APA ITU LAPORAN?

PENEGNALAN

Laporan ialah maklumat tentang sesuatu kedudukan (masalah yang dihadapi dll)

yang dilaporkan (kamus dewan 1996:766) atau sesuatu kenyataan formal hasil daripada

sesuatu penyelidikan atau sebarang maklumat lengkap tentang sesuatu hal yang

disampaikan oleh sekumpulan penyelidik atau sesebuah badan.

Manakal, Siti Hajar Abd Azizi (2008”274) menyebut bahawa laporan ialah kertas yang

mengandungi khabar atau maklumat, Laporan ditulis bagi melaporkan sesuatu hal atau

perkara yang telah berlaku. Laporan merupakan maklumat tentang sesuatu perkara yang

dilaporkan. Laporan boleh ditujukan kepada seseorang individu, sekumpulan ahli

jawatankuasa atau sesebuah organisasi.

Selain itu, laporan itu merupakan pemerian bertulis tentang kejadian, perkara atau

pendapat yang disampaikan dalam fomat tertentu dan laras bahasa format. Terdapat jenis

laporan yang kerap bergantung pada situasi, antaranya;

Laporan rutin, seperti kemajuan projek sendiri.

Laporan tak rutin yang disediakan untuk tujuan khusus seperti laopran

penyiasatan,laporan penyelidikan parti politik , laporan produk dan laporan

kebakaran.

PERINGKAT PENGHASILAN LAPORAN

Laporan dihasilakn apabila terdapatnya elemen-eleman breikut:

Penulis

Sesuatu laporan bermula daripada usaha seseorang yang mahir dalam

sesuatau bidang atau lapangan menggunakan sumber-sumber tertentu untuk

menentukan sesuatu laporan. Jika sekiranya sesebuah organisasi tidak

menyediakan keperluan yang cukup, khidmat sokongan atau peralatan dan

penulis tidak memohonnya, laporan itu mungkin memerlukan lebih banyak

masa dan perbelanjaan untuk menyiapkannya.

Isi kandungan

Berdasarkan sumber-sumber yang boleh didapatinya, termasuk nota, buku,

pendidikan masa dan pengalaman, penulis perlu membuat pilihan antara apa

yang hendak dimasukkan dalam laopran atau apa yang hendak ditinggalkan.

Inilah bahagian yang memerlukan pertimbangan sewajarnya oleh penulis.

Struktur

Kandungan perlu disusun secara teratur dengan tajuk dan penomboran yang

sesuai. Penelitian yang yang kurang rapi boleh memberikan kesan yang tidak

baik terhadap sesuatu laporan.

Gaya penulisan

Penulis perlu memilih perkataan sendiri dan menyusunnya menjadi ayat

seterusnya, perenggan demi perenggan sehingga terbentuk sesuatu laporan.

Pembaca

Mereka menerima laporan dan membaca sebahagiannya atau

keseluruhannya. Mereka bertindak atau tidak bergantung kepada

prasangka,masalah atau pekerjaan mereka yang dipengaruhi oleh cara

penulisan laporan itu.

Keputusan

Setelah dibaca, laporan boleh mempengaruhi sesuatu pandangan atau

tindakan. Kesannya, sesuatu laporan itu perlu diteliti dengan rapi. Jadi, tujuan

sebenar sesuatu laporan itu ialah untuk mempengaruhi pembaca.

CIRI-CIRI UMUM

Kebanyakan laporan mempunyai ciri-ciri umum seperti berikut:

Struktur dan nada yang formal

Laporan tenyata lebih formal berbanding dengan komunikasi yang lain. Laporan

biasanya mempunyai format khas yang mengandungi tajuk muka surat, pengenalan

ringkasaa, senarai kandungan atau isi, senarai cadangan atau isi, senarai cadanagn,

penutup, dan lampiran. Laras bahasa lebih formal dan tiada ciri bahasa peribadi.

Dengan demikian, format laporan sesuai bagi dokumen untuk edfaran luas atau

untuk arahan.

Persembahan Berilustrasi

Penggunaan gambar, graf dan rajah untuk menjadikan jumlah maklumat lebih mudah

difaham.

Pernyataan pendapat

Dalam banyak lpaoran, penulis membuat kesimpulan selepas menelaah, menilai dan

mnegupas bukti yang dikemukakan. Kesemua kesimpulan ini penting sabagi

pelengkap tujuan laporan sehingga penulsi laoran perlu mendapatkan ketepatan

fakta tambahan.

Kegunaan Laporan

Sebaran jenis laporan hanya berjaya sebagai dokumen bertulis sekiranya penulisnya

memahami kehendak pembaca dan mengemukakan butiran yang relevan dengan

kehendak tersebut.

FORMAT LAPORAN

Umunya sesebuah laporan mempunyai format yang berikut:

Judul muka surat

Bahagian ini mengandungi nama penulis, organisasi dan rujukan, tajuk

laporan, tarikh keluaran (bulan dan tahun), nama ataunrujukan orang atau

organisasi yang menjadi sasaran.

Ringkasan

Diperlukan bagi laporan panjang yang memberi gambaran umu akan

keseluruhan kandungan, ringkasan latar belakang kajian, kerja penyelidikan

dan kesimpulan utama serta cadangan.

Terdapat dua bentuk kepanjangan ringkasan :

Satu perenggan 50-100 perkataan dan satu muka surat 300-400

perkataan. Sesuatu kepanjangan perenggan ringkasan dianggap

mencukupi jika ringkasan sejumlah besar laporan diterbitkan bersama

secara berasingan daripada laporan yang diringksakan.

Senarai kandungan

Maklumat ini diperlukan untuk laporan panjang. Senarainya harus berurutan

termasuk tajuk dan lampiran denagn muka surat dan penomboran pada

pernggannya.

Lazimnya, bahagian ini disebut:

Kandungan dan berbeza denagn indeks yang merupakan senarai isi

utama yang dibincangkan dengan susunan mengikut abjad. Indeks

selalunya terletak di bahagian belakang dan sangat berguna untuk

buku tetapi jarang digunakan dalam laporan perdagangan.

Pengenalan

Mengandungi latar belakang sejarah sehingga kepada penghasilan

laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan penghargaan

kepada sumber maklumat.

Hujahan

Disusun dibawah bahagian tajuk dan pengenalan bagi

memudahkanrujukan dan pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih

bergantung kepada subjek laporan. Misalnya, laporan penefrbitan

buku Institusi Pengajian Tinggi memerluakn maklumat tentang sejarah

perkembangan penerbitan buku, ringksan operasi semasa,tempat

operasi, kakitangan pengurusan, kakitangan sidang pengarang, kos,

jangka masa hadapan dan lampiran.

Apabila tajuk utama digunakan, tajuk itu meliputi semua tajuk kecil

dibawahnya. Contoh, jika tajuk utamanya ‘bunga’ dan dibawahnya

termasuk tajuk-tajuk kecil “mawar”, “tanjung” dan “melur”. Maka tidak

perlulah disebut “bunga mawar” dan sebagainya.

Kesimpulan

Cara persembahnnya berbeza-beza kerana kesimpulan laporan boleh

disenaraikan dan dinomborkan. Syor atau cadangan dikemukakan

selepas kesimpulan, ini bermakna dalam penulisan laporan, tajuk

kesimpulan tidak semsetinya terletak pada bahagian akhir.

Bahagaian ini dianggap paling penting dalama sesuatu laporan

kerana di ruangna inilah penulis menyatakan ramalannya. Penulis

mungkin menggunakan bukti-bukti yang diperoleh pada bahagian

hujahan untuk membantu beliau membuat sebarang pertimbangan.

Kerap kali hal ini melibatkan perbandinagn pelbagai kemungkinan

yang berbeza dan ditulis secara tersusun sebagai sebahagian

daripada kandungan laporan. Kesimpulan perlulah meyakinkan

supaya pembaca dapat mengikuti seterusnya perbincangan penulis.

Cadangan

Perlu disediakan sebagai satu senarai yang sekiranya panjang boleh

dibahagikan kepada beberapa bahagian. Namun begitu, jangan

sesekali menggunakan istilah “ringksan cadangan” kesuali bagi

senarai padat yang tidak lengkap. Setiap cadangan perlu dihujahkan

dengan alasan (justifikasi) yang konkrit.

Lampiran

Bahagian ini perlu bagi laporan panjang untuk mengurangkan bukti

dan hujahan. Lampiran juga harus mengandungi bukti teknikal yang

mungkin tidak sesuai dimasukkan dalam laporan sebenar. Bilangan

lampira bergantung kepada justifikasi laporan dan keperluan bukti.

Rujukan dan bibliografi

Rujukan merupakan bahan sumber yang di yatakan dalam isi sesuatu

laporan. Sementara bibliografi adalah bahan bacaan lanjutan yang

disenaraikan pada bahagian akhir

Jika sekiranya terdapat banyak istilah teknikal digunakan dalama

sesuatu laporan, separuhnya diketahui oleh sebahagian pembaca dan

separuh lagi tidak difahami oleh pembaca lain maka pada bahagian

akhir rujukan perlulah disediakan glosari.

Penyampaian

Laporan perlu dipersembahkan dalam bahasa yang ringkas dan mudah dan elakkan

daripada menggunakan istilah teknikal. Hindarkan keraguan atau kekaburan pada

kesimpulan dan cadangan, semak laporan itu daripada sebahagian kesilapan atau

kecacatan, gaya yang tidak cekap dan sebagainya.

Semua laporan, samaada untuk edaran dalaman atau luaran bersifat formal dan

nada penulisannya rasmi serta gaya bahasanya betul.

Jenis-jenis laporan

Terdapat empat jenis penulisan laporan iaitu yang berbentuk

1. Pemerian atau penyelidikan

a) Tujuannya adalah untuk memberikan gambaran tentang sesuatau hal objek

atau seseorang agar mereka dapat menafsirkan sesuatu yang digambarkan

itu dengan jelas.

b) Laporan ini tidak bersifat khayalan atau fiksyen seperti yang terdapat dalam

penulisan berbentuk naratif.

c) Memerlukan gambaran yang jelas dan lengkap tentang sesuatu aspek

tanpa memasuki emosi penulis.

d) Penulisan laporan jenis ini memerlukan fakta-fakta yang tepat fotografik,

pengolahan bahasa yang mudah dan perlulah berdasarkan pemerhatian

yang rapi oleh penulisnya terhadap sesuatu laporan contohnya laporan polis

seperti rompakan, ragut dan sebagainya.

e) Laporan jenis ini perlu ditulis dengan jelas dan boleh menggambarkan

secara objektif dan realistik akan perkara yang dilaporkan.

f) Penulisan jenis ini juag memerlukan penyusunan yang rapi dan spesifik

supaya tidak berlaku pengulangan fakta, tidak timbul kekeliruan atau

kekaburan agar pembaca boleh mengikuti dan mentafsirkannya

dengan ,mudah setiap perincian yang terdapat dalam laporan itu.

g) Laporan jenis ini memerlukan format yang boleh menjadi dasar atau asas

penulisannya tegasnya perlu adalah perincian tentang perkara yang hendak

dilaporkan. Contohnya kalau laporan itu tentang sesuatu lawatan : perlu ada

butiran mengenai tempat ayng dilawati mereka yang turut serta sambutan

yang diberikan, maklumat yang didapati daripada pnenilaian terhadap kesan

lawatan, masa dan tarikh lawatan belanja yang dikeluarkan, masalah yang

dihadapi dan sebagainya. Malah kandungan laporan itu mesti berdasrkan

tujuan dan keperluan laporan itu sendiri.

2. Penyelesaian masalah

a) Tujuannya ialah untuk mneydiakan satu rancangan yang boleh digunakan

menyelesaikan susuatu masalh seperti masalah-masalah yang dihadapi

oleh sesuatu institusi pendidikan.

b) Contohnya, sebuah sekolah menengah menghadapi masalah kemerosotan

displin dan akademik para pelajarnya yang begitu ketara. Jika sekolah

berkenaan ingin mnegatasi masalahnya secara objektif, satu laporan khas

adalah diperlukan. Laporan tu perlu memperincikan tentang punca-punca

merosotnya displin dan pencapaian akademik para pelajar, menyatakan

matlamat yang dicapai (memupuk displin dan meningkatkan mutu

akademik), mengenalpasti kaedah dan strategi untuk mencapai matlamat

tersebut dan menunujukkan bagaimana kaedah dan strategi itu dapat

diaplikasikan.

c) Laporan jenis ini memerlukan daya fikir yang kreatif dan penaalukan yang

mendalam kerana kalau tidak masalah tidak akan dapat diatasi dan strategi

yang berkesan untuk mencapai matlamatnya tidak akan disediakan.

3. Penilaian

a) Laporan ini berfungsi unutk menilai sesuatu lazimnay digunapakai bagi

tujuan penilaian prestasi kerja seseorang pegawai.

b) Apabila sesorang itu memohon untuk sesuatu pekerjaan baru, laporaan sulit

daripada pihak yang mengenali dirinya adalah diperlukan.

c) Laporan ini perlu dibuat denagn tepat dan objektif kerana seuatu keputusan

adalah bergantung kepada kandunagn laporan itu. Jika penilaian yang

dikemukakan dlama laporan itu tidak tepat sudah pasti keputusan yang

diambil terhadapnya juga kurang tepat jadi setiap penilaian yang dilaporkan

itu mesti disokong denagn bukti-bukti yang kukuh.

4. Analisis

a) Laporan ini bertjuan untuk menganalisis sesuatu sebelum sebarang

keputusan terhadapnya diambil.

b) Laporan berbentuk analisis memerlukan penelitian secara terperinci

terhadap sesuatu perkara dan dalam proses menaganalisis perkra itu

perlu diagih-agihkan kepada beberapa bahagian atau peringkat tertentu

supaya dapat dijelaskan bagaimana sesuatau bahagian itu berfungsi dan

apakan kaitannya dengan bahagian-bahagian lain.

c) Tegasnya, laporan jenis ini sangant penting untuk memberikan gambaran

tepat tentang sesuatu persoalan yang dibangkitkan supaya kaitannya

secara menyeluruh dapat dinyatakan dnegan jelas.

d) Contohnya sebuah syarikat mahu memasarkan barangan sukan untuk

golonagn remaja ke sebuah negara yang menjadi kawasan pasaran baru.

Laporan itu mneyatakan jumlah remaja dewasa itu dan jangkaan

tambahan pada masa hadapan, kuasa beli mereka dan bandingan

kumpulan umur yang lain juga diprlukan sebelum keputusan memasarkan

barangan sukan kengara itu dijalankan.

LAPORAN RUTIN

Laporan rutin biasanya digunakan untuk kegunaan dalaman seperti

kemajuan projek persendirian dalam jabatan. Ciri-Ciri laporan biasanya terdiri

daripada format, tajuk, maklumat pada laporan, kefahaman pembaca dan

maklum balas.

Dari segi format, oleh sebab bersifat rutin, laporan rutin biasanya ditulis

dalam borang khas. Cara ini membolehkan penulisan dan bacaan laporan lebih

mudah dan cepat. Di samping itu, borang laporan direka bentuk untuk

menonjolkan perkara penting dan membenarkan penulis mengemukakan

cadangan peribadi. Dari segi kelemahan, oleh sebab laporannya bersifat rutin,

hasil laporan jarang menepati kehendak pembaca. Contohnya, laporan kemajuan

projek atau prestasi pekerja setiap bulan, yang kurang mendapat tindakan

sewajarnya kerana ia diisi dalam borang yang standard dan dianggap laporan

rutin sahaja.

Dari segi tajuk, oleh sebab laporan ini mengandungi perkara berilustrasi,

gaya penulisan mungkin terbatas pada pemilihan kaedah susun letak ilustrasi

dan teks. Dengan cara ini, aturan tatabahasa mungkin kurang dipatuhi dan tidak

sesuai untuk tatapan pihak di luar organisasi. Maklumat pada laporan biasanya

mengandungi nama penulis, tajuk dokumen, tarikh jangka masa liputan, tarikh,

tarikh dikeluarkan dan nombor rujukan.

Di samping itu, penulis harus peka kepada kehendak pembaca. Ini

menguntungkan kerana dapat menentukan gaya, cara persembahan, apa yang

relevan dan sebagainya. Oleh sebab kekerapan laporan itu, penulisnya mungkin

mendapat maklum balas daripada pembaca atau sumber lain. Semua ini dapat

membantu penulisan laporan yang berkesan.

CONTOH SUSUN LETAK LAPORAN

1. Tajuk perkara : Laporan Amali Sukan dan Rekreasi di BM

LAPORAN AMALI SUKAN DAN REKREASI DI BM

Oleh : Ahad Bin Senayan

2. Penerima Laporan -------------------- Tarikh --------------------

3. Penulis Laporan ------------------------------------------------------------

4. Matlamat : - Laporan apa?

- Siapa memerlukannya?

- Ringkasan

1. Kaedah Penyelidikan: Bagaimana, di mana dan bila anda

mengumpul Maklumat, misalnya wawancara,

penyiasatan dan rujukan.

2. Dapatan: Nyatakan fakta secara urutan. Bahagi bahan

kepada bahagian dan subbahagian jika perlu.

3. Penutup: Nyatakan kesimpulan berdasarkan semua fakta

yang ada. Anda boleh nyatakan pendapat

sendiri dan rujukan.

4. Cadangan Jika anda rasa tindakan khusus diperlukan anda

Boleh turunkan cadangan di sini.

LAPORAN TAK RUTIN

Laporan tak rutin meliputi laporan yang ditauliahkan untuk tinjauan khusus

misalnya, laporan penyiasatan pilihan raya, laporan kebakaran atau laporan

produk. Laporan tahunan dianggap laporan tak rutin. Kebanyakan laporan tak

rutin, sama ada, untuk kegunaan dalaman atau luaran mempunyai ciri-ciri

rujukan utama dan pendekatan penyelidikan.

Dari segi keutamaan, penulis mesti mendapat persetujuan bertulis – untuk

mengadakan mesyuarat awal, sebelum merancang penyelidikan. Penulis juga

perlu mengetahui laporan itu ditulis dan jangkaan daripada pihak pembaca.

Dari segi pendekatan penyelidikan, perincian berbeza menurut subjek

laporan harus diteliti. Hal ini kerana perincian berbeza menurut subjek laporan.

Butiran yang utama meliputi pengumpulan fakta, pengambilan nota yang

lengkap, dan perakaman sumber yang relevan. Penulis mesti menyemak segala

maklumat yang relevan dengan tujuan penyiasatan dan membuat pertimbangan

sama ada fakta yang relevan atau bidang penyelidikan terlepas perhatian.

Setelah segala bukti yang relevan terkumpul, penulis perlu menilai dan

memilih dalam ruang lingkup tujuan, terhadap fakta penting yang diterima. Pada

peringkat ini, boleh dibentuk kesimpulan awal. Jika berlaku kekurangan atau

keraguan, penyelidikan dan pengesahan terhadap segala butiran dapat

dilakukan, dan kemudian membolehkan penulis menulis draf laporan.

Susun letak umum laporan rutin dan laporan tak rutin biasanya

mengandungi:

a) Judul muka surat

Judul ini menyatakan nama penulis, organisasi, dan rujukan; tajuk

laporan; tarikh keluaran (bulan dan tahun); nama atau rujukan orang

atau organisasi yang ditujukan.

b) Ringkasan

Ini hanya penting bagi laporan panjang. Ini memberi gambaran umum

tentang kandungan laporan, ringkasan latar belakang penyiasatan, kerja

penyelidikan, kesimpulan dan cadangan.

c) Senarai Kandungan

Ini juga diperlukan untuk laporan panjang. Senarainya berurutan; semua

tajuk, termasuk lampiran, dengan muka surat, penomboran pada

perenggan.

d) Pengenalan

Ini memasukkan rangka sejarah latar belakang yang membina

pentauliahan laporan, rujukan, ringkasan kaedah penyelidikan dan

penghargaan menjadi sumber maklumat yang relevan.

e) Hujahan

Ini disusun di bawah bahagian dan tajuk untuk memudahkan ringkasan

dan pemahaman. Struktur dan tajuk yang dipilih bergantung pada subjek

laporan. Contoh; laporan penerbitan buku pengajian tinggi antara lain

memuatkan sejarah dan perkembangan penerbitan buku, ringkasan

operasi semasa, tempat operasi dan staf pengurusan, staf editoral, kos

prospek dan lampiran.

f) Kesimpulan

Caranya berbeza-beza daripada akhir penulisan esei atau prosa lain

kerana kesimpulan laporan boleh disenaraikan dan diberi nombor. Syor

atau cadangan datang selepas kesimpulan yang bermakna dalam

penulisan laporan, tajuk kesimpulan tidak semestinya pada bahagian

akhir.

g) Cadangan

Cadangan dimuatkan sebagai satu senarai yang panjang, bolehlah

dibahagikan menjadi beberapa bahagian. Akan tetapi, jangan

menggunakan istilah ”Ringkasan Cadangan” melainkan bagi senarai yang

padat, yang tidak lengkap. Setiap cadangan perlu dihujahkan dengan

justifikasi.

h) Lampiran

Ini perlu bagi laporan panjang, untuk mengurangkan bukti dan hujahan.

Lampiran juga perlu mengandungi bukti teknikal yang mungkin tidak

sesuai dimuatkan dalam laporan sebenar. Jumlah lampiran bergantung

pada keperluan bukti dan justifikasi laporan.

i) Rujukan dan Bibliografi

Perbezaanya; rujukan disebut dalam isi laporan manakala bibliografi

berupa bacaan lanjutan yang disenaraikan pada bahagian akhir.

Persembahan

Untuk persembahan penggunaan bahasa yang ringkas dan mudah adalah

digalakkan. Penggunaan istilah teknikal tidak harus menimbulkan keraguan atau

kekaburan pada kesimpulan dan cadangan. Dokumen harus disunting untuk

menghindar kecacatan, gaya tak konsisten atau kekurangan lain.

Formaliti

Semua laporan secara dalaman atau luaran secara umumnya hendaklah bersifat

formal dan nada penulisan bersifat rasmi dengan kepastian penggunaan

tatabahasa yang betul.

Laporan Penyelidikan

Laporan penyelidikan ialah laporan penyelidikan berupa pemerian atau

laporan yang dibuat oleh pegawai atau jawatankuasa tertentu untuk menyiasat

dasar tertentu, pencapaian projek atau kegagalan projek. Kemudian, membuat

perakuan kepada pihak yang memberi tugas.

Pembaca laporan ingin memperoleh maklumat yang sesuai untuk

membuat keputusan. Pihak yang memberi tugas ingin mengetahui dengan cepat

apakah laporan yang diterimanya perlu dibaca, diteruskan kepada orang lain

atau diabaikan sahaja.

Untuk memastikan laporan itu berguna, pembaca memerlukan jawapan

terhadap beberapa pernyataan berikut:

1. Apakah yang dilaporkan dan siapa penulisnya?

2. Apakah sumbangannya?

3. Apakan kesimpulan dan cadangannya?

4. Apakah pentingnya? Apakah implikasinya?

5. Apakah tindakan yang dicadangkan?

6. Mengapa ? Oleh siapa? Bila? Bagaimana?

Laporan yang baik laksana esei yang padat dan jelas bagi pembaca. Laporan

yang berkesan mesti ditulis untuk memenuhi maksud tertentu dalam keadaan

khusus. Berkesan di sini bermaksud analisis yang terperinci dengan masalah dan

kesedaran penulis tentang faktor yang terlibat dalamnya.

Dalam analisis permasalahan, penulis laporan perlu mengemukakan pertanyaan

berikut:

1. Apakah maksud laporan?

2. Siapakah yang membaca?

3. Bagaimanakah laporan itu dimanfaatkan?

4. Mengapakah laporan ini diperlukan?

5. Apakah yang dikehendaki?

6. Bilakah yang dikehendaki?

Format umum

1. Judul

Tajuk laporan dan maklumat pelapor, jawatan, tampat dan tarikh harus

disenaraikan.

2. Pendahuluan

Pendahuluan haruslah berisi maklumat latar belakang, dan pengenalan

permasalahan, yang mengajak pembaca ke arah penyelesaian

permasalahan tersebut.

3. Huraian dan analisis

Huraian dan analisis adalah pemerian lengkap yang biasanya disampaikan

menurut judul besar dan judul kecil serta satu fakta satu perenggan.

4. Ilustrasi

Peta, rajah, gambar seharusnya disertakan jika berkaitan.

5. Data

Data merangkumi penyajian dan penghuraian perangkaan.

6. Perakuan

Sesuatu cadangan sama ada mereka meenrima, menolak, menangguhkan

atau meminda perkara yang dilaporkan hendaklah diperakukan.

7. Ringkasan dan kesimpulan

Maklumat ringkas tentang permasalahan dan tindakan utama yang bakal

dilakukan hendaklah diringkaskan dan disimpulkan.

8. Lampiran

Senarai bahan bertulis yang dijadikan rujukan seperti memorandum dan

dokumen yang berkaitan dengan pembaca yang diselidik dan dilaporkan

hendaklah dilampirkan.

Gaya bahasa

Gaya bahasa penulisan laporan penyelidikan agak ilmiah tetapi kurang

menggunakan istilah teknikal. Pemerian dari segi huraian bersifat pemerian

keadaan semasa dan sebelum. Pemerian dari segi penjelasan bersifat pemerian

lanjut tentang perkara yang ditimbulan. Dari segi pentafsiran, pemerian bersifat

lebih pendapat tentang sesuatu perkara. Untuk perakuan, pemerian bersifat

sebagai tanda menerima atau menolak dapatan daripada sesuatu penyelidikan

dan kajian.

Ungkapan bahasa yang digunakan dalam laporan penyelidikan seperti didapati

dan setelah.

Contoh :

1. kebanyakkan persatuan penjaja didapati tidak membuat lapotan tahunan

masing-masing.

2. Setelah meneliti laporan tersebut, didapati sebahagian majikan swasta

tidak mencarum dalam Kumpulan Wang Simpanan Pekerja.

Bagi pemerian yang berbentuk perakuan, ungkapan yang biasa digunakan

seperti dengan ini diperakukan, dan juga diperakukan.

Contohnya:

1) Dengan ini diperakukan supaya laporan tahunan ini disiarkan

sepenuhnya dalan buletin perbadanan.

2) Juga diperakukan supaya setiap petugas sekolah ini diberi cuti tambahan

pada musim perayaan.

Ungkapan tersebut boleh didahului kata maka atau ungkapan oleh yang

demikian.

Laporan Tahunan

Laporan tahunan merupakan pemerian secara bertulis terhadap jabatan, badan

atau syarikat tertentu bagi tahun lepas. Laporan ini memuatkan perjalanan

jabatan, badan atau syarikat tersebut daripada segi keahlian, kegiatan

kewangan, kemajuan atau kemundurannya.

Format umum

1) Tajuk

Tajuk laporan dan nama syarikat atau badan tertentu harus dinamakan.

2) Keterangan tajuk

Perkara seperti suku tahun, setengah tahun, atau satu tahun, tahun bila

diterangkan di permulaan tajuk.

3. Isi

Isi merangkumi segala perkara yang hendak dilaporkan menurut rancangan dan

jangkaan pencapaian projek seperti program, aktiviti dan hasil.

4. Perbelanjaan yang terlibat

Jumlah wang yang dibelanjakan untuk melaksanakan projek dan aktiviti yang

dirancangkan seharusnya disenaraikan. Adakah belanja kurang atau lebih

jumlahnya seperti yang diperuntukkan disoalkan?

5. Tenaga (Petugas)

Nama orang dan jawatan yang diberi tanggungjawab mengendalikan projek

tersebut disenaraikan dalam laporan tersebut.

6. Masalah

Kesulitan yang terpaksa dihadapi untuk menjayakan projek seharusnya

disenaraikan dalam laporan.

7. Penilaian

Penilaian adalah di mana adakah matlamat tercapai sebagaimana yang

dirancangkan?

8. Cadangan

9. Kesimpulan

Gaya Bahasa

Gaya bahasa laporan tahunan bersifat huraian dan penjelasan, dan menurut

tertib daripada segi tarikh atau waktu.

Contoh

1. Dalam laporan tahunan 2005.................

2. Pada tahun 2004....................................

3. Dalam tempoh yang sama.....................

4. Pada awal tahun 2005.........................

5. Sejak tahun 2004..................................

6. Pada penghujung tahun kewangan 2007...............................

Jika laporan tahunan ini memperlihatkan perbandingan, ungkapan seumpama itu

biasa digunakan.

Contoh

1. Berbanding dengan tahun 2004.......................................

2. Peningkatan pendapatan sebayak...................................

3. Seperti tahun 2005............................................................

4. kemerosotan dengan kadar (50%).....................................

Kesimpulan

Laporan merupakan satu dokumen yang rasmi. Ini adalah kerana penulisan

laporan memerlukan format yang tertentu. Laporan juga merupakan satu

dokumen yang penting untuk melaporkan tentang hal-hal yang berlaku dalam

sesuatu keadaan. Laporan juga boleh merangkumi laporan seminar, laporan

kursus, laporan tragedi, laporan kelab, laporan sukan, laporan badan beruniform,

laporan persediaan majlis dan lain-lain lagi.

Akhir kata, laporan adalah sangat penting kerana dalam laporan terdapat

catatan yang ditulis dalam format rasmi.