perkara muka - sbh.icu.gov.my panduan eksa pppn sabah 2017.pdf · pelantikan ahli-ahli jawatankuasa...
Post on 30-Jan-2018
346 Views
Preview:
TRANSCRIPT
PERKARA MUKA
SURAT
1 TUJUAN
2 PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM KONDUSIF
SEKTOR AWAM (EKSA)
3 PELAKSANAAN EKSA DI PPPN SABAH
4 TATACARA AMALAN EKSA
i
ISI KANDUNGAN
ii
PERKARA MUKA
SURAT
5 AUDIT DALAM
6 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA DI PPPN SABAH
7 PENUTUP
8 LAMPIRAN
ISI KANDUNGAN
TUJUAN
Panduan ini disediakan sebagai rujukan seluruh
warga Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri
Sabah (PPPN Sabah) untuk mewujudkan
persekitaran kerja yang berkualiti melalui
pelaksanakan amalan Ekosistem Kondusif Sektor
Awam (EKSA).
Melalui panduan ini, konsep EKSA diperjelaskan
secara umum agar pemahaman terhadap usaha-
usaha ke arah amalan pelaksanaan EKSA dapat
dilaksanakan.
1
1
2
PENGENALAN KEPADA EKOSISTEM
KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)
2.1 LATAR BELAKANG EKSA
EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai
inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam
dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan
persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif
supaya lebih relevan dengan agensi sektor awam di
Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan
sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak
semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing
organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya
kreatif dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam.
Terdahulu, Amalan 5S Sektor Awam telah diperkenalkan
oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan
Pengurusan Malaysia (MAMPU) pada tahun 2010 melalui
Panduan Amalan 5S Sektor Awam. Amalan 5S ini
menekankan kepada lima amalan utama iaitu sisih,
susun, sentiasa amal, seragam dan sapu.
Amalan 5S Sektor Awam telahpun dilaksanakan di
pejabat ini bermula pada tahun 2010 dan telah mendapat
persijilan 5S sebanyak dua (2) kali daripada Malaysia
Productivity Corporation (MPC) pada 28 Julai 2010 – 27 Julai 2011 dan pada 12 Mac 2012 – 11 Mac 2013.
Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor
Awam ini, PPPN Sabah juga telah menetapkan untuk
melaksanakan amalan EKSA dan seterusnya
mendapatkan persijilan daripada pihak MAMPU.
2
2.2 KONSEP EKSA
EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang
telah diguna pakai dalam sektor awam sejak tahun 2010.
Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih
berteraskan Amalan 5S yang ditambahbaik selain
penambahan beberapa elemen baharu. EKSA
membolehkan agensi kerajaan meningkatkan imej
korporat di samping menggalakkan aktiviti ke arah
mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Go
Green. Di samping itu, amalan EKSA juga diharap dapat
menyemarakkan lagi aktiviti kreativiti dan inovasi selaras
dengan tuntutan pihak berkepentingan (stakeholders).
Dalam masa yang sama persekitaran kerja yang kondusif
dapat diwujudkan.
Lima (5) elemen baharu yang diperkenalkan dalam EKSA
ialah imej korporat, kreativiti dan inovasi, Go Green,
persekitaran kondusif dan kepelbagaian agensi. Imej
korporat merujuk kepada identiti atau persepsi
pelanggan/pihak berkepentingan terhadap persekitaran,
tindakan dan pencapaian sesebuah organisasi. Nilai,
etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan
warga kerja amat diperlukan untuk mewujudkan budaya
korporat yang positif.
Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di
tempat kerja, EKSA menggalakkan warga agensi
membudayakan elemen kreativiti dan inovasi dalam
melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing.
Persekitaran sektor awam yang sering kali berubah
mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya
organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan
inovasi. Warga agensi digalakkan untuk sentiasa berfikir
di luar kotak untuk menghasilkan persekitaran kerja yang
kondusif lagi selamat.
3
Penekanan turut diberikan kepada aspek Go Green di
pejabat iaitu dengan melaksanakan program seperti kitar
semula dan meningkatkan kecekapan dalam
menggunakan tenaga ke arah penjimatan sumber. Aktiviti
Go Green diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan
warga agensi ke arah penggunaan sumber secara
optimum.
Persekitaran kondusif adalah penting dalam
memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi
dan inovatif dalam kalangan agensi sektor awam.
Amalan EKSA menggalakkan agensi sektor awam
memberikan penekanan pada penyampaian sistem
perkhidmatan yang mesra pelanggan dan elemen
delighting the customers. Bagi pelanggan Orang Kurang
Upaya (OKU), kemudahan yang sesuai harus disediakan
untuk memberi keselesaan semasa berurusan.
EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan
baharu yang merangkumi kriteria generik dan kriteria
khusus dengan mengambil kira kepelbagaian premis
agensi kerajaan mengikut jenis perkhidmatan yang
diberikan. Pendekatan one size fits all yang dipraktikkan
sebelum ini didapati kurang mencakupi keperluan
kepelbagaian agensi kerajaan pada masa kini.
[Sumber: Garis Panduan EKSA oleh MAMPU]
4
2.3 KE ARAH PELAKSANAAN EKSA
Pelaksanaan EKSA yang berkesan dapat meningkatkan
kualiti perkhidmatan secara sistematik dan praktikal,
mengurangkan pembaziran dari segi masa dan ruang
serta kos operasi dapat dijimatkan. EKSA berupaya
memperkukuhkan lagi Sistem Pengurusan Kualiti
berasaskan Standard MS ISO 9000 dalam memenuhi
keperluan klausa Pengurusan Sumber berkaitan
Persekitaran Kerja. EKSA yang cekap, berkesan dan
konsisten akan memberi nilai tambah kepada imej
korporat jabatan secara keseluruhannya.
Justeru, EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun
melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan
yang mantap merangkumi perkara seperti yang berikut:
i. Mewujudkan Jawatankuasa Pelaksana EKSA dan
menetapkan pelan tindakan pelaksanaan yang
jelas;
ii. Mewujudkan zon kerja;
iii. Mengadakan sesi taklimat/ceramah di peringkat
jabatan/zon;
iv. Mengadakan program latihan;
v. Pelancaran EKSA jabatan/agensi; dan
vi. Pelaksanaan kerja-kerja EKSA.
5
3
PELAKSANAAN EKSA DI PPPN SABAH
3.1 JAWATANKUASA PELAKSANA INDUK EKSA
PPPN SABAH
3.1.1 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB
JAWATANKUASA PELAKSANA INDUK
Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan
EKSA;
Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
Menetapkan dasar, peraturan dan garis
panduan;
Menentukan belanjawan dan sumber-sumber
kewangan;
Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;
dan
Memantau dan menilai kemajuan pelaksanaan.
Menetapkan pelantikan Fasilitator,
Penyelaras, Ketua Jawatankuasa dan Ketua
Zon dilantik oleh Ketua Jabatan. Manakala
pelantikan ahli-ahli jawatankuasa yang lain
akan ditentukan oleh Jawatankuasa Pelaksana
Induk EKSA.
6
3.1.2 SENARAI TUGAS JAWATANKUASA INDUK
PENGERUSI:
Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa
Induk EKSA PPPN Sabah;
Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan
EKSA;
Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA;
dan
Memantau dan menilai status kemajuan
pelaksanaan EKSA.
FASILITATOR:
Mempengerusikan Mesyuarat Jawatankuasa
Induk sekiranya Pengerusi tidak hadir;
Memberikan khidmat nasihat berkaitan
pelaksanaan EKSA PPPN Sabah;
Membantu Pengerusi menentukan hala tuju
keseluruhan pelaksanaan EKSA PPPN Sabah;
Membantu Pengerusi membentuk pelan
tindakan pelaksanaan EKSA;
Membantu Pengerusi memantau dan menilai
status kemajuan pelaksanaan EKSA; dan
Menjadi perantara untuk menyampaikan
maklumat terkini antara pihak pengurusan
dengan kumpulan pelaksana.
PENYELARAS:
Menjadualkan Mesyuarat Jawatankuasa
Pelaksanaan EKSA;
Menyelaras program EKSA;
Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan
EKSA;
Membantu pengurusan aktiviti audit, promosi,
dan latihan; dan
Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan
EKSA dalam organisasi.
7
SETIAUSAHA / PENOLONG SETIAUSAHA:
Mengemukakan notis panggilan mesyuarat
EKSA kepada semua ahli jawatankuasa induk
EKSA PPPN Sabah;
Menyimpan rekod utama dan minit mesyuarat
berkaitan pelaksanaan EKSA PPPN Sabah;
Membantu pengurusan aktiviti EKSA
keseluruhan, aktiviti audit, promosi dan latihan;
dan
Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan
EKSA dalam organisasi.
JAWATANKUASA AUDIT:
Menyediakan kriteria audit dalam EKSA;
Menentukan kekerapan aktiviti audit dalam
EKSA;
Memastikan Pasukan Audit Dalam EKSA diberi
latihan yang bersesuaian agar urusan audit
dalam EKSA dapat dijalankan dengan cekap
dan berkesan;
Menyediakan laporan dan analisis keputusan
audit dalam EKSA; dan
Menyemak kriteria audit dalam EKSA dari
semasa ke semasa mengikut keperluan.
JAWATANKUASA PROMOSI:
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti
promosi EKSA;
Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi
memupuk kesedaran penyertaan untuk
menjayakan pelaksanaan EKSA;
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi
yang telah dilaksanakan; dan
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan
tahap kesedaran EKSA di kalangan warga
PPPN Sabah.
8
JAWATANKUASA LATIHAN:
Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan
bagi memupuk budaya EKSA kepada semua
warga PPPN Sabah;
Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan
dari semasa ke semasa bagi mengukuhkan
aktiviti EKSA; dan
Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja
diberikan latihan EKSA yang secukupnya.
KETUA ZON:
Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan
ahli-ahlinya;
Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam
pelaksanaan EKSA;
Merancang aktiviti zon;
Memberikan maklumbalas mengenai status
pelaksanaan EKSA kepada fasilitator /
penyelaras; dan
Membantu memberikan panduan dan tunjuk
ajar kepada ahli-ahli zon.
AHLI-AHLI:
Memberi komitmen secara berterusan dalam
pelaksanaan EKSA;
Menyertai aktiviti EKSA secara aktif;
Bekerjasama dalam kumpulan/zon; dan
Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan
idea bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.
9
3.2 STRUKTUR JAWATANKUASA PELAKSANA
PERINGKAT ZON
3.2.1 PEMBENTUKAN ZON
Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri
Sabah beroperasi di Kompleks Pentadbiran
Kerajaan Persekutuan Negeri Sabah, Blok C,
Aras 3 dan Aras 5. Bagi memudahkan
pelaksanaan dan pengawasan EKSA,
kawasan tanggungjawab telah dibahagikan
mengikut zon.
Terdapat 4 zon yang telah ditetapkan seperti
berikut:
i. Zon Diamond (Aras 3)
ii. Zon Jade (Aras 3)
iii. Zon Ruby (Aras 5)
iv. Zon Sapphire (Aras 5)
Struktur jawatankuasa setiap zon adalah
seperti berikut:
i. Ketua Zon
ii. Penolong Ketua Zon
iii. Setiausaha
iv. Bendahari
v. Ahli
3.3 DASAR EKSA PPPN SABAH
Mewujudkan persekitaran kerja yang berkualiti ke
arah menjadikan Pejabat Pembangunan
Persekutuan Negeri Sabah, Unit Penyelarasaan
Pelaksanaan (ICU JPM) sebuah pejabat yang
unggul dan berwibawa.
10
3.4 OBJEKTIF EKSA PPPN SABAH
Mewujudkan suasana tempat kerja yang selesa
dan selamat.
Menerapkan semangat kekitaan dan disiplin
yang berterusan.
Memupuk semangat kerjasama di antara pihak
pengurusan dan kakitangan.
Mewujudkan budaya kerja yang sistematik.
3.5 SLOGAN EKSA PPPN SABAH
“PERSEKITARAN KONDUSIF, KERJA EFEKTIF”
3.6 LOGO EKSA PPPN SABAH
Rekabentuk logo ini diilhamkan daripada warna
korporat ICU JPM serta warna yang berasaskan
Go Green.
Lambang ICU JPM melambangkan warga kerja
yang berkhidmat di bawah satu jabatan dengan
ikhlas bersama ICU JPM.
11
Warna Hijau melambangkan semangat
kekeluargaan dan kerjasama yang erat di antara
seluruh warga kerja dalam melaksanakan
tanggungjawab yang diamanahkan.
Warna Kuning melambangkan budaya kerja
kreatif dan inovatif serta penampilan imej yang
ceria, bertenaga dan dinamik dalam mengejar
kecemerlangan.
Warna Biru melambangkan kesejahteraan,
kestabilan dan kesatuan antara seluruh warga
kerja merentasi cawangan/bahagian tanpa
mengira jawatan atau pangkat.
Warna Merah melambangkan keberanian,
kepantasan dan kesungguhan seluruh warga
kerja menyokong visi, misi dan objektif jabatan.
4 Hexagon berwarna Hijau, Kuning, Biru dan
Merah melambangkan 4 zon kawasan bagi
keseluruhan pejabat PPPN Sabah.
Logo Kitar Semula melambangkan sikap warga
kerja yang jujur dan optimis dalam mewujudkan
suasana kerja kondusif dan menyokong
pembudayaan amalan penjimatan atau „Go
Green‟.
12
4 TATACARA AMALAN EKSA
4.1 RUANG KERJA / BILIK PEGAWAI / RUANG
GUNASAMA
4.1.1 PERSEKITARAN RUANG KERJA KAKITANGAN
/ BILIK PEGAWAI / RUANG GUNASAMA
a) Memastikan lantai dalam keadaan yang bersih,
selamat dan tidak licin.
b) Tong sampah disediakan.
c) Memastikan Cap yang aktif digunakan
disenaraikan dan dilabelkan (tidak termasuk
cap peribadi).
d) Memastikan Buku Direktori pegawai/
kakitangan disediakan bagi memudahkan
rujukan nombor telefon (di kaunter khidmat
pelanggan sahaja).
e) Memastikan semua peralatan dalam keadaan
baik/memuaskan dan bersih (Peralatan yang
rosak hendaklah dilaporkan kepada pihak
pengurusan dengan segera).
f) Memastikan peralatan gunasama (contoh:
mesin fotostat) dipamerkan etika/tatacara
penggunaan yang jelas dan mudah dilihat.
g) Memastikan semua suis lampu dan
plag/soket elektrik berfungsi dan dilabelkan
mengikut kesesuaian.
13
h) Hiasan-hiasan sempena musim perayaan boleh
dipasang/digantung bagi tempoh dua (2)
minggu sahaja. Hiasan tersebut perlu kemas
dan tidak menjejaskan keselesaan dan
persekitaran pejabat.
4.1.2 SUSUN ATUR BARANG DAN PERALATAN
a) Peralatan pejabat hendakalah disusun dengan
kemas dan tidak menghalang laluan.
b) Satu sudut mini untuk perhiasan dibenarkan di
ruang kerja kakitangan, ruang gunasama dan
bilik pegawai. Sudut perhiasan hendaklah
dalam kuantiti minima, kemas, bebas daripada
debu, tidak mengganggu tugasan harian dan
berimej korporat.
c) Wayar/kabel elektrik disusun kemas.
d) Menyediakan ruang kasut/selipar (jika perlu) di
ruang kerja kakitangan/bilik pegawai. Kuantiti
yang dibenarkan adalah tidak melebih daripada
tiga (3) pasang dan mestilah disusun dengan
kemas.
e) Blazer / Tali Leher / Selendang
Bilik pegawai: Digantung dengan kemas di
rak penggantung baju atau diletakkan di
tempat yang bersesuaian dengan kuantiti
yang minima.
Ruang kerja kakitangan: Diletakkan
dengan kemas di tempat yang bersesuaian.
14
f) Control Prosessing Unit (CPU) hendaklah
diletakkan seperti berikut:
Bilik Pegawai: Diletakkan mengikut
kesesuaian bilik pegawai berkenaan.
Ruang kerja kakitangan: Diletakkan
dengan kemas mengikut kesesuaian.
4.1.3 KEPERLUAN UMUM
a) Pelan Lantai: Menyediakan dan
mempamerkan pelan lantai yang mudah dilihat
di lokasi berikut:
Bilik/ruang gunasama.
Setiap Sudut Zon.
Di ruang Kad Perakam Waktu di Aras 3 dan
5.
b) Pelan Lampu: Menyediakan dan
mempamerkan pelan lampu di bilik/ruang
gunasama.
Pelan lampu hendaklah diletakkan di
bahagian atas suis (kecuali atas keadaan
tertentu, pelan lampu diletakkan di bahagian
yang bersesuaian di sekitar suis.)
Pelan lampu yang disediakan menggunakan
format yang sama.
Saiz font dan warna diseragamkan mengikut
zon masing-masing.
Pelan lampu tidak perlu untuk dipamerkan
di bilik pegawai.
c) Pegawai Bertanggungjawab atau person in
charge (PIC): Melantik PIC bagi setiap
ruang/bilik gunasama. Maklumat PIC
hendaklah:
15
Bilik gunasama/bilik fail/bilik stor/bilik
server - dipamerkan di sebelah kiri atau
kanan pintu masuk utama yang mudah
dilihat.
Ruang/Sudut maklumat - dipamerkan di
bahagian bawah sebelah kanan sudut yang
mudah dilihat.
Mempunyai nama dan nombor telefon
pejabat untuk dihubungi. Nombor telefon
peribadi tidak perlu dipamerkan.
Menggunakan format dan maklumat yang
sama bagi semua zon.
Penggunaan warna dan saiz/jenis font
adalah mengikut keseragaman zon masing-
masing.
Menggunakan perkataan “PIC” sahaja untuk
semua label berkaitan pegawai
bertanggungjawab.
d) Etika/Tatacara Penggunaan: Menyediakan
dan mempamerkan etika/tatacara
penggunaan bilik gunasama dengan jelas
(contoh: bilik mesyuarat).
Menggunakan format dan maklumat yang
sama bagi semua zon.
Penggunaan warna dan saiz/jenis font
adalah mengikut keseragaman zon masing-
masing.
e) Tindakan Proaktif: Maklumat berkaitan
tindakan proaktif pembaikan dipamerkan
sekiranya berlaku aduan/kerosakan.
Menggunakan format dan maklumat yang
sama bagi semua zon.
Dilaporkan dengan segera kepada Ketua
Zon masing-masing.
16
e) Maklumat Pegawai/Kakitangan: Maklumat
pegawai/kakitangan seperti nama, jawatan,
seksyen dan pergerakan dipamerkan dan mudah
dilihat iaitu seperti berikut:
Bilik pegawai: Dipamerkan di pintu bilik atau di
sekitar ruang berhampiran pintu bilik sama ada
di sebelah kanan atau kiri mengikut kesesuaian
dan mudah dilihat.
Ruang kerja kakitangan: Dipamerkan di sudut
hujung sebelah kiri atau kanan partition atau
mengikut kesesuaian kedudukan ruang partition
masing-masing dan mudah dilihat.
Menggunakan maklumat dan format yang sama
bagi semua zon.
Penggunaan warna dan saiz/jenis font adalah
mengikut keseragaman zon masing-masing.
g) Senarai Aset di lokasi (KEW.PA-7): Dipamerkan
di setiap lokasi / ruang yang ada penempatan aset
jabatan yang mudah dilihat:
Bilik pegawai: Dipamerkan di ruang papan
maklumat bilik masing-masing. Jika papan
maklumat tidak disediakan, KEW.PA-7 boleh
dipamerkan di ruang yang bersesuaian.
Ruang kerja kakitangan: Dipamerkan di sudut
sebelah kiri atau kanan partition atau mengikut
kesesuaian kedudukan ruang partition masing-
masing. (Bagi tujuan kekemasan, digalakkan
supaya KEW.PA-7 dipamerkan berturutan
selepas maklumat pegawai/kakitangan)
17
Bilik Mesyuarat / Bilik Fail / Bilik Stor / Bilik
Tetamu / ruang pejabat / ruang gunasama:
KEW.PA-7 hendaklah dipamerkan di sekitar
ruang berhampiran pintu bilik atau di ruang
yang bersesuaian.
KEW.PA-7 perlu ditandatangani oleh pegawai
yang bertanggungjawab ke atas aset
berkenaan.
h) Maklumat Dasar Keselamatan ICT (DKICT) ICU
JPM dan maklumat peranan dan
tanggungjawab pengguna: Memastikan
maklumat ini dipamerkan di ruang yang
bersesuaian.
Bilik pegawai: Dipamerkan di ruang papan
maklumat bilik masing-masing berturutan
selepas KEW.PA-7 atau di ruang yang
bersesuaian.
Ruang kerja kakitangan: Dipamerkan
mengikut kesesuaian kedudukan ruang partition
masing-masing atau digalakkan supaya
kedudukan maklumat DKICT dan maklumat
peranan dan tanggungjawab pengguna
dipamerkan berturutan selepas KEW.PA-7.
i) Sudut EKSA Induk dan Zon: Sudut EKSA Induk
dan Zon mestilah mempamerkan maklumat
berikut:
Dasar EKSA
Carta Organisasi
Gambar Aktiviti Sebelum dan Selepas
Pelan Lantai
Carta Perbatuan
Informasi / Hebahan
Tarikh Kemaskini Sudut
18
4.2 BILIK MESYUARAT / RUANG PERBINCANGAN /
BILIK LATIHAN
a) Bilik mesyuarat / ruang perbincangan hendaklah
sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.
b) Semua peralatan seperti kerusi, meja, mikrofon, skrin
projektor, skrin komputer berada dalam keadaan baik
dan ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat.
c) Maklumat berkaitan dengan mesyuarat / perbincangan
yang sedang berlangsung hendaklah dipamerkan di
pintu masuk bilik berkenaan (jika perlu).
d) Hiasan dalam bilik mesyuarat mestilah dalam keadaan
bersih, kemas dan teratur serta menggambarkan imej
korporat.
e) Kerusi hendaklah diletakkan kembali ke tempat asal
selepas digunakan.
f) Etika/Tatacara penggunaan bilik mesyuarat perlu
dipamerkan.
g) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.
4.3 KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN / RUANG
MENUNGGU / BILIK TETAMU
a) Sofa/tempat duduk dan bahan bacaan yang
disediakan mestilah dalam keadaan baik, bersih,
teratur dan ceria selaras dengan imej korporat.
b) Menyediakan Buku Pelawat (jika perlu).
19
c) Kaunter khidmat pelanggan / ruang menunggu / bilik
tetamu hendaklah sentiasa kemas dan bersih.
d) Maklumat pegawai yang bertugas di kaunter
hendaklah dipamerkan.
4.4 PANTRI
a) Pantri hendaklah sentiasa bersih, kemas, tersusun
dan bebas daripada sebarang kekotoran dan bau
yang tidak menyenangkan.
b) Lantai sentiasa bersih, kering dan tidak berbau.
c) Tong sampah disediakan.
d) Semua peralatan dan perkakas disusun kemas dan
teratur setelah digunakan.
e) Kabinet/rak dilabelkan dengan nama perkakas di
bahagian pintu kabinet dengan seragam (mengikut
kesesuaian).
f) Pinggan/mangkuk/cawan/gelas yang digunakan
hendaklah dicuci dan disusun dengan teratur di
dalam rak/kabinet. Perkakas tersebut adalah TIDAK
dibenarkan diletakkan di atas meja selepas
digunakan.
g) Kain lap yang kotor hendaklah dicuci dan disangkut
kemas.
h) Sinki mesti dalam keadaan bersih, tidak tersumbat
dan tiada sisa makanan.
20
i) Bahan makanan seperti gula/kopi/milo dan
sebagainya hendaklah diletakkan dalam bekas
tertutup dan dilabelkan.
j) Satu sudut informasi disediakan untuk mempamerkan
jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan atau apa-
apa arahan berkaitan dan terkini.
k) Memastikan lampu dan pintu ditutup selepas
menggunakan pantri.
l) Etika/tatacara penggunaan pantri perlu dipamerkan.
m) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.
4.5 BILIK STOR (PERALATAN PEJABAT)
a) Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan
kemas.
b) Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh
diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah
dilihat.
c) Tanda amaran “Dilarang Masuk” dipamerkan
dengan jelas.
d) Stok disusun mengikut label yang bersesuaian dan
mengikut jenis barang tertakluk kepada prosedur
pengurusan stor yang sedang berkuatkuasa.
Pengeluaran stok adalah mengikut kaedah “First-In-
First-Out” (FIFO).
e) Semua barang atau stok di dalam stor disusun
dengan kemas dan teratur.
21
f) Stok termasuk alat tulis, bahan dan peralatan disusun
dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja
pemunggahan barang dan laluan.
g) Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam
keadaan baik dan di letakkan di tempat bersesuaian.
h) Menyediakan Kew.PS yang kemaskini.
i) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.
j) PIC Bilik Stor dibenarkan menggunakan kreativiti
dalam pengurusan dan penyelenggaraan stor selari
dengan imej korporat Jabatan dan tertakluk kepada
peraturan dan garis panduan yang sedang
berkuatkuasa.
4.6 BILIK FAIL
a) Bilik fail sentiasa berada dalam keadaan bersih dan
kemas.
b) Pelan susunatur atau pelan lantai bilik fail perlu
disediakan dan dipamerkan di ruang yang mudah
dilihat.
c) Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan
nombor indeks/rujukan.
d) Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut
turutan nombor siri fail dan boleh dicapai dalam
tempoh masa 30 saat.
e) Fail disusun semula di tempat asal selepas
digunakan.
22
f) Sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan
pengesanan fail.
g) Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di
dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail
terperingkat tidak dilekatkan di luar kabinet.
h) Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail
terperingkat dipamerkan.
i) Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam
keadaan baik dan ditentukan tempat khas.
j) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.
4.7 BILIK SERVER
a) Memastikan bilik server dalam keadaan bersih, tidak
berdebu, tersusun, kemas dan selamat.
b) Nama bilik server tidak perlu dilabelkan.
c) Bilik server tidak perlu dipamerkan dalam pelan
lantai.
d) Pegawai yang bertanggungjawab (PIC) perlu
dilantik.
23
4.8 BILIK SOLAT
4.8.1 Perkara-perkara berikut perlu dilaksanakan untuk
menjadikan bilik solat tempat yang selesa untuk
beribadat:
a) Memastikan semua peralatan/kemudahan yang
ada di bilik solat dalam keadaan baik, bersih
dan kemas.
a) Telekung, kain pelekat dan sejadah hendaklah
disusun, dilipat atau digantung dengan kemas.
b) Pintu masuk hendaklah dilabelkan dengan
perkataan Bilik Solat.
c) Buku-buku bacaan agama hendaklah disusun
kemas di dalam almari / kabinet / rak yang
disediakan.
d) Penanda arah kiblat hendaklah ditandakan di
siling bilik solat dengan jelas.
e) Selipar/kasut hendaklah tersusun rapi.
f) Jadual waktu solat dipamerkan di ruang yang
disediakan.
g) Jam dinding dan cermin muka disediakan untuk
kemudahan orang ramai.
h) Tanda amaran / larangan “TIDAK
DIBENARKAN” tidur di dalam bilik solat
hendaklah dipamerkan di dalam bilik tersebut.
i) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.
24
4.9 TANDAS
a) Memastikan keadaan lantai dan dinding sentiasa
bersih, keadaan siling di dalam keadaan yang baik
dan pintu-pintu tandas berfungsi dengan baik.
b) Senarai peralatan/kelengkapan yang perlu ada di
dalam tandas:
Bakul sampah.
Sanitary bin (untuk tandas wanita sahaja).
Penyembur pewangi.
Kertas tisu.
c) Semua lampu berfungsi dengan baik.
d) Sinki berkeadaan bersih, tidak tersumbat dan paip air
berfungsi dengan sempurna.
e) Meja sinki dan cermin muka berkeadaan bersih dan
kering.
f) Kreativiti untuk menceriakan tandas adalah
digalakkan.
g) Memastikan persekitaran tandas dan sistem
pengudaraan dalam tandas berada dalam keadaan
yang baik dan tidak mengeluarkan bau yang kurang
menyenangkan.
h) Tandas Orang Kurang Upaya (OKU) berada dalam
keadaan yang bersih dan berfungsi dengan baik.
i) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.
*Amalan EKSA di ruang tandas hanya melibatkan Aras
5 sahaja. Bagi Aras 3, tindakan amalan EKSA adalah
daripada Jabatan Perangkaan Negeri Sabah.
25
4.10 PERPUSTAKAAN / PUSAT SUMBER
a) Memastikan perpustakaan berada dalam keadaan
baik, bersih dan kemas.
b) Sistem penyusunan buku perlu sistematik untuk
memudahkan pencarian.
c) Buku diletakkan pada posisi yang mudah dicapai.
d) Memastikan semua buku diletakkan di tempat asal
selepas penggunaan.
e) Memastikan semua peralatan/kemudahan yang
disediakan dalam keadaan baik, bersih dan kemas.
f) Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu dilantik.
4.11 PENGURUSAN LACI BAGI MOBILE PEDESTAL
a) Memastikan penggunaan laci bagi mobile pedestal
masing-masing dilabelkan dengan seragam
mengikut susunan yang telah ditetapkan iaitu
(ALAT TULIS, DOKUMEN dan PERIBADI) atau
(ALAT TULIS dan PERIBADI). Kedudukan label
adalah di bahagian atas sebelah kanan setiap laci.
b) Pegawai/kakitangan hendaklah mematuhi
ketetapan susunan pelabelan laci. Susun atur
ruang penyimpanan setiap laci bagi alat tulis /
dokumen / peribadi adalah mengikut kreativiti
masing-masing atau diseragamkan mengikut zon.
c) Memastikan ruang penyimpanan setiap laci adalah
kemas, bersih dan teratur.
26
d) Sekiranya pegawai/kakitangan dibekalkan dengan
mobile pedestal 2 laci, penggunaan dan pelabelan
ruang laci adalah seperti berikut:
Laci pertama dilabelkan ALAT TULIS untuk
penyimpanan alat-alat tulis dan disusun dengan
kemas mengikut kreativiti masing-masing atau
diseragamkan mengikut zon.
Laci kedua dilabelkan PERIBADI untuk
penyimpanan barang peribadi seperti beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
e) Sekiranya pegawai/kakitangan dibekalkan dengan
mobile pedestal 3 laci, penggunaan dan pelabelan
ruang laci adalah seperti berikut:
Laci pertama dilabelkan ALAT TULIS untuk
penyimpanan alat-alat tulis dan disusun dengan
kemas mengikut kreativiti masing-masing atau
diseragamkan mengikut zon.
Laci kedua dilabelkan DOKUMEN untuk
penyimpanan dokumen-dokumen rasmi (Cap
Rasmi Jabatan atau Peribadi perlu diletakkan
dalam laci Dokumen).
Laci ketiga dilabelkan PERIBADI untuk
penyimpanan barang peribadi seperti beg
tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.
f) Keadaan berikut diberi pengecualian daripada
keseragaman di atas:
Bagi pegawai/kakitangan yang mempunyai lebih
daripada 1 unit mobile pedestal, hanya satu unit
sahaja yang perlu mengikut ketetapan
keseragaman yang ditetapkan.
27
Bagi unit yang lain, penggunaan dan pelabelan
laci adalah kesesuaian penggunaan masing-
masing.
Bagi mobile pedestal yang diletakkan di ruang
gunasama, penggunaan dan pelabelannya
adalah mengikut kesesuaian.
4.12 PELABELAN DAN PAPAN TANDA / TANDA
ARAH
a) Penggunaan jenis tulisan yang mudah dibaca, saiz
yang bersesuaian dan menghadkan penggunaan
warna cetakan pada label.
b) Keseragaman label adalah mengikut zon masing-
masing.
c) Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja
perlu dilabelkan. Label tersebut dilekatkan pada
tempat meletakkan peralatan tersebut.
d) Maklumat pegawai/kakitangan pada bilik atau ruang
kerja mestilah menggunakan format yang seragam
untuk semua zon. Perbezaan hanya dilihat melalui
penggunaan warna mengikut zon masing-masing.
e) Label / papan tanda yang bersesuaian perlu
digunakan untuk menunjukkan seksyen.
f) Papan tanda / tanda arah perlu dipamerkan di
kedudukan yang strategik, menggunakan saiz
tulisan yang bersesuaian dan mudah dibaca.
g) Bilik mesyuarat/bilik fail/bilik stor/pantri dan bilik
gunasama yang lain perlu dilabelkan PIC.
28
h) Setiap ruang/sudut maklumat perlu dilabelkan PIC
dan tarikh kemaskini.
4.13 KESELAMATAN PERSEKITARAN
a) Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil
bagi menjamin keselamatan persekitaran jabatan
adalah seperti berikut:
i) Pelan Tindakan Kecemasan.
Penyediaan Pelan Kecemasan yang
mengandungi:
Arahan keselamatan.
Latihan pengungsian bangunan (fire-drill).
Tanda amaran.
Pelan laluan kecemasan dan tempat
berkumpul.
Tanda arahan laluan kecemasan.
Memastikan lampu kecemasan yang mudah
dilihat, berfungsi dengan baik dan tiada
halangan.
ii) Pendawaian/Kabel
Memastikan pendawaian elektrik, telefon dan
kabel komputer dalam keadaan kemas, teratur
dan selamat.
Memastikan plag dilabel mengikut kesesuaian
peralatan elektrik yang digunakan.
Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang
boleh mendatangkan bahaya seperti lintar
pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.
29
iii) Peralatan Pencegahan Kebakaran
Memastikan alat pemadam api menepati kriteria
berikut:
Penyelenggaraan secara berkala.
Mempunyai tatacara penggunaan.
Berkeadaan bersih dan selamat.
Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah
dicapai.
Pegawai bertanggungjawab (PIC) perlu
dilantik.
iv) Laluan / Tangga Kecemasan
Memastikan pintu rintangan api sentiasa
ditutup.
Mempamerkan tanda arah KELUAR dengan
jelas.
Tangga laluan kecemasan tidak dihalang
dengan sebarang objek, alat atau bahan yang
boleh mengganggu laluan kecemasan.
Tanda-tanda amaran kecemasan dipamerkan
dengan jelas dan mudah dilihat.
v) Lampu dan Soket
Memastikan semua lampu dan plag/soket
dalam keadaan baik dan berfungsi.
Pelan lampu / suis dipamerkan dengan
dengan jelas dan mudah difahami.
Sekiranya berlaku kerosakan, inisiatif /
tindakan proaktif untuk pembaikan segera
perlu diambil.
30
vi) Pengurusan Kunci
Memastikan setiap kunci bilik / pejabat dan
kunci kenderaan jabatan dilabel menggunakan
kod tertentu dan memenuhi tatacara
keselamatan.
Memastikan semua kunci disimpan di dalam
ruang penyimpanan yang selamat.
Memastikan senarai kunci disimpan dengan
selamat oleh pegawai bertanggungjawab.
Menyediakan buku log peminjaman /
pemulangan kunci dan dikemaskini.
4.14 AMALAN HIJAU / GO GREEN
a) Pelaksanaan Go Green digalakkan bagi menyokong
kempen guna semula, kitar semula dan penjimatan.
b) Melaksanakan program penjimatan tenaga /
sumber secara menyeluruh seperti:
i. Notis / arahan penjimatan tenaga.
ii. Penggunaan lampu / peralatan save energy.
iii.Penetapan suhu optimum.
iv.Melaksanakan program kitar semula.
v. Penjimatan air.
vi.Penjimatan kertas:
Cetak secara dua muka.
Gunakan kertas terpakai.
Cetak jika perlu sahaja.
Edaran maklumat, pemberitahuan, minit
mesyuarat dan sebagainya dihantar melalui
emel.
Paparan di dalam emel individu mestilah
memasukkan perkara berikut:
Save a Paper. Save a Tree. Save a Planet. Do not print
this e-mail unless absolutely necessary.
31
4.15 AMALAN KREATIVITI DAN INOVASI
a) Pelaksanaan aktiviti kreativiti dan inovasi adalah
digalakkan bagi menyokong amalan EKSA dan
meningkatkan daya pemikiran kreatif serta dapat
menonjolkan bakat yang ada di kalangan
pegawai/kakitangan.
b) Antara ciri-ciri amalan kreativiti dan inovasi adalah
seperti berikut:
Menggunakan barang-barang terpakai tanpa
menggunakan kos;
Membantu dan memudahkan tugasan di pejabat;
dan
Menceriakan ruang pejabat.
32
5 AUDIT DALAM
Audit Dalam EKSA adalah sebagai penilaian
kendiri pelaksanaan amalan EKSA. Audit Dalam
perlu dijalankan secara berkala untuk memastikan
setiap zon membuat penambahbaikan secara
berterusan.
5.1 TATACARA AUDIT DALAM EKSA
a) Membentuk ahli jawatankuasa audit untuk
melaksanakan audit dalam EKSA.
b) Merancang dan menentukan kekerapan aktiviti audit.
c) Melatih juruaudit untuk memastikan pelaksanaan
audit dalam dijalankan dengan cekap dan berkesan.
d) Melaksanakan audit dalam seperti yang dijadualkan.
e) Mencadangkan penambahbaikan terhadap
kelemahan-kelemahan yang dikenalpasti semasa
proses audit.
f) Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam EKSA
memaklumkan penemuan audit kepada Pengerusi
Jawatankuasa Pengurusan EKSA PPPN Sabah dan
kepada semua warga PPPN Sabah.
g) Menyemak kriteria audit dari masa ke semasa
mengikut keperluan.
33
5.2 KRITERIA AUDIT DALAM EKSA
Kriteria audit dalam yang digunakan ialah berdasarkan
kepada kriteria pemarkahan penilaian EKSA oleh
MAMPU kecuali 2 komponen iaitu Komponen E
(Kawasan Persekitaran) dan Komponen F (Tempat
Khusus) memandangkan PPPN Sabah beroperasi di
bangunan gunasama Kerajaan Persekutuan.
34
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
35
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
A1) Dasar / Polisi EKSA
1
Menyediakan Garis Panduan
selaras dengan Dasar EKSA
agensi
Garis panduan
tidak disediakan
Garis panduan
disediakan
kepada
sebahagian
warga agensi
Garis panduan
disediakan
kepada semua
warga agensi
2
Menyebar Dasar dan Garis
Panduan EKSA serta
memastikan semua warga kerja
memahaminya.
Dasar dan garis
panduan EKSA
tidak disebarkan
Dasar dan garis
panduan EKSA
disebar dan
difahami oleh
sebahagian
warga
Dasar dan garis
panduan EKSA
disebar dan
difahami oleh
semua warga
3
Memastikan Amalan EKSA
diamal dan dipatuhi oleh semua
warga agensi
Amalan EKSA
tidak diamal dan
dipatuhi oleh
warga agensi
Amalan EKSA
diamal dan
dipatuhi oleh
sebahagian
warga agensi
Amalan EKSA
diamal dan
dipatuhi oleh
semua warga
agensi
4
Memastikan dokumentasi
berkaitan perlaksanaan EKSA
termasuk perkara berikut
disusun dengan teratur dan
sentiasa dikemaskini.
i. Minit mesyuarat
ii. Surat lantikan
Jawatankuasa
iii. Laporan aktiviti
Jawatankuasa
iv. Dasar EKSA agensi
v. Carta organisasi
vi. Gambar aktiviti SEBELUM
dan SELEPAS serta terkini
vii. Pelan Lantai
vii. Carta perbatuan semasa
ix. Informasi/hebahan
x. Laporan Audit
Dokumentasi
tidak teratur dan
tidak dikemaskini
Sebahagian
dokumentasi
teratur dan
dikemaskini
Semua
dokumentasi
teratur dan
dikemaskini
5
Mewujudkan keseragaman
pelaksanaan EKSA seperti
ketetapan agensi/garis panduan
yang dibangunkan agensi
Tiada
keseragaman
Keseragaman
pada sebahagian
agensi
Keseragaman
pada
keseluruhan
agensi
KOMPONEN A
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
36
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
6
a) Menyedia dan memaparkan
SUDUT EKSA di tempat
strategik dan mengandungi
perkara berikut:
i. Dasar EKSA agensi
ii. Carta organisasi
iii. Gambar aktiviti SEBELUM
dan SELEPAS serta terkini
iv. Pelan Lantai
v. Carta perbatuan semasa
vi. Informasi/hebahan
vii. Laporan Audit
viii. Tarikh kemaskini sudut
EKSA
Sudut EKSA tidak
disediakan
Sudut EKSA
disediakan tetapi
hanya
mengandungi 2
atau 3 sahaja
perkara yang
dicadang
Sudut EKSA
disediakan tetapi
hanya
mengandungi 4
hingga 5 sahaja
perkara yang
dicadang
Sudut EKSA
disediakan
mengandungi
semua perkara
yang dicadang
Sudut EKSA
mengandungi
semu aperkara
seperti dicdang
dan dipaparkan
sevara kreatif
dan inovatif.
b) Memastikan maklumat dan
bahan yang dipaparkan
sentiasa dikemaskini dan dalam
keadaan baik.
Tidak terkini dan
tidak berada
dalam keadaan
baik
Sebahgaian
sahaja yang
terkini dan dalam
keadaan baik
Terkini dan
berada dalam
keadaan baik
A2) Jawatankuasa Pelaksana EKSA
7
a) Membentuk dan melantik
Jawatankuasa Pelaksana
EKSA yang terdiri sekurang-
kurangnya tiga
Jawatankuasa seperti
berikut:
i. Jawatankuasa Latihan
Induk/Bahagian
ii. Jawatankuasa Promosi
Induk/Bahagian
iii. Jawatankuasa Audit
Induk/Bahagian
Jawatankuasa
Pelaksana
tidak dibentuk
dan dilantik
Jawatankuasa
Pelaksana
dibentuk dan
dilantik tetapi
hanya
mempunyai
satu hingga
dua
jawatankuasa
yang disyor
Jawatankuasa
Pelaksana
dibentuk dan
dilantik serta
mempunyai
semua
jawatankuasa
yang disyor
b) Melantik fasilitator terlatih
sebagai pakar rujuk
pelaksanaan Ekosistem
EKSA.
Fasilitator tidak
dilantik
Fasilitator
dilantik tetapi
tidak terlatih
Fasilitator
dilantik dan
terlatih
8
Merancang dan melaksana
program/aktiviti EKSA secara
berkala seperti berikut:
i. Menyedia dan
mengemaskini carta
perbatuan aktiviti
ii. Menyebar maklumat
latihan, promosi dan audit
iii. Melaksana program
penggayaan ilmu
Program/aktiviti
EKSA tidak
dirancang dan
dilaksanakan
Program/aktiviti
EKSA
dirancang
tetapi tidak
dilaksanakan
Program /
aktiviti EKSA
dirancang dan
dilaksanakan
KOMPONEN A
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
37
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
A3) Penglibatan Pengurusan Atasan
9
Melibatkan pengurusan
atasan sebagai penaung/
penasihat EKSA
Pengurusan
atasan bukan
penaung /
penasihat
EKSA
Pengurusan
atasan
sebagai
penaung /
penasihat
EKSA
10
Melibatkan pengurusan
dalam aktiviti EKSA seperti
program
kesedaran/pendedahan dan
lawatan.
Program tidak
dilaksanakan
Mempunyai
program
kesedaran
yang kurang
aktif
Mempunyai
program
kesedaran
yang aktif
tanpa
penglibatan
pengurusan
atasan
Mempunyai
program
kesedaran
yang aktif
dengan
penglibatan
pengurusan
atasan
Mempunyai
program
kesedaran
yang aktif
dengan
penglibatan
pengurusan
atasan
sepenuhnya
11
Membentang dan
melaporkan pelaksanaan
aktiviti EKSA dalam
mesyuarat pengurusan.
Aktiviti EKSA
tidak dibentang
dan dilaporkan
dalam
mesyuarat
pengurusan.
Sebahgaian
aktiviti EKSA
dibentang dan
dilaporkan
dalam
mesyuarat
pengurusan.
Semua aktiviti
EKSA
dibentang dan
dilaporkan
dalam
mesyuarat
pengurusan.
A4) Penilaian Kendiri (Self Assessment)
12
Melaksana Audit
Pematuhan/Audit Dalam secara
berterusan sama ada oleh
jawatankuasa dalaman atau
agensi luar/lain sekurang-
kurangnya dua kali setahun.
Audit Dalam
tidak
dilaksanakan
Audit Dalam
dilaksanakan
sekali dalam
setahun
Audit Dalam
dilaksanakan
mengikut jadual
13
Menyebarkan hasil/laporan Audit
Dalam untuk makluman dan
tindakan susulan warga agensi
Hasil/laporan
Audit Dalam
tidak disebarkan
Hasil/laporan
Audit Dalam
disebarkan
kepada
sebahagian
warga
Hasil/laporan
Audit Dalam
disebarkan
kepada semua
warga
14
Mengemukakan laporan
Penilaian Kendiri kepada
MAMPU selepas setahun
menerima pensijilan
(hanya untuk pensijilan semula)
Laporan
Penilaian Kendiri
tidak
dikemukakan
kepada MAMPU
Laporan
Penilaian
Kendiri
dikemukakan
kepada
MAMPU
KOMPONEN A
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
38
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
A5) Pengiktirafan
15
Melaksanakan program
pengikitirafan EKSA di peringkat
agensi seperti contoh:
i. Zon Terbaik
ii. Ahli Zon Terbaik
iii. Bahagian Terbaik
iv. Juruaudit Terbaik
v. Tandas Terbaik
vi. Hasil kreativiti Terbaik
vii. Anugerah Go Green Terbaik
Program
pengiktirafan
tidak
dilaksanakan
Satu hingga dua
program
pengiktirafan
dilaksanakan
Sekurang-
kurangnya tiga
program
pengiktirafan
dilaksanakan
Empat program
pengiktirafan
dilaksanakan
Lima atau lebih
program
pengiktirafan
dilaksanakan
16
Menerima pengiktirafan dan
ditandaaras sama ada di
peringkat jabatan/ daerah/
negeri/ kebangsaan atau lain-lain
Tiada
pengiktirafan
diterima/tidak
ditanda aras oleh
agensi lain
Menerima
pengiktirafan
tetapi tidak
ditanda aras oleh
agensi lain
Menerima
pengiktirafan
dan ditanda
aras oleh
agensi lain
17
Menyebar dan mempamerkan
maklumat mengenai program
pengiktirafan kepada semua
warga agensi
Program
pengiktirafan
tidak disebarkan
Program
pengiktirafan
disebar dan
dipamerkan
kepada
sebahagian
warga
Program
pengiktirafan
disebar dan
dipamerkan
kepada semua
warga
A6) Pembudayaan Kreativiti dan Inovasi
18
Melaksanakan inovasi/Best
Practice yang boleh
meningkatkan produktiviti dan
kualiti kerja warga
Program
inovasi/Best
Practice tidak
dilaksanakan
Program
inovasi/Best
Practice
dilaksanakan
19
Melaksanakan program kreativiti
dan inovasi seperti contoh :
i. Kreativiti mengguna barangan
terpakai
ii. Barang terpakai untuk hiasan
iii. Hiasan/kegunaan EKSA
Program kreativiti
dan inovasi tidak
dilaksanakan
Program
kreativiti dan
inovasi tidak
dilaksanakan
KOMPONEN A
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
39
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
A7) Tindakan Penjimatan / Go Green
20
a) Melaksanakan program
penjimatan tenaga/sumber
secara menyeluruh seperti
contoh berikut:
i. Notis/arahan penjimatan
tenaga
iii. Penggunaan lampu/peralatan
jimat tenaga
iii. Penetapan suhu optimum
iv. Penjimatan kertas
v. Penijamatan air
vi. Kempen hijau
Tidak
melaksanakan
program
penjimatan
tenaga
Melaksana
sekurang-
kurangnya dua
program
penjimatan
tenaga
Melaksana
sekurang-
kurangnya tiga
program
penjimatan
tenaga
b) Melaksanakan program kitar
semula peringkat agensi
Tiada
program/usaha
kitar semula
dilaksanakan
Program/ usaha
kitar semula
dilaksanakan
c) Menyediakan analisis
penjimatan, sebagai contoh:
i. Kos
ii. Masa
iii. Tenaga Pekerja
iv. Ruang
Tiada analisis
penjimatan
disediakan
Analisis
penjimatan
disediakan
JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)
* Jumlah markah : /120 x 100% = %
(Jumlah markah diperoleh dibahagi jumlah markah penuh bagi semua kriteria berkaitan x 100%)
KOMPONEN A
* Markah penuh berubah mengikut bilangan dan kesesuaian kriteria bagi zon berkaitan.
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
40
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
FIZIKAL
B1) Lantai
1
Memastikan lantai memenuhi
kriteria berikut:
i. Selamat dan tidak licin
ii. Tiada kekotoran/sampah di
lantai
iii. Tidak berlubang/pecah atau
rosak
iv. Tong sampah disediakan
Bersih dan
memenuhi satu
kriteria
Bersih dan
memenuhi dua
kriteria
Bersih dan
memenuhi
kesemua
kriteria
2
Menyedia program pemantauan
dan memastikan jadual
pembersihan dipatuhi.
Tiada program
pemantauan
Menyediakan
program
pemantauan
tetapi tidak
dipatuhi
Menyediakan
program
pemantauan
dan dipatuhi.
B2) Dinding
3
Memastikan dinding dan siling
bersih dari kekotoran dan dalam
keadaan baik.
Dinding kotor dan
rosak
Dinding dalam
keadaan baik tapi
tidak bersih
Dinding dalam
keadaan baik
dan bersih
4
Menyediakan hiasan yang
bersesuaian dan selaras dengan
imej korporat.
Hiasan
keterlaluan dan
tidak bersesuaian
Hiasan
sederhana tetapi
tidak selaras
dengan imej
korporat
Hiasan
bersesuaian
dan selaras
dengan imej
korporat
B3) Lampu dan Soket
5
Memastikan semua lampu
bersih, berfungsi dan dalam
keadaan baik.
Ada lampu yang
rosak
Semua lampu
berfungsi
Semua lampu
bersih,
berfungsi dan
dalam keadaan
baik
6
Memastikan soket elektrik
berfungsi dan dalam keadaan
baik.
Soket elektrik
tidak berfungsi
Sebahagian
soket elektrik
berfungsi dan
dalam keadaan
baik.
Semua soket
elektrik
berfungsi dan
dalam keadaan
baik
KEPERLUAN UMUM
B4) Susun Atur Peralatan
7 Menyeragamkan susunan laci
meja/mobile pedestal.
Susunan laci
meja/mobile
pedestal tidak
seragam
Sebahagian
susunan laci
meja/mobile
pedestal
seragam
Semua susunan
laci meja/mobile
pedestal
seragam
8
Memastikan peralatan kerja di
ruang kerja/kubikel dalam
keadaan teratur dan kemas:
Semua peralatan
tidak teratur dan
tidak kemas
Sebahagian
peralatan teratur
dan kemas
Semua
peralatan
teratur dan
kemas
KOMPONEN B
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
41
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
i. Komputer
ii. In/Out Tray
iii. Folder
iv. Perhiasan tidak keterlaluan
v. Kedudukan laci
B5) Keadaan Peralatan
9
Menyusun alat tulis dengan
kemas dan teratur di atas
meja/tray/dalam laci.
Alat tulis tidak
disusun dengan
kemas dan
teratur
Sebahagian alat
tulis disusun
dengan kemas
dan teratur
Semua alat tulis
disusun dengan
kemas dan
teratur
10
Memastikan semua peralatan
dalam keadaan baik dan boleh
digunakan.
Semua peralatan
dalam keadaan
baik dan boleh
digunakan
Sebahagian
peralatan dalam
keadaan baik
dan boleh
digunakan.
Semua
peralatan dalam
keadaan baik
dan boleh
digunakan
11
Memastikan tanda/label
bersesuaian bagi barang yang
disimpan dalam ruang
tertentu/laci.
Tiada tanda/label
bagi barang yang
disimpan
Sebahagian
batang yang
disimpan
bertanda /
berlabel
Semua barang
yang disimpan
bertanda /
berlabel
12
Memastikan semua peralatan
bebas daripada debu, bersih dan
kemas.
Semua peralatan
berdebu, bersih
dan tidak kemas
Sebahagian
peralatan
berdebu, tidak
bersih dan tidak
kemas
Semua
peralatan tidak
berdebu bersih
dan kemas
13
Mempamerkan tatacara
panggunaan untuk peralatan
gunasama (yang bersesuaian) -
SOP dan PIC
Tiada tatacara
penggunaan
dipamerkan
Mempamerkan
tatacara
penggunaan
pada sebahagian
tempat (yang
bersesuaian)
Mempamerkan
tatacara
penggunaan
dengan jelas
dan mudah
difahami pada
semua
peralatan
gunasama
14
Mempamerkan arahan/notis
bagi memastikan peralatan
disusun kemas.
Tiada
arahan/notis
dipamerkan
Arahan/notis
dipamerkan di
sebahagian
tempat yang
bersesuaian)
Arahan/notis
dipamerkan di
semua tempat
(yang
bersesuaian)
B6) Pelabelan dan Papan Tanda/Tanda Arah
15
Menyediakan tanda nama
pegawai/kakitangan pada bilik
atau kubikel yang seragam.
Tiada tanda
nama pada
bilik/kubikel
Sebahagian
bilik/kubikel
memaparkan
tanda nama
pegawai yang
seragam
Semua
bilik/kubikel
memaparkan
tanda nama
pegawai yang
seragam
16
Menyediakan label yang
bersesuaian dan seragam bagi
menunjukkan seksyen/unit.
Tidak berlabel
Label lengkap,
jelas tetapi tidak
seragam
Label lengkap,
jelas dan
seragam
KOMPONEN B
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
42
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
17
Menggunakan papan
tanda/tanda arah dengan tulisan
yang sesuai, jelas dan mudah
dibaca.
Saiz yang tidak
sesuai dan sukar
dibaca
Saiz yang sesuai
tetapi sukar
dibaca
Saiz yang
sesuai dan
mudah dibaca
18
Meletakkan papan tandan/tanda
arah di kedudukan strategik dan
mudah dilihat.
Semua papan
tanda di
kedudukan tidak
strategik dan
sukar dilihat
Sebahagian
papan tanda
pada kedudukan
strategik dan
mudah dilihat
Semua papan
tanda pada
kedudukan
strategik dan
mudah dilihat
B7) Perhiasan
19
Menyediakan perhiasan yang
minimum dan selaras dengan
imej.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak
selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima
dan selaras
dengan imej
koporat
20
Memastikan perhiasan yang
digunakan tidak berdebu dan
dalam keadaan baik.
Perhiasan
berdebu dan
usang
Sebahagian
perhiasan dalam
keadaan baik
dan tidak
berdebu
Perhiasan
dalam keadaan
baik, bersih dan
tidak berdebu
B8) Keperluan Umum
21
Menyedia dan memaparkan
pelan lantai di bilik/ruang
gunasama yang mudah dilihat.
Pelan lantai tidak
disediakan
Sebahagian
bilik/ruang
menyediakan
pelan lantai yang
jelas difahami
Semua
bilik/ruang
menyediakan
pelan lantai
yang jelas
difahami
22
Menyedia dan memaparkan
pelan lampu di bilik/ruang
gunasama yang mudah dilihat
(sekiranya melebihi dua suis).
Pelan lampu
tidak disediakan
Sebahagian
bilik/ruang
menyediaan
pelan lampu
yang jelas
difahami
Semua
bilik/ruang
menyediakan
pelan lampu
yang jelas
difahami
23
Memaparkan Senarai Aset Alih
Kerajaan (KEW.PA-7) di semua
bilik/ruang.
KEW.PA-7 tidak
dipaparkan
Sebahagian
bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 tetapi
tidak dikemaskini
Sebahagian
bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 dan
dikemaskini
Semua
bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 tetapi
tidak
dikemaskini
Semua
bilik/ruang
menyediakan
KEW.PA-7 dan
dikemaskini
24
Melantik Pegawai
Bertanggungjawab atau Person-
In Charge (PIC) bagi setiap
ruang/bilik gunasama berserta
nombor telefon untuk dihubungi.
PIC tidak dilantik
bagi setiap
ruang/bilik
Sebahagian
ruang/bilik
mempunyai PIC
tetapi tidak
mempunyai
nombor untuk
dihubungi
Sebahagian
ruang/bilik
mempunyai PIC
dan mempunyai
nombor untuk
dihubungi
Semua
ruang/bilik
mempunyai PIC
tetapi tiada
nombor untuk
dihubungi
Semua
ruang/bilik
mempunyai PIC
dan nombor
untuk dihubungi
25
Menyediakan dan memaparkan
etika/tatacara penggunaan bilik
gunasama dengan jelas.
Etika/tatacara
bilik tidak
disediakan
Etika/tatacara
bilik disediakan
tetapi tidak jelas
Etika/tatacara
bilik disediakan
dengan jelas
KOMPONEN B
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
43
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
26
Merencanakan inisiatif/tindakan
proaktif pembaikan sekiranya
berlaku kerosakan dengan
segera (jika ada).
Tiada inisiatif
Merencana
inisiatif/
tindakan
pembaikan
proaktif
RUANG KERJA
B9) Meja Kerja Warga / Kubikel Kerja
27
Memastikan meja kerja kemas
dan peralatan disusun dengan
baik.
Meja kerja tidak
kemas dan
peralatan tidak
disusun dengan
baik
Sebahagian meja
kerja kemas dan
peralatan
disusun dengan
baik
Semua meja
kerja kemas
dan peralatan
disusun dengan
baik
28
Menyediakan perhiasan yang
minimum dan selaras dengan
imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak
selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima
dan selaras
dengan imej
korporat
B10) Bilik Pegawai
29
Memastikan meja kerja kemas
dan peralatan disusun dengan
baik.
Meja kerja tidak
kemas dan
peralatan tidak
disusun dengan
baik
Sebahagian meja
kerja kemas dan
peralatan
disusun dengan
baik
Semua meja
kerja kemas
dan peralatan
disusun dengan
baik
30 Memastikan susunan perabot
kemas.
Perabot tidak
disusun kemas
Sebahagian
perabot disusun
kemas
Semua perabot
disusun kemas
31
Menyediakan perhiasan yang
menimum dan selaras dengan
imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak
selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima
dan selaras
dengan imej
korporat
B11) Stor Peralatan Pejabat
32
Memastikan stor memenuhi
kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Susunan kemas dan teratur
Tidak memenuhi
kriteria
Memenuhi dua
kriteria
Memenuhi
kesemua
kriteria
33
Menyediakan sistem rekod
inventori yang jelas dan teratur
bagi memudahkan capaian
barangan dengan cepat dan
pantas.
Tidak
menyediakan
sistem
Sistem kurang
jelas dan tidak
teratur
Sistem jelas
dan teratur
34 Menyediakan label pada setiap
ruang letak barang/bahan. Tiada label
Sebahagian
ruang letak
barang/bahan
berlabel
Semua ruang
letak barang
/bahan berlabel
KOMPONEN B
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
44
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
35
Menyediakan etika penggunaan
dan peraturan pengambilan
barangan dari stor untuk di
patuhi warga kerja.
Tidak
menyediakan
etika
penggunaan
Etika
penggunaan
disediakan tetapi
tidak dipaparkan
kepada warga
kerja
Etika
penggunaan
disediakan dan
dipaparkan
kepada warga
kerja
36
Menyediakan kad inventori stok
dengan maklumat yang sentiasa
dikemaskini.
Tidak
menyediakan kad
inventori
Sebahagian
barang sahaja
memaparkan kad
inventori dan
tidak dikemaskini
Sebahagian
memaparkan kad
inventori dan
dikemaskini
Semua barang
memaparkan
kad inventori
tetapi tidak
dikemaskini
Semua barang
memaparkan
kad inventori
dan sentiasa
dimaskini
37
Memastikan tiada
bahan/peralatan yang tidak
diperlukan.
Terdapat
bahan/peralatan
tidak diperlukan
disimpan dan
tidak disusun
dengan kemas
Terdapat
bahan/peralatan
tidak diperlukan
disimpan dalam
stor
Tiada
barang/peralata
n tidak
diperlukan
disimpan dalam
stor
38 Menyediakan penanda aras
minima barang dalam stor.
Tiada penanda
aras minima
Penanda aras
minima
disediakan pada
sebahagian
barang sahaja
Penanda aras
minima
disediakan pada
semua barang
B12) Bilik Fail
39
Memastikan bilik fail memenuhi
kriteria berikut:
i. Bersih
ii. Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
Tidak memenuhi
kriteria minima
Memenuhi
sebahagian
kriteria
Memenuhi
kesemua
kriteria
40
Memastikan peralatan, kabinet
dan rak berada dalam keadaan
teratur,baik dan kemas.
Tidak teratur,
tidak baik dan
tidak kemas
Sebahagian
peralatan,
kabinet dan rak
dalam keadaan
teratur, baik dan
kemas
Peralatan,
kabinet dan rak
dalam keadaan
teratur, baik dan
kemas
41
Memastikan fail disusun kemas
dengan teknik susunan yang
berkesan bagi memudahkan
carian/capaian dalam tempoh 30
saat.
Fail berselerak
dan tidak teratur
Fail disusun
kemas tetapi
tidak teratur
Fail disusun
kemas dan
teratur
42 Menyediakan senarai indeks dan
nombor fail.
Senarai indeks
dan nombor fail
tidak disediakan
Senarai indeks
dan nombor fail
disediakan
KOMPONEN B
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
45
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
43
Menyediakan label yang jelas
dan mudah dilihat pada setiap
fail/dokumen yang mengandung:
i. Tajuk fail
ii. Nombor susunan fail
Tiada label
Sistem kawalan
dan pergerakan
fail disediakan
tetapi tidak
dikemaskini
Sistem kawalan
dalam
pergerakan fail
disediakan dan
dikemaskini
44
Menyediakan sistem kawalan
dan pergerakan fail untuk semua
kategori fail aktif/fail tutup.
Sistem kawalan
dan pergerakan
fail tidak
disediakan
Sistem kawalan
dan pergerakan
fail disediakan
tetapi tidak
dikemaskini
Sistem kawalan
dan pergerakan
fail disediakan
dan dikemaskini
B13) Sudut/Bilik Cetak/Dokumentasi
45
Memastikan sudut/bilik
cetak/dokumentasi memenuhi
kriteria berikut:
i. Bersih
ii Tidak berdebu
iii Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
Tidak memenuhi
kriteria
Hanya dua
kriteria dipenuhi
Hanya tiga
kriteria
Hanya empat
kriteria di penuhi
Memenuhi
kesemua
kriteria
46
Memastikan peralatan,kabinet
dan rak berada didalam keadaan
teratur, baik dan kemas.
Tidak teratur,
tidak baik dan
tidak kemas
Sebahagian
peralatan,
kabinet dan rak
dalam keadaan
teratur, baik dan
kemas
Peralatan,
kabinet, dan rak
dalam keadaan
teratur, baik dan
kemas
B14) Bilik Pemandu
47
Memastikan meja kerja kemas,
bersih dan peralatan disusun
dengan baik.
Meja kerja tidak
kemas, tidak
bersih dan
peratan disusun
dengan baik
Sebahagian meja
kerja kemas,
bersih dan
peralatan
disusun dengan
baik
Semua meja
kerja kemas,
bersih dan
peralatan
disusun dengan
baik
48
Menyediakan perhiasan yang
minimum dan selaras dengan
imej korporat.
Hiasan yang
keterlaluan dan
tidak berimej
korporat
Hiasan minima
tetapi tidak
selaras dengan
imej korporat
Hiasan minima
dan selaras
dengan imej
korporat
B15) Bilik Server / Terperingkat
49
Memastikan bilik
server/terperingkat memenuhi
kriteria berikut:
i. Bersih
ii Tidak berdebu
iii. Tersusun
iv. Kemas
v. Selamat
Tidak memenuhi
kriteria
Memenuhi satu
kriteria
Memenuhi tiga
hingga empat
kriteria
Memenuhi tiga
hingga empat
kriteria
Memenuhi
kesemua
kriteria
JUMLAH SKOR (KOMPONEN A)
* Jumlah markah : /245 x 100% = %
(Jumlah markah diperoleh dibahagi jumlah markah penuh bagi semua kriteria berkaitan x 100%)
KOMPONEN B
* Markah penuh berubah mengikut bilangan dan kesesuaian kriteria bagi zon berkaitan.
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
46
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
C1) Lobi Utama / Ruang Hadapan
1
Memastikan persekitaran lobi
utama/ruang hadapan sentiasa
bersih, kemas, ceria dan selaras
dengan imej korporat.
Persekitaran lobi
kotor, tidak
kemas tidak ceria
dan tidak selaras
dengan imej
korporat
Persekitaran lobi
bersih dan
kemas tetapi
kurang ceria dan
tidak selaras
dengan imej
korporat
Persekitaran
lobi bersih,
kemas ceria
selaras dengan
imej korporat
2
Memastikan maklumat korporat
berkaitan agensi yang terkini
seperti contoh-contoh berikut:
i. Visi
ii. Misi
iii. Maklumat Pengurusan Atasan
iv. Moto
v. Piagam Pelanggan
Tiada maklumat
dipaparkan
Sebahagian
maklumat yang
dipaparkan dan
terkini
Semua
maklumat yang
di paparkan dan
terkini
3
Menyediakan perkara-
perkara berikut di lobi utama:
i. Buku Kedatangan Pelawat
ii. Direktori Pegawai
iii. Sudut Informasi untuk
pelanggan
iv. Perhiasan yang
bersesuaian dengan imej
korporat
Tidak
menyediakan
semua perkara
yang disyorkan
Menyediakan
satu hingga tiga
perkara yang
disyorkan
Menyediakan
semua perkara
yang disyorkan
C2) Kaunter Utama
4
Memastikan kaunter utama
berimej korporat dan memenuhi
kriteria berikut:
i. Sistem maklumbalas
pelanggan
ii. Direktori warga agensi
iii. Borang-borang/brosur
yang berkaitan
iv. Bahan bacaan/informasi
v. . Info mengenai
agensi/piagam pelanggan
vi. Maklumat kadar bayaran
(sekiranya ada)
Tidak
menyediakan
semua perkara
yang disyorkan
Menyediakan
satu hingga tiga
perkara yang
disyorkan
Menyediakanse
mua perkara
yang disyorkan
5 Memastikan kaunter sentiasa
bersih, kemas dan ceria.
Kaunter tidak
bersih, tidak
kemas dan tidak
ceria
Kaunter
menyediakan
dua kriteria yang
disyorkan
Kaunter
menyediakan
semua kriteria
yang disyor.
KOMPONEN C
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
47
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
6
Memastikan usaha-usaha
delighting the customer seperti
persekitaran yang kondusif dan
kemudahan sokongan
dilaksanakan.
Usaha-usaha
delighting the
customer tidak
dilaksanakan
Usaha-usaha
delighting the
customer
dilaksanakan
7 Menyediakan perkhidmatan yang
mesra pelanggan.
Perkhidmatan
yang tidak mesra
pelanggan
Perkhidmaan
yang mesra
pelanggan
8
Menyedia dan memaparkan
carta aliran perkhidmatan yang
dikemaskini.
Tidak disediakan
Carta aliran
perkhidmatan
disediakan tetapi
tidak dikemaskini
Carta aliran
perkhidmatan
disedia dan
dikemaskini
C3) Ruang Menunggu
9
Menyedia dan memastikan
sofa/tempat duduk dan bahan
bacaan dalam keadaan baik,
bersih, teratur dan ceria selaras
dengan imej korporat.
Sofa/tempat
duduk dan bahan
bacaan tidak
disediakan
Sofa/tempat
duduk disediakan
tetapi tiada
bahan bacaan
Sofa/tempat
duduk dan
bahan bacaan
bersesuian
disediakan
10
Memastikan semua peralatan
dan hiasan dalam keadaan
bersih, kemas dan teratur.
Semua peralatan
kotor, tidak
kemas dan tidak
teratur
Sebahagian
peralatan bersih,
kemas dan
teratur
Semua
peralatan
bersih, kemas
dan teratur
11 Menyediakan tong sampah yang
bersesuaian dan mencukupi.
Tong sampah
tidak disediakan
Tong sampah
disediakan tetapi
tidak bersesuaian
dan tidak
mencukupi
Tong sampah
yang
bersesuaian
dan mencukupi
disediakan
C4) Laluan Utama/Koridor
12
Memastikan susunan peralatan
atau hiasan sepanjang laluan
kemas, bersih dan teratur.
Semua susunan
peralatan atau
hiasan tidak
kemas, tidak
bersih dan
berserabut
Sebahagian
susunan
peralatan atau
hiasan kemas,
bersih dan teratur
Semua susunan
peralatan atau
hiasan kemas,
bersih dan
teratur
13
Memastikan tiada halangan
disemua laluan dan pintu
kecemasan.
Terdapat
halangan
disemua laluan
dan pintu
kecemasan
Terdapat
halangan
disebahagian
laluan dan pintu
kecemasan
Tiada halangan
di semua laluan
dan pintu
kecemasan
C5) Bilik Mesyuarat
14
Memastikan semua peralatan
seperti kerusi, meja, mikrofon,
skrin komputer, projektor berada
dalam keadaan baik.
Semua peralatan
tidak berfungsi
Sebahagian
peralatan
berfungsi dengan
baik
Semua
peralatan
berfungsi
dengan baik
KOMPONEN C
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
48
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
15
Memastikan persekitaran bilik
mesyuarat bersih, kemas dan
selamat.
Persekitaran bilik
kotor, tidak
kemas dan tidak
selamat
Persekitaran bilik
bersih dan
kemas tetapi
tidak selamat
Persekitaran
bilik bersih,
kemas dan
selamat
C6) Perpustakaan / Pusat Sumber
16
Memastikan ruang
perpustakaan/Pusat Sumber
bersih, kemas dan teratur.
Ruang
perpustakaan
kotor, tidak
kemas dan tidak
teratur
Ruang
perpustakaan
bersih tetapi tidak
kemas dan tidak
teratur
Ruang
perpustakaan
bersih, kemas
dan teratur
17
Menyediakan sistem susunan
/capaian/label bahan bacaan
yang memudahkan pelanggan.
Sistem susunan/
capaian tidak
disediakan
Sistem susunan/
capaian/label
menyukarkan
pelanggan
Sistem
susunan/
capaian/label
memudahkan
pelanggan
18
Menyediakan sistem rekod
kawalan untuk memudahkan
pemantauan bahan bacaan.
Tiada sistem
rekod kawalan
Sistem rekod
kawalan disedia,
tetapi tidak
dikemaskini
Sistem rekod
kawalan disedia
dan dikemaskini
C7) Surau / Bilik Rehat
19
Memastikan barang-
barang/peralatan berikut dalam
keadaan baik, boleh digunakan
dan dalam keadaan bersih .
i. Telekung/Kain Pelekat;
ii. Sejadah; dan
iii. Tempat sangkut
sejadah/telekung
Peralatan dalam
keadaan tidak
baik dak tidak
memenuhi
kriteria yang
disyorkan
Sebahagian
peralatan dalam
keadaan baik
dan memenuhi
yang disyorkan
Semua
peralatan dalam
keadaan baik
dan memenuhi
semua kriteria
yang disyorkan
20
Memastikan kemudahan berikut:
i. Tanda arah kiblat
ii. Rak menyimpan Al-Quran dan
bahan bacaan
iii. Tempat letak/rak kasut
iv. Selipar
Hanya satu
kemudahan
disediakan
Dua kemudahan
disediakan
Semua
kemudahan
disediakan
21
Memastikan Al-Quran/bahan
bacaan sentiasa dan dalam
keadaan baik.
Al-Quran/bahan
bacaan tidak
kemas dan tidak
dalam keadaan
baik
Sebahagian Al-
Quran/bahan
bacaan kemas
dan dalam
keadaan baik
Semua
Quran/bahan
bacaan kemas
dan dalam
keadaan baik
22
Memastikan surau/bilik solat
sentiasa bersih, teratur, kemas
dan selesa.
Surau
berkeadaan tidak
bersih, berdebu
dan tidak selesa
Surau
berkeadaan
bersih, tidak
berdebu tetapi
tidak selesa
Surau
berkeadaan
bersih, tidak
berdebu dan
selesa
23 Memastikan surau tidak berbau
(bau yang menyenangkan)
Bau surau tidak
menyenangkan
Bau surau
menyenangkan
KOMPONEN C
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
49
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
24 Memastikan tempat wudhu'
bersih.
Tempat wudhu'
kotor
Tempat wudhu'
bersih
C8) Lif
25
Memastikan lif berada dalam
keadaan bersih dan
berfungsi
Lif rosak &
kotor
Sebahagian lif
dalam keadaan
baik
Semua lif
dalam
keadaan baik
dan bersih
26
Menyediakan maklumat
pegawai untuk dihubungi
sekiranya berlaku
kecemasan.
Tiada
maklumat
pegawai
disediakan
Maklumat
pegawai ada
disediakan
27
Memaparkan nama
bahagian/seksyen bagi
setiap aras dengan jelas.
Tidak
disediakan
Disediakan
tetapi kurang
jelas
Disediakan
dengan jelas
28
Memaparkan sijil Perakuan
Keselamatan Mesin Angkat
mengesahkan
penyelenggaraan lif secara
berkala.
Tidak
dipaparkan Dipaparkan
C9) Pantri / Tempat Minum
29
Memastikan peralatan
berada dalam keadaan baik,
tersusun dan boleh
digunakan.
Peralatan tidak
terurus dan
tidak boleh
digunakan
Sebahagian
peralatan
dalam keadaan
baik dan boleh
digunakan
Semua
peralatan
dalam
keadaan baik
dan boleh
digunakan
30
Memastikan pantri bersih,
tidak berdebu dan dalam
keadaan terurus.
Pantri dalam
keadaan tidak
bersih, berdebu
dan tidak
terurus
Pantri dalam
keadaan
bersih,tidak
berdebu tetapi
tidak terurus
Pantri dalam
keadaan
bersih, tidak
berdebu dan
terurus
C10) Tandas
31 Memastikan persekitaran
tandas bersih dan kering.
Persekitaran
tandas kotor
dan basah
Pesekitaran
tandas bersih
dan kering
32 Memastikan bau tandas
menyenangkan.
Bau yang tidak
menyenangkan
Tidak
berbau/bau
menyenangkan
33 Memastikan peralatan tandas
berfungsi dengan baik.
Semua peralatan
tidak berfungsi
Sebahagian
peralatan
berfungsi
dengan baik
Semua
peralatan
berfungsi
dengan baik
34 Memastikan pengudaraan
tandas baik
Pengudaraan
tidak baik
Pengudaraan
baik
KOMPONEN C
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
50
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
35
Memaparkan pemakluman
seperti jadual tugas, etika
dan peraturan penggunaan
tandas
Tiada
pemakluman
disediakan
Sebahagian
maklumat
dipaparkan
Pemakluman
disediakan
36
Menyediakan peralatan
tambahan seperti:
i. Cecair pencuci tangan;
ii. Tisu tangan
iii. Bakul sampah/Tong
Sanitari
iv.Cermin muka
v. Bahan pewangi
Menyediakan
satu peralatan
yang disyorkan
Menyediakan
dua peralatan
yang disyorkan
Menyediakan
tiga peralatan
yang disyorkan
Menyediakan
empat
peralatan yang
disyorkan
Menyediakan
semua
peralatan
yang disyor
37 Menyediakan tandas OKU
dan berfungsi dengan baik.
Tiada tandas
OKU
Tandas OKU
disediakan
tetapi tidak
berfungsi
dengan baik
Tandas OKU
disediakan
dan berfungsi
dengan baik
JUMLAH SKOR (KOMPONEN C)
* Jumlah markah : /120 x 100% = %
(Jumlah markah diperoleh dibahagi jumlah markah penuh bagi semua kriteria berkaitan x 100%)
KOMPONEN C
* Markah penuh berubah mengikut bilangan dan kesesuaian kriteria bagi zon berkaitan.
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
51
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
D1) Pelan Tindakan Keselamatan
1
Menyediakan Pelan Tindakan
Kecemasan yang mengandungi:
i. Arahan Keselamatan
ii. Latihan Pengungsian
Bangunan (fire drill).
iii. Tanda Amaran
iv. Pelan laluan kecemasan
dan tempat berkumpul.
v. Tanda arah laluan
kecemasan
Tiada Pelan
tindakan
kecemasan
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi
dua kriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi
tiga kriteria yang
disyorkan
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi
empat kriteria
Pelan Tindakan
Kecemasan
mengandungi
kesemua
kriteria yang
disyorkan
2
Menyediakan lampu kecemasan
yang mudah dilihat, berfungsi
dengan baik dan tiada halangan.
Tiada lampu
kecemasan
Ada lampu
kecemasan dan
berfungsi tetapi
terhalang
Ada lampu
kecemasan,
berfungsi dan
tidak terhalang
D2) Pendawaian Kabel
3
Memastikan pendawaian
elektrik/telefon/kabel
komputer/mesin/peralatan
dalam keadaan kemas,
teratur dan selamat.
Pendawaian
dalam keadaan
tidak kemas,
tidak teratur
dan tidak
selamat
Sebahagian
pendawaian
dalam keadaan
tidak kemas,
tidak teratur
dan tidak
selamat
Semua
pendawaian
dalam
keadaan
kemas, teratur
dan selamat
4
Memastikan plag dilabel
mengikut kesesuaian
peralatan elektrik yang
digunakan.
Plag tidak
dilabel Plag dilabel
D3) Peralatan Pencegahan Kebakaran
5
Memastikan alat pemadam
api menepati kriteria berikut:
i. Penyelenggaraan secara
berkala.
ii. Mempunyai Tatacara
Penggunaan.
iii. Berkeadaan bersih.
iv. Diletakkan di tempat yang
sesuai dan mudah dicapai.
Tiada alat
pemadam api
disedia
Alat pemadam
api menepati
sebahagian
kriteria yang
disyorkan
Alat pemadam
api menepati
kesemua
kriteria yang
disyorkan
6
Memastikan gelung hos
pemadam api disediakan dan
boleh digunakan.
Tiada gelung
hos pemadam
api disediakan
Gelung hos
pemadam api
disediakan
tetapi tidak
boleh
digunakan
Gelung hos
pemadam api
disediakan
dan boleh
digunakan.
7
Memastikan pili bomba tidak
dihalang dan dalam keadaan
baik.
Terdapat
halangan
Tiada
halangan
KOMPONEN D
KRITERIA AUDIT DALAMAN EKSA PPPN SABAH
52
KEPERLUAN UTAMA
PELAKSANAAN 1 2 3 4 5 MARKAH CATATAN
D4) Laluan / Tangga Kecemasan
8 Memastikan pintu rintangan
api sentiasa ditutup. Tidak ditutup Ditutup
9 Memaparkan tanda arah
KELUAR dengan jelas.
Tiada tanda
arah KELUAR
yang jelas
Sebahagian
tanda arah
KELUAR
dipaparkan
dengan jelas
Semua tanda
arah
KELUAR
dipaparkan
dengan jelas
10
Memastikan tiada halangan
dilaluan/tangga/pintu
kecemasan.
Terdapat
halangan di
laluan/ tangga
kecemasan
Tiada
halangan di
laluan/ tangga
kecemasan
D5) Kunci
11
Memastikan anak kunci
dilabel / ditanda dan
memenuhi tatacara
keselamatan.
Anak kunci
tidak dilabel/
ditanda
Anak kunci
dilabel/ ditanda
tetapi tidak
memenuhi
tatacara
keselamatan
Anak kunci
dilabel/
ditanda dan
memenuhi
tatacara
keselamatan
12
Memastikan anak kunci
disimpan di dalam ruang
penyimpanan yang selamat.
Anak kunci
tidak disimpan
di dalam peti
keselamatan
Anak kunci
disimpan di
dalam peti
keselamatan
13
Memastikan senarai anak
kunci disimpan dengan
selamat oleh pegawai
bertanggungjawab.
Senarai anak
kunci tidak
disimpan
Senarai anak
kunci
disimpan
dengan
selamat
14
Menyediakan buku log
peminjaman kunci dan
dikemaskini.
Buku log
peminjaman
kunci tidak
disediakan
Buku log
peminjaman
kunci
disediakan
tetapi tidak
dikemaskini
Buku log
peminjaman
kunci
disediakan
dan
dikemaskini
JUMLAH SKOR (KOMPONEN D)
* Jumlah markah : /120 x 100% = %
(Jumlah markah diperoleh dibahagi jumlah markah penuh bagi semua kriteria berkaitan x 100%)
KOMPONEN D
6 FAEDAH PELAKSANAAN EKSA DI PPPN
SABAH
Pelaksanaan amalan persekitaran berkualiti EKSA di
PPPN Sabah akan memberikan faedah seperti berikut:
6.1 Peningkatan Produktiviti
Pelaksanaan EKSA membantu meningkatkan
produktiviti di mana dokumen/bahan dapat dikesan
dengan mudah dan cepat. Apabila masa untuk
mengesan dokumen/bahan dapat dikurangkan, bilangan
dokumen/bahan yang diproses dapat dipertingkat.
Hasilnya lebih banyak tugasan dan urusan dapat
dilakukan dalam masa yang sama.
6.2 Peningkatan Pengurusan Penyelenggaraan
Dalam pelaksanaan EKSA, semua peralatan/mesin
perlu diselenggara dengan baik, diletakkan di tempat
yang ditetapkan dan sentiasa bersih daripada habuk dan
kekotoran. Justeru itu, kos penyelenggaraan dan
kerosakan dapat dikurangkan. Peralatan/mesin yang
diselenggara dan Panduan EKSA PPPN Sabah yang
disusun dengan baik mampu meningkatkan tahap
keselamatan pekerja.
53
6.3 Peningkatan Perkhidmatan Kepada Pelanggan
Pelaksanaan EKSA memastikan urusan di tempat kerja
dapat dilaksanakan dengan lebih terurus, mudah, pantas
dan selamat. Pelanggan akan berasa puas hati apabila
diberi layanan yang mesra, cepat dan dapat serta
menyelesaikan urusan dengan lancar. Perkhidmatan
yang disampaikan kepada pelanggan luar khasnya
melalui kaunter juga akan disampaikan dengan lebih
cekap dan berkesan. Setiap pelanggan yang datang
berurusan akan berasa gembira dengan perkhidmatan
yang diterima.
6.4 Suasana Tempat Kerja
Pelaksanaan EKSA akan dapat mewujudkan suasana
persekitaran tempat kerja yang bersih, kemas, ceria dan
selamat. Amalan EKSA mengharuskan organisasi
menyusun dokumen dan peralatan dengan kemas dan
tersusun. Selain itu, ruang tempat kerja dapat digunakan
secara optimum dan memperlihatkan imej korporat. Ini
dapat meningkatkan imej organisasi di mata pelanggan.
6.5 Penjimatan Kos
Pelaksanaan EKSA menitikberatkan kaedah
penyusunan barangan mengikut kriteria tertentu. Bagi
barangan yang mempunyai tarikh luput, ia disusun
mengikut kaedah “First In First Out” (FIFO). Kaedah ini
akan memudahkan pekerja mengenalpasti dan
menggunakan barang yang mempunyai tarikh luput
yang lebih awal bagi mengelakkan pembaziran akibat
pelupusan barangan yang tamat tempoh.
54
6.6 Peningkatan Kreativiti dan Inovasi
Aktiviti menyusun barangan/bahan yang digunakan di
pejabat akan menggalakkan kreativiti dan inovasi dalam
kalangan pekerja. Cara menyusun secara kemas, teratur
dan mudah diambil dengan cepat apabila diperlukan
akan menggalakkan pekerja berfikir secara kreatif bagi
menghasilkan idea menyusun dan menyimpan secara
inovatif.
6.7 Peningkatan Tahap Keselamatan
Pelaksanaan EKSA akan meningkatkan tahap
keselamatan persekitaran pejabat dan keselamatan
dokumen/bahan. Penyusunan dokumen/bahan
ditempatnya dengan teratur dan berlabel dapat
mengelakkan berlakunya kemalangan di tempat kerja.
6.8 Peningkatan Semangat Kerja Berpasukan
Pelaksanaan EKSA akan mewujudkan semangat
bekerjasama sepasukan dalam kalangan pekerja.
Pelaksanaan ini hanya akan berjaya dengan penglibatan
semua warga organisasi dalam melaksanakan setiap
aktiviti secara berterusan. Hal ini seterusnya akan
mewujudkan satu budaya kerja sepasukan yang mantap
dalam organisasi.
55
7 PENUTUP
Panduan EKSA PPPN Sabah ini diharapkan akan dapat
membantu warga PPPN Sabah melaksanakan dan
membudayakan amalan EKSA secara berterusan
sepertimana yang disarankan oleh EKSA. Warga PPPN
Sabah haruslah menjadikan EKSA sebagai suatu usaha
berpasukan (esprit de corp) untuk mewujudkan persekitaran
kerja yang bersih, kemas, tersusun, kondusif dan selamat
serta mampu menghasilkan prestasi kerja yang berkualiti.
Pembudayaan EKSA seterusnya akan dapat meningkatkan
imej korporat PPPN Sabah, membina disiplin dan etika kerja
yang baik serta meningkatkan mutu penyampaian
perkhidmatan kepada pelanggan.
56
8
LAMPIRAN
57
58
CONTOH PELABELAN SERAGAM
1) MAKLUMAT PEGAWAI
Bilik pegawai: dipamerkan di pintu bilik atau di sekitar ruang
berhampiran pintu bilik sama ada di sebelah kanan atau kiri
mengikut kesesuaian dan mudah dilihat.
Ruang kerja kakitangan: dipamerkan di sudut hujung
sebelah kiri atau kanan partition atau mengikut kesesuaian
kedudukan ruang partition masing-masing yang mudah
dilihat.
59
2) PELAN LAMPU DAN SUIS &
LABEL PENJIMATAN TENAGA ELEKTRIK
Pelan suis lampu
dan suis
dipamerkan di
bahagian atas suis
lampu.
Label penjimatan
tenaga
dipamerkan di
bahagian bawah
suis lampu/plag.
3) PERINGATAN MESRA & LABEL PAPERLESS
PERINGATAN MESRA SEBELUM
MENINGGALKAN PEJABAT
Pastikan PC telah shutdown
sepenuhnya
Switch OFF plug dan extension
Kemaskan meja dan kerusi
Dipamerkan secara berturutan di bahagian atas sebelah kiri
monitor komputer;
Menggunakan format dan maklumat yang sama; dan
Penggunaan warna dan saiz adalah mengikut keseragaman
zon masing-masing.
60
4) LABEL PEGAWAI BERTANGGUNGJAWAB ATAU
PERSON IN CHARGE (PIC) BAGI RUANG / BILIK
GUNASAMA
Dipamerkan di bilik / ruang / sudut gunasama;
Menggunakan format dan maklumat yang sama;
Penggunaan warna dan saiz adalah mengikut
keseragaman zon masing-masing;
Menggunakan perkataan “PIC” sahaja untuk semua
label berkaitan pegawai bertanggungjawab.
5) PELABELAN LACI
Laci pertama dilabelkan
ALAT TULIS untuk
penyimpanan alat-alat tulis;
Laci kedua dilabelkan
DOKUMEN untuk
penyimpanan dokumen
seperti diari/buku catatan;
dan
Laci ketiga dilabelkan
PERIBADI untuk
penyimpanan barang
peribadi seperti beg tangan
dan telefon bimbit.
61
4) ETIKA PENGGUNAAN BILIK GUNASAMA
Dipamerkan di bilik gunasama;
Menggunakan format yang sama;
Maklumat yang dipamerkan mengikut keperluan
penggunaan bilik gunasama berkenaan; dan
Penggunaan warna dan saiz adalah mengikut
keseragaman zon masing-masing;
62
Disediakan oleh:
Jawatankuasa Pelaksana Induk EKSA
Pejabat Pembangunan Persekutuan Negeri Sabah
Dikemaskini pada: 27.05.2016
top related