BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN

MALAYSIA

BPL.KKM.PK (S) 10:

PENGURUSAN PEROLEHAN

Disediakan Oleh:

Diluluskan Oleh:

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama : PN. MAISARAH BINTI

HASHIM

Nama : EN. MOHD. ZAMANI

BIN HARUN

Jawatan : KETUA PENOLONG

SETIAUSAHA (P)

Jawatan : TIMBALAN SETIAUSAHA

BAHAGIAN (OL)

Tarikh : 30 NOVEMBER 2010

Tarikh : 30 NOVEMBER 2010

NO. SALINAN TERKAWAL:

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

01 01 30 NOVEMBER 2010 1 DARIPADA 6

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (S) 10 : PENGURUSAN PEROLEHAN

KANDUNGANKANDUNGANKANDUNGANKANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1. Kandungan 1

2. Keterangan Pindaan 2

3. Objektif 3

4. Skop 3

5. Rujukan 3

6. Definisi 3

7. Singkatan 3

8. Tanggungjawab dan Proses Kerja 4

9. Rekod Kualiti 6

10. Carta Aliran Tiada

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

01 01 30 NOVEMBER 2010 2 DARIPADA 6

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (S) 10 : PENGURUSAN PEROLEHAN

KETERANGAN PINDAANKETERANGAN PINDAANKETERANGAN PINDAANKETERANGAN PINDAAN

Pindaan Muka surat/

Klausa/

Perenggan

Butir-Butir Pindaan Yang

Dibuat

Pindaan

Diluluskan Oleh No Tarikh

1. 30/11/10 Muka surat 4 hingga 5

Meminda kos perolehan pada langkah 7 berdasarkan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2009 dan Bil. 3/2010

Wakil Pengurusan

2.

3.

4.

5.

6.

PERINGATANPERINGATANPERINGATANPERINGATAN

PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA

DOKUMEN MESTI DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS ITU

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

01 01 30 NOVEMBER 2010 3 DARIPADA 6

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (S) 10 : PENGURUSAN PEROLEHAN

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bagi memastikan urusan perolehan bekalan dilaksanakan mengikut peraturan kewangan yang ditetapkan oleh Perbendaharaan.

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini digunapakai:

i. Oleh Bahagian Pengurusan Latihan (BPL) dan Institusi Latihan

Kementerian Kesihatan Malaysia (ILKKM); ii. Untuk membuat semua jenis perolehan bekalan pejabat; dan iii. Bermula daripada penerimaan permohonan sehingga penilaian

prestasi pembekal.

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Bahagian Pengurusan Latihan. 3.2 Arahan Perbendaharaan.

3.3 Pekeliling Kontrak Perbendaharaan.

3.4 Pekeliling Perbendaharaan.

3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan.

3.6 Buku Panduan Perolehan Kerajaan.

4.0 DEFINISI

4.1 Perolehan

Perkhidmatan, bekalan dan kerja yang diperolehi oleh jabatan selaras peruntukan dalam Arahan Perbendaharaan

5.0 SINGKATAN

ILKKM : Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia

KPSU : Ketua Penolong Setiausaha

PSU : Penolong Setiausaha

PPTK : Penolong Pegawai Tadbir Kanan

PAK : Penolong Akauntan Kanan

PT (Kewangan) : Pembantu Tadbir (Kewangan) W17

KP : Unit Kewangan dan Pembangunan

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

01 01 30 NOVEMBER 2010 4 DARIPADA 6

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (S) 10 : PENGURUSAN PEROLEHAN

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN PROSES KERJA.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PPTK/ PT (Kewangan)

1. Terima permohonan daripada Unit-Unit bagi

mendapatkan keperluan perolehan pejabat.

PT (Kewangan)

2. Semak sama ada peralatan/ bahan yang digunakan

terdapat dalam stok atau tidak.

3. Jika peralatan/ bahan tidak ada dalam stok, maka perolehan perlu dibuat dan perkara-perkara berikut perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum proses perolehan dilakukan:

i. Peruntukan mencukupi; atau ii. Peruntukan pembelian di bawah dasar baru/

One Off.

4. Bagi peringkat BPL, sekiranya peruntukan mencukupi, kelulusan daripada pegawai di Unit KP perlulah diperolehi terlebih dahulu iaitu sama ada daripada PPTK/ PAK sebagai pengesahan pertama dan sama ada daripada PSU Unit KP/ Akauntan/ KPSU Unit KP sebagai pengesahan kedua.

5. Bagi peringkat ILKKM, kelulusan daripada Pengarah ILKKM diperlukan sebelum urusan perolehan dibuat.

PPTK / PT (Kewangan)

6. Terima kelulusan. Jika tidak diluluskan maklumkan

kepada pemohon. Sekiranya diluluskan, semak sama ada pembekal terdapat dalam kontrak pusat atau tidak. Sekiranya ada, pembelian boleh dibuat terus kepada syarikat pembekal yang ditetapkan oleh kontrak pusat.

PT (Kewangan)

7. Sekiranya perolehan bukan di bawah kontrak pusat

pembelian boleh dibuat dengan cara berikut: - i. Jika perolehan melibatkan kos yang kurang dari

RM 50,000.00 setahun, buat pesanan terus kepada syarikat yang layak dengan mengeluarkan Pesanan Tempatan; atau

ii. Jika perolehan melibatkan kos melebihi RM 50,000.00 tetapi tidak melebihi RM 500,000.00 pembelian dibuat secara sebutharga; atau

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

01 01 30 NOVEMBER 2010 5 DARIPADA 6

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (S) 10 : PENGURUSAN PEROLEHAN

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PT (Kewangan)

iii. Jika perolehan melibatkan kos melebihi RM

500,000.00 sehingga RM 5 juta setahun pembelian dibuat secara tender. (Sila rujuk Surat Pekeliling Perbendaharaan bil. 5/2009 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan bil. 3/2010) (Prosedur perolehan adalah seperti di dalam

Buku Panduan Perolehan Kerajaan)

8. Terima bekalan daripada pembekal dan memastikan kesempurnaan bekalan mengikut spesifikasi yang ditetapkan. Jika perolehan tidak mengikut spesifikasi arahkan pembekal membuat gantian atau membatalkan perolehan.

9. Jika perolehan yang dibekalkan mengikut spesifikasi,

perakukan penerimaan dalam borang pesanan tempatan.

10. Rekod penerimaan perolehan dalam daftar seperti

berikut: -

i. Kew. PA-2 - Daftar Harta Modal ii. Kew. PA-3 - Daftar Inventori iii. Kew. 300-J4 - Daftar Stok Bekalan Pejabat

11. Simpan bekalan dalam stor mengikut Tatacara

Pengurusan Stor dan bekalkan kepada Unit-Unit yang memerlukannya.

12. Nilai prestasi pembekal. Contoh borang di

BPL.KKM.PK (S) 10C/09. Jika prestasi pembekal tidak menepati spesifikasi yang ditetapkan, rujuk

BPL.KKM.PK (S) 04: Kawalan Ke Atas Produk

Yang Tidak Menepati Spesifikasi.

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

01 01 30 NOVEMBER 2010 6 DARIPADA 6

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (S) 10 : PENGURUSAN PEROLEHAN

7.0 REKOD KUALITI

BIL REKOD KUALITI TEMPOH

SIMPANAN LOKASI LAMPIRAN

1. 2. 3. 4.

Pesanan Tempatan Kerajaan (AM 75 Pin. 5/81) Surat tawaran kepada pembekal Kelulusan perolehan Kew.PA-2 - Daftar Harta Modal Kew.PA-3 - Daftar Inventori Kew.300-J4 - Daftar Stok Bekalan Pejabat Borang penilaian prestasi pembekal

5 tahun

5 tahun

5 tahun

5 Tahun

Unit berkaitan di BPL/ ILKKM Unit berkaitan di BPL/ ILKKM Unit berkaitan di BPL/ ILKKM Unit berkaitan di BPL/ ILKKM

BPL.KKM.PK

(S) 10C/09

1

BPL.KKM.PK (S) 10C/09

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

NAMA SYARIKAT / PEMBEKAL : _______________________________

JENIS BEKALAN / PERKHIDMATAN : _______________________________

TIDAK

MEMUASKAN

MEMUASKAN

SANGAT

MEMUASKAN

A

PERKHIDMATAN

i. Kualiti produk yang

dibekalkan

ii. Ketepatan perkhidmatan

yang dibekalkan

iii. Khidmat selepas

perkhidmatan

iv. Kebersihan

v. Harga ditawarkan

vi. Bilangan pekerja

vii. Ketahanan

perkhidmatan (jika berkaitan)

2

TIDAK

MEMUASKAN

MEMUASKAN

SANGAT

MEMUASKAN

B

BEKALAN

i. Kuantiti barangan

ii. Jenama barangan

iii. Ketahanan barangan

iv. Pembungkusan

v. Khidmat selepas jualan

vi. Jaminan

Nama : ________________________

Jawatan : ________________________

Tarikh : ________________________

* Nota: Borang ini boleh disesuaikan mengikut jenis perkhidmatan/ bekalan yang disediakan.