aplikasi mobile – jpsappshabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1971-esitediary.docx · web...

CABARAN INOVASI 2015


SISTEM eSiteDiary Page J A B A T A N P E N G A I R A N D A N S A L I R A N


eSiteDiary

Kumpulan eSiteDiary

BAHAGIAN BANGUNAN DAN INFRASTRUKTUR


Isi Kandungan

A. RINGKASAN EKSEKUTIF....................................................................................................1

B. PENGENALAN...................................................................................................................2

i. Latar Belakang...............................................................................................................2

ii. Tujuan............................................................................................................................3

iii. Kronologi Cetusan Idea dan Pembuktian...................................................................4

iv. Kolaborasi..................................................................................................................6

v. Maklumbalas dari stakeholder......................................................................................6

C. PRODUK INOVASI............................................................................................................. 7

i. IMPAK INOVASI............................................................................................................10

a) Faedah Inovasi..................................................................................................... 10

b) Keberkesanan.......................................................................................................10

c) Signifikan..................................................................................................................10

d) Relevan.................................................................................................................12

ii. GAMBAR BERKAITAN...................................................................................................13

D. HALATUJU.......................................................................................................................36

E. PENUTUP........................................................................................................................37

eSiteDiary Page i


Senarai Gambar RajahGambar Rajah 1: Menu Login.................................................................................................13

Gambar Rajah 2: Menu Utama...............................................................................................14

Gambar Rajah 3: Arahan Kepada Pengguna...........................................................................15

Gambar Rajah 4: Borang 1 - Cabutan Butiran Kontrak...........................................................16

Gambar Rajah 5: Borang 2 - Senarai Permohonan Baru.........................................................17

Gambar Rajah 6: Paparan Ringkasan Projek...........................................................................18

Gambar Rajah 7: Senarai Pengguna.......................................................................................18

Gambar Rajah 8: Proses Utama..............................................................................................19

Gambar Rajah 9: Proses Laporan Harian................................................................................20

Gambar Rajah 10: Proses Arahan Kepada Kontraktor............................................................21

Gambar Rajah 11: Proses Pengesahan oleh Kontraktor.........................................................22

Gambar Rajah 12: Cabutan Minit Mesyuarat Audit JPS Berkenaan Buku Harian Tapak Bina.28

Senarai Carta Alir

Carta Alir 1: Borang 2............................................................................................................. 23

Carta Alir 2: Borang 3 dan Borang 3.1....................................................................................23





Carta Alir 7: Borang 10...........................................................................................................26

Carta Alir 8: Pelan dan Gambar..............................................................................................26


SISTEM eSiteDiary Page ii


Senarai Lampiran

LAMPIRAN A...........................................................................................................................13

LAMPIRAN B...........................................................................................................................19

LAMPIRAN C...........................................................................................................................28

LAMPIRAN D...........................................................................................................................29

LAMPIRAN E........................................................................................................................... 32

LAMPIRAN F........................................................................................................................... 34

eSiteDiary Page iii


eSiteDiary Page iv

ePenaung

Hj. Azmi Bin Ibrahim

Ahli Kumpulan

Irwan Shahrill Ibrahim (Ketua)

Roshidy Nasrol Abu Bakar (Fasilitator)

Mohd Firdaus Muhamad

Maziana Mustafa

Belinda Adzmi

Mohd Hamidi Mohamed

Mazlina Abdul Halim


A. RINGKASAN EKSEKUTIF

Buku Harian Tapakbina (BHT) merupakan satu dokumen untuk merekod segala

aktiviti yang dijalankan di tapak bina setiap hari. Rekod yang dicatat adalah

keadaan cuaca, butiran dan kemajuan kerja, senarai nama pekerja, aspek

keselamatan dan kesihatan, penggunaan bahan api serta arahan dan pengesahan

dari pihak kontraktor dan pegawai penguasa.

Hanya pegawai yang diberi kuasa sahaja boleh melakukan kerja merekod seperti

jurutera residen, kerani tapak dan juruteknik. Kebiasaannya BHT ini disimpan di

pejabat tapak pembinaan dan secara berjadual, ia perlu disalinkan ke ibu pejabat

sebagai rekod pentadbiran.

Maklumat yang terdapat di dalam BHT boleh digunakan untuk rujukan perkara

berbangkit, tuntutan, pemeriksaan kualiti, prosedur bayaran dan kemajuan kerja.

Sehubungan dengan itu, satu inisiatif baru telah diambil bagi menggantikan BHT

secara manual kepada sistem secara atas talian yang dinamakan eSiteDiary. Ia

berfungsi sama seperti BHT, lengkap dengan ciri-ciri tambahan seperti kata laluan,

paparan dan pemantauan serta-merta dari mana-mana peranti yang berhubung

dengan talian internet.

SISTEM eSiteDiary 1


B. PENGENALAN

i. Latar BelakangKementerian Sumber Asli dan Alam Sekitar (NRE) telah memberi tanggungjawab

kepada Jabatan Pengairan dan Saliran, Malaysia (JPS) untuk melaksanakan kerja-

kerja pembinaan bangunan dan infrastruktur untuk jabatan sendiri dan agensi-agensi

di bawah NRE

Bahagian Bangunan dan Infrastruktur (BBI) secara khususnya telah diberi

tanggungjawab ini di dalam kerja-kerja perancangan, merekabentuk dan membina

projek-projek bangunan dan infrastruktur . Salah satu mekanisma pemantauan dan

penyimpanan rekod berkaitan pembinaan adalah melalui BHT.

BHT merupakan sumber rujukan penting di dalam proses pemantauan pelaksanaan

projek, namun fungsinya sering dianggap kecil. Memandangkan projek pembinaan

merupakan salah satu teras utama bahagian ini, maka tercetuslah idea ini bagi

memastikan rekod di tapak bina dibuat dengan lengkap dan selamat serta mudah

diperolehi.

eSiteDiary 2


ii. Tujuan

BHT dalam perlaksanaan sesuatu projek di tapak pembinaan adalah bertujuan

memantau kemajuan projek. Rekod yang terkandung dalam dokumen ini adalah

sangat penting di dalam pentadbiran kontrak seperti membantu dalam urusan

permohonan lanjutan masa, tuntutan insurans, pertikaian dan

timbangtara/tindakan mahkamah, penilaian tuntutan-tuntutan kontraktor,

pengauditan dan penyelesaian lain-lain masalah dalam pentadbiran kontrak.

Dengan adanya inovasi terhadap BHT, fungsi dan kegunaannya dapat

dipertingkat dan diperkemas supaya ia memenuhi matlamat yang telah digariskan.

Keperluan eSiteDiary ini juga sesuai dengan perkembangan teknologi masa

kini..

Tujuan eSiteDiary ini dibangunan adalah untuk :

Menyediakan sistem aplikasi atas talian secara real-time khusus untuk

pasukan projek;

Membolehkan pasukan projek mencari maklumat dalam masa yang

singkat, cepat dan di mana sahaja;

Meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian JPS serta memberi

kemudahan untuk mendapatkan maklumat melalui sistem aplikasi atas

talian;

Memenuhi keperluan pelaksanaan inisiatif ICT selaras dengan Pelan

Strategik ICT Sektor Awam yang menggariskan hala tuju penggunaan ICT

secara pervasif dalam usaha meningkatkan daya saing negara;

eSiteDiary 3


Menyediakan dan memenuhi keperluan pelaksanaan dan operasi gerbang

perkhidmatan mobile kerajaan (Mymobile)

Aplikasi ini selaras dengan perkembangan kecanggihan teknologi terkini dan

potensinya dalam penyampaian maklumat yang paling efektif. BBI merupakan

AGENSI KERAJAAN PERTAMA yang membangunkan sistem ini.

iii. Kronologi Cetusan Idea dan Pembuktian

KRONOLOGI

Idea untuk melaksanakan BHT secara online atau eSiteDiary tercetus dari di

atas pengalaman pegawai-pegawai di BBI semasa mengendalikan sesuatu projek.

Selain itu, terdapat juga penemuan teguran audit ke atas projek-projek JPS di

seluruh negara berkenaan dengan rekod BHT. Di antara permasalahan yang berlaku

di dalam pelaksanaan rekod BHT sebelum ini adalah seperti berikut :

Keadaan Sebelum Inovasi

Segala butiran yang terkandung dalam BHT ditulis tangan dan ia mengambil

masa dan bertangguh;

Sering berlaku human error dalam pengisian rekod secara manual;

BHT disimpan di tapakbina mulai dari tarikh permulaan kerja hingga kerja

disiapkan. Sukar untuk Pegawai Penguasa di pejabat membuat rujukan;

Lambakan BHT memakan ruang kerja dan menyebabkan persekitaran kerja

tidak kondusif;

eSiteDiary 4


Setelah tercetusnya idea ini, kumpulan inovasi ini merancang melaksanakan satu

sistem pengisian rekod BHT yang dibuat secara online yang dapat mengelakkan

kecuaian di dalam pengisian rekod tersebut. Di antara penambahbaikan yang boleh

di buat melalui sistem tersebut adalah seperti berikut :

Keadaan Selepas Inovasi

Pengisian maklumat dibuat secara pilihan menu tersedia. Ia lebih pantas dan mampu

mengurangkan kesilapan;

Dengan fungsi carian, pengguna boleh menyemak rekod eSiteDiary dengan

cepat dan mudah tanpa perlu membuka BHT;

Pengguna boleh menjana statistik rekod sistem ini dengan paparan grafik secara

effortless;

Pengguna boleh mengepilkan pelbagai lampiran seperti pelan, gambar, spreadsheet

dan sebagainya bagi menjelaskan maksud laporan;

Sistem ini boleh digunapakai di jabatan-jabatan lain yang terlibat dengan projek

pembinaan;

Pengurusan Tertinggi atau Ketua Jabatan juga boleh memantau status projek yang

telah direkod secara atas talian dengan serta-mertatanpa perlu berada di tapak bina;

Rekod eSiteDiary akan dibuat salinan pendua (backup) oleh sistem secara

automatik.

Pembuktian

Print Screen Sistem (Rujuk Lampiran B Print Screen gambar berkaitan)

Carta Alir Sistem (Rujuk Lampiran B)

eSiteDiary 5


Penemuan Audit ( Rujuk Lampiran C)

Minit Mesyuarat Jawatankuasa ICT (Rujuk Lampiran D)

iv. Kolaborasi Dalam pembangunan sesuatu aplikasi baharu secara atas talian memerlukan kos

yang tinggi. Oleh yang demikian bagi menyokong langkah penjimatan jabatan,

BBI telah mengambil satu langkah proaktif dalam membangunkan sistem ini

secara dalaman dengan memeterai kolaborasi di antara BBI dan Bahagian

Pengurusan Maklumat (BPM).(Rujuk Lampiran E)

v. Maklumbalas dari stakeholderBagi menjayakan sistem ini, maklumbalas daripada pasukan projek adalah

penting untuk memastikan sistem yang dibuat adalah lengkap dan teratur supaya

pengisian yang dibuat sama seperti isian manual. Maklumbalas yang pantas dan

real-time dapat diperolehi dengan menggunakan pelbagai medium yang

merangkumi Whatsapp, Facebook, Twitter, emel dan Google Form. (Rujuk

Lampiran F)

eSiteDiary 6


C. PRODUK INOVASI

eSiteDiary ini dibangunkan secara bersama di antara BBI dan BPM. BBI

memberikan maklumat carta alir serta item-item di dalam BHT dan BPM

membangunkan sistem ini berdasarkan perancangan yang telah didokumentasikan

ke dalam System Requirement Specification (SRS). SRS telah diwujudkan mengikut

keperluan semasa daripada BBI. Pembangunan sistem ini mengambil kira skop,

keperluan pengguna, analisa dan rekabentuk aplikasi, pembangunan aplikasi,

pengujian dokumentasi dan pelaksanaan.

Aplikasi ini telah dibangunkan secara dalaman oleh BPM dengan menggunakan

peralatan server, komputer dan rangkaian sedia ada. Perisian yang digunakan di

dalam pembangunan sistem ini adalah Dreamweaver, Adobe Photoshop, MsSQL

dan Notepad++. Sistem ini dibangunkan menggunakan rangka kerja (framework)

Zend Studio. Pembangunan aplikasi ini adalah bersifat dinamik dan boleh ditambah

baik dari semasa ke semasa.

Sistem ini boleh dicapai melalui http://generikapps.water.gov.my/esitediary . Untuk

daftar masuk ke dalam sistem, pasukan projek hanya perlu menggunakan ID dan

kata laluan Sistem Warga v2.0 (SISWA 2.0). Sistem ini telah diintegrasikan dengan

SISWA 2.0 bagi tujuan pendaftaran pasukan projek. Integrasi di antara kedua sistem

ini adalah untuk memudahkan pengguna mengingat ID dan kata laluan. Setiap

paparan antara muka adalah berbeza bedasarkan peranan setiap ahli pasukan

projek.

eSiteDiary 7

http://generikapps.water.gov.my/esitediary


Sistem ini juga telah dibentangkan di dalam Mesyuarat Jawatankuasa Teknikal ICT

(JTICT) JPS dan telah mendapat persetujuan untuk dibangun dan digunapakai serta

diperluas kepada bahagian yang menggunakan BHT dalam pemantauan

pelaksanaan projek (Lampiran D- Cabutan minit mesyuarat).

Sebelum Sistem Diwujudkan

BHT kebiasaannya ditulis tangan dan ini menyukarkan rujukan/mencari

maklumat yang dikehendaki selain sukar memahami kepelbagaian

tulisan individu.

BHT disimpan oleh pegawai di tapak sahaja dan rujukan oleh pegawai

yang tidak berada di tapak adalah sukar.

BHT boleh menjadi tidak tepat sekiranya maklumat semasa yang diisi

tidak lengkap atau lewat dikemaskini.

BHT tidak mengandungi gambar kerja di tapak di mana ia tidak dapat

menerangkan perincian kerja lebih baik dari rekod bertulis semata.

BHT terdedah kepada pemalsuan maklumat kerana ciri keselamatan

yang lemah.

BHT mudah hilang/musnah disebabkan oleh kecuaian, kebakaran,

bencana alam dan kecurian.

BHT sedia ada berat dan agak sukar dibawa kemana-mana.

Fungsi BHT yang terhad dan maklumat tidak dapat dipelbagaikan.

eSiteDiary 8


Selepas Sistem Diwujudkan

BHT dapat ditulis secara atas talian dan memudahkan carian maklumat

oleh semua pasukan projek.

BHT mampu diakses di mana sahaja oleh pasukan projek selagi ada

capaian internet.

BHT dapat direkodkan dengan tepat kerana pasukan projek akan

mendapat amaran jika terdapat maklumat yang tidak lengkap dikemaskini

sebelum memasukkan maklumat baru.

BHT boleh dimuat naik gambar kerja di tapak dan perincian kerja yang

lebih baik dapat diterangkan.

Maklumat di dalam BHT sukar dipalsukan kerana memerlukan

pengesahan daripada Pegawai Penguasa ataupun Wakil Pegawai

Penguasa.

Maklumat di dalam pangkalan data disimpan secara elektronik dan backup

data dilaksanakan setiap hari.

Tidak perlu membawa hard copy BHT dan mesra alam (paperless)

Maklumat BHT dapat dipelbagaikan seperti muat naik gambar, membuat

cetak dan memudahkan carian.

eSiteDiary 9


i. IMPAK INOVASI

a) Faedah Inovasi

Output

Laporan BHT di dalam bentuk digital yang boleh di akses secara atas talian

dari mana-mana peranti yang bertalian internet.

b) Keberkesanan

Replicability

Dapat digunapakai oleh pelbagai pihak yang terlibat di dalam penyeliaan

projek dan boleh diadaptasi mengikut kesesuaian projek.

c) Signifikan

Penjimatan Masa

Dapat menjimatkan masa untuk mendapatkan maklumat terkini pembinaan

projek tanpa perlu ke tapak bina.

i. Perjalanan

ii. Penyediaan laporan

iii. Akses maklumat

iv. Mempercepatkan masa semakan dan pengesahan

v. Penghasilan output dari maklumat-maklumat yang terkumpul

vi. Penyisihan data mengikut kategori/jenis berpandukan kepada

maklumat yang dimasukkan dalam laporan harian

eSiteDiary 10


Penggunaan Sumber yang Optimum

i. Menjimatkan kos pengangkutan

ii. Menjimatkan kos komunikasi

iii. Menjimatkan masa

Memenuhi Objektif Inisiatif

Dalam menyokong perkembangan teknologi maklumat yang pesat membangun

sistem ini,merupakan satu inisiatif baru yang diambil di dalam penyebaran maklumat

yang lebih berkesan di JPS.

Mesra Pelanggan

i. Boleh diakses oleh semua pihak yang berkaitan

ii. Mudah diakses dari mana-mana tempat dan bila-bila masa

iii. Mudah difahami

iv. Sistem database yang pantas dan reliable

v. Boleh disimpan untuk tujuan rujukan

vi. Bercirikan medan database berklasifikasi

vii. Simpanan data yang selamat (akses dengan kata laluan)

eSiteDiary 11


d) Relevan

Peningkatan produktiviti

i. Dapat memastikan pengisian laporan disediakan secara

sistematik dan pantas

ii. Penyediaan laporan yang menepati masa

iii. Mengurangkan pertikaian terhadap arahan-arahan yang

dikeluarkan kepada kontraktor

iv. Menyegerakan proses-proses mendapatkan maklumat yang

boleh membantu dalam hal-hal berkaitan kontrak yang

disegerakan

v. Mengurangkan berlakunya kesilapan dalam laporan

Menyokong Dasar Kerajaan

Menyokong usaha kerajaan ke arah go green dan kelestarian alam sekitar menerusi konsep

paperless, dimana BHT tidak lagi dicetak dan diedarkan kepada Pasukan Projek. Tanpa

bergantung kepada medium tradisional iaitu hardcopy, penyebaran dan capaian maklumat

dapat dilaksanakan secara lebih cepat, mudah dan meluas.

eSiteDiary 12


ii. GAMBAR BERKAITAN

LAMPIRAN A

Gambar Rajah 1: Menu Login

eSiteDiary 13


Gambar Rajah 2: Menu Utama

eSiteDiary 14


Gambar Rajah 3: Arahan Kepada Pengguna

eSiteDiary 15


Gambar Rajah 4: Borang 1 - Cabutan Butiran Kontrak

eSiteDiary 16


Gambar Rajah 5: Borang 2 - Senarai Permohonan Baru

Gambar Rajah 6: Paparan Ringkasan Projek

eSiteDiary 17


Gambar Rajah 7: Senarai Pengguna

eSiteDiary 18


LAMPIRAN BCarta Aliran Sistem

Gambar Rajah 8: Proses Utama

eSiteDiary 19

Pengguna Sistem

PENYELIAAN

TAPAK

LAPORAN

HARIAN

BUTIRAN

PROJEK

Penyelia Tapak

Penyelia Tapak

Admin/ Pegawai

Penguasa

TAMAT

MULA


Gambar Rajah 9: Proses Laporan Harian

eSiteDiary 20

MULA

PROJEK SEDIA

ADA?

Papar Maklumat

Borang 8.1/8.2

TAMAT

Cetak Maklumat

Borang 8.1/8.2

Tambah Maklumat

Borang 8.1/8.2

Tidak

YaPenyelia Tapak

Pengguna Sistem

Arahan kepada

Kontraktor

Pengesahan oleh

Kontraktor

Simpan dan papar

maklumat

MAKLUMAT LENGKAP?

Draf Maklumat

Kemaskini

maklumat

YaTidak


Gambar Rajah 10: Proses Arahan Kepada Kontraktor

eSiteDiary 21

Tidak

Ya

TAMAT

Ulasan semakan

ARAHAN

KEPADA

Hantar e-mail notifikasi

kepada kontraktor

Pengguna Sistem

Penyelia Tapak

MULA


Gambar Rajah 11: Proses Pengesahan oleh Kontraktor

eSiteDiary 22

Kontrakto

r

Pengguna Sistem

MULA

Papar Arahan

ARAHAN

DITERIMA?

Sokong Jumpa Penyelia Tapak

TAMAT

Ya

Tidak


Jenis-jenis Borang

Carta Alir 1: Borang 2

Carta Alir 2: Borang 3 dan Borang 3.1

eSiteDiary 23




eSiteDiary 24




eSiteDiary 25



Carta Alir 8: Pelan dan Gambar

eSiteDiary 26



eSiteDiary 27


LAMPIRAN CContoh Penemuan Audit JPS

Gambar Rajah 12: Cabutan Minit Mesyuarat Audit JPS Berkenaan Buku Harian Tapak Bina

eSiteDiary 28


LAMPIRAN DMinit Mesyuarat Jawatankuasa ICT

eSiteDiary 29


eSiteDiary 30


eSiteDiary 31


LAMPIRAN ESurat Jemputan BPM Sebagai Ahli Inovasi eSiteDiary

eSiteDiary 32


LAMPIRAN FMaklumbalas Stakeholder

- Seperti dilampirkan -

eSiteDiary 33


D. HALATUJU

Dengan adanya sistem ini, eSiteDiary dapat dimanfaatkan oleh semua pasukan

projek. Maklumat yang dipaparkan melalui sistem ini adalah sangat berguna dan

dapat memberi kemudahan kepada pengguna. Bagi memenuhi keperluan pengguna

yang akan berubah dari semasa ke semasa, sistem ini boleh dipertingkatkan dan

ditambahbaik dengan menjurus kepada fungsi-fungsi berikut :

Total Paperless – Sistem digunakan secara elektronik sepenuhnya

Aplikasi Tandatangan Digital bagi menyokong penggunaan secara Total

Paperless dan pengesahan maklumat di dalam BHT

Replicability – Diperluaskan penggunaan kepada agensi-agensi kerajaan

yang lain

Offline- Pengisian maklumat BTH secara offline dan muatnaik automatik

secara pukal apabila ada capaian internet.

eSiteDiary 34


E. PENUTUP

Sistem eSiteDiary ini membawa pembaharuan dalam pelaporan kerja di tapak

bina. Jika dahulunya laporan direkod secara manual, kini hanya memerlukan input

secara atas talian. Dengan adanya inovasi seperti ini, beban kos pengangkutan,

komunikasi dan masa dapat dijimatkan dengan skala yang signifikan. Ia juga bersifat

modular dan replicable untuk disesuaikan dengan keperluan. Sistem database yang

cekap, diyakini dan mesra pengguna amat penting bagi menjamin keselamatan dan

keutuhan penyimpanan maklumat. Inovasi eSiteDiary adalah selari dengan

harapan jabatan untuk menjadi sektor awam terunggul di dunia.

eSiteDiary 35

aplikasi mobile – jpsappshabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/1971-esitediary.docx · web...

Documents