Purchasing Costs

Pembelian barang-barang atau servis untuk organisasi yang

besar akan melibatkan beberapa proses.

i. Pembeli harus mencari pembekal yang dapat

mengeluarkan produkyang dikehendaki dan menepati

jumlah penghantaran, kualiti dan harga yang telah di

tetapkan. Proses ini melibatkan pertuturan informasi

supaya produk yang di bekalkan menepati spesifikasi

yang di kehendaki. Kebanyakan informasi mungkin juga sulit,

jika ia berkaitan dengan proses pengeluaran atau mereka cipta produk.

ii. Apabila contoh produk telah di luluskan, pembeli akan menghantar “purchase

order” untuk menyatakan kuantiti produk yang di kehendaki.

iii. Seterusnya, sebelum proses penghantaran produk berlaku, pembeli akan di

maklumkan terlebih dahulu oleh pembekal berserta dengan invois untuk

produk yang dihantar. Bahagian accounting akan memadankan invois

dengan purchace order.

Inventory Management

Kebanyakan syarikat perlu menghentikan sementara pengeluaran produk bagi

menjamin kestabilan stok.

1

Syarikat perlu menyimpan sesetengah stok yang mendapat sambutan bagi menjamin

kelancaran pengeluaran produk. Sebagai contoh, pengeluaran produk yang mengambil

masa yang lama untuk sampai kepada pembeli, semakin banyak mereka perlu

menyimpan stok sebagai persediaan jika berlaku kesilapan dan semakin lambat proses

yang terlibat jika berlaku perubahan dalam permintaan.

Pengurusan barangan stok dan produk yang kemas membolehkan servis yang baik

dapat diberikan untuk pelanggan dan boleh menjimatkan kos yang lebih rendah.

Cycle Times

Cycle Times merupakan jumlah masa yang diambil untuk membina produk/barangan

yang telah tersedia untuk dijual.

Semkin lama masa yang di ambil, boleh di atasi dengan adanya hubungan koordinasi

yang rapat antara pembekal dengan pelanggan. Masa yang singkat dapat

menghasilkan pengawalan kualiti yang baik kerana masa yang diambil untuk pengujian

produk dan kadar kerosakan. Jika masa yang biasa untuk mengeluarkan produk boleh

dikurangkan daripada 8jam kepada 6jam, fixed costs per unit are lower since less time

is needed.

Technology Assimilation

Penggunaan komputer yang pertama di gunakan di dalam bidang ketenteraan dan

sains, bukan untuk commerce. Dalam tahun 1960, Bank of America merupakan bank

yang pertama yang menggunakan teknologi Electronic Recording Machine Accounting

(ERMA). Awal tahun 1970, para pengkaji mendapati IT memainkan peranan penting

dalam memajukan sesebuah syarikat.

2

Mereka mendapati 4 fasa yang terlibat dalam penghasilkan teknologi baru dan 3

penghalang yang boleh menghalang proses di atas daripada berlaku.

Fasa 1, Technology Identification and Investment . Ia boleh di tafsirkan

sebagaipermulaan kepada perancangan sesebuah teknologi, melabur dalam teknologi

tersebut, dan permulaan kepada projek teknologi tersebut. Fasa ini lebih berteraskan

kepada eksperimen.

Fokus perancangan dalamfasa 1 mesti di hasilkan di antara pengenalan teknologi dan

sumber manusia. Resolusi masalah teknologi jangka pendek sangat kritikal,

pengalaman terlalu terhad, pemikiran secara logik mengenai implikasi teknologi

selalunya tidak stabil. Pihak pengurusan (personel) hanya mahukan pengalaman dan

selalunya memerlukan latihan khusus.

Fasa 2, Technology Learning and Adaptation. Apabila teknologi membuktikan

kegunaannya, proses ini perlu di sesuaikan dengan teknologi yang di sebutkan pada

fasa 1 di mana pada peringkat ini lebih ramai pengguna terlibat bagi memastikan

faedah dan implikasi teknologi.

Jika pendekatan terlalu konservatif, teknologi tidak akan berkembang. Sebaliknya

bergantung kepada komunikasi yang baik dan kesanggupan penyesuaiaan bagi faedah

pengguna. Hal ini sama risikonya. Designer mungkin menggunakan lebih masa dan

upaya dalam menonjolkan yang baru dalam produk yang tak berakhir.

Perancangan dalam tahap ini adalah susah, kerna inovasi mendahului penapisan

design secara berturut-turut. Dalam fasa perancangan harus ada fokus strategi yang

kukuh. Kepercayaan asas boleh menjadi potensi kepada pengguna supaya berhati-hati

dalam teknologi yang baru dan mendorong imaginasi pengguna bagaimana mencari

cara untuk menggunakannya.

3

Fasa 3, Rationalisation and Management Control adalah untuk membimbing design

dan implimentasi. Peranan pengguna dan sokongan staf menjadikan boleh di ramalkan

manakal kemajuan dalam pembaharuan dan pengubahsuaiian adalah lembab.

Keadaan yang tidak berkembang dalam fasa ini boleh menyebabkan kelekaan dengan

kawalan terhadap pengembangan keberkesanan. Kawalan yang keras dapat

menggalakkan galakan yang secara diam-diam dalam projek fasa 1. Terlalu banyak

penekanan dalam skala ekonomi akan mmbunuh projek, walaupun selepas pelaburan

yang bersungguh-sungguh. Akhir sekali, bahaya yang tidak di duga mungkin akan di

lihat di akhir pembinaan dan projek itu akan di bekukan apabila kemudahan terhad.

Perancangan dalam fasa ini mengandungi fokus yang efisen. Hal ini termasuklah

menyiapkan dan menapis aplikasi, menaikkan pangkat staff kepada tahap yang boleh

diterima, dan menyusun semula bagaimana menggunakan teknologi baru secara

efisen. Perancangan yang formal menjadikan lebih efektif dan belanjawan lebih tepat

disebabkan pengalaman yang di peroleh dari fasa dua yang pertama (the 1st two

phase)

Dalam fasa terakhir, pengaliran teknologi yang tersebar luas (Maturity/Widespread

Transfer) di kenalpasti berdasarkan penyerapan dalam teknologi melalui organisasi.

Selalunya, pembahagian secara penyerahan dalam teknologi kepada lain-lain orang

yang berkerjasama. Ia juga boleh memberi makna pengambilan teknologi kepada

pesaing. Dalam fasa ini, tak akan sampai kerana perbahan persekitaran teknologi boleh

menggantikan kepesatan teknologi daripada ia di ambil sepenuhnya.

Perancangan dalam fasa ini memberikan perhatian terhadap pengurusan di mana

teknologi boleh di gunakan dan berapa banyak kos untuk melaksanakannya. Beberapa

teknologi tak akan dijumpai dalam fasa 4, kerana ia di gantikan dengan cepat tahap

terbaru iaitu 3 teknologi daripada bahagian yang lain dalam organisasi.

4

Fasa 1 dan 2 di kenalpasti melalui perubahan, manakala fasa 3 dan 4 melalui

pengawalan. Dalam fasa perubahan, pengurusan harus melakukan rujukan untuk

sesetengah faedah, rujukan menjadi lebih di gunakan secara efisen kepada tempat-

tempat lain. Sistem pengurusan kewangan dan persembahan akan lebih efektif dalam

fasa kawalan di mana terdapat tahap yang lebih tinggi daripada jangkaan yang di

perlukan kepada mereka untuk berfungsi. Kedinamikan pengembangan pengetahuan

teknologi bermakna di mana-mana sahaja point yang di berikan dalam satu masa,

syarikat akan berkemungkinan menjadi pengurus projek yang menggambarkan semua

4 fasa ini.

Technology Adoption

Organisasi boleh menjangkakan untuk mengalami gelombang fasa, seperti teknologi-

teknologi yang meninggalkan perubahan fasa akan di gantikan dengan eksperimen

yang baru. Contohnya, awal tahun 1990, batch data processing (like payroll) oleh

sesuatu majikan untuk kebanyakan syarikat adalah dalam fasa 4; perubahan data

elektronik (EDI) untuk pengawalan belian dan inventori dalam fasa 3 dan internet

adalah barusahaja bermula untuk bergerak dari fasa 1 ke fasa 2. Perubahan kurun,

kemajuan dalam teknologi mengukuhkan perniagaan pemprosesan data dalam fasa 4.

Manakala Internet-based electronic commerce adalah bergerak dalam fasa 2 apabila

syarikat menjelajahi berkemungkinan dan pelanggan menjadi biasa kepada

keuntungan, risiko dan had kepada sistem tersebut. (companies explore possibilities

dan customers become accustomed to the benifits, risks, and limitation of the system)

Rangkaiaan dan servis teknologi boleh menguatkan perhubungan, kerana komunikasi

adalah optimis, pertukaran maklumat yang lebih efisen menjadi lebih mudah.

Kebanyakan aliran maklumat boleh di tambah manakala selebihnya boleh di gantikan

atau hilang keseluruhannya apabila rangkaiaan komputer di gunakan untuk

menghubungkan sistem informasi melalui batasan organisasi.

5

Organisasi besar adalah yang pertama yang mengambil kelebihan/advantages dalam

teknologi maklumat, kedua-duanya dalam syarikat mereka termasuk rangkaiaan yang

menambah kuasa komputer melalui tahap syarikat tersebut. Sejak 1970-an dan 1980-

an, perniagaan di hantar dan di terima purchase order, invois dan shipping notification

via EDI over value-added networks (VANs), untuk mengurangkan buruh, kos

percetakan dan penghantaran mail dalam procurement process. Tahun 1980-an juga

memperkenalkan sistem computer-aided design (CAD), computer-aided engineering

(CAE)dan computer-aided manufacturing (CAM) dimana membolehkan jurutera, pereka

dan technicians untuk mengakses dan berkerja.

Rangkaian lebih terbuka kepada mereka menggunakan komunikasi yang mudah

dengan pelanggan yang baru, pembekal dan orang lain. Rangkaian menjadi lebih

terbuka dengan :

a) Protokol awam (public protocol) yang di ambil daripada kelengkapan yang major

dan penyediaan software. Ini mengurangkan kewangan dan kos pekerja dalam

pemperolehan, penemapatan dan menggunakan segala perkakasan dan

perisian yang di perlukan untuk berkomunikasi menerusi rangkaian tersebut.

Apabila kedua-dua iaitu multiple suppliers dan multiple buyers perlu dimasukkan,

standard harus berkaitan tanpa pelabur substantial network-specific sama ada

pada penjual atau pembeli.

b) Mereka di kawal oleh bahagian ketiga sama ada pembeli atau penjual pada

rangkaian tersebut. Jika bahagian ketiga kembali berdasarkan overall volume

pada rangkaian pengurusan, penyedia kepada rangkaian ada beberapa sebab

untuk membuang sama ada penjual atau pembeli. Jika rangkaian itu di uruskan

oleh penjual atau pembeli di dalam pasaran, mereka akan melihat pembukaan

rangkaian tersebut sebagai amaran kepada pemegang saham pasaran atau

kelebihan bersaing.

6

Rangkaian telefon adalah contoh yang baik kepada rangkaian yang terbuka. Di USA,

lebih daripada 90% individu dan perniagaan/ para peniaga mempunyai servis telefon.

Ini kerana murah sebab skala ekomoni dan subsidi pelbagai di tawarkan.

Internet telah membuatkan lebih berpatutan walaupun kepada rumah pejabat yang kecil

dengan meluaskan rangkaian perniagaan tersebut ke kawasan yang luas(work team &

geographical location). Kos untuk pelanggan untuk mencari pembekal yang berpotensi

adalah rendah dan kos untuk pembekal untuk menambah pelanggan juga rendah.

CONCLUSION

1. Teknologi informasi dan telekomunikasi membantu melicinkan masalah untuk

mengatasi masalah penyelarasan dan kawalan dan dapat membantu

mengstruktur semula hungungan inter-organisational, terutamanya lebihan masa

dan jarak. (Kos pembayaran, pengurusan inventori dan kitar masa).

2. Companies lower procurement costs by consolidating purchases and devoloping

relationships with key suppliers to benifit from volume discounts and tighter

integration in the manufacturing process.

3. Holding inventory bermakna operating kos yang tinggi dan profits yang rendah.

4. Jumlah masa yang digunakan untuk membina produk dinamakan kitar masa.

5. Fasa 1: Technology Identification and Investment, Fasa 2: Technological

Learning and Adaption, Fasa 3: Rationalisation and Management Control, Fasa

4: Maturity/Widespread Technology Transfer.

7

6. Pembukaan Internet di harapkan most important attribute.

7. WWW menjadikan e dagang kepada rumah pejabat yang dengan rangkaian

perniagaan berhubungan dengan elektonik dengan kemudahan berkolaborasi

projek melalui work teams dan keadaan geografi.

8. Syarikat yang pelbagai saiz kini boleh berkomunikasi antara satu sama lain

secara elektronik, melalui Internet, networks for compony-use only(intranets)

atau untuk digunakan oleh compony dan its bisnes partners(extranets) as well as

the private value-added networks.

9. Sistem komputer telah bertukar kepada persaingan yang biasa dan ia lebih

kepada insdustri.

10. Ia di gunakan untuk penyelarasan antara purchasing operation di syarikat

tersebut dengan pembekal.

8