1

BS(29.00)202/2-1(SK.2)JD.7(SK.28)

KEMENTERIAN KEWANGAN

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 2 TAHUN 2014 Semua Pegawai Pengawal, Semua Ketua Jabatan/Agensi Persekutuan,

GARIS PANDUAN PERBELANJAAN SECARA BERHEMAT BAGI

MENGURANGKAN PERBELANJAAN AWAM TUJUAN

Tujuan pekeliling ini adalah untuk memaklumkan semua Ketua Setiausaha Kementerian/Ketua Jabatan/Ketua Badan Berkanun dan Ketua Agensi-agensi lain yang menerima peruntukan Kerajaan Persekutuan untuk melaksanakan 11 langkah penjimatan yang diumumkan oleh Kerajaan. LATAR BELAKANG

2. Kerajaan telah mengambil keputusan untuk melaksanakan 11 langkah bagi mengurangkan perbelanjaan sektor awam bermula 1 Januari 2014 dalam usaha untuk mengamalkan perbelanjaan yang lebih berhemat pada tahun 2014. Keputusan ini telah diumumkan oleh YAB Perdana Menteri pada 30 Disember 2013.

LANGKAH-LANGKAH PENJIMATAN Elaun Keraian/Imbuhan Tetap Keraian 3. Elaun Keraian YB Menteri dan YB Timbalan Menteri dikurangkan sebanyak 10 peratus. Imbuhan Tetap Keraian bagi pegawai kanan Kerajaan dikurangkan di antara 5 hingga 10 peratus iaitu 5 peratus bagi Jawatan Utama

2

Sektor Awam (JUSA)/Gred Khas C, 6 peratus bagi JUSA/Khas B, 8 peratus bagi JUSA/Khas A dan 10 peratus bagi Turus III dan ke atas. Kemudahan Bayaran Tol

4. Kemudahan bayaran tol yang diberi kepada pegawai kanan Kerajaan adalah dikurangkan seperti berikut:

4.1 RM50 bagi Gred JUSA/Khas C hingga A; dan 4.2 RM100 bagi Turus III dan ke atas.

Kelayakan Tiket Penerbangan dan Perjalanan ke Luar Negara 5. Kelayakan kelas tempat duduk penerbangan untuk perjalanan domestik dan antarabangsa bagi penjawat awam adalah dipinda seperti berikut:

5.1 Penerbangan domestik:

Gred Kelas

JUSA/Khas B dan ke atas Perniagaan JUSA/Khas C dan ke bawah Ekonomi

5.2 Penerbangan antarabangsa:

Gred Kelas

JUSA/Khas A dan ke atas Satu JUSA/Khas B dan C Perniagaan

Gred 54 dan ke bawah Ekonomi

6. Kekerapan perjalanan atas tugas rasmi ke luar negara bagi Ketua Setiausaha/Ketua Jabatan dan Timbalan Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Jabatan adalah dihadkan kepada maksimum empat (4) kali setahun. Kos Utiliti Elektrik 7. Usaha pengurangan penggunaan utiliti seperti elektrik, air dan alat perhubungan hendaklah dilaksanakan melalui penyediaan dan penguatkuasaan peraturan dalaman kementerian/jabatan/agensi. Amalan penjimatan hendaklah sentiasa dilaksanakan bagi mengurangkan perbelanjaan utiliti. Sebagai langkah permulaan, kementerian/jabatan/agensi dikehendaki membuat penjimatan sebanyak 5 peratus kos utiliti elektrik pada tahun 2014. Bagi tujuan ini, Perbendaharaan akan menyekat 5 peratus daripada peruntukan utiliti di bawah perbelanjaan mengurus 2014.

3

Pengubahsuaian Ruang Pejabat 8. Semua permohonan baharu bagi pengubahsuaian ruang pejabat kementerian/jabatan/agensi adalah dibekukan. Sewaan Ruang Pejabat 9. Kementerian/jabatan/agensi hendaklah mengoptimumkan penggunaan ruang pejabat sedia ada untuk mengurangkan sewaan premis bagi kegunaan sebagai pejabat. Semua cadangan untuk menyewa pejabat baharu/tambahan sewaan ruang pejabat tidak dibenarkan kecuali dengan kelulusan Perbendaharaan. Pelantikan Perunding 10. Pelantikan perunding (consultant) untuk projek-projek fizikal Kerajaan termasuk menjalankan kajian kemungkinan/kesesuaian (feasibility study) dan juga perunding-perunding pengurusan yang lain (management consultant) hendaklah dikemukakan terlebih dahulu kepada Jawatankuasa Perancang Pembangunan Negara (JPPN) untuk kelulusan. Penggunaan Syarikat Pengurusan Acara (Event Management) 11. Semua kementerian/jabatan/agensi Kerajaan hendaklah mengurangkan penggunaan syarikat pengurusan acara (event management) serta pemberian saguhati dan cenderamata semasa penganjuran persidangan/seminar/pameran/ mesyuarat/kursus/bengkel/retreat/majlis rasmi Kerajaan dan sebagainya. Makanan dan Minuman 12. Kementerian/jabatan/agensi hendaklah mengurangkan penyediaan makanan dan minuman semasa penganjuran persidangan/seminar/pameran/ mesyuarat/kursus/bengkel/majlis rasmi Kerajaan dan sebagainya.

Kain Pemidang (bunting dan banner) 13. Kementerian/jabatan/agensi hendaklah mengurangkan penggunaan kain pemidang (bunting dan banner) bagi penganjuran persidangan/seminar/pameran/ mesyuarat/kursus/bengkel/majlis rasmi Kerajaan dan sebagainya.

Strategi Lautan Biru Kebangsaan

14. Semua kementerian/jabatan/agensi hendaklah mengaplikasikan pendekatan Strategi Lautan Biru Kebangsaan dengan mengoptimumkan penggunaan Pusat Latihan 1Malaysia (1MTC) dan juga kemudahan di institusi

1

S/K.KEW/PK/PP/1100/000000/10/31 Jld.32 SK.4( 3 )

KEMENTERIAN KEWANGAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 4 TAHUN 2012

Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan Semua Pihak Berkuasa Tempatan

TATACARA PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ

TUJUAN Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) ini bertujuan untuk memaklumkan kepada Kementerian/Jabatan/Badan Berkanun (Agensi) mengenai tatacara perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej. LATAR BELAKANG 2. Kementerian Kewangan melalui SPP Bil. 5 Tahun 2004 telah menurunkan kuasa kepada Pegawai Pengawal untuk menimbang dan meluluskan perolehan secara rundingan terus bagi memperoleh kemudahan latihan secara pakej. Bagi mempercepatkan pelaksanaan perolehan di peringkat Agensi dan mempertingkatkan sistem penyampaian perkhidmatan, Kementerian Kewangan bersetuju untuk membuat penambahbaikan ke atas SPP berkaitan. TAFSIRAN 3. Bagi maksud pemakaian SPP ini,

(i) “Latihan” bermaksud proses pemindahan ilmu pengetahuan bertujuan

menambah pengetahuan, kemahiran dan sikap yang bersesuaian untuk memenuhi keperluan dan tuntutan semasa dalam organisasi. Ia meliputi konvensyen, kursus, bengkel/retreat, makmal (lab), seminar/taklimat, kolokium, forum, simposium, lawatan rasmi/korporat/sambil belajar, klinik kaunseling dan lain-lain program yang memenuhi definisi latihan.

2

(ii) “Pakej” bermaksud perolehan yang dibuat dalam satu Pesanan Tempatan

merangkumi kombinasi daripada mana-mana item kemudahan latihan seperti penginapan, makanan, dewan, bilik latihan, peralatan dan bahan yang berkaitan dengan latihan daripada penyedia kemudahan latihan yang berkeupayaan dan berkemampuan.

KAEDAH DAN HAD NILAI PEROLEHAN 4. Agensi adalah dibenarkan untuk melaksanakan perolehan secara rundingan terus kemudahan latihan secara pakej mengikut had nilai dan kuasa melulus yang ditetapkan seperti berikut:

Bil Had Nilai (Bagi Setiap Pakej)

Kuasa Melulus Tanggungjawab

(i) Sehingga RM50,000 Pegawai Pengawal/ Pegawai yang diturunkan kuasa oleh Pegawai Pengawal

(ii) Melebihi RM50,000 sehingga RM500,000

Jawatankuasa Sebut Harga

(iii) Melebihi RM500,000 Lembaga Perolehan Agensi

Memastikan semua urusan berkaitan pelantikan penyedia kemudahan latihan mematuhi dasar dan prinsip-prinsip perolehan Kerajaan serta amalan tadbir urus baik

SYARAT-SYARAT PEROLEHAN PERKHIDMATAN KEMUDAHAN LATIHAN SECARA PAKEJ 5. Agensi hendaklah memastikan perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej mematuhi syarat-syarat berikut:

(i) peruntukan kewangan telah diluluskan dan mencukupi; (ii) kajian pasaran dilaksanakan secara terperinci merangkumi kos sewaan

dewan/bilik latihan dan peralatan yang berkaitan latihan untuk mendapatkan harga tawaran yang paling menguntungkan Kerajaan sebelum perkhidmatan diperoleh;

(iii) perolehan tidak hanya tertumpu kepada satu penyedia kemudahan latihan

sahaja dalam satu-satu tahun kewangan semasa; (iv) keutamaan kepada institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh

Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya. Institusi latihan/pusat konvensyen yang dimiliki oleh Agensi Kerajaan atau anak-anak syarikatnya adalah dikecualikan daripada berdaftar dengan Kementerian Kewangan;

3

(v) keutamaan kepada penyedia kemudahan latihan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dalam kod bidang 220210 – Perhotelan (Menyediakan pakej dan kemudahan untuk kursus, seminar dan lain-lain yang berkaitan) bagi perolehan yang bernilai melebihi RM50,000; dan

(vi) kadar kelayakan bagi penginapan, makan dan minum peserta latihan

hendaklah tidak melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa. Agensi hendaklah mendapatkan kelulusan daripada Bahagian Dasar Saraan, Wang Awam dan Khidmat Pengurusan, Kementerian Kewangan sekiranya kadar penginapan, makan dan minum bagi peserta latihan melebihi kadar kelayakan semasa yang berkuat kuasa.

JAWATANKUASA PENILAIAN

6. Agensi hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian dengan keahlian terdiri daripada tiga (3) orang, iaitu seorang pengerusi dan dua (2) orang ahli, di mana sekurang-kurang seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional atau setaraf. Pelantikan hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan. 7. Tanggungjawab Jawatankuasa adalah seperti berikut:

(i) memastikan syarat-syarat yang dinyatakan di perenggan 5 dipatuhi;

(ii) menilai kemampuan penyedia kemudahan latihan dengan mengambil kira

faktor-faktor seperti syarat pembayaran, kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran terbuka, keupayaan penyedia kemudahan latihan dan lain-lain kriteria yang ditetapkan oleh Agensi. Perbandingan antara satu tawaran penyedia kemudahan latihan dengan tawaran penyedia kemudahan latihan yang lain hendaklah dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama (equal footing); dan

(iii) memperakukan kepada pihak berkuasa melulus, penyedia kemudahan

latihan yang layak berdasarkan tawaran yang terbaik dari segi harga dan kualiti mengikut keperluan Agensi.

BON PELAKSANAAN 8. Perolehan kemudahan latihan secara pakej adalah dikecualikan daripada dikenakan Bon Pelaksanaan. Agensi hendaklah memastikan semua obligasi kontrak telah disempurnakan sebelum pembayaran dibuat. KONTRAK FORMAL 9. Agensi hendaklah mengeluarkan Pesanan Tempatan dengan menyatakan terma-terma dan syarat-syarat perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara pakej yang dilaksanakan secara one off dengan jelas tanpa perlu mewujudkan satu kontrak formal.

4

10. Bagi perolehan perkhidmatan kemudahan latihan secara bersiri dengan penyedia kemudahan latihan yang sama, satu kontrak formal hendaklah diwujudkan.

PELAKSANAAN PEROLEHAN SECARA eBIDDING 11. Agensi adalah digalakkan untuk menguruskan perolehan secara eBidding selaras dengan peraturan yang berkuat kuasa. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL/KETUA JABATAN 12. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan harga bagi perkhidmatan yang diperoleh adalah munasabah dan mematuhi kadar yang ditetapkan, paling menguntungkan, berkualiti serta bersesuaian dengan keperluan Agensi. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan hendaklah mengamalkan perbelanjaan berhemat bagi memastikan program latihan dihadkan kepada yang benar-benar perlu sahaja dan dibuat pada tahap yang sederhana dan tidak melibatkan perbelanjaan yang besar serta membazir. 13. Pesanan Tempatan hendaklah dikeluarkan sebelum perolehan perkhidmatan penyedia kemudahan latihan secara pakej dilaksanakan selaras dengan AP 176.1(d) atau (e) atau selewat-lewatnya dalam tempoh satu (1) minggu selepas perkhidmatan diterima. Pegawai Pengawal hendaklah mengambil tindakan ke atas pegawai-pegawai yang gagal mematuhi peraturan yang ditetapkan. KUAT KUASA 14. SPP ini berkuat kuasa pada tarikh ia ditandatangani dan hendaklah dibaca bersekali dengan Pekeliling lain yang berkaitan. PEMBATALAN 15. Dengan berkuat kuasanya SPP ini, SPP Bil. 5 Tahun 2004 adalah dibatalkan. Sekian, terima kasih.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

5

s.k.: Ketua Setiausaha Negara

Ketua Audit Negara Malaysia Akauntan Negara Malaysia

Semua Pegawai Kewangan Negeri