1.0PENGENALANDASAR PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKATKerajaan telah mengadakan peraturan-peraturan tentang pengurusan dokumen-dokumen rasmi dan peraturan ini mestilah dipatuhi oleh semua Pegawai-Pegawai Awam. Penjelasan tentang tatacara pengurusan dokumen-dokumen tersebut telah dinyatakan dalam sumber rujukan seperti Panduan Keselamatan Pejabat, Arahan Perkhidmatan Bab 3, Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi dan Akta Rahsia Rasmi 1972 Pindaan 1987.Langkah kerajaan mengadakan peraturan-peraturan sedemikian adalah untuk memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset kerajaan tidak jatuh ke tangan orang-orang atau pihak-pihak yang boleh mengancam keselamatan negara. Aset yang paling berharga kepada kerajaan adalah maklumat yang dilindungi. Dua aspek penting dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 dan Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987 ialah pelantikan dan kuasa pegawai awam untuk mengkelaskan dokumen atau surat rasmi jabatan dan kuasa untuk mengkelaskan semula dokumen atau suratan rahsia rasmi jabatan supaya ianya terhenti menjadi rahsia rasmi.

2.0DEFINISI2.1Dokumen / Suratan Rasmi- Apa-apa jenis maklumat yang tercatat berkenaan dengan perkara perkara rasmi termasuk:-1. Perkara yang bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin, berstensil dan bercetak.2. Fotograf, foto salinan, pelan cetak, negatif foto, filem, jalur suara dan rakaman.3. Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan aneka jenis carta.4. Huruf cetak, huruf cetak atur, blok litografi, acuan, stensel, proses plat, dan lain-lain yang digunakan untuk membuat dokumen-dokumen rasmi.2.2Dokumen Terperingkat-Dokumen Rasmi yang mengandungi maklumat rasmi terperingkat dan ditanda dengan peringkat keselamatannya.-Dokumen / surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad.

2.3Rahsia Besar-Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika terdedah akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia.2.4Rahsia-Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan yang jika terdedah akan membahayakan keselamatan negara dan menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada kuasa asing.2.5Sulit-Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan-bahan rasmi yang jika didedahkan tidak akan membahayakan keselamatan, tetapi memudaratkan kepentingan atau martabat atau kegiatan kerajaan atau orang perseorangan atau memalukan atau kesusahan kepada pentadbiran atau memberi keuntungan besar kepada negara asing.

2.6Terhad-Dokumen rasmi, maklumat rasmi selain daripada yang diperingkatkan rahsia besar, rahsia atau sulit tetapi perlu diberi tahap perlindungan.

3.0PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN Satu cara saintifik untuk merekod & mengawal maklumat-maklumat dari masa ianya diwujudkan sehinggalah ianya dihapuskan. Satu aktiviti yang menentukan supaya semua rekod yang diperlukan oleh mana-mana pihak pengurusan dapat diperolehi dengan cepat & tepat.

4.0 PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKATDalam proses pengurusan dokumen terperingkat, satu sistem bagi menerima, memproses, menyimpan dan menghantar dokumen terperingkat perlu diwujudkan. Sistem ini dipanggil Pendaftaran Rahsia. Sistem ini perlu diselia oleh seorang penjawat awam yang berjawatan tetap dalam satu-satu jabatan dan dikenali sebagai Pendaftar Rahsia. Tugas Pendaftar Rahsia ini sangat penting di mana mereka perlu menyelenggara satu sistem pergerakan fail terperingkat dan membuat audit fail secara berkala. Selain itu, Pendaftar Rahsia ini juga bertanggungjawab sepenuhnya kepada Ketua Jabatan tentang keselamatan Pendaftaran Rahsia termasuk penyimpanan dan bertanggungjawab menyimpan satu rekod yang peringkat tidak rendah daripada Sulit. Pendaftar Rahsia juga perlu menerima dan memperoses dokumen terperingkat dan mengedarkan dokumen tersebut kepada pegawai-pegawai dalam pentadbiran mereka. Setelah memproses dokumen terperingkat tersebut, dokumen tersebut perlu dihantar dengan selamat dan diterima oleh pihak yang bertanggungjawab.

4.1 Peringkat Keselamatan- Peraturan bagi melindungi keselamatan maklumat adalah mengikut tafsiran semua perkara terperingkat. Peraturan memperingkatkan dokumen:a) Peringkat dokumen bergantung kepada kandungan dan tidak kepada peringkat fail. Dokumen di atas perkara yang sama tidak semestinya diberi peringkat yang sama dengan peringkat dokumen yang terdahulu.

b) Peringkat bagi dokumen tidak bergantung kepada perkara utama. Sesuatu dokumen yang tidak terperingkat mungkin mengandungi maklumat yang perlu dipertingkatkan.

c) Maklumat terkumpul yang diperoleh daripada beberapa dokumen memerlukan peringkat yang lebih tinggi daripada peringkat sesuatu dokumen.

d) Peringkat dokumen yang mempunyai lampiran mestilah diperingkatkan dengan peringkat lampiran yang tinggi.

e) Pemula dokumen hendaklah menentukan kesan sekiranya dokumen dikompromi sebelum memberi sesuatu peringkat kepada sesuatu dokumen.

f) Penggunaan peringkat keselamatan yang betul amat penting agar semua peraturan-peraturan dalam penyelenggaraan dan penggunaannya tidak membebankan setiap orang yang terlibat.

g) Peringkat bagi sesuatu failtidak boleh rendah daripada peringkat dokumen yang tertinggi sekali yang terkandung dalam sesuatu fail. Peringkat fail perlu lebih tinggi daripada peringkat dokumen jika maklumat di dalamnya memerlukan peringkat yang lebih tinggi.

4.2Peraturan Penerimaan - Dokumen Rasmi Terperingkat Sulit / Terhad4.2.1.Pegawai yang ditetapkan sahaja dibenarkan untuk menerima dokumen terperingkat Sulit/Terhad;4.2.2. Setiap pejabat kerajaan perlu mewujudkan buku daftar penerimaan dokumen terperingkat Sulit/Terhad melalui mesin faksimili;4.2.3.Buku daftar ini hendaklah dipenuhi dan disimpan secara terkawal dalam bilik mesin fasimili;4.2.4.Dokumen terperingkat Sulit/Terhad yang diterima melalui mesin faksimili hendaklah dicop Akuan Terima oleh pegawai yang dibenarkan menerima dokumen ini;4.2.5.Penerima hendaklah memaklumkan kepada penghantar jika dokumen tidak diterima atau bilangan muka surat yang diterima tidak mencukupi seperti yang dinyatakan dalam borang penghantaran terperingkat. Tindakan ini adalah sebagai menyemak dan memastikan kehilangan tidak berlaku.

4.3Penyimpanan Dokumen Terperingkata)Perkara terperingkat hendaklah disimpan dalam keadaan berikut:1. Dokumen terperingkat Rahsia Besar hendaklah disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Dokumen-dokumen yang di dalam tindakan penjawat awam boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci tatepi jika bangunan yang diduduki itu tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen-dokumen tersebut hendaklah dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi.

2. Dokumen terperingkat Rahsia hendaklah disimpan sama seperti dokumen terperingkat Rahsia Besar atau dalam kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci.3. Dokumen-dokumen terperingkat Sulit dan Terhad hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan.b)Perkara terperingkat yang lain daripada dokumen terperingkat termasuk buangan terperingkat yang belum dibinasakan hendaklah disimpan mengikut peraturan penyimpanan dokumen terperingkat kecuali jika keadaannya tidak dibenarkan, hendaklah disimpan mengikut peraturan yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan dengan persetujuan Pegawai Keselamatan Kerajaan.c)Dokumen terperingkat tidak sekali-kali boleh dibawa keluar dari pejabat melainkan jika dikehendaki untuk tujuan rasmi di lain-lain tempat. Dokumen terperingkat Rahsia Besar atau Rahsia tidak sekali-kali boleh dibawa balik ke rumah oleh pegawai-pegawai yang memerlukannya melainkan jika ada sebab-sebab yang terkecuali untuk berbuat demikian sama ada sekali sekala atau sebagai amalan biasa, hendaklah mendapat kebenaran bertulis Ketua Setiausaha Kementerian atau Setiausaha Kerajaan Negeri yang berkenaan. Kebenaran bertulis Ketua Jabatan hendaklah didapati terlebih dahulu untuk membawa balik dokumen terperingkat Sulit atau Terhad ke rumah.

PERINGKAT

PENYIMPANAN DOKUMENMEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABATPENGHANTARAN

DALAM MALAYSIALUAR MALAYSIA

SULIT-Kabinet/almari keluli berkunci.-Simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.Mendapat kebenaran bertulis Ketua Jabatan-perkhidmatan penghantaran semboyan.-pos berdaftar dua lapis sampul.-melalui Kem Luar(Pendaftaran Rahsia)

PERINGKAT

PENYIMPANAN DOKUMENMEMBAWA KELUAR DOKUMEN PEJABATPENGHANTARAN

DALAM MALAYSIALUAR MALAYSIA

TERHAD -Kabinet/almari keluli berkunci.-Simpanan sementara dalam lain-lain peti berkunci dengan kebenaran Pegawai Keselamatan jabatan.Mendapat kebenaran bertulis Ketua Jabatan-Pos biasa dua lapis sampul-melalui Kem Luar(Pendaftaran Rahsia)

5.0KESELAMATAN DOKUMENKeselamatan Dokumen bermaksud kawalan ke atas dokumen rahsia rasmi dan dokumen rasmi daripada pendedahan tanpa kebenaran dalam pepasaangan komputer, dokumen termasuk pita magnet dan lain-lain bentuk di mana maklumat boleh diperoses, disimpan dan dihantar.5.1TUJUAN KESELAMATAN DOKUMEN Menentukan orang yang tidak mendapat kebenaran daripada mempunyai ekses kepada dokumen rasmi atau rahsia rasmi kerajaan. Mencegah dan menghalang orang yang mempunyai ekses daripada mengkomprominya. Membantu siasatan dalam kegiatan espionaj, kebocoran dan pelanggaran keselamatan.5.2ANCAMAN KESELAMATANi. Sabotaj perbuatan atau omitan bertujuan menyebabkan kerosakan fizikal untuk kepentingan sesebuah kuasa asing atau sesuatu tujuan politik yang subversif.ii. Subversif kegiatan yang dijalankan oleh pertubuhan-pertubuhan atau orang perseorangan di dalam atau di luar Malaysia tidak sampai kepada perbuatan peperangan yang bermaksud menghancur dan membinasakan ketenteraman yang ada dengan cara-cara yang salah di sisi undang-undang atau yang bertentangan dengan perlembagaan.iii. Espionaj kegiatan untuk memperolehi rahsia atau perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau salah di sisi undang-undang bagi tujuan-tujuan yang memudaratkan keselamatan atau kepentingan Malaysia.iv. Pelampau individu atau organisasi yang mempunyai pendapat yang melampaui batas perlembagaan negara mengenai perkara-perkara politik, agama dan ras; dan dalam memperjuangkannya bersedia menjalankan kegiatan yang melanggar undang-undang untuk membangkitkan semangat tentangan rakyat, memecahbelahkan perpaduan kaum dan menggugat keamanan negara.

5.3KETIDAKPATUHANKetidakpatuhan kepada arahan keselamatan yang sering dilakukan oleh kementerian, jabatan atau agensi kerajaan ialah : Tiada rekod tapisan keselamatan bagi pegawai keselamatan swasta, pencuci pejabat dan Window ICT. Tiada lantikan Pegawai Pengelas dibawah Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972. Buku daftar Rahsia Rasmi Am492, Am492A, Am492B tidak dimiliki atau tidak diselenggara. Penyimpanan fail tidak mengikut peraturan. Tiada Sistem Penyimpanan Fail. Tiada lantikan Jawatan Keselamatan Berjadual. Perakuan penjawat awam berkenaan Akta Rahsia Rasmi 1972 tidak ditandatangani. Tiada Sistem Pegawai Bertugas. Tiada pelantikan PKJ dan PPKJ atau pelantikan tidak bertepatan sepertimana yang digunakan dalam Perkara 17 Arahan Keselamatan. Kurang kawalan ekses. Belum menghadiri kursus PKJ. Tiada buku daftar kunci keselamatan dan disimpan di bekas simpanan yang tidak sesuai. Kunci kombinasi peti besi dan bilik kebal tidak ditukar dalam tempoh yang lama.5.4IMPILKASI KETIDAKPATUHAN Mendatangkan ancaman pencerobohan Menjadi sasaran sabotaj, espionaj, kecurian dan kemusnahan aset. Menyebabkan kehilangan, kebocoran maklumat, pemalsuan dana lain-lain. Menjejaskan imej Jabatan Kerajaan. Jabatan menanggung kerugian. Menimbulkan ketidakpercayaan orang awam ke atas sistem pengurusan kerajaan.

6.0PELAN TINDAKAN Setiap jabatan atau agensi kerajaan perlu merancang bajet keselamatan dalam belanjawan tahunan dalam organisasi mereka demi memastikan masalah kewangan tentang isu keselamatan tidak timbul. Jabatan atau agensi kerajaan perlu menggiatkan usaha untuk meningkatkan tahap kesedaran keselamatan berkenaan dokumen rasmi kerajaan sama ada Rahsia Besar, Rahsia Sulit dan Terhad melalui kursus, taklimat dan bengkel. Setiap ketua jabatan atau ketua agensi kerajaan tertentu perlu memastikan penjawat awam yang dipertanggungjawabkan untuk menguruskan dokumen terperingkat menghadiri kursus keselamatan sebelum tugas tersebut diamanahkan kepada mereka. Jabatan dan agensi kerajaan perlu mewujudkan Kader Pegawai dan Penolong Pegawai Keselamatan dan jabatan dan agensi mereka. Setiap jabatan kerajaan dan agensi kerajaan perlu memupuk dan menerapkan Budaya Selamat kepada setiap penjawat awam dalam jabatan dan agensi mereka. Dengan kesedaran sebegini dapat memberi jaminan dalam memastikan dokumen rasmi kerajaan dapat dijaga dengan baik oleh semua pihak.

7.0PENUTUPPematuhan kepada arahan dan peraturan keselamatan perlindungan penting bagi menghalang pelanggaran keselamatan dan pendedahan maklumat rasmi atau rahsia rasmi kepada mereka yang tidak mendapat kebenaran. Pematuhan Keselamatan Perlindungan penting bagi memastikan ekonomi negara, pertahanan, keselamatan, perjalanan fungsi dan imej kerajaan tidak terjejas.

8.0RUJUKAN

8.0LAMPIRAN

16