bahagian pengurusan latihan kementerian …latihan.moh.gov.my/uploads/bpl.kkm.pk [p] 05-perkhidmatan...

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (P) 05:

PERKHIDMATAN YANG DISWASTAKAN

Disediakan Oleh:

Diluluskan Oleh:

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama : PN. MAISARAH BINTI HASHIM

Nama : EN. MOHD. ZAMANI BIN HARUN

Jawatan : KETUA PENOLONG SETIAUSAHA (P)

Jawatan : TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN (OL)

Tarikh : 30 NOVEMBER 2010

Tarikh : 30 NOVEMBER 2010

NO. SALINAN TERKAWAL:

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

02 01 30 NOVEMBER 2010 1 DARIPADA 11

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (P) 05 : PERKHIDMATAN YANG DISWASTAKAN

KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1. Kandungan 1

2. Keterangan Pindaan 2

3. Objektif 3

4. Skop 3

5. Rujukan 3

6. Definisi 3

7. Singkatan 4

8. Tanggungjawab dan Proses Kerja 5

9. Rekod Kualiti 11

10. Carta Aliran Tiada




KETERANGAN PINDAAN

Pindaan Muka surat/ Klausa/

Perenggan

Butir-Butir Pindaan Yang Dibuat

Pindaan Diluluskan Oleh No Tarikh

1.

30 NOVEMBER

2010

m/s 9 dan 10

Pindaan pada Prosedur Latihan Yang Diswastakan

Wakil Pengurusan

2.

3.

4.

5.

6.

PERINGATAN

PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA DOKUMEN MESTI DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS ITU




1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menjelaskan bagaimana urusan perlantikan perkhidmatan yang diswastakan dilaksanakan untuk memastikan pembekal yang dilantik dapat membekalkan perkhidmatan yang menepati spesifikasi yang ditetapkan.

2.1 SKOP

Prosedur ini diguna pakai oleh Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia (ILKKM) untuk melantik dan memantau pembekal berikut:

i. Perkhidmatan Keselamatan ii. Perkhidmatan Kebersihan Di Dalam Dan Di Luar Premis iii. Perkhidmatan Kafeteria iv. Perkhidmatan Katering v. Perkhidmatan Penyelenggaraan Mekanikal vi. Perkhidmatan Sewaan Asrama vii. Perkhidmatan Pelbagai (Komputer, Mesin Fotostat, Siaraya) viii. Perkhidmatan Penyelenggaraan Pengangkutan ix. Perkhidmatan Percetakan x. Perkhidmatan Sewaan Kenderaan xi. Latihan yang diswastakan

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Bahagian Pengurusan Latihan. 3.2 BPL.KKM.PK (P) 09: Urusan Pelantikan ILS bagi Program Outsourcing 3.3 BPL.KKM.PK (S) 04: Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Menepati

Spesifikasi 3.4 BPL.KKM.PK (S) 10: Pengurusan Perolehan 3.5 Pekeliling Perbendaharaan

4.0 DEFINISI

4.1 Pembekal Perkhidmatan keselamatan

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan keselamatan di ILKKM dan di premis sewaan.

4.2 Pembekal Perkhidmatan kebersihan di dalam dan di luar premis Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan kebersihan di dalam dan luar premis di ILKKM.




4.3 Pembekal Perkhidmatan Kafeteria Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan kafeteria di ILKKM. 4.4 Pembekal Perkhidmatan Katering Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan katering di ILKKM.

4.5 Pembekal Perkhidmatan Penyelenggaraan Mekanikal

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan penyelenggaraan seperti alat penghawa dingin, pendawaian, pembentungan, sistem keselamatan dan pembekalan air di ILKKM dan juga bangunan sewaan.

4.6 Pembekal Perkhidmatan Sewaan Asrama

Syarikat/ individu yang menyewa premis kepada BPL untuk digunakan sebagai penginapan pelatih.

4.7 Pembekal Perkhidmatan Pelbagai

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan sewaan peralatan seperti komputer, mesin fotostat dan siaraya

4.8 Pembekal Perkhidmatan Penyelenggaraan Kenderaan Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan menyelenggara

Kenderaan seperti bas, kereta dan van. 4.9 Pembekal Perkhidmatan Percetakan

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan mencetak dokumen seperti kertas soalan, majalah dan buletin.

4.10 Pembekal Perkhidmatan Sewaan Kenderaan

Syarikat yang dilantik untuk menyediakan perkhidmatan sewaan kenderaan seperti lori dan bas.

5.0 SINGKATAN

BPL : Bahagian Pengurusan Latihan ILKKM : Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia




6.0 TANGGUNGJAWAB DAN PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

PROSES PERLANTIKAN

Pengarah ILKKM

1. Melantik pembekal perkhidmatan berdasarkan

kepada kriteria berikut: a. PERKHIDMATAN KESELAMATAN

i. Berdaftar dengan Perbendaharaan ii. Berdaftar dengan Jabatan Keselamatan iii. Profile syarikat iv. Rekod perkhidmatan syarikat yang baik v. Spesifikasi perkhidmatan vi. Harga yang ditawarkan

b. PERKHIDMATAN KEBERSIHAN DI DALAM DAN

DI LUAR PREMIS i. Berdaftar dengan Perbendaharaan ii. Harga yang ditawarkan iii. Profile syarikat iv. Peralatan yang digunakan

c. PERKHIDMATAN KAFETERIA

i. Berdaftar dengan Perbendaharaan ii. Harga jualan iii. Profile syarikat iv. Pekerja: rekod kesihatan, bilangan pekerja v. Pengalaman

d. PERKHIDMATAN SAJIAN

i. Menggunakan borang prestasi pembekal ii. Ketepatan masa menghidang iii. Kecukupan, kebersihan dan persembahan

hidangan iv. Pekerja: kemahiran, kecekapan, kekemasan

dan kesopanan v. Kebersihan selepas hidangan vi. Kualiti makanan

e. PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN

MEKANIKAL

i. Menggunakan borang prestasi pembekal ii. Pemerhatian ke atas kerja-kerja yang





dijalankan sama ada mematuhi spesifikasi/ jadual kerja yang dipersetujui

iii. Kualiti kerja yang dihasilkan sama ada memerlukan kerja ulangan atau tidak

iv. Responsif terhadap khidmat susulan v. Ketulenan alat ganti vi. Ketahanan peralatan yang diselenggara

f. PERKHIDMATAN SEWAAN ASRAMA

i. Harga sewaan yang ditawarkan ii. Perkhidmatan penyelenggaraan banguunan

yang ditawarkan iii. Kemudahan / peralatan iv. Kawasan persekitaran bangunan v. Aspek keselamatan yang disediakan vi. Lokasi bangunan vii. Keselamatan bangunan viii. Sijil layak menduduki bangunan ix. Fasiliti bangunan x. Syarat-syarat perjanjian

g. PERKHIDMATAN PELBAGAI (KOMPUTER,

MESIN FOTOSTAT, SIARAYA)

i. Berdaftar Dengan Kementerian Kewangan Mengikut Pecahan Kepala Yang Ditetapkan.

ii. Bahan Yang Digunakan iii. Kekerapan Perkhidmatan

h. PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN

PENGANGKUTAN


ii. Lokasi bengkel iii. Harga

i. PERKHIDMATAN PERCETAKAN

i. Berdaftar dengan kementerian kewangan

mengikut pecahan kepala yang ditetapkan. ii. Harga yang ditawarkan tidak melebihi

peruntukan jabatan. j. PERKHIDMATAN SEWAAN KENDERAAN


ii. Bilangan kenderaan yang ada





iii. Pengalaman iv. Lokasi pejabat

k. PERKHIDMATAN LATIHAN

i. Skor purata penilaian ceramah tidak kurang daripada lima (5) dalam skala 1 hingga 7.

ii. Menggunakan borang penilaian penceramah iii. Menggunakan borang penilaian kursus iv. Pemerhatian ke atas kandungan kursus (sama

ada mematuhi keperluan jabatan atau tidak), penyampaian dan persembahan semasa kursus dijalankan

v. Nota-nota dibekalkan sama ada mudah difahami atau membantu peserta.

PROSES PENILAIAN

2. Menilai prestasi perkhidmatan yang dibekalkan

berpandukan kriteria berikut: a. PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN




iv. Responsif terhadap khidmat susulan v. Ketulenan alat ganti

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05A/09 b. PERKHIDMATAN LATIHAN

i. Skor purata penilaian ceramah tidak kurang daripada lima (5) dalam skala 1 hingga 7.

ii. Menggunakan borang penilaian penceramah iii. Mengunakan borang penilaian kursus iv. Pemerhatian ke atas kandungan kursus (sama

ada mematuhi keperluan BPL atau tidak), penyampaian dan persembahan semasa kursus dijalankan

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05B/09





c. PERKHIDMATAN PERCETAKAN

i. Pematuhan kepada spesifikasi kerja ii. Kualiti kerja yang dihasilkan sama ada

mematuhi spesifikasi yang ditetapkan. iii. Jumlah kesilapan yang dikenalpasti iv. Tempoh siap kerja sama ada mematuhi tempoh

masa yang ditetapkan Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05C/09 d. PERKHIDMATAN KEJURUTERAAN

MEKANIKAL




iv. Responsif terhadap khidmat susulan v. Ketulenan alat ganti vii. Ketahanan peralatan yang diselenggara

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05D/09 e. PERKHIDMATAN KATERING

i. Menggunakan borang prestasi pembekal ii. Ketepatan masa menghidang iii. Kecukupan, kebersihan dan persembahan

hidangan iv. Pekerja: kemahiran, kecekapan, kekemasan

dan kesopanan v. Kebersihan selepas hidangan vi. Kualiti makanan

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05E/09 f. PERKHIDMATAN KEBERSIHAN

i. Borang penilaian prestasi pembekal ii. Pematuhan kepada kontrak iii. Pemerhatian ke atas kerja pembersihan iv. Peralatan dan bahan kimia yang digunakan v. Pekerja: bilangan, kekemasan dan kecekapan

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05F/09





g. PERKHIDMATAN PELBAGAI

i. Borang penilaian prestasi pembekal ii. Pematuhan kepada kontrak iii. Keberkesanan bahan yang digunakan

h. PERKHIDMATAN KESELAMATAN

i. Pematuhan kepada kontrak ii. Keberkesanan kawalan keselamatan

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05G/09

i. PENYELENGGARAN BANGUNAN

ii. Kualiti kerja iii. Pematuhan kepada kontrak iv. Hasil kerja

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05H/09 j. SEWAAN BANGUNAN

i. Pematuhan kepada kontrak ii. Perkhidmatan tambahan

Borang Penilaian BPL.KKM.PK (P) 05I/09

3. Mengambil tindakan ke atas pembekal yang gagal

mematuhi standard yang ditetapkan seperti yang dinyatakan dalam BPL.KKM.PK (S) 04: Kawalan Ke Atas Produk Yang Tidak Menepati Spesifikasi

4. Menyediakan analisis dan prestasi tahunan

pembekal untuk dibentangkan ke Mesyuarat MKSP

LATIHAN YANG DISWASTAKAN

Pengarah ILKKM/ TPHEP

5. Laksanakan pemantauan berkaitan dengan

kebajikan pelatih tajaan KKM seperti berikut:

i. Maklumat peribadi pelatih yang lengkap dan terkini;

ii. Biasiswa, elaun dan tuntutan;





iii. Pakaian seragam; iv. Disiplin; v. Rayuan; vi. Kursus induksi/ Birotatanegara; vii. Perubatan dan kesihatan; dan viii. Urusan pelantikan pelatih dalam

perkhidmatan awam.

6. Sediakan laporan pemantauan untuk dikemukakan kepada KPSU (UP) setiap dua (2) kali setahun.

KPSU (UP)

7. Menyelaras pemantauan dari semua Kolej

Penghubung dan melaksanakan pemantauan susulan sekiranya perlu.

KPSU (NAZIR)

8. Laksanakan pemantauan terhadap perkara

berikut:

i. Tenaga pengajar yang disediakan oleh ILS; ii. Sukatan kursus yang diajar sama ada

mematuhi kurikulum yang ditetapkan; dan iii. Lain-lain syarat seperti yang terdapat dalam

Garis Panduan Pelaksanaan Program Latihan Outsourcing Anggota Sains Kesihatan Bersekutu (ASKB) Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) Secara Outsourcing Di ILS.

9. Sediakan laporan pemantauan untuk dikemukakan kepada SUB (PL).

10. Jika syarat-syarat tidak dipatuhi, ambil tindakan

pembetulan melalui surat cadangan penambahbaikan dan laksanakan:

i. Pemantauan susulan; dan ii. Sediakan laporan pemantauan susulan untuk

dikemukakan kepada SUB (PL).




7.0 REKOD KUALITI

BIL REKOD KUALITI TEMPOH SIMPANAN

LOKASI

LAMPIRAN

1. 2. 3.

Dokumen Perlantikan Pembekal (sebutharga/ tender) Surat Perlantikan Pembekal Laporan Prestasi pembekal

7 Tahun

5 Tahun

5 Tahun

Unit Pentadbiran, ILKKM Unit Pentadbiran, ILKKM Unit Pentadbiran, ILKKM

BPL.KKM.PK (P) 05A/09

BORANG PENILAIAN PRESTASI PEMBEKAL

PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN MEKANIKAL DAN ELEKTRIKAL

(SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

ILKKM _______________

NAMA PEMBEKAL ________________ JENIS PERKHIDMATAN _____________ TARIKH PERKHIDMATAN ______________ SKALA

1 2 3 4 5 Sangat tidak memuaskan

Tidak memuaskan

Memuaskan Baik Sangat baik

Bil Perkara dinilai 1 2 3 4 5

1. Perkhidmatan selepas kerja-kerja penyelenggaraan.

2. Alat ganti yang digunakan.

2.1 Ketulenan

2.2 Jenama

2.3 Alat yang diluluskan (piawaian).

3. Pematuhan tempoh jaminan.

4. Pematuhan kepada jadual kerja.

5. Kekemasan kawasan selepas kerja penyelenggaraan.

6. Pematuhan kepada Akta Keselamatan, Kesihatan dan Persekitaran Pekerjaan.

ULASAN PENILAI : __________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Disediakan: Nama Jawatan Tarikh

Disahkan: Nama Jawatan Tarikh

BPL.KKM.PK (P) 05B/09


PERKHIDMATAN PERUNDING LATIHAN (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

ILKKM _______________

NAMA PEMBEKAL ________________ TARIKH PERKHIDMATAN ______________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Pematuhan kepada modul.

2. Kesesuaian bahan kursus.

3. Pencapaian objektif kursus.

4. Pematuhan kepada jadual kursus.

5. Penceramah.

5.1 Teknik persembahan

ULASAN PENILAI : __________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________



BPL.KKM.PK (P) 05C/09


PERKHIDMATAN REKABENTUK DAN PERCETAKAN (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

ILKKM _______________

NAMA PEMBEKAL ________________ JENIS PERKHIDMATAN _________ TARIKH PERKHIDMATAN _________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Perkhidmatan selepas penyerahan kerja.

2. Kualiti kerja.


4. Ketulenan hasil kerja.

5. Kualiti percetakan.

6. Ketahanan hasil kerja.

ULASAN PENILAI : __________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________



BPL.KKM.PK (P) 05D/09


PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN MEKANIKAL DAN ELEKTRIKAL

(SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

IBU PEJABAT/CAWANGAN DBP/PEJABAT WILAYAH _______________

NAMA PEMBEKAL ________________ JENIS PERKHIDMATAN _____________ TARIKH PERKHIDMATAN ______________ SKALA


Tidak memuaskan




2. Alat ganti yang digunakan.

2.1 Ketulenan

2.2 Jenama






ULASAN PENILAI : ___________________________________________________________________________________

_______________________________________________________________

BPL.KKM.PK (P) 05E/09 Disediakan: Nama Jawatan Tarikh


BPL.KKM.PK (P) 05E/09


PERKHIDMATAN PENYAJIAN MAKANAN (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

ILKKM_____________________ NAMA PEMBEKAL ________________ NAMA PROGRAM/AKTIVITI ________________ TARIKH PERKHIDMATAN ______________

SKALA 1 2 3 4 5

Sangat tidak memuaskan

Tidak memuaskan



1. Kualiti makanan/minuman

1.1 Kebersihan

1.2 Kesegaran

1.3 Keenakan

2. Peralatan

2.1 Kesesuaian

2.2 Bilangan

2.3 Kebersihan peralatan

3. Pekerja

3.1 Kekemasan

3.2 Kesopanan

3.3 Bilangan

3.4 Kecekapan

3.5 Layanan

4. Kebersihan selepas perkhidmatan

5. Ketepatan waktu

6. Pematuhan kepada tempahan

6.1 Menu

6.2 Kuantiti

6.3 Saiz

7. Hiasan

ULASAN PENILAI : __________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________



BPL.KKM.PK (P) 05F/09


PERKHIDMATAN KERJA-KERJA PEMBERSIHAN

(Penilaian Bulanan)

ILKKM _______________

NAMA PEMBEKAL ________________ BULAN ______________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Pekerja

1.1 Bilangan pekerja

1.2 Kesopanan

1.3 Kekemasan

1.4 Disiplin (ketepatan waktu, pemakaian uniform, tanda nama)

2. Pematuhan kepada jadual

3. Bahan-bahan yang digunakan

3.1 Cucian karpet

3.2 Tandas

3.3 Jubin

3.4 Dinding

3.5 Cermin

4. Peralatan yang digunakan

4.1 Kecukupan

4.2 Kesesuaian

5. Kekemasan kerja

ULASAN PENILAI : __________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

__



BPL.KKM.PK (P) 05G/09


PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN

(SEBULAN SEKALI)

ILKKM _______________ NAMA PEMBEKAL ________________ BULAN _________

SKALA 1 2 3 4 5

Sangat tidak memuaskan

Tidak memuaskan



1. Pematuhan kepada jadual kerja

1.1 Jadual rondaan

1.2 Pertukaran syif

2. Peralatan

2.1 Kesesuaian

2.2 Bilangan

2.3 Jenis peralatan

3. Pekerja

3.1 Kekemasan

3.2 Kesopanan

3.3 Bilangan

3.4 Kecekapan

3.5 Layanan kepada orang awam

3.6 Pemakaian pakaian seragam

3.7 Perhubungan dengan staf

3.8 Disiplin

4. Penyediaan buku laporan

5. Pemantauan oleh penyelia syarikat

ULASAN PENILAI :



BPL.KKM.PK (P) 05H/09


PERKHIDMATAN PENYELENGGARAAN BANGUNAN PEJABAT (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

ILKKM _______________

NAMA PEMBEKAL ________________ JENIS PERKHIDMATAN ___________ (Penyelenggaraan bangunan, pembaikan kerosakan, naik taraf, ubah suai) LOKASI __________ TARIKH PERKHIDMATAN ______________ SKALA


Tidak memuaskan






4. Pematuhan kepada spesifikasi.



7. Kualiti bahan.

7.1 Ketulenan

7.2 Jenama


ULASAN PENILAI : __________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________



BPL.KKM.PK (P) 05I/09

PERKHIDMATAN SEWAAN BANGUNAN (SETIAP KALI PERKHIDMATAN DIBEKALKAN)

ILKKM _______________

NAMA PEMBEKAL ________________ SKALA


Tidak memuaskan



1. Kecepatan menyelenggara kerosakan

2. Pematuhan kepada jadual penyelengaraan

3. Hubungan dengan anggota/pelatih

4.

5.

6.

ULASAN PENILAI : __________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________



bahagian pengurusan latihan kementerian …latihan.moh.gov.my/uploads/bpl.kkm.pk [p] 05-perkhidmatan...

Documents