sokongan halaman: 1/14 kewangan no. semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/sok-kew-web/sok-kew...
Post on 24-May-2019
248 Views
Preview:
TRANSCRIPT
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 1/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Aset Universiti
2.0 SKOP
Prosedur ini merangkumi semua aktiviti di dalam pengurusan aset universiti yang meliputi urusan penerimaan dan perekodan, verifikasi aset, pelupusan dan kehilangan, pengiraan susutnilai dan penutupan tahunan modul susutnilai FAMS.
3.0 DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen Tajuk Dokumen
Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2008
Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Putra Malaysia
Terkini Manual FAMS Modul Susutnilai
Terkini Peraturan Kewangan dan Perakaunan
Terkini Minit Mesyuarat Pengurusan Universiti, Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang berkaitan
SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja
SOK/KEW/GP019/AST Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset
SOK/KEW/GP020/AST Garis Panduan Pelupusan Aset
UPM/SOK/KEW/AK004/AST Arahan Kerja Pendaftaran Aset
UPM/SOK/KEW/AK005/AST Arahan Kerja Penyediaan Work Order
UPM/OPR/BEN/AK006/AST Arahan Kerja Asset Disposal
UPM/OPR/BEN/AK007/AST Arahan Kerja Penyesuaian Aset Dengan Lejar Am
OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 2/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan
4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
ID : Identifikasi NC : Naib Canselor TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W52, dan W52 di
bawah Skim Perkhidmatan SSM KPB : Ketua Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W48, dan
W48 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PB : Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W41 dan W44 di
bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan, Pejabat Bendahari PTK : Pembantu Tadbir Kewangan, Pejabat Bendahari SAGA : Standard Accounting For Government Agencies FAMS : Fixed Asset Management System JKPP : Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan BA : Bahagian Audit Dalaman PO : Pesanan Belian Manual FAMS UAD
: Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) yang disediakan oleh Bahagian Audit Dalaman
KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PTJ : Pegawai Aset Pusat Tanggungjawab Aset : Barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan
bernilai RM3,000 ke atas seunit dan inventori bagi barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan bernilai kurang dari RM3,000 seunit
5.0 TANGGUNGJAWAB
NC, Bendahari, KPTJ, PTJ, TB, KPB,PB, PA, PTK dan BA bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan aset di Universiti Putra Malaysia.
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 3/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
6.0 CARTA ALIR
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 4/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
Jana daftar aset
FAMS
Pendaftaran
aset manual
Pendaftaran
aset secara
interface
daripada
SAGA
Pengesahan
terimaan aset
Selenggara aset
Verifikasi aset
Tindakan?
Perlu selenggara
Perlu kemaskini
Kehilangan Pelupusan
Perlu lupusBerlaku kehilangan
Kemaskini rekod
aset lupus/hilang
Laporan verifikasi
Sediakan jernal
Laporan Akhir
TahunTamat
mula
Laksana tindakanAset elok
Kelulusan
Kelulusan
7.0 PROSES TERPERINCI
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 5/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
Tindakan
Tanggungjawab
7.1 Mula
7.2 Penerimaan Barang
7.2.1 Sahkan semua terimaan aset daripada pembekal dengan mematuhi Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)
PTJ
7.3 Pendaftaran Aset ID 7.3.1 Semua aset yang dibeli hendaklah didaftarkan di dalam
Sistem FAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST)
PTJ
7.4 Penyelenggaraan Aset 7.4.1 Laksanakan penyelenggaraan aset dengan mengikuti:
(a) Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001)
(b) Prosedur Baikpulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002) (c) Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih
(UPM/SOK/PYG/P001) (d) Prosedur Penyelenggaraan Berkala
(UPM/SOK/PYG/P002)
PTJ
7.5 Verifikasi Aset 7.5.1 Laksanakan verifikasi dengan merujuk Prosedur
Pengauditan Verifikasi Aset/Inventori (UPM/OPR/PNC-AD/P002)
7.5.2 Laksanakan verifikasi kendiri dengan merujuk Garis
Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST)
7.5.3 Terima laporan verifikasi daripada Bahagian Audit Dalam dan PTJ untuk tujuan rekod
BA
PTJ
PTK
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 6/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
7.6 Laporan Verifikasi Daripada verifikasi yang dilakukan, bagi aset yang : 7.6.1 dikenalpasti untuk dilupuskan teruskan ke proses 7.7; 7.6.2 dilaporkan hilang, teruskan ke proses 7.8; 7.6.3 didapati perlu diselenggara, rujuk proses 7.4.1; 7.6.4 sekiranya terdapat perubahan lokasi, pengguna dan
barkod, kemaskini FAMS dengan merujuk Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST); dan
7.6.5 didapati berada dalam keadaan yang baik, proses tamat
PTJ
7.7 Tindakan Pelupusan 7.7.1 Senaraikan aset yang dikenalpasti untuk dilupuskan di
dalam borang Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST). Rujuk Garis Panduan Pelupusan (SOK/KEW/GP020/AST).
7.7.2 Adakan mesyuarat JKPP dalam tempoh 25 hari bekerja
daripada tarikh permohonan yang lengkap diterima daripada PTJ
PTJ
PA/PTK
7.8 Pengendalian Kehilangan 7.8.1 Terdapat dua (2) keadaan di mana laporan kehilangan
perlu dibuat iaitu: (a) kehilangan yang dilaporkan selepas tindakan
verifikasi; atau (b) kehilangan yang dilaporkan semasa sesuatu aset itu
sedang digunakan atau diselenggara
7.8.2 Laporkan aset-aset yang telah hilang mengikut Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2008
KPTJ
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 7/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
7.8.3 Cop terima pada Laporan Awal seperti format KEW.PA-28 yang diterima daripada PTJ dan rekodkan di dalam Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST)
7.8.4 Cop terima pada surat makluman daripada Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (PPPA) dan kemaskini pada Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST)
7.8.5 Laksanakan keputusan seperti surat daripada PPPA 7.8.6 Sediakan kertas cadangan hapuskira kehilangan aset untuk
kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti
7.8.7 Fail di dalam Fail UPM/400/AST/03/tahun
PTK
PTK
PA/PB
PB
PA
7.9 Kemaskini Rekod Aset Yang Dilupuskan/Hilang Kemaskini semua rekod aset yang telah diluluskan untuk pelupusan dan hapuskira . Rujuk Arahan Kerja ‘Asset Disposal’ (UPM/OPR/BEN/AK006/AST) 7.9.1 kemaskini rekod bagi aset yang dilupuskan dalam tempoh
14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan pelupusan; dan
7.9.2 kemaskini rekod bagi aset yang hilang dalam tempoh 14
hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan
PB
PB
7.10 Jernal Pelarasan 7.11.1 7.10.1 Sediakan jernal pelarasan bagi aset-aset yang
dihapuskira atau yang dilupuskan berdasarkan laporan yang dikeluarkan daripada FAMS . Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN). Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun
PA/PB/PBK/TB
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 8/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
7.11 Penyediaan Laporan Akhir Tahun 7.11.2 Laksanakan pengiraan susutnilai aset pada setiap hujung
tahun perakaunan 7.11.3 Laksanakan tindakan penyesuaian sebelum melakukan
proses pengiraan susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyesuaian Amaun Aset Dengan Lejar Am (UPM/OPR/BEN/AK007/AST).
7.11.4 Lakukan proses perkiraan susutnilai aset melalui FAMS.
Rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai 7.11.5 Cetak laporan susutnilai dan sediakan jernal susutnilai.
Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN). Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun
7.11.6 Lakukan proses penutupan Modul Susutnilai (End Year Roll
Over) rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai
PA
PA
PA
PA/PB/PBK/TB
PA
7.12 Tamat
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 9/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
8.0 REKOD KUALITI
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
1. OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan
PTK PKD Seksyen Pengurusan
Aset
3 Tahun
Penolong Bendahari
2 OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan
PTK PKD Seksyen Pengurusan
Aset
3 Tahun
Penolong Bendahari
3 SOK/KEW/DF026/AST Daftar Pelupusan PTJ
PTJ PTJ PTJ
3 Tahun
KPTJ
4 UPM/400/AST/01/TAHUN Fail Pelupusan Aset
Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Aset Alih
UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan
Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST)
Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST)
Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)
Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan)
Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST)
PTK/PA PKD Seksyen Pengurusan
Aset
3 Tahun
Penolong Bendahari
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 10/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
5 UPM/400/AST/01(i)/TAHUN Fail Pelupusan Aset di PTJ
Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039 /AST) dan dokumen sokongan
Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/ DF028/AST)
Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST)
PTJ PTJ PTJ
3 Tahun
KPTJ
Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/ KEW/DF027/AST)
Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan)
Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/ DF025/AST)
6 UPM/400/AST/02/TAHUN Fail Pelupusan Inventori
Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Aset Alih
UPM (SOK/KEW/BR039 /AST) dan dokumen sokongan
Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/ DF028/AST)
Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST)
Surat lantikan AJKPP dan
PTK/PA PKD Seksyen Pengurusan
Aset
3 Tahun
Penolong Bendahari
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 11/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
suratMakluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
7 UPM/400/AST/02(i)/TAHUN Fail Pelupusan Inventori di PTJ
Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan
Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST)
Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST)
Surat lantikan AJKPP dan surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)
Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST)
PTJ PTJ PTJ
3 Tahun
KPTJ
8 UPM/400/AST/03/TAHUN Fail Kehilangan untuk hapuskira
Laporan Disposal aset hilang
Kertas kerja dan minit mesyuarat JKTK
Surat daripada Urusetia Kehilangan dan Hapuskira dan dokumen sokongan
Surat makluman kepada PTJ (jika berkaitan)
Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan
PTK/PA PKD Seksyen Pengurusan
Aset
3 Tahun
Penolong Bendahari
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 12/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
9 UPM/400/AST/03(i)/TAHUN Fail Kehilangan untuk JKPAU
Surat maklumbalas daripada PTJ (jika berkenaan)
Surat tindakan kepada PTJ/Pejabat Bendahari
Petikan minit JKPAU/JPU Laporan AJK Penyiasat Surat lantikan AJK
Penyiasat Laporan Awal Kehilangan
(SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan
PPPA PPPA PPPA
3 Tahun
PPPA
10 UPM/400/AST/03(ii)/TAHUN Fail Kehilangan untuk PTJ
Surat maklumbalas kepada PPPA/Pejabat Bendahari (jika berkenaan)
Surat tindakan daripada PPPA/Pejabat Bendahari dan dokumen sokongan
Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan
PTJ PTJ PTJ
3 Tahun
KPTJ
11 UPM/400/AST/04/TAHUN Laporan Verifikasi Bahagian Audit Dalam Berkala di PTJ
PTK PKD Seksyen Pengurusan
Aset
3 Tahun
Penolong Bendahari
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 13/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
12 UPM/400/AST/04(i)/TAHUN
Senarai Aset/Inventori Yang Diverifikasi Bahagian Audit Dalam
Laporan verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam
PTJ PTJ PTJ
3 Tahun
KPTJ
Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod
Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail
Tanggungjawab Menyelenggara
Tempat dan Tempoh
Simpanan
Kuasa Melupus
13 UPM/400/AST/05/TAHUN Fail Jernal
Multiple Journal Listing / General Journal Listing
Laporan Susutnilai Tahunan
PA PKD Seksyen Pengurusan
Aset
3 Tahun
Penolong Bendahari
14 UPM/400/AST/06/TAHUN Penyata Penyesuaian Aset
PA PKD Seksyen Pengurusan
Aset
2 Tahun
Penolong Bendahari
SOKONGAN KEWANGAN
PEJABAT BENDAHARI
Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012
Halaman: 14/14
No. Semakan: 01
No. Isu: 02
PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011
9.0 SEJARAH SEMAKAN
No. Isu No.
Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat
Disediakan dan
Disemak
Diluluskan/ Diluluskan
semula
Tarikh Kuatkuasa
02 00 - Keluaran Pertama Untuk
Satu Persijilan
Bendahari WP 03/01/2011
02 01 SOK:Kew 11/2011
Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011
Bendahari WP 22/08/2011
top related