rujukan pembekal - kone.com kit_pdf_bhma_2018_kone_v0.21my... · pengenalan lain alamat e-mel untuk...

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 1

Basware Corporation © Copyright Basware Corporation All rights reserved

KONE meningkatkan kitaran

pembelian kepada

pembayaran

Jadual

kecekapan proses

Invois dibayar tepat pada

masanya

jimat masa dan wang

Pembekal Mengikut

Rujukan Pembekal

RUJUKAN

PEMBEKAL CARA MENGHANTAR INVOIS

PDF

SEPTEMBER 2018

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 2

Kandungan

A. Pengenalan ........................................................................................................................................ 3

B. Proses Pendaftaran ........................................................................................................................... 4

1. Membuka Akaun: ........................................................................................................................ 4

2. Mengaktifkan akaun anda ........................................................................................................... 5

3. Mula menghantar Invois PDF ..................................................................................................... 6

a. Membuat Invois PDF yang boleh dibaca .................................................................................... 7

b. Menyediakan Lampiran ( Seperti Lampiran Polisi) ..................................................................... 7

c. Menghantar Invois-PDF yang boleh dibaca .............................................................................. 9

C. Penghantaran Invois .......................................................................................................................... 9

D. Pemantauan Invois .......................................................................................................................... 10

E. Sokongan tambahan dan Maklumat Hubungan .............................................................................. 10

Annex 1 – Alamat E-mel KONE ............................................................................................................... 11

Annex 2 – Kandungan wajib untuk Invois PDF yang boleh dibaca .......................................................... 14

Annex 3 – Ketepatan dan penolakan Invois-PDF yang boleh dibaca ...................................................... 16

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 3

A. Pengenalan

Di Kone, kami berusaha untuk memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada Rakan Kongsi dan

pelanggan kami. Untuk mencapai matlamat ini, KONE telah mengambil inisiatif untuk menyokong

Objektif ini, iaitu memacu piawaian yang lebih besar dengan mengawal proses Kewangan,

meningkatkan jadual pembelian, proses kecekapan dan seterusnya meningkatkan pembayaran tepat

pada masanya. Panduan ini mengandungi arahan yang disertakan dengan cara terperinci anda boleh

menghantar invois PDF kepada KONE. Dengan mengikuti arahan ini, KONE akan menerima invois PDF

sebagai penginvoisan elektronik. Untuk pembekal, perkhidmatan ini adalah percuma.

Hantar invois PDF anda melalui 3 langkah mudah berikut:

• Cipta akaun melalui pautan pendaftaran https://portal.basware.com/open/konepdf

• Aktifkan akaun anda

• Mula menghantar invois PDF yang boleh dibaca melalui peti mel di bawah:

Negara Unit Syarikat ID VAT atau

pengenalan lain

Alamat e-mel untuk invois PDF ( memerlukan

pendaftaran)

MALAYSIA KONE Elevator

(M) Sdn. Bhd

1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com

Senarai penuh alamat e-mel KONE untuk invois PDF boleh dirujuk di Annex 1 pada kit pembekal ini.

Arahan di atas telah diterangkan dengan lebih lanjut di bawah. Sila semak keseluruhan panduan untuk

mendapatkan maklumat lanjut, maklumat penting serta petua dan cara yang akan memastikan invois

anda berjaya dihantar tanpa masalah.

Yang benar,

KONE

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 4

B. Proses pendaftaran

Dengan menggunakan perkhidmatan PDF percuma ini, anda boleh menghantar PDF E-Invois

kepada KONE. Untuk memulakan perkhidmatan ini, anda perlu mendaftar ke perkhidmatan PDF

E-Invois melalui Portal Basware.

1. Cipta akaun:

• Mendaftar akaun menggunakan pautan ini: https://portal.basware.com/open/konepdf

• Di laman sesawang ini, sila masukkan alamat e-mel anda dan klik daftar. Sila ingat alamat

e-mel anda kerana alamat e-mel itu akan digunakan sebagai nama pengguna semasa anda

log masuk ke portal.

• Pilih kata laluan yang selamat dan akaun boleh dibuka.

o Portal ini akan menghantar mesej pengesahan ke alamat e-mel anda apabila

akaun sudah didaftarkan. E-mel pengesahan akan diterima daripada

no.reply@basware.com dan mungkin e-mel akan terus dihantar ke spam e-mel

anda. Anda dinasihatkan untuk memeriksa Folder Spam dan Sarap e-mel anda.

• Buka mesej pengesahan dan aktif akaun anda dalam masa 7 hari (168 jam), jika tidak e-mel

pengesahan anda akan tamat tempoh.

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 5

Sila pastikan bahawa alamat e-mel ialah peti pasuk yang dipantau. Jika anda menghantar

invois daripada ERP anda dalam format PDF yang boleh dibaca, sila hubungi jabatan IT

anda supaya mereka boleh mengesahkan alamat e-mel ini.

✓ Selepas menyelesaikan langkah-langkah di atas, anda telah Berjaya membuka akaun dan

anda kini boleh log masuk dengan menggunakan nama pengguna anda dan kata laluan

anda dalam portal.

2. Aktifkan akaun anda

Untuk mengaktifkan akaun ini anda dikehendaki mengisi beberapa maklumat mengenai organisasi

anda. Untuk mengaktifkan Basware PDF E-Invois untuk menerima perkhidmatan ini.

a. Isikan butiran syarikat anda

• Di ruang “My Organisasi”, anda perlu mengisi butiran organisasi anda seperti Nama

pertama dan nama terakhir, Negara, dan Nama Syarikat.

o Untuk menambahkan pengenalan perniagaan anda, ia bergantung kepada undang-

undang serta peraturan setiap Negara untuk memilih pengenalan perniagaan anda.

Seperti contoh ( TIN untuk Amerika Syarikat). Sebagai Contoh untuk Negara UK

anda dikehendaki memasukkan nombor VAT anda dan boleh dilakukan dengan

memilih “tambah pengenal organisasi” daripada bawah sila pilih VAT dan masukkan

nombor perniagaan anda seperti gambar di bawah.

• Di ruang, “Maklumat Hubungan Organisasi”, anda dikehendaki untuk mengisi nama kenalan

syarikat anda, alamat e-mel yang berkaitan dan nombor telefon anda. Sila ambil perhatian

bahawa ini adalah alamat e-mel yang penting untuk menerima atau pemberitahuan

penolakan Invois dan anda dinasihatkan supaya mengelak daripada menggunakan

perkongsian e-mel atau e-mel yang tidak dipantau.

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 6

b. Tambahkan alamat e-mel untuk invois PDF

Untuk menambah alamat e-mel, daripada mana anda akan menghantar PDF e-Invois, sila klik

Tambah alamat E-mel. Anda boleh menghantar hanya daripada alamat e-mel yang anda tetapkan

di sini. Anda boleh menambah alamat e-mel sehingga 200 alamat e-mel.

Setiap e-mel tambahan yang anda tambah diportal kami, anda akan menerima e-mel pengesahan

dengan akses pautan dan anda diminta untuk mengesahkan dengan menggunakan pautan ini untuk

anda menghantar Invois kepada KONE. Jika anda tidak mengikuti langkah ini Invois anda tidak akan

dapat dihantar.

Invois yang dihantar melalui alamat e-mel lain tidak akan diterima kepada KONE untuk proses

Invois dan membuat pembayaran.

✓ Selepas selesai langkah-langkah di atas, anda telah Berjaya mengaktifkan akaun anda

dan anda boleh mulai menghantar Invois PDF.

Jika anda ingin menambah alamat e-mel, anda boleh rujuk langkah di bawah:

✓ Sila klik Basware Portal: https://portal.basware.com/ dan log masuk.

✓ Sila pergi ke Services tab dan klik pada tab bernama PDF e-Invois.

✓ Klik pada Butiran.

✓ Seterusnya, pergi ke ruang Saya hantar Invois daripada dan klik pada tambah alamat e-mel

daripada mana Invois akan dihantar ke KONE.

3. Mula menghantar Invois PDF

Untuk perkhidmatan ini berfungsi, Invois yang anda hantar mesti mempunyai susun atur yang sama

seperti Invois yang pertama. Ini disebabkan, Invois akan dibaca secara elektronik, kandungan invois

mestilah dalam format teks yang boleh dibaca, Invois tidak boleh ditulis dengan tangan, diimbas

atau mengandungi maklumat dalam format imej. Sila pastikan Invois PDF boleh dibaca oleh mesin.

Anda boleh membuat ini dengan membuka PDF dokumen dan cuba untuk pilih kandungan Invois (

Contoh Invois Nombor ). Jika anda boleh untuk memilih, menyalin dan menampal kepada dokumen

lain selepas tu PDF boleh dibaca oleh mesin.

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 7

a. Membuat Invois PDF yang boleh dibaca

Terdapat banyak cara untuk anda membuat Invois yang boleh dibaca:

• Anda boleh menggunakan akaun semasa anda, jika ia membenarkan anda mengeksport

Invois dalam PDF format. Sila periksa bagaimana anda boleh menentukan Invois anda

boleh dibaca mesin seperti yang dijelaskan di atas.

• Anda boleh menggunakan Microsoft Word ataupun Microsoft Excel- sebagai Contoh alat

daripada Microsoft Office, jika ia membenarkan anda untuk menyimpan dokumen di dalam

mesin yang boleh membaca PDF format dengan menukar jenis fail dalam “ Menyimpan

sebagai” daripada .xls/.xlsx/.doc/.docx/etc kepada .pdf.

• Untuk Fail invois nama boleh dinamakan seperti yang anda kehendaki selagi ia tidak

mengandungi 6 perkataan tersebut: attachment, anhang, anlage, adjunto, annex atau liite.

• Hanya satu invois / nota kredit dihantar dalam satu PDF, berbilang invois dalam satu fail PDF

tidak disokong

Sesetengah maklumat seperti Nombor Invois adalah diwajibkan, sila dapatkan senarai penuh di

Annex 2 di bawah dan sila pastikan semua maklumat telah diisi. Jika ada maklumat yang wajib

diisi tetapi tidak jelas, dan Invois TIDAK akan dihantar untuk diproses dan dibayar, tetapi akan ditolak.

b. Menyediakan Lampiran ( Seperti Lampiran Polisi)

Sila ambil perhatian bahawa dokumen yang tidak berkaitan denagan Invois ( contoh: Penyata

akaun, peringatan serta lain-lain ) tidak seharusnya dihantar melalui laluan ini. Sebagai pertukaran

anda boleh menghantar ini kepada:

Malaysia: ContactAP_MY@kone.com

Singapore: ContactAP_SG@kone.com

Untuk Negara Lain, anda boleh rujuk senarai di sini.

Lampiran pada fail invois hendaklah disertakan dengan dokumen untuk menyokong serta

memahami Invois PDF (contoh nota penghantaran, jadual waktu terperinci untuk projek yang

boleh dibeli ) dan semuanya hendaklah dalam format PDF yang boleh dibaca sahaja.

Jika anda memerlukan untuk menambah lampiran atau dokumen sokongan kepada e-mel anda,

seperti nota penghantaran, sila pastikan yang anda mengikuti lampiran polisi di bawah untuk

lampiran tambahan.

• Lampiran akan dikenal pasti dan diterima jika ia mengandungi perkataan attachment,

anhang, anlage, adjunto, annex atau liite. Sebagai contoh, attachment_112233.pdf.

• Untuk Invois e-PDF tunggal, setiap lampiran secara automatik dikaitkan dengan Invois PDF,

sekiranya anda menghantar banyak lampiran, Basware mencadangkan anda menghantar

satu Invois bagi setiap e-mel.

PDF*(.pdf)

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 8

• Jika anda hendak menghantar E-invois PDF dan lampiran dalam satu e-mel, sila ikut garis

panduan di bawah:

o Sila pastikan setiap lampiran mempunyai lampiran kata kunci di dalam fail

itu. Nama fail lampiran itu mesti mengandungi nama fail ( tanpa Sambungan

) dari Nota Kredit/ e-invois PDF. Sebagai Contoh Dokumen1_lampiran.pdf

akan dikaitkan dengan Dokumen1.pdf

o Lampiran adalah sah, Jika:

E-mel mengandungi sekurang-kurangnya satu E-Invois PDF/ Nota Kredit.

Setiap lampiran tambahan dikaitkan dengan Nota Kredit/ E-Invois

PDF.

Lampiran yang tidak mematuhi peraturan di atas tidak akan dihantar kepada pelanggan anda

dan ia akan menyebabkan proses Invois tertunggak dan pertanyaan tambahan.

Satu Invois / Nota Kredit

Pesanan E-mail

Lampiran 2.pdf

Lampiran 1.pdf

E-mail Mesej

Invois01.pdf

Invois01_lampiran1.

pdf

Invois01_lampiran2.

pdf

NotaKredit01.pdf

NotaKredit01_lampiran1.pdf

NotaKredit01_lampiran2.pdf

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 9

c. Menghantar Invois-PDF yang boleh dibaca

• Dengan menggunakan standard e-mel pelanggan (contoh Outlook, membuat mesej e-mel

baru.

• Lampirkan Invois PDF yang boleh dibaca seperti yang dibuat di langkah 3.a dan ia telah

disimpan pada komputer anda untuk mesej e-mel. Ia membolehkan melampirkan beberapa

Invois di dalam satu e-mel.

• Lampirkan dokumen sokongan kepada e-mel. Lampiran mestilah dihantar bersama-sama

Invois-PDF. Untuk arahan tentang cara menamakan lampiran tambahan langkah-langkah

boleh dirujuk di langkah 3.b.

• Taip alamat Invois PDF KONE diruang penerima e-mel. Sila gunakan alamat e-mel di

bawah sebagai rujukan.

Negara Unit Syarikat Pengenalan ID Alamat e-mel untuk Invois PDF ( Memerlukan

pendaftaran )

MALAYSIA KONE Elevator

(M) Sdn. Bhd

1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com

SINGAPORE KONE Pte. Ltd. 197801381N kone.pte.ltd@email.basware.com

Senarai penuh alamat e-mel KONE boleh didapati di Annex 1 untuk rujukan pembekal.

• Hantar e-mel.

PERKHIDMATAN PDF- BASWARE HANYA BOLEH DIHANTAR KE ALAMAT E-

MEL KONE YANG DIDAFTARKAN KEPADA PERKHIDMATAN . PERKHIDMATAN

INI AKAN MENOLAK INVOIS YANG DIHANTAR DARIPADA ALAMAT E-MEL

YANG TIDAK DIDAFTARKAN.

C. Penghantaran Invois

Basware menetapkan proses penukaran apabila anda menghantar Invois yang pertama melalui

perkhidmatan ini. Basware akan memberitahu anda melalui e-mel apabila e-mel pertama telah

dihantar ke KONE dengan Berjaya. Invois PDF yang boleh dibaca mengambil beberapa hari masa

bekerja untuk dihantar ke KONE.

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 10

Anda perlu ingat, pemberitahuan akan diterima daripada e-mel yang sama no.reply@basware.com,

dan mungkin ia akan dihantar terus ke kotak mesej spam, jadi kami nasihatkan anda untuk

memeriksa juga di folder spam/junk e-mel anda.

Tiada e-mel pengesahan akan dihantar melainkan terdapat masalah terhadap Invois berkenan

semasa penghantaran. Dimaklumkan, bahawa Invois pengesahan dan juga penolakan Invois akan

dihantar ke alamat e-mel daripada mana Invois dihantar (seperti yang dicipta dalam langkah B.2.b),

dan juga kepada alamat e-mel orang kenalan syarikat yang telah diberikan semasa pendaftaran

(seperti yang dicipta dalam langkah B.2.a). Oleh itu, sila pastikan alamat e-mel ini dipantau peti mel.

Untuk senarai alasan penolakan yang paling biasa dan bagaimana untuk menangani mereka sila rujuk

Lampiran Annex 3 dokumen ini.

D. Pemantauan Invois

Jika anda ingin memeriksa status berkaitan Invois anda, anda boleh pergi ke Basware Portal:

https://portal.basware.com/ dan log masuk. Pergi ke Dokumen tab dan lihat gambaran keseluruhan

invois PDF yang anda hantar. Untuk tujuan lain, anda tidak perlu log masuk atau menggunakan

portal lagi, ia hanya diperlukan sekali untuk pendaftaran dan pengaktifan perkhidmatan.

E. Sokongan tambahan dan Maklumat Hubungan

Jika anda mempunyai soalan untuk menghantar Invois kepada KONE, sila hubungi kami seperti di

bawah:

KONE Soalan berkenan

kandungan Invois (cth, entiti

KONE untuk menghantar

invois)

Malaysia: ContactAP_MY@kone.com

Singapore: ContactAP_SG@kone.com

Untuk lebih banyak orang yang boleh dihubungi sila lihat

here

Basware

Soalan berkaitan macam

mana hendak menghantar

Invois untuk pertama kali

(contoh. Macam mana

hendak membuat Invois

PDF yang boleh dibaca)

Contact Form (in English)

Pautan:

KONE Maklumat tentang pilihan e-

Invois lain https://www.kone.com/en/supplier-e-invoicing-

information.aspx (in English)

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 11

Annex 1 – Alamat E-mel KONE

Sila gunakan alamat e-mel di bawah untuk anda menghantar Invois-PDF kepada KONE:

Negara Unit Syarikat Pengenalan ID Alamat E-mel untuk Invois-PDF

(Diperlukan pendaftaran)

AUSTRALIA KEP AU

(Australia)

GST:47000142423 kone.kep.au@email.basware.com

NEW ZEALAND KEP NZ (New

Zealand)

26-961-408 kone.kep.nz@email.basware.com

AUSTRIA KONE AG ATU 14651205 kone.ag@email.basware.com

BAHRAIN KONE Bahrain

SPC

99698-1 KONE.Bahrain.SPC@email.basware.com

BAHRAIN KONE Elevators

SPC

67721-1 KONE.Elevators.SPC@email.basware.com

BELGIUM KONE Belgium

S.A.

BE0436407453 kone.belgium.sa@email.basware.com

BELGIUM KONE

International N.V.

BE0444307015 kone.international.nv@email.basware.com

CANADA KONE Inc. CKE 103753497 kone.inc.cke@email.basware.com

CANADA KONE Inc. CKQ 103753497 kone.inc.ckq@email.basware.com

CYPRUS KONE Elevators

Cyprus Ltd.

10100106J Kone.Elevators.Cyprus.Ltd@email.basware.com

CZECH

REPUBLIC

KONE a.s. CZ00176842 kone.as@email.basware.com

CZECH

REPUBLIC

KONE Industrial -

koncern s.r.o.

CZ27111440 kone.Industrial.koncern@email.basware.com

DENMARK KONE Elevator

A/S

DK62953519 kone.elevator.as@email.basware.com

EGYPT KONE LLC 67523 KONE.LLC@email.basware.com

ESTONIA AS KONE EE100085310 as.kone@email.basware.com

FINLAND KONE Oyj FI19274001 kone.oyj@email.basware.com

FINLAND KONE Industrial

Oy

FI18919760 kone.industrial.oy@email.basware.com

FINLAND KONE Elevators

Oy

FI19042921 kone.hissit.oy@email.basware.com

FINLAND KONE Export Oy FI27784642 kone.export.oy@email.basware.com

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 12

FRANCE KONÉ S.A. FR06592052302 kone.sa@email.basware.com

GERMANY KONE Montage

GmbH

DE260260937

kone.montage.gmbh@email.basware.com

GERMANY KONE GmbH,

(Frontline)

DE196233671 kone.gmbh@email.basware.com

GERMANY KONE Holding

GmbH

DE196233671 kone.holding.gmbh@email.basware.com

GERMANY KONE Escalator

SSC Europe

GmbH

DE239780388 kone.escalator.slk.gmbh@email.basware.com

GERMANY KONE

Automatiktüren

GmbH

DE220493160

kone.automatiktueren.gmbh@email.basware.com

GERMANY KONE

Servicezentrale

GmbH

DE227883394 kone.servicezentrale.gmbh@email.basware.com

HONG KONG KONE Elevator

(HK) Limited

441616 kone.elevator.hk@email.basware.com

HONG KONG Ben Fung

Machineries and

Engineering Ltd

28642 kone.bfm.hk@email.basware.com

HONG KONG Shan On

Engineering

Company Ltd

34041 kone.soec.hk@email.basware.com

HUNGARY KONE Felvonó Kft 10851285-2-41 kone.felvono@email.basware.com

IRELAND KONE Ireland

Limited

IE4815768T kone.ireland.limited@email.basware.com

ITALY KONE S.p.A. IT12899760156 kone.spa@email.basware.com

ITALY Slimpa S.p.A. IT00192220127 slimpa@email.basware.com

ITALY KONE Industrial

Spa

IT04160240968 kone.industrial.spa@email.basware.com

KENYA KONE Kenya

Limited

A02134566P KONE.Kenya.Limited@email.basware.com

LATVIA SIA KONE Lifti

Latvija

LV40003226874 SIA.KONE.Lifti.Latvija@email.basware.com

LITHUANIA UAB KONE LT234477811 UAB.KONE@email.basware.com

LUXEMBURG KONE

Luxembourg

S.A.R.L.

LU 1988 2405 675 kone.luxembourg@email.basware.com

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 13

LUXEMBURG LUMICO S A R L B 138491 kone.lumico@email.basware.com

MALAYSIA KONE Elevator

(M) Sdn. Bhd

1707311104 kone.elevator.my@email.basware.com

NETHERLANDS KONE Holland

B.V.

1657902 kone.holland@email.basware.com

NETHERLANDS KONE B.V. 1190994 kone.bv@email.basware.com

NETHERLANDS Hissi B.V. 810356995 hissi.bv@email.basware.com

NETHERLANDS KONE Nederland

Holding B.V.

810540678 kone.nederland.holding@email.basware.com

NETHERLANDS KONE

Deursystemen

B.V.

008132148 kone.deursystem@email.basware.com

NETHERLANDS Kone Finance

Holding BV

807557316 kone.finance.holding@email.basware.com

NORWAY KONE

Aksjeselskap AS

918201548 MVA kone.aksjeselskap.as@email.basware.com

OMAN KONE Assarain

LLC

1149803 KONE.Assarain.LLC@email.basware.com

POLAND KONE Sp.zo.o. PL 521-053-45-32 kone.sp.zoo@email.basware.com

PORTUGAL KONE Portugal -

Elevadores Lda

46630 R3 kone.portugal@email.basware.com

QATAR KONE Elevators

LLC

32647 KONE.Elevators.LLC@email.basware.com

SAUDI ARABIA KONE Areeco Ltd 4030093714 KONE.Areeco.Ltd@email.basware.com

SINGAPORE KONE Pte. Ltd. 197801381N kone.pte.ltd@email.basware.com

SLOVAKIA KONE s.r.o. SK2020336417 kone.sro@email.basware.com

SLOVAKIA KONE SSC s.r.o. 2021862315 kone.ssc@email.basware.com

SLOVENIA KONE d.o.o. SI 94615225 kone.doo@email.basware.com

SOUTH AFRICA KONE Elevators

South Africa (Pty)

Ltd.

4850103047 KONE.South.Africa.Pty.Ltd@email.basware.com

SPAIN KONE Elevadores

S.A.

A28791069 kone.elevadores@email.basware.com

SPAIN Marvi Ascensores

SL

B60600897 marvi.ascensore@email.basware.com

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 14

SWEDEN KONE Ab SE556234463901 kone.ab@email.basware.com

SWITZERLAND KONE (Schweiz)

AG

CHE-114.993.455

MWST

kone.schweiz@email.basware.com

UGANDA KONE Uganda

Limited

1003964115 KONE.Uganda.Limited@email.basware.com

UK KONE Plc. GB 222 2799 69 kone.plc@email.basware.com

UK KONE (NI) Ltd. GB 222 2269 79 kone.ni.ltd@email.basware.com

UNITED ARAB

EMIRATES

KONE Middle East

LCC

59446 KONE.Middle.East.LCC@email.basware.com

USA KONE Inc. 36-2357423 kone.inc@email.basware.com

USA Marine Elevators

LLC

84-1679224 marine.elevators.llc@email.basware.com

Annex 2 – Kandungan wajib untuk Invois PDF yang boleh dibaca

Sila pastikan bahawa maklumat berikut dimasukkan dalam invois PDF yang boleh dibaca sebelum

e-mel anda dihantar. Jika satu petak wajib (M) dijumpai kosong, invois anda akan dikembalikan.

Maklumat Umum Petak

Nombor Invois M

Invois cukai/Nota Kredit ( menunjukkan jika Invois debit atau kredit ) M

Jika Nota kredit merujuk kepada Invois salah *

Tarikh Dokumen (Tarikh Invois) M2

Tarik Luput (Tarikh berkala ) *

Tarikh dihantar/ Tarikh bulan penghantaran *

Matawang M

Nombor pesanan pembeli *

Rujukan Pembeli *

Nombor Kontrak *

Nombor Nota Penghantaran *

Maklumat Pelanggan

Nama penuh KONE entiti M

Alamat penuh KONE entiti *

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 15

Nombor VAT KONE Entiti *

Maklumat Pembekal

Nama penuh penghantar (Nama Pembekal) P (M)

Alamat penuh penghantar (Alamat Pembekal) P (M)

VAT ID penghantar (VAT ID Pembekal) P (M)

IBAN ( Akaun Bank dalam format IBAN) *

SWIFT (BIC) *

Akaun Bank untuk Pembekal lain (akaun Bank kedua, akaun dalam

format IBAN)

*

Akaun Bank Penghantar (format local) *

Rujukan Pembayaran (Maksuviite, Nombor OCR, Nombor KID) *

Rumusan

Jumlah bersih (Dikecualikan VAT) M

Jumlah kasar (Dimasukkan VAT) ² M

Pengangkutan *

Kadar VAT dikenakan *

Kerosakan jumlah yang dikenakan cukai (tidak termasuk VAT) bagi

setiap kadar VAT atau pengecualian

M

Kerosakan nilai VAT bagi setiap kadar VAT *

Jumlah VAT yang perlu dibayar M

Pusingan *

P Mengambil maklumat yang diberikan daripada pembekal apabila mendaftar menggunakan perkhidmatan ini

M Wajb. Jika Invois yang dihantar mempunyai tempat kosong Invois akan ditolak kepada penghantar e-mel

M2 Wajib. Jika tarikh itu bukan tarikh yang sah dalam kalendar ia akan ditolak.

* Jika data yang diberikan dijumpai di dalam Invois pertama yang pembekal hantar menggunakan perkhidmatan

ia juga mesti dijumpai di dalam mesin yang boleh dibaca

² Jika Jumlah Kasar tidak sama dengan Jumlah bersih+ Jumlah VAT (+Pengangkutan), Invois akan ditolak

kepada penghantar

PANDUAN PDF E-INVOICING KEPADA PEMBEKAL 16

Annex 3 – Ketepatan dan penolakan Invois-PDF yang boleh dibaca

Dengan menggunakan BASWARE ia akan memberitahu and jika invois anda tidak boleh dihantar.

Sebagai contoh mesej yang anda akan terima:

“Matawang Invois hilang atau format yang tidak betul.

https://kb.basware.com/general-faq/invoice-currency-missing-or-not-accepted-receiver”

Senario biasa bila Invois PDF anda ditolak:

Senario Penolakan Penyelesaian

Invois PDF tidak boleh dibaca mesin Sila pastikan PDF anda boleh dibaca mesin

(rujukan di sini)

Invois telah dihantar daripada e-mel yang tidak

didaftarkan

Tambah alamat e-mel (rujukan di sini) dan

hantar semula

Petak yang diwajibkan kosong Sila pastikan semua petak yang diwajibkan diisi

(senarai di sini) ada kandungan dan hantar

semula

Fail tambahan tidak mempunyai salah satu

perkataan ini

attachment/anlage/adjunto/annex/liite

Sila rujuk semula Polisi lampiran dan hantar

semula.

Untuk senarai penuh isu yang boleh ditemui dan bagaimana menyelesaikannya, sila rujuk dokumentasi

sokongan dalam talian kami di sini.