produktiviti dalam pendidikan
Post on 03-Apr-2018
234 Views
Preview:
TRANSCRIPT
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
1/22
PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKANNORASIKEN BINTI ABDUL RAHMAN
Email: inora_9040@yahoo.com
1.0 Pengenalan
Apabila dunia mula memasuki zaman ekonomi pengetahuan Global pada abad
ke-21, manusia mula sedar bahawa senjata terpenting dalam penbangunan
ekonomi adalah pengetahuan. Melalui penggunaan pengetahuan terkini barulah
sesebuah negara dapat berkembang dan mampu bersaing serta berupaya
menahan tekanan gelombang globalisasi. Oleh sebab itu, satu cara yang paling
berkesan untuk menyebarkan dan menerima pengetahuan adalah melalui
pendidikan. Pendidikan didefinisikan sebagai one process of teaching, training
and learning especially ini schools and colleges, to improve knowledge and
develop skills (Oxford Advanced Learners Dictionary, 2005). Pendidikan juga
didefinisikan sebagai satu proses yang membentuk kebolehan dan sikap
menusia. Proses sosial ini membolehkan seseorang individu memperolehi
keyakinan dan pertumbuhan kendiri, melalui satu keadaan yang dipilih dan
dikawal serta diinstitusikan oleh masyarakat atau negara (Abdul Ghafar, 2004).Sistem pendidikan sesebuah negara ialah kegiatan yang dijalankan secara
terancang dan sistematik terhadap perkembangan jasmani dan rohani dengan
tujuan untuk melengkapkan seseorang individu supaya dapat menjalani hidup
yang sempurna.
Justeru itu, matlamat bagi usaha kerajaan Malaysia dalam pembangunan
pendidikan adalah sangat jelas. Pelbagai usaha telah diambil oleh kerajaan
yang berkaitan dengan peningkatan kualiti sumber manusia, misalnya Dasar
Modal Insan,Program Khidmat Negara dan Dasar Wawasan 2020. Selain itu,
berdasarkan Rancangan Malaysia ke-10 (2011-2015), kerajaan terus memberi
tumpuan kepada penghasilan modal insan yang dapat membantu meningkatkan
kualiti hidup dan sumber tenaga di Malaysia.
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
2/22
Pendidikan adalah satu daripada Bidang Keberhasilan Utama Negara
(NKRA). NKRA pendidikan merupakan landasan dan titik permulaan dalam
usaha menambah baik prestasi pelajar dalam sistem pendidikan peringkat
sekolah secara menyeluruh, serta membolehkan mereka mendapat akses
kepada pendidikan yang berkualiti. Sistem pedidikan adalah penting untuk
memperkukuh daya saing negara dan membangunkan 1Malaysia. Untuk
mempercepat penambahbaikan prestasi pelajar secara berkesan, berterusan
dan menyeluruh, kerajaan memberikan tumpuan utama bukan sahaja pada
aspek yang memberi impak besar kepada pembangunan fizikal tetapi juga
kepada kualiti isi pembelajaran, kualiti guru dan kepimpinan di sekolah
(Rancangan Malaysia ke-10).
Isu pentadbiran sistem pendidikan pada masa kini ialah produktiviti dan
kualiti menyeluruh organisasi pendidikan. Konsep produktiviti dan konsep kualiti
berasal daripada bidang perdagangan dan perindustrian. Naman begitu, pada
masa kini ianya juga telah diguna pakai oleh jabatan-jabatan kerajaan termasuk
sekolah. sekolah kini dalam proses mendapatkan pengiktirafan MS ISO
9001:2008.
2.0 Konsep Kualiti
Kualiti merupakan suatu konsep yang popular tetapi agak sukar didefiniskan
maksudnya. Secara umumnya, apabila takrifan kualiti diajukan kepada pelbagai
kategori orang, organisasi ataupun industri, kemungkinan besar jawapan yang
akan diterima akan berbeza-beza. Menurut Yusoff (2005), perkara ini wujud
kerana maksud kualiti bergantung kepada :
(i) Konteks penggunaan dan kualitinya Maksud kualiti dalam konteks
organisasi pembuatan berbeza dengan organisasi perkhidmatan. Definisi
kualiti yang digunakan oleh pengeluar mungkin berbeza dengan definisi
kualiti yang digunakan oleh pelanggan ataupun penggunanya. Dalam
satu organisasi yang sama, definisi kualiti yang diberikan oleh kakitangan
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
3/22
jabatan pengeluaran mungkin berbeza dengan definisi kualiti yang
diberikan oleh kakitangan kewangan.
(ii) Pengoperasian - Adakalanya definisi kualiti didapati berbeza oleh kerana
kesukaran dalam mengoperasikan dimensi-dimensi kualiti yang agak
subjektif. Sebagai contoh, pengoperasian dimensi kualiti peramah atau
mesra adalah agak subjektif dan ini menyukarkan mereka yang terlibat
untuk mendefinisikan kualiti.
Kualiti merujuk kepada darjah kebagusan persekitaran kerja, pekerja,
kaedah kerja, mesin dan produk (Hussin, 2002). Abdullah (1995) menyatakan
kualiti mempunyai hubungkait yang sangat rapat dengan kepuasan pelangan.
Ianya ditakrifkan sebagai memenuhi kepuasan hati pelanggan atau kehendak
yang telah ditetapkan. Manakala berdasarkan takrifan ISO 9001: 2008 kualiti
ialah keseluruhan ciri-ciri atau sifat-sifat sesuatu barangan atau perkhidmatan
yang dapat memenuhi kehendak pelanggan yang dinyatakan atau tersirat.
Edosomwan (1995) mendefiniskan kualiti as conformance to
requirements dimana beliau menegaskan bahawa kualiti mempunyai ciri-ciri
tertentu yang perlu dipenuhi dan penilaian penuh perlu dibuat terhadap setiap
cabang aspek yang terlibat. Daripada definisi-definisi tersebut, dapatlah
dirumuskan kualiti adalah keupayaan untuk memenuhi dan memuaskan
keperluan dan kehendak pelanggan, pengguna dan pihak yang berkepentingan
dalam organisasi (stakeholders).
Terdapat dua komponen utama yang mendasari definisi kualiti.
Berdasarkan Idris (2004), komponen-komponen tersebut adalah:
(i) Fokus pelanggan, pengguna dan pihak berkepentingan.
Fokus utama kualiti ialah kepada pelanggan, pengguna dana pihak
berkepentingan. Pengeluar tidak dianggap mengahsilkan output yang berkualiti
sekiranya output yang dihasilkan hanya dapat memenuhi dan memuaskan
keperluan pengeluar sahaja tetapi tidak memenuhi keperluan dan kehendak
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
4/22
pelanggan, pengeluar ataupun pihak yang berkepentingan yang dikeluarkan
produk atau perkhidmatan.
(ii) Memenuhi dan memuaskan keperluan dan kehendak.
Pelanggan, pengguna dan pihak berkepentingan mempunyai keperluan dan
kehendak yang perlu organisasi penuhi. Keperluan merupakan perkara generik
yang diperlukan pelanggan. Organisasi perlulah memahami dan seterusnya
memenuhi kehendak pelanggannya. Kehendak pelanggan boleh dibahagikan
kepada kehendak zahiri dan kehendak hakiki.
3.0 Konsep produktiviti
Produktiviti adalah satu konsep umum dan ia telah wujud melebihi 200 tahun
dahulu iaitu pada tahun 1776, berdasarkan karya Queney yang bertajuk Journal
de lAgriculture. Dalam karya ini telah dijelaskan bahawa produktiviti adalah
sesuatu yang sukar diukur dan ia dikatakan perkataan multi-dimensi dan sebab
itu takrifan produktiviti akan berbeza mengikut situasi yang berlainan.
Produktiviti merupakan penggunaan sumber-sumber pengurusan yang
sedia ada (input) secara optima untuk menghasilkan barangan atau
memberikan perkhidmatan (output) yang menepati tahap mutu yang telah
ditetapkan (Institusi Tadbiran Awam Malaysia, 1992). Output merupakan produk
akhir sesuatu proses pengeluaran samada barangan atau perkhidmatan yang
diberikan. Output juga dirujuk sebagai hasil bernilai yang mempunyai
hubungkait yang rapat dengaan matlamat organisasi. Input pula merujuk
kepada sumber-sumber yang digunakan dalam proses pengeluaran barangan
atau penghasilan pelbagai perkhidmatan. Sumber-sumber ini termasuklah
buruh, mesin, peralatan, tenaga dan bahan-bahan mentah (Perbadanan
Produktiviti Negara, 1997).
Dalam bidang perindustrian, produktiviti bermaksud kadar penghasilan
produk iaitu jumlah kerja yang boleh dibuat atau jumlah produk yang boleh
dihasilkan dalam sesuatu tempoh masa. Semakin banyak jumlah kerja yang
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
5/22
boleh disiapkan oleh seseorang maka semakin tinggi produktiviti seseorang
pekerja itu. Untuk mencapai hasrat produktiviti tinggi, maka institusi haruslah
meningkatkan kadar pengeluaran dengan meningkatkan keupayaan dan
kecekapan pekerja serta peralatan-peralatan yang digunakan. Pekerja-pekerja
mesti terlatih dan cekap mengendalikan peralatan-peralatan untuk menjalankan
operasi, dan peralatan-peralatan yang digunakan pula mestilah pantas untuk
menghasilkan produk yang membawa keuntungan kepada organisasi. Maka,
lahirlah istilah-istilah baru yang berkaitan seperti pembangunan sumber
manusia dan kecacatan sifar.
Dalam firma dan kilang, penggunaan konsep pembangunan sumber
manusia mengandaikan manusia sebagai satu daripada sumber-sumber dalam
proses pengeluaran seperti duit, mesin, telefon, tanah, tenaga, minyak sawit,
getah, silikon dan bahan-bahan mentah lain. Pembangunan sumber manusia
bertujuan membentuk tenaga kerja mahir, cekap, kreatif dan berdedekasi dalam
membuat kerja-kerja supaya dapat memberikan keuntungan maksimum kepada
firma. Kecacatan sifar pula merujuk kepada konsep yang sejajar dengan
produktiviti iaitu produktiviti adalah tinggi apabila tiada produk yang rosak dan
secara langsung ini menjimatkan masa, tenaga kerja dan modal. Produk yang
cacat merupakan pembaziran yang merugikan firma.
Oleh sebab konsep produktiviti dan kualiti menyeluruh telah terbukti
bagus untuk operasi firma-firma, maka jabatan-jabatan kerajaan termasuk
sekolah dan universiti telah menggunakan secara meluas kedua-dua konsep ini.
Masalah yang timbul adalah perbezaan produk dan peralatan serta matlamat
yang hendak dicapai oleh organisasi. Ciri-ciri firma amat berbeza dengan ciri-ciri
agensi-agensi awam. Agensi awam ditubuhkan untuk mengendalikan hal ehwal
kebajikan rakyat yang tidak berorentasikan keuntungan dari segi wang ringgit.
Oleh sebab itu, pengukuran produktiviti pekerja di agensi-agensi awam tidak
boleh diukur sebagaimana yang diamalkan di firma dan kilang.
Dalam jabatan-jabatan pendidikan, produktiviti diukur dengan
menggunakan beberapa kaedah seperti bilangan fail yang boleh diselesaikan
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
6/22
setiap hari, atau bilangan pelanggan yang boleh dikendalikan sehari. Di sekolah,
produktiviti guru diukur melalui:
(i) Bilangan murid-murid yang cemerlang dalam ujian atau peperiksaan
akademik dalam setiap penggal.(ii) Bilangan buku murid yang boleh disemak oleh guru sehari.
(iii) Bilangan buku ilmiah yang guru baca dalam sebulan.
(iv) Kerja-kerja pembangunan sekolah yang guru buat secara sukarela dalam
sebulan.
(v) Bilangan kes disiplin murid yang guru selesaikan dalam sebulan.
(vi) Bilangan kursus atau seminar yang dihadiri oleh guru dalam setahun.
Kualiti produk merupakan hasil apa yang dikeluarkan oleh sesebuah
organisasi. Jika dibuat perbandingan, kualiti produk yang dihasilkan oleh firma
lebih senang diukur berbanding produk yang dihasilkan oleh agensi awam. Hal
ini kerana kualiti produk yang dihasilkan oleh firma boleh diukur dengan cara
meneliti fungsinya, ketahanannya, dan kecantikannya yang boleh diniagakan
dan mendatangkan keuntungan kepada firma dan kilang. Namun begitu, kualiti
produk yang dihasilkan oleh agensi awam adalah benda yang tidak konkrit dan
tidak nyata. Oleh sebab itu, jika di sekolah atau universiti, kualiti produk yang
dihasilkan boleh dinilai pada kualiti pelajar dari segi akhlak, akademik dan
kemahiran mereka.
4.0 Faktor produktiviti
Untuk meningkatkan produktiviti dalam bidang pendidikan, pihak pengurusan
hendaklah mengambil langkah-langkah tertentu untuk mengukuhkan faktor-
faktor yang boleh mempengaruhi produktiviti. Sebanyak lapan faktor telahdikenalpasti sebagai faktor-faktor yang kritikal. Faktor-faktor tersebut
ditunjukkan pada rajah 4.1.
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
7/22
Rajah 4.1: Faktor-faktor yang mempengaruhi produktiviti (Pekeliling
Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 6 tahun 1991)
(a) Tenaga Manusia
Keupayaan sesebuah organosasi mencapai matlamat adalah bergantung
kepada faktor tenaga manusia. Hal ini kerana kakitangan memainkan pelbagai
peranan penting dalam proses pengeluaran. Kakitangan juga bertanggungjawab
menggerakkan pelbagai proses penting dalam organisasi seperti perancangan,
kawalan kualiti, membuat keputusan-keputusan strategik atau operasional dan
membuat belanjawan. Oleh itu, untuk meningkatkan produktiviti tenaga manusia
dalam organisasi pendidikan, tindakan-tindakan yang boleh dilakukan
termasuklah:
(i) Menyediakan latihan kepada kakitangan yang dalam bidang yang
berkaitan dengan kerja mereka. Melalui latihan ini kakitangan boleh
FAKTOR
PRODUKTIVITI
Tenaga
Manusia
Sistem dan
prosedur
Kelengkapan
modal
Struktur
organisasi
Bahan-bahan
Persekitaran
kerja
Gayapengurusan
Teknologi
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
8/22
meningkatkan kepakaran dan kemahiran yang dapat membantu mereka
melakukan tugas dengan lebih berkesan.
(ii) Mewujudkan dan menyebarkan nilai-nilai yang positif seperti kejujuran,
integriti, akautabiliti pendidik, berdisiplin, bertanggungjawab, semangat
kerja berpasukan untuk mendorong kakitangan bekerja dengan lebih
tekun.
(iii) Memotivasi kakitangan dengan cara memberi pengiktirafan kepada
kakitangan yang menunjukkan kecemerlangan dalam kerja masing-
masing.
(iv) Menggalakkan penglibatan kakitangan dalam penentuan matlamat
organisasi dan dalam proses penyelesaian masalahmasalah
produktiviti.
(v) Menggalakkan komunikasi berkesan diantara pihak pentadbir dengan
kakitangan melalui pangamalan dasar terbuka.
(vi) Menetapkan standard-standard prestasi yang jelas dan mencabar untuk
kakitangan. Walaubagaimanapun, standard tersebut perlulah jelas dan
realistik untuk digapai oleh kakitangan.
(b) Sistem dan prosedur kerja
Tahap produktiviti sesebuah organisasi pendidikan adalah dipengaruhi oleh
sistem dan prosedur kerja yang diamalkan oleh jabatan berkenaan. Sistem dan
prosedur kerja yang baik akan menggalakkan produktiviti kerana proses kerja
dapat berjalan dengan lancar dan cekap. Sebagai contoh, sistem fail yang baik
akan mempercepatkan proses membuat keputusan kerana maklumat-maklumat
yang tersimpan dalam fail boleh diperolehi apabila diperlukan.
Sistem dan prosedur adalah mekanisma yang diwujudkan oleh jabatan
bagi menyelaras proses-proses, aktiviti-aktviti dan tindakan yang terlibat dalam
menjayakan sesuatu kerja. Penyelarasan ini perlu kerana kerja-kerja yang
dijalankan adalah proses yang melibatkan pelbagai lapisan kakitangan,
bahagian dan unit. Mereka perlu berkomunikasi, bekerjasama, bertukar-tukar
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
9/22
maklumat dan bergantung antara satu sama lain. Selain itu, sistem dan
prosedur kerja juga menggariskan tatacara tentang bagaimana sesuatu kerja itu
perlu dilakukan, peringkat-peringkat tindakan yag perlu disempurnakan,
standard piawaian yang perlu dicapai dan sebagainya. Dengan itu, secara tidak
langsung sistem dan prosedur kerja akan dapat menentukan prestasi setiap
anggota dalam jabatan tersebut.
(c) Struktur organisasi
Sesebuah organisasi dibentuk berasaskan struktur yang sesuai dengan objektif,
matlamat dan keadaaan sekelilingnya. Struktur inilah yang menentukan ciri-ciri
penting organisasi tersebut seperti corak pengagihan tugas mengikut fungsi,
bahagian dan unit, peruntikan sumber dan pengagihan tugas yang berwibawa.
Untuk menjadikan pendidikan produktif, jabatan yang bertanggungjawab
perlulah memastikan kerja-kerja yang dijalankaan licin serta membolehkan
sumber-sumber yang ada dalam organisasi digunakan secara optima.
(d) Gaya pengurusan
Untuk mencapai kejayaan, pihak pengurusan pendidikan tersebut perlulah
sama-sama menerajui sendiri usaha-usaha peningkatan produktiviti. Peranan
dan pengaruh pihak pengurusan ke atas prestasi jabatan adalah besar kerana
ia tanggungjawab terhadap proses-proses utama dalam organisasi. Ini
termasuklah tanggungjawan terhadap keputusan yang dibuat, perancangan
masa depan, penggunaan belanjawan, penentuan keutamaan kerja,
pengagihan sumber dan penilaian prestasi. Oleh sebab itu, pengurusan perlulah
menunujukkan komitmen terhadap produktiviti degan mengamalkan corak
pengurusan yang berorentasikan output.
(e) Persekitaran kerja
Persekitaran kerja sesebuah organisasi mempunyai kesan langsung kepada
produktiviti organisasi tersebut. Sebagai contoh, ruang kerja yang disusun
dalam keadaan teratur dan bersih akan memberikan perasaan aman dan
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
10/22
proses-proses kerja dapat dijalankan dalam keadaan lancar. Aktiviti-aktivi
seperti pergerakan fail, maklumat dan komunikasi diantara bahagian dan
kakitangan juga dapat dibuat dengan berkesan. Selain itu, susun atur pejabat
yang baik juga akan mengoptimumkan penggunaan ruang dan ini akan
menjimatkan kos operasi. Penjimatan kos ini akan menyumbang kepada
peningkatan produktiviti.
(f) Bahan-bahan
Produktiviti juga dapat ditingkatkan dengan mengurangkan pembaziran bahan-
bahan yang digunakan sebagai input. Bahan-bahan ini seperti alat tulis, kertas,
perabot, bahan kimia dan lain-lain yang dihasilkan untuk menghasilkan output.
Pembaziran lazimnya berlaku apabila bahan-bahan yang dibeli untuk dijadikan
input itu tidak berkualiti. Bahan-bahan tersebut terpaksa dibuang kerana jika
diproses ia akan mencacatkan output yang akan dihasilkan. Disebabkan itu,
untuk meningkatkan produktiviti, bahan-bahan yang digunakan perlulah
berkualiti tinggi.
(g) Teknologi
Penggunaan teknologi moden dalam proses kerja adalah satu langkah yang
penting bagi meningkatkan produktiviti. Teknologi bukan sahaja merujuk kepada
mesin-mesin atau peralatan elektronik sahaja tetapi juga merangkumi
pengetahuan, kaedah-kaedah bekerja yang saintifik. Melalui penggunaan
teknologi, sesetengah proses kerja dapat diautomasikan. Dengan cara ini juga
kerja-kerja dapat dilakukan dengan cepat, murah, di samping meningkatkan
kualitinya. Selain itu, terdapat juga kerja-kerja yang dahulu dilakukan oleh
manusia secara manual kini boleh diambilalih oleh mesin. Ianya dapat
membantu mengatasi masalah kecacatan output yang disebabkan oleh
kecuaian atau kelemahan manusia. Pengurusan teknologi yang sistematik dan
efisyen dapat membantu meningkatkan produktiviti organisasi pendidikan.
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
11/22
(h) Kelengkapan modal
Kelangkapan modal seperti meja, kerusi, komputer dan mesin-mesin dalam
jabatan pendidikan adalah input penting dalam proses pengeluaran output.
Kelengkapan ini perlulah diselenggara dengan sempurna supaya ianya bolehberoperaasi setiap masa. Diantara kaedah yang boleh digunakan untuk
memastikan kelengkapan ini boleh digunakan adalah dengan memastikan masa
penyelenggaraan kelengkapan tersebut dibuat mengikut jadual, meletakkan
peralatan ditempat yang betul untuk mengelakkan kerosakan dan merancang
penggunaan supaya semuanya dapat digunakan dengan optimum.
5.0 Pengukuran produktiviti
Pengukuran produktiviti adalah satu daripada komponen penting dalam usaha
peningkatan produktiviti. Segala usaha untuk meningkatkan produktiviti tidak
akan dapat dilaksanakan tanpa mengetahui terlebih dahulu tahap produktiviti
semasa. Pada dasarnya, pengukuran dibuat untuk mengetahui tahap
produktiviti sesebuah organisasi. Pengukuran produktiviti membolehkan
organisasi mengetahui:
i. Sejauhmana sumber-sumber yang telah diperuntukan digunakan.
ii. Meningkatkan fleksibiliti operasi dari segi penggunaan tenaga manusia dan
alat-alat.
iii. Mengenalpasti bidang-bidang untuk meningkatkan produktiviti.
iv. Menentukan kos operasi organisasi.
Organisasi pendidikan di sekolah menggunakan petunjuk prestasi utama (Key
Performance Indicator-KPI) sebagai kaedah untuk mengukur strategi-strategi
yang telah dicapai oleh misi dan visi organisasi. Ianya juga bertujuan untuk
meningkatkan kualiti penyampaian perkhidmatan setiap organisasi kepada
pelanggan serta menambahbaikan sistem perkhidmatan sedia ada.
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
12/22
5.1 Apakah Key Performance Indicator(KPI)?
KPI ialah satu sistem pengukuran yang mudah, berkesan dan membantu
organisasi menjelaskan dan mengawal tahap kemajuan sesuatu proses
perkhidmatan yang disampaikan kepada pelanggan selaras dengan misi danvisi sesebuah organisasi (Ku Ahmad, 2011). KPI telah diguna pakai oleh banyak
syarikat koporat dan didapati ianya merupakan radas timbangan kerja yang
sangat berkesan. Malah kaedah ini juga telah telah diguna pakai oleh kerajaan
dari negara-negara maju seperti Britain, Australia dan kanada. Sehubungan itu,
pada 27 Julai 2009 Perdana Menteri Malaysia Datuk Sri Najib Tun Razak telah
mengaumumkan Indeks Prestasi Utama (KPI) dan enam teras Bidang
Keberhasilan Utama Negara (NKRA). Dibawah NKRA ini, tanggungjawab
meluaskan akases pendidikan berkualiti dan berkemampuan
dipertanggungjawabkan kepada Menteri Pelajaran Malaysia iaitu Tan Sri
Muhyiddin Yassin.
KPI ialah ukuran spesifik dalam bidang tertentu prestasi organisasi.
Tujuan KPI adalah untuk memberikan pengukuran ke atas faktor-faktor utama
yang memberikan kejayaan jangka panjang kepada organisasi. Untuk KPI
berfungsi dan memberikan faedah kepada organisasi, ianya harus diukur secara
berterusan dan mempunyai hubungkait dengan bidang yang ingin dilakukan
penambahbaikan.
5.2 Mengapa perlu menggunakan KPI?
Ku Ahmad (2011) menjelaskan penggunaan KPI dalam pengukuran prestasi
organisasi dapat difokuskan kepada tiga perkara utama iaitu pertama
menjelaskan hala tuju organisasi. Melalui pembinaan KPI warga sekolah akan
menyedari perkara-perkara penting dan patut diberi perhatian dalam
menjayakan misi dan visi sekolah. Sistem pengukuran prestasi yang baik akan
memberikan gambaran yang jelas mengenai matlamat yang hendak dicapai
oleh organisasi. Setiap warga sekolah akan mengenalpasti dan
menghubungkaitkan sasaran kerja tahunan individu, sasaran kerja tahunan
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
13/22
kumpulan panitia dengan perancangan strategik sekolah dan seterusnya
menentukan sama ada sasaran yang ditetapkan telah tercapai atau tidak.
Dengan adanya komitmen pihak sekolah terhadap pengukuran ianya akan
membentuk satu budaya yang mementingkan pencapaian iaitu setiap individu
bekerja ke arah mencapai misi dan visi sekolah.
Kedua, dengan mengaplikasikan sistem pengukuran prestasi
menggunakan KPI, sekolah akan dapat memberi tumpuan kepada bidang-
bidang utama yang disampaikan kepada ibubapa dan pihak-pihak
berkepentingan. Penggunaan KPI dapat membantu sekolah dalam menentukan
tindakan yang perlu diambil. Sistem pengkuran adalah berbentuk dinamik. Oleh
itu, pihak sekolah akan memberikan tumpuan yang lebih kepada perkara-
perkara penting yang menjadi teras kepada kecemerlangan dan keberkesanan
sekolah.
Perkara ketiga adalah penggunaan KPI akan dapat membolehkan
sekolah menilai semual prestasi yang telah disasarkan. Kesesuaian strategi
yang telah dimplimentasikan juga boleh dikenapasti melalui penilaian semula
prestasi menggunakan KPI dan tindakan-tindakan pembetulan serta
penambahbaikan yang perlu dibuat.
5.3 Bagaimana membina KPI?
Pengukuran KPI adalah bertujuan untuk mengukur prestasi perkhidmatan dan
penyampaian sesebuah organisasi. KPI yang diwujudkan hendaklah
merangkumi aspek kecekapan dan keberkesanan proses-proses utama dalam
menghasilkan dan menyampaikan perkhidmatan awam kepada pelanggan serta
kepuasan hati pelanggan terhadap perkhidmatan yang diberikan. Sasaran
prestasi yang ditetapkan untuk mengukur KPI hendaklah memenuhi ciri-ciri
SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realisticdan Time bound). Secara
umum, langkah-langkah untuk mewujudkan KPI dan pelaksanaan pengukuran
prestasi adalah seperti rajah 5.1.
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
14/22
Rajah 5.1: Langkah untuk mewujudkan KPI dan melaksanakan pengukuran
prestasi
Penggunaan KPI dan sasaran prestasi boleh digunakan dalam setiap
aspek pengurusan sekolah. Aspek-aspek pengurusan merupakan perkhidmatan
utama dan fungsi adalah berdasarkan kepada faktor-faktor penyumbang kepada
keberkesanan sekolah seperti pengurusan kurikulum dan pengajaran, disiplin,
kepimpinan, perkembangan staf, pengurusan kewangan, pengurusan
persekitaran sekolah dan pengurusan hubungan dengan pelanggan. Pihak
pengurusan sekolah haruslah sentiasa membuat analisis terhadap kekuatan,
kelemahan, ancaman dan peluang sekolah serta berbincang bersama-sama
dengan guru untuk memastikan produktiviti di sekolah dapat dimaksimumkan .
6.0 Pengurusan kualiti menyeluruh (Total Quality Management - TQM)
Konsep Pengurusan Kualiti Menyeluruh atau Total Quality Management (TQM)
mula diperkenalkan sejak tahun 1920-an lagi, dimana pada masa itu kaedah
statistik mula digunakan dalam pengawalan kualiti di kilang-kilang di AmerikaSyarikat. Konsep ini kemudiannya telah mendapat sambutan dikalangan
pengurus-pengurus koporat di Jepun mulai 1950-an yang ketika itu giat
membangunkan sektor industrinya. Namum begitu, konsep ini telah
berkembang dengan pesat dalam tahun 1980-an apabila timbul kesedaran di
seluruh dunia akan pentingnya kualiti dalam kehidupan manusia.
Wujudkan KPI dan
teta kan sasaran
Ukur dan nilai
restasi
Pantau tahap
restasi
Tambah baik
restasi
Tahap prestasi
Masa
Nilai secara
berterusan
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
15/22
Perubahan yang berlaku ini secara langsung telah menukar pandangan
dan sikap pengurus di sektor awam dan swasta tentang cara mereka
menguruskan kualiti kakitangan mereka. Mereka mendapati, cara pengurusan
kualiti tradisional tidak lagi mampu menjamin penghasilan output yang menepati
kehendak pelanggan. Walaupun pada asalnya TQM merupakan pendekatan
yang digunakan dalam organisasi perindustrian dan pengeluaran, pendekatan
ini telah terbukti boleh dilaksanakan dalam semua jenis organisasi termasuklah
sektor perkhidmatan seperti pendidikan. Menurut Teong (2001), kualiti
pendidikan merujuk kepada kejayaan sesebuah institusi menyediakan
persekitaran pendidikan yang membolehkan pelajar mencapai matlamat
pembelajaran serta piawaian akademik secara berkesan.
6.1 Konsep TQM
TQM adalah satu proses pengurusan kualiti yang berorentasikan pelanggan.
Ianya berjalan secara berterusan dan melibatkaan semua aspek dalam
organisasi. Proses ini bertujuan membawa perubahan yang menyeluruh ke arah
melahirkan budaya organisasi yang cemerlang. Oleh itu, TQM dilihat sebagai
satu proses trasnformasi budaya dimana ciri-ciri budaya sedia ada akan
diubahsuai, ditukar dan diperkukuhkan lagi dengan ciri-ciri baru yang lebih baik.
Ciri-ciri ini meliputi sikap dan nilai, sistem dan prosedur, amalan-amalan operasi,
struktur organisasi dan sebagainya.
TQM akan membawaa organisasi mencapai total quality dalam segala
aspek operasinya. Dengan itu, kualiti bukan sahaja merupakan sesuatu yang
dapat dilihat pada keluaran atau perkhidmatan tetapi juga lebih menyeluruh
meliputi sebarang operasi dan urusan yang dikendalikan oleh sesebuah
organisasi. Pada tahap ini, kualiti akan dipamerkan melalui kecekapanpentadbiran, kebolehan kakitangan, kelicinan sistem-sistem operasi dan
sebagainya. Ciri-ciri yang dilihat pada TQM meliputi empat aspek iaitu matlamat
TQM, fokus TQM, strategi TQM bagi meningkatkan kualiti dan pihak yang
bertanggugjawab melaksanakannya (pelaksana).
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
16/22
TQM sentiasa memberi tumpuan kepada kos yang digunakan untuk
menghasilkan output. Kos wujud disebabkan pembaziran sumber, penghasilan
output yang tidak berkualiti, kesilapan kerja atau aktiviti-aktiviti lain yang tidak
memberikan faedah kepada organisasi. Oleh sebab itu, TQM sangat
menekankan aspek pencegahan dimana sebelum output dihasilkan, kakitangan
seharusnya berusaha seoptimum mungkin untuk mengawal kecacatan atau
terjadinya kesilapan semasa proses output dijalankan.
Mengikut pendekatan TQM, semua kakitangan bertanggungjawab
terhadap peningkatan kualiti output. Dengan penglibatan yang menyeluruh
daripada semua kakitangan barulah output yang dihasilkan memberikan kesan
yang mendalam dan berkekalan. Penglibatan ini dilaksanakan secara terkawal
supaya kakitangan dapat memfokuskan diri dengan memberi keutamaan untuk
mencapai matlamat organisasi. Disini dapat dilihat peranan pengurusan atasan
sangat penting dimana mereka bertanggungjawab sepenuhnya kepada
perubahan-perubahan dan memberi kepimpinan berkeesan kepada kakitangan
masing-masing. Selain itu, sumbangan pasukan kerja juga didapati berkesan
dalam menyumbangkan idea-idea yang kreatif dan inovasi untuk membantu
organisasi mencapai matlamat yang disasarkan. Menurut Teong (2010) terdapat
tujuh prinsip pengurusan berdasarkan TQM iaitu:
i. Sokongan pengurusan atasan
- Sokongan pengurusan atasan perlu dibuktikan dengan kesediaan
mengambil tindakan-tindakan yang konkrit seperti mewujudkan dasar
kualiti, menubuhkan struktur pengurusan kualiti, menarik penglibatan
kakitangan secara menyuruh dan menguruskan proses perubahan.
ii. Mengadakan perancangan strategik kualiti.
- Proses perancangan strategik bagi jabatan-jabatan melibatkan lima
tindakan penting iaitu:
(a) Menganalisis persekitaran luaran.
(b) Menganalisis persekitaran dalaman.
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
17/22
(c) Menggubal wawasan organisasi.
(d) Mengubal objektif-objektif kualiti.
(e) Mengenalpasti aktiviti penambahbaikan.
iii. Mengutamakan pelanggan.
- Bagi membolehkan organisasi mengeluarkan output yang berkualiti,
kehendak pelanggan haruslah dikenalpasti terlebih dahulu. Maklumat
yang diperolehi menjadi asas kepada ciri-ciri yang harus ada pada
output yang hendak dikeluarkan dan proses-proses yang akan
dijalankan.
iv. Memberi latihan dan pengiktirafan.
- Latihan untuk kakitangan haruslah disusun secara sistematik untuk
memastikan latihan yang dijalankan memberi manfaat dan bersesuaian
dengan dasar kualiti jabatan. Pihak pengurusan di jabatan-jabatan perlu
mewujudkan sistem pengiktirafan yang sesuai dengan keperluan
masing-masing. Pengiktirafan yang diberikan merupakan salah satu
pendekatan untuk memotivasikan kakitangan dan pengiktirafan
diberikan perlulah diumumkan kepada semua kakitangan untuk
mengelakkan salah faham.
v. Mengukuhkan semangat berpasukan.
- Semangat berpasukan diperlukan untuk memastikan kakitangan dapat
bekerja dengan mesra dan bersungguh-sungguh dalam satu pasukan.
Oleh itu, pengukuhan kerja berpasukan boleh diadakan melalui cara
memberikan tugasan berkumpulan, mengadakan latihan juga
memberikan lebih kuasa bertindak kepada pasukan kerja.
vi. Mengadakan pengukuran prestasi.
- Bagi memastikan sistem pengukuran keluaran dijalankan dengan tulus,
jabatan-jabatan perlulah memastikan ciri-ciri kualiti output yang hendak
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
18/22
dikawal serta menentukan matlamat atau standard kualiti yang
dikehendaki.
vii. Menekankan kepastian kualiti.
- Bagi memastikan matlamat kepastian kualiti tercapai, tiga tindakan
yang berikut ialah:
(a) Melaksanakan pemeriksaan kualiti.
(b) Mengamalkan perancangan output.
(c) Latihan kakitangan.
7.0 Pengenalan MS ISO dalam sistem pendidikan
MS bermaksud Malaysia Standard dan ia sejajar dengan Piawaian
Antarabangsa. ISO bermaksud equal yang berasal dari perkataan Greek. Ia
ialah satu nickname dan bukannya akronim untuk International Organisation for
Standardisation (IOS). International Organisation for Standardisation adalah
sebuah pertubuhan bukan kerajaan yang ditubuhkan pada 27 Febuari 1947 dan
beribu pejabat di Geneva Switzerland. Organisasi ini merupakan satu badan
bersekutu yang menggabungkan organisasi dari seluruh dunia yang
bertanggungjawab mewujudkan standard di negara masing-masing.
Bermula tahun 1996, kerajaan Malaysia telah membuat keputusan
supaya MS ISO 9000 dilaksanakan di semua agensi awam termasuk agensi-
agensi pendidikan. Satu Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam (PKPA) Bil. 2
Tahun 1996 bertajuk Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000
bertarikh 11 Julai 1996 telah diedarkan di semua agensi awam untuk
dilaksanakan. Pada ketika itu, pelaksanaan MS ISO 9000 adalah berasaskan
salah satu pensijilan iaitu MS ISO 9001, MS ISO 9002 atau MS ISO 9003 versi
1994.
Selaras dengan penambahbaikan standard oleh International
Organisation For Standardization (ISO) pada tahun 2000, agensi-agensi awam
di Malaysia telah diminta untuk beralih kepada pensijilan MS ISO 9001: 2000.
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
19/22
Arahan peralihan telah dikeluarkan melalui Surat Pekeling Kemajuan
Pentadbiran Awam (SPKPA) Bil. 2 Tahun 2002 bertajuk Garis Panduan Bagi
Melaksanakan MS ISO 9000:2000 Dalam Perkhidmatan Awam bertarikh 16
Disember 2002.
Pada bulan Oktober 2008, ISO telah mengeluarkan Standard ISO
9001:2008 yang merupakan penambahbaikan kepada standard ISO 9001:2000.
Penambahbaikam ini meliputi penerangan dan penjelasan yang lebih terperinci
terhadap beberapa keperluan standard tertentu. Berikutan itu, Jabatan Standard
Malaysia telah mengeluarkan Standard MS ISO 9001:2008 untuk diterima pakai
oleh semua organisasi di Malaysia termasuk agensi-agensi pendidikan sehingga
kini.
7.1 Model Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) MS ISO 9001:2008
berasaskan Pendekatan Proses
Pelaksanaan standard-standard di bawah MS ISO 9001:2008 adalah
berdasarkan kepada pendekatan proses. Agensi perlu merancang dan
menyediakan sumber-sumber serta melaksanakan proses-proses dalam SPK
bagi menghasilkan produk atau perkhidmatan yang memenuhi kehendak
pelanggan. Output sesuatu proses itu akan menjadi input kepada proses
berikutnya dan perlu diurus sebagai satu sistem bagi mencapai objektif agensi.
Keperluan bagi pengurusan atasan bagi melaksanakan penambahbaikan
secara berterusan terhadap SPK turut diberi penekanan melalui pendekatan ini.
Dalam sistem pendidikan, pelanggan merupakan pelajar, ibubapa dan
pihak-pihak yamg berkepentingan dalam sistem pendidikan. Pengurusan atasan
memainkan peranan penting dalam memastikan pemberian perkhidmatan
kepada pelanggannya mengikut standard MS ISO yang telah ditetapkan. Proses
pemberian perkhidmatan dilakukan sentiasa dan output yang dihasilkan akan
menjadi panduan kepada penambahbaikan yang dibuat untuk perkhidmatan
yang lain pada masa hadapan. Rajah 8.1 menunjukkan model yang digunakan
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
20/22
untuk melaksanakan MS ISO 9001:2008 di semua agensi perkhidmatan awam
termasuk sektor pendidikan.
Rajah 7.1: Model SPK MS ISO 9001:2008 berasaskan pendekatan proses
(Sumber: MAMPU, Jabatan Perdana Menteri, 2010)
8.0 Penutup
Penekanan produktiviti merupakan salah satu kaedah memaksimumkan sumber
yang ada dalam memberikan perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.
Kepuasan hati pelanggan menjadi kayu ukur kepada pencapaian dan prestasi
semasa agensi. Oleh sebab itu, adalah penting bagi memastikan semua pihak
sedar akan tanggungjawab yang telah diamanahkan untuk memastikan visi dan
misi organisasi tercapai. Kejayaan menghasilkan output yang berkualiti akan
menyebabkan sektor pendidikan di Malaysia dipandang tinggi bukan sahaja
diperingkat setempat tetapi juga diperingkat global. Ianya juga dapat membantu
negara menarik lebih banyak pelaburan disamping meningkatan lagi prestasi
Malaysia seiring dengan negara maju yang lain.
(1) Pelajar
(2) Ibubapa
(1) Ilmu
pengetahuan
(2) Kemahiran
Pencapaian
akademik
-
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
21/22
Rujukan
Abdul Ghafar, M.N. (2004). Dinamika Sistem Pendidikan Tinggi. Skudai:
Penerbit Universiti Teknologi Malaysia.
Abdul Rahman, S.B. (2010). Petunjuk Prestasi Utama (KPI) Amalan Pemimpin
Sekolah Berprestasi Tinggi. Dicapai pada 20 Mei 2013 daripada
http://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-
amalan_28.html
Abdullah, M, Mustafa, Z., Khamis, A. & Salleh, A.R. (2002). Isu Kualiti dan
Produktiviti. Bangi: Penerbit Universiti Kebangsaan Malaysia.
Abdullah, M.R. (1995). Ke Arah Peningkatan Kualiti. Kuala Lumpur: Institut
Kefahaman Islam Malaysia (IKIM).
Bahagian Inovasi dan Pengurusan Sumber Manusia. (2009) Soal Jawab: MS
ISO 9001: 2008 PAJPM. Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri
Fei, T. L. K. (2002). TQM Implementation and Impact In The Malaysian Public
Sector: An Empirical Study. Kuala Lumpur: National Institute of Public
Administration (INTAN).
Hornby, A.S., Wehmeier,S. & Turnbull, J. (2005). Oxford Advanced Learners
Dictionary. London: Oxford University Press.
Hussin, S. (2002). Dasar Pembangunan Pendidikan Malaysia: Teori dan
Analisis. Kuala Lumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.
Idris, M.A. (2004). Orientasi Kualiti: Prinsip dan Amalan Strategik. Bangi:
Penerbit Universiti Kebangsaan Malaysia.
Institut Tadbiran Awam Negara. (1992). Produktiviti Koleksi Soal-Jawab. Kuala
Lumpur: National Institute of Public Administration (INTAN).
Jabatan Perdaana Menteri. (1991). Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam
Bil..6 Tahun 1991. Putrajaya: Jabatan Perdana Menteri.
http://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.htmlhttp://hjsahifulbahari.blogspot.com/2010/11/petunjuk-prestasi-utama-kpi-amalan_28.html -
7/28/2019 PRODUKTIVITI DALAM PENDIDIKAN
22/22
Ku Ahmad, R. (2011). Penggunaan Petunjuk-petunjuk Prestasi Utama atau Key
Performance Indicators (KPI) untuk Penambahbaikan Sekolah. Kedah:
Institusi Aminuddin Baki Utara.
Mohd. Ali,H., Abdul Manaf, M.B. & Mohd Ramli,M.A. (1999). Panduan RingkasPenubuhan dan Pelaksanaan Sistem Kualiti MS ISO 9000 Dalam
Organisasi Pendidikan. Kuala Lumpur: Utusan Publication & Distributors
Sdn. Bhd.
Perbadanan Produktiviti Negara. (1997). Produktiviti: Prinsip Asas. Selangor:
Perbadanan Produktiviti Malaysia.
Teong, L. K. & Mei, T. S. (2010).Amalan Pengurusan Kualiti Menyeluruh Dalam
Proses Pengajaran dan Pembelajaran. Sintok: Penerbit Universiti Utara
Malaysia.
Unit Permodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).
Panduan Pelaksanaan MS ISO 9001:2008 Dalam Sekotor Awam .
Putarajaya: Jabatan Perdana Menteri.
Vrat, P., Sardana, G.D.& Sahay, B.S. (1998). Productivity Management A
System Approach. New Delhi: Narosa Publishing House.
Yee, C. L. (2007). Produktiviti Bagi Sistem Pengajian Tinggi di Malaysia. Sintok:
Penerbit Universiti Utara Malaysia.
Yusoff, R.Z. (2005). Pengurusan Kualiti: Prinsip dan Pelaksanaan. Shah Alam:
Pusat Penerbitan Universiti (UPENA) Universiti Teknologi Mara.
top related