aplikasi komputer -...

0 DIGITAL FRANKING SYSTEM 2.0 PANDUAN PENGGUNA (APLIKASI KOMPUTER)

PANDUAN PENGGUNA

APLIKASI

KOMPUTER V 2.0

Bahasa Melayu


ISI KANDUNGAN

1. PENDAFTARAN APLIKASI ............................................................................................... 2

1.1. PENDAFTARAN KALI PERTAMA ‘APLIKASI KOMPUTER’ ....................................... 2

2. TAMBAH SURAT CARA .................................................................................................... 4

2.1. TAMBAH SURAT CARA MANUAL (PENYETEMAN AM & SEKURITI) ................... 5

2.2. TAMBAH SURAT CARA MANUAL (SEWA PAJAK) ............................................... 13

2.3. IMPORT SURAT CARA DARI EXCEL ...................................................................... 26

2.4. HAPUS SURAT CARA .............................................................................................. 34

2.5. SALIN SURAT CARA ................................................................................................ 36

2.6. KEMASKINI MAKLUMAT SURAT CARA .................................................................. 37

3. SENARAI PEMBAWA DOKUMEN ................................................................................... 44

3.1. TAMBAH PEMBAWA DOKUMEN ............................................................................. 44

3.2. KEMASKINI PEMBAWA DOKUMEN ........................................................................ 48

3.3. HAPUS PEMBAWA DOKUMEN................................................................................ 51

4. SENARAI PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA ........................................................ 53

4.1. TAMBAH PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA .................................................. 53

4.2. KEMASKINI PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA .............................................. 58

4.3 HAPUS PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA ..................................................... 61

5. SENARAI DOKET ............................................................................................................ 63

5.1. TAMBAH DOKET ...................................................................................................... 63

5.2. JANA DOKET QR PDF ............................................................................................. 68

5.3. KEMASKINI DOKET .................................................................................................. 71

5.4. HAPUS DOKET ......................................................................................................... 78


1. PENDAFTARAN APLIKASI

Pendaftaran aplikasi komputer ini hanya untuk kali pertama penggunaan sahaja. Selepas

pendaftaran berjaya, pengguna tidak memerlukan ID pengguna dan kata laluan untuk setiap

kali menggunakan aplikasi komputer ini.

1.1. PENDAFTARAN KALI PERTAMA ‘APLIKASI KOMPUTER’

‘Double click’ pada ikon untuk memulakan ‘Aplikasi Komputer’ dan paparan

‘Pendaftaran Aplikasi’ akan dipaparkan bagi kali pertama pendaftaran untuk menggunakan

‘Applikasi Komputer’

1. Isi semua maklumat untuk pendaftaran kali pertama.

2. Klik pada butang ‘Daftar’ selepas selesai isi semua maklumat untuk pendaftaran.


3. Mesej 'Pendaftaran Berjaya’ akan dipaparkan dan klik butang 'Ok' untuk terus ke

paparan utama ‘Aplikasi Komputer’

Pendaftaran Aplikasi Komputer untuk pertama kali selesai


2. TAMBAH SURAT CARA

Terdapat 2 kaedah tambah surat cara. Kaedah tambah surat cara tersebut adalah terdiri

daripada:

1. Tambah Surat Cara Manual

2. Tambah Surat Cara dari Excel

Bagi Tambah Surat Cara Manual terdapat perbezaan dari segi maklumat yang diperlukan

bergantung kepada jenis penyeteman yang dipilih (Penyeteman Sewa Pajak, Penyeteman

Am dan Penyeteman Sekuriti).

Manakala bagi Tambah Surat Cara dari Excel hanya tertaklouk kepada jenis penyeteman

(Penyeteman Am dan Penyeteman Sekuriti)


2.1. TAMBAH SURAT CARA MANUAL (PENYETEMAN AM &

SEKURITI)

‘Double click’ pada ikon untuk memulakan 'Aplikasi PC'. Skrin seperti dibawah akan

dipaparkan.

1. Pilih tab 'Senarai Surat Cara'

2. Klik pada butang "Tambah Surat Cara Manual" untuk tambah surat cara baru


3. Isikan semua maklumat pada 'Maklumat Surat Cara' tab. Pilih jenis penyeteman

Penyeteman Am atau Sekuriti

(Ruangan yang bertanda * adalah ruangan wajib diisi)

4. Klik pada 'Maklumat Pihak' tab untuk mengisi maklumat pihak pertama, kedua atau

ketiga.


5. Klik pada butang 'Tambah Pihak Pertama' untuk tambah pihak pertama

6. Isikan semua maklumat pihak pertama



7. Klik butang 'Simpan Maklumat Pihak' setelah selesai isi semua maklumat

8. Mesej 'Data berjaya disimpan' akan dipaparkan dan klik butang 'Ok' untuk kembali ke

paparan 'Maklumat Pihak'. Ulang step yang ke-5 bagi menambah individu lain bagi pihak

ini.


9. Klik pada butang 'Tambah Pihak Kedua' untuk tambah pihak kedua

10. Isikan semua maklumat pihak kedua



11. Klik butang 'Simpan Maklumat Pihak' setelah selesai isi semua maklumat


paparan 'Maklumat Pihak'. Ulang step yang ke-9 bagi menambah individu lain bagi pihak

ini.


13. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Surat Cara' untuk simpan surat cara yang dicipta

(Tambah Pihak Ketiga jika ada)


paparan 'Senarai Surat Cara'


15. Carian ini digunakan untuk carian surat cara daripada senarai surat cara dengan

memasukkan maklumat pihak

- 'Tambah Surat Cara Manual' selesai -


2.2. TAMBAH SURAT CARA MANUAL (SEWA PAJAK)

1. Klik pada butang ‘Tambah Surat Cara Manual’ untuk tambah surat cara baru

2. Pada bahagian ‘Jenis Penyeteman’ pilih ‘Penyeteman Sewa Pajak’


3. Klik pada butang ‘Maklumat Tambahan Sewa Pajakan’ untuk memasukkan maklumat

sewa pajak


4. Untuk bahagian ‘Diskripsi Surat Cara’, jika pilihan surat cara:

a) Perjanjian Sewa/Pajakan – Bayaran Sewa Tetap Dalam Tempoh Penyewaan

b) Perjanjian Sewa/Pajakan – Bayaran Sewa Berbeza Dalam Tempoh Penyewaan

c) Perjanjian Sewa/Pajakan – Terdapat Pindaan Ke Atas Perjanjian Sewa/Pajakan

Yang Asal

Maklumat ‘Tempoh Perjanjian/Kadar’ harus di isi.

5. Jika pilihan ‘Diskripsi Surat Cara’:

a) Lain-lain (Butiran 49(f), Jadual Pertama Akta Setem 1949

b) Premium atau Balasan Sahaja

c) Nisbah Hasil Tanaman Sahaja

Tidak perlu untuk isikan maklumat ‘Tempoh Perjanjian/Kadar’ dan terus isi maklumat

harta


6. Untuk mengisi maklumat ‘Tempoh Perjanjian/Kadar’, klik pada butang ‘Tambah

Jumlah Bayaran Mengikut Tempoh’

7. Isikan semua maklumat pada ‘Tempoh/Kadar’

8. Klik pada butang ‘Simpan’ setelah selesai isikan semua maklumat



paparan ‘Maklumat Sewa/Pajakan Surat Cara’

10. Untuk maklumat harta, pada medan ‘Jenis Harta’ dan ‘Jenis Banggunan’ harus di pilih

dahulu bagi mengisi maklumat seterusnya, jadual dibawah menunjukkan keterangan

bagi mengisi maklumat harta :


JENIS HARTA JENIS BANGUNAN MAKLUMAT TAMBAHAN

KEDIAMAN

BANGLO PERABOT

LUAS LANTAI (MP)

KEMBAR PERABOT

LUAS LANTAI (MP)

TERES PERABOT

LUAS LANTAI (MP)

KONDOMINIUM

PERABOT

BIL TINGKAT YANG DISEWA

LUAS LANTAI (MP)

PANGSAPURI

PERABOT


LUAS LANTAI (MP)

RUMAH KEDAI

PERABOT


LUAS LANTAI (MP)

RUMAH PANGSA

PERABOT


LUAS LANTAI (MP)

KLUSTER PERABOT

LUAS LANTAI (MP)

SESEBUAH PERABOT

LUAS LANTAI (MP)

PERDAGANGAN

RUMAH KEDAI LUAS LANTAI (MP)

RUANG PERNIAGAAN LUAS LANTAI (MP)

RUANG PEJABAT LUAS LANTAI (MP)

SESEBUAH LUAS LANTAI (MP)

PERINDUSTRIAN

SESEBUAH LUAS LANTAI (MP)

KEMBAR LUAS LANTAI (MP)

TERES LUAS LANTAI (MP)

BERTINGKAT (FLATTED) LUAS LANTAI (MP)

BANGLO LUAS LANTAI (MP)

TAPAK KOSONG

NO. LOT

MUKIM

DAERAH

KEGUNAAN


JENIS HARTA JENIS BANGUNAN MAKLUMAT TAMBAHAN

LUAS PETAK/UNIT

LUAS LANTAI (MP)

11. Klik pada butang ‘Simpan’ setelah semua maklumat selesai di isi.


paparan ‘Tambah Surat Cara Manual’


13. Klik pada tab ‘Maklumat Pihak’ untuk mengisi maklumat pihak

14. Klik pada buatang ‘Tambah Pihak Pertama’ untuk mengisi maklumat pihak pertama


15. Isikan semua maklumat pihak pertama


16. Klik pada butang ‘Simpan Maklumat Pihak’ setelah selesai isi semua maklumat



paparan ‘Tambah Surat Cara Manual’. Ulang step yang ke-14 bagi menambah individu

lain bagi pihak ini.

18. Klik pada butang ‘Tambah Pihak Kedua’ untuk mengisi maklumat pihak kedua


19. Isikan semua maklumat pihak kedua


20. Klik pada butang ‘Simpan Maklumat Pihak’ setelah selesai isi semua maklumat


paparan ‘Tambah Surat Cara Manual’. Ulang step yang ke-18 bagi menambah individu

lain bagi pihak ini.


22. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Surat Cara' untuk simpan surat cara yang dicipta

(Tambah Pihak Ketiga jika ada)




Tambah Surat Cara Manual (Sewa Pajak) selesai


2.3. IMPORT SURAT CARA DARI EXCEL

Contoh Excel format untuk import surat cara


1. Pilih tab 'Senarai Surat Cara'

2. Klik pada butang 'Import Surat Cara dari Excel'

3. Klik pada butang 'Browse' untuk cari fail excel


4. Pilih fail excel yang telah diisi maklumat surat cara

5. Klik pada butang 'Open' untuk import surat cara

6. Ikon menunjukkan fail yang di import tidak lengkap

7. Klik pada ikon untuk kemaskini surat cara tersebut


8. Isikan maklumat yang tidak lengkap pada tab 'Maklumat Surat Cara'

9. Klik pada tab 'Maklumat Pihak' untuk melihat maklumat pihak yang tidak lengkap

10. Ikon tersebut menunjukkan ada maklumat pihak yang tidak lengkap

11. Klik pada ikon untuk kemaskini maklumat pihak tersebut


12. Kemaskini semua maklumat yang tidak lengkap

(Gambar di atas adalah contoh maklumat 'No. Telefon' tidak diisi.)


13. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Pihak' setelah selesai mengisi semua maklumat

yang tidak lengkap


paparan 'Maklumat Pihak'


15. Ikon menunjukkan semua maklumat telah lengkap diisi

16. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Surat Cara' untuk simpan surat cara


paparan 'Import dari Excel'


18. Ikon menunjukkan semua maklumat surat cara yang di import telah lengkap

19. Klik pada butang 'Import Senarai Surat Cara' untuk import kedalam 'Aplikasi PC'

20. Mesej 'Proses import surat cara berjaya' akan dipaparkan dan klik butang 'Ok' untuk

kembali ke paparan 'Senarai Surat Cara'


2.4. HAPUS SURAT CARA

1. Tick pada 'checkbox' senarai surat cara yang hendak dihapuskan

2. Klik pada butang 'Hapus Surat Cara Sedia Ada' untuk menghapuskan surat cara yang

dipilih


3. Mesej 'Surat Cara yang dipilih akan dihapuskan. Teruskan?' akan dipaparkan, klik pada

butang 'Ya' untuk hapus surat cara dan kembali kepada paparan 'Senarai Surat Cara'

Penghapusan Surat Cara Selesai


2.5. SALIN SURAT CARA

1. Klik pada ikon untuk salin surat cara

2. Surat cara telah berjaya disalin


2.6. KEMASKINI MAKLUMAT SURAT CARA

1. Klik pada ikon untuk kemaskini maklumat surat cara

2. Isikan maklumat yang hendak dikemaskini


3. Klik pada tab 'Maklumat Pihak' untuk kemaskini maklumat pihak

4. Klik pada ikon untuk kemaskini maklumat pihak


6. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Pihak' setelah selesai kemaskini semua maklumat

pihak



paparan 'Maklumat Pihak'

8. Klik pada ikon jika ingin menhapuskan maklumat pihak


9. Mesej 'Pihak Pertama/Kedua dengan butiran berikut akan dihapus. Teruskan?' akan

dipaparkan dan klik butang 'Ya' untuk kembali ke paparan 'Maklumat Pihak'

10. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Surat Cara' untuk simpan surat cara yang telah

dikemaskini




Kemaskini Maklumat Surat Cara Selesai


3. SENARAI PEMBAWA DOKUMEN

3.1. TAMBAH PEMBAWA DOKUMEN

1. Klik pada tab 'Senarai Pembawa Dokumen' untuk tambah pembawa dokumen baru


2. Isikan semua maklumat pembawa dokumen


3. Klik pada butang 'Semak' untuk semakan IC pembawa dokumen daripada senarai

pembawa dokumen jika telah didaftarkan terdahulu


4. Mesej 'Nombor IC/Passport boleh digunakan. Sila teruskan' akan dipaparkan jika

tidak pernah didaftarkan dan klik butang 'Ok' untuk kembali ke paparan 'Senarai

Pembawa Dokumen'

5. Klik pada butang 'Simpan Pembawa Dokumen' setelah selesai mengisi semua

maklumat pembawa dokumen


6. Mesej 'Data berjaya disimpan' akan dipaparkan dan klik butang 'Ok' untuk kembali

ke paparan 'Senarai Pembawa Dokumen'


3.2. KEMASKINI PEMBAWA DOKUMEN

1. Pilih pembawa dokumen yang hendak dikemaskini pada senarai pembawa dokumen

2. Isikan maklumat pembawa dokumen yang hendak dikemaskini


3. Klik pada butang 'Simpan Pembawa Dokumen’ setelah selesai kemaskini

4. Mesej 'Data berjaya disimpan' akan dipaparkan dan klik butang 'Ok' untuk kembali

ke paparan 'Senarai Pembawa Dokumen'


Kemaskini Pembawa Dokumen selesai


3.3. HAPUS PEMBAWA DOKUMEN

1. Pilih pembawa dokumen yang hendak dihapuskan daripada senarai pembawa

dokumen

2. Klik pada butang 'Hapus Pembawa Dokumen' untuk hapus pembawa dokumen


3. Mesej 'Pembawa Dokumen yang dipilih akan dihapuskan. Teruskan?' akan

dipaparkan dan klik butang 'Ya' untuk kembali ke paparan 'Senarai Pembawa

Dokumen'

Hapus Pembawa Dokumen Selesai


4. SENARAI PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA

4.1. TAMBAH PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA

1. Klik pada tab 'Senarai Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma untuk tambah pemilik


2. Isikan semua maklumat Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma

- Ini adalah contoh bagi kategori Individu jika senarai pemilik itu adalah individu

(* adalah ruangan wajib diisi)


3. Isikan semua maklumat Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma

- Ini adalah contoh bagi kategori Syarikat jika Pemilik Dokumen itu daripada Syarikat

(* adalah ruangan wajib diisi)


4. Klik pada butang 'Semak' untuk semakan IC/Passport/No. Pendaftaran Syarikat

daripada senarai pemilik dokumen jika telah didaftarkan terdahulu.

5. Mesej 'No. IC/Passport/No. Pendaftaran Syarikat boleh digunakan. Sila teruskan' akan

dipaparkan jika tidak pernah didaftarkan dan klik butang 'Ok' untuk kembali ke paparan

'Senarai Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma'


6. Klik pada butang 'Simpan Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma' setelah selesai tambah

Pemilik Dokumen


paparan 'Senarai Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma'


4.2. KEMASKINI PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA

1. Pilih Pemilik Dokumen yang hendak dikemaskini daripada senarai Pemilik Dokumen

Individu/Syarikat

2. Isikan semua maklumat yang hendak dikemaskini


3. Klik pada butang Simpan 'Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma' setelah selesai kemaskini

semua maklumat


paparan 'Senarai Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma'


Kemaskini Senarai Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma selesai


4.3 HAPUS PEMILIK DOKUMEN/SYARIKAT/FIRMA

1. Pilih pemilik dokumen yang hendak dihapus daripada Senarai Pemilik

Dokumen/Syarikat/Firma Individu/Syarikat

2. Klik pada butang 'Hapus Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma’ untuk hapus


3. Mesej 'Wakil yang dipilih akan dihaoouskan. Teruskan?' akan dipaparkan dan klik

butang 'Ya' untuk kembali ke paparan 'Senarai Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma'

Penghapusan Senarai Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma selesai


5. SENARAI DOKET

5.1. TAMBAH DOKET

1. Klik pada tab 'Senarai Doket' untuk tambah doket baru

2. Klik pada butang 'Tambah Doket'


3. Pilih jenis kategori bagi Pembawa Dokumen sama ada Individu atau Wakil (Ruang

Kategori Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma akan dibuka jika pilih kategori Wakil)

4. Pilih maklumat pembawa dokumen yang telah ditambah daripada 'Senarai Pembawa

Dokumen'

5. Pilih jenis kategori wakil sama ada Individu atau Syarikat

6. Pilih maklumat Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma yang telah ditambah daripada 'Senarai

Pemilik Dokumen/Syarikat/Firma


7. Klik pada butang 'Pilih Surat Cara Daripada Senarai Surat Cara' untuk memilih surat

cara yang hendak dijadikan doket

8. Tick pada 'checkbox' surat cara yang hendak dipilih

9. Tick pada 'checkbox' jika ingin sembunyikan surat cara yang telah digunakan atau

dijadikan doket


10. Klik pada butang 'Tambah Surat Cara kepada Doket' untuk meneruskan tambah doket.


paparan 'Maklumat Doket'


12. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Doket' untuk simpan doket yang dicipta.




5.2. JANA DOKET QR PDF

1. Klik dua kali pada senarai doket untuk buka doket tersebut


2. Klik pada butang 'Jana Doket QR PDF' untuk menjana Kod QR dalam bentuk fail PDF


3. Contoh fail PDF Kod QR yang telah dijana dari Aplikasi Komputer


5.3. KEMASKINI DOKET

1. Klik pada ikon untuk kemaskini doket atau klik dua kali pada doket tersebut untuk

kemaskini


2. Klik pada ikon untuk kemaskini surat cara di dalam doket atau klik dua kali pada

surat cara tersebut untuk kemaskini


4. Klik pada butang 'Simpan Maklumat Surat Cara' setelah selesai kemaskini




6. Tick pada 'checkbox' untuk pilih surat cara yang hendak dikeluarkan

7. Klik pada butang 'Keluarkan Surat Cara' untuk keluarkan surat cara daripada doket

sedia ada


8. Mesej 'Surat cara ini akan dikeluarkan dari senarai doket. Adakah anda pasti?' akan

dipaparkan dan klik butang 'Ya' untuk kembali ke paparan 'Maklumat Doket'

9. Klik pada butang 'Pilih Surat Cara Daripada Senarai Surat Cara' untuk tambah surat

cara di dalam doket sedia ada.


10. Tick pada 'checkbox' untuk pilih surat cara yang ingin ditambah

11. Klik pada butang 'Tambah Surat Cara Kepada Doket' untuk tambah surat cara.

12. Mesej 'Surat cara yang dipilih telah ditambah kepada doket' akan dipaparkan dan klik

butang 'Ok' untuk kembali ke paparan 'Maklumat Doket'


13. Klik pada butang ' Simpan Maklumat Doket' setelah selesai kemaskini doket




15. Klik pada butang 'Tutup' untuk kembali kepada paparan 'Senarai Doket'


5.4. HAPUS DOKET

1. Tick pada 'checkbox' doket yang ingin dihapuskan

2. Klik pada butang 'Hapus Doket Sedia Ada' untuk teruskan hapus doket

3. Mesej 'Doket yang dipilih akan dihapuskan. Teruskan?' akan dipaparkan dan klik butang

'Ya' untuk kembali ke paparan 'Senarai Doket

aplikasi komputer -...

Documents