sistem repositori institusi perpustakaan khusus : sebuah inisiasi

Sistem Repositori InstitusiPerpustakaan Khusus :

Sebuah Inisiasi

Dwi Fajar Saputradfsptra@gmail.com

Kementerian Sekretariat Negara6 September 2017

Data DiriDwi Fajar Saputra (Dudu) : 085693341215

• FK UPN Veteran Jakarta• FPPTI DKI Jakarta• Komunitas SLiMS Banten• Relawan Jurnal Indonesia Korda DKI Jakarta

Portfolio (2 Tahun Terakhir) :1. Sistem repositori institusi UMMI : eprints2. Sistem repositori institusi UNSADA : eprints3. Trisakti University Collection of scholarly

and academic papers : eprints4. Sistem repositori institusi UTU : eprints5. Sistem repositori institusi Kementerian

Pendidikan dan Kebudayaan RI : eprints6. Penulis buku = Eprints : Aplikasi Pengelolaan

Repositori Institusi

Daftar Isi

• Pendahuluan

• Tujuan

• Dasar Hukum

• Sekilas Aplikasi Eprints

• Kegunaan

• Perbandingan

• Persiapan Implementasi

• Kesimpulan

Pendahuluan

1. Adanya kebutuhan akan suatu sistem yang

handal untuk mendukung pengelolaan

repositori institusi.

2. Adanya keinginan untuk mempercepat

target tertentu seperti webometrics dan

indeksasi.

Sistem Handal

1. Banyaknya materi digital yang harus

dikelola oleh sebuah instansi.

2. Sistem yang ada, tidak mendukung penuh

pengelolaan format materi digital seperti

image, dll.

3. Biaya pemutakhiran sistem yang tergolong

mahal.

Target Tertentu

1. Keinginan agar sistem repositori institusi

berperan untuk meningkatkan

webometrics lembaga.

2. Kebutuhan agar materi digital dapat

terindeks secara cepat/lengkap di mesin

indeks.

Tujuan

1. Memberikan informasi terkait pentingnya

sistem repositori institusi untuk

diimplementasikan di perpustakaan

khusus.

2. Memberikan informasi tentang aplikasi

eprints yang dapat digunakan untuk

sistem repositori institusi.

Dasar Hukum

1. Undang Undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2007.

2. Standar Nasional Perpustakaan 006:2011

Tentang Perpustakaan Khusus Instansi

Pemerintah.

Undang Undang Republik Indonesia

Nomor 43 Tahun 2007

Pasal 27 :

Perpustakaan Khusus diselenggarakan sesuai

dengan standar nasional perpustakaan.

SNP 006:2011 Perpustakaan KhususBerkaitan dengan sistem :

Titik Kritis dari Dasar Hukum

Berkaitan dengan sistem :

Sistem mampumengelola

berbagai format media.

Sistem dapatberperan sebagai

media pelestarian

koleksi.

Sistem dapatdimanfaatkanoleh publik.

Sistem mampudepositkan

berbagai format media.

Berkaitan dengan Repositori Institusi

di Perpustakaan Khusus

1. Koleksi menghasilkan bermacam format materi digital seperti peraturan(pdf/image), iklan layanan masyarakat(video), hasil karya ilmiah pegawai (pdf), sosialisasi (ppt), dll. -> Memerlukanaplikasi yang handal karena berkaitandengan pengelolaan, penyimpanan(deposit) dan preservasi.

2. Dapat diakses oleh publik. -> Web Based.

Sekilas Aplikasi Eprints

• Perangkat lunak berbasis web

• Lisensi GNU Public Licence Version 3

• Core program language : perl

• DBMS : mysql

• OS : Ubuntu 14.04 / Debian 7

Kegunaan (Umum)

1. Menjalankan SNP 006:2011 Tentang

Perpustakaan Khusus terutama fungsi

deposit.

2. Mendukung pengelolaan koleksi dengan

baik.

3. Meminimalisir kebutuhan tempat dan

tenaga.

4. Efektif dalam hal penyebarluasan.

Kegunaan (Aplikasi)

1. Mampu mengelola bermacam format materi

digital (metadata-simpan-menampilkan).

2. Memiliki dashboard administrator yang

menyediakan text editor bagi pustakawan

(tanpa harus ke root server).

3. Ramah terhadap seo dan mesin indeks (google

& scholar google).

4. Memiliki proses bisnis yang berkesinambungan

untuk meminimalisir salah entri (user-reviewer-

administrator).

Perbandingan

SLiMS & Eprints

1. SLiMS dibuat untuk sistem manajemen

perpustakaan, sedangkan Eprints dibuat untuk

sistem repositori institusi.

Sistem manajemen perpustakaan tersedia fiturkeanggotaan, sirkulasi, stock take. Fitur-fiturtersebut dapat digunakan untuk mendukungberjalannya roda perpustakaan berbasis teknologiinformasi. Sedangkan Eprints tidak menyediakanfitur – fitur yang disebutkan diatas. Namun fokuspada pengelolaan materi digital.

2. SLiMS proses bisnisnya dimulai dari membuat

peraturan peminjaman/keanggotaan-isi daftar

anggota-isi bibliografi-sirkulasi-stock take.

Sedangkan Eprints dimulai dari Type-Upload-Details-

Subjects-Deposit.

Dalam SLiMS bila keanggotaan tidak diisi terlebihdahulu, maka sirkulasi tidak akan bisa dijalankansehingga user harus memiliki pengetahuan yangjelas mengenai operasionalkan SLiMS. SedangkanEprints lebih user friendly karena ada petunjukarahnya dalam menjalankan proses bisnisnya.

3. SLiMS menggunakan AACR II/RDA (Akasia) dalam

metadata deskripsi. Sedangkan Eprints

menggunakan beragam metadata deskripsi

disesuaikan dengan format materi digital yang akan

dientri.

Pada SLiMS bila entri data koleksi harus mengisiformat metadata deskripsi berdasarkan AACR II(dibawah Akasia)/ RDA (start Akasia) sehingga bisamenghasilkan keluaran salah satunya kartu katalog.Bila Eprints setiap materi digital yang akan dientrimemiliki format metadata deskripsi yang berbeda-beda sehingga menyesuaikan dengan “ke-khasan ”dari materi digital tersebut.

4. SLiMS belum dapat mendukung secara penuh

format materi digital sedangkan Eprints hampir

semua format materi digital dapat didukung baik

dari segi metadata, penyimpanan dan penampilan.

Di SLiMS jika mencari koleksi format JPG/PNG ketikaditelusur pada pencarian akan muncul pada bagianlampiran namun tidak dapat dilihat (review) terlebihdahulu, bila di-klik akan melakukan pengunduhanfile. Berbeda dengan Eprints yang secara defaultbisa muncul proses review dan melihat file secarapenuh.

5. Eprints lebih ramah search engine seperti google,

ketimbang SLiMS karena menerapkan struktur data

backlink (banyak menempatkan file yang sama

didalam folder yang berbeda).

Karena SLiMS hanya menempatkan file pada 1folder penyimpanan saja, berbeda dari Eprints yangmenyimpan di lebih dari 3 folder penyimpanan.

6. Eprints lebih menerapkan konsep Search Enginge

Optimization (SEO) ketimbang SLiMS salah satunya

sub direktori root domain :

http://repository.utu.ac.id/7/ -> Eprints

https://perpustakaan.setneg.go.id/index.php?p=show

_detail&id=15042 -> SLiMS

Persiapan Implementasi

1. Menyiapkan sumber daya manusia.

2. Menyiapkan materi digital.

3. Membuat kebijakan tertulis.

4. Mempersiapkan infrastruktur

teknologi.

5. Peningkatan kompetensi bagi SDM

(Tahap lanjut). (Saputra : 2017)

Kesimpulan1. Perpustakaan khusus berfungsi sebagai pusat

deposit oleh karena itu penting untuk

menerapkan sistem repositori institusi pada

era saat ini agar menghasilkan layanan yang

efektif dan efisien.

2. Aplikasi eprints dapat dijadikan salah satu

alternatif alat bantu untuk mendukung

pelaksanaan sistem repositori institusi karena

tergolong sudah teruji dan mendukung

bermacam format materi digital.

Promo Sponsor

Terima Kasih