1

LAMPIRAN D

TATACARA PERAKAUNAN BAYARAN PENDAHULUAN

3

KANDUNGAN

PERKARAMUKA SURAT

1. BAYARAN PENDAHULUAN DIRI

Pendahuluan Diri Sara Hidup dan Pembelian2 Tiket Kapal Terbang1.2Pendahuluan Di bawah AP 55, AP 59 dan Kehilangan 4Wang Awam1.3Pendahuluan Kehilangan Akibat Lebihan Pembayaran 6Atau Pembayaran Tanpa Kuasa (AP 327)1.4Pendahuluan Kehilangan Akibat Hutang Atau 7Tunggakan Hasil Yang Tidak Boleh Didapatkan (AP 328)1.5Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Terlebih Emolumen81.6Pendahuluan Diri Yuran Sekolah Di Luar Negara9 (853214) 1.7Pendahuluan Diri Cagaran Sekolah (853216)10 1.8Pendahuluan Diri Sewa Rumah Luar Negara (853213)11dan Cagaran Sewa Rumah (853204) 1.9Peraturan Kewangan11

2.PENDAHULUAN PELBAGAI (853301 853499 MENGIKUTKEMENTERIAN)2.1Syarat-Syarat Permohonan122.2Tindakan Ketua Jabatan122.3Tindakan Pegawai Yang Diamanahkan Dengan14Pendahuluan Pelbagai dan Pegawai Penyelaras2.4Peraturan Kewangan14

TATACARA PERAKAUNAN BAYARAN PENDAHULUAN

1.BAYARAN PENDAHULUAN DIRI

1.1Pendahuluan Diri Sara Hidup dan Pembelian Tiket Kapal Terbang

1.1.1Syarat-syarat permohonan pendahuluan diri

(a)Menjalankan tugas rasmi di luar ibu pejabat sama ada di dalam atau di luar negara.

(b)Jumlah minimum permohonan pendahuluan diri adalah seperti berikut :

(i)RM500.00 bagi Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan ke atas.

(ii)RM300.00 bagi Kumpulan Sokongan .

(iii)RM300.00 bagi pembelian tiket kapal terbang perjalanan dua (2) hala.

(c)Permohonan hanya dibenarkan ke atas elaun makan dan bayaran sewa hotel mengikut kelayakan pegawai pada hari-hari perjalanan berkenaan sahaja.

(d)Kadar pendahuluan diri yang dibenarkan adalah seperti berikut:

(i)90% bagi perjalanan dalam negara(ii)100% bagi perjalanan luar negara

(e)Permohonan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya tujuh (7) hari sebelum bertolak dengan menggunakan Borang Kew.325 sebanyak 2 salinan untuk tujuan berikut:

(i)Dikembarkan bersama baucar bayaran (ii)Disimpan dalam fail Kementerian/Jabatan pemohon

(f)Bagi pendahuluan diri tiket kapal terbang, salinan slip tempahan atau resit pembelian kapal terbang yang memaparkan harga tempahan/belian hendaklah dikemukakan bersama-sama borang permohonan pendahuluan diri kepada Kementerian/Jabatan bagi tujuan tuntutan pendahuluan diri. Jumlah tuntutan hanya meliputi harga tiket tidak termasuk caj perkhidmatan tambahan yang lain seperti pesanan makanan, lebihan bagasi dan sebagainya.

(g)Bagi no show passenger, tuntutan bayaran balik pembelian tiket hanya boleh dibenarkan oleh Pegawai Pengawal setelah berpuashati bahawa kejadian tersebut tidak disebabkan oleh kesalahan pegawai dalam sesuatu keadaan di mana pegawai tersebut terpaksa diarah untuk menjalankan tugas rasmi yang lain atas kepentingan perkhidmatan. Namun, pegawai sendiri patut menanggung sepenuhnya sebarang risiko atau kerugian akibat pemilihan kaedah pembelian tiket ini.

(h)Wang pendahuluan yang belum diselesaikan setelah tamat perkhidmatan, akan dipotong daripada ganjaran/pencen pegawai.

(i)Wang pendahuluan diri hendaklah dikembalikan serta merta sekiranya perjalanan ditangguh atau dipinda melebihi satu (1) bulan daripada tarikh asal.

(j)Ketua Jabatan tidak boleh meluluskan permohonan pendahuluan diri sekiranya terdapat pendahuluan diri sebelumnya yang belum diselesaikan.

(k)Pejabat Perakaunan berhak untuk tidak membayar hendaklah tidak meluluskan bayaran sekiranya sebarang permohonan pendahuluan diri baru sekiranya terdapat pendahuluan diri terdahulu belum diselesaikan.

1.1.2Tindakan Ketua Jabatan

(a)Menyenggara Buku Daftar Permohonan Pendahuluan Diri yang mengandungi perkara-perkara berikut:

(i)Rujukan fail jabatan(ii)Nama pegawai yang memohon(iii)Amaun pendahuluan diri(iv)Tarikh diluluskan(v)Tarikh perjalanan diluluskan(vi)Tarikh balik/sampai (tamat perjalanan diluluskan)(vii)Tarikh dan amaun tuntutan dikemukakan(viii)Tarikh dan nombor rujukan baucar bayaran atau jurnal(ix)Tarikh dan amaun tuntutan dibayar(x)Amaun denda dikenakan, jika berkaitan(xi)Catatan

(b)Kod amanah yang diperuntukkan adalah seperti berikut:

(i)853201 bagi Pendahuluan dalam negara (ii)853202 bagi Pendahuluan luar Negara(iii)853297 bagi pendahuluan diri Sabah(iv)853298 bagi pendahuluan diri Sarawak

(e)Pendahuluan diri hendaklah ditolak daripada jumlah tuntutan perjalanan pada bulan berikutnya. Pelarasan hendaklah dilakukan ke atas Akaun Amanah (Pendahuluan Diri) berdasarkan tuntutan perjalanan pegawai tersebut.

(f)Wang pendahuluan yang tidak dijelaskan selepas tempoh satu (1) bulan daripada tarikh tuntutan dikemukakan, akan dikenakan denda 10% setahun daripada jumlah pendahuluan yang belum dijelaskan dan akan dipotong sekaligus daripada gaji pegawai selewat-lewatnya pada bulan berikutnya. Catatan perakaunan berkaitan adalah seperti berikut:

(i)Debit vot(ii)Kredit Akaun Amanah (Pendahuluan Diri)(iii)Kredit Akaun Hasil (76106 - Denda Pegawai Awam)

(g)Jika tuntutan melebihi pendahuluan diri yang diambil, perbezaan tersebut hendaklah dibayar kepada pegawai berkenaan.

(h)Jika tuntutan kurang daripada pendahuluan diri, perbezaan tersebut hendaklah dibayar balik oleh pegawai.

(i)Ketua Jabatan bertanggungjawab memastikan bayaran balik pendahuluan diri dikutip daripada pegawai berkaitan.

(j)Bagi pegawai yang mengambil pendahuluan diri untuk bertukar, Ketua Jabatan di pejabat lama hendaklah memasukkan pendahuluan tersebut di dalam Sijil Gaji Akhir pegawai.

Borang Kew. 325 Permohonan Pendahuluan Diri seperti di Lampiran 1.

1.1.3Peraturan Kewangan

Tatacara ini hendaklah dibaca bersama pekeliling lain berkaitan yang sedang berkuatkuasa.

1.2Pendahuluan Di bawah AP 55, AP 59 dan Kehilangan Wang Awam1.2.1Definisi

(a)AP 55 Perbelanjaan Darurat

Dalam keadaan yang luar biasa jika ternyata bagi kepentingan perkhidmatan awam bahawa perbelanjaan patut dilakukan dengan segera sedangkan tiada peruntukan bagi perbelanjaan tersebut dan masa tidak mengizinkan bagi mendapatkan kebenaran mengikut cara biasa, seseorang pegawai boleh atas tanggungjawabnya sendiri melakukan perbelanjaan itu.

(b)AP 59 Pembayaran Bagi Barang- Barang Dan Perkhidmatan Yang Dibekalkan Dengan Suci Hati

Pembayaran sesuatu bil yang dikemukakan dengan sempurnanya oleh seseorang bagi barang atau perkhidmatan yang dipesan dan dibekalkan dengan suci hati kepada kerajaan tidak boleh ditahan oleh sebab apa-apa keraguan sama ada pertanggunggan itu telah dilakukan dengan sepatutnya oleh pegawai kerajaan yang bertanggungjawab.

(c)Kehilangan wang awam boleh berlaku disebabkan perkara-perkara berikut:

(i)Kehilangan akibat daripada kecurian atau penipuan atau penyelewengan dan kecuaian pegawai

(ii)Kehilangan apabila berlaku lebihan pembayaran atau pembayaran tanpa kuasa (AP 327)

(iii)Kehilangan akibat hutang atau tunggakan hasil yang tidak boleh dikutip (AP 328)

(iv)Kehilangan Buku Resit, lesen, kupon atau buku yang seumpamanya (AP 300)

1.2.2Permohonan pendahuluan diri hendaklah dibuat berdasarkan pekeliling berkaitan yang sedang berkuatkuasa.

1.2.3Tatacara Pembayaran

(a)Sebelum pembayaran pendahuluan dilakukan, Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab memastikan dokumen-dokumen sokongan disertakan iaitu:

(i)Surat kelulusan permohonan pendahuluan diri(ii)Pesanan Kerajaan/ salinan kontrak (jika ada)(iii)Bil/invois(iv)Pengesahan bekalan/perkhidmatan telah diterima dengan sempurna

(b)Pembayaran kepada kontraktor atau pembekal hendaklah dilakukan tidak lewat daripada empat belas (14) hari daripada tarikh kelulusan pendahuluan diri diterima dengan mendebitkan Akaun Amanah (Pendahuluan Diri).

(c)Pelarasan Akaun Amanah (Pendahuluan Diri) hendaklah dilakukan dengan segera tidak lewat daripada enam puluh (60) hari setelah mendapat kelulusan Perbendaharaan.

(d)Jika Perbendaharaan memutuskan tiada unsur-unsur kecuaian, maka keseluruhan Pendahuluan Diri yang telah diluluskan akan dicajkan ke vot.

(e)Sekiranya dikenakan surcaj, pembayaran boleh dibuat melalui potongan gaji pegawai atau tunai dan dikreditkan ke Akaun Amanah (Pendahuluan Diri). Sekiranya surcaj yang dikenakan kurang daripada pendahuluan diri, perbezaan tersebut hendaklah dicajkan ke vot.

(f)Bagi kehilangan wang awam, jurnal pelarasan hendaklah disediakan iaitu dengan membuat pelarasan ke atas Akaun Amanah (Pendahuluan Diri) dan dicajkan ke vot (kod bayaran hapus kira) dalam tempoh satu bulan daripada tarikh kelulusan hapus kira Perbendaharaan.

1.3Pendahuluan Kehilangan Akibat Lebihan Pembayaran Atau Pembayaran Tanpa Kuasa (AP 327)

1.3.1Tindakan Ketua Jabatan

(a)Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan bertanggungjawab mendapatkan semula bayaran lebihan tersebut secara sekaligus.

(b)Sekiranya penerima bayaran melibatkan penjawat awam, pegawai boleh memohon untuk membuat bayaran balik secara ansuran tidak melebihi lapan belas (18) bulan dengan kelulusan Pegawai Pengawal.

(c)Sekiranya permohonan bayaran balik secara ansuran melebihi lapan belas (18) bulan, kelulusan Perbendaharaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu.

(d)Setelah kelulusan bayaran secara ansuran diperolehi, pegawai hendaklah membuat permohonan pendahuluan diri di bawah Akaun Amanah (Pendahuluan Diri) di atas nama pegawai berkenaan dan Akaun Amanah (Pendahuluan Diri) tersebut hendaklah dikreditkan dengan jumlah pendahuluan tersebut.

(e)Sekiranya bayaran balik lebihan diterima (bayaran melalui pendahuluan diri) dalam tahun semasa pelarasan hendaklah dilakukan dengan mendebitkan Akaun Amanah (Pendahuluan Diri) dan mengkreditkan vot. Sekiranya bayaran balik lebihan diterima tahun berikutnya, pelarasan hendaklah dilakukan dengan mendebitkan ke Akaun Amanah (Pendahuluan diri) dan mengkreditkan Akaun Hasil.

(f)Bagi bayaran secara potongan gaji, Borang Perubahan Gaji (SG 20) hendaklah disediakan dengan memasukkan jumlah potongan dan tempoh potongan yang diluluskan.

(g)Bayaran balik bagi bukan penjawat awam hendaklah dijelaskan sekaligus dan bayaran secara ansuran dibenarkan dengan kelulusan Ketua Jabatan.

1.4Pendahuluan Kehilangan Akibat Hutang Atau Tunggakan Hasil Yang Tidak Boleh Didapatkan (AP 328)

1.4.1Tindakan Ketua Jabatan

(a)Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab mengutip hutang atau hasil yang tertunggak sama ada secara kutipan biasa atau melalui undang-undang. Usaha-usaha hendaklah sentiasa dilakukan untuk mendapatkan hutang berkenaan secara bertulis.

(b)Hutang yang tidak boleh dikutip boleh diambil tindakan sivil dalam tempoh tidak lebih daripada enam (6) tahun daripada terakhir bayaran atau hutang diketahui.

(c)Hutang yang tidak boleh dikutip setelah semua usaha-usaha dilakukan dan tiada maklum balas, Ketua Jabatan boleh memohon untuk hapus kira daripada Perbendaharaan sekiranya tempoh masa telah melebihi 6 tahun daripada kes tersebut diketahui.

(d)Bagi hutang yang tidak boleh dikutip seperti kematian sipenghutang atau syarikat yang telah digulung dan Jabatan Insolvensi Malaysia mengesahkan tiada dividen diperolehi daripada syarikat berkenaan, permohonan untuk hapus kira boleh terus dilakukan tanpa menunggu tempoh masa enam (6) tahun dengan mengisi Lampiran L seperti di AP 328.

(e)Hutang yang diluluskan untuk hapus kira hendaklah dicatatkan dalam Penyata Tunggakan Hasil seperti di Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2008 dan dikemukakan kepada Perbendaharaan dan dinyatakan dalam Laporan Akaun Belum Terima.

(f)Pelarasan ke atas vot hutang lapuk Perbendaharaan hendaklah dilakukan dalam tahun semasa setelah hapus kira diluluskan.

1.5Pendahuluan Diri Bagi Bayaran Terlebih Emolumen

1.5.1Sebab-sebab berlaku lebihan gaji

Lebihan bayaran gaji dan elaun boleh berlaku disebabkan perkara-perkara berikut:

(a)Berkursus(b)Cuti tanpa gaji(c)Cuti separuh gaji(d)Meletak jawatan(e)Tindakan tatatertib(f)Elaun memangku/tanggung kerja(g)Imbuhan tetap perumahan(h)Bertukar (berpindah)(i)Elaun tidak mengikut kelayakan(j)Menduduki rumah Kerajaan(k)Lain-lain

1.5.2Tindakan Ketua Jabatan

(a)Ketua Jabatan hendaklah mengenalpasti pegawai yang terlibat dengan lebihan bayaran gaji.

(b)Menyediakan Daftar Lebihan Bayaran Gaji dan masukkan maklumat yang berkaitan seperti berikut:

(i)Nama pegawai, jawatan dan gred jawatan(ii)Jumlah lebihan bayaran (iii)Cara kutipan balik(iv)Jumlah kutipan (v)Tarikh kutipan(vi)Baki yang belum dikutip(vii)Sebab-sebab berlaku lebihan gaji

1.5.3Permohonan pendahuluan diri

(a)Pegawai Pengawal atau Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan dengan mendapatkan bayaran lebihan tersebut sama ada secara sekaligus atau secara pendahuluan diri (ansuran).

(b)Pegawai boleh memohon untuk membuat bayaran balik secara ansuran tidak melebihi lapan belas (18) bulan dengan kelulusan Pegawai Pengawal.

(c)Sekiranya permohonan bayaran balik secara ansuran melebihi lapan belas (18) bulan, kelulusan Perbendaharaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu.

(d) Sekiranya permohonan bayaran secara ansuran diperolehi, pegawai hendaklah membuat permohonan pendahuluan diri di bawah Kumpulan Wang Amanah Pendahuluan Diri (Pegawai Awam) di atas nama pegawai berkenaan dan mengkreditkan akaun amanah tersebut.

(e)Sekiranya bayaran balik lebihan diterima (bayaran melalui pendahuluan diri) dalam tahun semasa pelarasan hendaklah dilakukan seperti berikut:(i)Debit Akaun Amanah (Pendahuluan Diri) (ii)Kredit vot

(f)Sekiranya bayaran balik lebihan diterima tahun berikutnya, pelarasan hendaklah dilakukan seperti berikut:(i)Debit ke Akaun Amanah (Pendahuluan diri) (ii)Kredit Akaun Hasil

(g)Bagi bayaran secara potongan gaji, Borang Perubahan Gaji (SG 20) hendaklah disediakan dengan memasukkan jumlah potongan dan tempoh potongan yang diluluskan.

1.6Pendahuluan Diri Yuran Sekolah Di Luar Negara (853214)1.6.1Tatacara Permohonan dan Pelarasan

(a)Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu sebelum pendahuluan yuran sekolah diberikan.

(b)Pendahuluan diri ini hanya boleh dipohon untuk membayar yuran sekolah sesi persekolahan tahun hadapan sahaja.

(c)Permohonan hendaklah dilakukan dengan menyertakan: (i)Borang Kew. 106 (Borang Pendahuluan Diri) (ii)Kew. 307 (Akaun Subsidiari) (iii)AK 3 (Maklumat Pegawai) (iv)Bil/invois daripada sekolah

Hanya Borang Kew.106 (seperti di Lampiran 2) dan salinan bil/invois perlu dikemukakan ke Perbendaharaan untuk kelulusan.

(d)Untuk tujuan bayaran kepada sekolah, baucar bayaran hendaklah disediakan dengan mendebitkan pendahuluan diri pegawai berserta dengan dokumen sokongan seperti di para 1.6.3.

(e)Bagi tujuan pelarasan, apabila masuk tahun berikutnya, jurnal pelarasan hendaklah disediakan iaitu:(i)Debit Vot (ii)Kredit Akaun Amanah (Pendahuluan Diri)

(f)Bagi tahun berikutnya, pendahuluan hendaklah dipohon sekali lagi kepada Perbendaharaan bagi tahun hadapan.

(g)Tatacara ini hendaklah dibaca bersama pekeliling lain yang berkaitan yang sedang berkuatkuasa.

1.7Pendahuluan Diri Cagaran Sekolah (853216) 1.7.1Tatacara Permohonan dan Pelarasan

(a)Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu sebelum pendahuluan cagaran sekolah diberikan.

(b)Permohonan hendaklah dilakukan dengan menyertakan:(i)Borang Kew. 106 (Pendahuluan Diri)(ii)Kew. 307 (Akaun subsidiari) (iii)AK 3 (Maklumat Pegawai) (iv)Bil/invois daripada sekolah

Hanya Borang Kew.106 dan salinan bil/invois perlu dikemukakan ke Perbendaharaan untuk kelulusan.

(c)Setelah kelulusan diterima, bayaran hendaklah dilakukan dengan menyediakan baucar bayaran dengan mendebitkan pendahuluan diri berserta dengan dokumen sokongan seperti di para (ii).

(d)Pelarasan hendaklah dilakukan sekiranya tamat persekolah dan wang deposit dikembalikan. Penyata pemungut hendaklah disediakan dengan mengkreditkan pendahuluan diri. Salinan resit hendaklah dikepilkan bersama penyata pemungut.

(e)Sekiranya jumlah deposit yang dipulangkan kurang daripada jumlah pendahuluan yang diberi terdahulu, perbezaan amaun berkenaan hendaklah dibayar oleh pegawai yang berkaitan.

1.8Pendahuluan Diri Sewa Rumah Luar Negara (853213) dan Cagaran Sewa Rumah (853204) Pendahuluan sewa rumah diperlukan apabila pemilik meminta supaya penyewa membayar sewa melangkaui tahun semasa.

1.8.1Tatacara Permohonan dan Pelarasan

(a)Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan kelulusan Pegawai Pengawal terlebih dahulu sebelum pendahuluan sewa rumah diberikan.

(b)Permohonan hendaklah dilakukan dengan menyertakan:(i)Borang Kew. 106 (Borang Pendahuluan Diri)(ii)Kew. 307 (Akaun Subsidiari)(iii) AK 3 (Maklumat pegawai) (iv) Salinan perjanjian penyewaan.

Hanya Borang Kew.106 dan salinan perjanjian penyewaan perlu dikemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan.

(c)Setelah kelulusan diterima, bayaran hendaklah dilakukan dengan menyediakan baucar bayaran dengan mendebitkan pendahuluan diri.

(d)Bagi tujuan pelarasan, apabila masuk tahun berikutnya, jurnal pelarasan hendaklah disediakan dengan:(i)Debit Vot (ii)Kredit Akaun Amanah (Pendahuluan Diri)

(e)Tatacara ini hendaklah dilakukan sehingga pendahuluan tersebut selesai.

(f)Bagi cagaran sewa rumah, pelarasan hendaklah dilakukan sekiranya tamat penyewaan dan wang deposit dikembalikan. Penyata pemungut hendaklah disediakan dengan mengkreditkan pendahuluan diri. Salinan resit hendaklah dikepilkan bersama penyata pemungut.

(g)Sekiranya jumlah deposit yang dipulangkan kurang daripada jumlah pendahuluan yang diberi terdahulu, perbezaan amaun berkenaan hendaklah dibayar oleh pegawai yang berkaitan.

1.9Peraturan Kewangan

Peraturan kewangan ini hendaklah dibaca bersama dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain berkaitan yang sedang berkuatkuasa.

2.PENDAHULUAN PELBAGAI (853301 853499 MENGIKUT KEMENTERIAN)

Pendahuluan yang selain daripada pendahuluan diri contohnya pendahuluan bertujuan untuk pembukaan Pejabat Perwakilan baru dan lawatan Pembesar Negara ke luar negara.

2.1Syarat-syarat Permohonan

2.1.1Ketua Jabatan hendaklah mendapatkan kelulusan Perbendaharaan terlebih dahulu sebelum pendahuluan pelbagai diberikan.

2.1.2Permohonan hendaklah dilakukan dengan menyertakan:(a)Borang Kew. 106 (Borang Pendahuluan Diri)(b)Kew. 307 (Akaun subsidiari)(c)AK 3 (Maklumat pegawai) (d)Borang Maklumat Sokongan

Borang ini hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai kanan jabatan berkenaan. Nama dan jawatan hendaklah dinyatakan (dicapkan) di bawahnya. Contoh Borang Maklumat Sokongan seperti di Lampiran 3.

2.1.3Permohonan ini hendaklah termasuk di dalam bajet tahun berkenaan dan sekiranya tidak termasuk hendaklah mendapat kelulusan daripada Bahagian Belanjawan, Kementerian Kewangan. Surat kelulusan tersebut hendaklah disertakan bersama permohonan.

2.1.4Dokumen lain yang berkaitan bagi menyokong permohonan tersebut hendaklah disertakan.2.1.5Sebarang kadar yang digunakan seperti bayaran hadiah, cenderahati, keraian, elaun makan dan sebagainya dalam permohonan hendaklah mengikut kadar yang telah ditetapkan dalam Pekeliling Perbendaharaan.

2.1.6Sekiranya kadar yang ditetapkan tiada dalam Pekeliling Perbendaharaan atau berbeza, kelulusan Perbendaharaan hendaklah diperolehi terlebih dahulu dan surat kelulusan hendaklah disertakan dengan permohonan.

2.1.7Permohonan hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sekurang-kurangnya empat belas (14) hari sebelum aktiviti atau program dilaksanakan..2.2Tindakan Ketua Jabatan

2.2.1Ketua Jabatan hendaklah menyediakan satu Buku Daftar Permohonan Pendahuluan Pelbagai dengan mengandungi perkara-perkara berikut:

(a)Rujukan fail jabatan(b)Jumlah pendahuluan dan tarikh diluluskan(c)Nombor kelulusan Perbendaharaan(d)Nama pegawai yang diamanahkan dengan wang pendahuluan(e)Nama pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan/penyelesaian(f)Tarikh aktiviti/program disempurnakan/diselesaikan(g)Tarikh penyata perbelanjaan diselesaikan(h)Tarikh balik/sampai (tamat perjalanan diluluskan)(i)Tarikh penyata perbelanjaan dikemukakan(j)Tarikh penyelesaian dengan butir-butir baucar bayaran dan lain-lain.

2.2.2Buku Daftar tersebut hendaklah diperiksa setiap suku tahun dan ditandatangani oleh Ketua Bahagian Kewangan Kementerian atau Jabatan berkenaan.

2.2.3Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan penyata mengenai kedudukan penyelesaian pendahuluan pelbagai kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan disalinkan kepada Ketua Audit Negara dan Akauntan Negara dalam tempoh 14 hari dari tarikh akhir suku tahun.

2.2.4Semua pendahuluan pelbagai yang belum diselesaikan dan yang telah diselesaikan dalam tahun kewangan tersebut hendaklah dinyatakan dalam laporan berkenaan dan disahkan oleh Ketua Jabatan sendiri.

2.2.5Kegagalan Ketua Jabatan mengemukakan laporan berkenaan akan menyebabkan permohonan pendahuluan pelbagai di masa hadapan tidak akan dipertimbangkan.

2.2.6Ketua Jabatan hendaklah mengemukakan senarai pendahuluan pelbagai yang belum selesai secepat mungkin selepas 31 Disember sebelum tarikh akhir penutupan akaun tahunan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dan disalinkan Ketua Audit Negara dan Akauntan Negara.

2.2.7Senarai pendahuluan pelbagai yang belum selesai ini hendaklah mengandungi perkara-perkara berikut:

(a)Nama Kementerian/Jabatan(b)Nombor kelulusan Perbendaharaan(c)Jumlah pendahuluan dan tarikh diluluskan(d)Baki yang belum dijelaskan.

2.2.8Kegagalan mematuhi peraturan di atas boleh dikenakan tindakan surcaj dan/atau tindakan tatatertib.2.3Tindakan Pegawai Yang Diamanahkan Dengan Pendahuluan Pelbagai Dan Pegawai Pelarasan

2.3.1Ketua Jabatan dan pegawai yang dipertanggungjawabkan untuk membuat pelarasan pendahuluan pelbagai hendaklah memastikan pendahuluan diselesaikan (diselaraskan) dalam tempoh 6 minggu daripada aktiviti atau program selesai. Pendahuluan juga hendaklah diselesaikan dalam tahun kewangan yang sama ianya diambil.

2.3.2Pegawai yang diamanahkan untuk membuat perbelanjaan daripada pendahuluan, hendaklah menyimpan dan mengemaskini rekod perbelanjaan harian.

2.3.3Rekod perbelanjaan harian dan penyata perbelanjaan yang lengkap hendaklah dikemukakan kepada pegawai pelarasan dalam tempoh empat belas (14) hari daripada aktiviti atau program berkenaan selesai.

2.3.4Pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan hendaklah menyelesaikan pendahuluan pelbagai tersebut dalam tempoh dua puluh satu (21) hari selepas menerima penyata perbelanjaan.

2.3.5Pegawai pelarasan hendaklah menyemak penyata perbelanjaan, rekod perbelanjaan harian dan dokumen sokongan yang berkaitan.

2.3.6Setelah semakan dilakukan, jurnal pelarasan hendaklah disediakan dengan mendebitkan vot dan mengkreditkan Pendahuluan pelbagai.

2.4Peraturan Kewangan

Peraturan Kewangan ini hendaklah dibaca bersama pekeliling lain berkaitan yang sedang berkuatkuasa.