benchmarking or penandarasan oleh muhd bustaman iab kpm
DESCRIPTION
Benchmarking adalah satu strategi penting bagi meningkatkan keupayaan dan keberkesanan perancangan strategik. Dalam kes tertentu, ia menjadi faktor kritikal bagi 'survival' sesebuah organisasi.TRANSCRIPT
Penceramah:
MUHD BUSTAMAN HJ ABDUL MANAF
Ketua JabatanJabatan Pengurusan KualitiInstitut Aminuddin BakiKementerian Pelajaran Malaysia2008
Ko-kurikulum
akademik
MS ISO 9000
PKPA Bil 1: 99
BIODATA PENCERAMAH
MUHAMAD BUSTAMAN BIN HAJI ABDUL MANAF Ketua Jabatan
Jabatan Pengurusan Kualiti, Instutut Aminuddin Baki, KPM
A. Pengalaman: Pengurus kursus Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti di Institut Aminuddin Baki semenjak 1995.1. Menulis buku: 1. Perancangan Strategik. 2. Pengurusan Kualiti dalam
pendidikan
B. Latihan Profesionalisme dalam bidang Pengurusan Strategik dan Pengurusan Kualiti:
1. Latihan Luar Negara: i. Strategic Management & Leadership: World Trade Institute, New York,
USA (1996) ii. TQM in Education: SEAMEO Innotech, Manila (1998) iii. Strategic planning in education: University of York, England (2000-
2004) (PhD) iv. Strategy Performance Measurement (BSC): U of Adelaide, Australia
(2005)
C. Mempunyai sijil profesional Juruaudit (Lead Auditor) MS ISO 9000 sejak 1998 (berdaftar dengan IRCA London.
D. Bidang kepakaran lain: Benchmarking, Balanced Scorecard (KPI), Leadership Skills & Coaching.
Definisi “Benchmarking”
Benchmark : Bench/Mark
“ a point of reference for making measurement”(Webster’s Dic’ )
Penandaarasan (BM) adalah satu proses yang sistematik dan berterusan untuk mengenalpasti, mempelajari, mengubahsuai dan melaksanakan amalan-amalan terbaik daripada organisasi yang sama atau daripada organisasi lain untuk mencapai prestasi unggul (PKPA. Bil.1/99, m.s: 1)
Definisi
BM is the process of identifying, understanding and adapting outstanding practices from within the same organisation or from other business to help improve performance
(Sarah Cook, 1995)
BM is a proses that involves: Comparing efficiency & processes with
good examples and learning the salient features of those processes,
Encouraging willingness to learn, customer-perceived quality and continual improvement.
Helping the organisation to identify opportunities for breakthroughs by comparing its processes with good examples. (Karlof,1998)
Pillars of BM
Humility to recognise that somebody else can do something better than you can.
Wisdom to learn the lesson, adapt it to your own situation & take benefit from it.
Faedah dari Proses BM
According to Sarah Cook, 1995. (pg: 15) 1. It sets performance goals. 2. It helps accelerate and manage
change 3. It improve process 4. It allows individuals to see “outside
the box” 5. It generates on understanding of
World-Class performance
Re-engineeringTQM
Learning Organisation
BM
Realiti & Mitos tentang BM
satu perbandingan umum sek. anda dengan sek. lain
satu kaedah membuat penambahbaikan “here & there”
berasaskan kepada andaian kepada “what might work”
Satu kajian dan pemindahan amalan-amalan khusus.
Berhubung dengan misi sek. & matlamat kritikal
Berasaskan kpd pengukuran prestasi sebenar.
Adalah tidak.. Adalah...
satu tinjauan sepintas lalu program sek.lain
berubah kerana orang lain berubah
satu buku resipi ‘masakan’ tentang sesuatu program
satu mekanisma untuk memotong kos
Satu analisis secara mendalam proses, data, amalan dan pemangkin.
Berubah selepas melalui persediaan dan mengambilkira misi sek serta persekitaran.
Satu penemuan dan proses pembelajaran
Satu mekanisma utk mencapai kepuasan semua pihak.
Jenis BM 1. Dalaman 2. Agensi/sekolah lain
yang mempunyai fungsi yang sama
3. Agensi/sekolah lain yang mempunyai fungsi yang berlainan
4. Sektor lain “Best practice/W-Class”
5. Agensi Luar Negara “Best practice/W-Class”
1. Memahami misi, kenalpasti & pilih projek
BM, Tubuh & latih pasukan petugas
2. Bersetuju atasapa amalan terbaik
& pilih rakan rujukan
3. MengumpulData & Maklumat
4. Analisis data& kenalpasti
jurang perbezaan
5. Merancang &Mengambil tindakan
Penambahbaikan
6. Memantau &Menilai
1. What is to be benchmarked?
Benchmarking is not about making visits to other companies to ‘try to pick up one or two ideas that
may useful somewhere’.Instead,it is centered around planned
research which has been focused by company’s recognition that it needs to make improvements in
critical business areas Tony bendell, Louise Boulter &
John Kelly (1993)
Apakah yang terlibat dalam langkah 1
Jelaskan matlamat BM*
‘Define’ projek/bahagian yang akan ditambah baik
Pertimbangan skop/set sempadan dan FKK
Bersetuju keatas apa yang berlaku dalam proses
Bina carta aliran proses
Langkah 1.2: Apakah yang hendak di ukur
Periksa carta aliran kerja Ujudkan proses mengukur Sahkan yang pengukuran sesuai dengan objektif
1.3: Mewujudkan Pasukan Petugas BM
Fungsi: pilih ahli, kenalpasti projek, pemantau kemajuan & penilai keberkesanan
Kriteria ahli: faham halatuju, kompetensi, komitmen, kaitan dengan bidang, masa
Latihan: perlu dilatih keseluruhan tentang BM (well trained)
*Contoh Rakan BM Xerox (Define Objectives)
American Express = billing & collections Am’Hospital Supply = automated inventory
control Florida Light & Power = overall quality processes Ford Motor Company = manufacturing floor
layout General Electric = Robotics L.L. Bean = warehouse operations Mary Kay Cosmetics = World Class daily
productions schedules
Langkah 2. Siapa Untuk Dibuat BM
Sekolah lain Organisasi bukan sekolah Dalaman (Lakukan penyelidikan umum)
( Pilih tahap untuk diBM)
3 . Mengumpul Data & Maklumat
Sumber data Pelan tindakan mengumpul data Berhubung dengan organisasi
lain Kaedah mengumpul maklumat: lawatan ke ‘site’ Soalselidik
4. Analisis Data dan Jurang
Menilai data Guna teknik statistik Kenalpasti jurang dan analisis
Menilai Data
Kaedah Kuantitatif– Plot graf– Grid matriks– Teknik lain: carta bar, histogram
carta pai, scatters diagrams Kaedah Kualitatif
– Amalan sistem– amalan prosedur– amalan struktural
Analisis Jurang
Nilai prestasi organisasi anda
Nilai prestasi organisasi lain
Nyatakan perbezaan (+atau -)
Langkah kelima
Proses Perancangan & implementasi
Perubahan Bina matlamat prestasi Bina pelan perancangan strategik untuk perubahan/penambahbaikan
Implementasi pelan tindakan
Pelan Implementasi
Tujuh faktor ynag boleh menentukan kejayaan implementasi BM:
1. Penglibatan: Semua pihak berkaitan mesti terlibat.
2. Komitmen 3. Matlamat dan strategi-difahami
semua. 4. Jadual tindakan-jelas, semak
progres
Pihak pengurusan mesti jadikan ia sebagai projek prioriti
Maklumat: Ketua projek- menyediakan maklumat; organisasi- ‘seek’ maklumat.
‘Energy & perseverence’
Langkah keenam
Pemantauan
Jadikan amalan organisasi Lakukan aktiviti audit dalaman
Kajian semula pengurusan
KAIZEN
Menilai
Rekod proses Laporan kemajuan Pemadanan dengan objektif dan dasar kualiti
Etika Dalam Proses BM Berasaskan International BM
Clearinghouse (Ap&Qc) 1. Patuhi peraturan 2. Bersedia dari mula 3. Bersedia memberi maklumat
yang sama kepada rakan BM 4. Hormati kerahsiaan
Guna maklumat untuk meningkatkan proses bukan menjatuhkan rakan BM
‘Follow the chain of command” Jangan berkongsi nama rakan BM
dengan yang lain kecuali dengan kebenaran
Jujur (be honest)
What were the key lessons they learnt/what is benchmarking best
practice? Recognize the effort needed to establish
like-for-like efficiency metrics be driven by business needs be based on an understanding of the
processes and critical success factors be based on trends be planned in detailed be conducted by managers themselves be led by a champion use a range of qualitative and quantitative
measures be adopted as a TQ tool
SekianBermulanya saat kegelapan kehidupan seseorang itu apabila dia mula mengatakan yang dia sudah cukup pandai dan tidak perlu belajar lagi (MBAM)