BAHAGIAN : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANUNIT KEWANGAN
ALAMAT : BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSANKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIAARAS 6, BLOK E862604 PUTRAJAYA
NO. TELEFON : 03-88846173NO. FAKS. : 03-88895235LAMAN SESAWANG: [email protected]
myPortfolioPEMBANTU TADBIR KEWANGAN
UNIT KEWANGAN
Nama : Intan Mawaddah Binti Abdul Wahab
Gelaran Jawatan : Pembantu Tadbir Kewangan
Gred Hakiki Jawatan : W19
Tarikh Penempatan : 28 Mei 2018
Nama : Noor Azman Bin Muhammad Noor
Gelaran Jawatan : Setiausaha Bahagian
Gred Jawatan :
Tarikh :
MAKLUMAT PEGAWAI
DILULUSKAN OLEH
BIL. TARIKH TAJUK TANDATANGAN PENYELIA
1.
Catatan: Ketua Jabatan hendaklah memastikan bahawa myPortfolio dikaji
semula dan dikemas kini apabila berlaku sebarang perubahan.
JADUAL PENGEMASKINIAN
PERKARA MUKA SURAT
Carta Organisasi
Carta Fungsi
Aktiviti-aktiviti bagi Fungsi
Deskripsi Tugas
Proses Kerja, Carta Alir dan Senarai
Semak bagi Aktiviti 1
Senarai Undang-undang, Peraturan dan
Punca Kuasa
Senarai Borang
Senarai Jawatankuasa yang Dianggotai
KANDUNGAN
SETIAUSAHA BAHAGIAN
2. CARTA FUNGSI
CAWANGAN PENTADBIRAN & KEWANGAN
UNIT PERSATUAN SUKAN DAN KEBUDAYAAN (MESCA)
CAWANGAN PENGURUSAN KUALITI & MAJLIS
1. Menggalak dan memajukan kegiatan-kegiatan sukan dan kebudayaan di KPM.
2. Menyediakan platform untuk ahli mengembangkan minat dan bakat dalam bidang sukan dan kebudayaan.
3. Mengekalkan gabungan dengan Majlis Kebajikan dan Sukan Ibu-ibu Pejabat Kerajaan Persekutuan.
4. Menganjur dan menguruskan perjumpaan, persembahan, pertandingan serta perlawanan sukan dan kebudayaan.
5. Mengutip dana untuk menyokong pelaksanaan aktiviti sukan dan kebudayaan terutamanya di KPM dengan cara yang difikirkan sesuai oleh Jawatankuasa dengan kelulusan Pendaftar Pertubuhan dan agensi-agensi yang berkaitan.
6. Menjaga kebajikan ahli dengan apa juga cara yang boleh dalam masa kemalangan, sakit atau kematian.
7. Melaksanakan aktiviti lain yang sah dari segi undang-undang untuk faedah ahli.
CAWANGAN PENGURUSAN REKOD
Pengurusan Registri
1. Merancang dan menyediakan dasar, standard, prosedur dan garis panduan pengurusan registri.
2. Mengurus dan memantau pelaksanaan urusan pewujudan penerimaan, pendaftaran, pengedaran dan penyimpanan mel / rekod.
3. Merancang dan menguruskan pelaksanaan penubuhan Registri Berpusat bagi Ibu Pejabat Kementerian Pendidikan Malaysia (IPKPM).
4. Merancang dan menguruskan penerimaan, pendaftaran, penawanan, pengedaran dan penyimpanan surat / mel IPKPM.
5. Merancang dan menguruskan ruang / peralatan penyimpanan fail yang mencukupi untuk rekod-rekod IPKPM.
6. Menyelaras, memantau dan menguruskan pembukaan fail-fail urusan am dan fungsian mengikut klasifikasi fail yang telah ditetapkan oleh Arkib Negara Malaysia (ANM).
7. Menyelaras, memantau dan memastikan pergerakan, penyenggaraan, penjagaan, penyimpanan, pemeliharaan, penutupan dan pelupusan fail dilaksanakan mengikut tatacara yang ditetapkan.
Pengurusan Rekod
1. Penyediaan Panduan dan Prosedur Pengurusan Rekod.2. Pembangunan Klasifikasi Fail.3. Sistem Pengurusan Rekod Elektronik.4. Pengurusan Bilik Rekod dan Pusat Rekod KPM.5. Pelupusan Rekod.6. Program Khidmat Konsultansi Pengurusan Rekod.7. Program Kesedaran Pengurusan Rekod.8. Menguruskan dan menyelaras perlantikan Pegawai Rekod Jabatan.9. Pelaksanaan Digital Documents Management System.10. Pengurusan Rekod Penting dan Pelan Tindakan Bencana Rekod.11. Pengurusan Dokumen Terperingkat.12. Inspektorat / Audit Pengurusan Rekod.13. Merancang, mengurus dan memastikan pengurusan rekod IPKPM
mematuhi kriteria penilaian penarafan bintang (SSR).
Pengurusan Arkib
1. Merancang, menyelaras dan mamantau penyerahan bahan arkib terbitan KPM kepada Arkib Negara.
2. Merancang, menyelaras dan memantau penyerahan bahan Pengurusan Tertinggi KPM kepada Arkib Negara.
1. Menyelia & menguruskan Kenderaan Jabatan.2. Menyedia, mengagih dan mengumpul Kad Perakam
Waktu bagi setiap bulan.3. Menyemak dan memproses permohonan ke luar negara
bagi lawatan persendirian.4. Merancang dan menguruskan surat menyurat
Kementerian.5. Menguruskan sistem Fail Bahagian.6. Mengurusetiakan Mesyuarat Pengurusan dan
Perhimpunan Bulanan Bahagian.7. Menyedia dan mengemukakan Laporan Sistem
Pengurusan Audit Nilai (SPAN).8. Mengurus dan menyedia POL Bahagian:
- Merancang dan mengurus kursus/latihan seperti Kursus Pemandu dan Kursus Pem. Setiausaha Pejabat/Setiausaha Pejabat.
9. Mentadbir kemudahan dan sistem rangkaian ICT Pejabat Pengurusan Tertinggi, Anggota Pentadbiran dan Bahagian.
10. Merancang, menyelia dan menguruskan pengurusan harta modal, inventori dan stor.
11. Merancang dan mengurus perolehan, perkhidmatan/bekalan pejabat dan harta modal.
12. Menyedia dan mengemukakan laporan ke BPPA untuk JKPAK.
13. Memeriksa dan memantau penyediaan semua jenis penyata perubahan (Kew.8).
14. Menyedia & mengurus carta aliran semua modul di HRMIS.
15. Mengurus semua pelantikan/penamatan/ penyambungan Pegawai kontrak (Contract for services & Contract of Services) dan PSH.
16. Merancang & mengetuai Bengkel, Kursus, Taklimat dan segala urusan yang berkaitan dengan HRMIS, POL, Latihan Perkhidmatan Bukan Guru dan sebagainya bagi semua Pegawai di bawah BKP.
17. Merancang, menyelaras & menyediakan ABM.18. Pelaksanaan OBB.19. Menyelaras & mengawal Peruntukan Dasar One-Off Luar
Negara & One Off Harta Modal yang lain.20. Melaksanakan pengurusan akaun Bahagian - PTJ.21. Memperakukan Penyata Perubahan Gaji bagi setiap
Pegawai/kakitangan.22. Menyelia & menyelaraskan perbelanjaan akaun pukal
TNB, TELEKOM, SYABAS & IWK.23. Menyelia & menyelaras bayaran sewaan ruang pejabat di
Kompleks E dan Cyberjaya.24. Menyedia & mengemukakan laporan ke Bhg. Kewangan
untuk JPKA.25. Mengurus & mengakaunkan terimaan dan hasil.26. Menyelaras bayaran balik pinjaman komputer dan
kenderaan kakitangan / Pegawai.27. Menyelaras Daftar Pinjaman Komputer & Kenderaan.
1. Merangka struktur dan mekanisme program-program TQM di KPM.2. Menyelaras dan melaksanakan program-program kualiti & inovasi di semua peringkat.3. Mengurus dan melaksanakan sistem penarafan ‘bintang’ di semua peringkat Bahagian
dan keseluruhan agensi di bawah KPM sehingga ke JPN/PPD/Sekolah.4. Menyelaras Pelaksanaan pemakaian PKPA untuk meningkatkan penghayatan dan
pembudayaan kualiti di kalangan warga KPM.5. Menyediakan khidmat nasihat dalam program kualiti dan khidmat keurusetiaan
mesyuarat-mesyuarat utama Kajian/teknikal kualiti, inovasi dan produktiviti KPM:i) Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan.ii) Mesyuarat Penyelarasan MS ISO 900.:2000.iii) Mesyuarat Audit Kualiti Dalaman.iv) Mesyuarat J/K Teknikal Piagam Pelanggan.v) Mesyuarat J/K Pemandu Inovasi & Produktiviti KPM.vi) Mesyuarat J/K Petugas Inovasi & Produktiviti KPM.vii) Mesyuarat J/K Induk Majlis Hari Inovasi KPM.viii) Mesyuarat J/K Kerja Program Hari Inovasi KPM.ix) Mesyuarat J/K Induk Sistem Star Rating KPM.x) Mesyuarat J/K Kerja Sistem Star Rating KPM.xi) Mesyuarat J/K Induk Konvensyen KIK, KPM.
6. Merancang program-program kualiti dan inovasi KPM.7. Merancang latihan-latihan berkaitan program kualiti.8. Menyelaras Tadbir Urus Laman Web/Portak KPM.9. Mengurus setiakan: i) Mesyuarat J/K Induk Laman Web/Portal KPM; dan ii) Mesyuarat J/K Kerja Pengurusan Laman Web/Portal.10. Menetapkan dasar, mekanisme dan pengurusan laman web/portal.11. Menentukan dasar penyampaian perkhidmatan/maklumat melalui laman web/portal.12. Menentukan keperluan Kajian semula kandungan utama laman web/portal.13. Mengesahkan konsep reka bentuk dan susun atur laman web/portal14. Mengesahkan keperluan infrastruktur & sokongan teknikal bagi laman web/portal.15. Menyelesaikan isu-isu dan masalah berkaitan laman web/portal.16. Memastikan kandungan dalam laman web/portal adalah terkini dan sahih dengan
mewujudkan proses pengurusan kandungan yang berkesan.17. Memastikan keseragaman dalam penyampaian maklumat di laman web/portal.18. Mengesyorkan peningkatan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan termasuk
penyediaan perkhidmatan secara interaktif bagi menyokong ciri-ciri dan kemudahan yang mesra pelanggan.
19. Mengkaji dam membuat syor untuk mewujudkan ciri-ciri baru (enhancing features) dalam laman web/portal.
20. Mengesyorkan konsep reka bentuk dan susun atur laman web/portal kepada J/K Induk Pengurusan Laman Web/Portal.
21. Mengesyorkan keperluan infrastruktur & sokongan teknikal bagi laman web/ portal kepada J/K Induk Pengurusan Laman Web/Portal.
22. Merancang, menyelaras dan memantau Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti KPM (MS ISO 9000).
23. Merancang, menyelaras dan memantau Pelaksanaan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) KPM.
24. Merancang dan melaksana urusan inspektorat kualiti KPM (naziran kualiti, audit kualiti dalaman dan audit kualiti luaran).
25. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan program peningkatan kualiti & inovasi.
26. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan piagam pelanggan KPM.27. Memantau dan menilai pencapaian Pelaksanaan PKPA.28. Membuat Penilaian Sistem Star Rating Bahagian/Agensi.29. Membuat benchmarking program-program kualiti.30. Membuat kajian keberkesanan program-program kualiti serta melaporkan kepada
Pengurusan Tertinggi KPM.31. Merancang dan menggubal dasar-dasar berkaitan auditan kualiti.
CAWANGAN PENGURUSAN BANGUNAN & KESELAMATAN
1. Pengurusan Penyewaan Ruang Pejabat/ Bangunan Kementerian.
2. Pengurusan Pengubahsuaian Pejabat.3. Pengurusan Penyelenggaraan Bangunan.4. Pengurusan Sistem Aduan Penyelenggaraan
Bangunan.5. Pengurusan Kemudahan Kualiti.6. Pengurusan Permohbonan Telefon analog, talian
telefon/faks dan internet.7. Pengurusan Bil Tenaga dan Air.8. Pengurusan Bil Telekomunikasi.9. Pengurusan Kewangan dan Penyelenggaraan.10. Pengurusan Mesyuarat Penyelenggaraan.11. Merancang, mengurus, menyelaras, menyedia,
memantau dan memastikan aspek-aspek keselamatan fizikal bangunan.
12. Merancang dan menyediakan dasar berkaitan keselamatan.
13. Mengurus dan mengendalikan permohonan pas keselamatan pegawai dan kakitangan serta memastikan sistem pas keselamatan berjalan dan berfungsi dengan baik.
14. Menyedia, memantau dan merekodkan penggunaan pas-pas pelawat di blok-blok KPM.
15. Merancang, mengurus, menyelaras dan mengadakan latihan fire drill.
16. Menyelaraskan isu-isu keselamatan KPM seperti:(a) Penyerahan memorandum;(b) Piket/rusuhan; dan(c) Majlis-majlis Rasmi.
17. Mengurus perkhidmatan pengawal keselamatan blok-blok di bawah KPM.
18. Mengurusetiakan mesyuarat-mesyuarat berkala berkaitan keselamatan.
19. Merancang dan melaksanakan kursus-kursus berkaitan keselamatan.
20. Membantu merancang Dasar Pembahagian Tempat Letak Kenderaan (TLK).
21. Menyelaras dan melaksanakan dasar penguatkuasaan pelekat kenderaan dan pembahagian tempat letak kenderaan di blok-blok.
22. Membantu merancang, menyelaras dan memantau sistem lalulintas di Kompleks E.
1. Membuat bayaran tuntutan perjalanan, elaun
penceramah, elaun pertukaran stesen/perpindahan
rumah, bayaran balik kasut, bil suratkhabar, pos dan
perubatan melalui iGfmas
2. Membuat bayaran gaji kakitangan kontrak, pekerja
sambilan harian dan caruman KWSP melalui iGfmas
3. Membuat bayaran caruman KWSP kakitangan kontrak
dan pekerja sambilan harian melalui KWSP online.
4. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diarah dari
semasa ke semasa.
3. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI
* Maklumat ini boleh diperoleh daripada PSM agensi
MAKLUMAT UMUM
GELARAN JAWATAN Pembantu Tadbir(Kewangan)
KETUA PERKHIDMATAN SUB
RINGKASAN GELARAN JAWATAN Pembantu Tadbir(Kewangan)
KEDUDUKAN DI WARAN PERJAWATAN
GRED JAWATAN W19 BIDANG UTAMA KHIDMAT PENGURUSAN
GRED JD GRED W19 SUB-BIDANG KEWANGAN
STATUS JAWATAN TETAP DAN BERPENCEN DISEDIAKAN OLEH
INTAN MAWADDAH BT ABDUL WAHAB (PTQ)
HIRARKI 1(BAHAGIAN) BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN DISEMAK OLEH NURUL INANI BT
IBRAHIM
HIRARKI 2 (CAWANGAN/SEKTOR/UNIT)
CAWANGAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN
DILULUSKAN OLEHNOOR AZMAN B. MUHAMMAD NOOR SUB
SKIM PERKHIDMATAN SOKONGAN TARIKH DOKUMEN
TUJUAN PEWUJUDAN JAWATAN
Melaksanakan tugas-tugas kewangan bagi membolehkan agensi menjalankan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan.
AKAUNTABILITI TUGAS UTAMA
Memproses bayaran pelbagai jenis tuntutan, bil-bil serta gaji
kakitangan melalui sistem iGfmas dan badan berkanun melalui
sistem KWSP online
1. Membayar tuntutan perjalanan, elaun penceramah, elaun pertukaran stesen/perpindahan rumah, bayaran balik kasut, bil suratkhabar, pos dan perubatan
2. Membayar gaji kakitangan kontrak,
pekerja sambilan harian dan caruman KWSP Membayar kontrak-kontrak di BKP
3. Menyedia Borang A caruman KSWP
DIMENSI
KELAYAKAN AKADEMIK/IKHTISAS
Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) atau kelayakan yang diiktiraf setaraf dengannya.
KOMPETENSI
1. Kemahiran Kepimpinan2. Pemikiran Strategik3. Kebolehan menggunakan perisian komputer pada tahap yang baik4. Kebolehan menguasai sesuatu yang baru dengan cepat5. Kebolehan berkomunikasi dengan baik6. Boleh bekerjasama dengan kumpulan serta mengikut arahan dan peraturan berkuat kuasa
PENGALAMAN
1. Menjalankan tugas-tugas kewangan hampir 9 tahun
4. DESKRIPSI TUGAS
5. PROSES KERJA
Aktiviti 1 : Penyediaan Bayaran Tuntutan Perjalanan Penceramah, Bayaran Balik Kasut dan Elaun Perpindahan/Bertukar Stesyen.
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA1 Menyediakan
bayaran pelbagai
tuntutan bagi pegawai di bawah BKP
Terima Permohonan Tuntutan sebelum atau 10hb berikutnya.
SUB/KPSU/
PSU/PAK/
KPT
Perintah-Perintah Am Dan Arahan
Pentadbiran
Pekeliling Kewangan
Manual iGFMAS
2 Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima
3 Periksa tuntutan dengan rekod kedatangan.
4 Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I
5 Kuiri/Sahkan
6 Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)
7 Kuiri/Lulus
8 Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar
9 Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.
Aktiviti 2 : Penyediaan Bayaran Bil Suratkhabar, Pos dan Perubatan.
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA1 Menyediakan
bayaran pelbagai bil berkaitan
pegawai di bawah BKP
Terima Permohonan bayaran sebelum atau 10hb berikutnya.
SUB/KPSU/
PSU/PAK/
KPT
Perintah-Perintah Am Dan Arahan
Pentadbiran
Pekeliling Kewangan
Manual iGFMAS
2 Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima
3 Periksa tuntutan dengan rekod kedatangan.
4 Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I
5 Kuiri/Sahkan
6 Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)
7 Kuiri/Lulus
8 Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar
9 Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.
Aktiviti 3 : Penyediaan Penyata dan Bayaran Gaji Kakitangan Kontrak dan Pekerja Sambilan Harian serta caruman KWSP
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA1 Menyediakan
penyata gaji bagi pegawai-
pegawai kontrak dan
pekerja sambilan harian di
bawah BKP
Terima Kew.8 dan dokumen berkaitan tuntutan dari Unit Pentadbiran
SUB/KPSU/
PSU/PAK/
KPT
Perintah-Perintah Am Dan Arahan
Pentadbiran
Pekeliling Kewangan
Manual iGFMAS
2 Semak Kew.8 beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima
3 Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.
4 Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I
5 Kuiri/Sahkan
6 Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)
7 Kuiri/Lulus
8 Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar
9 Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.
Aktiviti 4 : Penyediaan Bayaran Caruman KWSP Melalui sistem KWSP Online
BIL. TANGGUNG JAWAB PROSES KERJA
PEGAWAI LAIN YANG
ADA HUBUNGAN/
DIRUJUK
UNDANG-UNDANG,
PERATURAN DAN PUNCA
KUASA1 Menyediakan
pesanan kerajaan jika
terdapat permohonan
dari unit-unit di bawah seliaan
BKP
Terima harg copy permohonan pesanan tempatan dari unit-unit dibawah seliaan BKP. Nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan secara online.
SUB/KPSU/
PSU/PAK/
KPT
Perintah-Perintah Am Dan Arahan
Pentadbiran
Pekeliling Kewangan
Manual iGFMAS
2 Semak paparan senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan
3 Jana LO dengan memasukkan kod akaun, kuantiti dan serah kepada Pelulus. Kuiri/Luluskan pesanan kerajaan
4 Tunggu Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Lulus.
5 Cetak LO. Rekod dalam buku daftar pesanan tempatan (format excel).
6 Apabila selesai teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan di dalam senarai tugas sistem ePerolehan. Serah Pegawai Pengesah. (PAK)
7 Pembekal Jana Invois
8 Serah dokumen ke PAK untuk Pegawai membuat padanan bayaran. Dokumen terus ke Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan dalam sistem iGfmas.
9 Peraku I. Kuiri/Luluskan
10 Peraku II. Kuiri/Luluskan.
11 Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.
6. CARTA ALIR
Aktiviti 2: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik (F3), Kecil (F4) & Virement (F6)
MULA
TAMAT
Buat pindaan
Tidak
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
Mula
Terima waran peruntukan asal, tambah, tarik, kecil atau virement
Menghantar dokumen yang lengkap kepada pegawai pelulus untuk Perakuan I
Pegawai Perakuan II
Akuan Terima
Simpan dan cetak waran kedalam fail untuk semakan.
Tamat
Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas
MULA
Ya
TAMAT
Ada
Tidak
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
Mula
Menerima permohonan dan menyemak bagi memastikan pemohon menghantar dokumen hardcopy yang lengkap untuk diproses
Menghantar dokumen yang lengkap kepada pegawai pelulus untuk meluluskan Pesanan Kerajaan yang telah dicipta didalam sistem iGFMAS
Memasukkan no. Pesanan penghantaran (DO) dan kuantiti yang betol untuk diserah kepada Peraku 2
Memasukkan no. Invois dan amaun jumlah keseluruhan bagi tujuan pembayaran dan diserah kepada peraku 1 dan 2
Menyemak status pembayaran dan mencetak baucar bayaran setelah berstatus 80 didalam sistem iGfmas
Tamat
Aktiviti 4: Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas
Aktiviti 1: Penyediaan Bayaran Tuntutan Perjalanan
MULA
TAMAT
Tidak
Buat pindaan
Buat pindaan
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
Mula
Sediakan tanggungan kontrak.
Pegawai Peraku I
Cetak tanggungan kontrak yang berstatus 80
Kunci masuk DO (bekalan & perkhidmatan)
Pegawai Peraku I
Tamat
Pegawai Peraku II
Cetak baucar bayaran dan rekod dalam buku daftar kontrak (JANM 12)
Aktiviti 2: Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji (LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik pangkat, potongan dan lain-lain)
MULA
TAMAT
Tidak
Buat pindaan
Buat pindaan
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
Mula
Pegawai menghantar borang permohonan tuntutan elaun lebih masa ke unit kewangan.
Terima borang tuntutan elaun lebih masa. Semak samaada lengkap atau tidak.
Kunci masuk dalam sistem iGfmas, arahan pembayaran, sub modul pendapatan bercukai. Hantar Perakuan I
Perakuan I
Semakan AO
Tamat
Pegawai Peraku II
Status 80 cetak baucar bayaran dan simpan.
MULA
TAMAT
Tidak
Buat pindaan
Buat pindaan
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA
Mula
Pegawai dari unit pentadbiran memberi Kew-8 untuk perubahan gaji.
Terima Kew-8. Semak samaada ada kesilapan atau tidak.
Sediakan SG20. Kunci masuk ke dalam sistem HCM.
Menyemak Laporan Edit
Simulasi Gaji
Tamat
MULA
TAMAT
Tidak
Buat pindaan
Aktiviti 7 : Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan
Aktiviti 1: Daftar Waran Peruntukan (Asal (F1), Tambah (Asal) (F2), Tarik (F3), Kecil (F4) & Virement (F6)
11. SENARAI SEMAK
TANGGUNGJAWAB PROSES KERJAMula
Pegawai dari unit-unit di bawah seliaan BKP menghantar permohonan LO dan nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan
Semak senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan dan jana LO. Serah kepada Pelulus.
Pelulus sahkan. Kuiri/Lulus.
LO status 80. Cetak LO. Rekod pesanan kerajaan dalam excel.
Pegawai Penerima mengesahkan penerimaan barangan/perkhidmatan dari pembekal dan penilaian prestasi.
Tamat
Pembekal mengesahkan pesanan pembelian (PO) dan cipta nota penghantaran (DO)
Pegawai pengesah mengesahkan penerimaan barangan/perkhidmatan.
Pembekal jana invois.
Pegawai padanan bayaran memadankan dokumen dan mengeluarkan arahan pembayaran.
Perakuan I.
Perakuan II.
Status 80 cetak baucar bayaran, simpan dan rekod pembelian terus dalam GPSI.
Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Luluskan.
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.Daftar waran peruntukan asal, tambah, tarik, kecil atau virement.
2.Klik butang jana, isi semua butiran seperti yang dikehendaki.
3.
Kemudian, klik pula semak data, klik butang simpan selepas itu hantar untuk Perakuan I.
4.Kuiri / Luluskan waran
5.
Peraku II akan sahkan waran.
6.Perakuan terima untuk penerimaan
7.Simpan dan cetak waran kedalam fail untuk semakan.
Aktiviti 2: Daftar Baucar Jurnal Biasa (S1), Baucar Jurnal antara PTJ (S2) dan Baucar Jurnal Antara Entiti (S5).
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
Kunci masuk Baucar Jurnal. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I
2.
Kuiri / Luluskan baucar jurnal
3.
Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)
4.
Kuiri / sahkan
5.
Menghantar permohonan yang telah disahkan kepada Peraku II untuk Lulus/Kuiri
6.
Menghantar permohonan yang telah disahkan oleh peraku I dan diluluskan oleh Peraku II dan dihantar kepada Perakuan Terima untuk Terimaan
7.
Simpan dan cetak baucar jurnal kedalam fail untuk semakan.
Aktiviti 3: Daftar Pesanan Kerajaan (Bekalan & Perkhidmatan) iGfmas
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
Menyemak dan memproses permohonan Pesanan Kerajaan melalui sistem iGFMAS.
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
2.
Menyemak maklumat akaun bank dari
pembekal pada data induk didalam sistem
iGFMAS bagi memastikan maklumat akaun
bank pembekal adalah sama dengan
salinan penyata bank yang diberi.
3.
Mencipta Pesanan Kerajaan di dalam
sistem dan mengemaskini maklumat pada
perihal permohonan perolehan yang telah
diterima dengan mengikut kod akaun, kod
item, harga seunit, jumlah keseluruhan
adalah betul.
4.
Menghantar dokumen yang lengkap
kepada pelulus Pesanan Kerajaan.
5.
Menyemak status 80 untuk mencetak
Pesanan Kerajaan dan merekodkan
didalam buku pendaftaran pengeluaran
Pesanan Kerajaan.
6.
Memproses dan meletakkan kuantiti
pesanan penghantaran/penerimaan
perkhidmatan yang betul setelah menerima
salinan hardcopy invois, pesanan
penghantaran (DO), senarai kehadiran
peserta dan Pesanan Kerajaan yang telah
lengkap bertandatangan serta cop
daripada pembekal.
7.
Memproses arahan pembayaran setelah
dokumen lengkap diterima. Hantar untuk
Perakuan I dan Perakuan II.
8.
Cetak baucar bayaran.
9.
Menyimpan baucar bayaran dan simpan.
10.
Mengunci masuk maklumat baucar
bayaran dalam system Government
Procurment Information System (GPIS).
Aktiviti 4: Penyediaan Tanggungan Kontrak Kerajaan Untuk Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan Melalui iGfmas
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
Terima Invois untuk perkhidmatan kawalan keselamatan tanpa senjata dari PAK.
2.
Sediakan tanggungan kontrak (CO) untuk tempoh semasa. Semak data, Simpan dan hantar untuk Perakuan I.
3.
Dapatkan Perakuan I. Kuiri/Lulus.
4.
Selepas itu tunggu kelulusan semakan Kod Perakaunan dan semakan peruntukan dari Pejabat Perakaunan (AO). Kuiri/Lulus
5.
Apabila sudah status 80 cetak sesalinan untuk salinan pejabat
6.
PENERIMAAN BEKALAN DAN PERKHIDMATAN
7.
Terima DO (bekalan & perkhidmatan) dokumen berkaitan yang disahkan berdasarkan CO.
8.
Kunci masuk maklumat di dalam modul terimaan bekalan dan perkhidmatan. Peraku I
9.
Perakuan II atau kuiri/luluskan
10.
ARAHAN PEMBAYARAN
11
Kunci masuk maklumat di bawah Sub modul Arahan Pembayaran (Dengan Pesanan Kerajaan). Semak data, simpan dan hantar untuk Perakuan I
12.
Perakuan I. Kuiri/Luluskan
13.
Perakuan II. Kuiri/Luluskan
14.
Rekod maklumat baucar bayaran dalam buku daftar kontrak (JANM 12).
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
15.
Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.
Aktiviti 5: Penyediaan Bayaran Elaun Lebih Masa.
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
Terima Permohonan Tuntutan Elaun Lebih Masa sebelum atau 10hb berikutnya.
2.
Semak borang permohonan beserta dokumen sokongan. Kuiri/Terima
3.
Periksa tuntutan dengan rekod kedatangan.
4.
Kunci masuk maklumat penerima dan jumlah tuntutan yang layak diterima. Semak data, simpan dan hantar untuk Peraku I
5.
Kuiri/Sahkan
6.
Tunggu semakan kod perakaunan dari AO (pejabat perakaunan)
7.
Kuiri/Lulus
8.
Perakuan II. Kuiri/Luluskan baucar
9.
Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.
Aktiviti 6: Penyediaan Penyata Perubahan Gaji (Masuk Gaji, Keluar Gaji (LPC), Perubahan gaji, perubahan pelbagai elaun, naik pangkat, potongan dan lain-lain)
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran
2.
Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.
3.
Sediakan SG20. Kunci masuk ke sistem HCM. Cop tarikh pada SG20 dan daftar PA40, selepas itu kunci masuk maklumat berkaitan di dalam PA30.
4.
Cetak Laporan ZRPY043. Serah Kew.8, Pengiraan dan Laporan ZRPY 043 ke PAK untuk semak sebelum proses simulasi dijalankan.
5.
Terima Kew.8 dari Unit Pentadbiran
6.
Sediakan Pengiraan (Lampiran A) yang berkaitan.
Aktiviti 7: Penyediaan Pesanan Kerajaan Melalui ePerolehan
BIL. TINDAKAN TANDA ( / ) CATATAN
1.
Terima harg copy permohonan pesanan tempatan dari unit-unit dibawah seliaan BKP. Nota minta telah diserahkan dalam sistem ePerolehan secara online.
2.
Semak paparan senarai tugas harian dalam sistem ePerolehan
3.
Jana LO dengan memasukkan kod akaun, kuantiti dan serah kepada Pelulus. Kuiri/Luluskan pesanan kerajaan
4.
Tunggu Semakan kod akaun dan baki di peringkat AO. Kuiri/Lulus.
5.
Cetak LO. Rekod dalam buku daftar pesanan tempatan (format excel).
6.
Apabila selesai teruskan proses perolehan, penerimaan barang dan penerimaan di dalam senarai tugas sistem ePerolehan. Serah Pegawai Pengesah. (PAK)
7.
Pembekal Jana Invois
8.
Serah dokumen ke PAK untuk Pegawai membuat padanan bayaran. Dokumen terus ke Arahan Pembayaran Dengan Pesanan Kerajaan dalam sistem iGfmas.
9.
Peraku I. Kuiri/Luluskan
10.
Peraku II. Kuiri/Luluskan.
11.
Simpan dan cetak baucar bayaran kedalam fail untuk semakan.
1. Arahan Perbendaharaan
7. SENARAI UNDANG-UNDANG, PERATURAN DAN PUNCA KUASA
2. Pekeliling – Pekeliling Perbendaharaan
3. Perintah – Perintah Am
4. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA)
5. Pekeliling – Pekeliling Ikhtisas yang sedang berkuatkuasa
BIL. BORANG KOD BORANG
1. Lampiran ’A’ (Borang kenyataan tuntutan elaun lebih masa)
2. BKP/PA-01/2018 (Borang permohonan bagi perolehan perkhidmatan dan bekalan BKP)
8. SENARAI BORANG