sokongan halaman: 1/14 kewangan no. semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/sok-kew-web/sok-kew...

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI

Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW-AST/P012

Halaman: 1/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02

PROSEDUR PENGURUSAN ASET Tarikh: 22/08/2011

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk menerangkan tatacara Pengurusan Aset Universiti

2.0 SKOP

Prosedur ini merangkumi semua aktiviti di dalam pengurusan aset universiti yang meliputi urusan penerimaan dan perekodan, verifikasi aset, pelupusan dan kehilangan, pengiraan susutnilai dan penutupan tahunan modul susutnilai FAMS.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Kod Dokumen Tajuk Dokumen

Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2008

Tatacara Pengurusan Aset Alih Universiti Putra Malaysia

Terkini Manual FAMS Modul Susutnilai

Terkini Peraturan Kewangan dan Perakaunan

Terkini Minit Mesyuarat Pengurusan Universiti, Lembaga Pengarah Universiti dan Jawatankuasa Tetap Kewangan yang berkaitan

SOK/KEW/GP009/BUY Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja

SOK/KEW/GP019/AST Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset

SOK/KEW/GP020/AST Garis Panduan Pelupusan Aset

UPM/SOK/KEW/AK004/AST Arahan Kerja Pendaftaran Aset

UPM/SOK/KEW/AK005/AST Arahan Kerja Penyediaan Work Order

UPM/OPR/BEN/AK006/AST Arahan Kerja Asset Disposal

UPM/OPR/BEN/AK007/AST Arahan Kerja Penyesuaian Aset Dengan Lejar Am

OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 2/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan

4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN

ID : Identifikasi NC : Naib Canselor TB : Timbalan Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W52, dan W52 di

bawah Skim Perkhidmatan SSM KPB : Ketua Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W48, dan

W48 di bawah Skim Perkhidmatan SSM PB : Penolong Bendahari iaitu Pegawai Kewangan yang bergred W41 dan W44 di

bawah Skim Perkhidmatan SSM PA : Penolong Akauntan, Pejabat Bendahari PTK : Pembantu Tadbir Kewangan, Pejabat Bendahari SAGA : Standard Accounting For Government Agencies FAMS : Fixed Asset Management System JKPP : Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan BA : Bahagian Audit Dalaman PO : Pesanan Belian Manual FAMS UAD

: Manual Sistem Pengurusan Aset Tetap UPM (FAMS) yang disediakan oleh Bahagian Audit Dalaman

KPTJ : Ketua Pusat Tanggungjawab PTJ : Pegawai Aset Pusat Tanggungjawab Aset : Barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan

bernilai RM3,000 ke atas seunit dan inventori bagi barangan tak luak yang mempunyai jangka hayat melebihi setahun dan bernilai kurang dari RM3,000 seunit

5.0 TANGGUNGJAWAB

NC, Bendahari, KPTJ, PTJ, TB, KPB,PB, PA, PTK dan BA bertanggungjawab menentukan prosedur ini dilaksanakan dalam proses pengurusan aset di Universiti Putra Malaysia.

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 3/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


6.0 CARTA ALIR

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 4/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Jana daftar aset

FAMS

Pendaftaran

aset manual

Pendaftaran

aset secara

interface

daripada

SAGA

Pengesahan

terimaan aset

Selenggara aset

Verifikasi aset

Tindakan?

Perlu selenggara

Perlu kemaskini

Kehilangan Pelupusan

Perlu lupusBerlaku kehilangan

Kemaskini rekod

aset lupus/hilang

Laporan verifikasi

Sediakan jernal

Laporan Akhir

TahunTamat

mula

Laksana tindakanAset elok

Kelulusan

Kelulusan

7.0 PROSES TERPERINCI

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 5/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Penerimaan Barang

7.2.1 Sahkan semua terimaan aset daripada pembekal dengan mematuhi Garis Panduan Terimaan dan Pengesahan Bekalan/Perkhidmatan/Kerja (SOK/KEW/GP009/BUY)

PTJ

7.3 Pendaftaran Aset ID 7.3.1 Semua aset yang dibeli hendaklah didaftarkan di dalam

Sistem FAMS dengan merujuk kepada Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST)

PTJ

7.4 Penyelenggaraan Aset 7.4.1 Laksanakan penyelenggaraan aset dengan mengikuti:

(a) Prosedur Penyelenggaraan ICT (UPM/SOK/ICT/P001)

(b) Prosedur Baikpulih ICT (UPM/SOK/ICT/P002) (c) Prosedur Penyelenggaraan Baik Pulih

(UPM/SOK/PYG/P001) (d) Prosedur Penyelenggaraan Berkala

(UPM/SOK/PYG/P002)

PTJ

7.5 Verifikasi Aset 7.5.1 Laksanakan verifikasi dengan merujuk Prosedur

Pengauditan Verifikasi Aset/Inventori (UPM/OPR/PNC-AD/P002)

7.5.2 Laksanakan verifikasi kendiri dengan merujuk Garis

Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST)

7.5.3 Terima laporan verifikasi daripada Bahagian Audit Dalam dan PTJ untuk tujuan rekod

BA

PTJ

PTK

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 6/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


7.6 Laporan Verifikasi Daripada verifikasi yang dilakukan, bagi aset yang : 7.6.1 dikenalpasti untuk dilupuskan teruskan ke proses 7.7; 7.6.2 dilaporkan hilang, teruskan ke proses 7.8; 7.6.3 didapati perlu diselenggara, rujuk proses 7.4.1; 7.6.4 sekiranya terdapat perubahan lokasi, pengguna dan

barkod, kemaskini FAMS dengan merujuk Garis Panduan Pendaftaran ID dan Verifikasi Aset (SOK/KEW/GP019/AST); dan

7.6.5 didapati berada dalam keadaan yang baik, proses tamat

PTJ

7.7 Tindakan Pelupusan 7.7.1 Senaraikan aset yang dikenalpasti untuk dilupuskan di

dalam borang Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST). Rujuk Garis Panduan Pelupusan (SOK/KEW/GP020/AST).

7.7.2 Adakan mesyuarat JKPP dalam tempoh 25 hari bekerja

daripada tarikh permohonan yang lengkap diterima daripada PTJ

PTJ

PA/PTK

7.8 Pengendalian Kehilangan 7.8.1 Terdapat dua (2) keadaan di mana laporan kehilangan

perlu dibuat iaitu: (a) kehilangan yang dilaporkan selepas tindakan

verifikasi; atau (b) kehilangan yang dilaporkan semasa sesuatu aset itu

sedang digunakan atau diselenggara

7.8.2 Laporkan aset-aset yang telah hilang mengikut Pekeliling Bendahari Bil. 1 Tahun 2008

KPTJ

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 7/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


7.8.3 Cop terima pada Laporan Awal seperti format KEW.PA-28 yang diterima daripada PTJ dan rekodkan di dalam Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST)

7.8.4 Cop terima pada surat makluman daripada Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Aset (PPPA) dan kemaskini pada Buku Daftar Kehilangan (OPR/BEN/BD012/AST)

7.8.5 Laksanakan keputusan seperti surat daripada PPPA 7.8.6 Sediakan kertas cadangan hapuskira kehilangan aset untuk

kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti

7.8.7 Fail di dalam Fail UPM/400/AST/03/tahun

PTK

PTK

PA/PB

PB

PA

7.9 Kemaskini Rekod Aset Yang Dilupuskan/Hilang Kemaskini semua rekod aset yang telah diluluskan untuk pelupusan dan hapuskira . Rujuk Arahan Kerja ‘Asset Disposal’ (UPM/OPR/BEN/AK006/AST) 7.9.1 kemaskini rekod bagi aset yang dilupuskan dalam tempoh

14 hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan pelupusan; dan

7.9.2 kemaskini rekod bagi aset yang hilang dalam tempoh 14

hari bekerja daripada tarikh terima surat makluman kelulusan Jawatankuasa Tetap Kewangan

PB

PB

7.10 Jernal Pelarasan 7.11.1 7.10.1 Sediakan jernal pelarasan bagi aset-aset yang

dihapuskira atau yang dilupuskan berdasarkan laporan yang dikeluarkan daripada FAMS . Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN). Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun

PA/PB/PBK/TB

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 8/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


7.11 Penyediaan Laporan Akhir Tahun 7.11.2 Laksanakan pengiraan susutnilai aset pada setiap hujung

tahun perakaunan 7.11.3 Laksanakan tindakan penyesuaian sebelum melakukan

proses pengiraan susutnilai. Rujuk Arahan Kerja Penyesuaian Amaun Aset Dengan Lejar Am (UPM/OPR/BEN/AK007/AST).

7.11.4 Lakukan proses perkiraan susutnilai aset melalui FAMS.

Rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai 7.11.5 Cetak laporan susutnilai dan sediakan jernal susutnilai.

Rujuk Arahan Kerja Penyediaan Jernal (UPM/OPR/BEN/AK024/AKN). Fail di dalam Fail UPM/400/AST/05/tahun

7.11.6 Lakukan proses penutupan Modul Susutnilai (End Year Roll

Over) rujuk Manual FAMS Modul Susutnilai

PA

PA

PA

PA/PB/PBK/TB

PA

7.12 Tamat

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 9/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod

Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1. OPR/BEN/BD011/AST Buku Daftar Pelupusan

PTK PKD Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

2 OPR/BEN/BD012/AST Buku Daftar Kehilangan


Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

3 SOK/KEW/DF026/AST Daftar Pelupusan PTJ

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

4 UPM/400/AST/01/TAHUN Fail Pelupusan Aset

Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Aset Alih

UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan

Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST)

Laporan Jawatankuasa Pemeriksa Pelupusan (SOK/KEW/BR038/AST)

Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)

Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan)

Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST)

PTK/PA PKD Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 10/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02





Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

5 UPM/400/AST/01(i)/TAHUN Fail Pelupusan Aset di PTJ

Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039 /AST) dan dokumen sokongan

Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/ DF028/AST)


PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

Surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/ KEW/DF027/AST)

Perakuan Pelupusan (PEP) Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR040/AST) (jika berkaitan)

Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/ DF025/AST)

6 UPM/400/AST/02/TAHUN Fail Pelupusan Inventori

Laporan Asset Disposal Sijil Pelupusan Aset Alih

UPM (SOK/KEW/BR039 /AST) dan dokumen sokongan

Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/ DF028/AST)


Surat lantikan AJKPP dan


Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 11/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


suratMakluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)




Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

7 UPM/400/AST/02(i)/TAHUN Fail Pelupusan Inventori di PTJ

Sijil Pelupusan Aset Alih UPM (SOK/KEW/BR039/AST) dan dokumen sokongan

Surat Kelulusan Pelupusan (SOK/KEW/DF028/AST)


Surat lantikan AJKPP dan surat Makluman Mesyuarat JKPP (SOK/KEW/DF027/AST)

Borang Permohonan Pelupusan Aset / Inventori (SOK/KEW/DF025/AST)

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

8 UPM/400/AST/03/TAHUN Fail Kehilangan untuk hapuskira

Laporan Disposal aset hilang

Kertas kerja dan minit mesyuarat JKTK

Surat daripada Urusetia Kehilangan dan Hapuskira dan dokumen sokongan

Surat makluman kepada PTJ (jika berkaitan)

Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan


Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 12/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02





Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

9 UPM/400/AST/03(i)/TAHUN Fail Kehilangan untuk JKPAU

Surat maklumbalas daripada PTJ (jika berkenaan)

Surat tindakan kepada PTJ/Pejabat Bendahari

Petikan minit JKPAU/JPU Laporan AJK Penyiasat Surat lantikan AJK

Penyiasat Laporan Awal Kehilangan

(SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan

PPPA PPPA PPPA

3 Tahun

PPPA

10 UPM/400/AST/03(ii)/TAHUN Fail Kehilangan untuk PTJ

Surat maklumbalas kepada PPPA/Pejabat Bendahari (jika berkenaan)

Surat tindakan daripada PPPA/Pejabat Bendahari dan dokumen sokongan

Laporan Awal Kehilangan (SOK/KEW/LP005/AST) dan dokumen sokongan

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ

11 UPM/400/AST/04/TAHUN Laporan Verifikasi Bahagian Audit Dalam Berkala di PTJ


Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 13/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


12 UPM/400/AST/04(i)/TAHUN

Senarai Aset/Inventori Yang Diverifikasi Bahagian Audit Dalam

Laporan verifikasi oleh Bahagian Audit Dalam

PTJ PTJ PTJ

3 Tahun

KPTJ




Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

13 UPM/400/AST/05/TAHUN Fail Jernal

Multiple Journal Listing / General Journal Listing

Laporan Susutnilai Tahunan

PA PKD Seksyen Pengurusan

Aset

3 Tahun

Penolong Bendahari

14 UPM/400/AST/06/TAHUN Penyata Penyesuaian Aset

PA PKD Seksyen Pengurusan

Aset

2 Tahun

Penolong Bendahari

SOKONGAN KEWANGAN

PEJABAT BENDAHARI


Halaman: 14/14

No. Semakan: 01

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disediakan dan

Disemak

Diluluskan/ Diluluskan

semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama Untuk

Satu Persijilan

Bendahari WP 03/01/2011

02 01 SOK:Kew 11/2011

Mesyuarat Pengurusan kali ke-5/2011

Bendahari WP 22/08/2011

sokongan halaman: 1/14 kewangan no. semakan: 01 …reg.upm.edu.my/spk_upm/sok-kew-web/sok-kew...

Documents