pibg (a)11898 (cetak)
Post on 20-Dec-2014
11.467 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
PENGURUSAN PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU
OLEH : E.M.SHANMUGARAJJABATAN PEN.ASAS & KOMUNITI
INSTITUT AMINUDDIN BAKIGENTING HIGHLANDS
PAHANG
Pengurusan PIBG
Peraturan-Peraturan Pendidikan
(Persatuan Ibu-Bapa Guru) 1998
Bengkel
3
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Pendekatan:
• Kuliah/Perbincangan
• Bengkel Pengurusan PIBG
4
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Objektif:
Pada akhir sesi peserta dapat :
• Menjelaskan secara ringkas fungsi PIBG
• Mejelaskan secara ringkas tatacara penubuhan PIBG
• Menjelaskan isu-isu berkaitan dengan pengurusan PIBG
• Merancang pelan tindakan PIBG
5
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
RASIONAL
Persatuan ibarat tubuh
Tubuh ibarat tunggak
Tanpa Tunggak
Tiang Tidak dapat berdiri
Mahukan berdiri……
Ibu bapa dan guru harus bersatu
I t u l a h
PIBG
6
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
RASIONAL Pengurusan sekolah akan menjadi lebih
berkesan dengan penglibatan PIBG secara terancang dan berfokus dan terancang.
Jalinan kerjasama erat antara pentadbir sekolah dan peneraju PIBG akan meyakinkan semua warga sekolah dan waris pelajar bagi membawa kejayaan gemilang kepada sekolah.
Kesedaran terhadap tugas dan tanggungjawab akan memberi impak yang memberangsangkan ke atas kecemerlangan sekolah.
7
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
PIBG adalah komponen penting dalam membantu merealisasikan wawasan sekolah.
Peranan PIBG sebagai pemangkin kepada usaha sekolah sabagai institusi masyarakat hendaklah diterjemahkan melalui program peningkatan sekolah.
Program dan tindakan PIBG hendaklah menjadi pelengkap kepada program sekolah.
FALSAFAH
8
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Menjadikan PIBG sebagai agen pembantu kepada semua program peningkatan sekolah disamping menyediakan prasarana perhubungan yang mantap antara waris dan semua peringkat pengurusan pendidikan.
MATLAMAT
9
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Membantu menggemilangkan sekolah ke arah pencapaian matlamat dan objektif Perancangan Strategik Sekolah khususnya:
Kurikulum
Kokurikulum
Disiplin
Bina Insan / Moral
Keceriaan
OBJEKTIF
10
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Menjadikan PIBG sebagai agen pembantu kepada semua program peningkatan sekolah disamping menyediakan prasarana perhubungan yang mantap antara waris dan semua peringkat pengurusan pendidikan.
MATLAMAT
11
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
AKTA PENDIDIKAN 1996 (AKTA 550) & PERATURAN_PERATURAN TERPILIH PIBG
Pada menjalankan kuasa yang diberikan oleh perenggan 130(2)(i) Akta Pendidikan 1996
…penubuhan-penyusunan, pengurusan , pengawalan dan pembubaran persatuan murid, atau persatuan guru dan ibu-bapa sama ada di dalam atau di luar institusi pendidikan, dan peraturan yang dibuat dibawah perenggan ini boleh membuat peruntukan supaya persatuan guru dan ibu bapa sedemikian mengandungi mana-mana orang selain daripada guru atau ibu-bapa murid di institusi pendidikan yang berkenaan.
1. Nama dan mula berkuatkuasa
(1) Dinamakan Peraturan-peraturan Pendidikan (Persatuan Ibu Bapa Guru) 1998.
(2) Mula kuatkuasa 26 Mac 1998
2 . Pemakaian
Peraturan ini hendaklah terpakai bagi sekolah kerajaan dan sekolah bantuan kerajaan
3 Tafsiran
“pemegang-pemegang jawatan ertinya-
mana-mana orang yang telah dicalon dan dipilih oleh anggota PIBG dalam mesyuarat Agung tahunan atau
mana-mana anggota yang dilantik oleh Yang Dipertua untuk mengantikan JK yang sebelum mesyuarat agung tahunan akan datang telah meninggal dunia atau meletak jawatan; atau
(a)
(b)
Pelantikan oleh PPD/PPG atau Pendaftar (bagi negeri yang tiada PPD/PPG ) melalui kuasa yang diperuntukkan di bawah peraturan ini menjadi JK PIBG.
(c)
“Persatuan Ibu Bapa-Guru” ertinya ditubuhkan di bawah peraturan 4;
“sekolah” ertinya sekolah kerajaan dan sekolah bantuan kerajaan.
Sambung…….
4. Penubuhan PIBG
(1) ..hendaklah ditubuhkan dalam tiap-tiap sekolah suatu persatuan yang akan dinamakan PIBG (disebut “persatuan”) terdiri daripada-
a) semua guru yang mengajar disekolah itu; b) ibu bapa murid yang belajar disekolah itu; c) Guru Besar/Pengetua sekolah sebagai ex- officio dan Penasihat Persatuaan.
4. Penubuhan PIBG
(2) Warganegara yang tidak mempunyai anak atau yang belajar di sekolah boleh memohon sama ada melalui PPD/PPG atau
Pendaftar untuk menjadi anggota.
(3) Ibu bapa dan guru hendaklah disifatkan sebagai anggota.
(4) Persatuan bukanlah suatu persatuan dalam erti kata mana-mana undang-undang berhubung dengan pendaftaran
pertubuhan.
5 .Tujuan-tujuan dan batasan- batasan Persatuan ….
(1) Tujuan-tujuan Persatuan ialah-
(a) ...forum dan perkhidmatan bagi kebajikan dan kemajuan murid dalam sekolah dalam meningkatkan imej sekolah;
(c)…membantu usaha sekolah dalam memenuhi kehendak keperluan kebendaan murid
dalam kegiatan mereka;
(d).....membolehkan ibu bapa dan guru bertukar fikiran dan maklumat pendidikan;
5. sambungan…. Tujuan-tujuan dan batasan- batasan Persatuan ….
(d)….ibu bapa dan guru berunding berkenaan cara memperbaiki taraf pendidikan anak- anak meraka;
(e)….ibu bapa dan guru menambah kewangan sekolah dan meningkatkan kemudahan sekolah.
5. sambungan…. Tujuan-tujuan dan batasan- batasan Persatuan ….
(2) Kegiatan Persatuan hendaklah diarahkan kepada kebajikan dan kemajuaan murid..
(3) Persatuan boleh dengan kebenaran Pengetua/Guru Besar menganjurkan aktiviti kurikulum dan kokurikulum di dalam dan luar sekolah dengan mengunakan tenaga mahir/pakar daripada kalangan anggota Persatuan bagi tujuan meningkatkan akademik atau perkembangan murid
5. sambungan…. Tujuan-tujuan dan batasan- batasan Persatuan ….
(6) Persatuan tidak boleh menjadi jentera bagi:
….menyelesaikan pertikaian atau perkara-perkara lain berkaitan antara Persatuan dengan Guru besar/Pengetua atau kakitangan sekolah di mana Persatuan ditubuhkan atau PPD/PPB/JPN/KPM/kerjaan negeri atau persekutuan .
5. sambungan…. Tujuan-tujuan dan batasan- batasan Persatuan ….
(3) Persatuan boleh dengan kebenaran Pengetua/Guru Besar menganjurkan aktiviti kurikulum dan kokurikulum di dalam dan luar sekolah dengan mengunakan tenaga mahir/pakar daripada kalangan anggota Persatuan atu bukan anggota Persatuan bagi tujuan meningkatkan akademik atau perkembangan murid .
5. sambungan…. Tujuan-tujuan dan batasan- batasan Persatuan ….
(4) Persatuan di benarkan mengutip apa-apa sumbangan yang diputuskan dalam
mesyuarat agung tahunan daripada ahli dan hendaklah dimaklumkan kepada pendaftar
5. sambungan…. Tujuan-tujuan dan batasan- batasan Persatuan ….
(5) Persatuan tidak boleh memperluaskan kuasa Persatuan kepada perkara-perkara:
….pentadbiran sekolah, pekerjaan dan syarat-syarat pekerjaan dan syarat-syarat perkhidmatan guru dan kakitangan yang lain di sekolah.
ORGANISASI DAN PENGURUSAN6.
(1)…hendaklah ditubuhkan oleh Guru besar/pengetua dalam setiap sekolah
(2)…hendaklah diuruskan oleh JK mengikut perlembagaan Persatuan.
(3)…tanpa menjejaskan keluasan subperaturan (2) PPD/PPB/Pendaftar boleh melantik dua orang perseorangan yang bukan anggota untuk menjadi JK
ORGANISASI DAN PENGURUSAN6.(5) Orang perseorangan yang disebut (4)
hendaklah orang yang mempunyai integriti dan terbukti boleh menyumbang secara positif kepada kemajuan pendidkan.
(6) PPD/PPB hendaklah mendapat kelulusan daripada Pendaftar berkenaan dengan perlantikan yang dibuat di bawah subperaturan (4)
7. Pendaftaran Persatuan
(1)Apabila sesuatu Persatuan telah ditubuhkan GB/Pengetua hendaklah mengemukakan kepada Pendaftar permohonan bagi pendaftaran Persatuan ..Jadual Pertama
(2) GB/Pengetua hendaklah mengemukakan beserta permohonan itu salinan draf perlembagaan Persatuan yang hendaklah memperuntukan perkara …jadual Kedua.
7. Samb…Pendaftaran Persatuan
(3) Pendaftar boleh ,apabila berpuas hati bahawa permohonan bagi pendaftaran dibuat dengan sewajarnya , mendaftarkan Persatuan dan mengeluarkan perakuan pendaftaran sebagaimana yang terkandung dalam Jadual Ketiga.
8. Hak pendaftar untuk menghadiri mesyuarat
Pendaftar atau wakil Pendaftar berhak menghadiri semua mesyuarat Persatuan.
9. Kuasa Persatuan untuk memiliki harta, dsb
Persatuan mempunyai kuasa untuk memiliki harta, mengguna dan melupuskan apa-apa harta alih atau tak alih Persatuan yang Persatuan berpendapat akan memudahkan Persatuan menjalankan kuasa dan kewajipan Persatuan di bawah Peraturan-peraturan ini.
10. Kumpulan wang dan audit
(1)Maka hendaklah ditubuhkan dan diuruskan oleh Persatuan suatu Kumpulan wang yang ke dalamnya hendaklah dibayar semua derma atau sumbangan daripada mana-mana anggota terhadap tujuan Persatuan
(2)Persatuan hendaklah menyimpan akaun yang sepatutnya dan rekod lain berkenaan dengan perjalanan Persatuan dan hendaklah disediakan penyata kira-kira bagi tiap tahun kewangan.
10. Samb…Kumpulan wang dan audit
(3) Akaun Persatuan hendaklah diaudit pada tiap-tiap tahun oleh dua orang yang bukan anggota JK dan mereka hendaklah dicalon dan dipilih oleh anggota Persatuan.
(4) Persatuan dengan persetujuan mesyuarat agung tahunan mendapatkan khidmat juruaudit bertauliah bagi tujuan mengaudit akaun Persatuan.
(5) GB/Pengetua dibenarkan memeriksa akaun Persatuan.
11. Pentadbiran
(1) GB/Pengetua sekolah di mana Persatuan ditubuhkan hendaklah membantu keperluan perkeranian dan alat tulis Persatuan.
(2) Semua keperluan lain Persatuan selain yang disebut dalam subperaturan (1) hendaklah menjadi tanggungjawab
Persatuan.
12. Kuasa Pendaftar berhubung dengan fungsi, dsb
(1) Jika Pendaftar berpuashati sama ada atas atau lain-lain bahawa sesuatu Persatuan atau anggota Persatuan-
(a) bertindak atau bercadang untuk bertindak secara munasabah berkenaan dengan perjalanan apa-apa kuasa yang diberikan atau penunaian apa-apa kewajipan yang dikenakan oleh Peraturan-Peraturan ini atau oleh perlembagaan Persatuan ; atau
12. Samb…Kuasa Pendaftar berhubung dengan fungsi, dsb
(b) Telah tidak menunaikan mana-mana kewajipan yang dikenakan ke atas Persatuan atau anggota Persatuan oleh atau di bawah Peraturan-Peraturan ini,
Pendaftar boleh-
(aa) memberikan apa-apa arahan secara bertulis tentang perjalanan kuasa atau penunaian kewajipan sebagaimana yang Pendaftar dapati suaimanfaat,
dan adalah menjadi kewajipan Persatuan atau anggota Persatuan mematuhi arahan itu; atau
12. Samb…Kuasa Pendaftar berhubung dengan fungsi, dsb
Pendaftar boleh-
(bb) memgantung atau membuang semua atau mana-mana pemegang jawatan Persatuan dan, walau apa-apa pun peruntukan mana-mana peraturan-peraturan atau perlembagaan Persatuan, melantik seorang atau beberapa orang sebagaimana yang Pendaftar fikirkan layak untuk mempunyai dan menjalankan semua fungsi pemegang-pemegang jawatan Persatuan itu selama apa-apa tempoh yang diarahkan oleh Pendaftar.
12. Samb…Kuasa Pendaftar berhubung dengan fungsi, dsb
(2) Jika pada bila-bila masa, bagi sesuatu Persatuan dalam mana-
mana sekolah tiada pemegang jawatan, Pendaftar boleh melantik seorang atau beberapa orang yang Pendaftar fikirkan layak untuk menjalankan fungsi-fungsi pemegang jawatan bagi Persatuan itu selama apa-apa tempoh yang diarahkan oleh Pendaftar.
13. Tidak boleh bergabung dengan badan-badan di luar sekolah.
13. Persatuan tidak boleh bergabung dengan mana-mana parti politik
atau kesatuan sekerja atau lain-lain pertubuhan atau persatuan yang
didaftarkan atau diperbadankan di bawah mana-mana undang-
undang bertulis yang berkuat kuasa berhubungan dengannya.
13. Pembatalan
Kaedah-kaedah Persatuan Ibu Bapa – Guru-Guru, 1973 dibatalkan.
41
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Pengurusan:
Satu proses sosial untuk mendapatkan kerjasama penyertaan dan penglibatan ahli-ahli dalam sesuatu matlamat atau objektif yang paling berkesan
(Drucker,1972)
42
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Peranan yang boleh diberikan oleh Guru Besar sebagai Ex-Officio kepada PIBG GURU BESAR HENDAKLAH MEMASTIKAN : -
PIBG boleh :
i. Mengadakan perkhidmatan bagi kebajikan dan kemajuan murid-murid
ii. Membantu keperluan kebendaan murid- murid dalam kegiatan sekolah.
iii. Membolehkan ibu bapa dan guru bertukar-tukar fikiran dan maklumat.
43
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
iv. Memberi peluang kepada ibu bapa dan guru berunding memperbaiki taraf pendidikan.
v. Mengadakan tabung PIBG untuk meningkatkan kemudahan / fizikal sekolah.
vi. Kuasa untuk memiliki, menggunakan dan melupuskan harta alih dan harta tidak alih.
(Sambungan…)
(Sambungan…)
44
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
v. Akaun PIBG hendak diaudit pada setiap tahun sebelum 31 Mei.
vi. Guru Besar dibenarkan memeriksa akaun PIBG.
vii. Menerima ibu bapa yang tidak mempunyai anak belajar di sekolah tetapi berminat dan telah memohon serta diluluskan oleh PPD untuk menjadi ahli PIBG.
(Sambungan…)
45
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA Peranan Yang Tidak Boleh Diberikan Oleh Guru Besar Kepada PIBGGuru Besar hendak memastikan :-PIBG tidak boleh:i. Memperluaskan bidang kuasa kepada
pentadbiran sekolah, syarat-syarat perkhidmatan guru dan kakitangan.
ii. Menjadi jentera untuk menyelesaikan pertikaian antara PIBG dengan GB / kakitangan sekolah / PPD / JPN / KPM / Kerajaan Negeri atau Persekutuan.
46
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
ii. Bergabung dengan mana-mana parti politik.
iii. Bertindak atau bercadang untuk bertindak secara tidak
munasabah dengan apa-apa kewajipan.
iv. (Pendaftar boleh menggantung / membuang semua atau mana-
mana jawatan PIBG.)
(Sambungan…)
47
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
v. Untuk menjamin supaya segala sumbangan PIBG dapat dijalankan dengan baik, licin dan teratur, GB hendaklah memahami perturan- peraturan PIBG.
vi. GB hendak menerangkan kepada semua guru-guru dan ibu bapa supaya mereka memahami peraturan-peraturan PIBG.
IN
STIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
vii.Segala konflik atau perselisihan antara ibu bapa dengan pihak sekolah akan dikurangkan.
viii.Kerjasama dan kemesraan antara ibu bapa dan guru-guru dapat dipelihara dan dipupuk.
ix. Segala program kebajikan dan kemajuan murid-murid dapat dijalankan dan dipertingkatkan dengan baik dan sempurna.
49
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
PENUBUHAN PIBG
50
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA PENUBUHAN PIBG
Tiap-tiap sekolah dan institusi pelajaran bantuan penuh dikehendaki menubuhkan Persatuan Ibubapa Guru seperti yang termaktub dalam Akta Pendidikan 1996 perenggan 130(2) (i)
51
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
a. Proses
Tugas Pengetua:
1. Melantik beberapa orang ibu-bapa yang difikirkan sesuai / berkebolehan / berminat sebagai AJK penaja.
2. Memangil mesyuarat AJK Penaja dan turut hadir sebagai Penasihat (Ahli Ex- Officio) Pemilihan Pengerusi dan Setiausaha Penaja dibuat
dalam mesyuarat ini .
PROSEDUR PENUBUHAN
52
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Tugas Setiausaha Penaja:
3. Mengedarkan surat panggilan Mesyuarat Agung Penubuhan kepada ibubapa dan guru sekolah berkenaan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum diadakan
PROSEDUR PENUBUHAN
53
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Tugas Pengerusi Penaja
3. Mempengerusikan Mesyuarat Agung penubuhan serta menguruskan pengesahan cadangan perlembagaan Persatuaan dan pemilihan JK PIBG.
PROSEDUR PENUBUHAN
54
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Tugas Setiuasaha Kehormat:
5. Menyediakan surat Permohonan Pendaftaran dengan menggunakan Jadual Pertama 7(1) dan menghantar kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah sertakan bersama 2 salinan Minit Mesyuarat Agung penubuhan serta Perlembagaan yang telah diluluskan.
6. Menguruskan pengiriman / failkan
PROSEDUR PENUBUHAN
55
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
b. Carta Aliran Kerja
CARTA ALIRAN
Melantik AJK Penaja
Mengadakan Mesyuarat AJK Penaja
Mengedarkan jemputan ke Mesyuarat Agong Penubuhan
Mengadakan Mesyuarat Agung Penubuhan
Menyediakan Surat Permohonan Pendaftaran dan dokumen
Menguruskan pendaftaran
Mengepos/Failkan
56
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
PERMOHONAN
57
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
SAMBUNGAN…..PERMOHONAN
58
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
2. SENARAI TUGAS AJK/BIRO
59
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
2.1 Pengetua/Guru Besar Selaku Ahli Ex- Officio
1. Mewakili pihak jabatan dan kementerian bagi mengawal dan menasihati PIBG supaya segala kegiatan dan keputusan yang dibuat tidak bercanggah dengan kepentingan perkhidmatan, dasar-dasar negara dan dasar-dasar mengenai pelajaran serta hal-hal berkaitan dengan pentadbiran sekolah dan jabatan.
2. Secara otomatis menjadi ahli PIBG dan menduduki Jawatankuasa tanpa dipilih atau dilantik dalam Mesyuarat Agung tetapi tidak terlibat dalam pengundian.
2. SENARAI TUGAS AJK/BIRO
60
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.1 PENGETUA/GURU BESAR SELAKU AHLI EX-OFFICIO
3. Mengambil tahu semua aktiviti PIBG dan melaporkan kepada Pendaftar sekolah-sekolah sekiranya terdapat sebarang perbincangan atau keputusan yang bertentangan dengan Kaedah penubuhan.
4. Menguruskan semua undangan tokoh-tokoh untuk perasmian majlis anjuran PIBG mengikut prosedur pekeliling semasa.
5. Melaksanakan arahan-arahan yang dikeluarkan dari masa ke semasa oleh pendaftar sekolah berhubung dengan pengurusan PIBG di sekolah masing-masing.
(Sambung..) SENARAI TUGAS AJK/BIRO
61
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.1 PENGETUA/GURU BESAR SELAKU AHLI EX-OFFICIO
6. Hadir mesyuarat JK, mesyuarat Agung,mesyuarat Agung Tergempar, tetapi tidak mengundi.
7. Berhak untuk mengenti dan menangguhkan mesyuarat persatuan.
8. Meluluskan semua agenda mesyuarat dan perkara yang akan dibincangkan dalam mesyuarat JK
9. Memberi penjelasan isu pengurusan dan perjalanan sekolah serta isu-isu berkaitan akademik dalam mesyuarat Persatuan
(Sambung..) SENARAI TUGAS AJK/BIRO
62
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.2 YANG DIPERTUA
1. Menjalankan tugas berdasarkan perlembagaan PIBG.
2. Mempengerusikan mesyuarat agung dan mesyuarat-mesyuarat JK.
3. Memastikan mesyuarat Agung dan mesyuarat JK diadakan mengikut kehendak-kehendak PIBG
4. Menandatangani minit-minit mesyuarat yang diluluskan
5. Menandatangani cek-cek PIBG sebagai penandatangani utama.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
63
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.2 YANG DIPERTUA
4. Memastikan segala program PIBG induk dan Biro-Biro dilaksanakan seperti dijadualkan.
5. Mendapatkan nasihat mengenai pengurusan PIBG dari masa ke semasa daripada pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio.
6. Mempunyai undi pemutus dan hendaklah mendandatangani minit-minit mesyuarat
7. Boleh memanggil mesyuarat JK pada bila-bila masa difikirkan perlu.
8. Mendapatkan nasihat daripada GB/Pengetua
(Sambung..) SENARAI TUGAS AJK/BIRO
64
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.2 NAIB YANG DIPERTUA
1.Membantu Yang DiPertua dalam segala aspek perancangan pelaksanaan dan pengurusan.
2. Menjalankan tugas Yang Dipertua semasa ketiadaannya.
3. Menjadi pengerusi mana-mana Biro jika dilantik.
4. Menjalankan tugas yang ditentukan oleh Yang DiPertua dari masa ke semasa.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
65
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.4 SETIAUSAHA
1. Bertanggungjawab sepenuhnya diatas semua urusan pentadbiran PIBG serta hal surat menyurat biasa dan panggilan mesyuarat, mengadakan sistem fail yang dikemaskini berhubung dengan pengurusan segala dokumen,risalah serta rekod-rekod PIBG.
2. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Yang DiPertua dan Pengetua/Guru Besar selaku Ex-Officio serta menyediakan edaran untuk dibentangkan.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
66
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.4 SETIAUSAHA
3. Menyediakan minit Mesyuarat Agung dan Mesyuarat JK dan mengedarkan kepada ahli jika diperlukan.
5. Menghantar makluman/dokumen tertentu dari masa kesemasa kepada pendaftar Sekolah- Sekolah misalnya senarai AJK PIBG dan lain-lain.
6. Menjadi salah seorang penandatangani cek PIBG.
7. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh YDP dan Pengetua/GB dari masa kesemasa.
(Sambung..) SENARAI TUGAS AJK/BIRO
67
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
2.5 BENDAHARI
1. Bertanggungjawab sepenuhnya mengurus mengawal hal ehwal kewangan persatuan dengan menyediakan kira-kira kewangan yang kemaskini. Penyata kira-kira kewangan (1 Jan- 31 Disember) hendaklah disiapkan sebelum 1 Feb tahun berikutnya untuk diaudit. Penyata telah diaudit dibawa ke Mesyuarat Agung untuk diluluskan.
2. Menguruskan perbelanjaan wang persatuan seperti yang diputuskan oleh Mesyuarat Agung Tahunan atau Mesyuarat JK. Perbelanjaan perkara yang befaedah bagi menjalankan tugas persatuan atau lain-lain perkara yang diputuskan
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
68
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.5 BENDAHARI
3. Menyimpan wang runcit tidak melebihi suatu jumlah pada sesuatu masa, seperti yang ditetapkan oleh persatuan.
4. Menerima bagi pihak PIBG, semua derma atau sumbangan daripada mana-mana ahli atau lain-lain sumber, mengeluarkan resit akuan terima dan dibankan pada hari yang sama.
6. Menandatangani bersama YDP atau SU kehormat semua cek pengeluaran wang Persatuan.
7. Menganggotai Biro Kewangan PIBG sebagai SU.
(Sambung..) SENARAI TUGAS AJK/BIRO
69
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.6 AJK
1. Menghadiri semua Mesyuarat AJK PIBG atau mesyuarat Biro.
2. Membantu merancang segala aktiviti persatuan samada di peringkat jawatankuasa atau biro-biro.
3. Membantu menyelaras dan melaksanakan segala aktiviti persatuan dan berusaha melibatkan seberapa ramai ahli untuk menjayakan.
4. Menjalankan tugas-tugas yang ditentukan JK.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
70
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
2.7 PENGERUSI BIRO
1. Mengenalpasti dan melantik ahli-ahli.
2. Bertanggungjawab kepada program dan aktiviti Biro dan pelaksanaannya.
3. Mempengerusikan semua mesyuarat JK Biro.
4. Melapor program Biro kepada JK PIBG.
5. Menandatangani mini mesyuarat JK Biro yang diluluskan.
6. Mengadakan mesyuarat JK Biro sekurang-kurangnya empat kali setahun.
7. Mendapatkan nasihat YDP Pengetua/GB masa ke semasa.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
71
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.8 setiausaha biro
1. Menjalankan tugas Pengerusi Biro semasa ketiadaanya.
2. Menguruskan hal surat menyurat Biro serta menyediakan minit mesyuarat JK Biro.
3. Menguruskan sistem fail yang kemaskini untuk biro berkenaan.
4. Menyediakan Plan Bertindak Biro seperti yang diputuskan.
5. Mengemukakan laporan dan tindakan aktiviti Biro kepada SU Kehormat PIBG dari masa ke semasa untuk tindakan selanjutnya.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
72
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.9 AJK Biro
1. Membantu merancang menyelaras dan melaksanakan segala aktiviti biro
2. Melaksanakan tugas yang ditentukan oleh Pengerusi Biro dari masa ke semasa.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
73
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.10 Ahli PIBG
1. Menghadiri Mesyuarat Agung PIBG.
2. Memberi kerjasama yang erat kepada JK PIBG serta JK Biro-Biro yang ditubuhkan.
3. Berusaha memberi sumbangan idea dan tenaga juga menterial dalam segala aktiviti PIBG.
4. Menghadiri semua aktiviti sekolah.
SENARAI TUGAS AJK/BIRO
74
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
3. BIRO PELAKSANAAN PERANCANGAN PIBG
75
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
3.1 JK PIBG hendaklah berusaha mempelbagai kegiatannya menerusi penubuhan biro-biro tertentu.
3.2 Biro-biro yang perlu ditubuhkan
i. Kurikulum ii. Kokurikulum
iii. Disiplin iv. Bina
Insan / Moral v. Keceriaan
3. BIRO PELAKSANAAN PERANCANGAN PIBG
76
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
3.3. Biro-biro terdiri daripada
i. Pengerusi (ibu bapa)ii. Setiausaha (Ibu
bapa / Guru ) iii. Ahli JK (15 orang)
a) 7 gurub) 8 Ibu bapa
3.4 Tugas Biro
i. Membentuk AJK ii. Mengikuti dan
mengambil tahu program yang dirancang oleh pihak sekolah.
ii. Membantu pelaksanaan proram.
Sambungan….3. BIRO PELAKSANAAN PERANCANGAN PIBG
77
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
iv. Melaporkan perkembangan tindakan BIRO kepada JK Induk PIBG
v. Menyediakan PELAN TINDAKAN bagi setiap program.
Samb….3. BIRO PELAKSANAAN PERANCANGAN PIBG
78
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
4. PANDUAN PENGURUSAN AM
79
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 4.1 Pengurusan Mesyuarat
i) Sebuah urusetia persatuan hendaklah dilantik dari kalangan AJK membantu keberkesanan fungsi JK mereka ialah:
Setiausaha
Bendahari
2 orang dari AJK
ii) Urusetia berperanan:
a) Merancang dan mengatur mesyuarat bersama YDP.
4. PANDUAN PENGURUSAN AM
80
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
b) Menghantar surat jemputan mesyuarat
c) Mewujudkan sistem pengesanan menentukan “follow up” dan follow through” ke atas keputusan mesyuarat JK
d) Memastikan persediaan kemudahan- kemudahan bilik mesyuarat.
e) Menentukan kehadiran dalam mesyuarat.
f) Menguruskan minuman ringan yang diperlukan.
g) Menyediakan minit mesyuarat 3 hari selepas mesyuarat bagi semakan YDP dan diedarkan kepada ahli-ahli JK selewat-lewatnya selepas 7 hari.
4. PANDUAN PENGURUSAN AM
81
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
iii) Perkara-perkara penting dalam pengurusan mesyuarat ialah:
a) Tentukan tarikh, agenda dan tempat mesyuarat sekurang-
kurangnya 14 hari sebelum satu-satu mesyuarat JK atau mesyuarat Agung dengan notis bertulis
kepada semua ahli. Bagi mesyuarat Agung tergempar notis mesyuarat ialah sekurang- kurangnya 7 hari.
b) Pastikan minit mesyuarat yang lalu telah disiapkan untuk diedar dalam mesyuarat.
c) Pastikan laporan kewangan dikemaskinikan.
4. PANDUAN PENGURUSAN AM
82
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
d) Koram mesyuarat JK ialah 2/3 daripada bilangan ahli. Bagi
mesyuarat Agung tahunan koram ialah tidak kurang daripada 3 kali bilangan AJK persatuan. Bilangan korum bagi mesyuarat agung tergempar bergantung kepada perlembagaan PIBG masing-masing.
4. PANDUAN PENGURUSAN AM
83
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
4.1.1 Prosedur Mesyuarat JK
Jawatan Proses
YDP/ SU 1. Menetapkan tarikh, masa dan Kehormat tempat mesyuarat.
2. Menetapkan agenda mesyuarat
2.1 Ucapan YDP2.2
Pengesahan minit lalu 2.3 Perkara berbangkit
2.4 Laporan Biro-Biro2.5 Laporan Kewangan
2.6 Hal-hal lain
4. PANDUAN PENGURUSAN AM
84
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Sambung…..4.1.1 Prosedur Mesyuarat JK
Su Kehormat 3. Memberitahu semua AJK melalui surat
SU Biro/ 4. Menyediakan laporan Bendahari mesyuarat yang lalu Kehormat/ SU Kehormat
YDP 5. Menjalankan mesyuarat
SU Kehormat 6. Mencatat minit mesyuarat
7. Menyediakan minit yg lengkap
8. Mengedarkan minit kepada AJK untuk tindakan lanjut
4. PANDUAN PENGURUSAN AM
85
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
b. Carta Aliran Kerja
CARTA ALIRAN
Menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda mesyuarat
Menghantar notis mesyuarat
Menyediakan laporan serta minit mesyuarat yang lalu
Menjalankan mesyuarat
Menyediakan minit yang lengkap
Mengedarkan minit kepada semua AJK untuk tindakan/fail
86
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Yang DiPertua
1. Mengarahkan SU Kehormat memanggil mesyuarat Jawatankuasa terakhir, empat minggu sebelum tarikh mesyuarat agung PIBG.
2. Membentuk JK penyemak Usul terdiri daripada 3 orang ahli, dipengerusi oleh YDP, ahlinya SU Kehormat dan seorang lagi yang ditentukan oleh YDP.
SU Kehormat:
3. Memberi notis mesyuarat secara bertulis kepada ahli-ahli dan meminta usul-usul.
4. Menulis surat jemputan kepada tokoh perasmian t.tangan pengetua/GB
4.1.2 Prosedur Mesyuarat Agung Tahunan
87
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
N. Yang Dipertua
5. Mengadakan mesyuarat JK penyemak Usul
SU Kehormat/SU Biro/Bendahari kehormat
6. Menyediakan kertas mesyuarat mengandungi.
6.1 Agenda Mesyuarat 6.1.1 Membentang / menerima
minit 6.1.2 Membentang / menerima laporan 6.1.3 Membentang / menerima Penyata
Kewangan yang telah diaudit 6.1.4 Memilih AJK yang baru 6.1.5 Membahas dan menerima usul 6.1.6 Ucapan penaguhan
6.2 Minit mesyuarat Agung yang lalu
4.1.2 Prosedur Mesyuarat Agung Tahunan
88
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
SU Kehormat/SU Biro/Bendahari kehormat
6.3 Laporan tahunan JK 6.4 Penyata kewangan beraudit 6.5 Laporan Biro-biro
6.6 Usul-usul yang telah disemak
Pengetua/GB
7. Menasihati JK dan menentukan semua prosedur / aturan protokol dipatuhi dan persiapan majlis dibuat mengikut kesesuaian
YDP
8. Menjalankan mesyuarat/menangguhkannya
4.1.2 Prosedur Mesyuarat Agung Tahunan
89
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
YDP
8. Menjalankan mesyuarat/menangguhkannya
SU kehormat
9. Mencatat minit/keputusan mesyuarat
10.Menghantar laporan Mesyuarat Agung Tahunan, mengandungi minit mesyuarat senarai JK yang dipilih serta laporan kewangan beraudit yang telah diluluskan kepada Pendaftar Sekolah-sekolah
4.1.2 Prosedur Mesyuarat Agung Tahunan
90
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
b. Carta Aliran Kerja
CARTA ALIRAN
Memanggil Mesyuarat JK terakhir /Bentuk JK penyemak usul
Memberi notis mesyuarat kepada ahli serta minta usul /Tulis surat jemputan perasmiaan
Menasihati JK dalam semua aspek persediaan mesyuarat. Tandatangan surat jemputan
perasmian oleh pengetua/GBMenjalankan mesyuarat
Menyediakan minit yang lengkap
Mengumpul dokumen-dokumen mesyuarat untuk dihantar kepada Pendaftar sekolah-sekolah
91
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
b. Carta Aliran Kerja
CARTA ALIRAN
Mengepos/Failkan
92
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA Yang DiPertua/SU Kehormat
1. Menerima permintaan bertulis daripada ahli
SU Kehormat:
2. Memanggil Mesyuarat JK untuk menetapkan tarikh, masa, tempat dan agenda.(Agenda terhad kepada membincang maksud mesyuarat itu diadakan)
3. Menyediakan kertas Mesyuarat
4. Memberi notis mesyuarat kepada ahli-ahli
Yang DiPertua
5. Menjalankan mesyuarat
4.1.2 Prosedur Mesyuarat AgungTergempar
93
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA SU Kehormat:
6. Menyediakan minit mesyuarat
7. Menghantar minit mesyuarat kepada Pendaftar sekolah-sekolah
4.1.2 Prosedur Mesyuarat Agung Tergempar
94
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
b. Carta Aliran Kerja
CARTA ALIRAN
Menerima bermintaan bertulis daripada ahli-ahli (bilangan mengikut perlembagaan)
Memanggil Mesyuarat JK. Tetapkan Tarikh, masa, tempat dan agenda)
Memberi notis Mesyuarat kepada ahli-ahli/Menyediakan Kertas Mesyuarat
Menjalankan mesyuarat
Menyediakan minit yang lengkap untuk hantar kepada Pendaftar sekola-sekolah
Mengepos/Failkan
95
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Pengkelasan Fail
4.2.1 Fail hendaklah diberi tajuk ringkas bersesuaian dengan kandungan surat. Sesuaikan dengan sistem fail
sekolah.
4.2.2 Tajuk fail diberikan 3 level seperti berikut: 01/01/001
Level 1 : 01 – Tajuk Besar Level 11 : 01 – 09 Tajuk Perkara
Contoh : 01 - Surat Pekeliling02 - Mesyuarat
03 - Pelan Bertindak
Level 111 : 001-009 Aktiviti
4.2 Pengurusan Sistem Fail
96
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Pengkelasan Fail
Contoh :
1 11 111
01 / 01/ 001 ( ) Tajuk Besar / Kurikulum / Kelas Bimbingan Bil
4.2.3 Tiap-tiap fail hendaklah ada kertas minit yang yang diletakkan disebelah kiri dan surat-surat
disebelah kanan.
2.3.1 Semua surat di dalam fail hendaklah direkodkan pada kertas minit mengikut urutan:
Surat Keluar : Dakwat Biru Surat Masuk : Dakwat Merah
2.3.2 Fail hendaklah ditutup apabila mengandungi 100 kandungan tersenarai pada minit atau bila fail tebal.
4.2 Pengurusan Sistem Fail
97
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Pengkelasan Fail
4.2.3 Setelah fail penuh catatkan jilid 1 pada nombor rujukan Buka fail menggunakan jilid 11 dan nombor rujukan yang sama.
Contoh: 01/01/001 Jld. 2
4.3 Pengurusan Surat-Menyurat:
4.3.1 Dalam pengurusan surat menyurat adalah penting bagi merekodkan satu-satu urusan. Semua
surat hendaklah dibuat secara rasmi dan mengikut peraturan yang betul.
4.1.1 Dicatatkan nombor siri rujukan fail dan tarikh 4.1.2 Diberikan tajuk yang bersesuaian dengan kandungan
4.1.3 Menggunakan tajuk yang sama jika menjawab
4.2 Pengurusan Sistem Fail
98
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA4.3 Pengurusan Surat-Menyurat:
4.3.2 Surat menyurat kepada jabatan hendaklah atas nama jawatan ketua jabatan
Walaubagaimanapun sekiranya ia tindakan pegawai yang tertentu ditulis ‘untuk perhatian’ (u.p)
Contoh: Pengarah Pendidikan PahangJabatan Pendidikan Pahang
Alor Akar 25604 KUANTAN
4.3.3 Tatacara penulisan surat.
i) Pembukaan surat menggunakan penghormatan yang bersesuaian dengan kedudukan.
ii) Jarak 2 spacing di bawah, taipkan tajuk surat berkenaan gariskan.
iii)Mulakan rencana dua jarak ‘spacing’ lagi tepi sebelah kiri. Semua melainkan perenggan pertama
hendaklah diberi nombor berturut.
99
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA4.3 Pengurusan Surat-Menyurat:
a) Gunakan huruf abjad atau huruf roman bagi peringkat rencana.
b) Perenggan yang mempunyai pecahan gunakan peringkat pecahan. 2.1 , 2.2
c) Taipkan tiga titik…ditepi sebelah kiri, jika ada lampiran, bersententangan dengan perkataan( bersama-
sama ini)
Iv Akhir surat dengan perjkataan “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah, masing-masing dalam jarak 2 ‘spacing’
v) Tinggalkan empat jarak ‘sapcing’ taip nama yang menandatangani surat (Huruf Besar) dan gelaran jawatan (Setiausaha/ Yang di Pertua/ )
vi. Taipkan perkataan s.k untuk surat salinan. Jika lebih daripada 1 s.k nombor turutan tidak diperlukan.
100
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA5. PENGURUSAN KEWANGAN
Bendahari Kehormat
1. Menerima perlantikan
2. a) Menerima daripada bendahari kehormat dalam JK lalu / menyediakan dokumen – dokumen
akaun baru:
2.1 Buku Tunai 2.2 Buku daftar Ahli
2.3 Buku Resit Terimaan Wang 2.4 Baucer-baucer pembayaran2.5 Fail-fail Kewangan
2.6 Buku cek
b) Membuka Akaun Kira-kira di bank
3. Menyediakan dokumen kutipan
101
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA5. PENGURUSAN KEWANGAN
Guru Darjah
4. Melaksanakan kutipan dan mengeluarkan resit rasmi terimaan wang
5. Menyerahkan wang kepada Bendahari kehormat dan menerima resit kawalan.
Bendahari Kehormat
6. Menyimpan wang di Bank
7. Mencatat kutipan di Buku Tunai
Bendahari/YDP
8. Menyelenggara Buku Tunai
Bendahari/YDP/SU Kehormat
9. Menguruskan bayaran bil-bil
102
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA5. PENGURUSAN KEWANGAN
10. Menyediakan Laporan Kewangan Semasa untuk mesyuarat JK.
11. Menyediakan Penyata Akaun Beraudit untuk mesyuarat Agung Tahunan.
Bendahari Kehormat
12. Membentang Penyata Akaun Beraudit
13. Menyerahkan sesalinan Penyata Kewangan Beraudit yang telah diluluskan oleh mesyuarat Agung
Tahunan kepada SU Kehormat untuk dihantar kepada Pendaftar Sekolah-Sekolah
103
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA5. 2 PENGURUSAN KEWANGAN
1. Prosedur Membuka Dan Menutup Akaun di Bank
Bendahari kehormat
1. Mendapatkan kad permohonan membuka Akaun Semasa di Bank yang diluluskan oleh Persatuan
2. Mengisi/melengkapkan Kad Permohonan dalam 4 salinan serta mendaptkan contoh tandatangan
YDP, Bendahari Kehormat, dan SU Kehormat seperti yang ditetapkan oleh Perlembagaan Persatuan sebagai pegawai-pegawai yang bertanggungjawab.
3. Mengemukakan kad permonan kepada Pengurus Bank beserta 2 salinan minit mesyuarat JK
4. Menerima semua dokumen akaun seperti No. Akaun, Buku Cek, Slip Wang Masuk .
5. Berurusan dengan bank dari masa kesemasa.
104
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA5. 2 PENGURUSAN KEWANGAN
1. Prosedur Penyelengaraan Buku Tunai
Bendahari kehormat
1. Mencatat / merekod mengikut susunan segala penerimaan tunai/cek yang dibankkan serta
pembayaran yang buat satu-satu bulan.
2. Menerima Penyata Bank
3. Menyemak urusan yang terdapat dalam buku Tunai dengan penyata Bank
YDP
4. Menyemak Buku Tunai pada tiap-tiap akhir bulan dan mengesahkan penutupannya.
105
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA5.4. Prosedur Pembayaran Bil-Bil
Bendahari kehormat
1. Menerima invois/bil pembeliaan satu-satu barang atau perkhidmatan yang dipesan oleh PIBG
2. Mencatat/merekod butir-butir pembeliaan/perkhidmatan ke dalam Buku Stok.
3. Menyediakan dokumen pembayaran:
3.1 Dua salinan baucer pembayaran 3.2 Cek berpalang , ditulis atas nama
pembekal
YDP/Bendahari kehormat/SU Kehormat
4. Menandatangani cek seperti yang disyaratkan oleh JK
5. Mengirim cek pembayaran berserta satu salinan baucer pembayaran.
6. Menerima balik baucer pembayaran yang telah ditanda tangani akaun penerima beserta resit rasmi.
7. Failkan
106
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
PELAN BERTINDAK
107
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA Definisi
Pelan tindakan adalah langkah jangka pendek yang dirancang bagi dilaksanakan dalam sesebuah organisasi sebagai satu strategi untuk menjayakan misi atau menyelesaikan masalah yang wujud dalam organisasi itu.
108
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
1.0 Visi Sekolah :
SEKOLAH KEBANGSAAN SERI KOTA MENJADI SEKOLAH CONTOH DAERAH MARAN PADA TAHUN 2010
109
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 2.0Misi Sekolah Mencapai 100% menguasai
kemahiran 3M bagi semua murid tahap 2.
Mencapai kelulusan 90% dalam peperiksaan UPSR.
Mencapai Sifar masalah disiplin Cemerlang dalam Kokurikulm
110
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
Program Gemilang Akademik
4.0 Sasaran
Semua 500 orang murid-murid SK Seri Kota boleh menulis/membaca/mengira.
111
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
5.0 Objektif Khusus Program
Menjelang akhir tahun 2006; Purata kelulusan bagi tahun 1
hingga 6 dalam semua subjek teras meningkat dari 75% kepada 90%.
Peratus penguasaan kemahiran membaca, menulis dan mengira untuk tahap 2 meningkat dari 95% kepada 100%.
Peratus kelulusan UPSR meningkat dari 76% kepada 90%.
112
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA 6.0 Tarikh dan tempoh Pelaksanaan
Januari 2006 hingga September 2006 Tempoh pelaksanaan adalah selama 9
bulan.
113
INS
TIT
UT A
MIN
UD
DIN
BA
KI
KEM
EN
TER
IAN
PEN
DID
IKA
N M
ALA
YS
IA
7.0 Kos Pelaksanaan
Pelaksanaan Program dibiayai sepenuhnya oleh Tabung PIBG
8.0 Pengurus dan Jawatankuasa
Pengerusi : Guru Besar Naib Pengerusi : GPK 1 Setiausaha : S/U Akademik Bendahari : Bendahari PIBG AJK : Semua Guru Kelas
dan Ketua Panitia
9.0 Pelan TindakanBil Perkara/Aktiviti 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Tindakan
1 Penubuhan J/K X G.Besar
2 Mesyuarat J/K X X X X X X GPK1
3 Ujian Diagnostik X Guru Subjek
4 Analisis Ujian & Pemilihan Pelajar
X Guru Subjek
5 Latihtubi
X X X X X X X X Semua Guru
6 Semakan Buku Latihan X X X G.Besar & PK
7 Motivasi X X X Kaunselor
8 Kokurikulum Akademik X X X X Guru Kelab
9 Ganjaran X X X GPK
10 Refleksi X X X S/U
10.0 Penilaian Program
Semakan buku kerja & buku latihan murid-murid.
Pencerapan P & P guru di kelas. Analisis ujian secara formatif dan
sumatif. Perbincangan Profesional. Mesyuarat Panitia.
11.0 Tindakan Susulan
Pengumpulan data dan postmortem. Kursus Dalaman. Penyediaan Modul P & P. Mengkayakan Bank Soalan. Benchmarking. Peningkatan Penggunaan ICT. Peningkatan Penggunaan BBM.
top related