PELAJARAN 9KOMUNIKASI LISAN: PENGACARAAN MAJLIS

1.0 PengenalanDalam tajuk ini, pelajar akan diperkenalkan dengan satu lagi komunikasi lisan iaitu pengacaraan majlis.

2.0 Hasil PembelajaranPada akhir pengajian ini, pelajar akan:2.1 Memahami maksud pengacaraan majlis.2.2 Memahami ciri-ciri pengacaraan majlis.2.3 Mampu mengendalikan majlis-majlis rasmi.

3.0 Senarai Tajuk3.1 Pengacaraan majlis3.2 Atur Cara Majlis3.3 Juruacara3.4 Atur Cara Pentadbiran3.5 Raptai3.6 Ringkasan

4.0 Istilah4.1 Majlis

Perjumpaan orang ramai atau keramaian.

4.2 Atur caraJadual pelbagai acara yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan dalam sesuatu majlis.

4.3 AcaraRancangan atau susunan rancangan untuk sesuatu majlis atau pertunjukan.

4.4 Raptai

Persembahan percubaan atau latihan besar-besaran sebelum persembahan atau pertunjukan sebenar.

4.5 Atur cara pentadbiran Atur cara majlis yang ditulis secara terperinci untuk sesuatu majlis rasmi.

4.6 PengacaraOrang yang mengendalikan persembahan acara-acara dalam sesuatu majlis. Juga disebut juruacara.

5.0 Tajuk5.1 Pengacaraan Majlis

5.1.1PersembahanPengacaraan majlis bermaksud pengendalian sesuatu majlis dari awal hingga akhir. Majlis yang dimaksudkan di sini ialah majlis-majlis rasmi. Ini kerana majlis-majlis rasmi memerlukan pengacaraan yang teratur dan kemas. Pengacaraan yang baik akan menjamin kelangsungan majlis-majlis rasmi tanpa gangguan atau kecacatan.

Orang yang mengendalikan majlis-majlis ini dinamakan pengacara atau juruacara. Pengacara boleh jadi seorang atau dua orang.

Sebab diperlukan pengacara

Dalam majlis-majlis rasmi, kelancaran program adalah amat penting. Majlis-majlis rasmi mempunyai atur cara yang padat tetapi penting dan saling berkaitan antara satu sama lain. Majlis-majlis rasmi seumpama ini juga selalunya dihadiri oleh ramai orang. Oleh itu, seorang pengacara adalah amat diperlukan untuk memimpin perjalanan majlis supaya bermula dengan baik dan berakhir dengan baik juga. Pengacaraan yang baik akan menjamin bahawa majlis-majlis rasmi akan mencapai matlamatnya dan meninggalkan kesan yang mendalam kepada pesertanya.

Ciri-ciri pengacaraan majlis

Ciri-ciri pengacaraan majlis ada tiga iaitu:

1. Atur cara majlis2. Atur cara pentadbiran3. Pengacara

5.1.2AktivitiSenaraikan majlis-majlis yang pernah anda hadiri dalam hidup anda. Cuba ingatkan semula atur cara majlis tersebut. Ceritakan semula pengalaman anda menghadiri majlis tersebut.

5.2 Atur Cara Majlis

5.2.1PersembahanAtur cara majlis ialah jadual pelbagai acara yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan dalam sesuatu majlis. Ia merupakan urutan acara dalam sesebuah majlis dari mula hingga akhir.

Atur cara majlis sentiasa mengambil kira waktu bermulanya majlis. Waktu bermula majlis amat penting ditentukan kerana jika terlalu awal, sukar untuk orang menghadirinya. Sekiranya lokasi majlis adalah jauh, adalah sukar untuk orang ramai hadir terlalu awal.

Pada hari Jumaat misalnya, acara majlis tidak akan dimulakan pada waktu sembahyang Zohor kerana pada waktu itu orang lelaki akan pergi ke masjid untuk bersembahyang Jumaat.

Jika majlis tersebut dihadiri oleh tetamu utama seperti menteri yang akan merasmikan sesuatu, waktu untuk perasmian itu disesuaikan dengan waktu menteri tersebut boleh hadir.

Dalam erti kata lain, acara majlis perlu praktikal dan sesuai untuk kemudahan semua pihak yang menghadiri majlis itu.

Contoh acara majlis:

Majlis Anugerah Pelajar CemerlangAtur Cara

8.30 pagi : Pelajar mengambil tempat masing-masing di dewan

8.40 pagi : Ketibaan para jemputan

8.50 pagi : Ketibaan Yang Berbahagia Datuk Ali bin Abu, Pengarah Bahagian Pendidikan Guru, Jabatan Pendidikan Wilayah Persekutuan

9.00 pagi : Ucapan alu-aluan Pengetua Sekolah, Puan Hendon binti Marzuki.

9.15 pagi : Ucapan perasmian oleh Yang Berbahagia Datuk Ali bin Abu

9.30 pagi : Penyampaian hadiah:- Anugerah Pelajar Terbaik PMR- Anugerah pelajar Terbaik SPM - Anugerah Pelajar Terbaik STPM

10.00 pagi : Persembahan nasyid

10.30 pagi : Jamuan Ringan

11.15 pagi : Majlis Bersurai

5.2.1Aktiviti

Sila rangka satu atur cara majlis untuk Majlis Tilawah Al-Quran peringkat akhir, bagi daerah Kuala Langat.

5.3 Juruacara

5.3.1PersembahanJuruacara ialah orang yang mengendalikan perjalanan sesebuah majlis. Tidak semua orang boleh menjadi juruacara yang baik. Oleh itu, orang yang berkebolehan dalam bidang ini sahaja yang selalunya menjadi juruacara.

Seseorang juruacara perlulah fasih berbahasa. Mereka mampu berbahasa dengan lancar dan yakin. Juruacara juga perlu mempunyai keterampilan yang menarik perhatian orang ramai. Ini kerana semasa juruacara menjalankan tugasnya, dia menjadi perhatian seluruh hadirin yang menghadiri majlis berkenaan. Juruacara juga perlu menguasai atur cara majlis.

Juruacara juga perlu peka pada situasi majlis di hadapannya. Mereka perlu bijak untuk mengendalikan majlis-majlis berkenaan. Misalnya, dalam majlis penyampaian hadiah, juruacara akan pastikan terlebih dahulu yang tetamu jemputan untuk memberikan hadiah tersebut telah bersedia. Juruacara tidak boleh terus memulakan acara penyampaian hadiah sekiranya dia mendapati penyampai hadiah dan penerima hadiah belum bersedia.

Semasa menjalankan tugasnya, juruacara dibekalkan dengan teks atur cara. Teks ini bukan disediakan oleh juruacara, sebaliknya disediakan oleh satu jawatankuasa khas yang lain. Tugas juruacara hanyalah mengacarakan majlis berpandukan teks atur cara yang diberikan kepadanya.

Dalam teks juruacara terdapat tiga bahagian penting iaitu masa (MASA), panduan-panduan untuk juruacara (CUE) dan teks pengumuman (ANN).

Lihat contoh berikut:

5.3.2AktivitiFikirkan tentang satu majlis rasmi, dan sediakan satu skrip untuk juruacara menjalankan tugas-tugas pengacaraannya dengan baik.

5.3 Atur Cara Pentadbiran

5.3.1Persembahan

Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci untuk sesuatu majlis rasmi. Antara matlamat atur cara pentadbiran ialah untuk dijadikan panduan oleh pegawai yang mengendalikan program; untuk panduan semua pegawai yang terlibat; untuk menjamin majlis yang bakal dijalankan itu kelak akan berjalan mengikut peraturan dan protokol yang sepatutnya; untuk mengawal masa; untuk menjadi panduan pada masa akan datang; dan dijadikan sebagai bahan rekod.

MASA : 10.00 pagi

CUE : Bacaan doa oleh Ustaz Akhil Hayy.

ANN : Para hadirin sekelian. Majlis dimulakan dengan menjemput Ustaz Akhil Hayy untuk membacakan doa. Dipersilakan.

CUE : Setelah doa selesai dibaca, juruacara mengucapkan terima kasih.

ANN : Terima kasih, ustaz.

Dalam sesuatu atur cara pentadbiran terdapat tiga bahagian utama iaitu bahagian masa atau tarikh; bahagian keterangan tentang urutan atur cara; dan bahagian tindakan pihak-pihak yang berkaitan.

Sila lihat contoh atur cara pentadbiran berikut:

PERTANDINGAN PANCARAGAM SEKOLAHSELURUH WILAYAH PERSEKUTUAN

Susunan Atur Cara dan Tugasan

Tarikh dan waktu

Perkara Tindakan

26 Ogos 2010

5.00 ptg

6.00 ptg

Tindakan sebelum untuk menetapkan tempat letak kenderaan dan bas.

Pelekat untuk bas / kenderaan

a) Pasukan / peserta / petugas bertolak dari sekolah masing-masing

b) Memaklumkan tempat bersembahyang kepada peserta

Urus Setia / Sekolah berkenaan

5.30 ptg Pendaftaran semua pasukan untuk Letihan Penyesuaian Gelanggang

Jawatankuasa Teknik Pendaftaran

6.00 ptg a) Menandakan kawasan pertandinganb) Menandakan pentas / tempat duduk tetamuc) Menandakan khemah hakimd) Menandakan tempat penyampaian hadiahe) Tempat khemah pasukan-pasukanf) Khemah uruseria

Jawatankuasa Teknik Pendaftaran

5.3.2Aktiviti

Andaikan yang anda adalah seorang pegawai pendidikan di sebuah kolej swasta dan telah diberi tugasan untuk menguruskan satu perjalanan majlis konvokesyen. Sediakan satu atur cara pentadbiran untuk majlis konvokesyen kolej berkenaan.

5.4 Raptai

5.4.1PersembahanRaptai ialah persembahan percubaan atau latihan besar-besaran sebelum persembahan atau majlis yang

sebenar. Kebanyakan majlis rasmi yang penting dan melibatkan ramai orang akan mengadakan raptai.

Tujuan raptai diadakan adalah seperti berikut:

1. Supaya pihak yang terlibat tahu tugas masing-masing pada hari majlis sebenar diadakan.Dalam majlis-majlis yang besar terdapat ramai pegawai yang terlibat dan masing-masing pegawai mempunyai tugas yang tersendiri. Majlis-majlis yang penting dan besar juga mempunyai banyak jawatankuasa dengan bidang kuasa yang berbeza-beza namun sama penting dalam menentukan kelancaran majlis. Melalui raptai, masing-masing pegawai, jawatankuasa dan unit-unit lain dapat memahami aturan tugas masing-masing.

2. Untuk melihat keberkesanan urutan majlis.Selalunya atur cara majlis dibuat di atas meja di kalangan satu jawatankuasa. Perjalanan majlis yang sebenarnya mungkin tidak sama seperti yang diaturkan dalam atur cara. Oleh itu melalui raptai, para jawatankuasa dapat melihat keberkesanan urutan majlis. Sekiranya perjalanan majlis didapati tidak lancar, maka atur cara akan diubahsuai semula.

3. Untuk membuat penentuan masa.Masa adalah penting dalam satu-satu majlis khususnya dalam majlis yang mempunyai banyak bahagian atur cara. Sekiranya pembahagian masa tidak diaturkan dengan betul, majlis boleh jadi cacat. Melalui raptai, pihak jawatankuasa dapat melihat

keberkesanan masa dan pembahagian masa yang lebih baik untuk setiap bahagian dalam atur cara.

4. Untuk memperbaiki kelemahan yang ada.Melalui raptai yang dilakukan, pelbagai kelemahan dapat dilihat dalam hamper semua aspek. Adalah lebih baik mengesan kesilapan semasa raptai daripada mengesannya pada majlis yang sebenar. Setelah kelemahan berjaya dikesan, langkah-langkah untuk mengatasinya boleh dilakukan sebelum majlis yang sebenar.

5. Untuk mendapatkan suasana sebenar majlis.Atur cara hanyalah suatu perancangan. Namun melalui raptai, gambaran yang tepat dapat dilihat tentang suasana sebenar sesuatu majlis. Ini akan memberi banyak manfaat kepada pihak jawatankuasa yang bakal mengendalikan majlis-majlis penting tersebut.

5.4.2Aktiviti

Buatkan satu esei untuk menceritakan pengalaman anda menghadiri satu raptai dalam makna-mana majlis yang pernah anda sertai sebelum ini.

6 Ringkasan6.1 Pengacaraan majlis bermaksud pengendalian sesuatu

majlis dari awal hingga akhir. Pengacaraan yang baik akan menjamin kelangsungan majlis-majlis rasmi tanpa gangguan atau kecacatan.

6.2 Juruacara ialah orang yang mengacarakan sesuatu majlis.

6.3 Antara ciri yang diperlukan oleh seseorang juruacara ialah fasih berbahasa, berketerampilan, bijak menguasai atur cara majlis.

6.4 Atur cara majlis ialah jadual pelbagai acara yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan dalam sesuatu majlis. Ia merupakan urutan acara dalam sesebuah majlis dari mula hingga akhir.

6.5 Atur cara pentadbiran ialah atur cara majlis yang ditulis secara terperinci untuk sesuatu majlis rasmi.

6.6 Matlamat atur cara pentadbiran ialah untuk dijadikan panduan oleh pegawai yang mengendalikan program; untuk panduan semua pegawai yang terlibat; untuk menjamin majlis yang bakal dijalankan itu kelak akan berjalan mengikut peraturan dan protokol yang sepatutnya; untuk mengawal masa; untuk menjadi panduan pada masa akan datang; dan dijadikan sebagai bahan rekod.

6.7 Raptai ialah persembahan percubaan atau latihan besar-besaran sebelum persembahan atau majlis yang sebenar. Kebanyakan majlis rasmi yang penting dan melibatkan ramai orang akan mengadakan raptai.

6.8 Tujuan raptai ialah supaya pihak yang terlibat itu kelak tahu tugas masing-masing pada hari majlis diadakan; untuk melihat keberkesanan urutan majlis; untuk membuat penentuan masa; untuk membaiki kelemahan

yang ada; dan untuk mendapatkan suasana sebenar sesebuah majlis.

7 Latihan Kendiri

1. Berikan maksud bagi perkara-perkara berikut:a. Majlisb. Atur carac. Acarad. Raptaie. Atur cara pentadbiran f. Pengacara

2. Apakah perkara-perkara yang perlu dititikberatkan dalam sesebuah atur cara?

Jawapan:

1. Maksuda. Majlis: Perjumpaan orang ramai atau keramaian.

b. Atur cara: Jadual pelbagai acara yang telah ditetapkan untuk dilaksanakan dalam sesuatu majlis.

c. Acara: Rancangan atau susunan rancangan untuk sesuatu majlis atau pertunjukan.

d. Raptai: Persembahan percubaan atau latihan besar-besaran sebelum persembahan atau pertunjukan sebenar.

e. Atur cara pentadbiran : Atur cara majlis yang ditulis secara terperinci untuk sesuatu majlis rasmi.

f. Pengacara: Orang yang mengendalikan persembahan acara-acara dalam sesuatu majlis. Juga disebut juruacara.

2. Perkara yang perlu dititikberatkan dalam sesebuah aturcara ialah waktu. Atur cara majlis sentiasa mengambil kira waktu bermulanya majlis. Waktu bermula majlis amat penting ditentukan kerana jika terlalu awal, sukar untuk orang menghadirinya. Sekiranya lokasi majlis adalah jauh, adalah sukar untuk orang ramai hadir terlalu awal. Acara majlis perlu praktikal dan sesuai untuk kemudahan semua pihak yang menghadiri majlis itu.