i

1

ARAHAN KESELAMATAN DALAMAN IBU PEJABAT JABATAN ALAM SEKITAR MALAYSIA

PRAKATA

Arahan Keselamatan Dalaman Jabatan Alam Sekitar, Putrajaya dikeluarkan oleh Jawatankuasa Keselamatan Ibu Pejabat Jabatan Alam Sekitar untuk memastikan bahawa keselamatan perlindungan di pejabat Jabatan ini yang beralamat Aras 1-4 Podium 2 & 3 Wisma Sumber Asli , No. 25, Persiaran Perdana, Presint 4 , Pusat Pentadbrian Kerajaan Persekutuan 62574 Putrajaya dipelihara selaras dengan Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejab at Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia. Arahan Keselamatan Dalaman ini adalah kompilasi kesemua arahan keselamatan dalaman yang telah dikeluarkan dari semasa ke semasa mengikut keperlua n pejabat Jabatan Alam Sekitar. Sebarang pindaan atau penamba han arahan ini akan dimaklumkan kepada semua warga kerja Ibu Pejabat Jabatan Alam Sekitar dari semasa ke semasa dan hendaklah dipatuhi oleh semua pegawai dan kakitangan Jabatan sama ada yang bekerja di Ibu Pejabat atau mengunjungi Ibu Pejabat atas sebarang urusan rasmi .

Pegawai Keselamatan Jabatan Alam S ekitar

i

1. KESELAMATAN BANGUNAN PEJABAT 1.1. PINTU AKSES KE RUANG PEJABAT

Gambarfoto 1.1.1 : Pintu ke ruang pejabat

1.1.1.

Semua pintu akses ke ruang pejabat perlu ditutup ra pat supaya ianya dapat dikunci bagi mengelakkan pendedahan kepada pencerobohan.

1

1.1.2.

Setiap kali memasuki atau keluar daripada ruang pejabat, sila pastikan supaya pintu akses ditutup dengan rapat sepenuhnya sebelum ke tempat yang ditujui.

Gambarfoto 1.1.2 (a) : Pintu yang tidak ditutup dengan rapat

X

Gambarfoto 1.1.2 (b) : Pintu yang ditutup dengan rapat

2

1.1.3.

Urus setia mesyuarat yang menggunakan Bilik Mesyuarat Cempaka / Bunga Raya di Aras 3 hendaklah memastikan bahawa pintu akses ditutup ra pat selepas semua ahli mesyuarat telah memasuki bilik mesyuarat. Langkah keselamatan ini penting terutamanya semasa mengendalikan mesyuarat yang melibatkan kehadiran orang luar. Pintu akses hanya boleh dibiarkan terbuka untuk tempoh masa yang singkat semasa menerima ketibaan ahli -ahli mesyuarat dari luar dan selepas mesyuarat tersebut bersurai dengan syarat sekurang -kurangnya seorang pegawai daripada pihak urus setia berada di pintu tersebut .

1.1.4.

PELAWAT

XGambarfoto 1.1.3 : Amalan yang salah Pintu akses dibiarkan terbuka tanpa pengawasan

URUS SETIA MESYUARAT

Gambarfoto 1.1.4 : Amalan yang betul - Urus setia mesyuarat mengawasi pintu akses yang terbuka semasa menyambut ketibaan ahli-ahli mesyuarat

1.1.5.

Apabila semua ahli mesyuarat telah sampai, pintu aks es hendaklah ditutup dengan rapat. Ahli -ahli mesyuarat (bukan warga JAS) yang perlu keluar / masuk melalui pintu akses 3

semasa berlangsungnya sesuatu mesyuarat (contohnya ke bilik air) perlu menggunakan Pas Pelawat.

Gambarfoto 1.1.5 : Pintu akses

1.1.6.

Urus setia mesyuarat boleh mendapatkan Pas Pelawat daripada pihak kaunter lobi JAS untuk tujuan seperti dinyatakan di perkara 1.5. ARAHAN KESELAMATAN 1.1.3 1.1.6 HENDAKLAH DIPATUHI DI SEMUA ARAS YANG BILIK MESYUARATNYA DIKUNJUNGI OLEH ORANG-ORANG LUAR

4

1.2. 1.2.1.

LALUAN KECEMASAN DAN AKSES KEPADA PERALATAN MELAWAN KEBAKARAN Susun atur barang- barang dan perabot hendaklah tidak menghalang laluan kecemasan serta akses kepada peralatan melawan kebakaran.

XGambarfoto 2.1 (a) Gambarfoto sebenar di JAS: Akses alat memadam api terhalang oleh kotak-kotak Gambarfoto 2.1 (b) Gambarfoto sebenar di JAS: Kotak diletakkan di laluan tangga kecemasan

5

1.2.2.

Alat-alat memadam api hendaklah diperiksa dengan kerap untuk memastikan supaya ianya berada dalam keadaan yang baik. Pegawai Keselamatan Aras hendaklah memastikan supaya:i. tiada sebarang sampah di dalam bilik gegelung hos atau pancur basah ii. tiada barang lain disimpan di dalam ruang gegelung hos atau pancur basah. iii. Pastikan tiada barangbarang seperti perabot, tanaman hiasan atau lain-lain menyelindung alat pemadam api (fire extinguisher)

Gambarfoto 2.3 :Pastikan ruang ini kosong, bebas daripada barangbarang atau sampah. 1.2.3. Semua warga kerja JAS hendaklah tahu bilangan dan lokasi alat-alat pemadam api Podium 2 : Satu unit di setiap aras di laluan luar ( koridor) Podium 3 : Dua unit di setiap aras Satu dalam ruang pejabat bersebelahan dengan tangga kecemasan dan satu lagi di laluan luar (koridor)

6

2. KESELAMATAN DOKUMEN 2.1. 2.2. Pastikan semua fail terperingkat yang tidak digunakan dikembalikan ke Bilik Fail Terperingkat di Unit Penta dbiran Pastikan tiada fail terperingkat berada di atas meja dan terdedah tanpa pengawasan pegawai

Gambarfoto 3.2(a) :Jangan sesekali membiarkan fail terperingkat di atas meja tanpa pengawasan

X

Gambarfoto 3.2(b) : Fail terperingkat mesti disimpan dalam kabinet besi berkunci sekiranya pegawai yang menggunakannya perlu meninggalkan meja kerja untuk masa yang singkat

7

2.3.

Sekiranya pegawai perlu meninggalkan bilik atau ruang kerja semasa menggunakan fail terper ingkat, pegawai berkenaan hendaklah menyimpan fail tersebut dalam kabinet berpalang besi serta mengunci kabinet tersebut sebelum beredar daripada bilik, walaupun untuk jangka masa yang pendek (contohnya untuk ke bilik air dan sebagainya) Sekiranya ada keperluan untuk mengedarkan fail terperin gkat dari pegawai ke pegawai tanpa melalui Pendaftar Rahsia, Slip Transit hendaklah diisi dalam dua salinan dan ditandatangani oleh penerima fail tersebut. Satu salinan disimpan oleh pegawai yang pertama memegang fail dan satu lagi salinan perlu dihantar ke Unit Pentadbiran ( u/p: Pendaftar Rahsia) Kertas Minit dalam fail-fail hendaklah dikemaskini pada setiap waktu. Sekiranya pegawai tiada di bilik, memo dan surat (bukan terperingkat) hendaklah diselitkan sepenuhnya di bawah pintu bilik. Sekiranya diselit separuh di luar dan separuh di dalam, risiko kebocoran maklumat agak tinggi k erana surat atau memo terdedah kepada pihak yang tidak berkaitan. Bilik Fail hendaklah kemas dan tidak digunakan untuk menyimpan barang-barang selain fail sahaja.

2.4.

2.5. 2.6.

2.7.

8

3. KESELAMATAN ICT 3.1. Pegawai dan kakitangan Jabatan Alam Sekitar tidak dibenarkan memuatturunkan fail - fail multimedia daripada Internet Pegawai dan kakitangan JAS tidak dibenarkan melayari laman laman web yang tiada kaitannya dengan kerja se masa waktu kerja.Semua laman web yang dilayari dapat dipantau oleh Bahagian Teknologi Maklumat Peralatan ICT mudah alih seperti kamera, komputer riba dan telefon bimbit Jabatan hendaklah dijaga dengan tahap keselamatan yang tinggi

3.2.

3.3.

XGambarfoto 4.4: Peralatan ICT mudah alih tidak boleh dibiarkan atas meja kerja tanpa pengawasan

3.4.

Peralatan ICT mudah alih Jabatan tidak boleh dibiarkan di mana-mana tanpa pengawasan pegawai atau kakitangan yang menggunakannya untuk mengelakkan kecurian. Komputer peribadi Jabatan (di Ibu Pejabat) tidak boleh dipadamkan pada waktu rehat setiap hari Jumaat kerana pihak Bahagian Teknologi Maklumat telah memprogramkan supaya perisian antivirus di kemaskini pada waktu rehat , pada hari tersebut. 9

3.5.

3.6.

Sekiranya perlu membawa keluar peralatan ICT, dilarang sama sekali meninggalkan alat tersebut di dalam kereta atau bilik hotel.

10

4. KESELAMATAN PERIBADI Seperti warga kerja di mana -mana pejabat, warga JAS juga terdedah kepada pelbagai ancaman kepada keselamatan individu , sama ada harta benda persendirian ataupun diri sendiri. Walau bagaimanapun, setiap warga JAS haruslah bertanggungjawab untuk mengurangkan risiko-risiko yang boleh dielakkan. 4.1. Untuk mencegah kecurian barang -barang persendirian, elakkan meletakkan barang -barang berharga di tempat yang mudah di lihat. Sebaik-baiknya simpan dalam almari atau laci yang berkunci.

X4.2.

X

Gambarfoto 5.1: Barang -barang berharga hendaklah disimpan di tempat yang berkunci

Bagi mengurangkan risiko renjatan elektrik, pastikan jari tangan tidak basah sebelum memegang atau menyentuh suis elektrik. (Contohnya suis lampu pantri) Sekiranya menjalankan kerja lebih masa atau pada hari minggu, pastikan bahawa pegawai penyelia telah dimaklumkan terlebih dahulu.

4.3.

11

4.4.

Untuk mengelakkan kejadian tidak diingini, pastikan semua cermin tingkap pejabat ditutup rapat.

XGambarfoto 5.2 : Cermin tingkap di ruang pejabat hendaklah sentiasa ditutup rapat

12