1

DASAR PEMBANGUNAN KOLEKSI

1. PENDAHULUAN

Bahagian Pembangunan & Pengurusan Koleksi (BPK) diwujudkan

dengan mengikut garis panduan Dasar Pembangunan Koleksi untuk menilai,

memantap, mengukuh dan menguruskan koleksi perpustakaan. Dasar ini

akan digunakan untuk keseragaman di antara individu yang diberi

tanggungjawab di bahagian ini untuk menilai, memantap, mengukuh dan

membuat cadangan perolehan bahan melalui bahagian perolehan

perpustakaan. Dalam proses menentukan pertumbuhan koleksi yang

sistematik demi mencapai matlamat asal BPK, polisi di bahagian ini akan

disemak dari masa ke semasa agar selaras dengan program dan keperluan

universiti.

2. TUJUAN

Tujuan BPK diwujudkan untuk memantap dan mengukuhkan koleksi

dengan menyokong dari segi penyediaan koleksi dan maklumat kepada

program akademik di universiti ini. Sejajar dengan proses penyebaran

maklumat, BPK wajar menyediakan koleksi yang berkualiti untuk dinikmati

oleh pelanggan.

3. SKOP

Dasar ini merupakan dasar umum kajian, penilaian dan cadangan ke

atas bahan koleksi perpustakaan. Ia merangkumi bahan cetak dan bukan

cetak.

4. MISI

Untuk menyediakan koleksi perpustakaan yang lengkap, sempurna dan

terkini yang dapat membantu memberi maklumat dan menyokong proses

pengajaran pembelajaran dan penyelidikan di Universiti Pendidikan Sultan

Idris.

2

5. DASAR UTAMA PEMBANGUNAN KOLEKSI

Dasar utama BPK ialah melakukan kajian, penilaian dan cadangan

koleksi perpustakaan dengan pertumbuhan koleksi sekurang-kurangnya yang

setara atau cepat dari masa ke semasa.

6. KANDUNGAN KOLEKSI

Kandungan koleksi yang diambilkira dalam proses penilaian dan

pengukuhan adalah bahan cetak dan bahan bukan cetak

7. DEFINISI

Bahan Cetak

Bahan yang dikeluarkan dalam bentuk cetak sama ada salinan

fotokopi yang terang, merangkumi semua bahan monograf yang

terdiri daripada buku atau terbitan berkala dan tidak berkala,

terbitan bersiri dan sumber media seperti peta, poster, carta,

risalah, brosur, pamplet, gambar, lukisan dan kertas muzik.1

Bahan bukan cetak iaitu gabungan bahan multimedia yang terdiri

daripada transparensi, slaid, filem gelung, strip, cakera liut, cakera

padat, pita, video, pita audio dan pangkalan data atas talian. Proses ini

disokong oleh projektor, pemain cakera, pita, komputer dan perisian

program semasa proses penggunaannya.

7.2 Bahan Bukan Cetak

2

1 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,98 2 Prytherch, Raymond John, Harrod's librarians' glossary and reference book : a directory of over 10,200 terms, organizations, projects and acronyms in the areas of information management, library science, publishing and archive management, compiled by Ray Prytherch, Gower Pulshing:England,2005, 452.

3

7.3 Memantapkan Koleksi

Bermaksud menambahkan koleksi dalam bidang yang sedia

ada.3

7.4 Mengukuhkan Koleksi

Meneguhkan atau menjadikan lebih kukuh koleksi – koleksi yang

berkaitan program yang ditawarkan di universiti.4

7.5 Berkualiti

7.5.1 Isi kandungan bahan berkaitan dengan silibus atau kursus

yang ditawarkan

7.5.2 Senarai bahan yang dicadangkan oleh penyelaras dan

pensyarah

7.5.3 Bahan digunakan oleh pengguna

7.5.4 Keadaan bahan yang sempurna dan bermutu5

7.6 Lengkap

Koleksi yang meliputi semua bidang program dan pengetahuan

am.6

7.7 Terkini

7.7.7 Koleksi yang diterbitkan pada tahun terkini dan 5 tahun

terkebelakang

7.7.2 Menyediakan bahan yang mengandungi maklumat yang

diperkatakan umum.

7.7.3 Yang paling kini, terbaru.7

3 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,290 4 Ibid., 290. 5 Prytherch, Raymond John, Harrod's librarians' glossary and reference book : a directory of over 10,200 terms, organizations, projects and acronyms in the areas of information management, library science, publishing and archive management, compiled by Ray Prytherch, Gower Pulshing:England,2005, 576. 6 Kamus Bahasa Malaysia.Kuala Lumpur:Dewan Bahasa dan Pustaka,1985,923 7 Ibid., 792.

4

8. OBJEKTIF

8.1 Mengenalpasti kekukuhan koleksi dalam bidang-bidang yang

relevan untuk menyokong keperluan rujukan, penyelidikan dan

pembelajaran

8.2 Menyediakan maklumat koleksi yang terkini setara dengan

perkembangan teknologi maklumat.

8.3 Mengkaji keperluan pelanggan dari segi keperluan koleksi

8.4 Memantapkan koleksi yangs sedia ada.

9. TANGGUNGJAWAB

9.1 Pustakawan BPK bertanggungjawab membuat cadangan untuk

perolehan bahan.

9.2 Pustakawan Bahagian Perolehan (BPO) bertanggungjawab

menilai bahan untuk dibeli.

9.3 Pustakawan BPK bertanggungjawab membuat penilaian koleksi

yang sedia ada.

9.4 Pustakawan BPK bertanggungjawab untuk mengkaji, mengawal

dan menyelenggara bahan supaya pertumbuhan bahan sentiasa

meningkat

10. STRATEGI

Pembangunan koleksi dilakukan dengan cara membuat kajian melalui:-

10.1 Kaedah soal selidik pengguna perpustakaan mengenai koleksi

yang disediakan.

10.2 Membuat kajian dengan cara menilai hasil lawatan, kursus,

seminar, latihan yang dihadiri.

10.3 Membuat kajian pengukuhan koleksi dengan membuat

perbandingan nisbah pelajar dengan jumlah koleksi yang

disediakan.

5

10.4 Menilai statistik rujukan pelanggan di perpustakaan.

10.5 Membuat pengesanan bahan untuk memantapkan koleksi yang

sedia ada.

11. TAHAP KOLEKSI

Ahli profesional perpustakaan perlu meneliti dan menilai bidang yang

bersesuaian dengan program dan kursus yang ditawarkan di UPSI. Penilaian

terhadap koleksi hendaklah dibuat semasa menentukan tahap koleksi

sekarang dan masa akan datang. Garis panduan ini yang diubahsuai dari

Library of Congress boleh digunapakai dalam membangunkan koleksi

perpustakaan. Definisi umum tahap koleksi adalah seperti berikut:

11.1 Comprehensive level

a) Koleksi idaman perpustakaan iaitu yang merangkumi

semua karya yang berkaitan dengan bidang perkara.

11.2 Research level

a) Koleksi yang merangkumi bahan terbitan lama yang

diperlukan untuk penulisan disertasi dan penyelidikan

bebas.

b) Bahan laporan, penemuan baru, keputusan eksperimen

saintifik dan maklumat lain yang berguna untuk

penyelidikan seperti karya rujukan utama, bahan

monograf yang meluas, bahan terbitan bersiri yang

menyeluruh, serta perkhidmatan indeks dan abstrak

dalam sesuatu bidang berkenaan.

11.3 Study level

a) Koleksi karya yang membantu kursus/program yang

ditawarkan seperti buku, karya penulis untuk subjek

berkaitan, karya penulis-penulis lain, jurnal yang

berkaitan, bahan rujukan dan bibliografi yang berkaitan.

6

11.4 Basic level

a) Koleksi terkini seperti kamus subjek utama, ensiklopedia,

bibliografi dan jurnal.

11.5 Minimal level

a) Bidang matapelajaran di mana pemilihan akan dibuat

melebihi karya asas.

12. GARIS PIAWAIAN

12.1 Perpustakaan akan menggunapakai garis piawaian berikut:

12.1.1 Untuk membangunkan koleksi yang membantu kurikulum

dan ko-kurikulum kursus/program di UPSI

12.1.2 Memastikan sekurang-kurangnya 80% judul yang

dicadangkan dalam senarai rujukan ada di perpustakaan.

Daripada senarai tersebut sekurang-kurangnya 3 naskah

bahan akan dibeli untuk 100 full time equivalent (FTE)

student atau mana yang bersesuaian.

12.1.3 Memastikan perolehan judul-judul lain yang lebih meluas

yang bersangkutan dengan pengajaran dan pembelajaran

kursus/program akademik

12.1.4 Cuba untuk memperolehi format bahan yang berbagai

berdasarkan kursus/program yang ditawarkan.

12.1.5 Menyediakan kemudahan secara dalaman atau dari

sumber luar untuk aktiviti baikpulih dan pemuliharaan

bahan.

12.1.5 Memastikan jumlah bahan adalah sesuai dengan jumlah

pelajar dan saiz kursus/program yang ditawarkan. Untuk

pengguna yang melebihi 1,000 FTE jumlah asas koleksi

ialah sebanyak 85,000 naskah.

12.1.6 Cuba untuk mencapai pertumbuhan sekurang-kurangnya

sebanyak 5% setiap tahun sekiranya jumlah koleksi

berada pada tahap kurang dari tahap asas yang

7

dicadangkan iaitu 40,000 naskah untuk 1,000 orang

pelajar.

12.2 Formula Piawaian

12.2.1 Untuk mencapai keperluan tersebut di atas, satu formula

yang didasarkan kepada piawaian oleh Association of

College Libraries (ACRL) American Library Association

(ALA) akan digunakan.

Bahan Bercetak

Koleksi asas 85,000 naskah

Untuk setiap ahli fakulti 100 naskah

Untuk setiap pelajar sepenuh masa 15 naskah

Untuk setiap program major/minor (ijazah) 350 naskah

Untuk setiap program pasca siswazah (MA shj.) 6,000 naskah

Untuk setiap program pasca siswazah (MA dan PhD.) 3,000 naskah

Untuk keperluan tahun ke 6 (ijazah) 6,000 naskah

Untuk setiap bidang kedoktoran 25,000 naskah

Angka tersebut di atas hendaklah dikira secara menyeluruh. Satu naskah

dianggap sebagai satu unit secara fizikal yang telah dicetak atau diterbitkan

semula secara bertaip atau tulis tangan, terkandung dalam satu jilidan atau

folio, berkulit keras atau tidak, telah dikatalog, dikelaskan atau dihitung

secara hitung panjang atau berdasarkan jumlah gelung yang ada.

Bahan Multimedia

Bahan multimedia termasuk pita audio dan video akan dikira sebagai 1 – 1.

Filem gelung, perisian komputer, peta akan dikira sebagai 1 – 1 manakala

slaid dikira sebagai 1 – 50.

8

13. KRITERIA UMUM PENILAIAN BAHAN

Kriteria yang akan dipakai oleh pustakawan BPK sewaktu menilai sesuatu

bahan adalah seperti berikut:

13.1 Kesesuaian bahan dengan kegunaan pelajar, pensyarah dan

kakitangan

13.2 Kesesuaian bahan dengan keperluan penyelidikan pelajar,

pensyarah dan kakitangan

13.3 Kesesuaian mengikut program atau kursus yang akan

ditawarkan

13.4 Kekuatan atau kelemahan koleksi dalam sesuatu bidang / subjek

13.5 Tahap kualiti yang tinggi pada kandungan, format dan nilai

kesusasteraan

13.6 Kekukuhan bahan dari segi penggunaan pengguna

13.7 Kekukuhan bahan dari segi pemilikan koleksi

13.8 Kekinian dan kesesuaian bahan dari segi masa

13.9 Mengambil kira adanya bahan di perpustakaan lain sekiranya

bahan tersebut amat mahal dan bahan terlalu khusus dalam

sesuatu bidang

13.10 Mengambil kira koleksi yang dibina di perpustakaan lain

14. KRITERIA PENILAIAN DAN PENYEMAKAN BAHAN

14.1 Piawaian yang digunakan

Penilaian dan penyemakan semua bahan adalah diubahsuai

daripada piawai yang digunakan oleh American Library

Association (ALA) dan Association of College Libraries (ACL). Ia

akan digunapakai dalam mengenalpasti tahap koleksi sedia ada

dan kesesuaiannya dengan bidang subjek dan aktiviti koleksi

semasa.

9

14.2 Maklumbalas dari pelanggan

Untuk mendapat input yang baik dan berkesan, pustakawan

BPK boleh mendapat pandangan dari kakitangan akademik serta

pelanggan perpustakaan untuk mencadangkan bahan yang

perlu ada di perpustakaan.

14.3 Sumber rujukan

Oleh kerana perpustakaan jarang dapat memeriksa dan menilai

bahan sebagaimana yang diinginkan, peralatan lain seperti

Global Books in Print, bibliografi, pangkalan data atas talian,

katalog penerbit, indeks, senarai perolehan dan ulasan buku

akan digunapakai bagi menilai sesuatu judul.

15. PENILAIAN KOLEKSI

Untuk memantapkan koleksi perpustakaan, pustakawan BPK hendaklah

melakukan penilaian berdasarkan:

15.1 Kajian terhadap program universiti

15.1.1 Pustakawan BPK hendaklah sentiasa mengambil tahu dan

peka terhadap sebarang program yang akan ditawarkan

oleh universiti dari masa ke semasa.

15.1.2 Pustakawan BPK perlu mempunyai hubungan yang rapat

dengan setiap fakulti untuk mengetahui perkembangan

kurikulum pada setiap fakulti.

15.2 Kajian keperluan pengguna

15.2.1 Pustakawan BPK hendaklah membuat kajian atau

tinjauan terhadap pengguna perpustakaan mengenai

koleksi yang diperlukan oleh mereka.

15.2.2 Tinjauan atau kajian boleh diadakan melalui cara

mengedarkan borang soal selidik, temuramah, temubual,

10

pemerhatian, menyediakan peti cadangan dan

penyelidikan.

15.2.3 Kajian keperluan pengguna perlu diadakan sekurang-

kurangnya dua kali setahun atau lebih kerap. Laporan

hendaklah dikeluarkan setiap kali kajian dijalankan.

15.3 Cadangan pelanggan

15.3.1 Pustakawan BPK perlu mendapat tindakbalas dari

pelanggan sama ada secara manual atau atas talian.

15.3.2 Pustakawan BPK hendaklah mengambil tindakan yang

cepat sekiranya cadangan yang dikeluarkan oleh

pelanggan adalah mustahak atau bersesuaian dengan

keadaan.

15.3.3 Untuk memudahkan lagi mendapat cadangan dari

pelanggan, perpustakaan hendaklah memaklumkan dan

menyediakan ruangan cadangan secara atas talian bagi

memudahkan pelanggan menghantar cadangan.

15.4 Tinjauan koleksi sedia ada

15.4.1 Pustakawan BPK hendaklah memperuntukkan masa

untuk meninjau koleksi yang sedia ada untuk

memantapkan lagi perpustakaan.

15.4.2 Pustakawan perlu mempunyai data atau statistik bahan

yang ada dalam koleksi.

15.4.3 Pembahagian jumlah koleksi bagi setiap program juga

perlu diambilkira untuk mengkaji kekukuhan koleksi.

Pustakawan perlu mempunyai statistik jumlah koleksi

mengikut program dengan nisbah pelajar bagi program

berkenaan. Pustakawan perlu mendapatkan statistik

jumlah pelajar mengikut program dari bahagian

akademik.

11

15.4.4 Selain itu, penggunaan bahan koleksi perlu disemak

untuk mengetahui sejauh mana koleksi perpustakaan

digunakan.

15.5 Permohonan pengguna ke pusat sumber atau perpustakaan lain

15.5.1 Permohonan untuk membuat rujukan di tempat lain

perlu diambil kira.

15.5.2 Kajian hendaklah dilakukan dengan mengedarkan borang

soalselidik.

16. AKTIVITI PENGURUSAN KOLEKSI

Aktiviti pengurusan koleksi adalah:-

16.1 Penyemakan Stok

16.1.1 Tujuan

Memastikan keadaan koleksi berada dalam keadaan yang

sempurna dan tidak mengalami cacat fizikal.

16.1.2 Pelaksanaan penyemakan stok

●Dilakukan setiap cuti semester

●Dilakukan oleh BPK

16.1.3 Kriteria

●Bahan rosak ringan dan bahan rosak berat.(Rujuk AK

baikpulih bahan)

16.2 Pengambilan Stok

16.2.1 Tujuan

●Mengira jumlah koleksi di atas rak

●Mengira jumlah koleksi mengikut bidang

●Mengetahui jumlah koleksi yang hilang

●Mengetahui kekerapan pinjaman bahan

●Mengetahui kekinian koleksi

12

16.2.2 Pelaksanaan pengiraan stok

●Dilakukan setiap 5 tahun sekali

●Dilakukan semasa cuti semester

16.2.3 Kriteria

●Koleksi di atas rak

●Buku di bilik stek

●Koleksi monograf, koleksi sumber media dan koleksi

terbitan bersiri.

16.3 Hapus Kira Bahan

16.3.1 Tujuan

●Mengeluarkan buku yang tidak sesuai diletakkan di atas

rak untuk proses pelupusan

16.3.2 Pelaksanaan hapus kira bahan

●Dilakukan sekurang-kurangnya 2 tahun sekali.

16.3.3 Kriteria

●Bahan koleksi yang jarang atau tidak digunakan

●Bahan rosak yang masih boleh digunakan tetapi kos

pembaikan lebih tinggi dari kos gentian

●Kebanyakan mukasurat bahan telah hilang dan sukar

untuk mendapatkan naskah lain untuk salinan gentian.

16.4 Pilih buang

16.4.1 Tujuan

●Memilih dan mengeluarkan dari penggunaan

Penilaian semula bahan secara berkala hendaklah

dilaksanakan setiap dua tahun. Bahan- bahan yang akan

dipilihbuang dan dihapuskira termasuklah bahan yang

sudah tidak lagi berkaitan dari segi isi kandungan dan

fakta, edisi lama, set yang tidak mencukupi, jurnal- jurnal

yang tidak lengkap dan tidak diindeks, bahan yang

jumlahnya banyak serta bahan yang sudah rosak teruk.

13

●Prosedur

Prosedur pilihbuang hendaklah mengikut kriteria dalam

dasar pelupusan.

●Lain- lain kriteria yang digunakan sewaktu penilaian

semula ialah kriteria - kriteria yang dinyatakan dalam

kriteria umum penilaian di atas. Penekanan kepada faktor

masa dan kekinian hendaklah diutamakan. Sekiranya

terdapat keraguan, maklumbalas dari kakitangan

akademik hendaklah diberikan perhatian sebelum sesuatu

keputusan diambil. Walau bagaimanapun Pustakawan

Bahagian Pembangunan Koleksi mempunyai hak untuk

membuat keputusan muktamad.

16.5 Jilid bahan

●Tujuan

Semua koleksi perpustakaan yang mempunyai frekuansi

akan dijilid supaya klien mudah merujuk kepada isu

terkebelakang. Bahan-bahan perpustakaan yang akan

dijilid adalah bahan terbitan bersiri, keratan akhbar,

kertas peperiksaan, kertas seminar dan kertas laporan.

●Prosedur

Proses penjilidan adalah mengikut peraturan penjilidan

dengan mengisi borang penjilidan yang disediakan.

Tempoh menjilid bahan mestilah tidak melebihi dari

sebulan. Proses penjilidan bahan akan dilakukan pada

masa cuti semester untuk mengelakkan bahan yang

dikehendaki tidak dapat diperolehi oleh klien.

●Peraturan

Semua bahan yang dijilid hendaklah menggunakan kulit

tebal dari jenis violin atau vakrum untuk mendapat kualiti

yang baik. Tulisan pada bahan jilid hendaklah bertinta

emas supaya senang dibaca dan kemas. Setiap isu

14

atau frekuansi yang dijilid hendaklah tidak melebihi 5

inci tebal. Tulisan pada tulang belakang jilidan hendaklah

standard pada setiap bahan.

16.6 Pemuliharaan

16.6.1 Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan

bahagian pembangunan koleksi untuk memantau

koleksi supaya berada dalam keadaan terkawal

dan sempurna. Mana-mana bahan perpustakaan

yang berada dalam keadaan uzur atau tidak

sempurna, perlu dibuat pemuliharaan dengan

segera.

16.6.2 Bahan-bahan yang perlu dibuat pemuliharaan

adalah bahan cetak dan juga bahan media. Proses

untuk pemuliharaan bahan perlu diberi perhatian

serius kerana proses ini mengambil masa yang

lama. Pustakawan pembangunan koleksi perlu

mengenalpasti jumlah koleksi yang akan dipulihara

untuk menyediakan peruntukan.

16.7 Baikpulih bahan

16.7.1Baikpulih bahan perlu dilakukan kepada semua

bahan perpustakaan supaya bahan yang dirujuk

oleh klien berada dalam keadaan baik. Adalah

menjadi tugas pustakawan pengurusan koleksi

untuk menyemak bahan koleksi untuk mengetahui

keadaan bahan. Penyemakan bahan yang rosak

boleh juga dilakukan oleh pembantu dan

pembantu am rendah semasa menyusun buku di

rak. Penyemakan bahan koleksi perlu dilakukan

setiap tiga bulan untuk mengawal koleksi supaya

berada dalam keadaan baik dan sempurna.

15

16.7.2 Peraturan

Proses baik pulih bahan akan dibahagikan kepada

tiga kategori iaitu ringan, sederhana dan berat.

Mana-mana buku yang mengalami kerosakan

ringan akan dibaiki oleh kakitangan perpustakaan

sendiri dan mana-mana bahan yang mengalami

kerosakan berat, perlu dihantar ke kedai untuk

dibaikpulih. Kesemua status buku yang dihantar

keluar perlu dimaklukan kepada unit katalog untuk

proses makluman status bahan kepada klien

perpustakaan.

16.8 Penyediaan indeks dan abstrak

Pustakawan pengurusan koleksi perlu memastikan indeks

dan abstrak bahan-bahan yang dipilih disediakan untuk

klien. Proses mengindeks dan mengabstrak perlu

dilakukan oleh bahagian yang mengeluarkan bahan

tersebut.

16.9 Brosur dan panduan bahan

Setiap jenis bahan yang terdapat dalam koleksi

perpustakaan perlu dipromosikan dengan brosur sebagai

hebahan kepada klien. Dengan cara ini, penggunaan

koleksi tersebut akan meningkat atau sekurang-

kurangnya dapat memberi pengetahuan kepada klien

yang mungkin tidak mengetahui mengenai koleksi yang

terdapat dalam perpustakaan. Setiap bahagian adalah

perlu menyediakan brosur masing-masing.

16

16.10 Pendigitalan bahan koleksi

Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan

pembangunan koleksi merancang dan memastikan bahan

koleksi yang terpilih didigitalkan agar selaras dengan

perkembangan teknologi imejan masa kini.

17. PENGUKUHAN KOLEKSI

Pengukuhan bahan koleksi akan dititik beratkan kepada bahan cetak

dan bahan bukan cetak.

18. PENGUKUHAN BAHAN CETAK

Pengukuhan bahan cetak akan berdasarkan kepada proses-proses

penilaian, pemilihan, pembelian, pengawalan dan kajian yang akan

dilakukan dari masa ke semasa. Proses-proses ini akan sentiasa

disemak untuk memastikan tahap pengukuhan koleksi sentiasa

bergerak secara praktikal atau luar biasa.

18.1 Pengukuhan sumber elektronik.

Sumber elektronik dirujuk kepada sebarang bentuk bahan yang

boleh digunakan melalui sistem komputer. Sumber elektronik ini

termasuklah data atas talian dan data elektronik dalam format

fizikal misalnya Cd-ROM dan disket. Kesemua bahan elektronik

yang terdapat dalam perpustakaan mestilah melalui proses

pembelian atau dapatan yang betul iaitu mengikut prosedur.

Dasar pengukuhan bahan elektronik di perpustakaan adalah

dititik beratkan kepada penjagaan dan pengawasan oleh

kakitangan untuk memastikan keadaan bahan sentiasa baik

dan dapat berfungsi dengan betul.

18.1.1 Skop sumber elektronik.

17

Selain bahan eletronik dalam bentuk fizikal, perpustakaan

boleh juga mempunyai bahan dalam bentuk pangkalan

data. Bahan dalam pangkalan data diuruskan oleh

kakitangan perpustakaan yang diberi tanggungjawab

mengendalikan sistem dalam perpustakaan. Selain I

tu juga, bahan elektronik boleh diperolehi dari pangkalan

data lain secara percuma misalnya menerusi laman

web yang ditawarkan dalam Internet. Pemilihan subjek

atau perkara untuk sumber elektronik mestilah

mengikut subjek yang bersesuaian dan selaras dengan

penawaran kursus di universiti.

18.1.2 Antaramuka sumber elektronik perpustakaan.

Perpustakaan perlu mempunyai antaramuka untuk

menyatakan koleksi yang terdapat dalam perpustakaan.

Format untuk menyimpan sumber elektronik mestilah

diwakili dengan format semasa iaitu antaramuka, pautan

kepada rangkaian lain untuk menyokong proses

penyelidikan yang dikehendaki. Sumber elektronik

hendaklah meliputi bahan AV, bahan cetak, imej dan

peta.

19. HADIAH DAN SUMBANGAN Perpustakaan akan menerima bahan hadiah dan sumbangan dalam

bentuk material dan wang bagi pembelian bahan tanpa sebarang

syarat. Kriteria di bawah turut digunakan untuk bahan-bahan yang

didermakan kepada perpustakaan:

19.1 Bahan yang diterima oleh perpustakaan akan dinilai sama

seperti bahan baru yang akan dibeli melalui prosidur biasa.

19.2 Bahan hendaklah boleh diintegrasi dengan koleksi sedia ada dan

tidak memerlukan kemudahan tambahan, pengawalan atau

gunatenaga.

18

19.3 Bahan yang menambah kepada koleksi sedia ada tidak akan

diterima

19.4 Nilai sumbangan hendaklah dibandingkan dengan adanya ruang

penyimpanan dan kos memproses bahan tersebut

19.5 Perpustakaan mempunyai hak untuk menyimpan atau

melupuskan bahan atas budi bicara sendiri

19.6 Langganan bahan terbitan bersiri akan diterima jika ia

memenuhi keperluan sesuatu bidang atau subjek dan

19.7 Bahan terbitan bersiri retrospektif akan diterima jika ia mengisi

kekosongan dalam koleksi secara keseluruhannya.

20. PERTUKARAN Perpustakaan hanya akan bersetuju terhadap sebarang pertukaran

sekirannya ia memenuhi Syarat-syarat Am Pemilihan Bahan. Untuk

tujuan ini perpustakaan akan membuat pertukaran (daripada sumber

yang berkenaan) untuk dihantar kepada institusi atau perpustakaan

berkenaan seperti yang dinyatakan dalam Dasar Hadiah dan

Pertukaran Bahan.

20.1 Bahan Tajaan Komersial

Bahan yang ditaja secara komersial akan diterima jika ia

memenuhi kriteria di bawah:

20.1.1 Ia menambah atau memperkaya koleksi

20.1.2 Ia memenuhi piawaian yang sama dengan bahan yang

dibeli

20.1.3 Kadar iklan tidak dititikberatkan (hanya pada tahap

minimum)

19

21. TARIKH KUATKUASA

Dasar Pembangunan Koleksi ini diluluskan dan berkuatkuasa pada 01 hb.

Januari 2001

Diluluskan oleh :

…………………………

(ZAHARIAH MOHAMED SHAHAROON)

Ketua Pustakawan

Universiti Pendidikan Sultan Idris

20

21 JENIS KOLEKSI

21.1 MONOGRAF

Satu naskah yang secara sistematik dan terperinci dengan satu

subjek atau kelas subjek-subjek. Termasuk monograf bersiri

dengan judul kolektif dan sumber-sumber rujukan.

21.1.1 KRITERIA PEMILIHAN BAHAN MONOGRAF

Kriteria dibawah akan digunapakai sebagai tambahan

kepada kriteria umum pemiliha

Penilaian :

1) Ulasan positif daripada media atau agen pengulas

2) Kewibawaan penulis dalam bidang berkenaan

3) Kewibawaan penerbit;

4) Jika harga bahan melebihi RM 500.00 senaskah sokongan dari Ketua

Bahagian, Unit, Dekan atau Pustakawan hendaklah diambil kira;

5) Bahan dalam Bahasa Melayu hendaklah mendapat penekanan yang

lebih;

6) Bahan – bahan yang menjadi minat pelajar dan mengandungi isu-isu

semasa;

7) Judul yang ditulis oleh kakitangan UPSI;

8) Judul yang melengkapi satu siri;

9) Judul adalah edisi terbaru, semakan atau cetakan semula; dan

10) Kualiti penerbitan semula bagi judul yang mempunyai illustrasi.

BUKU KULIT NIPIS

1) Bahan yang hanya terdapat dalam kulitnipis tetapi memenuhi kriteria

21

penilaian akan dibeli;

2) Sekurang-kurangnya satu naskah judul berkulit keras akan dibeli bagi

judul yang mungkin akan kerap diperlukan;

3) Jika terdapat perbezaan harga yang agak nyata diantara edisi kulit

keras

dan kulit nipis sedangkan bahan tidak begitu diperlukan atau jika

diperlukan hanya untuk satu jangkamasa yang singkat sahaja,

pembelian satu naskah edisi kulit nipis adalah dicadangkan; dan

4) Apabila naskah kulit keras tiada lagi dalam penerbitan perpustakaan

akan

secara otomatik membeli naskah kulit nipis.

KOLEKSI RUJUKAN

Bahan rujukan dari semua jenis dipilih berdasarkan kepada kriteria umum.

Penilaian untuk lain-lain kriteria adalah seperti berikut:

Ensiklopedia

Seharusnya terdiri daripada edisi terkini yang bersesuaian dengan taraf

perpustakaan universiti. Termasuk karya umum tahap universiti,

ensiklopedia, bahasa dan subjek yang berkaitan dengan kurikulum. Judul

yang melebihi dari 3 tahun harus diganti dengan edisi yang baru.

Kamus

Kamus hendaklah terdiri dari yang terbaik bagi orang dewasa dan tahap

universiti

termasuk kamus bahasa utama dunia, kamus bidang subjek, tisaurus

dan sinonim. Hendaklah dikemaskini selalu. Naskah yang outdated lebih dari

5 tahun hendaklah diganti dengan yang terbaharu.

Handbook

Handbook dalam kebanyakan bidang subjek yang ditawarkan di universiti

hendaklah dibeli.

Indeks dan Abstrak

22

Pembelian indeks dan abstrak hendaklah mengambil kira adanya bahan

berkaitan

di perpustakaan atau boleh diperolehi melalui sistem perbekalan penerbitan.

Bibliografi

Termasuklah dalam pilihan ialah bibliografi yang umum dan kebangsaan.

Penekanan harus diletakkan kepada bibliograpi yang umum dan dapat

memberikan akses kepada bidang subjek yang utama. Bibliografi harus

dipilih bukan hanya kerana kandungan subjek dan kepentingan

tetapi penekanan yang berpatutan harus diberikan kepada corak bahan

yang dinyatakan. Bahan bibliografi ini mesti ada dalam perpustakaan atau

boleh

diperolehi melalui sistem pembekalan penerbitan.

Direktori

Termasuk direktori semasa berbentuk umum, berkaitan sesuatu subjek, dan

biografi.

Panduan

Termasuk panduan utama dan menyeluruh kepada bidang subjek,

penggunaan bahasa Melayu dan Inggeris serta teknik penulisan bersesuaian

dengan taraf Universiti.

Sumber Statistik

Termasuk sumber statistik yang luas, panduan serta indeks yang berkaitan

dengan pendidikan dan Malaysia secara keseluruhannya

Koleksi Pelbagai

Lain-lain koleksi yang sepatutnya dimasukkan kepada koleksi rujukan selari

dengan keperluan pengguna, dengan syarat bahan tersebut dianggap

bersesuaian dengan perpustakaan Universiti dan boleh diperolehi dengan

peruntukan kewangan sedia ada.

Bukan Fiksyen

Bahan monograf yang tidak termasuk dibawah rujukan, fiksyen atau terbitan

bersiri dianggap sebagai Bukan Fiksyen

23

Brosur dan risalah

Brosur dan risalah terkini yang diperlukan seharusnya termasuk dalam koleksi

Tesis dan dissertasi

Adalah menjadi tanggungjawab semua kakitangan dan pelajar untuk

mengemukakan apa sahaja bentuk penulisan bahan bercetak yang ditulis

atau dikarang sewaktu bekerja atau belajar di UPSI tanpa bayaran. Ini

termasuklah tesis, dissertasi, kertas projek, kertas kerja seminar, laporan

penyelidikan dan gubahan lagu yang mempunyai kaitan dengan UPSI,

kakitangan atau pelajarnya yang ditulis atau dikarang oleh orang lain juga

hendaklah dibeli

Fiksyen

Suatu koleksi asas novel, karya klasik dan separa klasik berkaitan dengan

Kesusasteraan Melayu yang tidak termasuk dalam program atau subjek yang

ditawarkan akan disimpan. Bahan popular dan berbentuk rekreasi juga

dimasukkan untuk memenuhi keperluan minat membaca pengguna. Ini

termasuklah karya-karya penulis yang pernah memenangi anugerah

kesusasteraan seperti Anugerah Negara dan SEA Writers Award.

Terbitan Bersiri

Terbitan bersiri merupakan karya yang diterbitkan secara berkala dan

mempunyai rujukan susunan nombor yang berturutan dan akan disambung

penerbitannya. Ini termasuklah jurnal, majalah, akhbar, memoir dna kertas

seminar. Tidak dimasukkan ialah penerbitan monograf dalam bentuk siri yang

mempunyai judul berlainan dan bahan yang dianggap sebagai sumber

rujukan. Semua terbitan bersiri akan dinilai setiap tahun dan penilaian akan

dibuat berdasarkan kriteria dibawah.

1. Berdasarkan naskah contoh, isi kandungan, artikel pilihan dan

ulasan

2. Ketepatan fakta, isi kandungan dan objektif yang nyata

24

3. Bahan dalam Bahasa Melayu menjadi pilihan

4. Isi kandungan yang menitikberatkan isu-isu tempatan

5. Judul baru hendaklah mengambil kira koleksi Universiti lain

6. Judul baru hendaklah mengambil kira judul lain subjek yang

sama

7. Judul tambahan tidak akan dilanggan

SUMBER MEDIA / MULTIMEDIA

Bahan - bahan Multimedia atau alat pandang dengar adalah seperti pita

audio, pita visual, slaid, film strip, transparensi, photo, carta dan lain- lain.

Kualiti aspek teknologi adalah berdasarkan kepada kesan penggunaannya.

Bahan- bahan bukan cetak akan dipesan secara on a preview basis dan dinilai

sebelum keputusan memesan / membeli dibuat. Bahan yang sama tidak akan

dibeli. Bahan yang memerlukan pembelian perkakasan sampingan khusus

yang tiada di UPSI tidak akan dibeli. Dalam membangunkan koleksi dan

penyalinan semula bahan perpustakaan akan melaksanakan aktiviti berkenaan

selaras dengan Akta Hakcipta yang berkuatkuasa.

KRITERIA PEMILIHAN BAHAN SUMBER MEDIA / MULTIMEDIA

Berasaskan kepada prinsip - prinsip yang sama dengan buku, bahan

multimedia hendaklah mengambil kira aspek kualiti warna, sound track,

25

format, ulasan dsb. Berikut disenaraikan kriteria umum penilaian yang perlu

dipertimbangkan dalam setiap pemilihan bahan multimedia:-

1. Isi kandungan bahan hendaklah menyokong penuh kurikulum atau

mempunyai potensi untuk digunakan dalam lebih dari satu bidang atau

program

2. Isi kandungan subjek, penghuraian dan persembahan terutamanya pada

bahagian yang khusus hendaklah pada aras yang bersesuaian

3. Kewibawaan penerbit atau pengeluar

4. Kualiti warna, bunyi, kesinambungan, imej dll.

5. Kekinian bahan

6. Kos efektif jika dibandingkan dengan format bercetak jika ada

7. Kemudahan untuk preview atau mempunyai ulasan

8. Bahan dalam Bahasa Melayu menjadi keutamaan kecuali aspek Bahasa

yang menjadi asas program berkenaan

9. Ketahanan bahan

10. Kesesuaian digunakan dalam subjek berkenaan dan

11. Jika ada unsur - unsur komersial hanya pada tahap yang rendah dan tidak

mengganggu penumpuan pada aspek isi kandungan atau tema boleh

diterima.

KOLEKSI KHUSUS

Koleksi Perpustakaan UPSI antara lain mengandungi beberapa koleksi khusus

yang tidak digolongkan dalam koleksi sedia ada. Diantara koleksi berkenaan

ialah:-

KOLEKSI PENDIDIKAN MALAYSIA

Perpustakaan akan berusaha untuk menjadi pelopor dalam menyimpan

koleksi yang berkaitan dengan Pendidikan di Malaysia. Ini termasuklah buku,

artikel, kertas persidangan / seminar/ bengkel, memorandum, srikular,

keratan akhbar, dll.

TESIS / DISERTASI

26

Tesis / disertasi yang berkaitan dengan anugerah akademik seperti Diploma,

Ijazah Sarjanamuda, Ijazah Sarjana, dan PhD. Termasuk tesis/ disertasi yang

ditulis oleh pelajar UPSI untuk anugerah akademik dan kakitangan akademik.

KARYA ANAK KANDUNG

Bahan hasil tulisan Anak Kandung. Laporan , artikal, kertas projek dll.( Tidak

termasuk tesis/ disertasi)

ARKIB UNIVERSITI

Setiap bahan penerbitan Universiti akan disimpan di perpustakaan sebagai

bahan koleksi Arkib Universiti. Ini termasuklah buku cenderamata, buku

panduan , buku laporan tahunan dll. Yang bukan berbentuk rekod

pengurusan dan pentadbiran atau sulit.

BAHAN NADIR/ HARAM/ TERHAD ( ANTIQUARIAN )

Bahan - bahan antiquarian, terhad atau sulit yang perlu disimpan sebagai

koleksi bagi kemudahan rujukan yang khusus. Surat kebenaran dari Unit/

Jabatan/ Fakulti diperlukan untuk merujuk bahan dari koleksi ini.

KERTAS PERSIDANGAN, SEMINAR, BENGKEL DSB

Semua bahan terbitan kertas persidangan, seminar, bengkel atau forum akan

ditempatkan dalam suatu koleksi yang berasingan.

KERTAS PEPERIKSAAN

Perpustakaan akan menyimpan untuk rujukan kertas- kertas peperiksaan

semua program / mata pelajaran yang lepas untuk kemudahan rujukan

pelajar.

KEADAAN LUARBIASA

Jika terdapat sebarang keraguan dan penafsiran yang berbeda

Perpustakawan Universiti hendaklah menentukan definisi dan penafsiran yang

akan digunapakai. Perlaksanaan dan gunapakai polisi ini akan sentiasa

diberikan perhatian dan Jawatankuasa Perpustakaan berhak untuk masuk

campur pada bila- bila masa sekiranya keadaan memerlukan.

27

CADANGAN

Koleksi perpustakaan boleh dimantapkan melalui proses cadangan yang boleh

dicadangkan oleh pustakawan pembangunan koleksi, dekan, ketua unit dan

pensyarah. Setiap cadangan mestilah melalui proses yang betul iaitu dengan

mengisi borang cadangan dan hendaklah dihantar ke bahagian perolehan

untuk proses mengesan. Selain penanggungjawab yang disebutkan di atas,

pelajar dan kakitangan digalakkan membuat cadangan dan usulan kepada

perpustakaan. Mereka boleh membuat cadangan melalui peti cadangan yang

disediakan di dalam perpustakaan. Setiap cadangan mestilah disertakan nama

dan nombor matrik yang betul. Adalah menjadi tanggungjawab pustakawan

bahagian pembangunan koleksi atau pustakawan bahagian perolehan untuk

menjawab setiap cadangan yang dikemukakan. Namun, sebarang cadangan

yang tidak disertakan dengan maklumat lengkap dan betul, tidak akan

dilayan. Selain itu, adalah menjadi tugas pustakawan perolehan untuk

mengedarkan semua katalog yang diperolehi kepada dekan, penyelaras

program dan pensyarah untuk mendapatkan cadangan.

KESIMPULAN

Adalah diharapkan Dasar Pembangunan Koleksi ini dapat disesuaikan dengan

visi, misi dan objektif UPSI. Dasar Perolehan/ Pemilihan Koleksi ini juga

hendaklah disemak pada setiap tahun atau apabila dirasakan perlu.

Tujuan utama suatu dasar yang bertulis ialah untuk menerangkan secara

terperinci kestabilan dan kefleksibilitian proses pembangunan dan perolehan

koleksi. Sebagaimana koleksi bertambah dan membangun begitu juga dasar

ini. Oleh itu, Di samping membentuk suatu rangka pertumbuhan yang

dijangkakan dasar ini hendaklah dinilai semula pada kekerapan yang tertentu

bagi memastikan ia sentiasa dapat menyediakan suatu garis panduan

pembangunan dan perolehan koleksi yang diterima dan berkesan.

RUJUKAN

1. http://www.mtholyoke.edu/offices/library/arch/rarepol/html

2. http://lcweb.loc.gov/acq/devpol/colldev.html

28

3. American Library Association (ALA) 1979. Collection Development

Committee, guidelines for collection development, (ed.) david L.

Chicago: American Library Association.

4. Coolection development policies for college libraries. 1989. (Eds).

Theresa Taborsky et al., Chicago, College and research Libraries.

5. Evans, G. E. 1995. Developing library and information center

collections. #rd ed. Colorado, Libraries Unlimited.

6. Feng, Y.T. 1979. The necessity for a collection development policy

statement. Library resources and technical services. 23:1, P39-44

7. Gorman, G.E. and Howes, B.R. 1989. Collection development for

libraries. Topics in library and information studies. London, Bowker

Saur.

8. Library acquisition policies and procedures. 1984. Ed. Elizabeth Futas,

2 nd ed. Arizona, Oryx Press.