pk kktm 11 pengurusan asrama
Post on 19-Feb-2016
23 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan bertujuan untuk memastikan Pengurusan Asrama adalah
terancang, terurus dan terkawal untuk mencapai kepuasan pelanggan serta kualiti
latihan kemahiran.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Asrama dalam urusan penempatan dan
kebajikan pelajar–pelajar di asrama pada setiap semester di KKTM.
3.0 RUJUKAN
3.1 Buku Panduan Pelajar Kolej Kemahiran Tinggi MARA
4.0 SINGKATAN
4.1 TP (KPHP) - Timbalan Pengarah
(Khidmat Pengurusan & Hal Ehwal
Pelajar)
4.2 PTK (Asrama) - Pembantu Tadbir Kanan (Asrama)
4.3 PT (Asrama) - Pembantu Tadbir (Asrama)
4.4 PT (HEP) - Pembantu Tadbir (Hal Ehwal Pelajar)
5.0 DEFINISI
5.1 Felo/Warden - Pegawai yang dilantik untuk mengurus dan mentadbir asrama
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
Penempatan di Asrama.
6.1 CARTA ALIRAN PROSES
6.2 Penempatan Pelajar di Asrama (Pelajar Baru)
Menerima senaraipelajar dari PT
(HEP)
Pendaftaran Asrama
Lengkapkan borangsemula
Semak Borang Pendaftaran dan
Penerimaan InventoriAsrama
Tidak
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
6.3 Penempatan Pelajar di Asrama (Pelajar Sedia Ada)
Tidak Lulus
Kelulusan TP (KPHP)
Pengarah
Tidak Lulus
Permohonan daripadapelajar
Sokongan
Rayuan
Pendaftaran DiAsrama
Pelajar Menginap di luar
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
TAMAT
PengesahanPemulangan Inventori
6.4 Proses Daftar Keluar Pelajar di Asrama
MULA
Bayaran Denda
Status SemakanInventori
Dalam keadaan baik
Menerima Daftar Keluar
Memeriksa status Inventori Pelajar
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
6.5 Proses Pelajar Mendapatkan Rawatan / Sakit
Permohonan daripadapelajar
Kelulusan KetuaProgram/Felo/Warden/
TP (KPHP)
Pelajar dihantar keKlinik / Hospital
Rawatan diKlinik/Hospital
Surat PengesahanRawatan diserahkan
kepada Unit HEP
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
6.6 Proses Aduan Kerosakan di Asrama
Laporan daripada Pelajar
Memastikan kesahihan laporan
dan punca kerosakan
Kerja-kerja pembaikan
TAMAT
Pengesahanpembaikan olehPenyelia Asrama
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
7.0 PROSEDUR
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PT (HEP)
PTK (Asrama) /
PT (Asrama)
Proses Penempatan Pelajar Di Asrama
1. Menerima senarai nama pelajar daripada PT (HEP) / KP (KPHP).
2. Mengenalpasti bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar-
pelajar.
3. Memastikan penerimaan keperluan inventori yang lengkap
kepada pelajar.
4. Menerima dan memastikan Borang Permohonan
Menduduki Asrama diisi dengan lengkap.
(Rujuk Borang Permohonan Menduduki Asrama)
5. Menerima dan memastikan pelajar menandatangani
Borang Penerimaan Inventori Asrama yang diterima.
(Rujuk Borang Penerimaan Inventori Asrama)
6. Menyerahkan kunci bilik kepada pelajar.
Proses Daftar Keluar Pelajar Di Asrama.
7. Menerima Borang Daftar Keluar Asrama daripada
pelajar.(Rujuk Borang Daftar Keluar Asrama)
8. Memeriksa status inventori pelajar.
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
TANGGUNGJAWAB TINDAKAN
PTK (Asrama) /
PT (Asrama)
PT HEP
PTK (Asrama) /
PT (Asrama)
9. Memeriksa dan mengesahkan status inventori asrama
yang dipinjam oleh pelajar.
10. Memaklumkan kepada PT HEP sekiranya ada bayaran
denda
Proses Pelajar Mendapatkan Rawatan/Sakit
11. Menerima surat kebenaran mendapatkan rawatan (Rujuk :
Surat Kebenaran Keluar Untuk Mendapatkan
Rawatan)
12. Pelajar dihantar ke klinik/hospital menggunakan kenderaan
rasmi jabatan.
13. Selesai rawatan,pelajar menyerahkan keratan pengesahan
rawatan dari klinik/hospital kepada Unit HEP.
Proses Aduan Kerosakan Di Asrama
14. Menerima Borang Laporan Kerosakan daripada pelajar
(Rujuk Borang Aduan Kerosakan Asrama)
15. Memastikan kesahihan laporan berkenaan dan memeriksa
punca kerosakan.
16. Laporan kerosakan diajukan kepada juruteknik untuk
mengenalpasti tindakan yang perlu diambil.
17. Pengesahan selesai kerja dilakukan setelah kerja-kerja
pembaikan selesai.
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
8.0 REKOD KUALITI
TANDA
PENGENALAN
TANGGUNGJAWAB
PENYIMPANAN
TEMPOH
PENYIMPANA
N
PERLINDUNGAN
PELUPUSAN
Borang Permohonan Penempatan Asrama
Pengurusan Asrama
Pejabat Asrama
3 Tahun
Kabinet
Jadual Pelupusan
Rekod Urusan Am
Arkib Negara
Malaysia 2012
Borang Penerimaan Inventori Asrama
Pengurusan Asrama
Pejabat Asrama 3 Tahun Kabinet
Surat Kebenaran Keluar Mendapatkan Rawatan
Pengurusan Asrama/
Pentadbiran
Pejabat Asrama 3 Tahun Kabinet
Borang Daftar Keluar Asrama
Pengurusan Asrama
Pejabat Asrama 3 Tahun Kabinet
Borang Laporan Kerosakan Asrama
Juruteknik Pejabat Juruteknik/Pen
ta dbiran
3 Tahun Kabinet
PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA
No Keluaran : 1
No Pindaan : 0
Tarikh : 1 Julai 2015
9.0 REKOD PINDAAN
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.
No BPD Tarikh Butir-butirPindaan Catatan
top related