bahagian pengurusan latihan kementerian …latihan.moh.gov.my/uploads/bpl.kkm.pk [t] 05-urusan...

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

BPL.KKM.PK (T) 05: URUSAN PENDAFTARAN PELATIH

Disediakan Oleh:

Diluluskan Oleh:

Tandatangan:

Tandatangan:

Nama : EN. D. HARI MOHAN A/L SRI DIWAN CHAND

Nama : PN. NIK NORAIHAN THANI BT HJ NIK HASSAN THANI

Jawatan : PENOLONG SETIAUSAHA KANAN (P&P)

Jawatan : TIMBALAN SETIAUSAHA BAHAGIAN (IL)

Tarikh : 01 JULAI 2009 Tarikh : 01 JULAI 2009

NO. SALINAN TERKAWAL:

NO. KELUARAN NO. PINDAAN TARIKH MUKA SURAT

02 06 01 JULAI 2009 1 DARIPADA 9

BAHAGIAN PENGURUSAN LATIHAN KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA BPL.KKM.PK (T) 05 : URUSAN PENDAFTARAN PELATIH

KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKA SURAT

1. Kandungan 1

2. Keterangan Pindaan 2

3. Objektif 3

4. Skop 3

5. Rujukan 3

6. Definisi 3

7. Singkatan 4

8. Tanggungjawab dan Proses Kerja 5

9. Rekod Kualiti 8

10. Carta Aliran 9




KETERANGAN PINDAAN

Pindaan Muka surat/ Klausa /

Perenggan

Butir-Butir Pindaan Yang Dibuat

Pindaan Diluluskan Oleh No Tarikh

1.

01 JULAI 2009

Langkah 01

Dipinda daripada “terima cadangan pelatih” kepada “terima senarai nama pelatih”

Wakil Pengurusan

2.

01 JULAI 2009

Langkah 03

Tambahan “lantikan ahli jawatankuasa pendaftaran dan orientasi”

Wakil Pengurusan

3.

01 JULAI 2009

Langkah 05

Tambahan”Pastikan dokumen cukup dan lengkap diisi”

Wakil Pengurusan

4.

01 JULAI 2009

Langkah 07

Tambahan dengan menyenaraikan senarai dokumen yang diperlukan

Wakil Pengurusan

5.

01 JULAI 2009

Langkah 12

Pindaan untuk menjelaskan unit “Maklum kepada Unit LPP, BPL bilangan pelatih yang mendaftar pada hari pendaftaran”

Wakil Pengurusan

6.

01 JULAI 2009

Langkah 13

Pindaan untuk memasukkan unit LPP

Wakil Pengurusan

PERINGATAN

PINDAAN HANYA DIBENARKAN SEHINGGA 6 (ENAM) PINDAAN SAHAJA DOKUMEN MESTI DIKELUARKAN DENGAN SEPENUHNYA SELEPAS ITU




1.0 OBJEKTIF

Prosedur disediakan untuk menjelaskan urusan pendaftaran pelatih baru di Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia (ILKKM).

2.0 SKOP

2.1 Prosedur ini digunapakai:-

i. Oleh Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia (ILKKM) yang mengendalikan kursus latihan pra perkhidmatan;

ii Untuk urusan pendaftaran pelatih-pelatih baru; dan iii. Bermula dari pelatih melaporkan diri sehingga maklumat pelatih

dimaklumkan ke Bahagian Pengurusan Latihan (BPL).

3.0 RUJUKAN

3.1 Manual Kualiti Bahagian Pengurusan Latihan. 3.2 Garis Panduan Pelaksanaan Minggu Orientasi ‘Membina Masyarakat

Pembelajaran’ BPTM&L Tahun 2000. 3.3 BPL.KKM.PK (T) 06: Pelaksanaan Program Orientasi.

4.0 DEFINISI

4.1 Pelatih

Individu yang telah menerima tawaran latihan dan melapor diri untuk mengikuti latihan di ILKKM atau ILS yang ditetapkan oleh KKM bagi mengikuti latihan pra perkhidmatan sepenuh masa.

4.2 Calon Agensi

Calon yang ditawarkan untuk menjalani latihan asas Anggota Sains Kesihatan Bersekutu di ILKKM yang ditaja oleh badan swasta/ badan berkanun.

4.3 Institusi Latihan Kementerian Kesihatan Malaysia

Kolej Latihan di bawah pengurusan BPL, KKM.

4.4 Latihan Pra Perkhidmatan

Latihan yang disediakan oleh ILKKM untuk menyediakan kelayakan asas kepada pelatih bagi tujuan perlantikan ke dalam profesion berkenaan di KKM.




4.5 Pendaftaran

Program yang dilaksanakan di ILKKM pada hari pelatih melaporkan diri ke ILKKM untuk melengkapkan maklumat hal ehwal pelatih.

4.6 Jawatankuasa Pendaftaran Dan Orientasi

Jawatankuasa Pendaftaran dan Orientasi ILKKM dilantik oleh Pengarah ILKKM. Ahli-ahli terdiri daripada anggota akademik dan pentadbiran yang bertanggungjawab untuk merancang program pendaftaran dan orientasi.

4.7 Jawatankuasa Kecil Pendaftaran Jawatankuasa kecil yang dilantik untuk melaksanakan program pendaftaran

yang dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelatih. 4.8 Jawatankuasa Kecil Orientasi Jawatankuasa kecil yang dilantik untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti program

orientasi yang dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Hal Ehwal Pelatih. 4.9 Dokumen pendaftaran Dokumen (asal dan salinan) yang perlu dibawa pada hari pendaftaran

berdasarkan senarai semak. 4.10 Calon Lewat Daftar Calon yang mendaftar selepas hari pendaftaran.

5.0 SINGKATAN

KKM : Kementerian Kesihatan Malaysia BPL : Bahagian Pengurusan Latihan ILKKM : Institusi Latihan KKM ILS : Institusi Latihan Swasta JKP&O : Jawatankuasa Pendaftaran Dan Orientasi JKP : Jawatankuasa Kecil Pendaftaran JKO : Jawatankuasa Kecil Orientasi KPSU : Ketua Penolong Setiausaha LPP : Unit Latihan Pra Perkhidmatan




6.0 TANGGUNGJAWAB DAN PROSES KERJA.

TANGGUNGJAWAB PROSES KERJA

SEBELUM PENDAFTARAN

Pengarah ILKKM

1. Terima senarai nama pelatih tajaan KKM dan tajaan

agensi dari BPL.

2. Adakan mesyuarat JKP&O untuk membincangkan mengenai:

i. Penubuhan jawatankuasa kecil untuk menguruskan

pendaftaran dan orientasi; ii. Keperluan kewangan; iii. Aktiviti-aktiviti yang akan dilaksanakan semasa

pendaftaran dan orientasi; iv. Fasilitator yang bertangggungjawab; dan v. Kaedah penilaian keberkesanan program orientasi.

Pengarah ILKKM

3. Lantik ahli jawatankuasa pendaftaran dan orientasi.

Bagi JKO rujuk BPL.KKM.PK (T) 06: Pelaksanaan Program Orientasi.

SEBELUM PENDAFTARAN

JKP

4. Buat persediaan urusan pendaftaran. Bidang tugas JKP

adalah seperti di BPL.KKM.PK (T) 05A/09

SEMASA PENDAFTARAN

JKP

5. Terima dan semak dokumen pendaftaran. Pastikan

dokumen cukup dan lengkap diisi. Rujuk senarai semak seperti di BPL.KKM.PK (T) 05B/09

6. Arahkan pelatih melengkapkan dokumen, jika dokumen

pendaftaran tidak lengkap / tidak dapat diserahkan pada hari pendaftaran.





JKP 7. Kumpul dan failkan dokumen pelatih seperti berikut: i. Surat Tawaran ii. Salinan sijil kelahiran iii. Salinan kad pengenalan iv. Salinan sijil akademik dan keputusan SPM v. Salinan sijil berhenti sekolah vi. Dokumen perjanjian vii. Laporan pemeriksaan kesihatan viii. Borang biodata pelatih ix. Resit pengesahan bayaran yuran pengajian (bagi calon tajaan agensi sahaja)

Rujuk BPL.KKM.PK (S) 02: Kawalan Rekod Kualiti.

8. Uruskan pendaftaran asrama dan serah kunci. 9. Kendalikan sesi taklimat untuk menjelaskan kepada

pelatih mengenai antara lain perkara berikut:

i. Program latihan; ii. Kemudahan asrama; iii. Kemudahan yang layak diterima; iv. Peraturan dan disiplin semasa di kolej; dan v. Peraturan keselamatan.

SELEPAS PENDAFTARAN

Setiausaha JKP&O

10. Hantar senarai pelatih yang telah mendaftar kepada

JKO bagi urusan pelaksanaan program orientasi.

Rujuk BPL.KKM.PK (T) 06: Pelaksanaan Program Orientasi.

Pengarah ILKKM

11. Maklum kepada Unit LPP, BPL bilangan pelatih yang

mendaftar pada hari pendaftaran.

12. Hantar senarai nama pelatih yang mendaftar kepada Unit LPP, BPL dalam tempoh tiga (3) hari dari tarikh pendaftaran.

CALON LEWAT DAFTAR

KPSU (LPP)

13. Terima permohonan daftar lewat dari calon dan memutuskan sama ada diluluskan atau tidak. Jika diluluskan, maklumkan nama pelatih dan tempoh yang dibenarkan kepada Pengarah ILKKM yang berkenaan.





Pengarah ILKKM

14. Terima calon yang diberi kebenaran oleh BPL untuk

daftar lewat. Jika calon yang tidak mendaftar pada tarikh yang ditetapkan, maklumkan kepada Unit LPP, BPL .




7.0 REKOD KUALITI.

BIL REKOD KUALITI TEMPOH SIMPANAN

LOKASI LAMPIRAN

1.

Senarai nama calon.

5 Tahun

Unit Pentadbiran, ILKKM

2. Bidang Tugas Jawatankuasa Kecil Pendaftaran.

5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM

BPL.KKM.PK (T) 05A/09

3. Senarai semak pendaftaran.


BPL.KKM.PK (T) 05B/09

4. Fail peribadi pelatih. 10 Tahun Unit Pentadbiran,

ILKKM

5. Senarai nama pelatih berdaftar.


6. Minit mesyuarat JKP&O. 5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM

7. Senarai agihan bilik. 5 Tahun Unit Pentadbiran, ILKKM

8. Kelulusan daftar lewat.





CARTA ALIRAN URUSAN PENDAFTARAN PELATIH

Mula

Terima cadangan pengambilan pelatih dari BPL

Mesyuarat JKP&O

Buat persediaan

Terima dokumen pendaftaran

Semak dokumen pelatih

Kumpul dan fail dokumen pelatih

Taklimat kepada pelatih dan keluarga

Agihan bilik dan serah kunci asrama

Laksanakan program orientasi

Hantar senarai pelatih yang telah mendaftar kepada JKO

Tamat

Maklum bilangan pelatih yang telah mendaftar/ hantar senarai nama pelatih yang

berdaftar kepada BPL

Wujudkan JKP dan JKO

Sebelum Pendaftaran:

Semasa Pendaftaran:

Selepas Pendaftaran:

Arahkan pelatih lengkapkan dokumen, jika tidak lengkap

BPL.KKM.PK (T) 05A/09


TUGAS JAWATANKUASA KECIL PENDAFTARAN

1. Jawatankuasa Perlaksanaan Pendaftaran

i. Merangka aktiviti semasa pendaftaran;

ii. Menyediakan fail pelatih;

iii. Melaksanakan urusan pendaftaran pelatih; dan

iv. Memastikan urusan pendaftaran berjalan dengan lancar.

2. Jawatankuasa Logistik

i. Mendapatkan maklumat mengenai keperluan logistik daripada jawatankuasa

kecil yang lain;

ii. Menyedia / meminjam keperluan logistik seperti yang dikehendaki;

iii. Memastikan logistik disediakan pada sehari sebelum program pendaftaran;

dan

iv. Memulangkan jika meminjam.

3. Jawatankuasa Keselamatan

i. Menjaga keadaan trafik untuk mengawal kesesakan lalulintas semasa proses

pendaftaran.

4. Jawatankuasa Penginapan

i. Memastikan bilik asrama dalam keadaan baik dan bersih;

ii. Memastikan kunci adalah mencukupi untuk semua pelatih; dan

iii. Mengagihkan bilik-bilik kepada pelatih.

BPL.KKM.PK (T) 05B/09


SENARAI SEMAK PENDAFTARAN

Bil.

Perkara

Ada ( / )

Tiada ( / )

Catatan

1.

Surat Tawaran

2.

Salinan sijil kelahiran

3.

Salinan kad pengenalan

4.

Salinan sijil akademik dan keputusan SPM

5.

Salinan sijil berhenti sekolah

6.

Dokumen perjanjian

7.

Laporan pemeriksaan kesihatan

8.

Borang biodata pelatih

9.

Resit pengesahan bayaran yuran pengajian (bagi calon tajaan agensi sahaja)

Tandatangan: Disahkan oleh:

Tandatangan:

Nama Pelatih: Pegawai yang diberi kuasa:

bahagian pengurusan latihan kementerian …latihan.moh.gov.my/uploads/bpl.kkm.pk [t] 05-urusan...

Documents