LAMPIRAN A

BORANG PENCALONAN

ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012)

1. Nama Organisasi:

Kementerian Luar Negeri

2. Nama Projek/Sistem/Inisiatif OSS Yang Dicalonkan:

Sistem Pengurusan Maklumat Protokol (PROMIS)

3. Tarikh (bulan & tahun) projek/sistem/inisiatif yang dicalonkan mula beroperasi:

3 Ogos 2009

4. Maklumat pegawai yang membuat pencalonan:

Nama: Wan Hanisah Mior Zainuddin

Jawatan: Timbalan Setiausaha Bahagian

Agensi: Bahagian Teknologi Maklumat, Kementerian Luar Negeri

Alamat: Wisma Putra, No.1, Jalan Wisma PutraPresint 2, 62602 Putrajaya

Telefon: 03-88874762

Faks: 03-88894281

E-mel: wanissa@kln.gov.my

5. Pegawai yang boleh dihubungi untuk mendapatkan maklumat lanjut:

Nama: Shahah Ahmad

Jawatan: Ketua Penolong Setiausaha

Telefon: 03-88874285

Faks: 03-88894281

E-mel: shahah@kln.gov.my

1

1. Nama Projek/Sistem/Inisiatif

Sistem Pengurusan Maklumat Protokol (PROMIS)

2. Profil Kementerian / Jabatan / Institusi (maksimum 200 patah perkataan)

Profil Kementerian Luar Negeri (KLN):

Visi

Perkhidmatan Luar Negeri yang menyumbang secara berkesan ke arah

pencapaian aspirasi negara.

Misi

Menegakkan kedaulatan dan keutuhan wilayah Malaysia, mempromosi dan

melindungi kepentingan Malaysia serta memberi perkhidmatan yang cekap

dan berkesan kepada pihak berkepentingan dan pelanggan Kementerian

melalui amalan diplomasi yang dinamik dan proaktif.

Objektif

Mempertahan dan memperjuangkan keutuhan, kedaulatan, dan kepentingan

negara dari segi politik, ekonomi, sosial dan kebudayaan melalui amalan

diplomasi selaras dengan ketetapan undang-undang antarabangsa di

samping menyampaikan perkhidmatan yang cekap dan berkesan kepada

pihak berkepentingan dan pelanggan Kementerian.

Profil Jabatan Protokol:

Jabatan Protokol diberi tanggungjawab untuk memastikan hubungan antara

Malaysia dengan negara lain dijalankan mengikut amalan protokol

antarabangsa dan disesuaikan dengan adat resam tempatan di Malaysia dan

prinsip timbal balik. Sebagai penyelaras dan penasihat tentang perkara yang

berkaitan dengan Protokol Antarabangsa untuk Kerajaan Malaysia, Jabatan

2

LAPORAN PENCALONAN

ANUGERAH MALAYSIAN GOVERNMENT OPEN SOURCE SOFTWARE 2012 (MyGOSS 2012)

Protokol memberikan sokongan untuk semua Lawatan Rasmi ke Malaysia

dan lawatan DYMM Yang di-Pertuan Agong ke luar negara. Jabatan Protokol

juga bertanggungjawab terhadap Penyerahan Watikah Pelantikan bagi Duta

asing dan Duta Malaysia, persiapan adat istiadat dan bantuan protokol

kepada agensi Kerajaan yang lain.

Jabatan Protokol juga ditugaskan untuk memberikan keistimewaan dan

kekebalan kepada Perwakilan Diplomatik Asing dan Pertubuhan

Antarabangsa di Malaysia menurut undang-undang antarabangsa yang

berkenaan dan Konvensyen Vienna. Jabatan ini membantu proses

mengeluarkan visa/permit menetap, pengecualian cukai, kelulusan kastam

dan peruntukan nombor pendaftaran kenderaan bagi perwakilan asing di

Malaysia.

3. Sinopsis Projek/Sistem/Inisiatif (maksimum 150 patah perkataan)Bagi projek/sistem/inisiatif:# Ringkasan / Keterangan# Faedah kepada orang awam / Kerajaan# Kelebihan / keistimewaan projek/sistem/inisiatif # Mengapa projek/sistem/inisiatif layak memenangi Anugerah MYGOSS

PROMIS adalah sistem aplikasi yang mengautomasikan perkhidmatan yang

dikendalikan oleh Jabatan Protokol, KLN. PROMIS telah mula dilaksanakan

pada 3 Ogos 2009. Empat modul utama yang terdapat di dalam PROMIS

adalah seperti berikut:

i) Pendaftaran

Merekod dan menyimpan maklumat terperinci mengenai Perwakilan

Asing dan Organisasi Antarabangsa di Malaysia termasuk maklumat

diplomat asing dan kakitangan.

ii) Permohonan Keistimewaan

Memproses 19 jenis permohonan keistimewaan daripada Perwakilan

Asing dan Organisasi Antarabangsa di Malaysia termasuk kakitangan

masing-masing.

iii) Pengurusan Acara 3

Merekod dan menyimpan maklumat mengenai acara dan majlis

istiadat yang dikendalikan oleh Jabatan Protokol.

iv) Laporan

Janaan ke atas 4 laporan berkaitan permohonan keistimewaan dan 1

laporan pengurusan acara.

PROMIS turut menyediakan perkhidmatan secara online bagi 7 urusan

permohonan keistimewaan iaitu:

i) Permohonan Kelulusan Awal Mengimport/Membeli Kenderaan Bebas

Cukai

ii) Permohonan Mengimport/Membeli Kenderaan Bebas Cukai

iii) Permohonan Melupus/Mengeksport Semula Kenderan Bebas Cukai

iv) Permohonan Pembaharuan Cukai Jalan Bagi Kenderaan Bebas Cukai

v) Permohonan Pembaharuan Lesen Memandu

vi) Permohonan Pas Keselamatan KLIA

vii) Penempahan Bilik VIP di KLIA.

4. Teknologi yang digunakan (maksimum 150 patah perkataan)Penggunaan development tools, pangkalan data, language, teknologi, platform, dan lain-lain

Teknologi yang digunakan dalam pembangunan dan pengoperasian

PROMIS adalah seperti berikut:

i) Bahasa Pengaturcaraan: PHP 5.1

ii) Pangkalan Data: MySQL 5.0.95

iii) Development Tool: Dreamweaver CS3

iv) Database Administration Tool: PHPMyAdmin 2.11.9.5

v) SSL Certificate: Digicert (US)

vi) Sistem Pengoperasian: CentOS 5.8

vii) Server: IBM (beroperasi di dalam persekitaran virtualization VMware

4.1)

4

5. Kelebihan / Keunikan (maksimum 350 patah perkataan)# Faedah kepada orang awam / Kerajaan# Kelebihan projek/sistem/inisiatif berbanding projek/sistem/inisiatif lain # Kelainan konsep dan idea bagi projek/sistem/inisiatif # Peningkatan keberkesanan (termasuk mengurangkan birokrasi)# Perkongsian maklumat# Lain-lain

i) Permohonan keistimewaan dan kekebalan oleh Perwakilan Asing dan

Organisasi Antarabangsa di Malaysia yang diterima dan diproses

melalui PROMIS ini adalah unik dan khusus di KLN sahaja.

Perkhidmatan tersebut tidak terdapat di mana-mana Kementerian

atau agensi-agensi lain di dalam negara. Terdapat 19 permohonan

keistimewaan dan kekebalan iaitu:

1. Permohonan Mendapatkan Kelulusan Awal Mengimport/

Membeli Kenderaan Bebas Cukai

2. Permohonan Mengimport/ Membeli Kenderaan Bebas Cukai

3. Permohonan Melupus/ Mengeksport Semula Kenderan Bebas

Cukai

4. Permohonan Pembaharuan Cukai Jalan Bagi Kenderaan Bebas

Cukai

5. Permohonan Pertukaran Lesen Memandu

6. Permohonan Kad ID

7. Permohonan Bayaran Balik Cukai Petrol

8. Permohonan Kelulusan Pembelian/ Penjualan Hartanah Oleh

Perwakilan Asing

9. Permohonan Pengecualian Cukai Setem Bagi Perjanjian

Hartanah

10. Permohonan Pengecualian Cukai Tanah/ Cukai Pintu

11. Permohonan Membawa/ Memasang/ Menggunakan Peralatan

Satelit

12. Permohonan Pengecualian Cukai Kastam Terhadap Barang

Bukan Kenderaan

13. Permohonan Tuntutan Bayaran Cukai Perkhidmatan 5 %

14. Permohonan Kebenaran Membawa Masuk Rakyat Asing Atau

Kakitangan Ambilan Tempatan

15. Permohonan Pas Pengecualian Bayaran Visa

16. Permohonan Mendapatkan Permit Untuk Membawa/

5

Menggunakan Senjata Api

17. Permohonan Pengecualian Cukai Setem Perjanjian Sewa

Bangunan / Rumah

18. Penempahan Bilik VIP Di KLIA

19. Permohonan Mendapatkan Pas Keselamatan KLIA.

ii) PROMIS merupakan sistem aplikasi yang berasaskan web. Oleh itu,

ia boleh diakses pada bila-bila masa dan di mana-mana lokasi yang

menawarkan perkhidmatan internat. Ia juga bersesuaian dengan

perkembangan teknologi terkini, di mana pengguna adalah celik

laman web.

iii) Walaupun begitu, keselamatan sistem turut diambil perhatian yang

serius. Capaian ke atas aplikasi dalaman PROMIS yang digunapakai

oleh Jabatan Protokol adalah dikawal dengan menghadkan akses

kepada pegawai KLN yang berada di dalam rangkaian KLN sahaja. Ini

adalah untuk menjamin keselamatan sistem daripada diakses oleh

individu yang tidak dibenarkan.

iv) Capaian kepada PROMIS adalah dengan menggunakan SSL

Certificate (HTTPS) sepenuhnya. Ini mengukuhkan lagi keselamatan

sistem dengan memastikan sebarang transaksi yang dibuat adalah

selamat dan sahih.

v) Sistem dibangunkan dengan menggunakan perisian sumber terbuka

seperti PHP, MySQL dan CentOS. Ini telah dapat menjimatkan kos

pembangunan dan penyelenggaraan sistem.

vi) PROMIS membolehkan tugas-tugas yang dahulunya tertumpu kepada

seorang kakitangan pada satu-satu masa, kini dapat dikongsi dan

dikendalikan oleh lebih dari seorang kakitangan pada satu-satu masa.

Tahap penyesuaian kerja dan pembelajaran pula dipermudah dan ini

meningkatkan daya saing kakitangan di Jabatan Protokol.

vii) PROMIS memastikan maklumat-maklumat perwakilan asing,

6

permohonan keistimewaan, istiadat dan keraian yang dikelolakan oleh

Jabatan Protokol saling berintegrasi dan terkini.

6. Inovasi (maksimum 350 patah perkataan)# Penggunaan teknologi atau metodologi secara inovatif # Keaslian atau penambahbaikan # Keaslian konsep atau pelaksanaan (reka bentuk / pembangunan dan/atau pemasaran) # Ciri-ciri / fungsi yang ketara# Teknik pembangunan, penyelidikan atau pemasaran yang kreatif# Teknologi enabling# Menggunakan pelbagai teknologi untuk menghasilkan inovasi dan penyelesaian yang berkesan

i) PROMIS dibangunkan dengan menggunakan pelbagai perisian

sumber terbuka (OSS) untuk menghasilkan satu sistem yang

berinovasi dan berkesan. Penggunaan teknologi OSS adalah selaras

dengan halatuju Kerajaan yang amat menggalakkan penggunaan

OSS.

ii) PROMIS merupakan sistem aplikasi yang berasaskan web. Ini

memudahkan kerja-kerja penyelenggaraan sistem, di mana

konfigurasi dan kawalan sistem dilakukan pada peringkat server

sahaja.

iii) PROMIS berjaya mengautomasikan proses kerja manual bagi

perkhidmatan-perkhidmatan yang disediakan di Jabatan Protokol. Ini

membantu memudahkan operasi harian di Jabatan Protokol.

iv) Melalui PROMIS, prosedur kerja bagi kesemua 19 permohonan

keistimewaan yang dikendalikan oleh Jabatan Protokol telah dapat

diseragamkan.

v) PROMIS meningkatkan produktiviti dan mempercepatkan kerja bagi

memproses kelulusan ke atas permohonan keistimewaan berbanding

kaedah manual sebelum ini. Berdasarkan kepada soal selidik

PROMIS yang telah dibuat pada Ogos 2012, 100% daripada

responden bersetuju terdapat peningkatan dalam produktiviti dengan

menggunakan PROMIS. Tempoh masa proses berjaya dipendekkan

kepada kurang daripada 7 hari kepada 3 hari.

7

vi) PROMIS juga mesra pengguna dan mudah digunakan. Berdasarkan

kepada soal selidik PROMIS yang telah dibuat pada Ogos 2012,

100% daripada responden bersetuju bahawa sistem PROMIS mudah

digunakan.

vii) Sistem turut memperkenalkan ‘nombor rujukan unik’ bagi setiap

permohonan yang dijana secara automatik oleh sistem bagi

memudahkan carian dan rujukan.

viii) Rekod permohonan keistimewaan diproses dan disimpan secara

elektronik. Ini menambahkan kecekapan dan mengurangkan ruang

storan. Carian maklumat / rekod permohonan keistimewaan lebih

mudah dan cepat.

ix) Jabatan Protokol turut menyediakan perkhidmatan kaunter bagi

permohonan keistimewaan. Dengan pelaksanaan PROMIS, urusan di

kaunter menjadi lebih mudah, tersusun dan mesra pelanggan.

x) PROMIS berupaya untuk mengenalpasti status pemprosesan terkini

bagi permohonan keistimewaan dari peringkat penerimaan

permohonan sehingga proses penyerahan kembali dokumen kepada

pemohon.

xi) Sistem dibangunkan dalam persekitaran relational database. Ia dapat

mengelakkan pertindihan maklumat dan meningkatkan prestasi

sistem. Maklumat hanya perlu dimasukkan sekali sahaja tetapi dapat

digunakan secara berulang kali bagi proses-proses berkaitan yang

berikutnya.

xii) Sistem berupaya untuk menjana dokumen-dokumen yang diperlukan

mengikut prosedur permohonan keistimewaan dan pengurusan acara

dengan mudah dan cepat.

xiii) Integriti dan kerahsiaan sistem ditingkatkan dengan memastikan

hanya individu yang telah berdaftar dengan Jabatan Protokol sahaja

8

diberi akses kepada sistem. Terdapat kawalan capaian ke atas

maklumat-maklumat yang terdapat di dalam sistem, di mana setiap

individu hanya boleh menjalankan proses-proses kerja yang telah

ditetapkan dan mencapai maklumat yang tertentu sahaja.

7. Kualiti / Pengiktirafan (maksimum 350 patah perkataan)# Piawaian kebangsaan atau antarabangsa yang digunakan # Metodologi projek/sistem/inisiatif # Keberkesanan kos # Peningkatan produktiviti dan keberkesanan # Kepakaran kakitangan # Keberkesanan projek/sistem/inisiatif # Tahap bantuan dan sokongan projek/sistem/inisiatif # Kejayaan pelaksanaan # Pengikitirafan oleh pelanggan / pengguna# Diakui oleh pakar bidang yang berkaitan projek/sistem/inisiatif # Pengiktirafan komuniti atau media # Pengiktirafan atau pencapaian dalam industri dan Kerajaan # Pencapaian pengiktirafan antarabangsa # Hasil yang boleh diukur – mencapai sasaran # Perkongsian pasaran # Beridentitikan Malaysia

i) PROMIS telah dilaksanakan dengan jayanya selama lebih 3 tahun

dan digunapakai sepenuhnya oleh pengguna sasaran. Sehingga 20

September 2012, sebanyak 25,410 permohonan keistimewaan telah

diterima dan diproses menggunakan PROMIS.

ii) Pelaksanaan PROMIS adalah menepati sasaran dan dibangunkan

mengikut tempoh dan kos yang diperuntukkan.

iii) PROMIS telah melalui penilaian outcome oleh Jawatankuasa Kerja

Penilaian Outcome, Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan

Perdana Menteri (ICU JPM) Tahun 2012.

iv) Berdasarkan kepada soal selidik PROMIS yang dibuat pada Ogos

2012, 100% pengguna bersetuju bahawa objektif utama PROMIS

telah berjaya dicapai, iaitu (a) memperkenalkan prosedur kerja yang

lebih sistematik dan (b) memudahkan pemantauan maklumat

keistimewaan Diplomat Asing di Malaysia.

v) Indikator pencapaian (IP) pelaksanaan PROMIS yang telah dikenal

pasti telah berjaya dicapai. Indikator pencapaian tersebut adalah

seperti berikut:

9

- Penjimatan masa memproses permohonan keistimewaan

sehingga 50%

- 80% pengguna bersetuju PROMIS dapat meningkatkan

produktiviti melalui proses kerja yang mudah dalam mengurus

permohonan keistimewaan.

vi) Keberkesanan kos dapat dilihat dengan pengaplikasian pelbagai

perisian sumber terbuka seperti PHP, MySQL dan CentOS. Kos bagi

pembangunan sistem hanyalah melibatkan kos perkhidmatan

pembekal dan perkakasan. Manakala kos perisian adalah percuma.

vii) Pelaksanaan PROMIS online atau lebih dikenali sebagai e-PROMIS

pula dapat menjimatkan tempoh masa bagi setiap kelulusan

permohonan. Permohonan yang tidak lengkap akan terus ditolak

secara automatik oleh sistem berbanding dengan kaedah manual

yang dilaksanakan sebelum ini di mana pemohon perlu hadir ke

kaunter Jabatan Protokol berulang kali bagi memastikan permohonan

tersebut lengkap dan menepati syarat. Status permohonan pula dapat

disemak secara online. Selain itu, e-PROMIS juga dapat

mengurangkan kesilapan semasa kemasukan data memandangkan

data dimasukkan sendiri oleh pemohon.

viii) Pelaksanaan PROMIS dan juga e-PROMIS mendatangkan banyak

manfaat terhadap sistem pengurusan maklumat di Jabatan Protokol

kerana pemantauan dapat dilakukan secara berkala terhadap semua

perkhidmatan yang diberikan oleh Jabatan Protokol dengan

menghasilkan laporan khas secara mingguan atau bulanan bagi

memantau dan mengenalpasti sekiranya terdapat permohonan yang

melebihi dari tempoh yang sepatutnya seperti yang telah ditetapkan di

dalam Piagam Pelanggan Jabatan Protokol.

ix) PROMIS membantu meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan

yang diberikan oleh Jabatan Protokol khususnya, dan KLN amnya.

Berdasarkan kepada soal selidik PROMIS yang telah dibuat pada

10

Ogos 2012, 89% responden bersetuju bahawa PROMIS telah

membantu meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan Jabatan

Protokol kepada pelanggannya.

x) PROMIS meningkatkan imej Kementerian di kalangan Diplomat dan

Perwakilan Asing dengan tempoh kelulusan keistimewaan yang cepat

berbanding sebelum pelaksanaan PROMIS.

8. Potensi (maksimum 350 patah perkataan) # Potensi projek untuk diekspot, menghasilkan peluang pekerjaan atau meningkatkan ekonomi # Pelaksanaan yang lebih luas# Faedah kepada industri lain pada masa hadapan # Strategi pembangunan dan menerajui persaingan # Bidang-bidang yang dikenalpasti untuk peluasan/penambahbaikan

i) Perkongsian maklumat

PROMIS membuka peluang untuk perkongsian maklumat dengan

beberapa agensi lain di dalam negara. Antaranya adalah perkongsian

maklumat dengan Jabatan Pengangkutan Jalan (JPJ) bagi urusan

mengimport/membeli serta melupus/mengeksport kenderaan bebas

cukai, pembaharuan cukai jalan dan pembaharuan lesen memandu.

Perkongsian maklumat juga berpotensi untuk dilaksanakan dengan

Jabatan Imigresen Malaysia (JIM) khususnya bagi urusan

permohonan baru dan pelanjutan visa oleh diplomat asing di

Malaysia.

Selain itu, maklumat berkaitan Kad ID Diplomatik yang terdapat di

dalam PROMIS boleh digunakan oleh Polis Diraja Malaysia (PDRM)

dan pihak berkuasa lain untuk membuat semakan dan pengesahan

identiti diplomat asing dan ahli keluarga mereka.

ii) Perkhidmatan online

Peningkatan sistem yang boleh dilakukan adalah dengan

menyediakan lebih banyak permohonan keistimewaan secara online

kepada Perwakilan Asing dan Organisasi Antarabangsa di Malaysia,

11

iaitu sebagai tambahan kepada 7 urusan keistimewaan online sedia

ada yang telah dilaksanakan pada bulan Februari 2012. Kajian

keperluan yang terperinci terlebih dahulu perlu dilakukan bagi

memastikan pelaksanaannya adalah mengikut prosedur yang betul,

lancar dan berkesan.

iii) Knowledge Management System

PROMIS boleh menjadi salah satu input system yang utama dalam

usaha KLN membangunkan Knowledge Management System yang

lengkap dan bersepadu pada masa hadapan.

iv) Sumber Rujukan Luar

Selain Malaysia, negara-negara lain turut memberikan keistimewaan

dan kekebalan yang tertentu kepada diplomat asing yang berkhidmat

di negara mereka, selaras dengan undang-undang antarabangsa

yang berkenaan dan Konvensyen Vienna. Oleh itu, PROMIS

berpotensi untuk menjadi salah satu sumber rujukan utama kepada

negara lain yang berhasrat untuk melaksanakan sistem berkomputer

yang serupa bagi membantu memproses permohonan keistimewaan

dan kekebalan di negara masing-masing.

9. Kandungan Tempatan (maksimum 350 patah perkataan) # Dibangunkan sepenuhnya di Malaysia atau# Dibangunkan sebahagian di Malaysia (nyatakan peratusan pembangunan di Malaysia)# Sekiranya pembangunan sebahagian di Malaysia, nyatakan modul yang dibangunkan di Malaysia# Sumbangan dan/atau penyelidikan yang dijalakan di Malaysia# Tambah nilai di Malaysia

i) Sistem aplikasi PROMIS telah dibangunkan secara bersama oleh

pegawai Bahagian Teknologi Maklumat Dan Komunikasi (ICT) KLN

dan syarikat pembekal tempatan yang dilantik. Kerja-kerja

pembangunan dijalankan sepenuhnya di premis KLN. Tempoh

pembangunan sistem adalah dari Jun 2008 hingga Julai 2009.

ii) Pembangunan sistem PROMIS memberikan tambah nilai dari segi

kualiti dan pembangunan modal insan kepada kakitangan Kerajaan

yang terlibat khususnya di dalam meningkatkan pengalaman,

12

pengetahuan dan kemahiran teknologi termasuk yang berkaitan

dengan perisian sumber terbuka melalui latihan dan transfer of

technology yang berterusan sepanjang tempoh projek.

iii) PROMIS turut memberikan tambah nilai kepada kakitangan Jabatan

Protokol dengan melakukan aktiviti kerja harian berasaskan ICT.

13