surat kiriman rasmi dan memo

SURAT KIRIMAN RASMISURAT RASMIAlat komunikasi bertulis yang ditulis oleh

badanbadan berkanun, jabatan-jabatan kerajaan,swasta, dan individu untuk berhubung secararasmi antara satu sama lain.

JenisPermohonan * cadanganRayuan * pesananBantahan * perjanjianMakluman * pekelilingArahan * iringanUcapanPenghargaanPerakuan

Ciri Utama Surat RasmiBersifat formalMenyampaikan satu perkara sahaja sebaik-

baiknyaMematuhi prinsip 4C + 1 P

Alat komunikasi bertulisBahan rujukan / dokumentasiDuta peribadi, jabatan atau negaraImejBahan bukti yang nyataMedia menggambarkan pendirian / sikap

sesuatu agensi terhadap orang ramai.

Tujuan SuratMenyampaikan maklumatMengemukakan permohonan Menyampaikan ucapanMerekodkan urusan pentadbiran dan lain-lain

Perkara Penting SuratSubjek (perkara)KhalayakTujuanGaya / susunan

Perkara – perlu spesifik bagi memudahkan surat ditulis

Khalayak – mengetahui khalayak pembaca/ penerima, dapat menentukan bentuk surat berkenaan.

Tujuan – mengapa surat dihantarGaya / susunan – apa, siapa, mengapa, dan

bagaimana.

Prinsip – Prinsip Penulisan Surat4 C + 1 PCorrect (betul) – ejaan, laras bahasaClear (jelas) – pengenalan sehingga mesej

yang ingin disampaikanComprehensive (lengkap) – maklumat

lengkap dan fakta tepat.Concise (ringkas) – tidak perlu bahasa

berbungaPolite (bersopan) – nada dan ungkapan

6. Bentuk dan FormatMengikut ketetapan jabatan, badan, institusi,

sebagai gaya khusus jabatan, institusi dan badan berkenaan

Maklumat Pengirim• Kepala surat – nama jabatan, alamat lengkap,

no faks, rujukan dan tarikh• Alamat penerima• Rujukan surat – penerima dan pengirim (Tuan

/ Kami)• Tarikh surat – pelbagai bentuk• Maklumat tambahan – ‘SEGERA’ , ‘SULIT’ dll

dinyatakan pada bahagaian maklumat pengirim di bawah kepala surat.

Tujuannya:Memudahkan penerima menjawab surat; atau Menghubungi semula; dan Memberi gambaran surat berkenaan atas

urusan rasmi kerajaan.

Alamat penerimai) Agensi kerajaan- Dialamatkan kepada ketua agensi mengikut gelaran rasmi jawatannya.- Surat didahului dengan kata hormat, gelarankebesaran, nama, gelaran jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan. - Surat yang dituju kepada pegawai tertentu

(u.p : nama pegawai berkenaan)

Alamat Penerima• ii) Orang ramai/ individuNama dan alamat individu berkenaan dengan gelaran kebesaran sekiranya ada.

iii) Pihak berkuasa berkanun/ pertubuhan / firma

- Ketua badan berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya diikuti dengan nama dan alamat rasminya.

Permulaan Surat Surat yang ditujukan kepada agensi / jabatan

kerajaan hendaklah dimulakan dengan Tuan manakala kepada orang ramai hendaklah dimulakan dengan Tuan atau Puan

Surat yang khusus kepada ketua jabatan, hendaklah didahului dengan kata hormat dan gelaran kebesarannya.

Nombor rujukan - Dicatat diruang atas sebelah kanan surat

sebagai rujukan kami

Tarikh surat- Dicatat dibahagian atas sebelah kanan.

Isi suratTajukKeselarasan / Konsisten Rujukan HormatPengenalanIsi utama / isi sokonganHarapan (Antisipasi)

Contoh memulakan suratSaya diarah memaklumkan…Saya diarah menjawab…Dengan segala hormatnya perkara di atas

dirujuk…Saya dengan hormatnya merujuk perkara

diatas…

Maklumat PenerimaNama dan gelaran jawatanAlamat lengkapGelaran anugerah penerima

Kandungan SuratTajuk : ringkas dan padatKandungan surat (isi) - tujuan, maklumat sokong, mohon

tindakan, kesimpulan, ucapan- Jelas dan maklumat penting sahaja- Sub perenggan (2.1, 2.2/i, ii, iii/a,b,c)Penutup- Penutup surat – slogan jabatan- Contoh: “CINTAILAH BAHASA KITA”

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

STUKTUR ISIPerenggan pertama (biasanya pendek):

nyatakan tujuan anda

Perenggan kedua:Terangkan apa sahaja yang dikehendaki /

maklumatMaklumat utama sahaja – tidak perlu

diperincikanPerenggan yang amat penting

Perenggan ketiga:Sebagai pengunci dan biasanya pendekBerfungsi untuk :

Membuat kesimpulan Memohon tindakan Mengucapkan terima kasih atas maklum balas

penerima

Akhir SuratPengakuan kesetiaanTandatanganSloganSalinan kepada (s.k)Parap (initial)

Hujung suratMaklumat tentang pengirim – didahului

dengan ungkapan hormat penandatangan (kata-kata ikhlas)

Tandatangan pengirimNama dan gelaran (jawatan) rasmi pengirim

Kesilapan Bahasa dalam Surat MenyuratAdalah dengan hormatnya dimaklumkan

bahawa…Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…

Sukacita dimaklumkan bahawa…Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa…

Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk…Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk…

Berhubung perkara di atas…Berhubung dengan perkara di atas…

Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan.Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib.

Senarai nama peserta – peserta adalah seperti berikut:Senarai nama peserta adalah seperti berikut:

Saya Yang Menurut Perintah,Saya yang menurut perintah,

Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.Saya mohon perhatian tuan terhadap…

Permohonan ini dipanjangkan…Permohonan ini dikemukakan…

Sila majukan bersama ini satu salinan surat…Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat…

Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai.Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai.

Ungkapan Khusus1. Penanda rujukan:- Merujuk (perkara yang tersebut di atas)- Berhubung dengan…- Sehubungan dengan …- Berkenaan dengan- Menurut (pendapat yang dikemukakan)

Ayat lengkapSukacita saya merujuk perkara yang tersebut

di atas.Percakapan kita tempoh hari dirujuk.

2. Penanda penyertaanBersama- sama ini (disertakan)Dengan ini (saya lampirkan)

3. Penanda PemaklumanDimaklumkan bahawa…Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa…Sukacita/ dukacita dimaklumkan bahawa…Seperti yang sedia tuan/puan maklumi

bahawa…Sukacita saya memaklumkan bahawa…

4. Penanda sebab – musababTujuan bagi menimbulkan perkaitan

peristiwa

a) Berhubung dengan lawatan Yang Amat Berhormatb) Oleh sebab 15 haribulan ialah cuti umum…c) Atas kerjasama tuan, kami mengucapkan terima kasih.

5. Penanda perintahPerintah hormat- Harapan Cth: Kami mengharapkan agar…

- NasihatCth: Sukacita saya menasihati tuan…

- Hormat permohonanCth: Sukacita kami meminta tuan melaporkan

diri…

Perintah kurang hormatMenggunakan ungkapan yang ditandai kata

arahan:

Cth: a) saya telah diarahkan supaya memberitahu tuan…b) Tuan diingatkan bahawa…

elakkan

6. Penanda matlamatUntuk tujuan yang hendak dicapai- Biasanya dimulai dengan ungkapam ‘untuk’ a)Untuk tujuan…b)Untuk makluman puan…c)Untuk pertimbangan tuan…

8. Penanda sikapPositif - Saya mengucapkan ribuan terima kasih…

Negatif- Kejadian tersebut amat dikesali…

10. Penanda jangkaan- Segala kerjasama dari pihak tuan, kami

dahului dengan…

11. Penanda penamat- Sekian untuk makluman dan perhatian tuan

Contoh surat kiriman rasmi.

MEMO

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri

untuk berhubung secara rasmi.

1. PengenalanMemo merupakan singkatan perkataan “memorandum”

Memo juga merupakan sejenis surat.

Memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri.

Contoh: Hebahan atau panggilan mesyuarat

2. Bentuk MemoTidak terikat dengan sesuatu bentuk yang

tertentu seperti rasmi.

Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat.

Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu:

1.Bentuk borang2.Bentuk terbuka

Memo bentuk BorangTajuk dan maklumat yang diperlukan telah

dicatat dalam borang.Hanya perlu mengisi atau menandakan

sahaja pada ruang yang telah disediakan.

Contoh

Memo Bentuk TerbukaBentuk ini sama seperti surat tetapi ada

antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri.

Contoh

Gaya BahasaRingkas, pada, dan jelasLembut dan berdiplomasiTidak menimbulkan sikap negatif kepada

pembaca Tidak menimbulkan prasangkaElakkan daripada membuat teguran

berbentuk negatif

Langkah Menulis MemoMerancang- Tujuan menulis- Sasaran siapa- Apa yang diharapkan - Apa reaksi penerima memo

Menulis- Menepati tujuan- Gunakan bahasa ringkas, jelas dan lembut- Satu isi satu perenggan

Menyemak- Maklumat adalah tepat dan betul- Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca - Konstruktif

Kaedah Penulisan MemoMemo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu

dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah penyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini seperti kaedah ‘kon terbalik’