Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 1

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 2

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 3

RINGKASAN EKSEKUTIF

Projek ini adalah dibuat secara „in house‟ dimana dengan penambahbaikan sistem

data charting daripada manual kepada digital melalui ‘Relational Database

Management System’ (RDBMS).

RDBMS merupakan satu kaedah pengurusan secara berstruktur ke atas data

dengan menggunakan perisian „open source‟ iaitu menggunakan „PostGIS‟ dan

„PostgreSQL‟.

Apa itu charting?

Charting adalah proses menyurih di atas syit piawai dimana nombor fail setiap

permohonan yang diterima akan dicatatkan serta direkod.

Kesukaran dan proses yang lama dalam menyurih menjadi pencetus idea kepada

kewujudan projek ini.

Keberhasilan projek ini dapat memberi manfaat kepada jabatan melalui

penambahbaikan proses kerja daripada manual kepada online, dimana capaian dan

perkongsian data lebih mudah serta komprehensif.

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 4

1.0 PENGLIBATAN PIHAK PENGURUSAN

1.1 Latarbelakang

PLANMalaysia@Melaka berperanan penting sebagai penasihat kepada

kerajaan negeri, pihak berkuasa tempatan dan agensi-agensi kerajaan

yang lain dalam urusan perancangan dan pembangunan spatial melalui

aktiviti-aktiviti penyediaan rancangan pembangunan, kawalan

pembangunan dan penyediaan pelan-pelan susunatur bagi kawasan-

kawasan perkampungan, perumahan, perindustrian, pelancongan dan

sebagainya.

Perkembangan fungsi dan tanggungjawab PLANMalaysia@Melaka dapat

dilihat berdasarkan kepada penglibatan serta keanggotaannya di dalam

berbagai jawatankuasa di peringkat persekutuan, negeri, daerah dan

kerajaan tempatan. Oleh itu kumpulan ELINT dipertanggungjawabkan

untuk menambahkan baik perkhidmatan Jabatan melalui projek inovasi.

Surat kelulusan penubuhan dan pelantikan kumpulan ELINT adalah

seperti di Lampiran.

1.2 Kumpulan

Nama kumpulan : ELINT

Nama organisasi : PLANMalaysia@Melaka

(dahulunya dikenali Jabatan Perancangan Bandar

dan Desa Negeri Melaka)

Alamat : Aras 5, Wisma Negeri

Hang Tuah Jaya

75450 Ayer Keroh

Melaka

Struktur Pengurusan Inovasi Jabatan dan Logo & Definisi kumpulan

adalah seperti di Lampiran.

1.3 Projek

Nama projek : Sistem charting permohonan perancangan

melalui online

Keterangan projek : Membuat penambahbaikan proses charting

manual kepada sistem online melalui

Relational Database Management System

(RDBMS)

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 5

Kategori projek : Inovasi Penyampaian Perkhidmatan

Paparan Utama sistem RDBMS adalah seperti di Lampiran.

2.0 SIGNIFIKAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN

Pemilihan projek adalah berdasarkan penambahbaikan sistem penyampaian

yang lebih baik, lebih efisyen dan lebih efektif kepada „stake holders‟ amnya

serta pelanggan khususnya.

2.1 Kriteria Pemilihan Projek (Empathy)

Antara perkara yang sering menjadi keluhan kepada kakitangan di

jabatan ini adalah seperti berikut :

i. Proses kerja yang terlalu panjang dan berulang

• Melibatkan dua (2) kali proses kerja dimana charting manual di Unit

Kawalan Perancangan & charting digital di Unit Maklumat

Gunatanah Negeri

• Rekod permohonan berlaku berulang kali di antara Unit

Pentadbiran (UP), Unit Kawalan Perancangan (UKP) & Unit

Maklumat Gunatanah Negeri (UMGN)

ii. Fail yang terlalu banyak/tebal/berat

• Memerlukan tenaga untuk penghantaran fail

• Memerlukan ruang untuk perletakan fail

iii. Wujud fail yang tidak dicharting

• Kadangkala berlaku proses charting digital di UMGN yang tidak

dibuat disebabkan oleh pergerakan fail yang tidak dikenalpasti

iv. Syit piawai yang terlalu lusuh/lama dan sukar untuk dirujuk

• Syit piawai terlalu lusuh dan sukar untuk dicharting

• Terlalu banyak pertindihan nombor fail dan agak sukar untuk dibaca

v. Sukar untuk membuat pemantauan

• Proses kerja secara manual dimana maklumat di dalam Syit Piawai,

Rekod Buku Daftar dan fail

• Pergerakan fail melibatkan tiga (3) unit iaitu UP, UKP & UMGN

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 6

2.2 Kaitan Dengan Fungsi Jabatan (Define)

Terdapat tujuh (7) fungsi jabatan, bagi projek ini hanya dua (2) fungsi

yang berkaitan iaitu fungsi keempat dan ketujuh.

2.3 Memenuhi Kehendak Pelanggan dan Pihak Berkepentingan (Define)

Melalui penambahbaikan proses kerja ini, pelanggan akan mendapat

maklumat dengan lebih cepat dan terkini. Di samping itu, pihak agensi,

perunding serta pelajar dapat menggunakan „tools‟ ini sebagai rujukan

serta panduan di dalam membuat keputusan dan juga perancangan pada

masa akan datang.

2.4 Kaitan Dengan Agenda Nasional (Define)

a) ETP

Projek ini turut mempelopori transisi kepada pembinaan infrastruktur

berasaskan pengetahuan dan mengukuhkan sektor awam melalui

inisiatif pembaharuan strategi program transformasi ekonomi (ETP)

Bertindak sebagai penasihat kepada Kerajaan Negeri Melaka di dalam aspekperancangan fizikal melalui keanggotaan mesyuarat di peringkat Negeri.

Menentukan dasar perancangan fizikal melalui RSN, RTD danRKK.

Menentukan dan menyelaras perancangan fizikal serta

penyediaan Rancangan Pemajuan melalui RSN, RTD dan RKK.

MEMBERI KHIDMAT NASIHAT KEPADA JABATAN ATAU AGENSI JABATAN LAIN MELALUI ULASAN PERANCANGAN DAN PENYEDIAAN PELAN PROJEK KHAS.

Berfungsi sebagai urusetia bagi Jawatankuasa PerancanganNegeri melalui mesyuarat Jawatankuasa Perancang Negeri.

Memantau pelaksanaan Akta 172/Dasar-dasar/Garis Panduan Perancanganmelalui Akta 172 dan Garispanduan.

MEMBEKALKAN MAKLUMAT PERANCANGAN YANG KEMASKINI MELALUI APLIKASI MeLGIS.

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 7

b) RMK 11

Pembaharuan teknologi yang pantas merupakan salah satu cabaran

utama kerajaan dalam memenuhi permintaan rakyat yang lebih

sofistikated. Projek ini memenuhi keperluan rakyat dalam

mentransformasi perkhidmatan awam ke arah peningkatan

produktiviti yang lebih tinggi selari dengan bidang focus RMK-11.

c) Transformasi Nasional 2050 (TN50)

a) Sasaran TN 50 – menjadi Negara teratas di tangga dunia

dalam ekonomi, kesejahteraan rakyat dan inovasi.

b) Selaras dengan peningkatan sambungan jalur lebar dan

mudah alih

– „Interest of Things‟ (IOT)

– Sensor, maklumat dan teknologi diintegrasikan

c) Tumpuan kerajaan kepada fungsi-fungsi merentas sempadan

seperti penghijrahan siber

d) Program Transformasi Kerajaan (GTP) – Sistem Penyampaian

i. Ministry Of Key Result Area (MKRA)

Pencapaian diutamakan

Mematuhi prinsip penyampaian

Mengoptimumkan taraf perkhidmatan serta menggunakan

pendekatan inisiatif

2.5 Kaitan Dengan Keadaan dan Ekosistem Semasa (Define)

Kerja-kerja charting di Jabatan melibatkan 2 unit iaitu Unit Kawalan

Perancangan dan Unit Maklumat Gunatanah. Sebelum Sistem RDBMS ini

dibangunkan, kaedah charting yang digunakan adalah secara konvesional

di mana charting dibuat secara manual. Fail-fail yang berkenaan akan

dibawa ke Unit Maklumat Gunatanah oleh Unit Kawalan Perancangan

yang mengundang kepada risiko kehilangan dan kerosakan fail serta

kebocoran maklumat.

Sistem RDMS ini telah mula digunakan pada tahun 2016. Melalui sistem

RDBMS ini kerja-kerja charting dapat dijalankan secara networking antara

2 unit tersebut yang seterusnya menjadikan sistem kerja dan

penyampaian menjadi lebih efisyen.

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 8

3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN DAN PEMBUKTIAN

Pendekatan yang digunakan bagi tindakan penyelesaian ini adalah

menggunakan kaedah kitaran Perancangan, Pelaksanaan, Penyemakan dan

Tindakan (Plan, Do, Check, Act) atau P.D.C.A.

Berdasarkan perbincangan bersama ahli kumpulan, cadangan penyelesaian

yang kami telah persetujui adalah mengubah proses kerja daripada manual

atau konvensional kepada online. Selaras ke arah negeri maju, dimana

maklumat boleh diperolehi dengan lebih mudah melalui capaian interaktif.

Proses ini melibatkan ahli-ahli kumpulan inovasi berbincang dengan fasilitator

mengenai cara-cara pelaksanaan cadangan penyelesaian yang telah

dipersetujui. Sekiranya perlu, uji cuba boleh dijalankan ke atas cadangan yang

dipilih. Proses uji cuba boleh dilaksanakan sehingga hasil yang dikehendaki

dicapai. Pelaksanaan sebenar cadangan perlu dilakukan mengikut

perancangan kumpulan dengan berpandukan kepada Carta Gant. Komitmen

ahli kumpulan di dalam melaksanakan tugas masing-masing amat penting dan

menjadi faktor kejayaan pelaksanaan projek. Setiap ahli harus melaporkan

status kemajuan mengenai peranan dan tugas yang dilaksanakan dari semasa

ke semasa kepada kumpulan. Ketua kumpulan hendaklah melaporkan

perkembangan/kemajuan pelaksanaan projek kepada fasilitator dan Pihak

Pengurusan.

3.1 Cadangan Penyelesaian dan Pembuktian (Ideate)

Kumpulan memilih kaedah Design Thingking dalam menyelesaikan isu-

isu dan masalah yang telah dikenalpasti. Kumpulan memfokuskan

penyelesaian masalah dengan meletakkan diri sendiri (empathy) sebagai

pelaksana tugasan.

Kumpulan seterusnya melaksanakan sesi percambahan fikiran dalam

menghasilkan inovasi idea untuk mencapai keputusan yang terbaik (rujuk

lampiran) – grafik freehand idea yang dicadangkan.

Kumpulan memilih cadangan sistem RDBMS sebagai langkah terbaik dan

telah mengenalpasti entiti utama yang terlibat dalam pelaksanaan sistem

tersebut iaitu :-

i. Lapisan pegawai Unit Kawalan Perancangan

ii. Lapisan pegawai Unit Projek Khas

iii. Lapisan pegawai Unit Maklumat Gunatanah Negeri.

iv. Agensi Luar

v. Orang Awam/ Pemilik Tanah/ Pelajar/ Penyelidik

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 9

vi. Pemilik Tanah

vii. Pemaju/Perunding

viii. Pelabur

3.2 Pelan Tindakan Penyelesaian (Prototype)

Prototype sistem RDBMS beroperasi menggunakan peralatan seperti

jadual berikut :-

Perkakasan Perincian

Software MapInfo

Hardware CPU Memory

What – Apa yang perlu dibuat?

Mewujudkan sistem RDBMS

Where – Dimana perlu dibuat?

Di Unit Kawalan Perancangan dan Projek Khas PLANMalaysia@Melaka

When – Bila sistem ini perlu digunakan?

Selepas menerima permohonan ulasan perancangan dan penyediaan

pelan projek khas.

Who –Siapakah yang akan menggunakan sistem ini?

Unit Kawalan Perancangan, Projek Khas dan UMGN

PLANMalaysia@Melaka

Why – Mengapa sistem ini perlu dibangunkan?

Penambahbaikan proses kerja daripada manual kepada online, dimana

capaian dan perkongsian data lebih mudah dan komprehensif

How –Bagaimana sistem ini akan dibangunkan?

Menggunakan kaedah pengurusan secara berstruktur ke atas data

dengan menggunakan perisian open source iaitu post GIS dan

postgreSQL

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 10

3.3 Pembangunan Prototaip dan Ujicuba (Prototype & Testing)

Mesyuarat korporat jabatan bil.1/2016 yang dipengerusikan oleh

pengarah pada 1 Februari 2016 telah memutuskan untuk membuat

penambahbaikan kerja-kerja charting terhadap permohonan ulasan

Kebenaran Merancang (KM). Keputusan termaktub bagi mengatasi isu-

isu berbangkit seperti berikut :

Berdasarkan keputusan mesyuarat tersebut dan beberapa siri

perbincangan antara kumpulan dan lapisan pegawai yang terlibat,

persetujuan untuk ujicuba RDBMS selama sebulan dicapai.

Sepanjang tempoh ujicuba dijalankan, sistem RDBMS berjalan lancar.

Namun demikian isu kecekapan pegawai dalam mengendalikan sistem

tersebut menjadi cabaran dalam menjayakan pelaksanaan sistem ini.

Peringkat 1

•Arahan dari Pihak Pengurusan dalam RKJ Bil. 1/2016

•Charting

•Komited

Peringkat 2

• Penyediaan SOP

•Menyatukan proses kerja manual dan digital

Peringkat 3• Pembentangan kepada pihak pengurusan untuk memulakan projek

Peringkat 4

•Ujicuba

•Buat latihan kepada staf yang terlibat

• Laporan analisis keberkesanan projek dikeluarkan

Peringkat 5• Pembentangan Kepada pihak pengurusan untuk kelulusan

Peringkat 6• Pelaksanaan sistem

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 11

4.0 KEBERHASILAN PROJEK (OUTCOME PROJEK/ IMPAK PROJEK)

4.1 Outcome Projek (Dijangka) dan Pembuktian Analisa

Pencapaian prestasi diukur berdasarkan aktiviti tersebut mencapai

“outcome” yang ditetapkan atau sebaliknya.

4.1.1 Kesan Jangka Pendek

Menggunakan teknologi ICT dibandingkan dengan

menggunakan teknologi konvensional yang lama iaitu secara

manual.

Ia membentuk budaya kerja berprestasi tinggi.

Penggunaan optimum sumber manusia.

Kaedah ini boleh dicapai dengan lebih mudah dan pantas

melalui online. Menjimatkan kos, masa dan tenaga kerja.

4.1.2 Nilai Tambah

Projek inovasi yang telah dihasilkan ini adalah salah satu

cabang di dalam kategori “penambahbaikan” di dalam bidang

inovasi penyampaian perkhidmatan. Penambahbaikan di dalam

proses charting ini telah dilakukan selama lebih setahun yang

lalu secara berperingkat.

Gerak kerja yang ditambahbaik ini menjadi lebih inovatif,

berkualiti dan berdaya saing dimana lima (5) ciri-ciri utama

projek ini telah berjaya dibuktikan seperti :

i. Mudah akses

ii. Jimat masa

iii. Jimat tenaga

iv. Mudah pantau

v. Mudah selenggara

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 12

4.2 Impak Projek (Luar Jangka) dan Pembuktian

4.2.1 Kesan Jangka Panjang

(Kesan kepada pembangunan serta kemajuan negara)

a) Organisasi

Meningkatkan kemahiran sumber manusia kepada multi

skilling dan multi tasking.

Perkakasan dan perisian perlu dinaik taraf seiring dengan

peningkatan teknologi.

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 13

5.0 POTENSI PENGEMBANGAN PROJEK

Idea tentang penyelesaian kesukaran charting syit piawai ini dibawa ke

Mesyuarat Pengurusan pada ? . Rajah 2 menunjukkan penyediaan projek ini

mengambil masa selama 4 bulan bermula februari 2016 hingga mei 2016.

Proses ujicuba selama 3 bulan bermula jun 2016 hingga ogos 2016 untuk

mengetahui keberkesanan projek. Laporan keberkesanan projek telah

dibentangkan dalam Mesyuarat Pengurusan Bil. ? bertarikh ?. Projek ini

dilaksanakan sepenuhnya pada bulan September 2016 sehingga sekarang.

Berdasarkan keberkesanan projek, didapati ianya merupakan kaedah yang

lebih mudah dan menjimatkan masa serta efisyen. Ia juga memberi impak

dengan memudahkan pegawai memantau mana-mana syit piawai yang tidak

dicharting. Pihak pengurusan telah meluluskan penggunapakaian sistem ini di

dalam Mesyuarat pengurusan Bil? Bertarikh ?

Pihak pengurusan juga bersetuju sistem ini diperluaskan ke agensi-agensi lain

menerusi Mesyuarat pengurusan bil? Bertarikh ?

Satu surat telah dihantar bertarikh ? kepada MPAG dan MPHTJ dengan

mencadangkan sistem ini digunapakai di tempat mereka memandangkan

kedua-dua agensi tersebut melakukan proses kerja yang sama.

Kumpulan ELINT 2018

PLANMalaysia@Melaka Page 14

6.0 PENUTUP

Secara rumusannya, projek ini memberi manfaat kepada jabatan melalui

penambahbaikan proses kerja daripada manual kepada online, dimana

capaian dan perkongsian data lebih mudah dan komprehensif. Selain itu juga

projek ini dapat menjimatkan kos, masa dan tenaga serta lebih produktif. Projek

ini telah diterimapakai di JPBD Melaka dan ianya berpotensi untuk di

selaraskan di peringkat jabatan atau agensi lain.