pk kktm 11 pengurusan asrama

PK-KKTM/11 PENGURUSAN ASRAMA

No Keluaran : 1

No Pindaan : 0

Tarikh : 1 Julai 2015

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan bertujuan untuk memastikan Pengurusan Asrama adalah

terancang, terurus dan terkawal untuk mencapai kepuasan pelanggan serta kualiti

latihan kemahiran.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Asrama dalam urusan penempatan dan

kebajikan pelajar–pelajar di asrama pada setiap semester di KKTM.

3.0 RUJUKAN

3.1 Buku Panduan Pelajar Kolej Kemahiran Tinggi MARA

4.0 SINGKATAN

4.1 TP (KPHP) - Timbalan Pengarah

(Khidmat Pengurusan & Hal Ehwal

Pelajar)

4.2 PTK (Asrama) - Pembantu Tadbir Kanan (Asrama)

4.3 PT (Asrama) - Pembantu Tadbir (Asrama)

4.4 PT (HEP) - Pembantu Tadbir (Hal Ehwal Pelajar)

5.0 DEFINISI

5.1 Felo/Warden - Pegawai yang dilantik untuk mengurus dan mentadbir asrama


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


Penempatan di Asrama.

6.1 CARTA ALIRAN PROSES

6.2 Penempatan Pelajar di Asrama (Pelajar Baru)

Menerima senaraipelajar dari PT

(HEP)

Pendaftaran Asrama

Lengkapkan borangsemula

Semak Borang Pendaftaran dan

Penerimaan InventoriAsrama

Tidak


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


6.3 Penempatan Pelajar di Asrama (Pelajar Sedia Ada)

Tidak Lulus

Kelulusan TP (KPHP)

Pengarah

Tidak Lulus

Permohonan daripadapelajar

Sokongan

Rayuan

Pendaftaran DiAsrama

Pelajar Menginap di luar


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


TAMAT

PengesahanPemulangan Inventori

6.4 Proses Daftar Keluar Pelajar di Asrama

MULA

Bayaran Denda

Status SemakanInventori

Dalam keadaan baik

Menerima Daftar Keluar

Memeriksa status Inventori Pelajar


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


6.5 Proses Pelajar Mendapatkan Rawatan / Sakit

Permohonan daripadapelajar

Kelulusan KetuaProgram/Felo/Warden/

TP (KPHP)

Pelajar dihantar keKlinik / Hospital

Rawatan diKlinik/Hospital

Surat PengesahanRawatan diserahkan

kepada Unit HEP


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


6.6 Proses Aduan Kerosakan di Asrama

Laporan daripada Pelajar

Memastikan kesahihan laporan

dan punca kerosakan

Kerja-kerja pembaikan

TAMAT

Pengesahanpembaikan olehPenyelia Asrama


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


7.0 PROSEDUR

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PT (HEP)

PTK (Asrama) /

PT (Asrama)

Proses Penempatan Pelajar Di Asrama

1. Menerima senarai nama pelajar daripada PT (HEP) / KP (KPHP).

2. Mengenalpasti bilik-bilik yang akan didiami oleh pelajar-

pelajar.

3. Memastikan penerimaan keperluan inventori yang lengkap

kepada pelajar.

4. Menerima dan memastikan Borang Permohonan

Menduduki Asrama diisi dengan lengkap.

(Rujuk Borang Permohonan Menduduki Asrama)

5. Menerima dan memastikan pelajar menandatangani

Borang Penerimaan Inventori Asrama yang diterima.

(Rujuk Borang Penerimaan Inventori Asrama)

6. Menyerahkan kunci bilik kepada pelajar.

Proses Daftar Keluar Pelajar Di Asrama.

7. Menerima Borang Daftar Keluar Asrama daripada

pelajar.(Rujuk Borang Daftar Keluar Asrama)

8. Memeriksa status inventori pelajar.


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

PTK (Asrama) /

PT (Asrama)

PT HEP

PTK (Asrama) /

PT (Asrama)

9. Memeriksa dan mengesahkan status inventori asrama

yang dipinjam oleh pelajar.

10. Memaklumkan kepada PT HEP sekiranya ada bayaran

denda

Proses Pelajar Mendapatkan Rawatan/Sakit

11. Menerima surat kebenaran mendapatkan rawatan (Rujuk :

Surat Kebenaran Keluar Untuk Mendapatkan

Rawatan)

12. Pelajar dihantar ke klinik/hospital menggunakan kenderaan

rasmi jabatan.

13. Selesai rawatan,pelajar menyerahkan keratan pengesahan

rawatan dari klinik/hospital kepada Unit HEP.

Proses Aduan Kerosakan Di Asrama

14. Menerima Borang Laporan Kerosakan daripada pelajar

(Rujuk Borang Aduan Kerosakan Asrama)

15. Memastikan kesahihan laporan berkenaan dan memeriksa

punca kerosakan.

16. Laporan kerosakan diajukan kepada juruteknik untuk

mengenalpasti tindakan yang perlu diambil.

17. Pengesahan selesai kerja dilakukan setelah kerja-kerja

pembaikan selesai.


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


8.0 REKOD KUALITI

TANDA

PENGENALAN

TANGGUNGJAWAB

PENYIMPANAN

TEMPOH

PENYIMPANA

N

PERLINDUNGAN

PELUPUSAN

Borang Permohonan Penempatan Asrama

Pengurusan Asrama

Pejabat Asrama

3 Tahun

Kabinet

Jadual Pelupusan

Rekod Urusan Am

Arkib Negara

Malaysia 2012

Borang Penerimaan Inventori Asrama

Pengurusan Asrama

Pejabat Asrama 3 Tahun Kabinet

Surat Kebenaran Keluar Mendapatkan Rawatan

Pengurusan Asrama/

Pentadbiran


Borang Daftar Keluar Asrama

Pengurusan Asrama


Borang Laporan Kerosakan Asrama

Juruteknik Pejabat Juruteknik/Pen

ta dbiran

3 Tahun Kabinet


No Keluaran : 1

No Pindaan : 0


9.0 REKOD PINDAAN

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya.

No BPD Tarikh Butir-butirPindaan Catatan

pk kktm 11 pengurusan asrama

Documents