arahan operasi penyelesaian data extraction data...

ARAHAN OPERASI PENYELESAIAN DATA EXTRACTION DATA ASET

BAGI TAHUN 2017 – 2019

1. OBJEKTIF

Arahan Operasi ini bertujuan untuk menjelaskan tindakan yang perlu di ambil oleh Kerajaan

Negeri bagi menyelesaikan perkara-perkara berkaitan data extraction aset tahun 2017, 2018

dan 2019. Aset-aset tersebut merupakan perolehan aset yang dibuat melalui Pesanan

Tempatan di Modul Perolehan (PROC) sistem iSPEKS. Berdasarkan semakan yang telah

dibuat oleh Kerajaan Negeri, tindakan pembetulan dan pengemaskinian melalui proses

pelarasan jurnal perlu dilakukan bagi memastikan data aset-aset tersebut tersedia untuk

ketepatan larian susut nilai.

2. TINDAKAN

Berikut merupakan tindakan yang perlu dilakukan oleh Kerajaan Negeri bagi memastikan data

aset yang direkodkan adalah tepat.

2.1. Kerajaan Negeri perlu membuat semakan data aset dengan mencetak Laporan

Senarai Status Daftar Aset Pesanan Tempatan / Inden Kerja dan Kontrak di Modul

AIM.

2.2. Berdasarkan laporan tersebut, Kerajaan Negeri perlu menyemak ketepatan perkara-

perkara berikut seperti proses kerja di Lampiran A:

2.2.1 Memastikan ketepatan penggunaan kod akaun seperti di Lampiran B.

2.2.2 Memastikan ketepatan harga seunit bagi aset. (Rujuk Interpretation of

Accounting Policies (revised February 2018), para 5.10 dan Pekeliling

Perbendaharaan (1PP) AM 2.1 (Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan),

para 3).

2.3. Sekiranya terdapat kesilapan bagi perkara 2.2, pembetulan perlu dilakukan dengan

membuat pelarasan mengikut status daftar aset tersebut di Modul AIM seperti

berikut;

2.3.1 Telah Daftar

Membuat pelarasan jurnal di Modul AIM. Rujuk User Manual: Pelarasan

Jurnal Aset (Modul AIM). Proses kerja bagi pelarasan ini boleh dirujuk pada

Lampiran C.

2.3.2 Belum Daftar

Membuat pelarasan jurnal di Modul PROC. Rujuk User Manual: Pelarasan

Jurnal PROC-AIM (Modul PROC). Proses kerja bagi pelarasan ini juga boleh

dirujuk pada Lampiran D. Pendaftaran Aset perlu dibuat setelah pelarasan

tersebut diluluskan.

2.4. Tindakan selepas pelarasan jurnal dilakukan adalah seperti berikut:

Bil. Perkara Cetakan Dokumen/Laporan Tindakan

1.

Semakan lanjut terhadap kod akaun

i. Audit Log ii. Imbangan Duga iii. Jurnal

Bendahari Negeri

2. Semakan lanjut terhadap kod akaun dan maklumat aset

i. Senarai Status Daftar Aset Pesanan Tempatan / Inden Kerja dan Kontrak

ii. Senarai Aset Dipegang

PTJ

2.5. Kerajaan Negeri perlu menyelesaikan semakan dan tindakan berkaitan sebelum 15

Disember 2019 bagi memastikan data aset yang tepat dapat disediakan sebelum

proses larian susut nilai dijalankan pada 27 dan 31 Disember 2019.

2.6. Implikasi sekiranya semakan dan tindakan pembetulan tidak dilakukan mengikut tarikh

yang ditetapkan adalah seperti berikut:

2.6.1 Belanja Susut Nilai Aset di Penyata Prestasi Kewangan 2019 tidak

direkodkan dengan tepat.

2.6.2 Penyata Kedudukan Kewangan 2019 tidak memberi gambaran kedudukan

sebenar Nilai Buku Aset.

2.6.3 Pelarasan Susut Nilai bagi tahun 2017, 2018 dan 2019 akan diambilkira

dalam Akaun Lebihan Atau Kurangan (Retained Earnings) di Penyata

Kedudukan Kewangan 2020.

3. PENUTUP

Arahan Operasi ini hendaklah dipanjangkan kepada semua PTJ di bawah seliaan

Perbendaharaan Negeri dan memastikan semua tindakan dipatuhi sepenuhnya.

Sebarang pertanyaan berkenaan Arahan Operasi ini boleh dikemukakan kepada:

Unit iSPEKS

Seksyen Perundingan Aplikasi 1

Bahagian Khidmat Perunding (BKP)

Jabatan Akauntan Negara

Lampiran A

PROSES KERJA SEMAKAN DATA EXTRACTION BAGI DATA ASET

Modul PROC

Mula

Tepat?

Ya

Tidak

Pendaftaran Aset di Modul AIM

(5) Penyemak Telah

Daftar? Pelarasan Jurnal di Modul PROC

Ya

Tidak

Pelarasan Jurnal Modul AIM

Tamat

Semak Ketepatan Kod Akaun & Harga

Seunit

Lampiran B

CARTA ALIRAN PENENTUAN KOD AKAUN BAGI HARTANAH, LOJI DAN PERALATAN (HLP) / BELANJA

Aset dikawal oleh Entiti?

Ya

Tidak

Aset dipermodalkan Kod A14XXXXX –

A20XXXXX

Jangka hayat > 1 tahun?

Diiktiraf sebagai Belanja

Kod B02XXXXX

Ya

Tidak

Perolehan Aset dan Bekalan

Item dibeli/dibina adalah kategori

HLP?

Amaun ≥ RM2,000 ? /

item

Peruntukan Ak. Amanah Seksyen 9?

Ya

Tidak

Ya

Tidak

Diiktiraf sebagai Belanja

Kod B03XXXXX

Tidak

Ya

Lampiran C

PROSES KERJA PELARASAN JURNAL BAGI ASET YANG TELAH DIDAFTARKAN

(PELARASAN JURNAL ASET MODUL AIM)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Kunci masuk pelarasan maklumat aset di Pelarasan Jurnal AIM. Rujuk User Manual: Pelarasan Jurnal Aset Modul AIM di Lampiran C1. Semak ketepatan data dan buat Semakan. Jika tidak tepat, kuiri dokumen. Semak ketepatan data dan buat Pengesahan. Jika tidak tepat, kuiri dokumen. Semak ketepatan data dan buat Kelulusan. Jika tidak tepat, kuiri dokumen. Nombor siri yang baru akan dijana mengikut tahun perolehan aset asal sekiranya pelarasan melibatkan kod akaun aset yang baru, Nombor siri aset asal akan dinyahaktifkan. Cetak Laporan Jurnal yang telah diluluskan.

Penyedia

(PTJ)

Penyedia (PTJ)

Pengesah (BN)

Pelulus (PTJ)

Penyedia (PTJ)

BN

Mula

(1) Kunci Masuk

Tindakan Pembetulan

(2) Penyemak

Tepat?

Tepat?

(4) Pelulus

Ya

Tidak

Ya

Tidak

(3) Pengesah

(5) Kemaskini

No. Siri Aset

Tamat

Tepat?

Ya

Tidak

(6) Cetak

Lampiran D

PROSES KERJA PELARASAN JURNAL BAGI ASET YANG BELUM DIDAFTARKAN

(PELARASAN JURNAL PROC-AIM MODUL PROC)

Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran

1. 2. 3. 4. 5.

Kunci masuk pelarasan maklumat aset di Pelarasan Jurnal AIM. Rujuk User Manual: Pelarasan Jurnal PROC-AIM Modul PROC di Lampiran D1. Semak ketepatan data dan buat Semakan. Jika tidak tepat, kuiri dokumen. Semak ketepatan data dan buat Pengesahan. Jika tidak tepat, kuiri dokumen. Semak ketepatan data dan buat Kelulusan. Jika tidak tepat, kuiri dokumen. Cetak Laporan Jurnal yang telah diluluskan.

Penyedia

(PTJ)

Penyedia (PTJ)

Pengesah (BN)

Pelulus (PTJ)

BN

Mula

(1) Kunci Masuk

Tindakan Pembetulan

(2) Penyemak

Tepat?

Tepat?

(4) Pelulus

Ya

Tidak

Ya

Tidak

(3) Pengesah

Tamat

Tepat?

Ya

Tidak

(5) Cetak

Lampiran C1

USER MANUAL:

Pelarasan Jurnal Aset

(Modul Pengurusan Aset & Inventori)

SISTEM PERAKAUNAN AKRUAN

KERAJAAN NEGERI

(iSPEKS)

USER MANUAL


(Pengurusan Aset & Inventori)

Untuk

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

TERHAD


iSPEKS_USER MANUAL_Pengurusan Aset & Inventori_1.1 Muka Surat 1

Ringkasan Penyerahan

Penerangan Objektif dokumen penyediaan Manual Pengguna ini adalah untuk

membantu pengguna sistem memahami aliran proses dan merupakan

bahan rujukan atau panduan penggunaan sistem iSPEKS ini.

Dokumentasi ini juga menerangkan dengan terperinci bagaimana sistem

ini berfungsi dan memberi gambaran kepada pengguna bagaimana untuk

menggunakan sistem tersebut.

Aliran Kerja atau

Aliran Tugas

Sila rujuk lampiran yang disediakan

Kriteria

Penerimaan

Tidak berkenaan.

Keputusan Ujian

(Jika berkaitan)

Tidak berkenaan.

Komen Tidak berkenaan.



Pentadbiran dan Pengurusan Dokumen

Semakan Dokumen

Bil Versi Tarikh Dikemakini Oleh Catatan

1 1.1 25/10/2019 TTSB Keluaran Versi 1.1



ISI KANDUNGAN

1.0 GLOSARI ........................................................................................................................ 4

2.0 PELARASAN JURNAL ASET ...................................................................................... 5

2.1 Skrin Penyedia ..................................................................................................... 5

2.2 Skrin Penyemak ................................................................................................. 20

2.3 Skrin Pengesah .................................................................................................. 26

2.4 Skrin Pelulus ...................................................................................................... 32



1.0 GLOSARI

Terma Keterangan Proses

TTSB Theta Technologies Sdn. Bhd

iSPEKS Sistem Perakaunan Akruan Kerajaan Negeri

JANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia

AIM Modul Pengurusan Aset & Inventori



2.0 PELARASAN JURNAL ASET

2.1 Skrin Penyedia

1. Skrin iSPEKS Login dipaparkan.

Langkah Tindakan Catatan

1 Pada medan Nombor Kad Pengenalan, masukkan data yang berkenaan.

2 Pada medan Kata Laluan, masukkan data yang berkenaan.

3 Klik butang .



2. Skrin Penyedia iSPEKS dipaparkan.



1 Klik ikon untuk paparan Menu.





1 Klik menu Pengurusan Aset & Inventori.



1 Klik menu Perakaunan Aset.

2 Klik menu Pelarasan Jurnal.

3 Klik menu Pelarasan Jurnal (Aset Telah Berdaftar).





1 Klik butang .



1 Semak maklumat yang dipaparkan pada panel Maklumat Induk.

2 Pada medan Jenis Jurnal, sistem akan auto papar Jurnal Akruan (Aset Telah Berdaftar).





1 Klik senarai pilihan No. Rujukan.

2 Pada medan No. Rujukan, pilih No. Siri Aset yang berkaitan.



1 Sistem akan auto papar maklumat pada medan Perihal. Pengguna boleh membuat kemaskini maklumat (Jika Perlu).





1 Dwiklik pada cajline untuk kemaskini maklumat cajline (Pelarasan).



1

Maklumat terperinci akan dipaparkan secara auto berdasarkan no siri aset yang dipilih seperti berikut:

Reversal Kod Akaun Aset Debit kod Akaun Aset (boleh dipinda) Kredit kod Akaun Aset (tidak boleh dipinda)



Reversal Susut Nilai (jika ada) Debit kod Akaun Susut Nilai Terkumpul Kredit kod Akaun Belanja Susut Nilai

Reversal Penjejasan (jika ada) Debit kod Akaun Penjejasan Terkumpul Kredit kod Akaun Belanja Susut Nilai



1 Klik pada senarai pilihan Kod Akaun.

2

Pengguna boleh membuat carian dengan memasukkan data pada medan Kod sebagai contoh "A1435202". Pengguna juga boleh memilih maklumat daripada senarai list down pada medan Kod Akaun.





1 Klik pada ikon untuk simpan maklumat cajline.



1 Klik butang .





1 Klik butang .



1 Rekod telah berjaya disimpan. Klik butang .





1 Klik butang .



1 Skrin Senarai Semak dipaparkan. Tandakan pada perkara yang berkaitan.

2 Klik butang .





1 Klik butang .



1 Klik butang .





1 Klik butang untuk mencetak Senarai Semak.



1 Skrin cetak untuk Senarai Semak.





1 Klik ikon untuk tutup skrin Senarai Semak.



1 Klik butang .





1 Klik butang .



1 Klik butang .





1 Klik ikon untuk Log Keluar.



2.2 Skrin Penyemak





3 Klik butang .



2. Skrin Penyemak iSPEKS dipaparkan.








1 Rekod akan dipaparkan pada panel Senarai Tugasan Skrin. Dwiklik pada rekod yang hendak disemak.




2 Semak maklumat yang dipaparkan pada panel Maklumat Jurnal.





1 Semak maklumat yang dipaparkan pada panel Maklumat Terperinci.

2 Klik butang .



1 Klik butang .





1 Rekod berjaya disemak. Klik butang .






2.3 Skrin Pengesah





3 Klik butang .



2. Skrin Pengesah iSPEKS dipaparkan.








1 Rekod akan dipaparkan pada panel Senarai Tugasan Skrin. Dwiklik pada rekod yang hendak disahkan.










2 Klik butang .



1 Klik butang .





1 Rekod berjaya disahkan. Klik butang .






2.4 Skrin Pelulus





3 Klik butang .



2. Skrin Pelulus iSPEKS dipaparkan.








1 Rekod akan dipaparkan pada panel Senarai Tugasan Skrin. Dwiklik pada rekod yang hendak diluluskan.










2 Klik butang .



1 Klik butang .





1 Rekod berjaya diluluskan. Klik butang .



1 Sistem menjana No. Baucar Jurnal. Klik butang

.

Lampiran D1

USER MANUAL:

Pelarasan Jurnal PROC-AIM

(Modul Perolehan)

SISTEM PERAKAUNAN AKRUAN

KERAJAAN NEGERI

(iSPEKS)

USER MANUAL


(Modul: Perolehan)

Untuk

JABATAN AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA

TERHAD


iSPEKS_USER MANUAL__PEROLEHAN_V1.0 Muka Surat 1

Ringkasan Penyerahan

Penerangan Objektif dokumen penyediaan Manual Pengguna ini adalah untuk

membantu pengguna sistem memahami aliran proses dan merupakan

bahan rujukan atau panduan penggunaan sistem iSPEKS ini.

Dokumentasi ini juga menerangkan dengan terperinci bagaimana sistem

ini berfungsi dan memberi gambaran kepada pengguna bagaimana untuk

menggunakan sistem tersebut.

Aliran Kerja atau

Aliran Tugas

Sila rujuk lampiran yang disediakan

Kriteria

Penerimaan

Tidak berkenaan.

Keputusan Ujian

(Jika berkaitan)

Tidak berkenaan.

Komen Tidak berkenaan.



Pentadbiran dan Pengurusan Dokumen

Semakan Dokumen

No Versi Tarikh Dikemaskini Oleh Catatan

1 1.0 18/07/2019 Theta Technologies Sdn Bhd Keluaran Versi 1.0



ISI KANDUNGAN

1.0 GLOSARI ............................................................................................................. 4

2.0 PELARASAN JURNAL PROC-AIM .................................................................. 5

2.1 Skrin Penyedia .......................................................................................... 5

2.2 Skrin Penyemak ...................................................................................... 20

2.3 Skrin Pengesah ....................................................................................... 26

2.4 Skrin Pelulus ........................................................................................... 32



1.0 GLOSARI

Terma Keterangan Proses

TTSB Theta Technologies Sdn Bhd

iSPEKS Sistem Perakaunan Akruan Kerajaan Negeri

JANM Jabatan Akauntan Negara Malaysia

PROC Modul Perolehan



2.0 PELARASAN JURNAL PROC-AIM

2.1 Skrin Penyedia

1. Skrin Log Masuk Aplikasi iSPEKS dipaparkan


1 Kunci masuk maklumat pada medan No. Kad Pengenalan

2 Kunci masuk maklumat pada medan Kata Laluan

3 Klik butang Log Masuk



2. Skrin Utama iSPEKS dipaparkan



1 Klik ikon untuk paparan menu sisi





1 Klik menu Perolehan



1 Klik menu Pelarasan Jurnal



6. Skrin Senarai Tugasan Skrin dipaparkan


1 Klik butang Rekod Baru

7. Skrin Penyedia - Baucar Jurnal dipaparkan


1 Semak maklumat yang dipaparkan pada panel Maklumat Induk





1 Pada medan Jenis Jurnal, pilih JURNAL NORMAL (ASET BELUM BERDAFTAR TAHUN SEMASA)



1 Pada medan No. Rujukan, pilih dari senarai list down





1 Sistem akan memaparkan maklumat pada panel Maklumat Terperinci berdasarkan No. Rujukan yang dipilih



1 Dwiklik pada salah satu cajline jika ingin membuat pelarasan





1

Sebagai contoh : Penukaran Kod Akaun

Pada medan Kod Akaun, pilih dari senarai list down

2 Klik ikon untuk simpan maklumat terperinci



1 Klik butang Simpan





1 Klik butang Ya



1 Rekod telah berjaya disimpan. Klik butang Ok.





1 Klik butang Senarai Semak



1 Skrin Senarai Semak dipaparkan. Pilih dan tandakan pada perkara yang berkaitan.

2 Klik butang Simpan





1 Klik butang Ya untuk menyimpan senarai semak



1 Senarai Semak berjaya disimpan. Klik butang Ok.





1 Klik butang Cetak jika ingin mencetak Senarai Semak.

21. Skrin Senarai Semak – Baucar Jurnal dipaparkan



22. Skrin Senarai Semak - Baucar Jurnal dipaparkan


1 Senarai Semak dijana (.PDF) dan sedia untuk muat turun atau dicetak






1 Klik ikon untuk tutup tetingkap Senarai Semak



1 Klik butang Sah Simpan





1 Klik butang Ya



1 Rekod telah berjaya disah simpan. Klik butang Ok.





1 Klik ikon untuk log keluar dari aplikasi iSPEKS



2.2 Skrin Penyemak






2. Skrin Penyemak - Baucar Jurnal dipaparkan





1 Senarai Tugasan Skrin dipaparkan. Dwiklik pada rekod yang hendak disemak








1 Semak maklumat yang dipaparkan pada panel Maklumat Jurnal



1 Semak maklumat yang dipaparkan pada panel Maklumat Terperinci





1 Klik butang Semak



1 Klik butang Ya





1 Rekod telah berjaya disemak. Klik butang Ok






2.3 Skrin Pengesah

1. Skrin Log Masuk Aplikasi iSPEKS dipaparkan.










1 Senarai Tugasan Skrin dipaparkan. Dwiklik pada rekod yang hendak disahkan

6. Skrin Pengesah – Baucar Jurnal dipaparkan







1 Klik butang Sah



1 Klik butang Ya





1 Rekod telah berjaya disahkan. Klik butang Ok



2.4 Skrin Pelulus











1 Senarai Tugasan Skrin dipaparkan. Dwiklik pada rekod yang hendak diluluskan

6. Skrin Pelulus – Baucar Jurnal dipaparkan







1 Klik butang Lulus



1 Klik butang Ya





1 Rekod telah berjaya diluluskan. Klik butang Ok.



1 Sistem juga akan menjana No. Baucar Jurnal. Klik butang Ok.

arahan operasi penyelesaian data extraction data...

Documents