SISTEM DOKUMENTASI

DEFINISI DOKUMENTASIBahan yang penting dan perlu dimuatkan dalam sesebuah buku ilmiah dan buku pengajian tinggi, iaitu rujukan, nota, kutipan dan bibliografi.

KEPENTINGAN DOKUMENTASIKepada PembacaMembantu pembaca mengetahui sumber yang digunakan oleh penulisMembantu pembaca membuat rujukan tambahanMembantu pembaca mendapatkan bahan tersebut dengan mudah.

Kepada PenulisMenjamin kredibiliti pengarangMenguatkan hujahPengarang tidak dituduh memplagiat hasil kerja orang lainMemastikan keaslian hasil penulisan ilmiah

Penulis mesti bertanggungjawab atas hasil tulisannya.Penulis mesti memilih satu sistem dokumentasi yang sesuai dan perlu akur dengan gaya dokumentasi yang diamalkan.Penulis mesti menyeragamkan hasil tulisan mengikut gaya dokumentasi yang dipilih.TANGGUNGJAWAB PENULIS

MAKLUMAT PENTING DALAM BAHAN RUJUKANNama penulis, editor atau penterjemahJudul bahanTahun terbitPenerbit dan tempat terbitHalaman artikel dalam jurnal, majalah,akhbar,kamus atau buku yang dieditHalaman tempat kutipan diambilTempat bahan diperolehAlamat laman webTarikh capaian sekiranya bahan atas talianNombor rujukan bahan di perpustakaanMaklumat lain untuk rujukan semula

Contoh Sistem Dokumentasi

Sistem dokumentasi

Bidang

The American psycychological association (APA, 1994)

Sains sosial: psikologi, antropologi, sains politik, pendidikan, ekonomi

Modern language Association (MLA, 1995)

Bahasa dan kesusasteraan.

Gaya Dewan

Bahasa Melayu : Dewan Bahasa dan Pustaka.

The Chicago Manual Of Style (1993)

Sejarah, Falsafah, agama, seni halus.

The American Chemical Society's (ACS, 1986)

Kimia.

Format American Psychological Association (APA)Penekanan dibuat terhadap tahun terbitan kerana disiplin-disiplin ini mengutamakan bahan terbitan semasa.Nama semua pengarang dalam senarai rujukan perlu dicatat sebagai tanda penghargaan di atas usaha mereka.Para pelajar dinasihatkan agar mengekalkan menaip manuskrip langkau dua baris.

IPT Malaysia yang menerima pakai APA telah membuat pengubahsuaian.Contoh:nama orang Melayu tidak ditulis mengikut saranan APA, tetapi diubah bersesuaian dengan budaya timur. Contohnya, Nuraini Yusoff tidak ditulis sebagai Yusoff, N. kerana nama Yusoff bukan nama penulis tetapi ayah kepada penulis tersebut.

PENULIS DAN MANUSKRIP AKHIRPengarangartikelManuskripkopiManuskripakhirpenulisManuskripakhir

DEFINISI ISTILAHBahan-bahan yang dirujuk oleh penulis dan ditulis dalam teks penulisan.Penulis perlu mendokumentasikannya dalam senarai rujukan.Oleh itu, harus diingat bahawa senarai rujukan hanya menyokong artikel yang anda tulis dan bukan untuk menyokong bidang yang anda bicarakan atau apa yang anda tahu.RUJUKAN

BIBLIOGRAFISatu senarai yang disediakan untuk memudahkan pembaca mendapatkan bahan-bahan tambahan sama ada untuk membaca bahan-bahan yang menerangkan konsep asas atau aspek-aspek lain yang penulis perlu tahu

Bahan-bahan yang dimasukkan dalam senarai bibliografi tidak dicatatkan dalam teks.

Perbezaan Istilah APA dan Gaya DewanAPARujukanbahan-bahan yang dirujuk oleh penulis dan ditulis dalam teks penulisan.Bibliografibahan yang dirujuk oleh penulis, tetapi beliau tidak mencatatkan dalam teks penulisannyaGaya DewanBibliografi.Bahan yang dirujuk oleh penulis dan ditulis dalam teks penulisan.Senarai bacaan tambahan.bahan yang dirujuk oleh penulis, tetapi beliau tidak mencatatkan dalam teks penulisannya

Menyampaikan satu idea sahajaCara menulis:Catatkan nombor nota kaki kurungan mengikut urutan dalam artikel atau penulisan andaBukan di bahagian bawah halaman.Mulakan pada halaman baruHalaman nota kaki kandungan perlu berada selepas senarai rujukan.

NOTA KAKI KANDUNGAN/END NOTES

NOTA RUJUKANSenarai bahan yang dirujuk tetapi sukar didapati.Perlu disenaraikan dalam helaian yang berbeza dari teks.Contohnya bahan bacaan dari Arkib Negara tidak boleh dibeli atau dirujuk di mana-mana perpustakaan.

ELIPSIS()Elipsis digunakan apabila penulis ingin memendekkan ayat dalam kutipan4 tanda elipsis (.) digunakan untuk menunjukkan terdapat pengguguran perkataan antara 2 ayat yang dikutip.3 tanda elipsis () digunakan menunjukkan terdapat pengguguran perkataan dalam satu ayat yang dikutip

PENGGUNAAN et al.Penggantian nama bagi lebih dari seorang pengarang untuk kali pertama atau kali kedua dalam sesebuah teks (tidak boleh digunakan dalam senarai rujukan).3 5 orang pengarangKali pertama : Catat kesemua nama pengarang Kali kedua : Memadai menulis nama pengarang pertama, diikuti dengan et al.6 lebih orang pengarangTerus tulis nama pengarang pertama, diikuti et al.et al. ditulis dalam bentuk italik kerana frasa asing

CONTOH- 3 pengarangDalam teksBaharuddin Aris, Rio Sumarni Shariffudin, Manimegalai Subramaniam (2002) mengemukakan lima bentuk strategi pengajaran yang boleh memaksimumkan proses pengajaran dan pembelajaran menggunakan perisian di dalam bilik darjah iaitu latih tubi, tutorial, permainan, simulasi dan penyelesaian masalah. Menurut Baharuddin et al. (2002) lagi, strategi latih tubi mudah dijalankan dengan memberikan pelbagai soalan secara bertubi-tubi dalam pelbagai format.

Dalam rujukanBaharuddin Aris, Rio Sumarni Shariffudin, & Manimegalai Subramaniam. (2002). Reka bentuk perisian multimedia. Skudai: Penerbit Universiti Teknologi Malaysia.

-6/lebih pengarangKajian yang dijalankan oleh Kraut et al.(1998) mendapati bahawa orang yang banyak menghabiskan masa untuk melayari internet, mempunyai kenalan yang kurang dalam jaringan sosial mereka di samping menghadapi masalah kemurungan dan kesunyian.

Dlm rujukanKraut,R.,Patterson,M.,Lundmark, V., Kiesler, S., Mukophadhyay, T., & Scherlis, W. (1998). Internet paradox:A social technology that reduces social in volvement and psychological well-being? American Psychologist, 53, 1017-1031.

PROSES MEREKOD DOKUMENPerkara penting yang perlu diingat2 jenis rekod rujukan primerrujukan sekunder2 tempat merekod dalam teks penulisandalam senarai rujukan

JENIS REKOD

Rujukan PrimerRujukan primer ialah rujukan langsung.Ini bermakna, penulis mengambil, mengutip, mencatat secara langsung dari bahan rujukan yang digunakan.Bahan rujukan tersebut ditulis dengan idea pengarang asal itu sendiri.Contohnya, buku A ditulis (dengan idea sendiri) oleh pengarang bernama Siti. Sekiranya penulis hendak mengambil idea Siti dari buku A, maknanya, penulis sedang menggunakan rujukan primer.Rujukan primer boleh digunakan dalam kutipan (1, 2 dan 3) atau dalam rujukan teks.

Rujukan SekunderUngkapan yang dipetik dan dicatatkan dalam penulisan, tetapi penulis tidak membaca buku yang ditulis sendiri oleh penulis yang dirujuk tadi.

contoh: Anda telah memetik ungkapan William Marsden dan mencatatkannya dalam penulisan anda. Walau bagaimanapun, anda tidak membaca sendiri buku tersebut. Sebaliknya anda telah memetik pendapat tersebut daripada tulisan Asmah Hj. Omar

memandangkan anda mengambil bahan bukan berdasarkan rujukan asal, istilah yang digunakan ialah rujukan sekunder.

Contoh rujukan sekunder

- dalam teks penulisan Bangsa Melayu digambarkan oleh Linton (seperti yang dipetik dalam Asmah Hj.Omar,2005,hlm. 1) sebagai the Malay race, which centers in Southeastern Asia, is short, with rather variable head form and features and with medium brown skin color. - dalam senarai rujukan Asmah Hj. Omar. (2005). Alam dan penyebaran bahasa Melayu. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

KUTIPANMengutip / mengambil / memetik pendapat-pendapat yang berwibawa untuk menyokong sesuatu pendapat yang dikemukakan.Kutipan yang dipilih bertujuan untuk memberi huraian atau penerangan lanjut.Terdapat tiga cara kutipan iaitu kutipan 1, kutipan 2 dan kutipan 3.Setiap kutipan mempunyai ciri-ciri tersendiri.

CONTOH-CONTOH KUTIPANKutipan 1 Budaya berasal daripada perkataan budi dan daya. Dalam memperkatakan hal ini, Abdul Rahman Salleh (2000) mengatakan manusia mempunyai budi dan daya yang membolehkan mereka berinteraksi antara satu sama lain. Budi dan daya atau budaya itu adalah perlakuan manusia yang dipelajari dan bersifat simbolis (hlm. 31).

Ciri-ciri Kutipan 1Ayat penyataNama pengarang (tahun)Tanda kutipan (pembuka dan penutup kata)Ayat yang dikutip (ayat tersebut mestilah lengkap dari titik ke titik, dan ayat yang dikutip tidak melebih 40 patah perkataan. Sekiranya bukan bahasa tulisan, hendaklah diitalik)(halaman)Tanda titik selepas merekod halaman

Kutipan 2Budaya berasal daripada perkataan budi dan daya. Menurut Abdul Rahman Salleh (2000) budaya membolehkan manusia berinteraksi antara satu sama lain. Budi dan daya atau budaya itu adalah perlakuan manusia yang dipelajari dan bersifat simbolis (hlm. 31).

Ciri-ciri Kutipan 2Ayat penyataNama pengarang (tahun)Tanda kutipan (pembuka dan penutup kata)Ayat yang dikutip (penggunaan elipsis sama ada atau . , dan ayat yang dikutip tidak melebihi 40 patah perkataan. Sekiranya bukan bahasa tulisan, hendaklah diitalik)(halaman)Tanda titik selepas merekod halaman

Kutipan 3 Budaya berasal daripada perkataan budi dan daya. Abdul Rahman Salleh (2000) memperincikan maksud budaya atau budi dan daya seperti berikut: Manusia mempunyai budi dan daya yang membolehkan mereka berinteraksi antara satu sama lain. Budi dan daya atau budaya itu adalah perlakuan manusia yang dipelajari dan bersifat simbolis. Budaya terbentuk dan dipelajari oleh ssetiap ahli dalam masyarakat melalui sosialisasi. Dalam proses sosialisasi, individu secara tidak langsung boleh memahami proses budaya komunikasi yang simbolik.(hlm.31)

Ciri-ciri Kutipan 3Ayat penyataNama pengarang (tahun) Penyataan - seperti berikut:Ayat yang dikutip (ayat tersebut mestilah melebihi 40 patah perkataan, sama ada ayat lengkap atau menggunakan kaedah elipsis. Ayat tersebut hendaklah ditulis dalam bentuk blok. Sekiranya bukan bahasa tulisan, hendaklah diitalik)Tanda titik diletak selepas ayat kutipan (sebelum merekod halaman)(halaman)

Penulis memahami pendapat pengarang yang dirujuk dan menggunakan pendapat itu dengan perkataan sendiri.Parafrasa, tidak meniru bulat-bulat, satu bentuk ulasan.Contoh 1Dalam karangan, Greogory Leech (1969) menyarankan dua cara penulis boleh mengeksploitasi bahasa secara kreatif:i. Menggunakan kemungkinan-kemungkinan bahasa yang sedia ada secara original.ii. Penggunaannya melewati kemungkinan- kemungkinan bahasa yang sedia ada. Rujukan Teks

Contoh 2Umar Junus (1980) menjelaskan bahawa manipulasi bahasa (gaya bahasa) meliputi seluruh unsur bahasa, iaitu kata (bunyi dan erti dan kesatuannya dengan unsur lain untuk membentuk kata majmuk.

*Cara memudahkan pemahamanBACA > FAHAM > ULAS* Tidak menggunakan tanda kutip ().

TEMPAT MEREKODDalam teks penulisanPenulis hendaklah merekod dokumen yang digunakan sama ada menggunakan rujukan primer atau skunder dalam teks penulisan.Rekod dokumen tersebut boleh menggunakan kaedah kutipan (sama ada kutipan 1, 2 atau 3) dan kaedah rujukan teks.Penulis hendaklah mempelbagaikan gaya merekod dokumen (tidak hanya tertumpu pada sesetengah gaya sahaja).

Dalam senarai rujukanSetiap dokumen yang direkod dalam teks penulisan, mestilah direkod dalam senarai rujukan, begitulah sebaliknya.Dokumen yang ada dalam teks penulisan tetapi tidak ada dalam senarai rujukan dianggap plagiat.Dokumen yang ada dalam senarai rujukan tetapi tidak ada dalam teks penulisan dianggap sebagai rujukan palsu.

CARA & KAEDAH MENULIS SENARAI RUJUKAN MENGIKUT FORMAT APANama penulisTahun terbit (dalam tanda kurungan)Judul bahanMaklumat tambahan (sekiranya ada)Tempat terbitNama penerbit

Cara penulisanNama penulis,editor atau penyusun diikuti dengan tanda noktah (.)Tahun terbit dalam kurungan & diikuti tanda noktah.Judul hendaklah dicondongkan & diikuti tanda noktah.Jilid, diikuti dengan tanda noktah.Bilangan & cetakan dalam kurungan & diikuti dgn tanda noktah.

Tempat terbit diikuti dgn tanda titik bertindih.Nama penerbit diikuti dgn tanda noktah.Nama penterjemah, diikuti dgn tanda noktah.Judul penerbitan berkala, diikuti dgn tanda noktah.Kata singkatan hlm. digunakan untuk halaman.Bil. siri jika berkaitan, diikuti dgn tanda noktah

Mulakan dengan halaman baru.Taipkan perkataan Rujukan di bahagian tengah dan atas halaman tersebut.Langkau satu atau dua baris antara kemasukanJangan nomborkan senarai rujukanBaris kedua setiap kemasukan, anjak 5 atau 7 ruangTajuk buku, nama jurnal, diitalikkanPANDUAN RINGKAS PENYEDIAAN SENARAI RUJUKAN

Bagi pengarang barat, nama keluarga didahulukanSusun nama pengarang mengikut abjadDahulukan buku yang ditulis bersendirian berbanding buku yang ditulis bersamaBagi penulis yang sama, dahulukan buku terawal ikut kronologiSusun berdasarkan abjad tajuk jika pengarang dan tahun sama

Contoh buku seorang penulis

Asmah Hj. Omar. (2007). Kesantunan bahasa dalam pengurusan pentadbiran media. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Nelson, K. (1996). Language in cognitive development: The emergence of the mediated mind. New York: Cambridge University.

Buku 2 orang pengarangNama pengarang: Edward, S. Inch dan Barbara Warnick

Cara menulis dalam rujukanInch, E. S., & Warnick, B. (2002). Critical thinking and communication: The use of reason in argument. Boston: Allyn and Bacon

Buku 5 orang pengarangNama pengarang: Mortimer Chambers, Barbara Hanawalt, Theodove K. Rabb, Isser Woloch dan Raymond Grew.Cara tulis dalam rujukan

Chambers, M., Hanawalt, B., Rabb, T. K., Woloch, I., & Grew, R. (2003). The western experience. New York: McGraw Hill.

Buku yang dieditContoh:Pengarang: Kamariah JunusEditor: Sanat Md. Nasir

Kamariah Junus. (2003). Fungsi wacana dalam pembinaan kendiri. Dalam Sanat Md. Nasir (Ed.), Bahasa Melayu alaf baru, 15-26. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

*kalau editor lebih seorang (Eds.)*kadang kala penerbit menggunakan perkataan penyusun/ penyunting.(Peny.)

Buku terjemahan

Kempson, R. M. (1991). Teori semantik. (Zaiton Ab.Rahman, Penterj.) Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka. (Karya asal diterbitkan tahun 1977).

*tahun karya asal diterbitkan perlu dimasukkan jika ada.

Buku edisi baruAwang Sariyan. (2002). Tuntunan bahasa. (edisi ke-2). Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Fairclough, N. (2002). New labour, newlanguage, 3rd ed. (8). New York: MacMillan Company.

Kamus Nama editor: Noresah BaharomNoresah Baharom. (Ed.). (2005). Kamus Dewan (edisi ke-5). Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

EnsiklopediaNama penulis: Nano Kalter

Kalter, N. (2004). Sosial readjustment. Dalam The Psychosomatic Encyclopedia, 5,631-633. New York: Meredith.

Artikel Jurnal Idris Aman. (2003). Analisis wacana kritis perutusan Perdana Menteri Dr. Mahathir Mohamad. Jurnal Bahasa, 3 (1), 48-79.

Zickar, M. J. (2001). Using personality inventories to identify things and agitators: Applied psychologys contribution to the war against labor. Journal Of Vocational Behavior, 59 (1), 149-164.

KasetCara tulis dalam rujukan

Kahn, R., & Perlin, S. (speaker). (2002). Stresslife events: Relationships on health. (Cassette Recording No. 2212). New York: Wiley Co.

FilemCara tulis dalam rujukan

Yusof Haslam. (Penerbit). (2001). Gerak khas the movie. [filem] Kuala Lumpur: Skop Production.

Artikel Majalah

Azlina Uzir. (2001, Mac). Membeli-belah di dalam internet. Majalah Pc, 51, 54-55.

Puteri Roslina Abdul Wahid. (2007, Ogos). Gaya bahasa dalam bangsawan. Dewan Bahasa, 7 (8), 10-12.

Artikel AkhbarRhevati Sundram. (2006, 8 Jun). Seni untuk rakyat. Berita Harian (Selatan), 12. Saufi Hamzah. (2003, 19 April). Taman Negara pulihara khazanah biologi. Berita Harian (Utara),2.

Artikel BuletinChe Rasid Ismail. (2004, April). Pembacaan ilmiah penentu kecemerlangan penulisan. Jendela Utara, (11), 4-6.

Kertas kerja seminar

Yahya Othman. (2006). Membaca daripada perspektif metakognitif dalam kalangan pelajar universiti. Kertas kerja yang dibentangkan di Persidangan Serantau Pendidikan Bahasa Melayu ke-2, 10-12 September 2006 di Hotel Vistana, Bukit Jambul, Pulau Pinang.

Laporan penyelidikan

Nuraini Yusoff, Ainal Akmar Ahmad, Faizah Ahmad, Marzalina Mansor & Nasihah Hashim. (2005). Pencemaran bahasa di televisyen:Pengacaraan rancangan hiburan. Laporan penyelidikan yang tidak diterbitkan, Fakulti Komunikasi dan Bahasa Moden, Universiti Utara Malaysia.

Projek ilmiah/tesis

Zakaria Hj.Ibrahim. (1997). Sikap terhadap bahasa Melayu dan amalan komunikasi di kalangan murid-murid tahun enam. Projek Ilmiah Sarjana Muda Pendidikan, Fakulti Pengajian Pendidikan, Universiti Putra Malaysia.

Said Draman. (2001). Pengajaran dan pembelajaran Bahasa Arab berbantukan komputer. Persepsi guru bahasa Arab di daerah Hulu Langat. Tesis Sarjana.Fakulti Pendidikan, Universiti Kebangsaan Malaysia.

DOKUMEN DALAM INTERNET

Hanley, S. (1994). Constructivism. Diakses pada 10 Januari 2006 daripada http://www.towson.edu/csme/mctp/essays/constructivism.txt.

Pengenalan kepada komputer. Diakses pada 3 Februari, 2003, daripada http://sedaka.et.tripod.com./itasaskomp.htm

Pengarang korporat

Committee of Public Finance. (1959). Public finance. New York: Pitman

Kementerian Pelajaran Malaysia. (2007). Sukatan Pelajaran Bahasa Melayu (KBSM). Diakses pada 12 Disember 2007, daripada http://myschoolnet.ppk.kpm.my

Dokumen tiada tarikh

Jabatan Pengangkutan Jalan. (t.t). Statistik kemalangan maut tahun 2005. Diakses pada 2 Julai 2006, daripada http://www.jpj.gov.my