario atau kajian kes. Pada kebiasaannya jika seseorang kakitangan terlibat dengan seminar atau pembentangan kertas ilmiah, Beliau perlu membentangkan dapatan atau pengalaman kepada rakan sekerja dalam satu sesi dalaman khas
Pengetahuan pengajaran daripada senario atau kajian kes tersebut dapat dikongsi bersama.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 53
5.3 PROGRAM UNTUK PROSES INTERNALISASI
Program untuk proses Internalisasi ialah melalui pembinaan sistem-sistem.
Tujuan sistem ini adalah untuk membolehkan pengguna menyimpan
pengetahuan tacit dan explicit untuk diakses pada masa akan datang dan
juga untuk dikongsi dengan pengguna lain. Di antara sistem yang
dicadangkan ialah Sistem Pengurus Taksonomi Pengetahuan (SPTP), Bank
Pengetahuan, Pusat Sumber Dokumen dan sistem e-Learning.
Jadual 10: Program Internalisasi KM
No Program Keterangan
Faedah
11
Pengurusan Taksonomi Pengetahuan (SPTP)
SPTP adalah pengurusan dokumen dalam pangkalan Data Korporat yang telah dikelaskan mengikut subjek iaitu Kursus yang dijalankan, Pengurusan Akademik dan Pengurusan Sokongan. Perkongsian dan tahap capaian
dokumen bergantung kepada tugas dan fungsi setiap kakitangan MKM. SPTP adalah inisiatif permulaan oleh MKM untuk membangunkan Sistem KM Holistik yang dikenali sebagai Knowledge Management Sistem atau singkatannya KMS. SPTP ini adalah fasa pertama kepada KMS.
Pengetahuan yang diperoleh dari maklumat dalam SPTP dapat dikongsi bersama oleh semua warga MKM. Perkongsian maklumat akhirnya akan memperkaya
pengetahuan semua yang mengakses SPTP secara berterusan.
12. Bank Pengetahuan (Knowledge Bank)
Sistem ini bertujuan untuk mendokumenkan pengetahuan tacit untuk membentuk pengetahuan explicit.
Modul-modul di dalam Sistem ini
disusun mengikut kategori dokumen yang terdapat di MKM.
Pengetahuan tacit dapat dipindahkan ke pengetahuan explicit
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 54
13. Sistem E-Learning
Sistem yang digunakan untuk melaksanakan proses pengajaran dan pembelajaran secara online. Bagi mencapai objektif KM, sistem e-
Learning seharusnya direka bentuk untuk mencapai matlamat berikut:
• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat bagi penyimpanan pengetahuan termasuk dalam bentuk nota, video, senarai buku rujukan, senarai laman web bahan-bahan
pembelajaran dan sebagainya.
• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat penyampaian ilmu pengetahuan walaupun tanpa pensyarah berada bersama pelajar di dalam kelas.
• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat perkongsian pengetahuan sama ada secara ‘socialization’, ‘externalization’, ‘internalization’ atau ‘combination’.
• Menjadikan sistem e-Learning sebagai tempat penggunaan pengetahuan seperti menjawab
peperiksaan atau melaksanakan tugasan.
Bagi mencapai matlamat di atas, dicadangkan penambahbaikan beberapa fungsi e-Learning sedia ada :
i. Modul Memuat naik nota pengajaran dalam bentuk nota, video, senarai buku rujukan,
senarai laman web bahan-bahan pembelajaran dan sebagainya.
ii. Modul ‘Video Conferencing’ iii. Modul Forum, Chatting, Discussion
room iv. Modul Files Bank v. Modul Peperiksaan Online vi. Modul Memuat naik tugasan
online vii. Modul latihan Online viii. Modul Proses Kemasukan
Pemarkahan secara on-line
Pengajaran dan
pembelajaran jarak jauh dapat diperkenalkan di MKM.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 55
5.4 SISTEM UNTUK PROSES KOMBINASI
Proses Penggabungan adalah proses menaik taraf sistem pengurusan
berkomputer sedia ada seperti ILMU, MIOS, MyAsset, LMS dan CRM dan
pembangunan beberapa sistem baru yang dicadangkan di dalam proses
sosialisasi, proses penzahiran dan ‘internalization’ seperti dinyatakan di atas
untuk menyokong pelaksanaan KM. Penggabungan ini akan menghasilkan
Sistem KM Bersepadu MKM.
Ia merupakan proses automasi proses kerja di MKM dengan memasukkan
elemen ‘Data Mining’ dan ‘Decision Support System’ untuk memproses
maklumat kepada pengetahuan daripada pangkalan data Korporat seperti
rajah 9. Ciri-ciri Sistem KM Bersepadu MKM ialah seperti berikut:
• Aplikasi direka bentuk berasaskan Analisa ‘Knowlede Flow’ yang
memastikan setiap pengetahuan sama ada tacit atau explicit di
automasi di dalam sistem.
• Mempunyai modul analisa, ‘trend’ dan membuat unjuran yang mana
data dan maklumat diproses menggunakan ‘Artificial Intelligence’
untuk mendapatkan pengetahuan bagi membantu pengurusan atasan
membuat keputusan.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 56
5.4.1 Aplikasi-aplikasi Sedia ada
Jadual 11: Aplikasi-aplikasi Sedia ada
Bil Aplikasi-aplikasi Sedia ada Kod Keterangan
1 Sistem Penggunaan Perpustakaan
ILMU Aplikasi bagi menguruskan perihal perpustakaan di MKM Petaling Jaya.
ILMU fasa (I) buat masa ini memiliki 7 modul utama, iaitu:
• Authority. • Circulation. • Cataloging.
• Foundation. • IRS. • Info Track. • Receipting.
Rajah 9: Model Integrasi Sistem Aplikasi MKM
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 57
2 Sistem Maklumat MKM Online
MIOS Aplikasi yang digunakan bagi mengurus hal ehwal pelajar. Ini merangkumi di antara lain proses penerimaan pelajar, peserta kursus,
penempatan asrama, pembayaran dan sewaan. Ia menggunakan kemudahan LAN dan VPN. Aplikasi ini diguna pakai di Petaling jaya, Sabah dan Sarawak.
3 Sistem Pengurusan Pembelajaran
LMS Aplikasi ini digunakan untuk membantu proses pengajaran dan pembelajaran
4 Sistem Pengurusan Pelanggan
CRM Aplikasi ini membantu pihak luar membuat aduan dan cadangan kepada MKM
5 Sistem Pengurusan Aset dan
Inventori
SPA Aplikasi yang digunakan bagi
menguruskan perkhidmatan inventori dan aset. Aplikasi ini beroperasi di atas platform Web.
5.4.2 Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru:
Jadual 12: Cadangan Aplikasi-aplikasi Baru
Bil Aplikasi-aplikasi Baru Kod Keterangan
1 Sistem Pengurus Taksonomi Pengetahuan
SPTP
Pengurusan Taksonomi dokumen yang menjadi sumber pengetahuan di semua Pusat dan Unit
2 KM Portal PKMS Gerbang Pengetahuan di mana semua warga MKM boleh bertemu dan berkongsi maklumat dan pengetahuan secara vitual
3 Sistem Pengurusan Fail SPFL Automasi Pengurusan Fail
4 Sistem Pengurusan Surat SPSR Automasi Pengurusan Surat Menyurat yang masuk dan keluar
5 Sistem Pengurusan Konsultasi SPK Automasi Pengurusan Konsultasi
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Program KM 58
6 Sistem Pengurusan Penyelidikan SPR Automasi Pengurusan Penyelidikan
7 Sistem Pengurusan Projek SPP Automasi Pengurusan Projek
8 Sistem Pengurusan Penerbitan SPT Automasi Pengurusan Penerbitan
9 Sistem Pengurusan Polisi SPL Automasi Pengurusan Polisi
10 Sistem Pengurusan Audit SPA Automasi Pengurusan Audit
11 Sistem Pengurusan Perhubungan Awam
SPPA Automasi Pengurusan Perhubungan Awam
12 Sistem Pengurusan Lawatan SPLW Automasi Pengurusan Lawatan
13 Sistem Pengurusan Perjanjian SPMOU Automasi Pengurusan Perjanjian
14 Sistem Pengurusan Keusahawanan
SPU Automasi Pengurusan Keusahawanan
15 Sistem Pengurusan Asrama SPASR Automasi Pengurusan Asrama
16 Sistem Pengurusan Aplikasi SPAP Automasi Pengurusan Aplikasi
17 Sistem Pengurusan Makmal SPMK Automasi Pengurusan Makmal
18 Sistem Pengurusan Multimedia SPMUL Automasi Pengurusan Multimedia
19 Sistem Pengurusan Bangunan SPBN Automasi Pengurusan Bangunan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Pelaksanaan 59
Pelan Pelaksanaan KM
6.1 RANGKA KERJA PELAN PELAKSANAAN
Bagi melaksanakan KM, beberapa proses seperti penemuan, reka bentuk,
pembangunan dan pembudayaan akan dijalankan dalam bentuk kitaran
yang berterusan. Ilustrasi proses-proses tersebut adalah seperti rajah 10
• Proses Penemuan:
Mendapat, mengumpul dan menganalisa maklumat yang merupakan
sumber pengetahuan melalui aktiviti KM Audit.
• Proses Mereka bentuk:
Menentukan hala tuju, strategi, objektif, polisi dan program-program
KM yang hendak dilaksanakan melalui formulasi Blueprint KM.
6
Rajah 10: Proses Pelaksanaan KM
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Pelaksanaan 60
Beberapa projek perintis telah dimulakan. Hasil pencapaian projek
menjadi input pembangunan program seterusnya.
• Proses Pembangunan:
Melaksanakan inisiatif KM dengan membangun dan menjalankan
program-program yang dirancang. Ukuran pencapaian dibuat secara
berkala untuk mengukur tahap pencapaian.
• Proses Pembudayaan:
Menerap nilai-nilai murni perkongsian dan penciptaan pengetahuan
dengan melaksanakan beberapa inisiatif seperti kempen kesedaran,
latihan, pengukuhan, pengiktirafan, pemantauan dan
penguatkuasaan. Pengukuran capaian dilaksanakan secara berkala
untuk menilai tahap pencapaian. Ia menjadi panduan untuk
menambah baik aktiviti-aktiviti bagi kitaran proses seterusnya.
Blueprint ini mencadangkan MKM melengkapkan satu kitaran inisiatif KM. Ia
akan dilaksanakan dalam 4 fasa dengan mengikut rangka kerja yang telah
ditetapkan supaya matlamat utamanya dapat dicapai. Perincian cadangan
ini seperti jadual 13 dan rajah 11 berikut:
Jadual 13: Cadangan Pelaksanaan Inisiatif KM
Fasa Tempoh Peringkat Proses Aktiviti
Fasa 1 2009 - 2010 Penemuan Analisa Jurang, Keperluan,
Inventori, Aliran Pengetahuan dan
Ukuran status KM semasa
Fasa 2 2010 Reka bentuk Menetapkan visi, misi, objektif,
strategi, polisi, program dan projek
perintis
Fasa 3 2010-2012 Pembangunan Pembangunan dan pelaksanaan
program-program sosialisasi,
eksternalisasi, kombinasi dan
internalisasi.
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Pelaksanaan 61
Pengukuran pencapaian
dilaksanakan setiap 6 bulan untuk
menilai kelemahan dan ruang
penambahbaikan
Fasa 4 2013-2015 Pembudayaan Program kesedaran, latihan,
pengukuhan, pengiktirafan,
penguatkuasaan dan
pemantauan berterusan.
Pengukuran capaian
dilaksanakan secara berterusan
untuk menilai tahap pencapaian.
Ia menjadi panduan untuk
menambah baik aktiviti-aktiviti
bagi kitaran proses seterusnya.
VISIinstitusi pendidikan
koperasi bertaraf dunia
berteraskan
kecemerlangan
pengurusan pengetahuan
MISIpersekitaran kondusif yang
menyokong pengurusan
pengetahuan merangkumi aspek
kepimpinan, modal insan, proses
dan teknologi
Penemuan Rekabentuk Pembangunan Pembudayaan
FASA 1(2009 – 2010)
FASA 2(2010)
FASA 3(2010 – 2012)
FASA $(2013 – 2015)
• Jurang
• Keperluan
• Inventori
• Aliran Pengetahuan
• Pengukuran
Audit KM Blueprint Pelaksanaan Pembudayaan• Visi, Misi, Objektif
• Pelan Strategik
• Program-program
• K-Taksonomi
• Portal KM
• Polisi
• Sosialisasi
• Eksternalisasi
• Internalisasi
• Ukuran Pencapaian
• Kombinasi
• Kesedaran
• Latihan
• Pengiktirafan
• Penguatkuasaan
• Pemantauan
• Pengukuhan
• Ukuran Pencapaian
PerjalananKe Arah Pencapaian Prestasi CemerlangMelalui Pembudayaan Pengetahuan
Rajah 11: Road Map Pelaksanaan KM
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Pelan Pelaksanaan 62
6.2 PERANAN PENGGERAK KM
Matlamat Road Map ialah untuk mencapai visi dan misi pengurusan
pengetahuan. Sepanjang perjalanan untuk mencapai objektifnya, peranan
penggerak inisiatif KM (kepimpinan, modal insan dan teknologi) sangat
penting kerana ia saling mempengaruhi kitaran proses pengetahuan.
Pernyataan ini dijelaskan oleh rajah 12
Pengukuran terhadap pencapaian inisiatif KM perlu dilakukan dari masa ke
semasa dengan tujuan untuk menilai keberkesanan atau kepincangan
inisiatif KM yang sedang berjalan. Dapatan dari penilaian dapat digunakan
untuk sebagai asas pembetulan atau penambahbaikan terhadap inisiatif KM
berkenaan.
Rajah 12: Pengaruh Elemen Penggerak KM dalam Proses Pengetahuan
B L U E P R I N T P E N G U R U S A N P E N G E T A H U A N
Kesimpulan 63
Kesimpulan
Blueprint ini adalah sebahagian daripada usaha MKM untuk meningkatkan
kualiti perkhidmatannya melalui pengurusan pengetahuan. Ia juga sebagai
satu panduan untuk membantu MKM menghadapi isu dan cabaran masa
kini dan akan datang.
Ia dihasilkan melalui proses perundingan dan perbincangan yang melibatkan
semua pihak yang berkepentingan dan relevan untuk mempertingkatkan
prestasi MKM.
Blueprint ini adalah sebagai garis panduan dan rujukan dalam usaha
menjayakan misi dan visi MKM yang berkaitan dengan pengurusan
pengetahuan. Ia menggariskan objektif-objektif strategik yang kritikal yang
memerlukan tindakan dan perhatian di mana objektif tersebut telah
dibahagikan kepada empat perspektif iaitu Pemegang Tara, Proses
Dalaman, Teras Pemboleh Proses dan Pembelajaran serta Pertumbuhan.
Blueprint ini telah mengenal pasti 25 objektif strategik yang akan diberi
perhatian oleh MKM mulai sekarang sehingga tahun 2015. Ia juga
mencadangkan 13 program yang dibahagikan berdasarkan konsep
penciptaan pengetahuan melalui proses sosialisasi, eksternalisasi, kombinasi
dan internalisasi. Selain dari itu, Blueprint ini menggariskan road map
melaksanakan inisiatif KM dalam 4 fasa mulai 2009 sehingga 2015.
7
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-1
LAPORAN KAJIAN: Persepsi, Kefahaman Dan Penerimaan Kakitangan Terhadap
Budaya KM di MKM
Laporan Kajian:
Satu kaji selidik telah dijalankan di semua peringkat pegawai dan kakitangan
MKM. Satu Borang soal selidik telah diedarkan kepada semua 213 warga
MKM di Ibu Pejabat, Petaling Jaya, Cawangan Sarawak dan Cawangan
Sabah. Sebanyak 76 kakitangan daripada 213 orang (36%) telah
mengembalikan borang kaji selidik tersebut.
Tumpuan kaji selidik adalah kepada:
1. Kefahaman warga MKM kepada Konsep Pengurusan Pengetahuan (KM),
2. Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KM di MKM;
3. Tahap Penerimaan / Persediaan Kakitangan terhadap Projek KMS.
Berikut adalah analisa daripada kaji selidik tersebut:
1
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-2
1.0 Kefahaman kakitangan terhadap Konsep KM
Rajah 1 menunjukkan 80% kakitangan bersetuju bahawa setiap
kakitangan perlu sentiasa membuat rujukan kepada pakar bagi
mendapatkan ilmu baru bagi meningkatkan mutu kerja.
Rajah 2 menunjukkan hanya 29% kakitangan bersetuju bahawa projek
KMS akan membantu MKM menyelesaikan masalah pengurusan dan
operasi di organisasi.
Rajah 1: Saya Bersetuju Bahawa Setiap Kakitangan Perlu Sentiasa
Membuat Rujukan Kepada Pakar Bagi Mendapatkan Ilmu Baru Bagi
Meningkatkan Mutu Kerja
Rajah 2: Perlaksanaan Projek KMS Akan Membantu MKM Menyelesaikan
Masalah Pengurusan Dan Operasi Di Organisasi
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
64.3%
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-3
Rajah 3 menunjukkan 89% kakitangan bersetuju bahawa perkongsian
ilmu sesama kakitangan boleh membawa kepada kecemerlangan
organisasi.
Rajah 4 menunjukkan 53% kakitangan berpendapat bahawa sesi
perkongsian ilmu sesama kakitangan tidak mengganggu kerja-kerja
operasi yang perlu disiapkan segera.
Rajah 3: Perkongsian Ilmu Sesama Kakitangan Membawa Kepada
Kecemerlangan Organisasi
Rajah 4: Sesi perkongsian ilmu sesama kakitangan mengganggu kerja-
kerja operasi yang perlu disiapkan segera
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-4
Rajah 5 menunjukkan 63% kakitangan berpendapat bahawa
perkongsian ilmu tidak akan menggugat kepentingan kakitangan
kepada organisasi.
Rajah 6 menunjukkan 47% kakitangan berpendapat KM perlu disokong
dengan sistem KMS bagi menguruskan ilmu pengetahuan.
Rajah 5 : Semakin Banyak Ilmu Dikongsi, Semakin Kurang Pentingnya
Kakitangan Kepada Organisasi
Rajah 6 : KM boleh dijalankan secara manual dan tidak perlu ada satu sistem
KMS untuk menguruskan ilmu pengetahuan
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-5
Rajah 7 menunjukkan 50% kakitangan bersetuju bahawa sistem-sistem
ICT dan sistem pengurusan fail sedia ada merupakan sistem KM.
Kesimpulan Kefahaman Kakitangan Terhadap Konsep KM:
Secara kesimpulannya, kakitangan MKM telah memahami konsep KM
dengan agak baik. Walau bagaimanapun terdapat sedikit kekeliruan
tentang konsep KMS. Ini menunjukkan kakitangan MKM masih perlu
diberikan pendedahan tentang KMS.
Rajah 7 : Sistem-sistem ICT sedia ada dan sistem pengurusan fail sedia
ada adalah merupakan sistem KM
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-6
2.0 Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KM di MKM
Rajah 8 menunjukkan 49% kakitangan bersetuju bahawa KMS mampu
membantu MKM menyelesaikan masalah pengurusan dan operasi
organisasi.
Rajah 8 : Projek KMS di MKM akan menyelesaikan banyak masalah
pengurusan dan operasi di MKM
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-7
Rajah 9 menunjukkan 76% kakitangan MKM bersetuju bahawa budaya
kerja berkongsi maklumat dan ilmu pengetahuan di MKM akan
membantu pelaksanaan projek KMS.
Rajah 10 menunjukkan 64% kakitangan bersetuju bahawa budaya
membaca dan mengkaji adalah merupakan faktor kejayaan
pelaksanaan KMS.
Rajah 9 : Budaya kerja berkongsi maklumat dan ilmu pengetahuan
di MKM akan membantu perlaksanaan projek KMS
Rajah 10 : Budaya membaca dan mengkaji merupakan budaya kakitangan
MKM yang akan memudahkan pelaksanaan Sistem KMS
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-8
Rajah 11 menunjukkan 69% kakitangan bersetuju bahawa sikap
keterbukaan kakitangan MKM akan memudahkan pelaksanaan KMS.
Rajah 12 menunjukkan 50% kakitangan bersetuju bahawa sistem KMS
ini akan membantu pihak pengurusan atasan membuat keputusan.
Rajah 11 : Sikap keterbukaan kakitangan MKM akan memudahkan pelaksanaan
sistem KMS
Rajah 12 : Sistem KMS ini akan membantu pihak pengurusan atasan
membuat keputusan
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-9
Rajah 13 menunjukkan 63% kakitangan MKM bersetuju bahawa KMS
mampu meningkatkan mutu kerja di MKM.
Kesimpulan Tahap Persepsi Kakitangan terhadap Projek KM di MKM
Secara kesimpulan, lebih daripada 50% kakitangan memberikan
persepsi yang positif kepada pelaksanaan projek KMS di MKM. Namun,
ramai kakitangan kurang pasti sama ada KMS mampu membantu
pihak pengurusan atasan. Ini menunjukkan bahawa pihak pengurusan
atasan perlu diberikan pendedahan yang berterusan terhadap
pelaksanaan KMS ini.
Rajah 13 : Pelaksanaan KMS di MKM akan meningkatkan mutu kerja di MKM
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-10
3.0 Tahap Penerimaan / Persediaan Kakitangan terhadap Projek KMS
Rajah 14 menunjukkan 46% kakitangan berpendapat bahawa
kakitangan MKM akan memberi kerjasama yang baik kepada projek
KMS. Walau bagaimanapun, 51% kakitangan tidak pasti sama ada
akan mendapat kerjasama yang baik daripada semua staf.
Namun begitu dapatan daripada hasil kajian yang dijalankan oleh
Najmah (2007) mendapati bahawa tahap budaya KM di MKM adalah
60% yang mana pegawai latihan MKM bersedia berkongsi ilmu
pengetahuan mereka dan MKM menyediakan suasana pembelajaran
melalui seminar, bicara eksekutif, bicara ilmu dan latihan kakitangan.
Perbezaan dapatan ini menunjukkan bahawa terdapat dua golongan
kakitangan di MKM yang mana kajian mendapati bahawa kakitangan
akademik yang merupakan tenaga pengajar lebih bersedia untuk
memberi komitmen yang tinggi bagi membudayakan KM berbanding
dengan kakitangan pengurusan dan pentadbiran yang terlalu sibuk
dengan kerja-kerja rutin dan masih memerlukan pendedahan dan
aktiviti pembudayaan KM yang formal.
Rajah 14: Semua kakitangan MKM memberi kerjasama yang baik
kepada projek KMS ini
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-11
Rajah 15 menunjukkan hanya 47% kakitangan berpendapat bahawa
pihak pengurusan atasan akan memberi galakan dan kerjasama
kepadap projek KMS ini. 47% lagi kakitangan kurang pasti sama ada
pihak pengurusan atasan akan memberi galakan dan kerjasama.
Ini menunjukkan bahawa usaha yang lebih giat lagi perlu
digembelingkan bagi memastikan semua pihak memberi kerjasama
yang baik kepada pelaksanaan KMS ini.
Rajah 15 : Pihak Pengurusan Atasan Memberikan Galakan Dan Kerjasama
Kepada Projek KMS Ini
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-12
Rajah 16 menunjukkan hanya 46% kakitangan bersetuju dengan
pendekatan dan konsep KMS yang sedang dijalankan, manakala 39%
menyatakan tidak pasti.
Ini menunjukkan bahawa ramai kakitangan MKM yang belum diberi
pendedahan tentang konsep KMS yang sedang dijalankan. Oleh itu
usaha giat perlu dijalankan bagi memberi pendedahan.
Rajah 16 : Saya Bersetuju Dengan Pendekatan Dan Konsep KMS Yang
Dijalankan Sekarang
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-13
Rajah 17 menunjukkan bahawa 46% kakitangan mengetahui
sepenuhnya tujuan dan perancangan projek KMS di MKM. Namun 40%
masih belum mengetahui tentang projek KMS ini. Oleh itu, usaha yang
berterusan perlu dijalankan bagi memberikan maklumat tentang
projek KMS ini.
Rajah 17 : Saya mengetahui sepenuhnya tujuan dan perancangan
projek KMS di MKM
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-14
Rajah 18 menunjukkan hanya 41% kakitangan berpendapat bahawa
suasana MKM sekarang membolehkan projek ini dijalankan dengan
baik. Walau bagaimanapun 41% lagi kurang pasti sama ada suasana
sekarang membolehkan KMS dilaksanakan dengan baik.
Ini memberikan gambaran bahawa beberapa perubahan perlu
dilakukan di MKM bagi memastikan suasana yang boleh menyokong
projek KMS.
Rajah 18 : Saya Merasakan Suasana di MKM Sekarang Membolehkan KMS
Dilaksanakan Dengan Baik
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-15
Rajah 19 menunjukkan hanya 39% kakitangan berpendapat bahawa
struktur organisasi dan tenaga kerja di MKM sekarang dapat
membantu KMS. 39% lagi masih tidak pasti sama ada struktur
organisasi dan keupayaan tenaga kerja di MKM mampu membantu
pelaksanaan KMS.
Rajah 19 : Struktur Organisasi Dan Tenaga Kerja di MKM Sekarang Dapat
Membantu Pelaksanaan Projek KMS Dengan Berkesan
Bil
an
ga
n R
esp
on
de
n
Blueprint KM Perspektif Warga Kerja Terhadap KM
Lampiran 1-16
Kesimpulan Tahap Penerimaan / Persediaan Kakitangan Terhadap
Projek KMS:
Secara kesimpulannya, ramai kakitangan kurang pasti sama ada
pelaksanaan KMS sesuai dijalankan pada masa sekarang. Ini
menunjukkan bahawa kakitangan perlu diberikan pendedahan yang
lebih dan berterusan tentang projek KMS ini dan beberapa perubahan
kepada organisasi dan elemen-elemen KM perlu dikenal pasti bagi
mewujudkan suasana yang menyokong projek KMS di MKM.
Dapatan ini disokong oleh hasil kajian Najmah (2007) yang mendapati
bahawa MKM perlu mewujudkan sistem pengikrafan yang lebih baik
bagi memberi penghargaan kepada kakitangan yang menyumbang
ke arah KM, contohnya penghargaan kepada penyelidik.
Namun begitu, beberapa insentif telah pun dilaksanakan seperti
sumbangan kewangan telah diberikan kepada penulis-penulis artikel
dimensi dan jurnal serta menghantar kakitangan akademik ke
persidangan antarabangsa bagi menimba ilmu pengetahuan baru
yang merupakan satu inisiatif yang sangat baik dan perlu diteruskan.
Secara keseluruhannya, kajian Najmah (2007) mendapati tahap
kepimpinan KM di MKM adalah 60% yang mana masih banyak
pembaikan boleh dilaksanakan.
Blueprint KM Model-model Program KM
Lampiran 2-1
RUJUKAN MODEL PROGRAM KM
Model 1:
Model Penciptaan Pengetahuan Nonaka
Konsep Penciptaan Pengetahuan oleh Nonaka et. al (1998) digambarkan seperti
di dalam Rajah 1.
Rajah 1 : Konsep Penciptaan Pengetahuan Nonaka
Model ini melibatkan empat (4) proses iaitu Sosialisasi, Internalisasi, Externalisasi
dan ‘Kombinasi’. Semua proses ini adalah untuk menguruskan pengetahuan tacit
dan pengetahuan explicit. Nonaka, Toyama dan Nonaka, yang
memperkenalkan model penciptaan pengetahuan SECI, menjelaskan
2
Blueprint KM Model-model Program KM
Lampiran 2-2
pemindahan dan penciptaan k-tacit kepada k-tacit boleh terjadi apabila
berlaku interaksi antara individu (dikenal sebagai proses sosialisasi) manakala k-
tacit kepada k-explicit boleh berlaku antara kumpulan individu di dalam
persekitaran di mana mereka berada (proses externalisasi). Seterusnya, mereka
menjelaskan pemindahan dan penciptaan k-explicit kepada k-explicit terjadi
apabila kumpulan individu berinteraksi dalam persekitaran organisasi (proses
kombinasi) manakala pemindahan dan penciptaan k-tacit kepada k-explicit
boleh berlaku dalam proses internalisasi.
Proses ‘Socialisation’ (daripada Tacit kepada Tacit) berlaku apabila seseorang
berkongsi pengetahuan dengan seseorang yang lain terutama secara
bersemuka, seperti berkongsi idea baru atau menerangkan tentang sesuatu
kemahiran. Melalui ‘Socialisation’, pengetahuan akan berpindah melalui
pemerhatian dan peniruan dan ianya sukar didokumenkan.
Proses Internalization (daripada Explicit kepada Tacit) merupakan proses
menukarkan pengetahuan explicit kepada pengetahuan tacit. Proses ini
merupakan proses pembelajaran secara melakukan secara praktikal
berdasarkan sesuatu teori pengetahuan yang didokumenkan. Nonaka and
Takeuchi (1995) menyatakan ‘internalization’ berlaku apabila seseorang mampu
melakukan atau mengulangi pengalaman seseorang yang lain.
Proses ‘Externalization’ (daripada Tacit kepada Explicit) merupakan proses
menukarkan pengetahuan tacit kepada explicit. Ianya berlaku apabila teori
pengetahuan didokumenkan untuk difahami dan diamalkan oleh orang lain.
Proses ‘Combination’ (daripada Explicit kepada Explicit) merupakan proses
mewujudkan pengetahuan baru yang didokumenkan daripada pengetahuan
sediaada yang telah didokumenkan, seperti minit mesyuarat yang dihasilkan
daripada dokumen-dokumen mesyuarat, dokumen ringkasan kepada sesuatu
dokumen yang terperinci atau dokumen analisa kepada sesuatu laporan.
Blueprint KM Model-model Program KM
Lampiran 2-3
Model 2:
“KM Tools and Techniques”
Berdasarkan kajian literatur Sistem Pengurusan Pengetahuan (KMS), terdapat dua
kategori utama KMS iaitu sistem-sistem yang digunakan untuk menguruskan
pengetahuan explicit dan sistem-sistem yang digunakan untuk menguruskan
pengetahuan tacit. Rajah 2 menunjukkan senarai sistem-sistem bagi setiap
kategori yang boleh digunakan dalam organisasi untuk menyokong aktiviti
pengurusan pengetahuan.
KM Tools and Techniques
Explicit Knowledge
(External & Internal Structure)
Tacit Knowledge
(Individual Competence)
Decision Support System
Data Warehousing
Executive Information System
Data Mining
Expert System
Knowledge Based System
Codification Approach Personalization Approach
Content Management
Collaboration Tools
Search & Retrieval Tools
Hansen,Nohria & Tierney 1999
Nonaka & Takuechi 1995
Sveiby 1997
Alavi & Leidner 2001.
Yellow Pages of Experts/
Social Network
Community of Practice (CoP)Brown & Duguid 1991
Alavi &
Leidner
2001;
Gottschalk
2000After-Action-Review
Case-Study/Story Telling
Knowledge-Cafe
Knowledge Exchange
Knowledge Marketplace
Peer Assist
Rapid Evidence Review
Retrospective review
www.idea.gov.uk (2008)
Knowledge Repository
Baek &
Liebowitz
1999
Organization Memory Info SysJennex &
Olfman
2002
Exit Interview Shaunagh Robertson (2005)
Knowledge Center/Havest
E-Learning
Rajah 2: Alat dan Teknik Pengurusan Pengetahuan
Blueprint KM Model-model Program KM
Lampiran 2-4
Model 3:
Sistem Pengurusan Pengetahuan untuk Institusi Pengajian Tinggi
Sebagai sebuah institusi pengajian tinggi, aspek e-Learning merupakan salah
satu aspek utama dalam program KM selain daripada Aplikasi Knowledge Base
Enterprise , Document Resource Center dan Expert Knowledge Portal.
Rajah 3: Model KMS Untuk Insititusi Pengajian Tinggi (Wan Maseri, 2009)
Dalam Rajah 3, ilmu pengetahuan dikategorikan kepada 4 (empat) kategori
utama iaitu :
• Proses kerja yang diautomasikan melalui Sistem Aplikasi,
• Ilmu pengetahuan yang didokumenkan,
• Bahan Pengajaran yang didokumenkan ;
• Ilmu pengetahuan tacit yang merupakan kepakaran dan pengalaman
kakitangan yang sering kali tidak didokumenkan.
Blueprint KM Model-model Program KM
Lampiran 2-5
Selain itu, model ini menekankan kepada beberapa faktor kejayaan KM Pelan
Strategik Organisasi, yang menjurus kepada KM, Pengurusan Perubahan KM,
Budaya KM dan Prosedur/Polisi KM.