AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 1 -
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI
DI PEJABAT BENDAHARI
UNIVERSITI TUN HUSSEIN ONN MALAYSIA
( LAPORAN AKHIR )
1. PENDAHULUAN
Satu Auditan Pengurusan Tempahan Jamuan Universiti telah
dijalankan secara berpusat di Pejabat Bendahari, Universiti Tun
Hussein Onn Malaysia. Auditan ini dilaksanakan secara berpusat di
Pejabat Bendahari selaku pihak yang memantau tatacara perolehan
dan pembayaran bagi tempahan jamuan.
Skop auditan merangkumi tempoh 3 tahun (2010 – 2012) bagi tujuan
perbandingan kos manakala sampel semakan yang diambil adalah
bagi tahun 2012 sehingga tarikh auditan. Sampel yang diambil hanya
meliputi perbelanjaan jamuan bagi minum pagi, makan tengahari,
minum petang dan makan malam untuk jemputan luar dan staf bagi
tujuan mesyuarat, meraikan jemputan luar, kursus, seminar dan
bengkel. Program-program utama Universiti seperti Majlis
Konvokesyen dan Hari Kualiti adalah tidak termasuk di dalam skop
auditan.
Auditan ini dilaksanakan sejajar dengan Rancangan Audit Tahunan
2012 yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Audit Universiti.
Auditan ini merangkumi kajian dan penilaian bebas terhadap
pengurusan tempahan jamuan di Universiti Tun Hussein Onn Malaysia.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 2 -
2. LATARBELAKANG
Auditan ini dilaksanakan dengan memilih sampel-sampel daripada 5
Pusat Tanggungjawab (PTj) iaitu :-
i) Pejabat Pendaftar
ii) Pusat Sukan
iii) Pusat Islam
iv) Pejabat Penerbit
v) Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina
Pemilihan sampel adalah berdasarkan kepada aktiviti yang dijalankan
di setiap PTj dan juga jumlah perbelanjaan / urusniaga yang terlibat.
Sebanyak 734 sampel invois / bil telah disemak bagi tujuan
pengesahan terhadap setiap perbelanjaan tempahan jamuan yang
telah dibuat.
Semakan dilaksanakan terhadap Vot 29401 (makan dan minum -
jemputan luar) dan Vot 29411 (keraian pejabat - makan dan minum
staf) dengan mengambilkira jumlah perbelanjaan secara tahunan bagi
setiap vot jamuan mengikut tempoh masa kelangsungan setiap
keraian rasmi dan kadar yang telah ditetapkan di dalam Pekeliling
Bendahari Bil. 2/2008 sepertimana di dalam jadual-jadual berikut:-
Jadual 1: Tempoh Masa Dan Jenis Tempahan Yang Dibenarkan
TEMPOH TEMPAHAN YANG DIBENARKAN
8.00 pagi – 1.00 tengahari Minum pagi sahaja
2.00 petang – 6.00 petang Minum petang sahaja
8.00 pagi – 5.00 petang Minum pagi, makan tengahari, minum petang
8.30 malam ke atas Minum malam ***
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 3 -
Jadual 2 : Kadar Maksimum Yang Ditetapkan Berserta Dengan Syarat
Maklumat lengkap kos perbelanjaan untuk tempoh 3 tahun (2010, 2011
dan 2012) bagi tempahan jamuan mengikut PTj berdasarkan Vot
29401 dan Vot 29411 adalah seperti di jadual-jadual berikut:-
Jadual 1 : Kos Perbelanjaan Bagi Tempahan Jamuan Berdasarkan PTj bagi VOT 29401 (Jemputan Luar )
BIL KOD NAMA PTJ KOS PERBELANJAAN
PTJ 2010 2011 2012
1 1 Pejabat Naib Canselor 37,383.40 30,728.88 15,135.50
2 2 Pejabat Pendaftar 62,555.10 254,316.40 43,633.90
JENIS
JAMUAN
TETAMU
TEMPOH SYARAT STAF UTHM
TETAMU OLEH PIHAK PENGURU-SAN UTHM
JEMPU- TAN
LUAR
KERABAT DIRAJA & PEMIMPIN TERTINGGI
Minum Pagi
RM3.50 RM3.50
8.00 pg –
1.00 tgh
Keraian Rasmi bagi Universiti & PTj:
Persidangan peringkat Antarabangsa, Kebangsaan atau Universiti
Meraikan jemputan luar (luar negara ataupun dalam negeri)
Mesyuarat peringkat Universiti atau PTj.
Kursus / bengkel / seminar yang dianjurkan di peringkat Universiti / PTj.
Jamuan Ringan Pagi
RM10.00 RM10.00
Minum Petang
RM3.50 RM3.50
2.00 ptg –
6.00 ptg Jamuan Ringan Petang
RM10.00 RM10.00
Makan Tengahari
RM10.00 RM50.00 RM15.00 RM50.00 Mesyuarat LPU, Senat.
Semua mesyuarat JK yang dinyatakan di dalam Statut atau Perlembagaan UTHM.
Meraikan jemputan luar (luar negara ataupun dalam negeri)
Kursus / bengkel / seminar / persidangan anjuran PTj untuk staf universiti (8.00 pg-5.00 ptg)
Minum Malam
RM3.50 RM3.50
8.30 mlm ke atas
Makan Malam
RM65.00 RM65.00
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 4 -
3 3 Pejabat Bendahari 275.00 - -
4 4 Pusat Teknologi Maklumat 332.00 - 714.00
5 5 Pejabat Hal Ehwal Pelajar 2,660.00 1,841.00 80.00
6 6 Perpustakaan - 3,612.50 5,236.50
7 7 Pejabat Pengurusan Akademik - - -
8 8 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Harta Bina
6,317.50 10,421.50 10,261.00
9 9 Pej. Peng, Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan & Prundingan (ORICC)
13,158.00 315.00 15,652.50
10 10 Pusat Pembangunan Dan Pengembangan Pelajar
30.00 56.00 -
11 11 Pusat Pembangunan Akademik - - -
12 12 Pusat Kokurikulum Dan Kebudayaan
21,530.00 2,387.50 -
13 13 Pusat Kesihatan Universiti 3,734.50 2,372.40 1,020.00
14 14 Pusat Islam 33,614.75 5,127.50 -
15 17 Fakulti Pengurusan Teknologi, Perniagaan Dan Keusahawanan
361.00 170.00 -
16 20 Pusat Pengajian Siswazah 1,290.50 - 886.00
17 21 Pejabat Pengurusan Strategik Dan Kualiti
60.00 - 13.50
18 24 Fakulti Kejuruteraan Awam Dan Alam Sekitar
3,886.00 2,400.00 4,804.00
19 25 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Dan Pembuatan
2,447.00 226.00 2,500.00
20 26 Fakulti Kejuruteraan Elektrik Dan Elektronik
997.50 510.00 8,001.50
21 27 Fakulti Pendidikan Teknikal Dan Vokasional
73.50 4,158.40 1,172.30
22 28 Fakulti Sains Komputer Dan Teknologi Maklumat
535.00 - 4,374.00
23 30 Pej. Penolong Naib Canselor (Hub. Industri dan Masyarakat)
8,899.50 34,722.50 43,287.50
24 31 Pejabat Penerbit
80.00
-
-
25 32 Fakulti Sains, Teknologi Dan Pembangunan Insan
5,673.90
-
90.00
26 33 Pusat Pengajian Diploma
-
1,861.00
2,548.00
27 34 Pejabat Antarabangsa
30.00
7,938.80
28,518.00
28 35 Pusat Sukan
-
726.00
3,781.00
29 36 Fakulti Teknologi Kejuruteraan
-
-
JUMLAH 205,924.15
363,891.38
191,709.20
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 5 -
Jadual 1 : Kos Perbelanjaan Bagi Tempahan Jamuan Berdasarkan PTj bagi VOT 29411 (Keraian Pejabat - staf)
BIL KOD NAMA PTJ KOS PERBELANJAAN
PTJ 2010 2011 2012
1 1 Pejabat Naib Canselor 32,934.00 51,471.10 31,301.20
2 2 Pejabat Pendaftar 128,413.95 53,688.20 101,590.00
3 3 Pejabat Bendahari 12,855.50 13,284.15 14,163.60
4 4 Pusat Teknologi Maklumat 5,373.50 3,182.00 5,374.50
5 5 Pejabat Hal Ehwal Pelajar 56,155.80 51,853.90 42,236.50
6 6 Perpustakaan 16,653.80 12,387.50 10,318.10
7 7 Pejabat Pengurusan Akademik 38,052.30 46,648.60 43,865.01
8 8 Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Harta Bina
6,364.00 11,029.00 19,274.50
9 9 Pej. Peng, Penyelidikan, Inovasi, Pengkomersilan & Prundingan (ORICC)
8,513.00 14,930.50 9,674.50
10 10 Pusat Pembangunan Dan Pengembangan Pelajar
14,522.90 6,344.00 3,557.50
11 11 Pusat Pembangunan Akademik 6,487.50 6,558.50 7,693.00
12 12 Pusat Kokurikulum Dan Kebudayaan
19,571.00 19,924.50 5,604.20
13 13 Pusat Kesihatan Universiti 4,133.50 2,014.00 1,005.50
14 14 Pusat Islam 16,502.00 24,549.50 28,378.00
15 17 Fakulti Pengurusan Teknologi, Perniagaan Dan Keusahawanan
21,188.70 17,472.50 27,484.00
16 20 Pusat Pengajian Siswazah 11,788.80 10,068.00 21,610.20
17 21 Pejabat Pengurusan Strategik Dan Kualiti
18,910.30 12,194.30 21,728.00
18 24 Fakulti Kejuruteraan Awam Dan Alam Sekitar
45,406.20 26,384.00 32,768.00
19 25 Fakulti Kejuruteraan Mekanikal Dan Pembuatan
38,820.50 27,752.50 43,081.00
20 26 Fakulti Kejuruteraan Elektrik Dan Elektronik
29,575.50 32,645.50 31,170.69
21 27 Fakulti Pendidikan Teknikal Dan Vokasional
18,037.10 16,082.50 19,751.00
22 28 Fakulti Sains Komputer Dan Teknologi Maklumat
6,454.00 5,286.00 8,172.00
23 30 Pej. Penolong Naib Canselor (Hub. Industri dan Masyarakat)
28,975.80 21,249.50 20,992.50
24 31 Pejabat Penerbit 5,492.45 21,783.00 5,256.50
25 32 Fakulti Sains, Teknologi Dan Pembangunan Insan
37,149.50 27,869.50 32,936.70
26 33 Pusat Pengajian Diploma 6,179.50 10,254.00 9,488.19
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 6 -
27 34 Pejabat Antarabangsa 5,521.50 2,416.00 1,189.50
28 35 Pusat Sukan - 4,292.00 18,270.50
29 36 Fakulti Teknologi Kejuruteraan - - -
JUMLAH 640,032.60 553,614.75 617,934.89
Berdasarkan kepada kedua-dua jadual di atas, jumlah keseluruhan
perbelanjaan bagi vot makan dan minum jemputan luar dan staf bagi
tempoh 3 tahun adalah seperti di jadual berikut:-
TAHUN 2010 TAHUN 2011 TAHUN 2012
RM845,955.75 RM917,506.13 RM809,644.09
Untuk tempoh 3 tahun jumlah pebelanjaan tertinggi adalah pada tahun
2011, iaitu RM917,506.13.
3. OBJEKTIF AUDITAN
Objektif utama auditan ini dijalankan adalah untuk:-
a) Menentukan samada tatacara perolehan tempahan jamuan dan
pembayaran bil-bil jamuan dibuat selaras dengan kehendak
Pekeliling Bendahari Bil. 2/2008 dan peraturan lain yang
berkuatkuasa (Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/1993).
b) Menganalisa / membuat perbandingan corak perbelanjaan
jamuan / keraian rasmi di PTj.
c) Untuk menentukan samada perbelanjaan dibuat secara
berhemah ataupun sebaliknya.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 7 -
4. SKOP DAN METHODOLOGI AUDIT
Auditan ini dilaksanakan dengan tumpuan kepada rekod-rekod,
dokumen-dokumen, fail-fail dan temubual dengan pegawai-pegawai
yang berkaitan bagi urusniaga tahun 2012 hingga tarikh auditan.
5. PENEMUAN AUDIT
5.1 Kawalan Terhadap Pengurusan Perolehan Tempahan
Jamuan
5.1.1 Kawalan Terhadap Penentuan Kadar Harga Dan Menu
Bagi Minum Pagi, Petang Dan Malam
Kadar maksimum sepertimana yang ditetapkan dalam
pekeliling bagi minum pagi, petang dan malam adalah
RM3.50 seorang.
Sebanyak 734 sampel bil-bil jamuan telah disemak bagi 5
PTj dan hasil semakan audit mendapati :-
i) Wujud keadaan di mana terdapat perbezaan harga
pada set menu yang hampir sama. Terdapat
pembekal yang telah mengenakan kadar harga yang
tidak sama atau lebih tinggi terhadap set menu yang
hampir sama. Contohnya tempahan kuih muih
seperti di jadual berikut:-
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 8 -
NO. INVOIS / NILAI /
PEMBEKAL
MENU KADAR CATATAN
0000111
RM35.00
De Awana Catering
3 jenis kuih
Air : teh tarik
RM2.50 - Perbezaan RM1.00 pada menu yang hampir sama
- Pembekal berbeza
0430595
RM21.00
Milda Catering
3 jenis kuih
Air : teh o
RM3.50
ii) Peningkatan kadar harga maksimum daripada
RM2.00 kepada RM3.50 dilihat hanya
menyebabkan pihak PTj lebih cenderung untuk
menggunakan kadar maksimum RM3.50 setiap
kali tempahan jamuan dibuat. Langkah penjimatan
atau perbelanjaan secara berhemah harus
dilaksanakan dengan membuat tempahan jamuan
pagi, petang dan malam yang lebih ringkas seperti
kuih muih yang boleh diperolehi dengan kadar
serendah RM2.50.
Daripada keseluruhan 734 sampel bil yang dipilih,
hanya terdapat 51 bil sahaja (7%) yang melibatkan
tempahan kuih muih. Maklumat lanjut adalah
seperti di jadual berikut:-
SAMPEL PTj PENEMUAN AUDIT
Pejabat
Pendaftar
Daripada keseluruhan 268 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, 216 daripadanya (81%)
menggunakan kadar maksimum RM3.50.
Hanya 35 bil (13%) sahaja yang melibatkan
tempahan kuih muih.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 9 -
Pusat Sukan Keseluruhan tempahan melibatkan 63 bil (100%)
menggunakan kadar maksimum RM3.50.
Tiada tempahan kuih muih.
Pusat Islam Daripada keseluruhan 108 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, 103 daripadanya (95%)
menggunakan kadar maksimum RM3.50.
Hanya 7 bil (6%) sahaja yang melibatkan
tempahan kuih muih.
Pejabat Penerbit Keseluruhan tempahan melibatkan 31 bil (100%)
menggunakan kadar maksimum RM3.50.
Hanya 2 bil (6%) sahaja yang melibatkan
tempahan kuih muih.
Pejabat
Pembangunan
Dan
Pengurusan
Hartabina
Daripada keseluruhan 264 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, 241 daripadanya (91%)
menggunakan kadar maksimum RM3.50.
Hanya 7 bil (3%) sahaja yang melibatkan
tempahan kuih muih.
iii) Peningkatan kadar harga bagi jamuan minum pagi,
petang dan malam sebanyak RM1.50 (daripada
RM2.00 kepada RM3.50) juga turut menyebabkan
menu yang ditempah menjadi pelbagai atau
bermacam jenis sehingga mencecah kepada 37
jenis menu (bagi keseluruhan 5 PTj). Bagi jamuan
minum pagi, petang dan malam, pihak PTj
sepatutnya melakukan perbelanjaan secara
berhemah dengan tempahan jamuan yang lebih
ringan bagi mengelakkan pembaziran. Maklumat
lanjut pengkelasan jenis-jenis menu yang menjadi
pilihan adalah seperti di jadual berikut:-
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 10 -
BIL JENIS MENU BIL JENIS MENU
1 Kuih muih (pisang goreng, cucur udang, karipap, popia, pulut panggang, tauhu sumbat, sandwich, cucur udang, keria)
14 Laksa Johor / Penang
2 Ubi Rebus 15 Kue Tiaw Goreng`
3 Roti Jala 16 Mee Goreng
4 Roti Canai Kari Kambing 17 Mee Rebus / Bandung
5 Roti 18 Mee Kari
6 Lempeng 19 Mee Hailam
7 Nasi Goreng 20 Mee Goreng Mamak
8 Nasi Lemak 21 Rojak Buah
9 Nasi Ayam 22 Rojak Manis
10 Nasi Kerabu 23 Rojak Petis
11 Nasi Goreng Paprik 24 Set Bubur Cina
12 Soto 25 Bubur Nasi Berlauk
13 Mihun Tomyam 26 Bubur Ayam
27 Mihun Singapore 34 Bubur chaca dan tauhu sumbat
28 Mihun Goreng 35 Cendol dan tapai
29 Mihun sop 36 Bubur Durian dan Roti
30 Mihun Soto 37 Bubur Pulut Hitam / Bubur Kacang
31 Bakso
32 Lontong / Goreng / Darat / Kering
33 Lontong Ayam
PTj dengan bilangan menu terbanyak adalah
Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina
sebanyak 21 jenis menu diikuti dengan Pejabat
Pendaftar sebanyak 17 jenis menu, Pejabat
Penerbit sebanyak 16 jenis menu, Pusat Sukan
sebanyak 15 jenis menu dan Pusat Islam sebanyak
12 jenis menu.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 11 -
iv) Berdasarkan corak / trend pemilihan tempahan
menu di samping perbezaan kadar harga yang tidak
seragam bagi menu-menu tertentu, telah
mewujudkan kesukaran di dalam menentukan jenis
menu sebenar yang boleh diperolehi dengan kadar
harga RM2.50 atau RM3.50.
Ini adalah kerana terdapat pembekal yang boleh
memberi harga RM2.50 untuk 3 jenis kuih dan 2
jenis air. Pada masa yang sama terdapat juga
pembekal yang boleh memberi harga RM2.50 untuk
3 jenis kuih dan 4 jenis air. Terdapat juga
pembekal yang memberi harga RM3.50 untuk 3
jenis kuih dan 1 jenis air. Contohnya adalah
seperti di jadual berikut:-
NO. INVOIS / JUMLAH
PEMBEKAL
MENU KADAR CATATAN
2429
RM17.50
Imalize Ent
3 jenis kuih
Air : teh
RM2.50 Diperolehi dengan harga RM2.50
00897
RM45.50
Generasi Tasik Biru
3 jenis kuih
Air : teh dan nescafe
RM2.50 Wujud pertambahan air (2 jenis air –Nescafe dan teh) tetapi boleh diperolehi dengan harga serendah RM2.50
00469
RM70.00
Generasi Tasik Biru
3 jenis kuih
Air : Nescafe, teh, teh o dan mineral cup
RM2.50 3 jenis kuih dan 4 jenis air juga masih boleh diperolehi dengan harga serendah RM2.50
0430565
RM12.50
Milda Catering
3 jenis kuih
Air : teh o
RM3.50 3 jenis kuih dan air teh o diperolehi dengan harga yang lebih mahal iaitu RM3.50.
Berbanding bil bernombor 2429 ( 3 jenis kuih dan air teh diperolehi dengan harga RM2.50)
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 12 -
0000256
RM24.50
De Awana Catering
3 jenis kuih
Buah-buahan 2 jenis
Air : teh 0
RM3.50 Pertambahan menu (buah-buahan 2 jenis).
Masih boleh diperolehi dengan harga RM3.50
1553
RM52.50
E Nayati Ent
4 jenis kuih (popia, pulut panggang, karipap dan tauhu sumbat)
Air: teh o
RM3.50 4 jenis kuih, juga masih
boleh diperolehi dengan harga RM3.50.
5.1.2 Kawalan Terhadap Penentuan Kadar Harga Dan Menu
Bagi Jamuan Makan Tengahari
Kadar maksimum sepertimana yang ditetapkan dalam
pekeliling bagi jamuan makan tengahari adalah RM10.00
seorang.
Daripada 51 sampel bil jamuan makan tengahari yang
disemak, didapati 13 (25%) daripadanya menggunakan
kadar maksimum RM10.00. Maklumat lanjut adalah
seperti di jadual berikut:-
SAMPEL PTj PENEMUAN AUDIT
Pejabat
Pendaftar
Daripada keseluruhan 19 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati 8 (42%)
daripadanya menggunakan kadar maksimum
RM10.00.
Pusat Sukan Daripada 2 bil (100%) yang disemak
sepanjang tahun 2012 didapati kedua-duanya
tidak menggunakan kadar maksimum
RM10.00.
Pusat Islam Daripada keseluruhan 10 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati 2 (20%)
daripadanya menggunakan kadar maksimum
RM10.00.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 13 -
Pejabat Penerbit Tiada program yang melibatkan jamuan
makan tengahari.
Pejabat
Pembangunan
Dan
Pengurusan
Hartabina
Daripada keseluruhan 20 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati 3 (15%)
daripadanya menggunakan kadar maksimum
RM10.00.
Melalui semakan dan analisa yang dijalankan pihak audit
mendapati:-
i) Wujud keadaan di mana terdapat menu yang
sama tetapi diperolehi dengan harga yang
berbeza. Contohnya seperti di jadual berikut:-
NO. INVOIS / PEMBEKAL /
PTJ
MENU KADAR CATATAN
01049
Generasi Tasik Biru
- Pejabat Pendaftar
Nasi putih
Lauk :
- Ikan bakar
- Tomyam campur
Sayur :
- tiada
Buah:
- tidak dinyatakan jenis buah
Air :
Air oren
RM5.00
Menu yang sama
tetapi diperolehi
dengan harga
RM5.00 dan
RM8.00
(perbezaan
RM3.00) 0093154
Milda Catering
- Pejabat Pendaftar
Nasi putih
Lauk :
- Ikan bakar
- Tomyam campur
Sayur :
- tiada
Buah:
- tidak dinyatakan jenis buah
Air :
Air oren
RM8.00
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 14 -
ii) Terdapat tempahan jamuan dibuat melalui pilihan
menu yang ringkas dan munasabah dengan kadar
serendah RM5.00 manakala terdapat tempahan
dengan menu yang pelbagai untuk jamuan makan
tengahari dibuat bagi mencukupkan kadar
maksimum (RM10.00) yang dihadkan. Pemilihan
menu yang tidak seragam dari segi bilangan dan
kepelbagaian jenis lauk, sayur atau buah yang
dipilih, boleh menyebabkan berlakunya
pengurangan atau peningkatan harga yang
dikenakan oleh pembekal.
NO. INVOIS/
PEMBEKAL / PTJ
MENU KADAR CATATAN
01049
Generasi Tasik Biru
- Pejabat Pendaftar
Nasi putih
Lauk :
- Ikan bakar
- Tomyam campur
Sayur :
- tiada
Buah:
- tidak dinyatakan jenis buah
Air :
Air oren
RM5.00 Menu yang
ringkas. 2 jenis
lauk diperolehi
dengan harga
RM5.00.
00052
De Awana Catering
- Pejabat Pendaftar
Nasi putih
Lauk :
- Ayam blackpapper
Sayur :
- Kangkung
Sampingan :
- Sambal belacan
Buah:
- Buah potong
Air :
- Sirap laici
RM10.00 1 jenis lauk, 1 jenis
sayur dan1 jenis
buah serta air
sirap laici
diperolehi dengan
kadar RM10.00.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 15 -
0000259
De Awana Catering
- Pejabat Pendaftar
Nasi putih
Lauk :
- Ayam masak kicap
- Ikan caru masak sambal
Sayur :
- Capcai
- Labu masak lemak
Sampingan :
- Sambal belacan
Buah:
- Buah oren
Air :
Air laici
RM10.00 Terdapat
pertambahan
menu. 2 jenis lauk
dan 2 jenis sayur
juga dapat
diperolehi dengan
harga RM10.00.
Berbanding menu
sebelum ini iaitu 1
jenis lauk dan 1
jenis sayur juga
dengan harga
RM10.00 – Rujuk
bil bernombor
00052
451755
Milda Catering
PPH
Nasi putih
Lauk :
- Ayam goreng rempah
- Ikan keli masak lemak
- Ikan masin
Sayur :
- Ulam
Sampingan :
- Sambal belacan
Buah:
- Buah tembikai
Air :
Air oren sunquick
RM10.00 Terdapat
pertambahan
menu. 3 jenis lauk
juga dapat
diperolehi dengan
harga RM10.00.
iii) Wujud kesukaran dalam menentukan jenis set
menu sebenar yang boleh diperolehi dengan kadar
RM8.50 atau RM10.00.
Ini adalah kerana terdapat pembekal yang boleh
membekalkan 3 jenis lauk dan 2 jenis sayur
dengan kadar harga RM8.50. Pada masa yang
sama terdapat juga pembekal yang memberikan
harga RM10.00 bagi membekalkan 1 jenis lauk
dan 1 jenis sayur. Contohnya adalah seperti di
jadual berikut:-
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 16 -
NO. INVOIS / PEMBEKAL /
PTJ
MENU KADAR CATATAN
162/12
Ruhaiza Zakaria Ent
- PPH
Nasi putih
Lauk :
- Ayam
- Ikan keli cili api
- Set ikan bakar
Sayur :
- Ulam kampung
- capcai
Sampingan :
- Sambal belacan
Buah:
- Tidak dinyatakan jenis buah
Air :
- Sirap limau
RM8.50 3 jenis lauk, 2 jenis sayur dapat diperolehi dengan harga yang lebih rendah iaitu RM8.50
00052
De Awana Catering
- Pejabat Pendaftar
Nasi putih
Lauk :
- Ayam sambal
Sayur :
- Capcai
Sampingan :
- Sambal belacan
Buah:
- Buah potong
Air :
- Sirap bandung
RM10.00 1 jenis lauk, 1
jenis sayur
diperolehi dengan
kadar harga yang
lebih tinggi iaitu
RM10.00.
Kesimpulan :-
Secara keseluruhannya pihak audit berpendapat penetapan kadar
harga bagi tempahan jamuan makan pagi, tengahari, petang atau
malam banyak ditentukan oleh jenis dan bilangan menu serta
pembekal yang dipilih oleh pemohon.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 17 -
Syor / Cadangan Audit
Bagi tujuan langkah penjimatan sepertimana yang dimaklumkan
melalui Pekelliling Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 bertarikh
2 Mei 2008 ( perkara 6 - berkaitan majlis dan upacara keraian ) dan
telah pun diamalkan oleh beberapa Universiti yang lain, pihak audit
berpendapat pihak pengurusan Universiti perlu mengambil langkah-
langkah penambahbaikan bagi tujuan kawalan dan seterusnya
membantu mengelakkan berlakunya pembaziran.
Peningkatan harga bekalan bahan mentah tidak boleh dijadikan alasan
untuk meningkatkan kadar harga menu bagi jamuan makan tetapi
kawalan melalui jenis dan bilangan menu yang dipilih boleh dibuat bagi
menentukan kadar harga tempahan jamuan yang akan dibuat. Adalah
dicadangkan agar :-
i) Pekeliling sedia ada dikaji semula bagi tujuan penambahbaikan
dan kawalan. Pekeliling-pekeliling berkaitan keraian rasmi
daripada Universiti lain boleh dikaji untuk dijadikan panduan dan
rujukan.
Di antara contoh-contoh kawalan yang telah diwujudkan oleh
Universiti Kebangsaan Malaysia melalui Pekeliling
Bendahari Bil. 10/2008 dan 2/2010 ialah dengan cara
menentukan contoh menu berdasarkan kadar harga yang
telah dietapkan untuk tempahan jamuan makan pagi, tengahari
dan petang. Kadar harga dan contoh menu yang digunakan
oleh Universiti Kebangsaan Malaysia adalah seperti di jadual
berikut:-
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 18 -
JENIS KERAIAN RASMI JAMUAN
RINGAN PAGI
(TIDAK LEBIH)
JAMUAN
RINGAN
TENGAHARI
(TIDAK
LEBIH)
JAMUAN
RINGAN
PETANG
(TIDAK LEBIH)
Mesyuarat (Dalaman) RM2.50 RM5.00 RM2.50
Mesyuarat (Tetamu Luar) RM4.00 RM9.00 RM4.00
Penceramah / Pelawat
Rasmi Universiti
RM4.50 RM9.00 RM4.50
Seminar / Bengkel /
Kursus
RM4.50 RM9.00 RM4.50
Mengwas Peperiksaan /
Pendaftaran Pelajar
RM2.50 RM5.00 RM2.50
Majlis Perasmian RM7.00 RM10.00 RM7.00
Contoh menu :
Jamuan Ringan Pagi – 2 jenis kuih dan air
Jamuan Ringan Tengahari – Makanan ala carte seperti mihun goreng @ nasi goreng
( jamuan ringan tengahari boleh diberikan jika mesyuarat, temuduga atau program
melewati jam 12.30 tengahari)
Jamuan ringan petang – 1 jenis kuih dan air
Manakala contoh kadar harga bagi jamuan pagi, tengahari dan
petang (untuk mesyuarat dalaman dan luar sahaja) yang
ditetapkan oleh Universiti Islam Antarabangsa adalah seperti
di jadual berikut:-
JENIS MESYUARAT MINUM PAGI MAKAN
TENGAHARI
MINUM
PETANG
Mesyuarat Dalaman RM3.00 RM5.00 RM3.00
Mesyuarat ( Tetamu Luar) RM5.00 RM10.00 RM5.00
Berdasarkan jadual di atas, didapati bagi tujuan mesyuarat
terutamanya mesyuarat dalaman, kadar harga yang ditetapkan
oleh kedua-dua Universiti adalah lebih rendah berbanding kadar
harga yang digunapakai oleh Universiti Tun Hussein Onn
Malaysia.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 19 -
Contoh lain adalah Universiti Malaya. Bagi tujuan langkah-
langkah penjimatan pihak Universiti Malaya telah menetapkan
melalui surat pekelilingnya (Surat Pekeliling Pentadbiran Bil:
2/2012) iaitu :-
“ Sebagai langkah-langkah penjimatan Universiti Malaya telah
menetapkan agar pengendalian mesyuarat hendaklah berkonsepkan
“effective meeting management”, iaitu mesyuarat yang terancang
dan pengurusan masa yang baik.
Makanan tidak dibenarkan untuk ditempah bagi sebarang mesyuarat
melainkan jika perlu ”
ii) Penukaran menu kepada menu yang lebih sihat atau ringkas
juga boleh dilakukan dan lebih bermanfaat berbanding
meningkatkan kadar harga yang hanya lebih menjurus kepada
pembaziran.
TINDAKAN : Tindakan penambahbaikan terhadap peraturan
yang sedia ada akan dilaksanakan pihak Bendahari bagi memastikan
penentuan harga dan menu untuk jamuan secara berhemah dapat
dipatuhi oleh PTj. Perbandingan terhadap kadar-kadar serta
pengurusan jamuan yang dilaksanakan di Universiti atau IPTA lain
wajar dilaksanakan di samping pengwujudan set menu bagi jamuan
minum pagi, petang dan malam serta makan tengahari bagi
mendapatkan penetapan kadar harga yang adil serta mengelakkan
perbezaan ketara yang dikenakan pihak pembekal.
Sesi perjumpaan di antara Pejabat Bendahari dan pembekal jamuan
perlu dilaksanakan bagi menjelaskan syarat-syarat pembekal makanan
serta kadar-kadar jamuan dan perbezaan yang wujud. Pejabat
Bendahari juga perlu memutuskan senarai harga ‘standard’ / seragam
yang realistik dan dipersetujui di kalangan pembekal setelah
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 20 -
mengambilkira kepentingan Universiti serta bersesuaian dengan
peruntukan yang diluluskan dan harga yang dibenarkan.
Penyediaan garis panduan terhadap pilihan menu serta penetapan
kadar harga oleh Universiti perlu dibuat sebagai asas bagi
membolehkan pihak PTj merancang perbelanjaan bagi tempahan
jamuan mengikut kesesuaian dan kewajaran. Penetapan set menu
tempahan jamuan serta kadar-kadar yang diwujudkan perlu
dibentangkan di mesyuarat pengurusan bagi mendapatkan pandangan
dari setiap Pengurus Bahagian bagi tujuan perlaksanaan di setiap PTj
di UTHM.
5.1.3 Kawalan Terhadap Pengurusan Program / Aktiviti Di
PTj Yang Tidak Melayakkan Tempahan Jamuan
Dibuat
Terdapat PTj yang membuat tempahan jamuan bagi
program / aktiviti yang tidak melayakkan tempahan dibuat
kerana tidak memenuhi syarat-syarat keraian rasmi
sepertimana yang ditetapkan di dalam Pekeliling
Bendahari Bil. 2/2008 perkara 3.1. Di antara program /
aktiviti yang dijalankan adalah seperti di jadual berikut:-
KETETAPAN PEKELILING
JENIS PROGRAM / AKTIVITI
YANG DIJALANKAN OLEH
PTj
3.1 Syarat-syarat Keraian
Rasmi
3.1.1 Universiti / Pusat
Tanggungjawab (PTj) boleh
mengadakan aktiviti-aktiviti
seperti berikut :-
a) Menganjurkan persidangan
Sesi Perbincangan
Sesi Perjumpaan
Sesi Rakaman Suara / Latihan
Selawat Dan Marhaban
Sesi Taklimat ( pendaftaran
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 21 -
peringkat Antarabangsa,
Kebangsaan Atau Universiti
b) Bagi meraikan jemputan
luar. Jemputan luar
bermaksud orang-orang
kenamaan atau rombongan
rasmi baik daripada luar
negara ataupun dalam
negeri.
c) Mesyuarat peringkat
Universiti atau PTj
d) Kursus / Bengkel /
Seminar yang dianjurkan di
peringkat Universiti / PTj.
pelajar baru, perarakan sempena
konvokesyen, penyerahan kunci
pigeon hole kepada semua
Pembantu Tadbir, sesi ukur
pakaian seragam staf bagi tahun
2012, taklimat berkenaan klinik
panel, taklimat rumah staf)
Sesi Ujibakat
Gotong Royong
Sesi Pembentangan
Jamuan Perpindahan Taska
Baru
Maklumat lanjut program / aktiviti berserta kos terlibat
adalah seperti di Lampiran 1.
Perkara 3.1.1 (c) di dalam Pekeliling Bendahari Bil.
2/2008, dilihat terlalu umum dan dengan mudah boleh
memberi ruang dan peluang kepada pihak PTj untuk
sewenang-wenangnya membuat tempahan jamuan
walaupun ianya hanya merupakan perbincangan,
perjumpaan atau taklimat ringkas. Sekiranya tidak
dikawal adalah dikhuatiri ianya akan berlanjutan dan
seterusnya menambah kos yang lebih tinggi.
Syor / Cadangan Audit
Perkara ini perlu dikaji dan disemak semula bagi mengelakkan
berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan terhadap
pekeliling atau peraturan yang digunapakai oleh pihak Universiti.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 22 -
Adalah dicadangkan agar Syarat-syarat Keraian Rasmi sepertimana
yang dinyatakan di dalam Pekeliling Bendahari Bil 2/2008 (perkara
3.0) dikaji, diperkemaskan dan diperincikan semula.
Antara contoh Universiti lain yang telah memperincikan dengan jelas
jenis-jenis mesyuarat yang melayakkan tempahan jamuan dibuat
adalah Universiti Malaysia Sabah melalui Surat Pekeliling
Bendahari Bil 2/2011 perkara 3.2 (f) iaitu :-
Perincian Kategori Tempahan Jamuan :-
Kategori 1 - Mesyuarat Yang Dipengerusikan Oleh Ahli Lembaga
Pengarah / Pegawai Utama UMS.
Contoh : Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah (LPU),
Mesyuarat Pagi, Mesyuarat Pihak Berkuasa Pengurusan
Universiti, Mesyuarat Senat, Mesyuarat Jawatankuasa
Tetap Kewangan, Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan
lain-lain mesyuarat-mesyuarat utama Universiti.
Kategori 2 - Mesyuarat Yang Dipengerusikan Oleh Ketua PTj di
PTj Masing-Masing
Contoh : Mesyuarat Peringkat Jabatan / Mesyuarat
Eksekutif / Pengurusan Jabatan / Ceramah / Majlis-Majlis
Akademik Oleh Ketua PTj.
Perincian ini adalah bertujuan untuk mengawal perbelanjaan jamuan
dan keraian rasmi serta merancang kos perbelanjaan mesyuarat agar
lebih teratur.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 23 -
TINDAKAN : Pemantauan terhadap penyediaan jamuan yang
dilaksanakan di PTj akan terus dilaksanakan pihak Bendahari untuk
setiap program atau aktiviti yang disahkan dan diluluskan
kepentingannya kepada PTj dan Universiti. Ruang penambahbaikan
terhadap peraturan sedia ada akan dikenalpasti pihak Bendahari bagi
menyatakan dengan lebih terperinci mengenai jenis-jenis aktiviti atau
program, terutamanya mesyuarat atau perbincangan yang dianjurkan
pihak PTj. Ianya bertujuan memastikan penentuan program atau aktiviti
yang melayakan penyediaan jamuan dapat dipatuhi oleh PTj.
Tindakan penambahbaikan terhadap Borang Tempahan Jamuan
(melalui penyediaan ruang untuk dipilih / ditanda oleh PTj), wajar
dilaksanakan pihak Bendahari bagi membantu PTj mengenalpasti
tempahan hanya dibuat terhadap kategori / jenis aktiviti atau
mesyuarat yang dibenarkan oleh Universiti. Ia juga dapat
memaklumkan pihak PTj bahawa aktiviti / program selain daripada
yang dinyatakan di borang berkenaan, adalah tidak melayakkan
tempahan jamuan dibuat.
5.2 Kawalan Terhadap Pemilihan / Penggiliran Pembekal
Makanan / Caterer
Merujuk kepada Pekeliling Bendahari BIl. 5/2009 (Bab E –
Rundingan Terus) perkara 3.2.1 – Perolehan Jamuan.
“ Semua perolehan jamuan makanan / minuman untuk majlis jamuan
rasmi / acara khas Universiti dibenarkan dibuat secara rundingan
terus dengan syarikat Bumiputera. Perolehan jamuan ini hendaklah
dibuat mengikut syarat dan kadar yang sedang berkuatkuasa.
Keutamaan hendaklah diberi kepada syarikat di dalam kawasan atau
daerah berkenaan dan secara bergilir-gilir “.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 24 -
Semakan audit mendapati pemilihan dan penggiliran pembekal
makanan yang dibuat di PTj terlibat adalah tidak seimbang dan
tidak mematuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak
Pejabat Bendahari. Maklumat lanjut berkaitan pemilihan
pembekal dan kekerapan yang dibuat (mengikut turutan) adalah
seperti di jadual-jadual berikut:-
Jadual 1 : Pejabat Pendaftar
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
1 Generasi Tasik Biru 80 16 Mohd Hair b. M Kas 02
2 Milda Catering 48 17 Ty Restoran 02
3 De Awana Catering 30 18 NBM World Ent. 01
4 Restoran Seti Rogaya 25 19 IRS Cindai Et 01
5 Imalize Ent 21 20 ID Global 01
6 Reiyan Rasa 12 21 Balang Utama Ent 01
7 Istihaz Prima 11 22 Crystal Inn Sdn.
Bhd.
01
8 Saharuddin bin
Shawal
08 23 Jaminah bte Ahmad 01
9 Ratna Salju Ent 04 24 Lab One Ent 01
10 Zainah Catering 04 25 Tariq Wahab Ent 01
11 Ruhaiza Zakaria Ent 04 26 ERZ Lasha Ent 01
12 Seri Manggis Ent 03 27 MHBH Ent 01
E Nayati Ent 03 28 Mohd. Salleh bin
Haji
01
14 Normah bte Abu
Bakar
02 29 Sahran bin Amzah 01
15 Restoran BP Bariani 02 30 Zukarnain bin
Tajuddin
01
Jadual 2 : Pusat Sukan
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
1 Seri Manggis
Catering
49 6 Restoran BP Briani 01
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 25 -
2 E Nayati Ent 04 7 Saharuddin bin
Shawal
01
3 Umi Golf Cafe 02 8 Resotran Seti
Rogaya
01
4 Ratna Salju Ent 02 9 Normah bte Abu
Bakar
01
5 Milda Catering 02
Jadual 3 : Pusat Islam
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
1 Milda Catering 43 6 Zainah Catering 09
2 Imalize Ent 15 7 E Nayati Ent 07
3 Ratna Salju Ent 12 8 JP Ent & Service 01
4 Saharuddin bin
Shawal
10 9 Seri Manggis
Catering
01
5 Zalinah Rais 10
Jadual 4 : Pejabat Penerbit
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
1 E Nayati Ent 17 5 Saharuddin Shawal 02
2 Restoran Seti Rogaya 06 5 Seri Manggis
Catering
01
3 Lasha Ent 04 6 Ratna Salju Ent 01
Jadual 5 : Pejabat Pembangunan Dan Pengurusan Hartabina
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
BIL NAMA PEMBEKAL KEKE-
RAPAN
1 Ruhaiza Zakaria Ent 161 8 Seri Manggis 02
2 Milda Caatering 34 9 Ty Restauran 02
3 Saharuddin bin
Shawal
28 10 Ratna Salju Ent 02
4 Restoran Seti Rogaya 19 11 De Sarah Ent 01
5 Imalize Ent 05 12 Sajian Sedap Ent 01
6 E Nayati Ent 03 13 Zalinah bte Rais 01
7 Generasi Tasik Biru 03 14 ERZ Lasha Ent 01
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 26 -
Kedudukan 3 teratas caterer / pembekal yang menjadi pilihan
utama setiap PTj adalah seperti berikut:-
NAMA PTj PEBEKAL UTAMA KEKERAPAN
Pejabat Pendaftar Generasi Tasik BIru
Milda Catering
De Awana Catering
80
48
30
Pusat Sukan Seri Manggis Catering
E Nayati Ent
Umi Golf Cafe
49
04
02
Pusat Islam Milda Catering
Imalize Ent
Ratna Salju Ent
43
15
12
Pejabat Penerbit E Nayati Ent
Restoran Seti Rogaya
Lasha Ent
17
06
04
Pejabat Pembangunan Dan
Pengurusan Harta Bina
Ruhaiza Zakaria Ent
Milda Catering
Saharuddin bin Shawal
161
34
28
Berdasarkan jadual di atas, walaupun PTj membuat penggiliran
pembekal dalam membuat tempahan jamuan didapati
penggiliran yang dibuat adalah tidak seimbang / terlalu jauh
bilangan kekerapan di antara satu sama lain walaupun hanya
dengan mengambilkira 3 pembekal teratas bagi setiap PTj.
Syor / Cadangan Audit
Pekeliling Bendahari BIl. 5/2009 hendaklah dipatuhi bagi
mengelakkan berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan
terhadap peraturan Universiti yang sedang berkuatkuasa.
Pemantauan dan kawalan yang sewajarnya perlu diwujudkan samada
pada peringkat PTj ataupun Pejabat Bendahari.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 27 -
TINDAKAN : Ruang penambahbaikan peraturan sedia ada akan
dikenalpasti pihak Bendahari terhadap pemilihan pembekal jamuan di
PTj bagi mewujudkan peluang ekonomi yang adil di kalangan
pengusaha makanan serta mengelakkan wujudnya monopoli pembekal
tertentu sahaja bagi sesuatu PTj. Pejabat Bendahari juga perlu
mewujudkan senarai pembekal-pembekal makanan yang disahkan
oleh Universiti setelah mengambilkira aspek pematuhan kepada
syarat-syarat yang ditetapkan meliputi faktor kebersihan di dalam
pengendalian makanan (food handling) serta telah membuat
pemeriksaan kesihatan (medical check-up) dengan Pusat Kesihatan
Universiti, UTHM.
5.3 Kawalan Terhadap Pengurusan Terimaan Bil Daripada
Pembekal Yang Diterima Di Peringkat PTj
Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 perkara 4.1.1 menetapkan :
“Bil dari pembekal yang diterima oleh PTj perlu dicop tarikh terima
apabila ianya diterima samada melalui pos atau serahan tangan oleh
Pejabat Pentadbiran PTj ”
Semakan audit mendapati daripada keseluruhan 734 bil yang
disemak didapati kesemuanya telah disahkan oleh pegawai
yang diberi kuasa sepertimana kehendak Pekeliling Bendahari
Bil.2/2008 perkara 3.6.1.
Walaubagaimanapun bil-bil berkenaan tidak dicop tarikh terima
sepertimana kehendak Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007
perkara 4.1.1.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 28 -
Maklumat lanjut berkaitan bil-bil jamuan yang tidak dicop tarikh
terima adalah seperti di jadual berikut:-
SAMPEL PTj PENEMUAN AUDIT
Pejabat
Pendaftar
Daripada keseluruhan 268 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati 220 daripadanya
(82%) tidak dicop tarikh terima.
Pusat Sukan Daripada keseluruhan 63 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati kesemuanya (100%)
tidak dicop tarikh terima.
Pusat Islam Daripada keseluruhan 108 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati kesemuanya (100%)
tidak dicop tarikh terima.
Pejabat Penerbit Daripada keseluruhan 31 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati kesemuanya (100%)
tidak dicop tarikh terima.
Pejabat
Pembangunan
Dan
Pengurusan
Hartabina
Daripada keseluruhan 264 bil yang disemak
sepanjang tahun 2012, didapati 190 daripadanya
(72% ) tidak dicop tarikh terima.
Ketidakpatuhan terhadap peraturan ini akan memberi kesan
terhadap proses pembayaran sekiranya bil yang diterima lewat
diproses pada peringkat PTj. Punca kelewatan juga menjadi
sukar untuk dikenalpasti samada berpunca daripada pihak
pembekal yang gemar mengumpulkan bil secara lump-sum bagi
satu-satu pembayaran ataupun pihak PTj sendiri yang
menyimpan bil berkenaan / sengaja melewatkan proses
pembayaran.
Antara contoh-contoh bil yang mungkin lewat dibayar adalah
seperti di jadual berikut :-
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 29 -
NO BIL /
TARIKH
BIL
JENIS
PROGRAM /
TARIKH
PROGRAM
NO
BAUCAR
BAYARAN /
TARIKH
BAYARAN
CATATAN
0000233
23/05/2012
RM35.00
De Awana
Catering
Mesyuarat
Amalan
Pemeriksa
Premis Oleh
Pegawai Bomba
dan Penyelamat
JB
Tarikh :
23/05/2012
10120225
27/07/2012
- Bil tidak dicop tarikh terima.
- Berdasarkan tempoh di antara
tarikh bil, tarikh program dan
tarikh bayaran wujud kelewatan
selama 2 bulan 5 hari.
- Punca kelewatan sukar
dikenalpasti samada berpunca
daripada pihak pembekal
ataupun PTj.
10946
02/07/2012
RM1,300.00
Seri
Manggis
Catering
Majlis
Penyerahan
Bendera
Kejohanan Sukan
Staf Antara
Universiti Kali Ke
37/2012
Tarikh : 29/06/
2012
10122809
08/09/2012
- Bil tidak dicop tarikh terima.
- Berdasarkan tempoh di antara
tarikh bil, tarikh program dan
tarikh bayaran wujud kelewatan
selama 2 bulan 8 hari.
- Punca kelewatan sukar
dikenalpasti samada berpunca
daripada pihak pembekal
ataupun PTj.
7681736
29/06/2012
RM133.00
Milda
Catering
Mesyuarat
Pelaksanaan
Program Ziarah
Dan Maulid
Bersama Habib
Umar
Tarikh :
10/04/2012
10124082
06/10/2012
- Bil tidak dicop tarikh terima.
- Berdasarkan tarikh bil dan
tarikh program, didapati pihak
pembekal lewat menyediakan
bil (2 bulan 19 hari)
- Berdasarkan tempoh di antara
tarikh bil dan tarikh bayaran
wujud kelewatan selama 3
bulan 9 hari.
Berdasarkan jadual di atas, didapati terdapat juga pembekal yang
lewat menyediakan bil, walaubagaimanapun pengesahan
terhadap tarikh sebenar bil diterima di peringkat PTj tetap tidak
dapat dilakukan. Amalan ini sangat menyumbang kepada
penggunaan SIJIL KELULUSAN AP58(a) pada akhir tahun
sekiranya langkah awal dan tindakan penambahbaikan tidak
diambil.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 30 -
Syor / Cadangan Audit
Pekeliling Bendahari Bil. 2/2007 hendaklah dipatuhi bagi
mengelakkan berlakunya sebarang pelanggaran atau ketidakpatuhan
terhadap pekeliling / peraturan Universiti yang sedang berkuatkuasa.
Penguatkuasaan terhadap peraturan yang telah ditetapkan hendaklah
dilaksanakan dengan tegas bagi memastikan pihak PTj mematuhi
sepenuhnya setiap peraturan kewangan yang telah dikeluarkan oleh
Pejabat Bendahari. Ianya bertujuan untuk memastikan agar pihak
Pejabat Bendahari dapat melaksanakan tanggugjawabnya sebagai
pihak yang memantau dan mengawal proses pembayaran.
TINDAKAN : Proses pembayaran yang dilaksanakan oleh PTj
perlu didaftarkan di dalam sistem SAGA setelah menerima bil atau
dokumen yang lengkap daripada pembekal. Semasa proses ini, tarikh
dokumen atau bil yang diterima oleh PTJ dapat ditunjukkan dalam
sistem tersebut. Pemantauan dilaksanakan oleh pihak Bendahari
berdasarkan kepada perbandingan antara tarikh yang dinyatakan di
invois dan tarikh ianya didaftarkan di Sistem SAGA. Pemantauan bagi
pematuhan PTj terhadap peraturan kewangan berkaitan pengurusan
penerimaan bil dari pembekal yang perlu dicopkan tarikh terima oleh
pihak PTj, wajar dilaksanakan pihak Bendahari bagi melicinkan proses
pembayaran.
AUDITAN PENGURUSAN TEMPAHAN JAMUAN UNIVERSITI D I P E J A B A T B E N D A H A R I
U N I V E R S I T I T U N H U S S E I N O N N M A L A Y S I A
Unit Audit Dalam UTHM
- 31 -
6. RUMUSAN
Secara keseluruhannya, pengurusan perolehan tempahan jamuan di
Universiti Tun Hussein Onn Malaysia memerlukan tindakan
penambahbaikan agar selaras dengan kehendak Pekeliling
Perbendaharaan Bil. 9 Tahun 2008 terutamanya dalam berbelanja
secara berhemah dan mengelakkan pembaziran.
Penentuan kadar harga dan jenis menu hendaklah diberi perhatian
sewajarnya bagi tujuan kawalan dan seterusnya mengelakkan
berlakunya pertambahan kos serta pembaziran.
Syarat-syarat Keraian Rasmi yang dinyatakan di dalam Pekeliling
Bendahari Bil. 2 /2008 hendaklah disemak, dikaji, diperkemaskan dan
diperincikan semula dengan jelas bertujuan untuk mengawal
perbelanjaan jamuan dan keraian rasmi serta merancang perbelanjaan
mesyuarat agar lebih teratur.