taklimat tatacara pendahuluan pelbagai

1

TAKLIMAT TATACARA PENDAHULUAN

PELBAGAI

Disediakan : Seksyen Pengurusan Perakaunan Pinjaman

Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat &

Agensi, Jabatan Akauntan Negara MalaysiaJulai 2009

2

SKOP

1.Kuasa Akta

2.Maksud

3.Kuasa Meluluskan

4.Peraturan Permohonan

5.Penyelesaian/Pelarasan Pendahuluan

6.Penyelenggaraan Rekod Kewangan

7.Surcaj Dan Tindakan Tatatertib

3

KUASA AKTA

Kumpulanwang Amanah Kerajaan

Ditubuhkan di bawah Seksyen 10 Akta Prosedur Kewangan 1957

Untuk maksud tertentu melalui resolusi yang dilulus oleh Dewan Rakyat

Bercorak Kumpulanwang pusingan

Di bawah Pelbagai Kumpulanwang Amanah Kerajaan-Pendahuluan Pelbagai (Penyata Kewangan E1c)- PPK4

4

MAKSUD PENDAHULUAN PELBAGAI

Pendahuluan yang membenarkan keluaran

wang dari Akaun Pendahuluan Pelbagai

kepada Ketua Jabatan sahaja yang

memerlukan wang tunai untuk

menjalankan sesuatu program/aktiviti yang

perlu mendapat kelulusan Perbendaharaan.

(PP 13/1990 Para 7.1)

5

KUASA MELULUSKAN

Perbendaharaan

6

PERATURAN PERMOHONAN

Borang Kew.106 ( 5 salinan )

Borang Maklumat Sokongan

(seperti Lampiran A

Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 13 Tahun 1990 )

7

PERATURAN PERMOHONAN

... sambungan

Borang Permohonan dan Lampiran A-

ditandatangani oleh :

- Ketua Jabatan; atau

- Pegawai Kanan.

* Nama dan jawatannya dinyatakan

8

PERATURAN PERMOHONAN

... sambungan

Disokong dengan butiran terperinci perbelanjaan

Surat kelulusan khas daripada Perbendaharaan atau lain surat kuasa bagi aktiviti atau program yang tiada dalam Belanjawan Tahunan semasa

9

PERATURAN PERMOHONAN

... sambungan

Kadar untuk bayaran cenderamata,

hadiah, saguhati, keraian, elaun

makan dsbnya berdasarkan pekeliling yang

berkuatkuasa seperti – PP 3/2003, PP4/2003,

PP3/2005 dsbnya.

* Jika tidak, perlu kelulusan khas Perbendaharaan

10

PERATURAN PERMOHONAN

... sambungan

Permohonan sekurang-kurangnya 14 hari

sebelum aktiviti/program bermula.

Permohonan tidak akan dipertimbangkan

jika aktiviti/program telah berjalan.

Boleh terus caj ke vot.

11

PERATURAN SETELAH PERMOHONAN

DILULUSKAN

Ketua Jabatan perlu menyediakan

BUKU DAFTAR PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI

Yang mengandungi :-

a. Rujukan Fail Jabatan

b. Jumlah Pendahuluan dan tarikh diluluskan.

c. Nombor kelulusan Perbendaharaan

d. Nama Pegawai yang diamanahkan dengan WangPendahuluan.

e. Nama Pegawai yang bertanggungjawab terhadap Pelarasan /Penyelesaian

f. Tarikh Aktiviti/Program disempurnakan

g. Tarikh Penyata Perbelanjaan dikemukakan

h. Tarikh Penyelesaian dengan butir-butir baucer dan lain-lain

12

PERATURAN SETELAH PERMOHONAN

DILULUSKAN ... sambungan

Buku Daftar permohonan Pendahuluan Pelbagai

tersebut hendaklah diperiksa setiap suku

tahun dan ditandatangani oleh Ketua

Bahagian Kewangan, Kementerian/Jabatan

berkenaan.

13

PENYELESAIAN/PELARASAN

PENDAHULUAN PELBAGAI

Penyelesaian Pendahuluan

- dalam tempoh 6 minggu dari tarikh

penyempurnaan aktiviti / program dan

dalam tahun kewangan yang sama.

14

PENYELESAIAN/PELARASAN

PENDAHULUAN PELBAGAI ... sambungan

Rekod perbelanjaan harian dan penyata

perbelanjaan - tidak lewat 14 hari selepas

aktiviti / program disempurnakan.

Dalam tempoh 21 hari selepas menerima

penyata perbelanjaan tersebut pegawai

pelarasan hendaklah menyelesaikan

Pendahuluan Pelbagai berkenaan.

15

Proses Pelarasan /

Penyelesaian

1. Amaun perbelanjaan sama dengan

pendahuluan pelbagai

Pelarasan melalui baucar jurnal

(jumlah tuntutan pendahuluan pelbagai)

DT Vot/Akaun Amanah

KT Amanah (8533XX/ 8534XX)

16

Proses Pelarasan /

Penyelesaian

2 Amaun perbelanjaan kurang dari pendahuluan pelbagai

2.1 Sediakan Penyata Pemungut bagi bayaran balik lebihan (pemohon perlu mengembalikan dengan serta merta)

2.2 Pelarasan baucar jurnal (jumlah tuntutan pendahuluan pelbagai)

DT Vot/Akaun Amanah

KT Amanah (8533XX/ 8534XX)

17

Proses Pelarasan /

Penyelesaian

3. Amaun perbelanjaan melebihi

pendahuluan pelbagai

???

Sediakan Baucar Bayaran tuntutan

pelbagai

18

Proses Pelarasan /

Penyelesaian

Pastikan semua pelarasan adalah disertakan dengan

Penyata perbelanjaan, resit – resit dan slip pertukaran matawang asing (jika ada).

Pastikan maklumat di skrin subsidiari/permohonan dimasukkan dengan lengkap sebelum menyimpan baucar jurnal di dalam sistem eSPKB. (Auto kemaskini Akaun subsidiari)

# Nota : PTJ perlu menghantar penyata pemungut, resit (Kew. 38), baucar bayaran dan baucar jurnal ke Bahagian Kewangan

19

Penyediaan Laporan

1. Setiap Akhir Bulan

Pastikan setiap akhir bulan, sediakan

Laporan Pendahuluan Pelbagai yang

belum selesai berdasarkan Buku Daftar

Pendahuluan Pelbagai.

Edarkan laporan tersebut ke PTJ yang

berkenaan untuk penyelarasan.

20

Penyediaan Laporan

2 . Setiap Suku Tahun

Pastikan Penyata Mengenai Pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan, disediakan tiap-tiap suku tahun dalam tempoh 14 hari dari tarikh akhir setiap suku tahun dikemukakan

Kepada : -

Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Salinan kepada: -

i. Akauntan Negara Malaysia

ii. Ketua Audit Negara

21

Penyata perlu mengandungi butir-butir

Pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan

sejak awal tahun dan sebelumnya.

Penyediaan Laporan

22

Penyediaan Laporan

Sekiranya didapati semua pendahuluan

telah diselesaikan maka Ketua Jabatan

hendaklah mengesahkan kedudukan ini di

atas penyata tersebut. (Penyata dengan

catatan ‘TIADA’ perlu dikemukakan)

23

Penyediaan Laporan

3 . Setiap Akhir Tahun

Senarai Pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan oleh Kementerian / Jabatan perlu disediakan oleh Akauntan Negara dan Jabatan Yang Mengakaun Sendiri selepas tarikh 31 Disember tiap-tiap tahun, tetapi tidak lewat dari tarikh penutupan akaun

dan dihantar

Kepada : Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Salinan kepada: Ketua Audit Negara

24

... sambungan

Senarai tersebut hendaklah mengandungi butir-

butir berikut :-

a. Nama Kementerian/Jabatan

b. Nombor Kelulusan Perbendaharaan

c. Jumlah Pendahuluan dan tarikh diluluskan

d. Baki yang belum dijelaskan

25

SURCAJ DAN TINDAKAN TATATERTIB

Kegagalan pematuhan Peraturan-peraturan

dalam Pekeliling Perbendaharaan 13/90 -

pegawai-pegawai yang bertanggungjawab

boleh dikenakan surcaj dan atau tindakan

tatatertib.

26

KELULUSAN PENDAHULUAN

PELBAGAI BUKAN SATU

KELULUSAN PERBELANJAAN.

KETUA JABATAN ADALAH

BERTANGGUNGJAWAB

SEPENUHNYA ATAS

PERBELANJAAN BERKENAAN

MENGIKUT PERATURAN

KEWANGAN BERKUATKUASA

PERINGATAN

27

28

29

BORANG MAKLUMAT SOKONGAN BERHUBUNG DENGAN PERMOHONAN PENDAHULUAN PELBAGAI

1. Butir-butir mengenai aktiviti/program Untuk Kegunaan Perbendarahaan1.1 Tajuk Aktiviti .......................................................................................................................1.2 Tarikh diadakan ........................................................................2. Kelulusan Aktiviti/Program

2.1 Sama ada aktiviti/program di bawah peruntukan Belanjawan semasa atau sesuatu Akaun Amanah Kementerian/Jabatan ...............................................

2.2 Jika Peruntukan Belanjawan semasa Sama ada aktiviti/program tersenarai dalam Belanjawan Tahunan atau tidak ................................................Jika tidak tersenarai, sila sertakan surat kelulusan khas daripada Bahagian Belanjawan,Perbendaharaan.

2.3 Jika perbelanjaan dari sesuatu Akaun Amanah Rujukan peraturan Akaun Amanah berkenaan yang membolehkan maksud perbelanjaan ini. ...................................................Sila sertakan surat dari Pegawai Pengawal Akaun Amanah yang mengesahkan perbelanjaan itu dibenarkan.

2.4 Jika sesuatu kadar bayaran digunakan, sila nyatakan rujukan Pekeliling atau Peraturan Kewangan yang menetapkan kadar berkenaan atau sertakan surat kelulusan khas dari Bahagian Pentadbiran, Perbendaharaan.....................................................

3. Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab

3.1 Nama dan jawatan pegawai yang akan diamanahkan dengan wang Pendahuluan Pelbagai serta bertanggungjawab ke atas perbelanjaan dan penyediaan penyata perbelanjaan berkenaan.........................................................................................................

3.2 Sama ada Pendahuluan Pelbagai lama ke atas nama pegawai tersebut di perenggan 3.1 di atas telah diselesaikan atau tidak......................................................

30

3.3 Jika ada Pendahuluan Pelbagai yang tertunggak sila beri butir-butir berkenaan seperti berikut:

Bil. No. Rujukan Kelulusan Tarikh Diluluskan Amaun

3.4 Sebab-sebab penyelarasan tidak dapat dilakukan..................................................................................................................

3.5 Tindakan Jabatan yang telah diambil terhadap pegawai-pegawai berkenaan.(i) Pegawai yang diamanahkan dengan wang Pendahuluan Pelbagai .....................................................(ii) Pegawai yang bertanggungjawab ke atas pelarasan .....................................................

3.6 Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan Pendahuluan Pelbagai yang diminta sekarang ............................................................................................................

............................................(Tandatangan Ketua Jabatan).............................................(Nama).............................................(Jawatan)..............................................(Tarikh)

Bahagian Pentadbiran,Perbendaharaan Malaysia.

31

32

33

1. Serahkan cek kepada pegawai untuk ditunaikan di atas nama

Ketua Setiausaha / Ketua Jabatan / perseorangan.

2. Pastikan nama dan tandatangan pegawai dalam surat

penyerahan wang pendahuluan pelbagai (salinan pejabat)

3. Pastikan 2 salinan surat penyerahan diserahkan kepada pegawai

bertanggungjawab.

4. Pastikan salinan surat penyerahan difailkan

5. Pastikan setelah pegawai menunaikan cek :-

- Pegawai menandatangani akuan terima wang dalam surat

penyerahan wang

- Pegawai menandatangani Buku Serahan Wang sebelum

menyerahkan wang pendahuluan tersebut.

- Serahkan satu salinan surat penyerahan kepada pegawai

dan satu salinan difailkan.

Nama Pegawai yang diamanahkan dengan Wang Pendahuluan