surat menyurat

SURAT MENYURAT DAN FAIL

Pentadbiran pejabat diuruskan melalui rekod bertulis dan surat menyurat merupakan aspek penting.

PENERIMAAN SURAT

Melayani surat-surat yang diterima

Memeriksa surat-surat masuk

Memasukkan surat-surat ke dalam fail

REKOD SURAT-

SURAT MASUK Daftar surat-surat yang diterima

Daftar surat-surat berpengelasan peringkat keselamatan

(a) rekod tarikh tanda tangan pengirim surat

(b) no. fail surat dimasukkan

MINIT FAIL

Menulis minit

Cara-cara menulis minit

Minit untuk mendapat keputusan atau tindakan

BENTUK SURAT RASMI JelasKepala surat rasmiSalamanNo. rujukan failTajukNo. perenggan dan lampiranSatu perkara sahajaLampiran ditandakanTanda nama ringkas penulis/ptr

KIRIMAN SURAT

Jabatan lain

Orang ramai atau perseorangan

Firma/Badan Berkanun/Pertubuhan

Peguam

REKOD SURAT-

SURAT KELUAR Dihantar dengan tangan

Secara berdaftar

SISTEM FAIL

Sistem fail adalah sebahagian daripada pengurusan rekod yang melibatkan urusan penyusunan dan penyimpanan mengikut kelasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila dikehendaki

Setiap organisasi sama ada berbentuk perniagaan atau profesional, kecil atau besar memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan pada kemudian hari.

Faktor-faktor mustahak mengenai produk, perkhidmatan, data statistik, data pekerja, perlu didapatkan melalui fail-fail yang disimpan secara sistematik.

Satu proses kelasifikasi, penyusunan dan penyimpanan rekod supaya ianya dapat diperoleghi dengan segera apabila dikehendaki. .

APAKAH SISTEM FAIL

SISTEM PENGKELASAN FAIL

Abjad

Nombor

Abjad dan nombor

KEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK

Kepadatan

Asesibiliti

Ekonomi

Keanjalan

Lokasi

Rujukan silang

Retention

Kelasifikasi

PENGURUSAN REKOD-REKOD KERAJAAN

Rekod-rekod kerajaan termasuk surat, dokumen, bahan bercetak, buku, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima dan yang dikeluarkan oleh mana-mana Jabatan Kerajaan dalam menjalankan dan menunaikan urusan rasmi mereka.

APAKAH DIA REKOD- REKOD KERAJAAN

KEGUNAAN REKOD

Bahan sejarah

Proses pentadbiran

Bukti

Rujukan

Penyelidikan/Kajian

PENGURUSAN REKOD

Memelihara rekod yang kekalMemisah dan memindah serta menghapus rekod yang tidak berguna lagiMengadakan jadual untuk menunjuk tempoh penggunaan rekodMengadakan alat kelengkapan yang sesuai untuk simpanan rekod

Mengadakan pusat mengelola dan mengawal rekod dalam organisasiAdakan satu buku peraturan mengenai sistem penyimpanan rekod sebagai panduanMenyelia dan melatih kakitangan rekodMengulangkaji dari masa kesemasa sistem rekod

MEMELIHARA REKOD

Bilik simpan rekod mestilah tidak lembab, bumbong tidak bocor, dinding tidak berlubang dan cukup pusingan udara.

Terhindar dari banjir dan bahang matahari

Awasi bahaya tikus, anai-anai dan serangga.

Bersihkan dengan alat hampagas supaya habuk tidak berkumpul

Rekod-rekod yang basah dianginkan untuk kering

Rekod-rekod yang koyak ditampal

Sediakan alat pemadam api

Bilik rekod tidak digunakan sebagai tempat makan, minum, merokok atau menyimpan asid, dakwat dan minyak.

MENJAGA DAN MENYIMPAN REKOD

Pemeliharaan rekod-rekod kerajaan – seksyen 4(1)(d) Undang-undang Arkib Negara 1955

Menjaga rekod-rekod

Pertukaran udara untuk tempat simpanan rekod

Membersihkan tempat simpanan rekod

Membersih tempat simpan rekod dan kawasannya

Penggunaan racun serangga

Mengawasi anai-anai

Larangan makan

Mengawasi daripada api

Menyimpan rekod-rekod di tempat yang sesuai

Rekod-rekod yang tidak digunakanMenjaga failMenyelit semula fail tertanggalMembaiki muka surat yang koyakMembersih rekod-rekodLangkah-langkah menghapuskan serangga Mengeringkan rekod basahMenyelamatkan rekod-rekod terendam air

Selamat Maju Jaya…

Terima Kasih…